PENERAPAN SOFTWARE SLIMS DI PERPUSTAKAAN (1)
PENERAPAN SOFTWARE SLIMS DI PERPUSTAKAAN SMPN 5
BANDUNG
Diajukan untuk memenuhi salah satu tugas Ujian Akhir Semester mata kuliah Aplikasi TIK
di Perpustakaan yang diampu oleh Dr. Cepi Riyana., M.Pd
Oleh
Anggiani Qodariah
1200485
PROGRAM STUDI PERPUSTAKAAN DAN (SAINS) INFORMASI
DEPARTEMEN KURIKULUM DAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN
FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
BANDUNG
2015
PENERAPAN SOFTWARE SLIMS DI PERPUSTAKAAN SMPN 5 BANDUNG
A. PENDAHULUAN
Perpustakaan merupakan sumber ilmu pengetahuan yang bukan hanya sebagai
tumpukan buku tetapi secara prinsip, perpustakaan harus dapat dijadikan atau
berfungsi sebagai sumber informasi bagi setiap yang membutuhkannya. Perpustakaan
didalamnya tentu memiliki banyak bahan pustaka. Dengan banyaknya bahan pustaka
tersebut terkadang pemustaka sulit dalam mencari buku, sehingga jika pencarian buku
dan pekerjaan pustakawan dilakukan dengan manual dirasa kurang efektif dan
efisien. Dengan adanya perpustakaan sekolah diharapkan dapat membantu muridmurid dan guru menyelesaikan tugas-tugas dalam proses belajar mengajar, oleh sebab
itu maka perpustakaan harus mempermudah pemustaka dalam menemukan sebuah
buku yang dibutuhkan oleh pemustaka. Selain dengan cara menata buku dengan benar
yang tersusun sesuai dengan tema atau nomor panggil, juga dapat dilakukan dengan
menggunakan mesin pencari untuk mempermudah pencarian buku.
SLIMS adalah perangkat lunak sistem manajemen perpustakaan (library
management system) sumber terbuka yang dilisensikan di bawah GPL v3. Aplikasi ini
pertama kali dikembangkan dan digunakan oleh Perpustakaan Kementerian
Pendidikan Nasional, Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat, Kementerian
Pendidikan Nasional. beberapa fitur Slims diantaranya adalah OPAC, Manajemen
data bibliografi yang efisien meminimalisasi redundansi data, manajemen
keanggotaan dan lain sebagainya.
SMPN 5 Bandung mempunyai perpustakaan yang sudah cukup bagus,
memiliki koleksi bahan pustaka yang beragam, tidak hanya buku pelajaran saja tetapi
juga banyak buku fiksi seperti cerpen novel bahkan buku fiksi terjemahan pun ada.
hanya saja pengelolaan perpustakaan seperti proses pencarian, peminjaman dan
pengembalian buku masih dilakukan secara manual. Oleh karena itu kami ingin
mencoba menginstall Aplikasi Slims untuk membantu mempermudah pustakawan
dalam melakukan pekerjaannya dan mempermudah pemustaka dalam mencari buku
yang dibutuhkan.
B. TUJUAN
Ada beberapa tujuan dari pengaplikasian atau penerapan TIK di perpustakaan,
seperti :
1. Mengetahui peranan teknologi informasi dalam organisasi informasi perpustakaan
di era global.
2. Membantu perpustakaan sekolah dalam melakukan otomasi perpustakaan.
3. Meningkatkan efesiensi dalam pengolahan koleksi perpustakaan
C. TINJAUAN PUSTAKA
a) Definisi TIK
TIK atau yang sering disebut sebagai teknologi informasi dan komunikasi
merupakan sebuah alat bantu yang digunakan melakukan sharing ilmu
pengetahuan. Dalam hal ini teknologi informasi dan komunikasi terdiri dari
dua aspek yaitu teknologi informasi dan teknologi komunikasi. Teknologi
informasi adalah sebuah eknologi yang menggabungkan komputer dengan
jalur komunikasi berkcepatan tinggi yang membawa data, suara dan video.
Sedangkan teknologi komunikasi tidak terbatas hanya pada komputer saj
anamun juga mencakup teknologi komunikasi lainnya seperti handphone,
smartphone, dll sebagai alat pemroses dan penyimpan informasi.
b) Fungsi Teknologi Informasi
Teknologi informasi ntentunya memiliki fungsi tersendiri bagi beberapa
golongan masyarakat, menurut Suwanto, pada tahun 2003 di halaman 7-8
menyatakan bahwa fungsi teknologi informasi adalah sebagai berikut :
Mengatur informasi “Ing-Griyo” (in-house information) atau
informasi yag ada di dalam lembaga informasi tersebut, serta
mengusahaknnya agar dapat di temukan kembali.
Megakses pangkalan data luar (ekstren) yaitu pangkalan data dari
lembaga-lembaga lain, mapaun belahan dunia lain.
Meringakan beban kerja
Efesiensi dan menghemat waktu dan tenaga staf
Meningkatkan jasa perpusdokinfo dan fungsi-fungsi baru.
Membangun jaringan kerja dan kerjasama.
c) Manfaat TIK
TIK sebagai salah satu sarana kmunikasi yang cepat dapat mendistribusikan
infromasi secara cepat dari satu tempat ke tempat yang lainnya. Banyak
manfaat yang dapat diambil dari manfaat tik ini seperti yang dikutip dari
artikeltik.com sebagai berikut :
Globalisasi
Tik dapat mendekatkan yang jauh. Melalui Tik kita bisa melihat
seluruh dunia dan berkenalan dengan orang-orang yang ada diseluruh
dunia sehingga jarak dan waktu pun tidak akan mengganggu. Banyak
teknologi informasi dan komunikasi yang semakin gencar digunakan
seperti penjualan online, dll.
Kemudahan berkomunikasi
Dengan buatan TIK, setiap orang dapat berkomunikasi dengan cepat,
murah dan efisien. Orang bisa menggunakan komunikasi tidak
langsung seperti surat elektronis, komunikasi langsung melalui
chatting, ataupun bertatap muka secara elektronis melalui video
konferensi.
Dukungan pembelajaran
Dewasa ini banyak program komputer yang dapat digunakan untuk
membantu proses pembelajaran. dengan semakin beragamnya alat
pembelajaran maka siswa pun tidak akan mudah bosan dengan
pembelajaran tersebut. Peljaran yang sulit pun dapat terasa ringan
dengan bantuan alat teknologi ini.
Penghematan biaya
Pebisnis dapat menggunakan TIK untuk menjalankan bisnis dengan
harapan dapat melakukan penghematan biaya sehingga bisa menjual
produk dengan lebih mudah dan meningkatkan kompetisi dengan
pesaing. Berbagai perusahaan bisa saling bekerja sama untuk bertukar
informasi secara otomatis sehingga tidak perlu melibatkan orang lain
secara khusus. Mesin otomatis dapat bekerja menggantikan peran
manusia sehingga produksei menjadi lebih mudah dan kualitas
seragam bisa diperoleh.
Penghilangan kendala waktu
Dukungan TIK ternyata juga dapat digunakna untuk berbagai macam
kegiatan yang hampir bisa dilakukan 24 jam sehari non-stop. Hal ini
terlihat pada mesin ATM. Nasabah bank yang ingin menganbil uang
atau melakukan transaksi pada malam hari tentunya tidak perlu
menunggu untuk menemu teller bank dikeesokan harinya namun bisa
dengan menggunakna mesin ATM. Begitupun dengan mobile banking
yang memungkinkan nasabah bank bis amelakukan transaksi
dimanapun dan kapanpun.
Peningkatan layanan
Peningkatan layanan ini bisa dilihat dari semua jenis layanan yaang
ada disekelilling kita saat ini. Mulai dari layanan nyata sampai pada
layanan jasa. Diperpustakaan pelayanan yang diberikan dengan
bantuan TIK akan lebih mudah dan efesien sehingga proses
pemenuhan kebutuhan informasi pemustaka dapat lebih cepat.
Peningkatan produkivitas kerja
Peningkatan produktivitas kerja pegawai juga membuat pekerjaan
lebih cepat selesai. TIK dapat membantu meningkatkna produktivitas
kerja sehingga pekerja dapat memberikan sumbangan berarti yang
lebih banyak kepada institusinya.
