AKTIVITAS PENGENDALIAN mutu jasa audit

AKTIVITAS PENGENDALIAN – TRANSAKSI PEMBELIAN
Aktivitas pengendalian suatu perusahaan yang relevan dengan tujuan audit yang spesifik
untuk transaksi pembelian, dengan mngidentifikasi beberapa dokumen dan catatan penting yang
digunakan dalam pemrosesan transaksi pembelian secara kredit. Kemudian diidentifikasi dan
dijelaskan tentang fungsi-fungsi yang terlibat dalam pelaksanaan serta pencatatan pembelian
barang dan jasa. Diantara aktivitas pengendalian yang dibahas adalah pemisahan tugas,
pengendalian fisik, pengendalian manajemen, dan pengendalian aplikasi komputer.
DOKUMEN DAN CATATAN UMUM
Sejumlah dokumen dan catatn umum yang tercakup dalam siklus pengeluaran. Bagi
perusahaan yang menggunakan sistem database, catatan transaksi akan disimpan dalam suatu
database dan auditor perlu memahami tabel-tabel utama yang menggerakkan akses ke informasi
dalam suatu sistem, serta bagaiman tabel-tabel tersebut berkaitan satu sama lain. Dokumen dan
catatan yang sering ditemukan dalam sebagian besar sistem akuntansi:


Permintaan pembelian
Permintaan tertulis akan barang dan jasa yang diajukan oleh orang atau departemen yang



berwenang kepada departemen pembelian.

Pesanan pembelian
Penawaran tertulis dari departemen pembelian kepada penjual atau kelompok pemasok



untuk membeli barang atau jasa sebagaimana tertulis dalam pesanan tersebut.
Laporan penerimaan
Laporan yang dibuat atas penerimaan barang yang menunjukan jenis dan kuantitas



barang yang diterima dari pemasok.
Faktur penjual
Tagihan dari pemasok yang menyebutkan jenis barang yang dikirim atau jasa yang



diberikan.
Voucher
Suatu formulir internal yang menyebutkan nama pemasok, jumlah yang harus dibayar,



tanggal pembayaran untuk pembelian yang telah diterima.
Laporan pengecualian
Laporang yang berisi informasi tentang transaksi-transaksi yang diidentifikasi untuk



diinvestigasi lebih lanjut dengan pengendalian aplikasi komputer.
Ikhtisar voucher

Laporan yang berisi seluruh voucher yang diproses dalam suatu batch atau selama hari





itu.
Register voucher

catatan akuntansi formal yang mencatat kewajiban yang telah mendapat persetujuan
untuk di bayar.
File induk pemasok yang telah disetujui
File komputer yang berisi informasi tentang penjual dan pemasok dalam pembelian.
File pesanan pembelian terbuka
File komputer tentang pesanan pembelian yang telah dikirim ke para pemasok tetapi



barang atau jasa belum diterima.
File penerimaan
File komputer yang berisi informasi tentang kuantitas persediaan yang diterima dari



pemasok.
File transaksi pembelian
File komputer yang berisi data mengenai voucher yang telah disetujui atas pembelian





yang telah diterima.
File induk hutang usaha
File komputer yang berisi data tentang voucher yang belum dibayar yang telah disetujui.
File suspensi atau penolakan
File komputer yang menahan transaksi yang belum diproses karena ditolak oleh program
aplikasi komputer.

FUNGSI-FUNGSI
Pemrosesan transaksi pembelian mencakup fungsi-fungsi pembelian berikut:
1. Pengajuan pembelian
Permintaan yang diajukan oleh perusahaan untuk melakukan transaksi dengan
perusahaan lain, yang meliputi:
 Pencantuman nama pemasok pada daftar pemasok yang telah disetujui
 Pengajuan kembali permintaan barang dan jasa
 Pembuatan pesanan pembelian
2. Penerimaan barang dan jasa
Penerimaan atau pegiriman fisikbarng atau jasa, yang mencakup:
 Penerimaan barang

 Penyimpanan barang yang diterima untuk persediaan
 Pengembalian barang ke pemasok
3. Pencatatan kewajiban
Pengakuan formal oleh perusahaan atas kewajiban hukum, yang meliputi:
 Pembuatan voucher pembayaran dan pencatatan kewajiban
 Pertanggungjawaban atas transaksi yang telah dicatat

