KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI ( 2 )
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
MANAJEMEN PENGANTAR
Oleh :
Arvita Sariyuliyatino
Sariyuli
(17803244025)
Salma Farah Husna (17803241038)
KELAS B14
2017
Pendidikan Akuntansi
Fakultas Ekonomi
Universitas Negeri Yogyakarta
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Kehidupan manusia didunia tidak dapat terlepas dari aktivitas komunikasi karena
komunikasi merupakan bagian integraldari system dan tatanan kehidupan sosial manuasia
dan atau masyarakat. Aktivitas manusia tidak bisa di lepaskan dari komunikasi yang
dilakukan semenjak bangun di pagi hari hingga tertidur hingga malam hari.
Melalui aktivitas komunikasi manusia mampu menciptakan tatanan sosial di
masyarakat dan juga menciptakan organisasi. Seorang ahli komunikasi Wilbur Schramm
mengatakan bahwa dalam konteks komunikasi, suatu masyarakat dapat dilihat sebagai
sejumlah hubungan (relationship) dimana masing-masing orang mengambil bagian
(sharing) atas informasi.
Oleh karena itu, munculah organisasi yang timbul di dalam masyarakat.
B. Rumusan Masalah
1. Apa itu komunikasi dalam manajemen ?
2. Apa itu proses komunikasi?
3. Apa saja hambatan-hambatan dalam komunikasi efektif?
4. Bagaimana cara meningkatkan efektifitas komunikasi?
C. Tujuan
1. Untuk mengetahui apa itukomunikasi dalam manajemen.
2. Untuk mengetahui apa itu proses komunikasi.
3. Untuk mengetahui hambatan-hambatan dalam komunikasi efektif.
4. Untuk mengetahui bagaimana cara meningkatkan efektifitas komunikasi.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Apa itu komunikasi dalam manajemen?
Pengertian komunikasi.
Secara umum kata komunikasi berasal dari bahasa Latin communication yang berarti
pemberitahuan atau pertukaran pikiran. Jadi proses komunikasi harus terdapat unsure-unsur
kesamaan makna agar terjadi transmisi pikiran.
Berikut definisi menurut para pakar mengenai komunikasi:
1. Argiris (1994) mendefinisikan komunikasi sebagai suatu proses dimana seseorang ,
kelompok, atau organisasi (sender) mengirimkan informasi (massage) pada orang
lain, kelompok, atau organisasi (receiver).(Hassa&Lina)
2. Komunikasi adalah proses yang menggambarkan siapa mengatakan apa dengan cara
apa, kepada siapa dengan efek apa (Laswell).
3. Komunikasi merupakan rangkaian proses pengalihan informasi dari satu orang
kepada orang lain dengan maksud tertentu.
4. Komunikasi adalah proses yang melibatkan seseorang untuk menggunakan tanadatanda (alamiah atau universal berupa symbol-sombol berdasarkan perjanjian manusia)
verbal atau nonverbal yang disadari atau tidak disadari yang bertujuan untuk
memepengaruhi sikap orang lain.
5. Komunikasi adalah proses dimana seseorang individu atau komunikator mengoperkan
stimulan biasanya dengan lambang-lambang bahasa (verbal maupun non verbal)
untuk mengubah tingkah laku orang lain (Carl I.Hovland).
6. Komunikasi adalah penyebaran informasi, ide-ide sebagai sikap atau emosi dari
seseorang kepada orang lain terutama melalui symbol-simbol. (Theodorson)
7. Komunikasi adalah seni menyampaikan informasi, ide dan sikap seseorang kepada
orang lain (Edwin Emery).
8. Komunikasi adalah suatu proses interaksi yang mempunyai arti antara sesama
manusia (Delton E, McFarland).
9. Komunikasi adalah proses sosial, dalam arti pelemparan pesan atau lambang yang
mana mau tidak mau akan menumbuhkan pengaruh pada semua proses dan berakibat
pada bentuk perilaku manusia dan adat kebiasaan (William Albig).
10. Komunikasi berarti suatu mekanisme, suatu hubungan antar manusia dilakukan
dengan mengartikan symbol secara lisan dan membacanya melalui ruang dan
menyimpan dalam waktu (Charles H. Cooley).
Dari definisi tersebut dapat kita golongkan kedalalam 3 pengertian utama komunikasi,
yaitu:
1. Etimologis: komunikasi dipelajari menurut asal-usul kata dari bahasa latin
communication yang bersumber pada kata comminis yang berarti sama makna
mengenai sesuatu hal yang dikomunikasikan.
2. Terminologis: komunikasi berate proses penyampaian suatu pernyataan oleh
seseorang kepada orang lain.
3. Secara paradigmatis: komunikasi berarti pola yang meliputi sejumlah komponen
berkorelasi satu sama lain secara fungsional untuk mencapai tujuan tertentu.
