MANAJEMEN SARANA DAN PRASANA KANTOR DALA
MANAJEMEN SARANA DAN PRASANA KANTOR
DALAM AKTIVITAS KANTOR
Oleh:
Sindy Novalia Giri Anjani
165311059
Program Studi D3 Bahasa Inggris
Jurusan Bahasa Inggris
Politeknik Negeri Bandung
E-mail: sindynovalia@gmail.com
ABSTRAK
Sarana dan prasana dalam sebuah kantor merupakan hal-hal penting yang dapat
menunjang keberlangsungan aktivitas kantor tersebut. Dalam pemanfaatan serta penggunaannya,
sarana dan prasana mestilah efektif juga sesuai dengan fungsinya karena dalam beberapa kasus,
banyak ditemukan pemanfaatan sarana dan prasarana kantor tidak sesuai dengan sebagaimana
mestinya. Manajemen sarana dan prasarana kantor itu sendiri terdiri atas perencanaan,
pengorganisasian, pengawasan, pengadaan, pencatatan/inventarisasi, penyimpanan atau
penggudangan, pendistribusian, pemeliharaan, serta penghapusan.
Kata Kunci: Sarana, Prasarana, Efektivitas, Manajemen
ABSTRACT
Tools and infrastructures in an office are two important things to menunjang the activities of the
office. In the utilization, the use of tools and infrastructures in an office should be effective and
efficient as what should be since in some cases found that the use of tools and infrastructures in
an office are not suitable and proper. The management of tools and infrastructures itself are
planning, organizing, supervisioning, supplying, inventorying, storing, distributing, maintaining,
and erasing
Keyswords: Tools, Infrastructure, Efectivity, Management
BAB I
PENDAHULUAN
I.
Latar Belakang
Di era globalisasi ini, jumlah kantor sudah tidak dapat dihitung jari lagi banyaknya. Untuk
menunjang segala aktivitasnya, setiap kantor haruslah memiliki sarana dan prasarana
didalamnya. Dalam suatu kantor, sarana dan prasarana merupakan satu kesatuan penting yang
dapat menunjang keberlangsungan aktivitas perkantoran. Dalam pemanfaatannya, di beberapa
kasus, sarana dan prasana kantor kerap kali tidak sesuai dengan apa yang difungsikan.
Penggunaan serta pemanfaatan sarana dan prasarana kantor yang efektif dapat menjadi
salah satu faktor penentu kelancaran produktivitas kantor tersebut. Oleh karena itu, pihak
penglola kantor perlu mengetahui cara pemanfaatan sarana dan prasarana kantor dengan baik
dalam keberlangsungan aktivitas kantor demi mencapai produktivitas.
II.
Identifikasi Masalah
1. Apa itu manajemen?
2. Apa itu sarana dan prasarana kantor?
2. Bagaimana manajemen sarana dan prasarana kantor yang baik?
III. Tujuan
1. Mengetahui apa itu manajemen sarana dan prasarana kantor
2. Mengetahui cara pemanfaatan sarana dan prasarana kantor yang baik
BAB II
PEMBAHASAN
I.
Pengertian
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana adalah segala sesuatu yang dapat
dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan. Sementara itu, prasarana adalah segala
sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan,
proyek). Dari definisi tersebut bisa dipastikan bahwa sarana dan prasarana merupakan hal yang
menunjang satu sama lain.
Djoyowirono (2005:24) menyatakan bahwa fasilitas/sarana adalah alat yang diperlukan
untuk menggerakkan kegiatan manajemen dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Sementara
itu menurut Harmon Chaniago dalam bukunya yang berjudul “Manajemen Kantor
Kontemporer”, menyebutkan bahwa sarana kantor adalah segala sesuatu berupa fisik yang
menyebabkan orang dapat bekerja untuk mencapai tujuan dari kantor. Sedangkan prasarana
kantor adalah segala sesuatu berupa non fisik yang menjadi pedoman, patokan atau standar bagi
orang-orang yang bekerja di kantor tersebut. Dari sini dapat diketahui bahwa sarana dan fasilitas
memiliki peran yang krusial dalam kegiatan aktivitas kantor terutama untuk mencapai target
produktivitas.
II.
Jenis-jenis sarana dan prasarana kantor
Menurut Mulyani dalam “Modul Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi
Perkantoran” mengemukakan bahwa ada enam jenis sarana dan prasarana kantor, antara lain
adalah bekal/peralatan kantor (office supplies), mesin-mesin kantor (office machine), mesin
komunikasi kantor, perabot kantor (office furniture), interior kantor (office arrangement), tata
ruang kantor (office layout).
1. Bekal/Peralatan Kantor
Vida Hansa Farida, Lilis Nurlaela dan Asep Sumaryana (2004: 20) menyatakan
bahwa perbekalan kantor adalah semua perbekalan ataupun peralatan yang berupa
barang-barang kantor yang diperlukan untuk menunjang lancarnya pekerjaan kantor
dalam usaha pencapaian tujuan organisasi. Selain itu, pengertian lain datang dari Joko
Kumoro (2000: 82) yang berpendapat berpendapat bahwa perbekalan kantor (office
supplies) yaitu benda-benda habis pakai sebagai bahan untuk melaksanakan kegiatan
tatausaha.
Adapun macam-macam peralatan kantor. The Liang Gie (2000: 221) menyatakan
macam-macam perbekalan kantor untuk menunjang lancarnya perkejaan kantor dalam
usaha pencapaian tujuan organisasi antara lain meliputi:
Barang lembaran, misalnya kertas tik, karbon, berkas.