PENGAJUAN PEMBELIAN
Banyak perusahaan memisahkan subfungsi-subfungsi berikut untuk transaksi dalam
jumlah dollar tertentu. Untuk transaksi yang bernilai lebih kecil, suatu departemen biasanya
memiliki ruang gerak yang bebas dalam mengajukan permintaan pesanan barang. Apabila
perusahaan memberikan kebebasan yang lebih besar pada suatu departemen dalam mengawali
transaksi, maka biasanya perusahaan itu berupaya menetapkan anggaran dan tanggung jawab
pengendalian yang ketat atas pengeluaran departemen itu.
MENCANTUMKAN NAMA PEMASOK PADA DAFTAR PEMASOK YANG TELAH
DISETUJUI
Proses menyetuji pemasok yang akan mengirimkan barang dan jasa yang ddibutuhkan
perusahaan merupakan pengendalian yang penting, terutama dalam sistem akuntansi yang
mengandalkan pada pengendalian komputer. Jika manajemen, biasanya departemen
PEMBUATAN PESANAN PEMBELIAN

Departemen pembelian mempunyai kewenangan untuk menerbitkan pesanan pembelian
hanya setelah menerima permintaan pembelian yang disetujui dengan benar. Pembuatan pesanan
pembelian merupakan kelanjutan dari proses pemrakarsaan transaksi. Peran pembelian adalah
untuk memastikan sumber pasokan terbaik dan untuk membeli barang-barang yang penting,
mendapatkan harga penawaran yang kompetitif. Sistem komputerisasi akan mempunyai daftar
induk pemasok yang telah disetujui dan daftar harga terbaru dari semua barang yang pada
umumnya dibeli perusahaan. Pesanan pembelian akan dilengkapi dengan informasi dari daftar
tersebut.
PENERIMAAN BARANG DAN JASA
Pesanan pembelian yang sah merupakan otorisasi bagi departemen penerimaan untuk
menerima barang yang dikirimkan oleh pemasok. Penerimaan barang atau jasa ini biasanya
membuktikan bahwa suatu transaksi dan penetapan kewajiban telah terjadi. Personil departemen
penerimaan harus membandingkan barang yang diterima dengan uraian yang tercantum pada
pesanan pembelian, menghitung barang, dan memeriksa kemungkinan adanya barang yang
rusak.

PEMBUATAN LAPORAN PENERIMAAN
Laporan penerimaan bernomor urut harus dibuat untuk setiap pesanan yang diterima,
untuk mendokumentasikan bahwa barang telah diterima, dan bahwa kewajiban telah ditetapkan.
Dalam sistem terkomputerisasi, laporan penerimaan dapat dibuat dengan menggunakan

informasi yang telah tersedia dalam komputer dan menambahkan data penerimaan yang sesuai
seperti kuantitas yang diterima.
Laporan penerimaan merupakan dokumen yang penting dalam mendukung asersi eksistensi atau
kejadian untuk transaksi pembelian. Informasi yang ada dalam laporan penerimaan akan
diteruskan ke bagian hutang usaha melalui salinan laporan penerimaan atau secara elektronis.
PENYIMPANAN BARANG YANG DITERIMA SEBAGAI PERSEDIAAN
Perusahaan harus menyimpan barang ditempat yang aman dengan akses yang terbatas
dan diawasi secara memadai. Kebanyakan sistem perpetual yang terkomputerisasi akan
memungkinkan manajemen pergudangan untuk mengawasi persediaan menurut lokasi tertentu di
gudang.
PENCATATAN KEWAJIBAN
Penerimaan barang atau jasa biasanya menetapkan suatu kewajiban bagi perusahaan
untuk menyelesaikan transaksi. Akuntansi akrual mensyaratkan pencatatn kewajiban. Banyak
perusahaan membuat voucher, yaitu suatu dokumen internal, untuk mengakui kewajiban dan
mencatatnya dalam jurnal pembelian atau register voucher. Pengendalian atas pencatatan
kewajiban dan asersi/tujuan audit spesifik yang berkaitan meliputi: