KONSEP DASAR MANAJEMEN SISTEM DAN TEKN
OTOMASI DALAM KEARSIPAN
ASIP 4432.03
AR BRAMANTYA
KONSEP DASAR:
Manajeman, Sistem dan
Teknologi Informasi
MANAJEMEN INFORMASI
Manajemen informasi merupakan kesempatan untuk
meningkatkan produktivitas individu dan organisasi melalui
pengambilan keputusan dan komunikasi yang lebih baik
dengan mendayagunakan kemampuan komputer.
Alasan umum mengapa tugas manajemen menjadi lebih
kompleks:
Pengaruh ekonomi internasional
Meningkatnya kekomplekan teknologi
Penyusutan kerangka waktu
Tekanan pesaing
Tekanan sosial
•
•
•
•
•
• Sementara tugas manajemen semakin kompleks, ada
usaha untuk meningkatkan efektivitas dalam pemecahan
masalah. Kesemuanya ini terpusat pada teknik kuantitif
dan peralatan elektronik seperti perangkat komputer.
• Keterampilan yang harus dipunyai oleh seorang manajer
yang berhasil adalah komunikasi dan pemecahan
masalah.
• Manajer menerima dan mentransmisikan informasi dalam
bentuk : 1. Lisan (percakapan, telepon) 2. Tertulis
(laporan, memo, surat, majalah)
• Manajer bertindak untuk meminimalisir pengaruh yang
akan membuat permasalahan dalam organisasi dan
diharapkan mampu untuk memecahkan masalah.
• Pengambilan keputusan (decision making) adalah tindakan
pemilihan alternatif, biasanya diperlukan untuk membuat
beberapa keputusan untuk menyelesaikan masalah.
• Orientasi system (system orientation) diasosiasikan
manajemen modern. → manajer harus melihat
perusahaannya sebagai sebuah keterpaduan unit
fungsional yang bekerja untuk mencapai tujuan bersama
• Pemahaman mengenai komputer dan pemahaman
informasi sangat berpengaruh pada keefektifan
sebuah organisasi.
SISTEM INFORMASI
Sistem informasi (SI) merupakan kumpulan elemen
yang saling berhubungan satu sama lain yang akan
membentuk satu kesatuan untuk mengintregasikan
data, memproses, dan menyimpan serta
mendistribusikan informasi.
•SI membantu para pengelola dan staf perusahaan
untuk menganalisa permasalahan, memvisualisasikan
ikhtisar analisa melalui grafik dan tabel, serta
memungkinkan terciptanya produk serta layanan yang
baru.
• SI yang baik memiliki sistematika yang jelas, ringkas,
dan sederhana. Dari pemasukan data sampai pada
distribusi
Agar SI dapat beroperasi secara optimal maka
dibutuhkan Teknologi Informasi/TI
Proses manajerial membutuhkan SI sebagai porosnya,
maka 4 fungsi manajer mencakup:
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Kepemimpinan
4. Pengendalian
•
•
Siklus Informasi
Tahapan siklus informasi:
1.Pengumpulan data, → seperti sampling, data
transaksi, data warehouse, dsb &biasanya merupakan
proses pencatatan data kedalam suatu file.
2.Input→ proses pemasukan data dan prosedur
pengolahan data ke dalam komputer melalui alat input
seperti keyboard.
3.Pengolahan data→ tahap dimana data diolah
sesuai dengan prosedur yang telah dimasukkan.
Pengolahan data meliputi kegiatan:
a) Pencatatan data masukan(recording/capturing),
b) Manipulasi data( dapat berupa pengklasifikasian,
kalkulasi/perhitungan, pengurutan/sorting,
penggabungan/merging, peringkasan/ summarizing,
penyimpanan/ storing, dan penemuan kembali/ retrieving
c) Klasifikasi → pengelompokan data dlm suatu grup berdasar
kategori trtentu
d) Kalkulasi → proses manipulasi data manipulasi data scra
aritmatika
e) Pengurutan→ menyusun data dlm sebuah urutan tertentu →
ascending( arah pengurutan naik, cth A-Z), descending ( arah
pengurutan turun, Z-A)
f)
Penggabungan → menggabungkan dua atau lebih kumpulan
data yg memiliki kolom dat(field) yg sama sbg kunci
penghubung
g) Peringkasan→ kump data diringkas, dan dinyatakan dlm
bentuk yg ringkas, sederhana, mudah dimengerti, dan mudah
dianalisa, spt dlm bntuk grafik
h) Penyimpanan dan temu kembali
4. Output → hasil pengolahan data akan ditampilkan
pada alat output seperti monitor dan printer
sebagai informasi
5. Distribusi → tidak boleh terlambat dan diberikan
kepada orang yang berkepentingan.