Barang bentuk lainnya, misalnya lim, karet penghapus, tinta.
Alat tulis, misalnya potlot, pulpen, cap nomor.
Alat keperluan lainnya, misalnya alat pencabut jepitan kawat, mistar, bantalan
cap.
Mesin perkantoran, mesin tik, mesin hitung, mesin stensil.
Perabotan perkantoran, misalnya meja, lemari, peti besi.
Perlengkapan lainnya, misalnya lampu, permadani, kipas angin.
Dari sini dapat diketahui bahwa perbekalan atau peralatan kantor adalah
kebutuhan kantor berupa barang yang habis pakai.
2. Mesin-Mesin Kantor
Menurut Sri Endang R, Sri Mulyani dan Suyyety (2010: 46), mesin-mesin kantor
(office machine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah
bahanbahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik,
dan magnetik.
The Liang Gie (2007:229) membagi jenis-jenis mesin kantor tersebut seperti berikut:
Mesin ketik (typewriter)
Mesin dikter (dictating machine)
Mesin hitung (calculating machine)
Mesin keperluan surat-menyurat (mailing equipment)
Mesin pengganda warkat (duplicator/copier)
Mesin komunikasi (communication equipment)
3. Mesin Komunikasi Kantor
Mesin komunikasi kantor merupakan mesin-mesin penunjang sebagai
penghubung antara satu kantor dengan kantor lainnya, antara kantor dengan pegawai
maupun sebaliknya. Contoh dari mesin-mesin tersebut adalah telepon dan faksimile.
4. Perabot Kantor
Menurut Vida Hansa Farida, Lilis Nurlaela dan Asep Sumaryana (2004: 22)
perabot kantor adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu, yang
dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha.
Sementara itu menurut Sri Endang R, Sri Mulyani dan Suyyety (2010: 46)
menyatakan bahwa perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu
atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.
Adapun macam-macam perabot kantor yang paling utama untuk menunjang
pelaksanaan pekerjaan kantor menurut Vida Hansa Farida, Lilis Nurlaela dan Asep
Sumaryana (2004: 22) adalah meja tulis, meja mesin tik, dan komputer, kursi, lemari
yang dapat dikunci, rak buku/arsip, box, peti kayu.
5. Interior Kantor
Interior kantor merupakan salah satu aspek yang cukup penting dari sarana dan
prasarana suatu kantor. Interior kantor dapat berfungsi sebagai faktor pemberi
keindahan dalam suatu ruangan atau kantor. Interior kantor yang pas juga dapat
membuat pegawai yang bekerja betah berlama-lama berada di kantor untuk
menyelesaikan pekerjaannya yang bisa mengarah pada target produktivitas kantor
tersebut.
Menurut Sri Endang R, Sri Mulyani dan Suyyety (2010: 47) , interior kantor
adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi
menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan
pekerjaan. Interior kantor ini meliputi gambar presiden dan wakil presiden, gambar
lambang negara, bendera, struktur organisasi, lukisan, patung, vas bunga, tanaman
hidup/buatan, jam dinding atau jam meja, dan AC/kipas angin.
Selain itu pendapat lain datang dari Joko Kumoro (2000: 81) yang menyatakan
bahwa hiasan kantor (office arrangement) adalah benda-benda kantor yang pada
umumnya berfungsi untuk menambah suasana menyenangkan ruangan, seperti bunga,
gambar dinding dan sebagainya.
6. Tata Ruang Kantor
Menurut The Liang Gie, tata ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang
tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para
karyawannya. Dari sini dapat diketahui bahwa produktivitas seorang pegawai dapat
terpengaruh dari kesesuaian tata ruang kantor.
III. Manajemen Sarana dan Prasarana
Sarana dan prasarana dalam suatu kantor harus diatur sedemikian rupa agar
penggunaannya dapat dilakukan secara efektif. Manajemen sendiri merupakan suatu kegiatan
yang dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang dalam mengatur, merencanakan,
mengadakan dan merawat atau memperhatikan serta melakukan pengawasan didalam suatu
instansi yang merupakan suatu sumberdaya baik sumberdaya manusia maupun non manusia
yang bertujuan agar apa yang telah dicita-citakan oleh sebuah organisasi dapat tercapai.
Menurut Ricky W. Griffin dalam “Academy of Management Journal”, manajemen adalah
proses perencanaan/planning, pengorganisasian, pengkoordinasisasian, serta pengontrolan setiap
sumber daya yang ada guna mencapai tujuan ataupun goals yang telah ditentukan dengan efektif
dan efisien. Efektif berarti tujuan dapat dicapai sesuai dengan rencana yang ada, dan efisien
berarti dilaksanakan dengan benar dan terorganisir yang sesuai dengan jadwal yang telah
ditentukan.
Maka dari itu dapat diketahui bahwa manajemen sarana dan prasarana dapat didefinisikan
sebagai suatau proses kerjasama yang dilakukan dalam upaya untuk mendayagunakan seluruh
sarana dan prasarana yang ada dengan sefektif dan sefisien mungkin. Dari penjelasan ini dapat
disimpulkan bahwa sarana atau prasarana yang sudah ada dalam sebuah kantor perlu dikelola
dengan baik demi menunjang aktivitas kantor untuk mencapai target produktivitas.