Penggantian pekerjaan yang beresiko
Penggantian pekerjaan yang berisiko disini maksudnya pekerjaan yang
membahayakan jiwa manusianya itu sendiri. banyak contoh yang
terlihat mengenai hal ini seperti alat pengukuran CO2 yang tinggi
dibeberapa kawah gunung vulkanik di Indonesia, lalu ada juga pada
pekerjaan pengecoran logam. Hal-hal tersebut dilakukan oleh robot
atau alat yang dapat membantu pekerjaan manusianya itu sendiri.
d) Penerapan Teknologi Informasi di perpustakaan
Perkembangan teknologi yang semakin berkembang mengakibatkan
banyaknya alat teknologi yang berkembang di masyarakat pula. Berbgai
macam jenis dna bentuk digunakna untuk membuat pekerjaan manusia
menjadi lebih mudha dan praktis. Begitupun di perpustakaan, berbagia macam
alat atau teknologi informasi digunakan baik diperuntukkan bagi
pemustakanya maupun juga bagi pustakawannya. Perpustakaan mengimbangi
perkembangan TI yang semakin pesat sehingga tak jarang biasanya TI
dijadikan tolak ukur sebuha perpustakaan bagus atau tidaknya dengan melihat
alat-alat TI yang digunakan di perpustakaan tersebut. Hal ini terus
berkembang dengan nama otomasi. Otomasi merupakan sebuah penjabaran
dari beragamnya alat-alat ti yang membnatu meringankan pekerjaan manusia
dengan mengalihfungsikan yang tercetak menjadi digital sehingga
penyimpanan serta penempatannya lebih ringkas dan mempermudah temu
balik informasi.
e) Software Perpustakaan
Sistem otomasi di perpustakaan memerlukan sebua software yang
dapat digunakan beriringan dengan pesatnya TI yang berkembang. Dewasa ini
banyak software perpustakaan yang berkembang di masyarakat, mulai dari
yang berbayar sampai pada yang gratis untuk di download di internet. Jenis
dan macamnya tergantung yang memakai software tersebut. Tentunya hal ini
juga dapat menjadi sebuah perbandingan yang mutlak. Software peprustakaan
yang baik adalah yang terintegrasi, maksudnya terintegrasi ini dapat dikatakn
sebgai paket hemat yang mana sudah mencakup sistem pengadaan bahan
[ustaka, pengolahan bahan pustaka, sistem pencarian kembali bahan pustaka,
sistem sirkulasi, membership, pengaturan denda keterlambatan pengendalian
bahan pustaka. Selain itu akan lebih bagusnya lagi bila software perpustakaan
tersebut dilengkapi dengan sistem barcoding dan mkanisme pengaksesan data
berbasis web dan internet.
Pemilihan software perpustakaan tergantung pada fitur-ftur yang
dibutuhakan dalam perpustakannnya itu sendiri. Adapun beberapa fitur yang
sering ada di dalam sebuah software perpustakaan adalah sebagai berikut :
Katalog buku
Katalog buku ini digunakan guna untuk memilih dan memilah buku
yang dibutuhkan oleh pemustaka sehingga pemustaka yang mencari
informasi mengenai buku tersebut dapat lebh denan cepat dan mudah
untuk mendapatkannya.
Informasi mengenai buku
Informasi mengenai buku ini harus sedapat mungkin selengkap
mungkin guna untuk menjadi identitas atau ciri khas dari buku tersebut
agar tidak tertukar dengan buku yang lain. Biasanya informasi yang
ditampilkan adalah seperti gambar cover buku, ID pustaka, judl buku,
nama pengarang, penerbit, ISBN, jumlah halaman dalam buku, ukuran,
jenis bahasa, sumber buku, ketersediaan stok buku serta resume dari
buku tersebut.
Informais ketersediaan buku
Informasi ketersediaan buku ini berguna untuk melihat apakah buku
yang dicari pemustaka masih ada di perpustakaan atau sudah ada yang
meminjam.
Statistik perpustaka
Statistik perpustakaan berguna untuk menjadi laporan akhir tahun dan
menjadi salah satu pencerminan citra perpustakaan. Selain itu, statistik
perpustakaan juga dapat dijadikan tolak ukur evaluasi di perpustakaan
dan menajdi bahan yang cukup penting dalam pengambilan keputusan
kepala perpustakaan. Adapun beberapa statistik di perpustakaan seperti
statistik peminjamman buku, statistik pengunjung perpustakaan, dll.
Internal Search Engine
Internal search engine ini digunakan untuk memudahkan pemustaka
mencari bahan pustaka yang khusus di perpustakaan tersebut. Alat ini
alat khusus yang hanya dapat digunakan untuk emncari bahan pustaka
di perpustakaan seperti halnya yang saat ini sedang ramai digunakan
dan dibicarakan adalah OPAC
Kewenangan akses
Kewenangan akses ini digunakan untuk melihat seberapa besar
kewenangan staf dan pemustaka melakukan akses sistem. Tentunya
bagi anggota peprustakaan atau pemustaka yang datang tidak bisa
dengan serta merta begitu saja mengakses sistem sehingga akan ada
pembatasan bagi pemustaka yang datang untuk mengakses sistem.
Administrasi anggota
Administrasi anggota dimaksudkan untuk fitur penambahan dan
pengurangan anggota perpustakaan dengan sistem komputerisasi
tentunya.
Profile perpustakaan
Profile perpustakaan biasanya berisi mengeenai identitas dari
perpustakaanya itu sendiri mulai dari nama, alamat, no kontak, dll.
Penpengolahan bahan pustaka
Keamanan ruang sirkulasi
Keamaann ruang sirkulasi yang dimaksudkan adalah bagian keamanan
atau security line. Pada fitur ini pustakawan dapat memperhatikan
keamanan koleksi tanpa takut ada yang mencurinya. (Ramadani, 2010,
p. 5-7).
Pengadaan software perpustakaan tidak bisa sembarangan dilakukan.
Harus dapat disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan yang ada. Adapun
beberapa kriteria pemilihan software perpustakaan menurut Ajie, pada
halaman 1 adalah :
1. Kegunaan: fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan kebutuhan dan
menghasilkan informasi tepat waktu (realtime) dan relevan untuk proses
pengambilan keputusan.
2. Ekonomis: biaya yang dikeluarkan sebanding untuk mengaplikasikan
software sesuai dengan hasil yang didapatkan.
3. Keandalan: mampu menangani operasi pekerjaan dengan frekuensi besar
dan terus-menerus.
4. Kapasitas: mampu menyimpan data dengan jumlah besar dengan
kemampuan temu kembali yang cepat.
5. Sederhan: menu -menu yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah
dan interaktif dengan pengguna
6. Fleksibel: dapat diaplikasikan di beberapa jenis sistem operasi dan
institusi serta memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.
Adapun pengadaan software perpustakaan dapat dilakukan dengan
beberapa cara seperti yang diutarakan Ajie pada halaman 2 yang menyatakan
bahwa pengadaan software perpustakaan digital bisa melalui beberapa
alternatif yaitu :
Membangun sendiri secara internal
Meminta pihak ketiga untuk mengembangkan
Membeli software jadi (propietary software) yang ada di
pasaran
f) Software Otomasi Perpustakaan Bernama SLiMS
SliMS merupakan salah satu software perpustakaan yang saat ini banyak
digunakan di Indonesia maupun di luar negeri. SLIMS, software perpustakaan
yang tidak terlalu sulit untuk digunakan dan diaplikasi di perpustakaan. Selain
itu, software ini juga mudah didapatkan dan gratis tanpa pembayaran apapun.
Menurut Ridho, pada halaman 6 menyatakan bahwa Senayan Library
Management System (SLiMS) adalah perangkat lunak sistem manajemen
perpustakaan (library management system) dengan sumber terbuka yang
dilisensikan di bawah GPL v3. Aplikasi ini pertama kali dikembangkan dan
digunakan oleh Perpustakaan Kementrian Pendidikan Nasional, Pusat
Informasi dan Hubungan Masyarakat, serta Kementrian Pendidikan Nasional.
SliMS sebagai salah satu software perpustakaan memiliki beberapa fitur
peprustakaan yang membantu proses berjalannya perpustakaan, seperti yang
diutarakan oleh Ridho, pada halaman 6-7 seperti berikut :
Online Public Access Catalog (OPAC) dengan pembuatan thumbnail
yang digenerate on-thefly.
Thumbnail berguna untuk menampilkan cover buku.
Mode penelusuran tersedia untuk yang sederhana (Simple Search) dan
tingkat lanjut (Advanced Search).
Detail record juga tersedia format XML (Extensible Markup Language)
untuk kebutuhan web service.
Manajemen data bibliografi yang efisien meminimalisasi redundansi
data.
Manajemen master file untuk data referensial seperti GMD (General
Material Designation), Tipe Koleksi, Penerbit, Pengarang, Lokasi,
Supplier, dan lain-lain.
Sirkulasi dengan fitur: Transaksi peminjaman, pengembalian, reservasi
koleksi, aturan peminjaman yang fleksibel, Informasi keterlambatan dan
denda.
Manajemen keanggotaan.
Inventarisasi koleksi (stocktaking).
Laporan dan Statistik.
Pengelolaan terbitan berkala (Kardex).
Dukungan pengelolaan dokumen multimedia (.flv,.mp3) dan dokumen
digital lainnya. Khusus untuk pdf dalam bentuk streaming.
Senayan mendukung beragam format bahasa termasuk bahasa yang tidak
menggunakan penulisan selain latin.
Menyediakan berbagai bahasa pengantar (Indonesia, Inggris, Spanyol,
Arab, Jerman).
Dukungan Modul Union Catalog Service.
Counter Pengunjung perpustakaan.
Member Area untuk melihat koleksi yang sedang dipinjam oleh anggota.
Modul sistem dengan fitur: Konfigurasi sistem global, Manajemen
modul, Manajemen User (Staf Perpustakaan) dan grup. Pengaturan hari
libur, Pembuatan barcode otomatis, Utilitas untuk backup.
Copy cataloguing dengan protocol z39.50 dan p2p service.
Pemberitahuan surat keterlambatan peminjaman melalui e-mail dengan
menggunakan mail server.
D. METODE
Penerapan aplikasi TIK di perpustakaan SMPN 5 Bandung menggunakan
software SliMS ini dilakukan dalam beberapa tahapan atau beberapa proses dari awal
sampai akhir. Perijinan kepada pihak perpustakaan adalah hal pertama yang
dilakukan, lalu sambil menunggu perizinan pihak perpustakaan melakukn diskusi
menegnai analisis kebutuhan permustaka, lalu ada analisis spesifikasi hardware yang
tersedia, instalasi software perpustakaan sampai pada proses editing serta input data.