Faktor yang menentukan
kualitas informasi
1. Keakuratan dan teruji kebenarannya → bebas dari
kesalahan, tidak bias, dan tidak menyesatkan
2. Kesempurnaan informasi → disajikan lengkap tanpa
pengurangan, penambahan, atau pengubahan
3. Tepat waktu
4. Relevensi → bernilai manfaat bila diterima oleh
mereka yang membutuhkan
5. Mudah dan murah.
Jenis SI berbasis TI yang
dikembangakan berdasar
lini manajerial
• Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction
•
Processing System/ TPS) → hasil perkembanagn dari
pembentukan kantor elektronik, dimana sebagian
dari pekerjaan rutin diotomasi termasuk untuk
pemrosesan transaksi.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sebuah
kelengkapan pengelolaan dalam proses yang
menyediakan informasi untuk manajer, guna
mendukung operasi dan pembuatan keputusan
dalam sebuah organisasi.
• Sistem Pendukung Keputusan (SPK) → peningkatan
•
dari SIM dengan penyediaan prosedur khusus &
pemodelan yang unik yang akan membantu dalam
keputusan alternatif
System informasi e-Business→ untuk menjawab
tantangan pengintegrasian data dan informasi dari
proses bisnis berbasis internet.
• Sistem Pendukung Keputusan ( SPK) → peningkatan
•
dr SIM dg penyediaan prosedur2 khusus&pemodelan
yg unik yg akn mmbantu dlm keputusan alternatif
System informasi e-Business→ utk menjawab
tantangan pengintegrasian data dan informasi dari
proses bisnis berbasis internet
Perkembangan Sistem
Informasi
1. Sistem Informasi tradisional → dioperasikan & dikelola
secara semi manual, beroperasi secara lambat,
keakuratan informasi yang dihasilkan juga masih
diragukan.
2. Sistem informasi berbasis komputer → keuntungan
utamanya waktu untuk menghasilkan informasi lebih
singkat, disamping birokrasi dapat dikurangi,
computer juga mampu proses yang sangat cepat,
dengan tingkat keakuratan yang tinggi.
Perkembangan Sistem
Informasi
3. Sistem informasi berbasis jaringan perkantoran →
memungkinkan untuk dibentuknya suatu jaringan perkantoran.
Perusahaan dimungkinkan untuk membuka sejumlah tempat
transaksi sehingga meningkatkan profit dalam jumlah yang
sangat besar, biaya penyusunan laporan dapat dipangkas,
mengingat laporan dapat diperoleh seara online
4. Sistem informasi lintas platform (SILP) → teknologi baru yang
merupupakan gabungan antara teknologi computer dan
telekomunikasi, dikenal Teknologi Komunikasi Data.
Perkembangan selanjutnya, lahirlah sebuah teknologi internet
yang menghubungkan komputer di seluruh dunia. → model
system informasi masa depan.
TEKNOLOGI INFORMASI
Teknologi informasi merupakan suatu teknologi yang
berhubungan dengan pengolahan data menjadi informasi
dan proses penyaluran data/ informasi dalam batas ruang
dan waktu.
Ada 3 istilah yang menggambarkan jenis teknologi informasi
•perangkat keras(hardware)
•perangkat lunak(software)
•perangkat pemikir (brainware)
Perangkat Keras
Perangkat keras → bagian pokok perangkat keras terdiri:
•Masukan (input), keyboard, mouse, lightpen, optical
mouse, tuplet (sejenis lightpen), touch screen, scanner,
reader, sensor2 lain (sensor suara, video, mekanik, dll),
data communication.