Secara umum, tujuan manajemen prasarana kantor adalah memberikan layanan secara
professional di bidang sarana dan prasarana kantor. Manajemen sarana prasarana kantor dapat
terwujud sebagai suatu proses yang terdiri atas langkah-langkah tertentu secara sistematis.
Lukas Dwiantara dan Rumsari Hadi Sumarto (2004: 3) berpendapat bahwa pengelolaan sarana
dan prasarana kantor meliputi; perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, pengadaan,
pencatatan/inventarisasi, penyimpanan atau penggudangan, pendistribusian, pemeliharaan, serta
penghapusan.
1. Perencanaan
Dalam manajemen perencanaan adalah sebuah patokan untuk mempermudah menejer
agar tercapainya sebuah tujuan, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan
mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Dari denisi ini bisa didapatkan
bahwa perencanaan dalam pengelolaan sarana dan prasarana kantor dapat
mempermudah dalam menentukan apa-apa saja yang dibutuhkan.
Perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana kantor meliputi pertanyaan: Apa yang
dibutuhkan? Dimana dibutuhkan? Kapan dibutuhkan? Bagaimana sarana dan
prasarana yang dibutuhkan? Dan Siapa yang membutuhkan?
2. Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam manajemen dan
pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur
organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Fungsi
dari pengorganisasian ini adalah mempermudah dalam mengelola sarana dan
prasarana kantor.
3. Pengawasan
Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan
tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan
kinerja yang telah ditetapkan tersebut. Dalam mengelola sarana dan prasarana kantor,
pengawasan diperlukan untuk memastikan bahwa sarana dan prasarana sesuai dengan
apa yang diharapkan.
4. Pengadaan
Pengadaan adalah proses memperoleh barang ataupun jasa dari pihak di luar
organisasi. Manajemen pengadaan adalah proses–proses yang dilakukan untuk
mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan sebuah proyek dari luar organisasi
yang didukungnya.
Lebih lanjut lagi,Geofrey Mills, et., all. (2001:10) mengemukakan bahwa yang
menjadi dasar dalam proses pengadaan adalah:
1. Apakah wilayah kerja memadai?
2. Dapatkah juru tulis bekerja dengan nyaman?
3. Apakah juru tulis dapat menggunakan kedua tangannya?
4. Dapatkah pekerjaan diselia
5. Apakah pekerjaannya terlindungi secara memadai?
6. Apakah ada tempat penyimpanan yang cocok untuk barang milik pribadi juru
tulis?
7. Dapatkah wilayah kerja dibersihkan?
Selain itu, Geofrey Mills, ett, all. menyatakan ada beberapa hal yang harus diingat
sewaktu membeli perabot:
1. Staf harus dilibatkan sedapat mungkin dalam pemilihan;
2. Pilihan antara kayu dan baja tidak penting sekarang karena biasanya kedua bahan
tersebut digunakan bersama;
3. Beberapa system memiliki pemilihan warna;
4. Plastik tidak dapat diperbaiki, tetapi kuat untuk bagian dalam laci;
5. Tidak boleh ada tepi atau sudut yang tajam atau bergerigi;
6. Kunci harus terbenam atau rata dengan permukaan;
7. Tirai harus mudah dipasang atau dilepas;
8. Meja kerja atau meja biasa harus bisa distel ketinggiannya;
9. Unit peraga visual harus bisa distel;
10. Bagian atas meja harus dapat dibuat dengan beberapa bagian yang dapat
dimiringkan dari 1 derajat hingga 20 derajat.
5. Pencatatan/Inventarisasi
Menurut Chabib Sholeh dan Heru Rochamnsjah (2010:180) "Inventarisasi merupakan
kegiatan atau tindakan untuk melakukan penghitungan, pengurusan, penyelenggaraan
peraturan, pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit pemakaian”.
Dalam suatu kantor, inventarisasi diperlukan untuk mengetahui jumlah barang yang
tersedia dan terpakai sehingga pemanfaatannya bisa maksimal juga untuk
meminimalisir kehilangan.
Mulyani, Sri (2008:55-59) menjelaskan tujuan dari inventarisasi sebagai berikut
Agar peralatan tidak mudah hilang.
Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga
dapat dipertanggung jawabkan
Memudahkan dalam pegecekan barang.
Memudahkan dalam pengawasan.
Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.
6. Penyimpanan
Penyimpanan merupakan salah satu fungsi yang penting dalam manajemen sarana
dan prasarana. Sarana dan prasarana kerja yang diadakan dengan berbagai cara
mungkin saja tidak langsung digunakan. Berbagai kegiatan pengadaan menyangkut:
1. Klasifikasi
Adanya klasifikasi yang jelas bagi setiap peralatan dan barang,baik yang sifatnya
habis sekali pakai (non durable googs), kode identifikasi barang harus diketahui
oleh yang berwenang apabila barang keluar;
2. Tempat Penyimpanan
Tersedianya tempat penyimpanan yang memenuhi npersyaratan antara lain:
a. Terjalinnya Keamanan.
b. Penyimpanan Alat/Barang
c. Tata Cara Penyimpanan
d. Sistem Pengandalian Stok yang Handal
Dengan adanya mekanisme dan tata cara pengaturan terhadap penyimpanan barang
tersebut di atas dalam pemanfaatannya sehingga barang tetap dalam kondisi baik
sebelum di realisasikan ke pengguna dan pengamanan terhadap barang itu sendiri.
