PENGENDALIAN UMUM DAN PENGENDALIAN APLIKASI

PENGENDALIAN UMUM
DAN PENGENDALIAN
APLIKASI
By:
Wahyu Khoiril Hidayat, SE

Klasifikasi Aktivitas Pengendalian


Berdasarkan pencegahan risiko:
 Pengendalian

preventif
 Pengendalian detektif
 Pengendalian Korektif


Berdasarkan setting/pengaturan:
 Pengendalian

Umum

 Pengendalian Aplikasi

Pengendalian berdasarkan
pencegahan risiko






Pengendalian preventif mencegah peristiwa
yang tidak diinginkan terjadi, seperti kesalahankesalahan atau kerugian-kerugian keuangan.
Pengendalian Detektif, pengendalian yang
menemukan ancaman-ancaman yang telah
terjadi. Pengendalian ini lebih aktif daripada
pengendalian prefentif.
Pengendalian korektif membantu
menetapkan penyebab ancaman-ancaman yang
tidak diinginkan yang telah dideteksi.

Klasifikasi berdasarkan
setting/pengaturan






Pengendalian umum (General Control), berkaitan
dengan seluruh kegiatan yang meliputi sistem informasi
akuntansi dan sumberdaya (aset). Pengendalian ini
meliputi seluruh pengendalian yang dicakup oleh
lingkungan pengendalian internal, begitu juga
komponen pengendalian internal lainnya. Pengendalian
umum juga ditemukan dalam Aktivitas Pengendalian
dari SPI
Pengendalian Aplikasi (Application Control),
berhubungan dengan pemrosesan tugas-tugas
akuntansi khusus atau transaksi dan bisa juga disebut
sebagai pengendalian transaksi.

Ukuran-ukuran keamanan, dimaksudkan untuk
memberikan keamanan yang memadai atas akses
terhadap dan penggunaan aktiva dan catatan akuntansi.

Pengendalian Umum

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Pengendalian umum untuk pemrosesan
transaksi:
Pengendalian berkaitan dengan organisasi
Pengendalian dokumentasi
Pengendalian akuntabilitas aktiva
Pengendalian praktik manajemen

Pengendalian operasi pusat informasi
Pengendalian otorisasi
Pengendalian akses

Pengendalian berkaitan dengan
organisasi



Membuat struktur organisasi
Pemisahan tugas-tugas dan
tanggungjawab
secara logis (Independensi Organisasi).






Dalam sistem manual dilakukan dengan melakukan

pemisahan tugas antara fungsi pengotorisasian,
pencatat ke buku, dan penyimpanan.
Dalam sistem berbasis komputer, selain pemisahan
tugas seperti di sistem manual, juga perlu dilakukan
pemisahan yang lain. Fungsi-fungsi pengembangan
sistem, fungsi pemrosesan data, dan fungsi
administrator).

Pengecekan independen atas pekerjaan yang
dilakukan pegawai yang lain.

Pengendalian dokumentasi


Pengendalian dokumentasi terdiri dari manual prosedur
dan cara lainnya untuk dapat mengoperasikan
SIA/SIM. Termasuk pernyataan kebijakan, bagan
organisasi, dan deskripsi tugas.
1.

2.



Dalam sistem manual:Dokumentasi dalam sistem manual harus
mengikutkan seluruh komponen-komponen dokumen sumber,
jurnal, buku besar, laporan-laporan, output dokumen, bagan
akun, rincian jejak audit, langkah-langkah prosedural, layout
catatan, kamus data, dan prosedur pengendalian.
Sistem berbasis komputer: Selain dokumentasi dalam
sistem manual, juga dokumentasi standar sistem, dokumentasi
aplikasi sistem, dokuemntasi program, dokuemntasi data,
dokuemntasi pengoperasian, dan dokumentasi pemakai.

Pengendalian atas dokumentasi dilakukan dengan
menempatkan pustakawan untuk memelihara seluruh
dokumen perusahaan dan orang yang tidak diijinkan
tidak boleh mengakses dokumen.