Hal tersebut semuanya dilakukan bersama-sama dengan pihak pustakawan bernama
Pak Rudi Gunawan. Adapun penjelasan dari beberapa tahapan tersebut adalah :
1. Perijinan pihak perpustakaan
Observasi penerapan software SliMS ini dilakukan pada hari selasa, 15
Desember 2015. Perijinan dimulai dari sekolah pada hari sebelumnya,
tepatnya hari senin 14 Desember 2015 sekitar pukul 09.00 pagi, namun
surat masih perlu didisposisikan sehingga tidak bisa langsung melakukan
observasi. Baru pada hari selasa penerapan software ini bisa digunakan.
Orang yang pertama kali bertemu adalah pak Rudi Gunawan selaku
pustakawan pelayanan di SMPN 5 Bandung. Pak Rudi Gunawan ini bukan
merupakan orang yang ahli dalam dunia perpustakaan karena memang
beliau bukan merupakan lulusan perpustakaan, selain itu beliau juga
dulunya adalah mantan pegawai TU. Beliau bekerja di perpustakaan
tersebut baru sekitar 1 tahun. di perpustakaan SMPN 5 Bandung ini hanya
terdapat 2 pustakawan, 1 sebagai kepala perpustakaan bernama Bu Lulu
Mamluah. Beliau merupakan guru biologi di SMPN 5 Bandung. Kebetulan
saat kami mengunjungi sekolah tersebut sedang ada tamu dari Nusa
Tenggara Timur sehingga bu Lulu tidak bisa menemani kami
melaksanakan tujuan datang emngunjungi perpustakaan sekolah ini. Pak
Rudi lah yang senantiasa menemani kami. Dikarenakan beliau bukan
merupakan lulusan ilmu perpustakaan maka ketika kami mengutarakan
tujuan kami datang ke perpustakaan beliau sama sekali tidak mengerti
karena memang beliau bukan meruakan lulusan perpustakaan. Namun
untuknya beliau ini m erupakan tipikal orang yang mau belajar sehingga
ketika kami mencoba belajar bersama, pak Rudi mudah menagkap arahana
kami dalam menggunakan SliMS ini.
2. Analisis spesifikasi hardware yang tersedia
Setelah mendapatkan perijinan dari kepala perpustakaan, kami
melakukan analisis ketersediaan dan spesifikasi hardware. Di perpustakaan
tersedia hardware yang mendukung proses otomasi, karena peninggalan
sistem otomasi yang dulu pernah dilakukan disini. Hardware yang tersedia
yaitu 3 unit computer, 1 monitor lcd touchscreen visitor, 1 buah scanner,
kabel RJ 35. Setelah kita analisis computer yang tersedia memliki
spesifikasi OS windows 7 32 bit, RAM 1 GB. HDD 350 GB.
G.1 3 unit komputer di perpustakaan SMPN 5 Bandung (Qodariah, 2015)
3. Instalasi software perpustakaan
Hal yang pertama dilakukan saat akan instalasi software
perpustakaan adalah diskusi mengenai SliMS tipe mana yang akan
digunakan. Kebetulan komputer yang berjalan ada 2 dan yang satunya lagi
rusak karena terkena petir. Akhirnya dengan pertimbangan tersebut kami
meutuskan untuk memakaikan kedua versi slims yang ada, yaitu SliMS 7
alias cendana dan SliMS alias akasia. Proses instalasi SliMS ini dilakukan
bersama – sama dengan pihak pustakawannya guna sebagai pembelajaran
bila pak Rudi akan menginstal kembali software ini di komputer yang
lain. pada akhirnya versi SliMS yang digunakan secara keseluruhan
adalah SliMS 8 yaitu akasia. Karena, akasia ini merupakan keluaran
terbaru dari SliMS dan tentunya memiliki kelebihan tersendiri
dibandingkan dengan SliMS 7 yang bernama cendana.
G.2. Tampilan SliMS 8 akasia (Qodariah, 2015)
Adapun beberapa kelebihan dari SliMS 8 yang bernama akasia
ini seperti yang diutarakan Maulana pada 2015 di blogny. Adapun hal
tersebut seperti menggunakan php versi 5 yang katanya security-nya lebih
aman. Selain itu tampilan opac beserta logo SliMS nya pun semakin
bagus. Ada banyak aplikasi baru pula yang disuntikkan di SliMS 8 ini,
seperti grup chat dengan tujuan untuk mempermudah komunikasi antar
tenaga perpustakaan ataupun pustakawan dengan pemustaka. Selain itu
ada juga aplikasi mengenai lokasi peta seperti google maps. Ada juga
pengubahan sistem pengkatalogan digital yang sebelumnya mnggunakan
AACR2, sekarang sudah beralih menjad sistem RDA (Resource
Description and Access) yang menurut profesor ilmu perpustakaan
Indonesia adalah sebuah peraturan pengatalogan untuk materi
perpustakaan, materi digital dan materi yang terdapat pada sistem sambung
jaring (dalam jaring, taut jaring, online). yang terkahir adalah adanya fitur
daftar pustaka yang otomatis langsung ada tiga versi, slah satuny ada versi
Chicago yang dapat membnatu mempermudah tugas pustakawan.
4. Editing dan input data
Setelah selesai menginstal slims akhirnya software tersebut bisa
dipakai. Setelah mencoba beberapa fitur bersama dengan pak Rudi kami
mulai untuk mengedit identitas slims menjadi identitas perpustakaan
seperti penambahan nama dan alamat, lalu ada juga pengubahan bahasa.
Setelah selesai melakukan hal tersebut selanjutnya kami bersama-sama
dengan pak Rudi mulai mencoba mengentri data koleksi di perpustakaan.
Namun disayangkan, komputer utama yang memiliki data mengenai
koleksi perpustakaan hasil bersama PPL dari prodi Perpustakaan dan
(sains) informasi beberapa tahun yang lalu teah rusak sehingga input data
dilakukan dari awal kembali.
Disini pak rudi mulai belajar mengenai entri data koleksi, dari yang
manual sampai pada yang menggunakan fitur eksport dan import. Pak
Rudi juga belajar mengenai penginputan anggota perpustakaan.
Dikarenakan komputer utama yang berisikna data-data koleksi yang dulu
telah rusak maka mau tidak mau kita memulai lagi dari awal penginputan
data koleksi di perpustakaan SMPN 5 Bandung yang berjumlah sekitar
22.000 eksemplar ini. Dikarenakan terlalu banyak maka kami berinisiatif
untuk membantu pak Rudi dengan menginputkan beberapa koleksi. Selain
hal itu, kami juga belajar bersama dengan pak Rudi mengenai tata cara
membackup data slims supaya dapat terhindar dari kehilangan data secara
keseluruhan.
G.3. Pak Rudi mencoba untuk mengentri data koleksi perpustakaan dari buku induk
(Qodariah, 2015)
5. Diskusi analisis kebutuhan pemustaka
Hal yang terakhir dilakukan adalah diskusi bersama mengenai analisis
kebutuhan pemustaka dan juga kekurangan di perpustakaan SMPN 5
Bandung. Kebetulan saat ini berlangsung dilakukan bersama Bu Lulu
selaku kepala perpustakaan SMPN 5 Bandung. Kebetulan beliau sudah
menemui tamu-tamunya tersebut dan katanya acaranya telah selesai. Pada
diskusi ini kami terlibat diskusi yang sangat menyenangkan. Bu Lulu
begitu terbuka dengan kami sehingga pembicaraan pun berlangsung cukup
seru. Bu Lulu banya bertanya mengenai kekurangan perpustakaan SMPN
5 Bandung ini. Beliau banyak meminta saran dari kami sebagai tamu
pendatang ke perpustakaan. Mulai dari tata ruangan, sistem pelabelan
kolskei, apa itu shelving ?, sistem peminjaman dan pengembalian, data
kunjungan, serta pembuatan data base koleksi serta anggota. Akhir cerita
diskusi dan observasi kami hari itu ditutup dengan foto bersama di depan
perpustakaan SMPN 5 Bandung.
G.4. Foto bersama di depan perpustakaan (Hadian, 2015)
E. HASIL DAN PEMBAHASAN
Perpustakaan SMPN 5 Bandung ini sepenuhnya belum menjadi sebuah
perpustakaan terautomasi. Masih ada beberapa bagian di perpustakaan yang belum
tersentuh oleh teknologi. Teknologi yang ada di perpustakaan dulu katanya bagus
mulai dari adanya wifi sampai pada proyektor. Namun kini proyektr tersebut sudah
pindah tangan ke bagian tata usaha. Walaupun wifi masih bisa digunakan di
perpustakaan namun sepertinya hal tersebut tidak cukup untuk memenuhi kebutuhan
pemustaka. Tersedianya komputer bagi pemustaka menjadi nilai + tersendiri bagi
perpustakaan. Namun sayang, komputer yang diperuntukkan bagi pustakawan tidak
ada karena telah rusak. Tersedianya barcode dan scanning barcode juga tidak dapat
dijalankan dengan semestinya karena sistem scanning dan barcode yang ada di
komputer utama yaitu komputer pustakawan yang dulu telah rusak. Sehingga, scanner
barcode yang ada tidak terpakai dan malah disimpen di gudang.