7. Pendistribusian
Pendistribusian prasarana kantor adalah kegiatan pemindahan barang dan tanggung
jawab dari seorang penanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau orangorang yang membutuhkannya. Ada tiga langkah pendistribusian prasarana kantor,
yaitu penyusunan alokasi barang, pengiriman barang, dan penyerahan barang. Dalam
kaitan dengan pendistribusian prasarana di kantor ada beberapa asas yang perlu
diperhatikan dan dipegang teguh, yaitu ketepatan barang yang disalurkan, ketepatan
kondisi barang yang disalurkan. Sedangkan khusus dalam kaitannya dengan
penyusunan alokasi barang ada empat hal yang perlu ditetapkan, yaitu penerima
barang, waktu penyaluran barang, jenis barang yang akan disalurkan dan jumlah
barang yang akan disalurkan.
8. Pemeliharaan
Begitu prasarana yang telah diadakan itu didistribusikan kepada bagian-bagian
kantor, berarti prasarana tersebut sudah berada dalam tanggung jawab personel kantor
tersebut. Atas pelimpahan itu pula bagian-bagian atau personel kantor tersebut
berhak memakainya untuk kepentingan segala aktivitas di kantor. Dalam kaitan
dengan pemakaian prasarana kantor itu, ada dua prinsip yang harus diperhatikan,
yaitu prinsip efektivitas dan prinsip efisiensi. Dengan prinsip efektivitas berarti
semua pemakaian prasarana kantor harus ditujukan semata-mata dalam rangka
memperlancar pencapaian tujuan organisasi tersebut, baik secara langsung maupun
tidak langsung. Sedangkan dengan prinsip efisiensi berarti pemakaian semua
prasarana kantor harus secara hemat dan dengan hati-hati sehingga semua prasarana
yang ada tidak mudah habis, rusak, atau hilang.
9. Penghapusan
Dikarenakan setiap sarana dan prasarana memiliki masa guna karena barang tersebut
mungkin mengalami kerusakan sehingga tidak dapat digunakan kembali, maka
penghapusan dapat dilakukan.
Penghapusan dilaksanakan karena inventaris milik organisasi tidak habis sekali pakai
atau mengalami depresi nilai yang artinya semakin lama barang tersebut digunakan
nilainya pun turun, dengan pengecualian nilai tanah, bahkan alat/barang suatu ketika
akan mencapai titik nol.
Penghapusan sebagai salah satu fungsi manajemen sarana dan prasarana kantor
memiliki arti:
Mencegah membatasi kerugian atau pemborosan biaya untuk keperluan
pemeliharaan barang-barang yang semakin buruk kondisinya.
Meringankan beban kerja dan tanggung jawab pelaksana inventaris.
Membebaskan satuan organisasi dari pengurusan dan pertanggung jawaban
barang yang tidak produktif lagi.
Membebaskan ruangan atau pekarangan kantor dari penumpukan barangbarang yang tidak dipergunakan lagi.
BAB III
PENUTUP
I.
Kesimpulan
Manajemen Prasarana Kantor didefinisikan sebagai proses kerja sama
pendayagunaan semua prasarana kantor secara efektif dan efisien. Manajemen prasarana
kantor itu sendiri meliputi kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengadaan,
inventarisasi, penyimpanan, pendistribusian, penggunaan, pengawasan, pemeliharaan,
dan penghapusan.
Tersedianya prasarana kantor sebagai penunjang berlangsungnya pekerjaan
kantor yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat dibutuhkan setiap organisasi
dimanapun dalam penyelenggarakan kegiatannya untuk mencapai tujuan yang
diharapkan. Tanpa adanya prasarana, mustahil tujuan akan dicapai. Demikian halnya
kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan ketatausahaan
atau administrasi, juga sangat memerlukan prasarana kantor. Bahkan tidak akan ada
pekerjaan kantor yang tidak berkaitan dengan prasarana kantor. Dengan adanya
manajemen prasarana kantor yang baik diharapkan Pekerjaan kantor membutuhkan
dukungan prasarana yang memadai, agar tujuan pelaksanaan pekerjaan kantor dapat
tercapai dengan optimal.
II.
Saran
Melalui tulisan ini, penulis berharap manajemen sarana dan prasarana dalam
sebuah kantor dapat berjalan dengan efektif agar penggunaannya bisa maksimal dan
dapat mencapai target produksi kantor tersebut.
Referensi:
Chabib Sholeh dan Heru Rochmansjah, 2010, Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Sebuah
Pendekatan Struktural Menuju Tata Kelola Pemerintahan Yang Baik. Bandung: Fokusmedia.
Chaniago, Harmon. 2013. Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung: Akbar Limas Perkasa,Cv.
Gie, The Liang. 2009. Administrasi Perkantoran Modern (Cetakan ke-9). Yogyakarta: Liberty
Yogyakarta
Kamus Besar Bahasa Indonesia, Jakarta: Balai Pustaka, 2002.
Kumoro, Joko. 2000. Manajemen Perkantoran. Diktat Kuliah. FIS UNY.
Lukas Dwiantara dan Rumsari Hadi Sumarto. (2004). Manajemen Logistik Pedoman Praktis bagi
Sekretaris dan Staf Administrasi. Jakarta: PT Grasindo.
Mulyani, Sri dkk. 2008. Modul memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi
Perkantoran. Jakarta: ERLANGGA
Vida Hansa Farida,Lilis Nurlaela dan Asep Sumarya. 2004.Menggunakan Peralatan
Kantor.Bandung : CV. Armico.
DALAM AKTIVITAS KANTOR
Oleh:
Sindy Novalia Giri Anjani
165311059
Program Studi D3 Bahasa Inggris
Jurusan Bahasa Inggris
Politeknik Negeri Bandung
E-mail: sindynovalia@gmail.com
ABSTRAK
Sarana dan prasana dalam sebuah kantor merupakan hal-hal penting yang dapat
menunjang keberlangsungan aktivitas kantor tersebut. Dalam pemanfaatan serta penggunaannya,
sarana dan prasana mestilah efektif juga sesuai dengan fungsinya karena dalam beberapa kasus,
banyak ditemukan pemanfaatan sarana dan prasarana kantor tidak sesuai dengan sebagaimana
mestinya. Manajemen sarana dan prasarana kantor itu sendiri terdiri atas perencanaan,
pengorganisasian, pengawasan, pengadaan, pencatatan/inventarisasi, penyimpanan atau
penggudangan, pendistribusian, pemeliharaan, serta penghapusan.
Kata Kunci: Sarana, Prasarana, Efektivitas, Manajemen
ABSTRACT
Tools and infrastructures in an office are two important things to menunjang the activities of the
office. In the utilization, the use of tools and infrastructures in an office should be effective and
efficient as what should be since in some cases found that the use of tools and infrastructures in
an office are not suitable and proper. The management of tools and infrastructures itself are
planning, organizing, supervisioning, supplying, inventorying, storing, distributing, maintaining,
and erasing
Keyswords: Tools, Infrastructure, Efectivity, Management
BAB I
PENDAHULUAN
I.
Latar Belakang
Di era globalisasi ini, jumlah kantor sudah tidak dapat dihitung jari lagi banyaknya. Untuk
menunjang segala aktivitasnya, setiap kantor haruslah memiliki sarana dan prasarana
didalamnya. Dalam suatu kantor, sarana dan prasarana merupakan satu kesatuan penting yang
dapat menunjang keberlangsungan aktivitas perkantoran. Dalam pemanfaatannya, di beberapa
kasus, sarana dan prasana kantor kerap kali tidak sesuai dengan apa yang difungsikan.
Penggunaan serta pemanfaatan sarana dan prasarana kantor yang efektif dapat menjadi
salah satu faktor penentu kelancaran produktivitas kantor tersebut. Oleh karena itu, pihak
penglola kantor perlu mengetahui cara pemanfaatan sarana dan prasarana kantor dengan baik
dalam keberlangsungan aktivitas kantor demi mencapai produktivitas.
II.
Identifikasi Masalah
1. Apa itu manajemen?
2. Apa itu sarana dan prasarana kantor?
2. Bagaimana manajemen sarana dan prasarana kantor yang baik?
III. Tujuan
1. Mengetahui apa itu manajemen sarana dan prasarana kantor
2. Mengetahui cara pemanfaatan sarana dan prasarana kantor yang baik
BAB II
PEMBAHASAN
I.
Pengertian
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana adalah segala sesuatu yang dapat
dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan. Sementara itu, prasarana adalah segala
sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan,
proyek). Dari definisi tersebut bisa dipastikan bahwa sarana dan prasarana merupakan hal yang
menunjang satu sama lain.
Djoyowirono (2005:24) menyatakan bahwa fasilitas/sarana adalah alat yang diperlukan
untuk menggerakkan kegiatan manajemen dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Sementara
itu menurut Harmon Chaniago dalam bukunya yang berjudul “Manajemen Kantor
Kontemporer”, menyebutkan bahwa sarana kantor adalah segala sesuatu berupa fisik yang
menyebabkan orang dapat bekerja untuk mencapai tujuan dari kantor. Sedangkan prasarana
kantor adalah segala sesuatu berupa non fisik yang menjadi pedoman, patokan atau standar bagi
orang-orang yang bekerja di kantor tersebut. Dari sini dapat diketahui bahwa sarana dan fasilitas
memiliki peran yang krusial dalam kegiatan aktivitas kantor terutama untuk mencapai target
produktivitas.
II.
Jenis-jenis sarana dan prasarana kantor
Menurut Mulyani dalam “Modul Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi
Perkantoran” mengemukakan bahwa ada enam jenis sarana dan prasarana kantor, antara lain
adalah bekal/peralatan kantor (office supplies), mesin-mesin kantor (office machine), mesin
komunikasi kantor, perabot kantor (office furniture), interior kantor (office arrangement), tata
ruang kantor (office layout).
1. Bekal/Peralatan Kantor
Vida Hansa Farida, Lilis Nurlaela dan Asep Sumaryana (2004: 20) menyatakan
bahwa perbekalan kantor adalah semua perbekalan ataupun peralatan yang berupa
barang-barang kantor yang diperlukan untuk menunjang lancarnya pekerjaan kantor
dalam usaha pencapaian tujuan organisasi. Selain itu, pengertian lain datang dari Joko
Kumoro (2000: 82) yang berpendapat berpendapat bahwa perbekalan kantor (office
supplies) yaitu benda-benda habis pakai sebagai bahan untuk melaksanakan kegiatan
tatausaha.
Adapun macam-macam peralatan kantor. The Liang Gie (2000: 221) menyatakan
macam-macam perbekalan kantor untuk menunjang lancarnya perkejaan kantor dalam
usaha pencapaian tujuan organisasi antara lain meliputi:
Barang lembaran, misalnya kertas tik, karbon, berkas.
Barang bentuk lainnya, misalnya lim, karet penghapus, tinta.
Alat tulis, misalnya potlot, pulpen, cap nomor.
Alat keperluan lainnya, misalnya alat pencabut jepitan kawat, mistar, bantalan
cap.
Mesin perkantoran, mesin tik, mesin hitung, mesin stensil.
Perabotan perkantoran, misalnya meja, lemari, peti besi.
Perlengkapan lainnya, misalnya lampu, permadani, kipas angin.
Dari sini dapat diketahui bahwa perbekalan atau peralatan kantor adalah
kebutuhan kantor berupa barang yang habis pakai.
2. Mesin-Mesin Kantor
Menurut Sri Endang R, Sri Mulyani dan Suyyety (2010: 46), mesin-mesin kantor
(office machine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah
bahanbahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik,
dan magnetik.
The Liang Gie (2007:229) membagi jenis-jenis mesin kantor tersebut seperti berikut:
Mesin ketik (typewriter)
Mesin dikter (dictating machine)
Mesin hitung (calculating machine)
Mesin keperluan surat-menyurat (mailing equipment)
Mesin pengganda warkat (duplicator/copier)
Mesin komunikasi (communication equipment)
3. Mesin Komunikasi Kantor
Mesin komunikasi kantor merupakan mesin-mesin penunjang sebagai
penghubung antara satu kantor dengan kantor lainnya, antara kantor dengan pegawai
maupun sebaliknya. Contoh dari mesin-mesin tersebut adalah telepon dan faksimile.
4. Perabot Kantor
Menurut Vida Hansa Farida, Lilis Nurlaela dan Asep Sumaryana (2004: 22)
perabot kantor adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu, yang
dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha.
Sementara itu menurut Sri Endang R, Sri Mulyani dan Suyyety (2010: 46)
menyatakan bahwa perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu
atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.
Adapun macam-macam perabot kantor yang paling utama untuk menunjang
pelaksanaan pekerjaan kantor menurut Vida Hansa Farida, Lilis Nurlaela dan Asep
Sumaryana (2004: 22) adalah meja tulis, meja mesin tik, dan komputer, kursi, lemari
yang dapat dikunci, rak buku/arsip, box, peti kayu.
5. Interior Kantor
Interior kantor merupakan salah satu aspek yang cukup penting dari sarana dan
prasarana suatu kantor. Interior kantor dapat berfungsi sebagai faktor pemberi
keindahan dalam suatu ruangan atau kantor. Interior kantor yang pas juga dapat
membuat pegawai yang bekerja betah berlama-lama berada di kantor untuk
menyelesaikan pekerjaannya yang bisa mengarah pada target produktivitas kantor
tersebut.
Menurut Sri Endang R, Sri Mulyani dan Suyyety (2010: 47) , interior kantor
adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi
menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan
pekerjaan. Interior kantor ini meliputi gambar presiden dan wakil presiden, gambar
lambang negara, bendera, struktur organisasi, lukisan, patung, vas bunga, tanaman
hidup/buatan, jam dinding atau jam meja, dan AC/kipas angin.
Selain itu pendapat lain datang dari Joko Kumoro (2000: 81) yang menyatakan
bahwa hiasan kantor (office arrangement) adalah benda-benda kantor yang pada
umumnya berfungsi untuk menambah suasana menyenangkan ruangan, seperti bunga,
gambar dinding dan sebagainya.
6. Tata Ruang Kantor
Menurut The Liang Gie, tata ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang
tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para
karyawannya. Dari sini dapat diketahui bahwa produktivitas seorang pegawai dapat
terpengaruh dari kesesuaian tata ruang kantor.
III. Manajemen Sarana dan Prasarana
Sarana dan prasarana dalam suatu kantor harus diatur sedemikian rupa agar
penggunaannya dapat dilakukan secara efektif. Manajemen sendiri merupakan suatu kegiatan
yang dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang dalam mengatur, merencanakan,
mengadakan dan merawat atau memperhatikan serta melakukan pengawasan didalam suatu
instansi yang merupakan suatu sumberdaya baik sumberdaya manusia maupun non manusia
yang bertujuan agar apa yang telah dicita-citakan oleh sebuah organisasi dapat tercapai.
Menurut Ricky W. Griffin dalam “Academy of Management Journal”, manajemen adalah
proses perencanaan/planning, pengorganisasian, pengkoordinasisasian, serta pengontrolan setiap
sumber daya yang ada guna mencapai tujuan ataupun goals yang telah ditentukan dengan efektif
dan efisien. Efektif berarti tujuan dapat dicapai sesuai dengan rencana yang ada, dan efisien
berarti dilaksanakan dengan benar dan terorganisir yang sesuai dengan jadwal yang telah
ditentukan.
Maka dari itu dapat diketahui bahwa manajemen sarana dan prasarana dapat didefinisikan
sebagai suatau proses kerjasama yang dilakukan dalam upaya untuk mendayagunakan seluruh
sarana dan prasarana yang ada dengan sefektif dan sefisien mungkin. Dari penjelasan ini dapat
disimpulkan bahwa sarana atau prasarana yang sudah ada dalam sebuah kantor perlu dikelola
dengan baik demi menunjang aktivitas kantor untuk mencapai target produktivitas.