Pengendalian Akuntabilitas aktiva

Menggunakan buku pembantu
 Rekonsiliasi
 Prosedur yang disepakati
 Menggunakan log dan register
 Riviu dan penilaian ulang


Pengendalian praktik manajemen
Praktik-praktik dan kebijakan SDM
 Komitmen terhadap kompetensi
 Praktik-praktik perencanaan
 Praktik-praktik audit
 Pengendalian operasional dan manajemen


Pengendalian operasi pusat informasi


Pengendalian ini terutama terhadap
sistem berbasis komputer dan dapat

dibagi atas:
 Prosedur

pengoperasian komputer.
Pengoperasian komputer harus diawasi/
supervisi, direncanakan dengan seksama,
 Prosedur pengecekan perangkat keras dan
perangkat lunak

Pengendalian Aplikasi






Pengendalian yang berkaitan langsung dengan sistem
pemrosesan transaksi disebut pengendalian transaksi
atau pengendalian aplikasi,
Sasaran dari pengendalian aplikasi adalah membantu

meyakinkan bahwa seluruh transaksi telah diotorisasi
semestinya dan telah dicatat, diproses, diklasifikasi dan
dilaporkan secara akurat.
Pengendalian aplikasi biasanya dibagi atas:





Pengendalian Otorisasi
Pengendalian input
Pengendalian pemrosesan
Pengendalian output

Pengendalian Otorisasi






Pengotorisasian dilakukan oleh orang yang berada diluar
sistem untuk meyakinkan transaksi dimasukkan ke buku
besar valid dan wajar.
Otorisasi Umum menetapkan kondisi standar untuk
menyetujui dan melaksanakan transaksi. MIsalnya,
manajemen menetapkan kriteria persetujuan kredit atas
penjualan.
Otorisasi Khusus berkaitan dengan peristiwa-peristiwa
tertentu, yang kondisi dan pihak-pihaknya ditentukan.
Misalnya ketentuan tentang penandatanganan cek;
dilakukan oleh kasir dan manajer keuangan.

Dalam sistem manual dan sistem
pemrosesan batch berbasis komputer,
otorisasi tampak dalam tandatangan,
inisial, stempel dalam dokumen transaksi.
 Apapun bentuknya, otorisasi harus
diperiksa sebelum transaksi diproses.
 Apabila transaksi dimasukkan secara online, mungkin tanpa dokumen

sumber,otorisasi harus segera dilakukan,
misalnya dengan memasukkan kata kunci
(password).


Pengendalian Input




Pengendalian input merupakan pengendalian
yang dilakukan untuk mencegah kesalahankesalahan memasukkan data ke dalam dokumen
sumber, kesalahan-kesalahan dalam
penumpukan (batching), pengonversian dan
pentransmisian sehingga pemrosesan data dapat
dilakukan secara andal.
Pengendalian input akan mampu mendeteksi
kesalahan-kesalahan seperti catatan waktu
karyawan, kesalahan memasukkan nomor
pelanggan dalam faktur, dll.

Pengendalian input sangat perlu
mendapat [erhatian dalam pemrosesan
langsung atau online karena keslahan
akan cepat menyebar dan sulit untuk
diketahui.
 Pengendalian input dapat dikelompokkan
atas tahap-tahap: Pencatatan transaksi,
penumpukan data
transaksi,pengkonversian data transaksi,
dan pengeditan data transaksi dan
transmisi data transaksi.


Pencatatan transaksi








Transaksi dicatat ke dalam dokumen sumber.
Untuk meminimalkan kesalahan dalam pemrosesan data, maka
dokumen sumber harus dirancang secara seksama sehingga seluruh
data transaksi bisa dicatat/ditangkap.
Membuat dokumen bernomor urut tercetak untuk mencegah
pemanfaatan dokuemn untuk transaksi fiktif.
Untuk mencegah transaksi fiktif di dokumen sumber maka dokumen
sumber yang belum berisi harus disimpan ditempat aman dan
terkunci.
Untuk sistem komputer pemrosesan langsung atau pemrosesan
segera, beberapa fitur berikut perlu diperhatikan:
 Layar menu yang memungkinkan karyawan entry data dan
pengguna memilihl layar transaksi hanya dengan memasukkan
nomor atau huruf.
 Layar praformat yang menayangkan format dokuemn masukan.
 Kode bar, dokumen pracetak, atau pengenal kode produk.
 Pemasukan data otomatis dan pengecekan rutin atas sistem
komputer

Penumpukan (Batching) data
transaksi




Ketika transaksi diproses dalam batch, total
pengendalian harus selalu dihitung. Total pengendalian
tumpuk membantu mencegah kehilangan transaksi dan
pemostingan yang tidak benar atas data transaksi.
Pengendalian tumpuk juga mencegah transaksi-transaksi
yang tidak diotorisasi untuk diproses.
Ada tiga jenis total pengendalian yang digunakan untuk
mengdenalikan tumpukan:




Jumlah total pengendalian, yaitu total nilai (mis: rupiah, jam
atau unit) dalam suatu field jumlah atau kuantitas.
Suatu Total hash, total dari nilai (mis: nomor pelanggan, kode
transaksi) dalam suatu field identifikasi
Suatu hitungan record (record count), jumlah total dari
dokumen sumber, dan transaksi yang akan diproses dalam
batch.