B. Apa itu proses komunikasi?
Komunikasi yang diciptakan dalam melaksanakan kepemimpinan tergantung pada level
kepemimpinan yang meliputi upper level, middle level, dan lower level. Pada tingkatan
tertinggi, tugas pemimpin adalah membuat keputusan berdasarkan masukan berbagai pihak
khususnya bawahan sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan, pada saat inilah
peran komunikasi sangat nyata. Tiga tipe komunikasi meliputi: pertama, perintah
komunikasi untuk mengembangkan kebijakan, menggambarkan, dan menetapkan rencana
untuk membuat keputusan, kedua, memastikan bahwa komunikasi berfungsi secara tepat,
ketiga mengevaluasi hasil komunikasi, mengakses efektifitasnya, dan membuat beberapa
perubahan dasar untuk keputusan selanjutnya. Manajemen tingkat menengah memiliki
tanggung jawab dua arah, disatu sisi ia harus loyal kepada tingkatan diatasnya untuk bekerja
dan mencapai kesuksesan dalam pengambilan keputusan, rencana, dan kebijakan untuk
manajemen diatasnya, disisi lain ia harus menjalin hubungan baik melalui komunikasi
dengan menciptakan iklim kepercayaan dan keterbukaan dengan manajemen dibawahnya
untuk mendapatkan informasi dan mengkomunikasikannya kepada atasan. Sedangkan
manajemen bawah menyampaikan tugas, kebijakan, strategi, order, dan instruksi dari atasan.
Pada tingkatan ini lebih banyak komunikasi dalam pemberian instruksi dan perintah
(Hassa&Lina).
1. Model Komunikasi Antar Pribadi
Model komunikasi yang paling sederhana adalah pengirim, berita, dan penerima.
Model ini ada 3 unsur esensi komunikasi
jika ada salah satu yang hilang maka
komunikasi tidak akan berjalan.
Model komunikasi yang lebih rinci diawali dengan sumber yang mempunyai gagasan
yang diterjemahkan dalam kata-kata dan simbol lalu disampaikan kepada penerima
selanjutnya penerima mendapatkan simbol-simbol dan diterjemahkan kembali kemudian
penerima mengumpan balik kepada pengirim.
Sumber (source) merupakan langkah pertama untuk memulai proses komunikasi.
Pada langkah ini sumber yang memiliki kepentingan akan mengolah sesuatu gagasan,
pemikiran, informasi dan lain sebagainya lalu dipilah dan diolah.
Pengubahan berita ke dalam sandi/kode (encoding) yaitu langkah kedua setelah
sumber memilah-milah maka diterjemahkannya berita tersebut yang dikeluarkan dalam
bentuk simbol-simbol verbal maupun non verbal untuk menyampaikan pengertian.
Pengiriman berita (transmitting the massge) pada langkah ketiga ini adalah
pengambilan keputusan pengirim dalam menentukan saluran yang tepat dan sesuai bagi
pengiriman berita.
Manfaat komunikasi lisan adalah kita dengan cepat menyampaikan berita dan si
penerima pun dengan cepat pula mengumpan balik. Sedangkan manfaat komunikasi
tertulis adalah penyediaan bukti tertulis berupa dokumen, laporan, catatan atau yang
lainnya sehingga dapat digunakan dalam waktu mendatang.
Penerimaan berita. Langkah keempat adalah penerimaan berita oleh penerima yang
melalui pancaindera. Pada langkah ini penentu lengkap atau tidaknya suatu berita yang
diterima.
Pengertian atau penterjemahan kembali berita (decoding). Dilangkah kelima ini
adalah proses pengartian simbol-simbol yang didapat. Penerima mempunyai tanggung
jawab besar untuk efektifitas komunikasi, dalam hal kumunikasi 2 arah. Manajer dan
bawahan dapat berperan baik sebagai sumber maupun penerima dalam suatu interaksi
yang dapat dilakukan dengan ruang lingkup, tingkat kepentingan dan periode waktu.
Umpan balik (feedback). Di langkah terakhir ini maka terjadilah komunikasi. Setelah
penerima melakukan tahapan-tahapan diatas selanjutnya adalah tahapan menyampaikan
berita balasan.
2. Komunikasi Dalam Organisasi
Komunikasi juga terdapat pada organisasi hanya bedanya menurut Raymond
V.Lesikar terdapat 4 faktor yang mempengaruhi efektivitas komunikasi organisasi yaitu
saluran komunikasi formal, struktur organisasi, spesialisasi jabatan, dan pemilikan
komunikasi. Saluran komunikasi formal mempengaruhi efektivitas komunikasi dalam 2
cara. Pertama, liputan saluran formal melebar sesuai perkembangan dan pertumbuhan
organisasi. Sebagai contoh organisasi yang memiliki banyak cabang. Kedua, jika kita
menggunakan saluran komunikasi formal mengakibatkan aliran informasi antar tingkattingkat organisasi terhambat. Sebagai contoh karyawan lini akan membicarakan
masalahnya kepada mandor bukan kepada manajer, kejadian ini mempunyai kelemahan
dan kekurangan.