Secara umum, tujuan manajemen prasarana kantor adalah memberikan layanan secara
professional di bidang sarana dan prasarana kantor. Manajemen sarana prasarana kantor dapat
terwujud sebagai suatu proses yang terdiri atas langkah-langkah tertentu secara sistematis.
Lukas Dwiantara dan Rumsari Hadi Sumarto (2004: 3) berpendapat bahwa pengelolaan sarana
dan prasarana kantor meliputi; perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, pengadaan,
pencatatan/inventarisasi, penyimpanan atau penggudangan, pendistribusian, pemeliharaan, serta
penghapusan.
1. Perencanaan
Dalam manajemen perencanaan adalah sebuah patokan untuk mempermudah menejer
agar tercapainya sebuah tujuan, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan
mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Dari denisi ini bisa didapatkan
bahwa perencanaan dalam pengelolaan sarana dan prasarana kantor dapat
mempermudah dalam menentukan apa-apa saja yang dibutuhkan.
Perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana kantor meliputi pertanyaan: Apa yang
dibutuhkan? Dimana dibutuhkan? Kapan dibutuhkan? Bagaimana sarana dan
prasarana yang dibutuhkan? Dan Siapa yang membutuhkan?
2. Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam manajemen dan
pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur
organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Fungsi
dari pengorganisasian ini adalah mempermudah dalam mengelola sarana dan
prasarana kantor.
3. Pengawasan
Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan
tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan
kinerja yang telah ditetapkan tersebut. Dalam mengelola sarana dan prasarana kantor,
pengawasan diperlukan untuk memastikan bahwa sarana dan prasarana sesuai dengan
apa yang diharapkan.
4. Pengadaan
Pengadaan adalah proses memperoleh barang ataupun jasa dari pihak di luar
organisasi. Manajemen pengadaan adalah proses–proses yang dilakukan untuk
mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan sebuah proyek dari luar organisasi
yang didukungnya.
Lebih lanjut lagi,Geofrey Mills, et., all. (2001:10) mengemukakan bahwa yang
menjadi dasar dalam proses pengadaan adalah:
1. Apakah wilayah kerja memadai?
2. Dapatkah juru tulis bekerja dengan nyaman?
3. Apakah juru tulis dapat menggunakan kedua tangannya?
4. Dapatkah pekerjaan diselia
5. Apakah pekerjaannya terlindungi secara memadai?
6. Apakah ada tempat penyimpanan yang cocok untuk barang milik pribadi juru
tulis?
7. Dapatkah wilayah kerja dibersihkan?
Selain itu, Geofrey Mills, ett, all. menyatakan ada beberapa hal yang harus diingat
sewaktu membeli perabot:
1. Staf harus dilibatkan sedapat mungkin dalam pemilihan;
2. Pilihan antara kayu dan baja tidak penting sekarang karena biasanya kedua bahan
tersebut digunakan bersama;
3. Beberapa system memiliki pemilihan warna;
4. Plastik tidak dapat diperbaiki, tetapi kuat untuk bagian dalam laci;
5. Tidak boleh ada tepi atau sudut yang tajam atau bergerigi;
6. Kunci harus terbenam atau rata dengan permukaan;
7. Tirai harus mudah dipasang atau dilepas;
8. Meja kerja atau meja biasa harus bisa distel ketinggiannya;
9. Unit peraga visual harus bisa distel;
10. Bagian atas meja harus dapat dibuat dengan beberapa bagian yang dapat
dimiringkan dari 1 derajat hingga 20 derajat.
5. Pencatatan/Inventarisasi
Menurut Chabib Sholeh dan Heru Rochamnsjah (2010:180) "Inventarisasi merupakan
kegiatan atau tindakan untuk melakukan penghitungan, pengurusan, penyelenggaraan
peraturan, pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit pemakaian”.
Dalam suatu kantor, inventarisasi diperlukan untuk mengetahui jumlah barang yang
tersedia dan terpakai sehingga pemanfaatannya bisa maksimal juga untuk
meminimalisir kehilangan.
Mulyani, Sri (2008:55-59) menjelaskan tujuan dari inventarisasi sebagai berikut
Agar peralatan tidak mudah hilang.
Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga
dapat dipertanggung jawabkan
Memudahkan dalam pegecekan barang.
Memudahkan dalam pengawasan.
Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.
6. Penyimpanan
Penyimpanan merupakan salah satu fungsi yang penting dalam manajemen sarana
dan prasarana. Sarana dan prasarana kerja yang diadakan dengan berbagai cara
mungkin saja tidak langsung digunakan. Berbagai kegiatan pengadaan menyangkut:
1. Klasifikasi
Adanya klasifikasi yang jelas bagi setiap peralatan dan barang,baik yang sifatnya
habis sekali pakai (non durable googs), kode identifikasi barang harus diketahui
oleh yang berwenang apabila barang keluar;
2. Tempat Penyimpanan
Tersedianya tempat penyimpanan yang memenuhi npersyaratan antara lain:
a. Terjalinnya Keamanan.
b. Penyimpanan Alat/Barang
c. Tata Cara Penyimpanan
d. Sistem Pengandalian Stok yang Handal
Dengan adanya mekanisme dan tata cara pengaturan terhadap penyimpanan barang
tersebut di atas dalam pemanfaatannya sehingga barang tetap dalam kondisi baik
sebelum di realisasikan ke pengguna dan pengamanan terhadap barang itu sendiri.
7. Pendistribusian
Pendistribusian prasarana kantor adalah kegiatan pemindahan barang dan tanggung
jawab dari seorang penanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau orangorang yang membutuhkannya. Ada tiga langkah pendistribusian prasarana kantor,
yaitu penyusunan alokasi barang, pengiriman barang, dan penyerahan barang. Dalam
kaitan dengan pendistribusian prasarana di kantor ada beberapa asas yang perlu
diperhatikan dan dipegang teguh, yaitu ketepatan barang yang disalurkan, ketepatan
kondisi barang yang disalurkan. Sedangkan khusus dalam kaitannya dengan
penyusunan alokasi barang ada empat hal yang perlu ditetapkan, yaitu penerima
barang, waktu penyaluran barang, jenis barang yang akan disalurkan dan jumlah
barang yang akan disalurkan.
8. Pemeliharaan
Begitu prasarana yang telah diadakan itu didistribusikan kepada bagian-bagian
kantor, berarti prasarana tersebut sudah berada dalam tanggung jawab personel kantor
tersebut. Atas pelimpahan itu pula bagian-bagian atau personel kantor tersebut
berhak memakainya untuk kepentingan segala aktivitas di kantor. Dalam kaitan
dengan pemakaian prasarana kantor itu, ada dua prinsip yang harus diperhatikan,
yaitu prinsip efektivitas dan prinsip efisiensi. Dengan prinsip efektivitas berarti
semua pemakaian prasarana kantor harus ditujukan semata-mata dalam rangka
memperlancar pencapaian tujuan organisasi tersebut, baik secara langsung maupun
tidak langsung. Sedangkan dengan prinsip efisiensi berarti pemakaian semua
prasarana kantor harus secara hemat dan dengan hati-hati sehingga semua prasarana
yang ada tidak mudah habis, rusak, atau hilang.
9. Penghapusan
Dikarenakan setiap sarana dan prasarana memiliki masa guna karena barang tersebut
mungkin mengalami kerusakan sehingga tidak dapat digunakan kembali, maka
penghapusan dapat dilakukan.
Penghapusan dilaksanakan karena inventaris milik organisasi tidak habis sekali pakai
atau mengalami depresi nilai yang artinya semakin lama barang tersebut digunakan
nilainya pun turun, dengan pengecualian nilai tanah, bahkan alat/barang suatu ketika
akan mencapai titik nol.
Penghapusan sebagai salah satu fungsi manajemen sarana dan prasarana kantor
memiliki arti:
Mencegah membatasi kerugian atau pemborosan biaya untuk keperluan
pemeliharaan barang-barang yang semakin buruk kondisinya.
Meringankan beban kerja dan tanggung jawab pelaksana inventaris.
Membebaskan satuan organisasi dari pengurusan dan pertanggung jawaban
barang yang tidak produktif lagi.
Membebaskan ruangan atau pekarangan kantor dari penumpukan barangbarang yang tidak dipergunakan lagi.
BAB III
PENUTUP
I.
Kesimpulan
Manajemen Prasarana Kantor didefinisikan sebagai proses kerja sama
pendayagunaan semua prasarana kantor secara efektif dan efisien. Manajemen prasarana
kantor itu sendiri meliputi kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengadaan,
inventarisasi, penyimpanan, pendistribusian, penggunaan, pengawasan, pemeliharaan,
dan penghapusan.
Tersedianya prasarana kantor sebagai penunjang berlangsungnya pekerjaan
kantor yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat dibutuhkan setiap organisasi
dimanapun dalam penyelenggarakan kegiatannya untuk mencapai tujuan yang
diharapkan. Tanpa adanya prasarana, mustahil tujuan akan dicapai. Demikian halnya
kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan ketatausahaan
atau administrasi, juga sangat memerlukan prasarana kantor. Bahkan tidak akan ada
pekerjaan kantor yang tidak berkaitan dengan prasarana kantor. Dengan adanya
manajemen prasarana kantor yang baik diharapkan Pekerjaan kantor membutuhkan
dukungan prasarana yang memadai, agar tujuan pelaksanaan pekerjaan kantor dapat
tercapai dengan optimal.
II.
Saran
Melalui tulisan ini, penulis berharap manajemen sarana dan prasarana dalam
sebuah kantor dapat berjalan dengan efektif agar penggunaannya bisa maksimal dan
dapat mencapai target produksi kantor tersebut.
Referensi:
Chabib Sholeh dan Heru Rochmansjah, 2010, Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Sebuah
Pendekatan Struktural Menuju Tata Kelola Pemerintahan Yang Baik. Bandung: Fokusmedia.
Chaniago, Harmon. 2013. Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung: Akbar Limas Perkasa,Cv.
Gie, The Liang. 2009. Administrasi Perkantoran Modern (Cetakan ke-9). Yogyakarta: Liberty
Yogyakarta
Kamus Besar Bahasa Indonesia, Jakarta: Balai Pustaka, 2002.
Kumoro, Joko. 2000. Manajemen Perkantoran. Diktat Kuliah. FIS UNY.
Lukas Dwiantara dan Rumsari Hadi Sumarto. (2004). Manajemen Logistik Pedoman Praktis bagi
Sekretaris dan Staf Administrasi. Jakarta: PT Grasindo.
Mulyani, Sri dkk. 2008. Modul memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi
Perkantoran. Jakarta: ERLANGGA
Vida Hansa Farida,Lilis Nurlaela dan Asep Sumarya. 2004.Menggunakan Peralatan
Kantor.Bandung : CV. Armico.