Konversi data transaksi







Dalam sistem manual data transaksi biasanya harus
dipindahkan dari satu dokumen sumber ke dokumen
sumber lainnya atau dari dokumen sumber ke register
dokumen.
Dalam sistem berbasis komputer konversidilakukan ke
dalam bentuk yang bisa dibaca komputer.
Dalam sistem manual, agar konversi data bisa
dikendalikan maka klerk secara visual memeriksa
kebenaran informasi dalam dokumen. Pengecekan bisa
juga dilakukan oleh klerk kedua untuk memeriksa
kelengkapan dan akurasinya.
Dalam sistem komputer, pengendalian data atas
konversi data dilakukan alat-alat pemasukan data.

Pengendalian atas pengeditan
data transaksi









Beberapa transaksi yang diinput dalam sistem komputer terotomatisasi
tidak selalu mengalami penyelidikan oleh pegawai yang terlatih. Begitu
juga dalam pemrosesan manual.
Beberapa transaksi bisa juga dimasukkan oleh pegawai yang tugas
utamanya bukan memasukan data.
Setiap sistem pemrosesan transaksi berbasis komputer harus memasukkan
pendeteksian kesalahan data melalui edit test.
Maksud dari prosedur pengeditan adalah menyeleksi dan membandingkan
seluruh data yang masuk terhadapstandar validitas yang telah ditetapkan.
Data yang melewati edit test akan dianggap valid dan diteruskan ke
pemrosesan, sedangkan yang gagal dalam edit test akan dianggap tidak
benar Iinvalid) dan dialihkan ke prosedur pengoreksian kesalahan.
Dalam sistem komputer, edit test adalah alat yang penting untuk
meyakinkan akurasi penginputan.

Edit test biasanya disebut pengecekan
terprogram, karena sudah dimasukkan
dalam perangkat lunak aplikasi.
 Kondisi-kondisi yang dapat divalidasi
dengan edit test adalah:


identifikasi telah benar (validity check)
 Kuantitas dan jumlah telah sesuai dengan
ukuran atau range yang telah ditentukan
(reasonableness check, limit check, range
check)
 Nomor tidak boleh tampak dalam dalam field
huruf atau sebaliknya (field check)
 Elemen-elemen data berhubungan harus cocok
kuantitas atau jumlah (relationship check).
 Nomor

Pengendalian transmisi data
transaksi





Data transaksi harus ditransmisi dari titik
kejadian ke pusat pemrosesan. Transmisi
melibatkan alat komunikasi data.
Beberapa pengecekan terprogram berikut juga
harus dibuat:





Echo check: mengembalikan data kembali ke terminal
awal untuk membandingkan dengan data yang
ditransmisikan.
Redundancy Check: Meliputi transmisi dari data
tambahan untuk membantu proses verifikasi.
Completeness check: terdiri dari pemeriksaan bahwa
seluruh data yang diperlukan telah dimasukkan atau
ditransmisi.

Pengendalian Pemrosesan




Pengendalian atas pemrosesan transaksi harus
meyakinkan bahwa data telah diproses secara
akurat dan secara lengkap, tidak ada transaksi
yang belum diotorisasi dimasukkan,program dan
file dimasukkan dalam transaksi, dan seluruh
transaksi dengan mudah bisa ditelusuri.
Pengendalian pemrosesan dapat dikelompokkan
atas cek silang manual, pengecekan logika
pemrosesan, pengendalian run-to-run,
pengecekan perubahan file dan program, kaitan
jejak audit.

Pengendalian Output
Output yang disediakan oleh sistem
informasi harus lengkap dan dapat
diandalkan dan harus didistribusikan ke
pemakai-pemakai yang memerlukan.
 Pengendalian output yang biasa dilakukan
adalah: Riviu atas hasil pemrosesan dan
distribusi log atau register.