Keefektifan organisasi juga dapat dipengaruhi oleh struktur wewenang organisasi
yaitu kedudukan dalam organisasi yang berbeda yang berdampak pada isi dan ketetapan
komunikasi. Selain itu spesialisasi jabatan juga mempengaruhi komunikasi dalam
kelompok. Lalu pemilihan informasi yaitu individu-individu memiliki pengetahuan
khusus dan informasi mengenai pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan mereka. Contohnya
manajer produk yang memiliki pengamatan tajam mengenai bidang pemasaran.
Selanjutnya ada jaringan komunikasi dalam organisasi dalam hal ini organisasi dapat
menentukan jaringan komunikasi yang seperti apa dengan berbagai cara. Terhadap
informasi dan jaringan komunikasi dalam organisasi juga sangat penting dalam efektifan
komunikasi .
Saluran Komunikasi Dalam Organisasi
3. Komunikasi Vertikal
Komunikasi kebawah (downward communication) dimaksudkan untuk memberi
pengarahan, informasi, instruksi, nasehat/saran dan penilaian kepada bawahan serta
memberikan informasi kepada para anggota organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaan
organisasi.
Komunikasi keatas (upward communication) memiliki fungsi utama yaitu untuk
mensuplai informasi kepada tingkatan manejemen atas tentang apa yang terjadi pada
tingkatan bawah.
4. Komunikasi Lateral atau Horizontal
Komunikasi lateral atau horizontal meliputi hal-hal berikut :
1. Komunikasi antara para anggota dalam kelompok kerja yang sama
2. Komunikasi yang terjadi antara dan di antara departemen-departemen pada tingkatan
organisasi yang sama.
Bentuk komunikasi ini bersifat koordinatif, dan hasil dari konsep spesialisasi
organisasi.
5. Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal merupakan komunikasi yang memotong secara menyilang
diagonal rantai perintah organisasi. Hubungan-hubungan yang ada antara personalia lini
dan staf dapat berbeda-beda, yang akan membentuk beberapa komunikasi diagonal yang
berbeda-beda pula.
6. Peranan Komunikasi Informal
Bentuk komunikasi ini timbul dengan berbagai maksud, yang meluputi antara lain :
1. Pemuasan kebutuhan-kebutuhan manusiawi
2. Perlawanan terhadap pengaruh-pengaruh yang menonton
3. Pemenuhan keinginan untuk mempengaruhi perilaku lain
4. Pelayanan sebagai sumber informasi hubungan pekerjaan yang tidak disediakan
saluran-saluran komunikasi formal.
Tipe komunikasi informal adalah grapevine (mendengar sesuatu bukan dari sumber
resmi, tetapi desas-desus, kabar angin atau slentingan). Sistem komunikasi ini cenderung
dianggap merusak atau merugikan. Di lain pihak tipe ini mempunyai peranan fungsional
sebagai alat komunikasi tambahan bagi organisasi. Sebaiknya manajer perlu memahami
dan menggunakan tipe ini sebagai pelengkap komunikasi formal.
C. Hambatan-hambatan dalam komunikasi efektif.
Komunikasi merupakan hal yang sangat penting tetapi komunikasi dering tidak efektif
karena adanya kekuatan-kekuatan dari luar yang menghambatnya. Berikut adalah
hambatan-hambatan dalam komunikasi yang efektif tersebut:
1. Hambatan-hambatan organisasional
a. Tingkatan hirerarki
Bila suatu organisasi tumbuh, strukturnya berkembang, akan menimbulkan
berbagai masalah komunikasi. Karena berita melalui tingkatan tambahan yang
memerlukan waktu lama sehingga memerlukan waktu lama untuk mencapai
tujuan dan cenderung menjadi berkurang ketepatannya.
Setiap tingkatan dalam rantai komunikasi dapat menambah, mengurangi,
merubah atau sama sekali berbeda dengan berita aslinya.
b. Wewenang manajerial
Tanpa wewenang untuk membuar keputusan tidak mungkin manajer dapat
mencapai tujuan dengan efektif. Namun pada kenyataan bahwa seseorang yang
mengendalikan orang lain juga menimbulkan hambatan-hambatan terhadap
komunikasi.