•Proses, Central Processing Unit (CPU), memori, Control
Unit dan Management Unit (MMU)
3. Storage berbeda dengan memori, secondary storage
bersifat lebih tetap: rigid disk/ hard disk, flexible disk
(diskette), magnetic tape (magnetic tape, cassette,
cartridge), optical disk atau CD ROM,
4. Output , dibagi 2 yaitu: keluaran lunak (soft copy) →
monitor, dan hard copy→ printer, plotter, typewriter,
dsb, process control, data communication,
Perangkat Lunak
Secara fungsinya dibagi menjadi:
1.System software→ berfungsi mengatur bagaimana cara
menggunakan peralatan. Jenis system software:
Operating system (OS): software yang dibutuhkan agar peralatan
dapat bekerja → Disk Operating System (DOS), Unix, Windows, linux,
dsb
Software Development Kit (SDK):software fasilitas yg dibuat oleh
pembuat hardware guna membantu para programmer dalam
membuat software baru.
Utility Program: perangkat lunak tambahan yang digunakan untuk
bermain pada tingkat OS. Berfungsi memodifikasi bagian OS utk
memudahkan pemakai.
•
•
•
2. Programming Language adl bahasa yg khusus dibuat
agar seseorang dapat mmbuat sebuah aplikasi
3. Application software, dibagi 2 fungsi,: fungsi
pmbuatan aplikasi dg Application Development Software
dan fungsi pemakaian aplikasi dg Software Package
Application Development Software, menekankan pd
kemempuan bahasa dlm mmbuat sebuah aplikasi
Software Package, adl software yg dibuat utk bidang2
tertentu. MS Word, Excel, Adobe Page Maker, Chemcad,
termasuk dlm kelompok ini
•
•
Demikian pemaparan materi inisiasi 1. Untuk
mengeskplore lebih dalam mengenai konsep
dasar Manajemen, Sistem dan Teknologi
Informasi, silahkan anda baca BMP Otomasi
Dalam Kearsipan
Untuk pemaparan materi selanjutnya akan
dijelaskan mengenai Perkembangan
Manajemen, Sistem dan Teknologi Informasi.
SELAMAT BELAJAR
ASIP 4432.03
AR BRAMANTYA
KONSEP DASAR:
Manajeman, Sistem dan
Teknologi Informasi
MANAJEMEN INFORMASI
Manajemen informasi merupakan kesempatan untuk
meningkatkan produktivitas individu dan organisasi melalui
pengambilan keputusan dan komunikasi yang lebih baik
dengan mendayagunakan kemampuan komputer.
Alasan umum mengapa tugas manajemen menjadi lebih
kompleks:
Pengaruh ekonomi internasional
Meningkatnya kekomplekan teknologi
Penyusutan kerangka waktu
Tekanan pesaing
Tekanan sosial
•
•
•
•
•
• Sementara tugas manajemen semakin kompleks, ada
usaha untuk meningkatkan efektivitas dalam pemecahan
masalah. Kesemuanya ini terpusat pada teknik kuantitif
dan peralatan elektronik seperti perangkat komputer.
• Keterampilan yang harus dipunyai oleh seorang manajer
yang berhasil adalah komunikasi dan pemecahan
masalah.
• Manajer menerima dan mentransmisikan informasi dalam
bentuk : 1. Lisan (percakapan, telepon) 2. Tertulis
(laporan, memo, surat, majalah)
• Manajer bertindak untuk meminimalisir pengaruh yang
akan membuat permasalahan dalam organisasi dan
diharapkan mampu untuk memecahkan masalah.
• Pengambilan keputusan (decision making) adalah tindakan
pemilihan alternatif, biasanya diperlukan untuk membuat
beberapa keputusan untuk menyelesaikan masalah.
• Orientasi system (system orientation) diasosiasikan
manajemen modern. → manajer harus melihat
perusahaannya sebagai sebuah keterpaduan unit
fungsional yang bekerja untuk mencapai tujuan bersama
• Pemahaman mengenai komputer dan pemahaman
informasi sangat berpengaruh pada keefektifan
sebuah organisasi.
SISTEM INFORMASI
Sistem informasi (SI) merupakan kumpulan elemen
yang saling berhubungan satu sama lain yang akan
membentuk satu kesatuan untuk mengintregasikan
data, memproses, dan menyimpan serta
mendistribusikan informasi.
•SI membantu para pengelola dan staf perusahaan
untuk menganalisa permasalahan, memvisualisasikan
ikhtisar analisa melalui grafik dan tabel, serta
memungkinkan terciptanya produk serta layanan yang
baru.
• SI yang baik memiliki sistematika yang jelas, ringkas,
dan sederhana. Dari pemasukan data sampai pada
distribusi
Agar SI dapat beroperasi secara optimal maka
dibutuhkan Teknologi Informasi/TI
Proses manajerial membutuhkan SI sebagai porosnya,
maka 4 fungsi manajer mencakup:
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Kepemimpinan
4. Pengendalian
•
•
Siklus Informasi
Tahapan siklus informasi:
1.Pengumpulan data, → seperti sampling, data
transaksi, data warehouse, dsb &biasanya merupakan
proses pencatatan data kedalam suatu file.
2.Input→ proses pemasukan data dan prosedur
pengolahan data ke dalam komputer melalui alat input
seperti keyboard.
3.Pengolahan data→ tahap dimana data diolah
sesuai dengan prosedur yang telah dimasukkan.
Pengolahan data meliputi kegiatan:
a) Pencatatan data masukan(recording/capturing),
b) Manipulasi data( dapat berupa pengklasifikasian,
kalkulasi/perhitungan, pengurutan/sorting,
penggabungan/merging, peringkasan/ summarizing,
penyimpanan/ storing, dan penemuan kembali/ retrieving
c) Klasifikasi → pengelompokan data dlm suatu grup berdasar
kategori trtentu
d) Kalkulasi → proses manipulasi data manipulasi data scra
aritmatika
e) Pengurutan→ menyusun data dlm sebuah urutan tertentu →
ascending( arah pengurutan naik, cth A-Z), descending ( arah
pengurutan turun, Z-A)
f)
Penggabungan → menggabungkan dua atau lebih kumpulan
data yg memiliki kolom dat(field) yg sama sbg kunci
penghubung
g) Peringkasan→ kump data diringkas, dan dinyatakan dlm
bentuk yg ringkas, sederhana, mudah dimengerti, dan mudah
dianalisa, spt dlm bntuk grafik
h) Penyimpanan dan temu kembali
4. Output → hasil pengolahan data akan ditampilkan
pada alat output seperti monitor dan printer
sebagai informasi
5. Distribusi → tidak boleh terlambat dan diberikan
kepada orang yang berkepentingan.
Faktor yang menentukan
kualitas informasi
1. Keakuratan dan teruji kebenarannya → bebas dari
kesalahan, tidak bias, dan tidak menyesatkan
2. Kesempurnaan informasi → disajikan lengkap tanpa
pengurangan, penambahan, atau pengubahan
3. Tepat waktu
4. Relevensi → bernilai manfaat bila diterima oleh
mereka yang membutuhkan
5. Mudah dan murah.
Jenis SI berbasis TI yang
dikembangakan berdasar
lini manajerial
• Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction
•
Processing System/ TPS) → hasil perkembanagn dari
pembentukan kantor elektronik, dimana sebagian
dari pekerjaan rutin diotomasi termasuk untuk
pemrosesan transaksi.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sebuah
kelengkapan pengelolaan dalam proses yang
menyediakan informasi untuk manajer, guna
mendukung operasi dan pembuatan keputusan
dalam sebuah organisasi.
• Sistem Pendukung Keputusan (SPK) → peningkatan
•
dari SIM dengan penyediaan prosedur khusus &
pemodelan yang unik yang akan membantu dalam
keputusan alternatif
System informasi e-Business→ untuk menjawab
tantangan pengintegrasian data dan informasi dari
proses bisnis berbasis internet.
• Sistem Pendukung Keputusan ( SPK) → peningkatan
•
dr SIM dg penyediaan prosedur2 khusus&pemodelan
yg unik yg akn mmbantu dlm keputusan alternatif
System informasi e-Business→ utk menjawab
tantangan pengintegrasian data dan informasi dari
proses bisnis berbasis internet
Perkembangan Sistem
Informasi
1. Sistem Informasi tradisional → dioperasikan & dikelola
secara semi manual, beroperasi secara lambat,
keakuratan informasi yang dihasilkan juga masih
diragukan.