Setelah bercengkrama dengan pustakawan di perpustakaan SMPN 5 Bandung
akhirnya kami mulai menginstal software slims tersebut. Hal yang pertama dilakukan
adalah menginstalasi XAMPP sebagai salah satu tindakan awal. Setelah selesai folder
yang dipindahkan ke folder xampp/htdocs untuk memudahkan pencarian saat
diperlukan. Setelah selesai, proses instalasi SLiMS pun dilakukan. Setelah
memindahkan folder, langkah selanjutnya ialah menuju htdocs/phpmyadmin dengan
menggunakan browser. Hal ini dilakukan untuk membuat database sistem informasi
yang akan diterapkan.
G.5. instalasi XAMPP (SMPN 5 Bandung, 2015)
Hal selanjutnya yang dikerjakan adalah mulai memasuki laman
localhost/phpmyadmin. Pembuatan databse pun dilakukan dengan penamaan yang
sama guna untuk menjadi wadah keseluruhan informasi yang akan dimasukkan.
Setelah itu kita pilih menu create. Dalam pembuatannya membutuhkana waktu yang
sedikit lama bila membuat field dari keseluruhan data bibliografis sehingga akhirnya
kami memutuskan untuk mengimport data yang sudah ada. Caranya adalah dengan
mengklik menu import yanng ada disebelah kanan atas. Selanjutnya memasukan file
berformat .sql yang terdapat di folder htdocs/(folder slims)/instal. Dengan begitu,
semua field yang dibutuhkan telah diinput sepenuhnya dan berada di database.
G.6. Pembuatan Database (SMPN 5 Bandung, 2015)
Langkah selanjutnya adalah membuat admin. Pada langkah ini, kita dapat
menentukan siapa saja yang dapat mengakses apa saja data dan fitur yang tersedia di
sistem informasi. Kita juga dapat menentukan nama pengguna dan kata sandi tertentu.
Untuk dapat melakukan hal ini, klik menu privilage, dan pilih add user untuk
menambahkan pengelola dan pengguna sistem informasi. Pada tahapan ini kita akan
membuat username beserta password guna untuk menjadi salah satu syarat bisa login
ke menu SliMS ini. Bila telah selesai membuat username beserta password maka klik
tombol go dan pengguna pun telah selai ditambahkan.
G.7. Pembuatan user di Database (SMPN 5 Bandung, 2015)
Hal yang selanjutnya dilakukan adalh proses instalasi slims guna untuk
engetahui apakah SLImS bisa digunakan atau tidak. Adapun acara yang dapat
dilakukan adalah dengan mengetikan localhost/(nama folder installer slims) pada
address bar browser. Bila semua proses telah selesai dilakukan maka jendela instalasi
software SliMS ini akan langsung tampak. Coba lakukan Log in dengan masukan
username serta password calon pengelola sistem informasi yang telah dibuat tadi.
Pastikan bahwa akun ini dapat mengakses semua informasi yang ada di software yag
telah diinstal tersebut. Setelah bisa log in maka pengelola bisa mengakses semua fitur
yang ada di dalam software ini. Mulai dari menambahkan, mengganti, mengurangi,
dan emngedit informasi dalam sistem informasi perpustakaan.
G.8. Tampilan isntalasi SliMS 8 Akasia (SMPN 5 Bandung, 2015)
G.9. tampilan pengecekan instalasi SLiMS (SMPN 5 Bandung, 2015)
G.10. tampilan pengecekan instalasi SLiMS (SMPN 5 Bandung, 2015)
Tahapan terkahir adalah mengedit data SLIMS tersebut menajdi data
perpustakaan. Muali dari nama perpustakaan, alamat, no kontak, dll. pengguna perlu
akses untuk hal ini sehingga dapat masuk ke laman log in. Pengguna bisa
menggunakan username dan password admin yang sebelumnya telah dibuat. Setelah
itu bis alangsung pilih menu System untuk menambahkan data perpustakaan dan
melakukan pengaturan terhadap sistem informasi secara keseluruhan. Pada laman ini
pengguna bisa mengganti atau merubah layout tampilan laman pencarian, pengaturan
waktu peminjaman keseluruhan koleksi dan denda pengembalian, dll. Setelah itu
selanjutnya adalah menambhakan data-data koleksi sebagai langkah pertama untuk
mulai proses inventariasi, pembuatan katalog dan pelaksanaan kegiatan sirkulasi.
G.11. tampilan utama SliMS Perpustakaan SMPN 5 Bandung (SMPN 5 Bandung, 2015)
F. Kesimpulan
Kesimpulannya adalah perpustakaan SMPN 5 Bandung masih belum
terutomatasi secara keseluruhan. Dua tahun yang lalu memang sudah hampir menjadi
perpustakaan sekolah berbasis digital hasil kerjasama dengan PPL dari Prodi
Perpustakaan & (Sains) Informasi UPI namun setalah setahun kemudian terjadi
musibah sehingga semua alat elektronik dan sistem yang digunakan rusak. Kini
dengan alat elektronik yang baru dan pustakawan yang baru diharapkan dapat
membawa angin segar bagi perpustakaan walaupun notabene mereka sama sekali
tidak mengerti dengan apa saja yang dapat dilakukan di perpustakaan.
Penerapan software SliMS di perpustakaan tersebut semoga dapat menjadi
sebuah cahaya penerang disepanjang perjalanan hidup perpustakan SMPN 5 Bandung
dengan dua pustakawan hebatnya yaitu Bu Lulu dan pak Rudi. Pengaplikasian SlimS
tidak terloalu berjalan lancar dikarena berbagai macam hal dan faktor yang
mempengrauhinya. Mulai dari komputer yang memiliki kapasitas rendah sehingga
ketika mengaplikasikan SlimS 8 tidak terlalu bagus dan malah banyak lagnya.
Pustakawan di perpustakaan ini juga bukan merupakan lulusan perpustakaan dan
belum pernah mengikuti pelatihan apapun. Kecuali bagi kepala perpustakaanya. Bagi
staf pustakawannya sedikit kurang memahami mengenai kinerja di perpustakaan dan
juga kurang paham mengenai IT sehingga sedikit sulit untuk dapat memberikan
pembelajaran mengenai proses pengenalan lebih jauh dengan SlimS.
Sayangnya, sistem di komputer yang dulu telah rusak dan pihak pustakawan
yang sekarang harus memulai lagi dari awal, mulai dari input data koleksi yang
menca[ai sekita 22.000 eksemplar tersebut. Namun, secara keseluruhan penerapan
aplikasi SlimS ini semoga dapat membnatu kinerja pustakawan di SMPN 5 Bandung.
G. Daftar Pustaka
Supriyanto, W. & Muhsin, A. (2008). Teknologi informasi perpustakaan: strategi
perancangan perpustakaan digital. Yogyakarta: Kanisius.
Sutarman,.(2009). Pengantar Teknologi Informasi. Penerbit Bumi Aksara : Jakarta.
Rujukan Online
______.(2013).Manfaat Teknologi Informasi dan Komunikasi. Tersedia di :
http://www.artikeltik.com/manfaat-teknologi-informasi-komunikasi-tik.html
diakses pada [24 Desember 2015]
Ajie.
M.D.
(n.d).
Software
Otomasi
Perpustakaan.
Tersedia
di
http://file.upi.edu/Direktori/FIP/PRODI_PERPUSTAKAAN_DAN_INFORM
ASI/MIYARSO_DWI_AJIE/Makalah_a.n_Miyarso_Dwiajie/Handsout
%2309-Software_Otomasi_Perpustakaan.pdf
Diakses pada [24 Desember
2015]
Maulana, M. (2015). Ini Dia 15 Fitur Baru SliMS 8 Akasia. Tersedia di
http://www.muradmaulana.com/2015/11/ini-dia-15-fitur-baru-slins-8akasia.html?m=1 Diakses pada [24 Desember 2015]
Ramadani, H. (2010). Aplikasi Perpustakaan Wnisis pada Perpustakaan Universitas
Negeri
Jakarta.
Tersedia
di
http://dheny030.weebly.com/uploads/4/4/6/9/4469144/perbandingan_aplikasi_
perpustakaan.doc Diakses pada [24 Desember 2015]
Ridho, M. R. (n.d.). Senayan Library Management System For Dummies. Tersedia di
http://slims.web.id/download/docs/slims4dummies_edisi_revisi.pdf. Diakses
pada [24 Desember 2015].
Ridho, M.R. (n.d). Senayan Library Management System For Dummies Tersedia di
http://slims.web.id/download/docs/slims4dummies_edisi_revisi.pdf Diakses
pada [24 Desember 2015]
Suwanto, S.A. (2003). Teknologi Informasi untuk Perpustakaan dan Pusat
Dokumentasi
dan
Informasi.
Tersedia
di
http://eprints.undip.ac.id/35187/1/Teknologi_informasi_BU_ATIK.doc
Diakses pada [24 Desember 2015]
H. Lampiran Dokumentasi
G.12. Visi Misi Perpustakaan SMPN 5 Bandung (Qodariah, 2015)
G.13. Kondisi Perpustakaan SMPN 5 Bandung (Qodariah, 2015)
G.14. Pak Rudi sedang belajar mengentri data buku (Qodariah, 2015)
G.15. Bu Lulu, kepala Perpustakaan (Qodariah, 2015)
G.16. proses Instalasi SliMS (Qodariah, 2015)
G.17. Bersama dengan buku induk yang super tebal, data buku mulai dari tahun 1997
(Qodariah, 2015)
BANDUNG
Diajukan untuk memenuhi salah satu tugas Ujian Akhir Semester mata kuliah Aplikasi TIK
di Perpustakaan yang diampu oleh Dr. Cepi Riyana., M.Pd
Oleh
Anggiani Qodariah
1200485
PROGRAM STUDI PERPUSTAKAAN DAN (SAINS) INFORMASI
DEPARTEMEN KURIKULUM DAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN
FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
BANDUNG
2015
PENERAPAN SOFTWARE SLIMS DI PERPUSTAKAAN SMPN 5 BANDUNG
A. PENDAHULUAN
Perpustakaan merupakan sumber ilmu pengetahuan yang bukan hanya sebagai
tumpukan buku tetapi secara prinsip, perpustakaan harus dapat dijadikan atau
berfungsi sebagai sumber informasi bagi setiap yang membutuhkannya. Perpustakaan
didalamnya tentu memiliki banyak bahan pustaka. Dengan banyaknya bahan pustaka
tersebut terkadang pemustaka sulit dalam mencari buku, sehingga jika pencarian buku
dan pekerjaan pustakawan dilakukan dengan manual dirasa kurang efektif dan
efisien. Dengan adanya perpustakaan sekolah diharapkan dapat membantu muridmurid dan guru menyelesaikan tugas-tugas dalam proses belajar mengajar, oleh sebab
itu maka perpustakaan harus mempermudah pemustaka dalam menemukan sebuah
buku yang dibutuhkan oleh pemustaka. Selain dengan cara menata buku dengan benar
yang tersusun sesuai dengan tema atau nomor panggil, juga dapat dilakukan dengan
menggunakan mesin pencari untuk mempermudah pencarian buku.
SLIMS adalah perangkat lunak sistem manajemen perpustakaan (library
management system) sumber terbuka yang dilisensikan di bawah GPL v3. Aplikasi ini
pertama kali dikembangkan dan digunakan oleh Perpustakaan Kementerian
Pendidikan Nasional, Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat, Kementerian
Pendidikan Nasional. beberapa fitur Slims diantaranya adalah OPAC, Manajemen
data bibliografi yang efisien meminimalisasi redundansi data, manajemen
keanggotaan dan lain sebagainya.
SMPN 5 Bandung mempunyai perpustakaan yang sudah cukup bagus,
memiliki koleksi bahan pustaka yang beragam, tidak hanya buku pelajaran saja tetapi
juga banyak buku fiksi seperti cerpen novel bahkan buku fiksi terjemahan pun ada.
hanya saja pengelolaan perpustakaan seperti proses pencarian, peminjaman dan
pengembalian buku masih dilakukan secara manual. Oleh karena itu kami ingin
mencoba menginstall Aplikasi Slims untuk membantu mempermudah pustakawan
dalam melakukan pekerjaannya dan mempermudah pemustaka dalam mencari buku
yang dibutuhkan.
B. TUJUAN
Ada beberapa tujuan dari pengaplikasian atau penerapan TIK di perpustakaan,
seperti :
1. Mengetahui peranan teknologi informasi dalam organisasi informasi perpustakaan
di era global.
2. Membantu perpustakaan sekolah dalam melakukan otomasi perpustakaan.
3. Meningkatkan efesiensi dalam pengolahan koleksi perpustakaan
C. TINJAUAN PUSTAKA
a) Definisi TIK
TIK atau yang sering disebut sebagai teknologi informasi dan komunikasi
merupakan sebuah alat bantu yang digunakan melakukan sharing ilmu
pengetahuan. Dalam hal ini teknologi informasi dan komunikasi terdiri dari
dua aspek yaitu teknologi informasi dan teknologi komunikasi. Teknologi
informasi adalah sebuah eknologi yang menggabungkan komputer dengan
jalur komunikasi berkcepatan tinggi yang membawa data, suara dan video.
Sedangkan teknologi komunikasi tidak terbatas hanya pada komputer saj
anamun juga mencakup teknologi komunikasi lainnya seperti handphone,
smartphone, dll sebagai alat pemroses dan penyimpan informasi.
b) Fungsi Teknologi Informasi
Teknologi informasi ntentunya memiliki fungsi tersendiri bagi beberapa
golongan masyarakat, menurut Suwanto, pada tahun 2003 di halaman 7-8
menyatakan bahwa fungsi teknologi informasi adalah sebagai berikut :
Mengatur informasi “Ing-Griyo” (in-house information) atau
informasi yag ada di dalam lembaga informasi tersebut, serta
mengusahaknnya agar dapat di temukan kembali.
Megakses pangkalan data luar (ekstren) yaitu pangkalan data dari
lembaga-lembaga lain, mapaun belahan dunia lain.
Meringakan beban kerja
Efesiensi dan menghemat waktu dan tenaga staf
Meningkatkan jasa perpusdokinfo dan fungsi-fungsi baru.
Membangun jaringan kerja dan kerjasama.
c) Manfaat TIK
TIK sebagai salah satu sarana kmunikasi yang cepat dapat mendistribusikan
infromasi secara cepat dari satu tempat ke tempat yang lainnya. Banyak
manfaat yang dapat diambil dari manfaat tik ini seperti yang dikutip dari
artikeltik.com sebagai berikut :
Globalisasi
Tik dapat mendekatkan yang jauh. Melalui Tik kita bisa melihat
seluruh dunia dan berkenalan dengan orang-orang yang ada diseluruh
dunia sehingga jarak dan waktu pun tidak akan mengganggu. Banyak
teknologi informasi dan komunikasi yang semakin gencar digunakan
seperti penjualan online, dll.
Kemudahan berkomunikasi
Dengan buatan TIK, setiap orang dapat berkomunikasi dengan cepat,
murah dan efisien. Orang bisa menggunakan komunikasi tidak
langsung seperti surat elektronis, komunikasi langsung melalui
chatting, ataupun bertatap muka secara elektronis melalui video
konferensi.
Dukungan pembelajaran
Dewasa ini banyak program komputer yang dapat digunakan untuk
membantu proses pembelajaran. dengan semakin beragamnya alat
pembelajaran maka siswa pun tidak akan mudah bosan dengan
pembelajaran tersebut. Peljaran yang sulit pun dapat terasa ringan
dengan bantuan alat teknologi ini.
Penghematan biaya
Pebisnis dapat menggunakan TIK untuk menjalankan bisnis dengan
harapan dapat melakukan penghematan biaya sehingga bisa menjual
produk dengan lebih mudah dan meningkatkan kompetisi dengan
pesaing. Berbagai perusahaan bisa saling bekerja sama untuk bertukar
informasi secara otomatis sehingga tidak perlu melibatkan orang lain
secara khusus. Mesin otomatis dapat bekerja menggantikan peran
manusia sehingga produksei menjadi lebih mudah dan kualitas
seragam bisa diperoleh.
Penghilangan kendala waktu
Dukungan TIK ternyata juga dapat digunakna untuk berbagai macam
kegiatan yang hampir bisa dilakukan 24 jam sehari non-stop. Hal ini
terlihat pada mesin ATM. Nasabah bank yang ingin menganbil uang
atau melakukan transaksi pada malam hari tentunya tidak perlu
menunggu untuk menemu teller bank dikeesokan harinya namun bisa
dengan menggunakna mesin ATM. Begitupun dengan mobile banking
yang memungkinkan nasabah bank bis amelakukan transaksi
dimanapun dan kapanpun.
Peningkatan layanan
Peningkatan layanan ini bisa dilihat dari semua jenis layanan yaang
ada disekelilling kita saat ini. Mulai dari layanan nyata sampai pada
layanan jasa. Diperpustakaan pelayanan yang diberikan dengan
bantuan TIK akan lebih mudah dan efesien sehingga proses
pemenuhan kebutuhan informasi pemustaka dapat lebih cepat.
Peningkatan produkivitas kerja
Peningkatan produktivitas kerja pegawai juga membuat pekerjaan
lebih cepat selesai. TIK dapat membantu meningkatkna produktivitas
kerja sehingga pekerja dapat memberikan sumbangan berarti yang
lebih banyak kepada institusinya.
Penggantian pekerjaan yang beresiko
Penggantian pekerjaan yang berisiko disini maksudnya pekerjaan yang
membahayakan jiwa manusianya itu sendiri. banyak contoh yang
terlihat mengenai hal ini seperti alat pengukuran CO2 yang tinggi
dibeberapa kawah gunung vulkanik di Indonesia, lalu ada juga pada
pekerjaan pengecoran logam. Hal-hal tersebut dilakukan oleh robot
atau alat yang dapat membantu pekerjaan manusianya itu sendiri.
d) Penerapan Teknologi Informasi di perpustakaan
Perkembangan teknologi yang semakin berkembang mengakibatkan
banyaknya alat teknologi yang berkembang di masyarakat pula. Berbgai
macam jenis dna bentuk digunakna untuk membuat pekerjaan manusia
menjadi lebih mudha dan praktis. Begitupun di perpustakaan, berbagia macam
alat atau teknologi informasi digunakan baik diperuntukkan bagi
pemustakanya maupun juga bagi pustakawannya. Perpustakaan mengimbangi
perkembangan TI yang semakin pesat sehingga tak jarang biasanya TI
dijadikan tolak ukur sebuha perpustakaan bagus atau tidaknya dengan melihat
alat-alat TI yang digunakan di perpustakaan tersebut. Hal ini terus
berkembang dengan nama otomasi. Otomasi merupakan sebuah penjabaran
dari beragamnya alat-alat ti yang membnatu meringankan pekerjaan manusia
dengan mengalihfungsikan yang tercetak menjadi digital sehingga
penyimpanan serta penempatannya lebih ringkas dan mempermudah temu
balik informasi.
e) Software Perpustakaan
Sistem otomasi di perpustakaan memerlukan sebua software yang
dapat digunakan beriringan dengan pesatnya TI yang berkembang. Dewasa ini
banyak software perpustakaan yang berkembang di masyarakat, mulai dari
yang berbayar sampai pada yang gratis untuk di download di internet. Jenis
dan macamnya tergantung yang memakai software tersebut. Tentunya hal ini
juga dapat menjadi sebuah perbandingan yang mutlak. Software peprustakaan
yang baik adalah yang terintegrasi, maksudnya terintegrasi ini dapat dikatakn
sebgai paket hemat yang mana sudah mencakup sistem pengadaan bahan
[ustaka, pengolahan bahan pustaka, sistem pencarian kembali bahan pustaka,
sistem sirkulasi, membership, pengaturan denda keterlambatan pengendalian
bahan pustaka. Selain itu akan lebih bagusnya lagi bila software perpustakaan
tersebut dilengkapi dengan sistem barcoding dan mkanisme pengaksesan data
berbasis web dan internet.
Pemilihan software perpustakaan tergantung pada fitur-ftur yang
dibutuhakan dalam perpustakannnya itu sendiri. Adapun beberapa fitur yang
sering ada di dalam sebuah software perpustakaan adalah sebagai berikut :
Katalog buku
Katalog buku ini digunakan guna untuk memilih dan memilah buku
yang dibutuhkan oleh pemustaka sehingga pemustaka yang mencari
informasi mengenai buku tersebut dapat lebh denan cepat dan mudah
untuk mendapatkannya.
Informasi mengenai buku
Informasi mengenai buku ini harus sedapat mungkin selengkap
mungkin guna untuk menjadi identitas atau ciri khas dari buku tersebut
agar tidak tertukar dengan buku yang lain. Biasanya informasi yang
ditampilkan adalah seperti gambar cover buku, ID pustaka, judl buku,
nama pengarang, penerbit, ISBN, jumlah halaman dalam buku, ukuran,
jenis bahasa, sumber buku, ketersediaan stok buku serta resume dari
buku tersebut.
Informais ketersediaan buku
Informasi ketersediaan buku ini berguna untuk melihat apakah buku
yang dicari pemustaka masih ada di perpustakaan atau sudah ada yang
meminjam.
Statistik perpustaka
Statistik perpustakaan berguna untuk menjadi laporan akhir tahun dan
menjadi salah satu pencerminan citra perpustakaan. Selain itu, statistik
perpustakaan juga dapat dijadikan tolak ukur evaluasi di perpustakaan
dan menajdi bahan yang cukup penting dalam pengambilan keputusan
kepala perpustakaan. Adapun beberapa statistik di perpustakaan seperti
statistik peminjamman buku, statistik pengunjung perpustakaan, dll.
Internal Search Engine
Internal search engine ini digunakan untuk memudahkan pemustaka
mencari bahan pustaka yang khusus di perpustakaan tersebut. Alat ini
alat khusus yang hanya dapat digunakan untuk emncari bahan pustaka
di perpustakaan seperti halnya yang saat ini sedang ramai digunakan
dan dibicarakan adalah OPAC
Kewenangan akses
Kewenangan akses ini digunakan untuk melihat seberapa besar
kewenangan staf dan pemustaka melakukan akses sistem. Tentunya
bagi anggota peprustakaan atau pemustaka yang datang tidak bisa
dengan serta merta begitu saja mengakses sistem sehingga akan ada
pembatasan bagi pemustaka yang datang untuk mengakses sistem.
Administrasi anggota
Administrasi anggota dimaksudkan untuk fitur penambahan dan
pengurangan anggota perpustakaan dengan sistem komputerisasi
tentunya.
Profile perpustakaan
Profile perpustakaan biasanya berisi mengeenai identitas dari
perpustakaanya itu sendiri mulai dari nama, alamat, no kontak, dll.
Penpengolahan bahan pustaka
Keamanan ruang sirkulasi
Keamaann ruang sirkulasi yang dimaksudkan adalah bagian keamanan
atau security line. Pada fitur ini pustakawan dapat memperhatikan
keamanan koleksi tanpa takut ada yang mencurinya. (Ramadani, 2010,
p. 5-7).
Pengadaan software perpustakaan tidak bisa sembarangan dilakukan.
Harus dapat disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan yang ada. Adapun
beberapa kriteria pemilihan software perpustakaan menurut Ajie, pada
halaman 1 adalah :
1. Kegunaan: fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan kebutuhan dan
menghasilkan informasi tepat waktu (realtime) dan relevan untuk proses
pengambilan keputusan.
2. Ekonomis: biaya yang dikeluarkan sebanding untuk mengaplikasikan
software sesuai dengan hasil yang didapatkan.
3. Keandalan: mampu menangani operasi pekerjaan dengan frekuensi besar
dan terus-menerus.
4. Kapasitas: mampu menyimpan data dengan jumlah besar dengan
kemampuan temu kembali yang cepat.
5. Sederhan: menu -menu yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah
dan interaktif dengan pengguna
6. Fleksibel: dapat diaplikasikan di beberapa jenis sistem operasi dan
institusi serta memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.
Adapun pengadaan software perpustakaan dapat dilakukan dengan
beberapa cara seperti yang diutarakan Ajie pada halaman 2 yang menyatakan
bahwa pengadaan software perpustakaan digital bisa melalui beberapa
alternatif yaitu :
Membangun sendiri secara internal
Meminta pihak ketiga untuk mengembangkan
Membeli software jadi (propietary software) yang ada di
pasaran
f) Software Otomasi Perpustakaan Bernama SLiMS
SliMS merupakan salah satu software perpustakaan yang saat ini banyak
digunakan di Indonesia maupun di luar negeri. SLIMS, software perpustakaan
yang tidak terlalu sulit untuk digunakan dan diaplikasi di perpustakaan. Selain
itu, software ini juga mudah didapatkan dan gratis tanpa pembayaran apapun.
Menurut Ridho, pada halaman 6 menyatakan bahwa Senayan Library
Management System (SLiMS) adalah perangkat lunak sistem manajemen
perpustakaan (library management system) dengan sumber terbuka yang
dilisensikan di bawah GPL v3. Aplikasi ini pertama kali dikembangkan dan
digunakan oleh Perpustakaan Kementrian Pendidikan Nasional, Pusat
Informasi dan Hubungan Masyarakat, serta Kementrian Pendidikan Nasional.
SliMS sebagai salah satu software perpustakaan memiliki beberapa fitur
peprustakaan yang membantu proses berjalannya perpustakaan, seperti yang
diutarakan oleh Ridho, pada halaman 6-7 seperti berikut :
Online Public Access Catalog (OPAC) dengan pembuatan thumbnail
yang digenerate on-thefly.
Thumbnail berguna untuk menampilkan cover buku.
Mode penelusuran tersedia untuk yang sederhana (Simple Search) dan
tingkat lanjut (Advanced Search).
Detail record juga tersedia format XML (Extensible Markup Language)
untuk kebutuhan web service.
Manajemen data bibliografi yang efisien meminimalisasi redundansi
data.
Manajemen master file untuk data referensial seperti GMD (General
Material Designation), Tipe Koleksi, Penerbit, Pengarang, Lokasi,
Supplier, dan lain-lain.
Sirkulasi dengan fitur: Transaksi peminjaman, pengembalian, reservasi
koleksi, aturan peminjaman yang fleksibel, Informasi keterlambatan dan
denda.
Manajemen keanggotaan.
Inventarisasi koleksi (stocktaking).
Laporan dan Statistik.
Pengelolaan terbitan berkala (Kardex).
Dukungan pengelolaan dokumen multimedia (.flv,.mp3) dan dokumen
digital lainnya. Khusus untuk pdf dalam bentuk streaming.
Senayan mendukung beragam format bahasa termasuk bahasa yang tidak
menggunakan penulisan selain latin.
Menyediakan berbagai bahasa pengantar (Indonesia, Inggris, Spanyol,
Arab, Jerman).
Dukungan Modul Union Catalog Service.
Counter Pengunjung perpustakaan.
Member Area untuk melihat koleksi yang sedang dipinjam oleh anggota.
Modul sistem dengan fitur: Konfigurasi sistem global, Manajemen
modul, Manajemen User (Staf Perpustakaan) dan grup. Pengaturan hari
libur, Pembuatan barcode otomatis, Utilitas untuk backup.
Copy cataloguing dengan protocol z39.50 dan p2p service.
Pemberitahuan surat keterlambatan peminjaman melalui e-mail dengan
menggunakan mail server.
D. METODE
Penerapan aplikasi TIK di perpustakaan SMPN 5 Bandung menggunakan
software SliMS ini dilakukan dalam beberapa tahapan atau beberapa proses dari awal
sampai akhir. Perijinan kepada pihak perpustakaan adalah hal pertama yang
dilakukan, lalu sambil menunggu perizinan pihak perpustakaan melakukn diskusi
menegnai analisis kebutuhan permustaka, lalu ada analisis spesifikasi hardware yang
tersedia, instalasi software perpustakaan sampai pada proses editing serta input data.
Hal tersebut semuanya dilakukan bersama-sama dengan pihak pustakawan bernama
Pak Rudi Gunawan. Adapun penjelasan dari beberapa tahapan tersebut adalah :
1. Perijinan pihak perpustakaan
Observasi penerapan software SliMS ini dilakukan pada hari selasa, 15
Desember 2015. Perijinan dimulai dari sekolah pada hari sebelumnya,
tepatnya hari senin 14 Desember 2015 sekitar pukul 09.00 pagi, namun
surat masih perlu didisposisikan sehingga tidak bisa langsung melakukan
observasi. Baru pada hari selasa penerapan software ini bisa digunakan.
Orang yang pertama kali bertemu adalah pak Rudi Gunawan selaku
pustakawan pelayanan di SMPN 5 Bandung. Pak Rudi Gunawan ini bukan
merupakan orang yang ahli dalam dunia perpustakaan karena memang
beliau bukan merupakan lulusan perpustakaan, selain itu beliau juga
dulunya adalah mantan pegawai TU. Beliau bekerja di perpustakaan
tersebut baru sekitar 1 tahun. di perpustakaan SMPN 5 Bandung ini hanya
terdapat 2 pustakawan, 1 sebagai kepala perpustakaan bernama Bu Lulu
Mamluah. Beliau merupakan guru biologi di SMPN 5 Bandung. Kebetulan
saat kami mengunjungi sekolah tersebut sedang ada tamu dari Nusa
Tenggara Timur sehingga bu Lulu tidak bisa menemani kami
melaksanakan tujuan datang emngunjungi perpustakaan sekolah ini. Pak
Rudi lah yang senantiasa menemani kami. Dikarenakan beliau bukan
merupakan lulusan ilmu perpustakaan maka ketika kami mengutarakan
tujuan kami datang ke perpustakaan beliau sama sekali tidak mengerti
karena memang beliau bukan meruakan lulusan perpustakaan. Namun
untuknya beliau ini m erupakan tipikal orang yang mau belajar sehingga
ketika kami mencoba belajar bersama, pak Rudi mudah menagkap arahana
kami dalam menggunakan SliMS ini.
2. Analisis spesifikasi hardware yang tersedia
Setelah mendapatkan perijinan dari kepala perpustakaan, kami
melakukan analisis ketersediaan dan spesifikasi hardware. Di perpustakaan
tersedia hardware yang mendukung proses otomasi, karena peninggalan
sistem otomasi yang dulu pernah dilakukan disini. Hardware yang tersedia
yaitu 3 unit computer, 1 monitor lcd touchscreen visitor, 1 buah scanner,
kabel RJ 35. Setelah kita analisis computer yang tersedia memliki
spesifikasi OS windows 7 32 bit, RAM 1 GB. HDD 350 GB.
G.1 3 unit komputer di perpustakaan SMPN 5 Bandung (Qodariah, 2015)
3. Instalasi software perpustakaan
Hal yang pertama dilakukan saat akan instalasi software
perpustakaan adalah diskusi mengenai SliMS tipe mana yang akan
digunakan. Kebetulan komputer yang berjalan ada 2 dan yang satunya lagi
rusak karena terkena petir. Akhirnya dengan pertimbangan tersebut kami
meutuskan untuk memakaikan kedua versi slims yang ada, yaitu SliMS 7
alias cendana dan SliMS alias akasia. Proses instalasi SliMS ini dilakukan
bersama – sama dengan pihak pustakawannya guna sebagai pembelajaran
bila pak Rudi akan menginstal kembali software ini di komputer yang
lain. pada akhirnya versi SliMS yang digunakan secara keseluruhan
adalah SliMS 8 yaitu akasia. Karena, akasia ini merupakan keluaran
terbaru dari SliMS dan tentunya memiliki kelebihan tersendiri
dibandingkan dengan SliMS 7 yang bernama cendana.
G.2. Tampilan SliMS 8 akasia (Qodariah, 2015)
Adapun beberapa kelebihan dari SliMS 8 yang bernama akasia
ini seperti yang diutarakan Maulana pada 2015 di blogny. Adapun hal
tersebut seperti menggunakan php versi 5 yang katanya security-nya lebih
aman. Selain itu tampilan opac beserta logo SliMS nya pun semakin
bagus. Ada banyak aplikasi baru pula yang disuntikkan di SliMS 8 ini,
seperti grup chat dengan tujuan untuk mempermudah komunikasi antar
tenaga perpustakaan ataupun pustakawan dengan pemustaka. Selain itu
ada juga aplikasi mengenai lokasi peta seperti google maps. Ada juga
pengubahan sistem pengkatalogan digital yang sebelumnya mnggunakan
AACR2, sekarang sudah beralih menjad sistem RDA (Resource
Description and Access) yang menurut profesor ilmu perpustakaan
Indonesia adalah sebuah peraturan pengatalogan untuk materi
perpustakaan, materi digital dan materi yang terdapat pada sistem sambung
jaring (dalam jaring, taut jaring, online). yang terkahir adalah adanya fitur
daftar pustaka yang otomatis langsung ada tiga versi, slah satuny ada versi
Chicago yang dapat membnatu mempermudah tugas pustakawan.
4. Editing dan input data
Setelah selesai menginstal slims akhirnya software tersebut bisa
dipakai. Setelah mencoba beberapa fitur bersama dengan pak Rudi kami
mulai untuk mengedit identitas slims menjadi identitas perpustakaan
seperti penambahan nama dan alamat, lalu ada juga pengubahan bahasa.
Setelah selesai melakukan hal tersebut selanjutnya kami bersama-sama
dengan pak Rudi mulai mencoba mengentri data koleksi di perpustakaan.
Namun disayangkan, komputer utama yang memiliki data mengenai
koleksi perpustakaan hasil bersama PPL dari prodi Perpustakaan dan
(sains) informasi beberapa tahun yang lalu teah rusak sehingga input data
dilakukan dari awal kembali.
Disini pak rudi mulai belajar mengenai entri data koleksi, dari yang
manual sampai pada yang menggunakan fitur eksport dan import. Pak
Rudi juga belajar mengenai penginputan anggota perpustakaan.
Dikarenakan komputer utama yang berisikna data-data koleksi yang dulu
telah rusak maka mau tidak mau kita memulai lagi dari awal penginputan
data koleksi di perpustakaan SMPN 5 Bandung yang berjumlah sekitar
22.000 eksemplar ini. Dikarenakan terlalu banyak maka kami berinisiatif
untuk membantu pak Rudi dengan menginputkan beberapa koleksi. Selain
hal itu, kami juga belajar bersama dengan pak Rudi mengenai tata cara
membackup data slims supaya dapat terhindar dari kehilangan data secara
keseluruhan.
G.3. Pak Rudi mencoba untuk mengentri data koleksi perpustakaan dari buku induk
(Qodariah, 2015)
5. Diskusi analisis kebutuhan pemustaka
Hal yang terakhir dilakukan adalah diskusi bersama mengenai analisis
kebutuhan pemustaka dan juga kekurangan di perpustakaan SMPN 5
Bandung. Kebetulan saat ini berlangsung dilakukan bersama Bu Lulu
selaku kepala perpustakaan SMPN 5 Bandung. Kebetulan beliau sudah
menemui tamu-tamunya tersebut dan katanya acaranya telah selesai. Pada
diskusi ini kami terlibat diskusi yang sangat menyenangkan. Bu Lulu
begitu terbuka dengan kami sehingga pembicaraan pun berlangsung cukup
seru. Bu Lulu banya bertanya mengenai kekurangan perpustakaan SMPN
5 Bandung ini. Beliau banyak meminta saran dari kami sebagai tamu
pendatang ke perpustakaan. Mulai dari tata ruangan, sistem pelabelan
kolskei, apa itu shelving ?, sistem peminjaman dan pengembalian, data
kunjungan, serta pembuatan data base koleksi serta anggota. Akhir cerita
diskusi dan observasi kami hari itu ditutup dengan foto bersama di depan
perpustakaan SMPN 5 Bandung.
G.4. Foto bersama di depan perpustakaan (Hadian, 2015)
E. HASIL DAN PEMBAHASAN
Perpustakaan SMPN 5 Bandung ini sepenuhnya belum menjadi sebuah
perpustakaan terautomasi. Masih ada beberapa bagian di perpustakaan yang belum
tersentuh oleh teknologi. Teknologi yang ada di perpustakaan dulu katanya bagus
mulai dari adanya wifi sampai pada proyektor. Namun kini proyektr tersebut sudah
pindah tangan ke bagian tata usaha. Walaupun wifi masih bisa digunakan di
perpustakaan namun sepertinya hal tersebut tidak cukup untuk memenuhi kebutuhan
pemustaka. Tersedianya komputer bagi pemustaka menjadi nilai + tersendiri bagi
perpustakaan. Namun sayang, komputer yang diperuntukkan bagi pustakawan tidak
ada karena telah rusak. Tersedianya barcode dan scanning barcode juga tidak dapat
dijalankan dengan semestinya karena sistem scanning dan barcode yang ada di
komputer utama yaitu komputer pustakawan yang dulu telah rusak. Sehingga, scanner
barcode yang ada tidak terpakai dan malah disimpen di gudang.
Setelah bercengkrama dengan pustakawan di perpustakaan SMPN 5 Bandung
akhirnya kami mulai menginstal software slims tersebut. Hal yang pertama dilakukan
adalah menginstalasi XAMPP sebagai salah satu tindakan awal. Setelah selesai folder
yang dipindahkan ke folder xampp/htdocs untuk memudahkan pencarian saat
diperlukan. Setelah selesai, proses instalasi SLiMS pun dilakukan. Setelah
memindahkan folder, langkah selanjutnya ialah menuju htdocs/phpmyadmin dengan
menggunakan browser. Hal ini dilakukan untuk membuat database sistem informasi
yang akan diterapkan.
G.5. instalasi XAMPP (SMPN 5 Bandung, 2015)
Hal selanjutnya yang dikerjakan adalah mulai memasuki laman
localhost/phpmyadmin. Pembuatan databse pun dilakukan dengan penamaan yang
sama guna untuk menjadi wadah keseluruhan informasi yang akan dimasukkan.
Setelah itu kita pilih menu create. Dalam pembuatannya membutuhkana waktu yang
sedikit lama bila membuat field dari keseluruhan data bibliografis sehingga akhirnya
kami memutuskan untuk mengimport data yang sudah ada. Caranya adalah dengan
mengklik menu import yanng ada disebelah kanan atas. Selanjutnya memasukan file
berformat .sql yang terdapat di folder htdocs/(folder slims)/instal. Dengan begitu,
semua field yang dibutuhkan telah diinput sepenuhnya dan berada di database.
G.6. Pembuatan Database (SMPN 5 Bandung, 2015)
Langkah selanjutnya adalah membuat admin. Pada langkah ini, kita dapat
menentukan siapa saja yang dapat mengakses apa saja data dan fitur yang tersedia di
sistem informasi. Kita juga dapat menentukan nama pengguna dan kata sandi tertentu.
Untuk dapat melakukan hal ini, klik menu privilage, dan pilih add user untuk
menambahkan pengelola dan pengguna sistem informasi. Pada tahapan ini kita akan
membuat username beserta password guna untuk menjadi salah satu syarat bisa login
ke menu SliMS ini. Bila telah selesai membuat username beserta password maka klik
tombol go dan pengguna pun telah selai ditambahkan.
G.7. Pembuatan user di Database (SMPN 5 Bandung, 2015)
Hal yang selanjutnya dilakukan adalh proses instalasi slims guna untuk
engetahui apakah SLImS bisa digunakan atau tidak. Adapun acara yang dapat
dilakukan adalah dengan mengetikan localhost/(nama folder installer slims) pada
address bar browser. Bila semua proses telah selesai dilakukan maka jendela instalasi
software SliMS ini akan langsung tampak. Coba lakukan Log in dengan masukan
username serta password calon pengelola sistem informasi yang telah dibuat tadi.
Pastikan bahwa akun ini dapat mengakses semua informasi yang ada di software yag
telah diinstal tersebut. Setelah bisa log in maka pengelola bisa mengakses semua fitur
yang ada di dalam software ini. Mulai dari menambahkan, mengganti, mengurangi,
dan emngedit informasi dalam sistem informasi perpustakaan.
G.8. Tampilan isntalasi SliMS 8 Akasia (SMPN 5 Bandung, 2015)
G.9. tampilan pengecekan instalasi SLiMS (SMPN 5 Bandung, 2015)
G.10. tampilan pengecekan instalasi SLiMS (SMPN 5 Bandung, 2015)
Tahapan terkahir adalah mengedit data SLIMS tersebut menajdi data
perpustakaan. Muali dari nama perpustakaan, alamat, no kontak, dll. pengguna perlu
akses untuk hal ini sehingga dapat masuk ke laman log in. Pengguna bisa
menggunakan username dan password admin yang sebelumnya telah dibuat. Setelah
itu bis alangsung pilih menu System untuk menambahkan data perpustakaan dan
melakukan pengaturan terhadap sistem informasi secara keseluruhan. Pada laman ini
pengguna bisa mengganti atau merubah layout tampilan laman pencarian, pengaturan
waktu peminjaman keseluruhan koleksi dan denda pengembalian, dll. Setelah itu
selanjutnya adalah menambhakan data-data koleksi sebagai langkah pertama untuk
mulai proses inventariasi, pembuatan katalog dan pelaksanaan kegiatan sirkulasi.
G.11. tampilan utama SliMS Perpustakaan SMPN 5 Bandung (SMPN 5 Bandung, 2015)
F. Kesimpulan
Kesimpulannya adalah perpustakaan SMPN 5 Bandung masih belum
terutomatasi secara keseluruhan. Dua tahun yang lalu memang sudah hampir menjadi
perpustakaan sekolah berbasis digital hasil kerjasama dengan PPL dari Prodi
Perpustakaan & (Sains) Informasi UPI namun setalah setahun kemudian terjadi
musibah sehingga semua alat elektronik dan sistem yang digunakan rusak. Kini
dengan alat elektronik yang baru dan pustakawan yang baru diharapkan dapat
membawa angin segar bagi perpustakaan walaupun notabene mereka sama sekali
tidak mengerti dengan apa saja yang dapat dilakukan di perpustakaan.
Penerapan software SliMS di perpustakaan tersebut semoga dapat menjadi
sebuah cahaya penerang disepanjang perjalanan hidup perpustakan SMPN 5 Bandung
dengan dua pustakawan hebatnya yaitu Bu Lulu dan pak Rudi. Pengaplikasian SlimS
tidak terloalu berjalan lancar dikarena berbagai macam hal dan faktor yang
mempengrauhinya. Mulai dari komputer yang memiliki kapasitas rendah sehingga
ketika mengaplikasikan SlimS 8 tidak terlalu bagus dan malah banyak lagnya.
Pustakawan di perpustakaan ini juga bukan merupakan lulusan perpustakaan dan
belum pernah mengikuti pelatihan apapun. Kecuali bagi kepala perpustakaanya. Bagi
staf pustakawannya sedikit kurang memahami mengenai kinerja di perpustakaan dan
juga kurang paham mengenai IT sehingga sedikit sulit untuk dapat memberikan
pembelajaran mengenai proses pengenalan lebih jauh dengan SlimS.
Sayangnya, sistem di komputer yang dulu telah rusak dan pihak pustakawan
yang sekarang harus memulai lagi dari awal, mulai dari input data koleksi yang
menca[ai sekita 22.000 eksemplar tersebut. Namun, secara keseluruhan penerapan
aplikasi SlimS ini semoga dapat membnatu kinerja pustakawan di SMPN 5 Bandung.
G. Daftar Pustaka
Supriyanto, W. & Muhsin, A. (2008). Teknologi informasi perpustakaan: strategi
perancangan perpustakaan digital. Yogyakarta: Kanisius.
Sutarman,.(2009). Pengantar Teknologi Informasi. Penerbit Bumi Aksara : Jakarta.
Rujukan Online
______.(2013).Manfaat Teknologi Informasi dan Komunikasi. Tersedia di :
http://www.artikeltik.com/manfaat-teknologi-informasi-komunikasi-tik.html
diakses pada [24 Desember 2015]
Ajie.
M.D.
(n.d).
Software
Otomasi
Perpustakaan.
Tersedia
di
http://file.upi.edu/Direktori/FIP/PRODI_PERPUSTAKAAN_DAN_INFORM
ASI/MIYARSO_DWI_AJIE/Makalah_a.n_Miyarso_Dwiajie/Handsout
%2309-Software_Otomasi_Perpustakaan.pdf
Diakses pada [24 Desember
2015]
Maulana, M. (2015). Ini Dia 15 Fitur Baru SliMS 8 Akasia. Tersedia di
http://www.muradmaulana.com/2015/11/ini-dia-15-fitur-baru-slins-8akasia.html?m=1 Diakses pada [24 Desember 2015]
Ramadani, H. (2010). Aplikasi Perpustakaan Wnisis pada Perpustakaan Universitas
Negeri
Jakarta.
Tersedia
di
http://dheny030.weebly.com/uploads/4/4/6/9/4469144/perbandingan_aplikasi_
perpustakaan.doc Diakses pada [24 Desember 2015]
Ridho, M. R. (n.d.). Senayan Library Management System For Dummies. Tersedia di
http://slims.web.id/download/docs/slims4dummies_edisi_revisi.pdf. Diakses
pada [24 Desember 2015].
Ridho, M.R. (n.d). Senayan Library Management System For Dummies Tersedia di
http://slims.web.id/download/docs/slims4dummies_edisi_revisi.pdf Diakses
pada [24 Desember 2015]
Suwanto, S.A. (2003). Teknologi Informasi untuk Perpustakaan dan Pusat
Dokumentasi
dan
Informasi.
Tersedia
di
http://eprints.undip.ac.id/35187/1/Teknologi_informasi_BU_ATIK.doc
Diakses pada [24 Desember 2015]
H. Lampiran Dokumentasi
G.12. Visi Misi Perpustakaan SMPN 5 Bandung (Qodariah, 2015)
G.13. Kondisi Perpustakaan SMPN 5 Bandung (Qodariah, 2015)
G.14. Pak Rudi sedang belajar mengentri data buku (Qodariah, 2015)
G.15. Bu Lulu, kepala Perpustakaan (Qodariah, 2015)
G.16. proses Instalasi SliMS (Qodariah, 2015)
G.17. Bersama dengan buku induk yang super tebal, data buku mulai dari tahun 1997
(Qodariah, 2015)