Banyak atasan yang tidak dapat menerima berbagai masalah, kondisi atau hasil
yang dapat membuat mereka tampak lemah. Sedangkan bawahan menghindari
situasi dimana mereka harus mengungkapkan informasi yang dapat membuat
mereka dalam kedudukan yang tidak mengutungkan. Dengan demikian timbullah
kesenjangan “leveling” antara atasan dan bawahan.
c. Spesialisasi
Spesialisasi adalah perinsip dasar organisasi meskipun demikian juga
menciptakan masalah-masalah komunikasi. Hal ini memisahkan orang-orang,
bahkan bila mereka bekerja saling berdekatan yang membuat mereka merasa
bahwa mereka hidup dalam dunia berbeda. Hal itu menghalangi perasaan
memasyarakat, membuat sulit memahami, dan mendorong terjadinya kesalahankesalahan.
2. Hambatan-hambatan Antar Pribadi.
a. Presepsi selektif.
Presepsi adalah suatu proses yang menyeluruh dengan mana seseorang
menseleksi,
mengorganisasikan,
dan
mengartikan
segala
sesuatu
di
lingkungannya. Dengan demikian manajer perlu untuk memahami sebanyak
mungkin tenbtang kesukaan, kebutuhan, motif, tujuan, tingkat bahasan, dan
stereotip (proses penyusunan berita menjadi seperti sesuatu yang diharapkan) dari
penerima, agar dapat mengkomunikasikan pengertian secara efektif.
b. Status atau kedudukan komunikator.
Kecenderungan untuk menilai, mempertimbangkan dan membentuk pendapat
atas dasar karakteristik-karakteristik pengirim (sumber) terutama kreadibilitas
merupakan hambatan utama komunikasi.
c. Keadaan membela diri.
Pembelaan diri pada pengirim, penerima berita, atau keduanya menimbulkan
hambatan komunikasi. Hal ini dikarenkan adanya rantai defensive. Keadaan ini
membuat pendengar lebih berkonsentrasi pada apa yang akan di katakana dan
bukan pada apa yang sedang di dengar.
d. Pendengaran lemah.
Pendengar yang lemah yaitu:
1.) Mendengar hanya permukaannya saja, dengan sedikit perhatian pada apa yang
sedang dikatakan.
2.) Memberikan pengaruh, melalui perkataan maupu memberikan tanda-tanda.
3.) Menunjukkan rasa bosan ataupun kejengkelan terhadap pembicaraan.
4.) Mendengar secara pasif
e. Ketidak tepatan penggunaan bahasa.
Penggunaan bahsa yang tidak tepat menyebabkan seseorang mengalami
ketidak pahaman terhadap apa yang di katakan dan di ucapkan oleh pihak lain.
Sehingga hal tersebut merupakan hambatan dalam komunikasi.
D. Cara meningkatkan efektifitas komunikasi.
1. Penggunaan umpan-balik
Penggunaan umpan balik berita-berita yang dikirim membantu dalam
mngembangkan komunikasi. Komunikasi dua arah ini memungkinkan proses
komunikasi berjalan lebih efektf.
2. Menjadi komunikator yang lebih efektif.
Maksudnya seorang manajer harus bisa berkomunikasi lisan dengan baik dan
efektif dengan cara berlatih dalam penulisan dan penyampaian berita secara lisan.
Peningkatan pemahaman akan symbol-simbol, penggunaan bahasa, pengutaraan yang
tepat dan kepekaan terhadap latar belakang. Penerima berita.
3. American Management Associations (AMA) telah menyusun sejumlah perinsip
komunikasi yang disebut “the Ten Commandments of Good Communication”, yang
secara ringkas sebagai berikut.
a. Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan.
b. Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.
c. Pertimbangkan keadaan phisik dan manusia keseluruhan kapan saja
komunikasi akan dilakukan.
d. Konsultasikan dengan pihak-pihak lain, bila perlu, dalam perencanaan
komunikasi.
e. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita selama
berkomunikasi.
f. Ambil kesempatan, bila timbul, untuk mendapatkan segala seseuatu yang
membantu umpan balik.
g. Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan.
h. Perhatikan konsistensi komunikasi.
i. Tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi.
j. Jadilah partner yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti tetapi
untuk mengerti.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan.
Komunikasi merupakan hal penting dalam organisasi maupun dalam semua kegiatan.
Karena komunikasi yang tidak baik menyebabkan timbulnya suatu permasalahan. Oleh
karena itu tentu banyak hal yang harus di perhatikan bagi para pemimpin maupun manajer
dalam memimpin bawahannya. Hal-hal yang perlu di perhatikan antara lain gaya bahasa,
ekspesi, ketepatan membaca situasi dan kondisi, perhatian terhadap lawan bicara dan motif
yang ingin di sampaikan. Karena dengan ada sedikit unsur yang tidak sama akan mengubah
presepsi orang lain maupun bawahan.
DAFTAR PUSTAKA
Handoko, T.Hani.2009. Manajemen, edisi 2. Yogyakarta: BPFE
Suprapto, Tommy. 2009. Pengantar teori dan manajemen komunikasi . Yogyakarta: Media
Pressindo
Jurnal: Nurrohim, Hasna & Anatan, Lina. 2009. Efektivitas dalam Organisasi.
MANAJEMEN PENGANTAR
Oleh :
Arvita Sariyuliyatino
Sariyuli
(17803244025)
Salma Farah Husna (17803241038)
KELAS B14
2017
Pendidikan Akuntansi
Fakultas Ekonomi
Universitas Negeri Yogyakarta
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Kehidupan manusia didunia tidak dapat terlepas dari aktivitas komunikasi karena
komunikasi merupakan bagian integraldari system dan tatanan kehidupan sosial manuasia
dan atau masyarakat. Aktivitas manusia tidak bisa di lepaskan dari komunikasi yang
dilakukan semenjak bangun di pagi hari hingga tertidur hingga malam hari.
Melalui aktivitas komunikasi manusia mampu menciptakan tatanan sosial di
masyarakat dan juga menciptakan organisasi. Seorang ahli komunikasi Wilbur Schramm
mengatakan bahwa dalam konteks komunikasi, suatu masyarakat dapat dilihat sebagai
sejumlah hubungan (relationship) dimana masing-masing orang mengambil bagian
(sharing) atas informasi.
Oleh karena itu, munculah organisasi yang timbul di dalam masyarakat.
B. Rumusan Masalah
1. Apa itu komunikasi dalam manajemen ?
2. Apa itu proses komunikasi?
3. Apa saja hambatan-hambatan dalam komunikasi efektif?
4. Bagaimana cara meningkatkan efektifitas komunikasi?
C. Tujuan
1. Untuk mengetahui apa itukomunikasi dalam manajemen.
2. Untuk mengetahui apa itu proses komunikasi.
3. Untuk mengetahui hambatan-hambatan dalam komunikasi efektif.
4. Untuk mengetahui bagaimana cara meningkatkan efektifitas komunikasi.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Apa itu komunikasi dalam manajemen?
Pengertian komunikasi.
Secara umum kata komunikasi berasal dari bahasa Latin communication yang berarti
pemberitahuan atau pertukaran pikiran. Jadi proses komunikasi harus terdapat unsure-unsur
kesamaan makna agar terjadi transmisi pikiran.
Berikut definisi menurut para pakar mengenai komunikasi:
1. Argiris (1994) mendefinisikan komunikasi sebagai suatu proses dimana seseorang ,
kelompok, atau organisasi (sender) mengirimkan informasi (massage) pada orang
lain, kelompok, atau organisasi (receiver).(Hassa&Lina)
2. Komunikasi adalah proses yang menggambarkan siapa mengatakan apa dengan cara
apa, kepada siapa dengan efek apa (Laswell).
3. Komunikasi merupakan rangkaian proses pengalihan informasi dari satu orang
kepada orang lain dengan maksud tertentu.
4. Komunikasi adalah proses yang melibatkan seseorang untuk menggunakan tanadatanda (alamiah atau universal berupa symbol-sombol berdasarkan perjanjian manusia)
verbal atau nonverbal yang disadari atau tidak disadari yang bertujuan untuk
memepengaruhi sikap orang lain.
5. Komunikasi adalah proses dimana seseorang individu atau komunikator mengoperkan
stimulan biasanya dengan lambang-lambang bahasa (verbal maupun non verbal)
untuk mengubah tingkah laku orang lain (Carl I.Hovland).
6. Komunikasi adalah penyebaran informasi, ide-ide sebagai sikap atau emosi dari
seseorang kepada orang lain terutama melalui symbol-simbol. (Theodorson)
7. Komunikasi adalah seni menyampaikan informasi, ide dan sikap seseorang kepada
orang lain (Edwin Emery).
8. Komunikasi adalah suatu proses interaksi yang mempunyai arti antara sesama
manusia (Delton E, McFarland).
9. Komunikasi adalah proses sosial, dalam arti pelemparan pesan atau lambang yang
mana mau tidak mau akan menumbuhkan pengaruh pada semua proses dan berakibat
pada bentuk perilaku manusia dan adat kebiasaan (William Albig).
10. Komunikasi berarti suatu mekanisme, suatu hubungan antar manusia dilakukan
dengan mengartikan symbol secara lisan dan membacanya melalui ruang dan
menyimpan dalam waktu (Charles H. Cooley).
Dari definisi tersebut dapat kita golongkan kedalalam 3 pengertian utama komunikasi,
yaitu:
1. Etimologis: komunikasi dipelajari menurut asal-usul kata dari bahasa latin
communication yang bersumber pada kata comminis yang berarti sama makna
mengenai sesuatu hal yang dikomunikasikan.
2. Terminologis: komunikasi berate proses penyampaian suatu pernyataan oleh
seseorang kepada orang lain.
3. Secara paradigmatis: komunikasi berarti pola yang meliputi sejumlah komponen
berkorelasi satu sama lain secara fungsional untuk mencapai tujuan tertentu.
B. Apa itu proses komunikasi?
Komunikasi yang diciptakan dalam melaksanakan kepemimpinan tergantung pada level
kepemimpinan yang meliputi upper level, middle level, dan lower level. Pada tingkatan
tertinggi, tugas pemimpin adalah membuat keputusan berdasarkan masukan berbagai pihak
khususnya bawahan sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan, pada saat inilah
peran komunikasi sangat nyata. Tiga tipe komunikasi meliputi: pertama, perintah
komunikasi untuk mengembangkan kebijakan, menggambarkan, dan menetapkan rencana
untuk membuat keputusan, kedua, memastikan bahwa komunikasi berfungsi secara tepat,
ketiga mengevaluasi hasil komunikasi, mengakses efektifitasnya, dan membuat beberapa
perubahan dasar untuk keputusan selanjutnya. Manajemen tingkat menengah memiliki
tanggung jawab dua arah, disatu sisi ia harus loyal kepada tingkatan diatasnya untuk bekerja
dan mencapai kesuksesan dalam pengambilan keputusan, rencana, dan kebijakan untuk
manajemen diatasnya, disisi lain ia harus menjalin hubungan baik melalui komunikasi
dengan menciptakan iklim kepercayaan dan keterbukaan dengan manajemen dibawahnya
untuk mendapatkan informasi dan mengkomunikasikannya kepada atasan. Sedangkan
manajemen bawah menyampaikan tugas, kebijakan, strategi, order, dan instruksi dari atasan.
Pada tingkatan ini lebih banyak komunikasi dalam pemberian instruksi dan perintah
(Hassa&Lina).
1. Model Komunikasi Antar Pribadi
Model komunikasi yang paling sederhana adalah pengirim, berita, dan penerima.
Model ini ada 3 unsur esensi komunikasi
jika ada salah satu yang hilang maka
komunikasi tidak akan berjalan.
Model komunikasi yang lebih rinci diawali dengan sumber yang mempunyai gagasan
yang diterjemahkan dalam kata-kata dan simbol lalu disampaikan kepada penerima
selanjutnya penerima mendapatkan simbol-simbol dan diterjemahkan kembali kemudian
penerima mengumpan balik kepada pengirim.
Sumber (source) merupakan langkah pertama untuk memulai proses komunikasi.
Pada langkah ini sumber yang memiliki kepentingan akan mengolah sesuatu gagasan,
pemikiran, informasi dan lain sebagainya lalu dipilah dan diolah.
Pengubahan berita ke dalam sandi/kode (encoding) yaitu langkah kedua setelah
sumber memilah-milah maka diterjemahkannya berita tersebut yang dikeluarkan dalam
bentuk simbol-simbol verbal maupun non verbal untuk menyampaikan pengertian.
Pengiriman berita (transmitting the massge) pada langkah ketiga ini adalah
pengambilan keputusan pengirim dalam menentukan saluran yang tepat dan sesuai bagi
pengiriman berita.
Manfaat komunikasi lisan adalah kita dengan cepat menyampaikan berita dan si
penerima pun dengan cepat pula mengumpan balik. Sedangkan manfaat komunikasi
tertulis adalah penyediaan bukti tertulis berupa dokumen, laporan, catatan atau yang
lainnya sehingga dapat digunakan dalam waktu mendatang.
Penerimaan berita. Langkah keempat adalah penerimaan berita oleh penerima yang
melalui pancaindera. Pada langkah ini penentu lengkap atau tidaknya suatu berita yang
diterima.
Pengertian atau penterjemahan kembali berita (decoding). Dilangkah kelima ini
adalah proses pengartian simbol-simbol yang didapat. Penerima mempunyai tanggung
jawab besar untuk efektifitas komunikasi, dalam hal kumunikasi 2 arah. Manajer dan
bawahan dapat berperan baik sebagai sumber maupun penerima dalam suatu interaksi
yang dapat dilakukan dengan ruang lingkup, tingkat kepentingan dan periode waktu.
Umpan balik (feedback). Di langkah terakhir ini maka terjadilah komunikasi. Setelah
penerima melakukan tahapan-tahapan diatas selanjutnya adalah tahapan menyampaikan
berita balasan.
2. Komunikasi Dalam Organisasi
Komunikasi juga terdapat pada organisasi hanya bedanya menurut Raymond
V.Lesikar terdapat 4 faktor yang mempengaruhi efektivitas komunikasi organisasi yaitu
saluran komunikasi formal, struktur organisasi, spesialisasi jabatan, dan pemilikan
komunikasi. Saluran komunikasi formal mempengaruhi efektivitas komunikasi dalam 2
cara. Pertama, liputan saluran formal melebar sesuai perkembangan dan pertumbuhan
organisasi. Sebagai contoh organisasi yang memiliki banyak cabang. Kedua, jika kita
menggunakan saluran komunikasi formal mengakibatkan aliran informasi antar tingkattingkat organisasi terhambat. Sebagai contoh karyawan lini akan membicarakan
masalahnya kepada mandor bukan kepada manajer, kejadian ini mempunyai kelemahan
dan kekurangan.
Keefektifan organisasi juga dapat dipengaruhi oleh struktur wewenang organisasi
yaitu kedudukan dalam organisasi yang berbeda yang berdampak pada isi dan ketetapan
komunikasi. Selain itu spesialisasi jabatan juga mempengaruhi komunikasi dalam
kelompok. Lalu pemilihan informasi yaitu individu-individu memiliki pengetahuan
khusus dan informasi mengenai pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan mereka. Contohnya
manajer produk yang memiliki pengamatan tajam mengenai bidang pemasaran.
Selanjutnya ada jaringan komunikasi dalam organisasi dalam hal ini organisasi dapat
menentukan jaringan komunikasi yang seperti apa dengan berbagai cara. Terhadap
informasi dan jaringan komunikasi dalam organisasi juga sangat penting dalam efektifan
komunikasi .
Saluran Komunikasi Dalam Organisasi
3. Komunikasi Vertikal
Komunikasi kebawah (downward communication) dimaksudkan untuk memberi
pengarahan, informasi, instruksi, nasehat/saran dan penilaian kepada bawahan serta
memberikan informasi kepada para anggota organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaan
organisasi.
Komunikasi keatas (upward communication) memiliki fungsi utama yaitu untuk
mensuplai informasi kepada tingkatan manejemen atas tentang apa yang terjadi pada
tingkatan bawah.
4. Komunikasi Lateral atau Horizontal
Komunikasi lateral atau horizontal meliputi hal-hal berikut :
1. Komunikasi antara para anggota dalam kelompok kerja yang sama
2. Komunikasi yang terjadi antara dan di antara departemen-departemen pada tingkatan
organisasi yang sama.
Bentuk komunikasi ini bersifat koordinatif, dan hasil dari konsep spesialisasi
organisasi.
5. Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal merupakan komunikasi yang memotong secara menyilang
diagonal rantai perintah organisasi. Hubungan-hubungan yang ada antara personalia lini
dan staf dapat berbeda-beda, yang akan membentuk beberapa komunikasi diagonal yang
berbeda-beda pula.
6. Peranan Komunikasi Informal
Bentuk komunikasi ini timbul dengan berbagai maksud, yang meluputi antara lain :
1. Pemuasan kebutuhan-kebutuhan manusiawi
2. Perlawanan terhadap pengaruh-pengaruh yang menonton
3. Pemenuhan keinginan untuk mempengaruhi perilaku lain
4. Pelayanan sebagai sumber informasi hubungan pekerjaan yang tidak disediakan
saluran-saluran komunikasi formal.
Tipe komunikasi informal adalah grapevine (mendengar sesuatu bukan dari sumber
resmi, tetapi desas-desus, kabar angin atau slentingan). Sistem komunikasi ini cenderung
dianggap merusak atau merugikan. Di lain pihak tipe ini mempunyai peranan fungsional
sebagai alat komunikasi tambahan bagi organisasi. Sebaiknya manajer perlu memahami
dan menggunakan tipe ini sebagai pelengkap komunikasi formal.
C. Hambatan-hambatan dalam komunikasi efektif.
Komunikasi merupakan hal yang sangat penting tetapi komunikasi dering tidak efektif
karena adanya kekuatan-kekuatan dari luar yang menghambatnya. Berikut adalah
hambatan-hambatan dalam komunikasi yang efektif tersebut:
1. Hambatan-hambatan organisasional
a. Tingkatan hirerarki
Bila suatu organisasi tumbuh, strukturnya berkembang, akan menimbulkan
berbagai masalah komunikasi. Karena berita melalui tingkatan tambahan yang
memerlukan waktu lama sehingga memerlukan waktu lama untuk mencapai
tujuan dan cenderung menjadi berkurang ketepatannya.
Setiap tingkatan dalam rantai komunikasi dapat menambah, mengurangi,
merubah atau sama sekali berbeda dengan berita aslinya.
b. Wewenang manajerial
Tanpa wewenang untuk membuar keputusan tidak mungkin manajer dapat
mencapai tujuan dengan efektif. Namun pada kenyataan bahwa seseorang yang
mengendalikan orang lain juga menimbulkan hambatan-hambatan terhadap
komunikasi.
Banyak atasan yang tidak dapat menerima berbagai masalah, kondisi atau hasil
yang dapat membuat mereka tampak lemah. Sedangkan bawahan menghindari
situasi dimana mereka harus mengungkapkan informasi yang dapat membuat
mereka dalam kedudukan yang tidak mengutungkan. Dengan demikian timbullah
kesenjangan “leveling” antara atasan dan bawahan.
c. Spesialisasi
Spesialisasi adalah perinsip dasar organisasi meskipun demikian juga
menciptakan masalah-masalah komunikasi. Hal ini memisahkan orang-orang,
bahkan bila mereka bekerja saling berdekatan yang membuat mereka merasa
bahwa mereka hidup dalam dunia berbeda. Hal itu menghalangi perasaan
memasyarakat, membuat sulit memahami, dan mendorong terjadinya kesalahankesalahan.
2. Hambatan-hambatan Antar Pribadi.
a. Presepsi selektif.
Presepsi adalah suatu proses yang menyeluruh dengan mana seseorang
menseleksi,
mengorganisasikan,
dan
mengartikan
segala
sesuatu
di
lingkungannya. Dengan demikian manajer perlu untuk memahami sebanyak
mungkin tenbtang kesukaan, kebutuhan, motif, tujuan, tingkat bahasan, dan
stereotip (proses penyusunan berita menjadi seperti sesuatu yang diharapkan) dari
penerima, agar dapat mengkomunikasikan pengertian secara efektif.
b. Status atau kedudukan komunikator.
Kecenderungan untuk menilai, mempertimbangkan dan membentuk pendapat
atas dasar karakteristik-karakteristik pengirim (sumber) terutama kreadibilitas
merupakan hambatan utama komunikasi.
c. Keadaan membela diri.
Pembelaan diri pada pengirim, penerima berita, atau keduanya menimbulkan
hambatan komunikasi. Hal ini dikarenkan adanya rantai defensive. Keadaan ini
membuat pendengar lebih berkonsentrasi pada apa yang akan di katakana dan
bukan pada apa yang sedang di dengar.
d. Pendengaran lemah.
Pendengar yang lemah yaitu:
1.) Mendengar hanya permukaannya saja, dengan sedikit perhatian pada apa yang
sedang dikatakan.
2.) Memberikan pengaruh, melalui perkataan maupu memberikan tanda-tanda.
3.) Menunjukkan rasa bosan ataupun kejengkelan terhadap pembicaraan.
4.) Mendengar secara pasif
e. Ketidak tepatan penggunaan bahasa.
Penggunaan bahsa yang tidak tepat menyebabkan seseorang mengalami
ketidak pahaman terhadap apa yang di katakan dan di ucapkan oleh pihak lain.
Sehingga hal tersebut merupakan hambatan dalam komunikasi.
D. Cara meningkatkan efektifitas komunikasi.
1. Penggunaan umpan-balik
Penggunaan umpan balik berita-berita yang dikirim membantu dalam
mngembangkan komunikasi. Komunikasi dua arah ini memungkinkan proses
komunikasi berjalan lebih efektf.
2. Menjadi komunikator yang lebih efektif.
Maksudnya seorang manajer harus bisa berkomunikasi lisan dengan baik dan
efektif dengan cara berlatih dalam penulisan dan penyampaian berita secara lisan.
Peningkatan pemahaman akan symbol-simbol, penggunaan bahasa, pengutaraan yang
tepat dan kepekaan terhadap latar belakang. Penerima berita.
3. American Management Associations (AMA) telah menyusun sejumlah perinsip
komunikasi yang disebut “the Ten Commandments of Good Communication”, yang
secara ringkas sebagai berikut.
a. Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan.
b. Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.
c. Pertimbangkan keadaan phisik dan manusia keseluruhan kapan saja
komunikasi akan dilakukan.
d. Konsultasikan dengan pihak-pihak lain, bila perlu, dalam perencanaan
komunikasi.
e. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita selama
berkomunikasi.
f. Ambil kesempatan, bila timbul, untuk mendapatkan segala seseuatu yang
membantu umpan balik.
g. Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan.
h. Perhatikan konsistensi komunikasi.
i. Tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi.
j. Jadilah partner yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti tetapi
untuk mengerti.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan.
Komunikasi merupakan hal penting dalam organisasi maupun dalam semua kegiatan.
Karena komunikasi yang tidak baik menyebabkan timbulnya suatu permasalahan. Oleh
karena itu tentu banyak hal yang harus di perhatikan bagi para pemimpin maupun manajer
dalam memimpin bawahannya. Hal-hal yang perlu di perhatikan antara lain gaya bahasa,
ekspesi, ketepatan membaca situasi dan kondisi, perhatian terhadap lawan bicara dan motif
yang ingin di sampaikan. Karena dengan ada sedikit unsur yang tidak sama akan mengubah
presepsi orang lain maupun bawahan.
DAFTAR PUSTAKA
Handoko, T.Hani.2009. Manajemen, edisi 2. Yogyakarta: BPFE
Suprapto, Tommy. 2009. Pengantar teori dan manajemen komunikasi . Yogyakarta: Media
Pressindo
Jurnal: Nurrohim, Hasna & Anatan, Lina. 2009. Efektivitas dalam Organisasi.