2. Sistem informasi berbasis komputer → keuntungan
utamanya waktu untuk menghasilkan informasi lebih
singkat, disamping birokrasi dapat dikurangi,
computer juga mampu proses yang sangat cepat,
dengan tingkat keakuratan yang tinggi.
Perkembangan Sistem
Informasi
3. Sistem informasi berbasis jaringan perkantoran →
memungkinkan untuk dibentuknya suatu jaringan perkantoran.
Perusahaan dimungkinkan untuk membuka sejumlah tempat
transaksi sehingga meningkatkan profit dalam jumlah yang
sangat besar, biaya penyusunan laporan dapat dipangkas,
mengingat laporan dapat diperoleh seara online
4. Sistem informasi lintas platform (SILP) → teknologi baru yang
merupupakan gabungan antara teknologi computer dan
telekomunikasi, dikenal Teknologi Komunikasi Data.
Perkembangan selanjutnya, lahirlah sebuah teknologi internet
yang menghubungkan komputer di seluruh dunia. → model
system informasi masa depan.
TEKNOLOGI INFORMASI
Teknologi informasi merupakan suatu teknologi yang
berhubungan dengan pengolahan data menjadi informasi
dan proses penyaluran data/ informasi dalam batas ruang
dan waktu.
Ada 3 istilah yang menggambarkan jenis teknologi informasi
•perangkat keras(hardware)
•perangkat lunak(software)
•perangkat pemikir (brainware)
Perangkat Keras
Perangkat keras → bagian pokok perangkat keras terdiri:
•Masukan (input), keyboard, mouse, lightpen, optical
mouse, tuplet (sejenis lightpen), touch screen, scanner,
reader, sensor2 lain (sensor suara, video, mekanik, dll),
data communication.
•Proses, Central Processing Unit (CPU), memori, Control
Unit dan Management Unit (MMU)
3. Storage berbeda dengan memori, secondary storage
bersifat lebih tetap: rigid disk/ hard disk, flexible disk
(diskette), magnetic tape (magnetic tape, cassette,
cartridge), optical disk atau CD ROM,
4. Output , dibagi 2 yaitu: keluaran lunak (soft copy) →
monitor, dan hard copy→ printer, plotter, typewriter,
dsb, process control, data communication,
Perangkat Lunak
Secara fungsinya dibagi menjadi:
1.System software→ berfungsi mengatur bagaimana cara
menggunakan peralatan. Jenis system software:
Operating system (OS): software yang dibutuhkan agar peralatan
dapat bekerja → Disk Operating System (DOS), Unix, Windows, linux,
dsb
Software Development Kit (SDK):software fasilitas yg dibuat oleh
pembuat hardware guna membantu para programmer dalam
membuat software baru.
Utility Program: perangkat lunak tambahan yang digunakan untuk
bermain pada tingkat OS. Berfungsi memodifikasi bagian OS utk
memudahkan pemakai.
•
•
•
2. Programming Language adl bahasa yg khusus dibuat
agar seseorang dapat mmbuat sebuah aplikasi
3. Application software, dibagi 2 fungsi,: fungsi
pmbuatan aplikasi dg Application Development Software
dan fungsi pemakaian aplikasi dg Software Package
Application Development Software, menekankan pd
kemempuan bahasa dlm mmbuat sebuah aplikasi
Software Package, adl software yg dibuat utk bidang2
tertentu. MS Word, Excel, Adobe Page Maker, Chemcad,
termasuk dlm kelompok ini
•
•
Demikian pemaparan materi inisiasi 1. Untuk
mengeskplore lebih dalam mengenai konsep
dasar Manajemen, Sistem dan Teknologi
Informasi, silahkan anda baca BMP Otomasi
Dalam Kearsipan
Untuk pemaparan materi selanjutnya akan
dijelaskan mengenai Perkembangan
Manajemen, Sistem dan Teknologi Informasi.
SELAMAT BELAJAR