KESUKSESAN DAN KEGAGALAN IMPLEMENTASI EN

PT SEMEN GRESIK & FOX MEYER

Sistem Informasi Manajemen Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, Msc DEWI MARGARETH L TORUAN (PO56132372.48) PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2013

Abstract

An increasingly rapid economic development led to the increasingly stringent business competition. Especially with the development of increasingly sophisticated technology, these companies are competing in utilizing technology to enhance competitive advantage and efficiency of their company ’s performance than its competitors. One of the investment in information technology that is popular today is the Enterprise Resource Planning (ERP) system, is an application package that offers best practice of doing business by using a single database that is accessible by all divisions within the company. There are many advantages that can be felt by companies to implement ERP systems, such as reducing production costs, improve data integration, and reduce inventory levels. For many research results, it was found that ERP implementation can be quickly improve enterprise performance but some of the enterprise was fail. The success of ERP implementation was caused by key users (ERP project team) and one of the factors that caused the failure is the presence of user resistance to change. Resistance from users has also led the company can not maximize the benefits of ERP system implementation.

Keywords : Enterprice Resource Planning, Best Practice, success factor, key users

Abstrak

Perkembangan ekonomi yang semakin cepat menyebabkan persaingan bisnis yang semakin ketat. Apalagi dengan adanya perkembangan teknologi yang semakin canggih, perusahaan-perusahaan tersebut berlomba-lomba dalam memanfaatkan teknologi untuk meningkatkan keunggulan kompetitif dan efisiensi kinerja perusahaan mereka dibandingkan pesaingnya. Salah satu investasi teknologi informasi yang populer saat ini adalah system Enterprise Resource Planning (ERP) yaitu paket aplikasi yang menawarkan “best practice” dalam menjalankan bisnis dengan menggunakan satu basis data yang dapat diakses oleh semua divisi dalam perusahaan. Terdapat banyak keuntungan yang dapat dirasakan oleh perusahaan dengan mengimplementasikan system ERP, seperti mengurangi biaya produksi, meningkatkan integrasi data, dan mengurangi level inventori. Dari beberapa penelitian didapatkan bahwa implementasi ERP dapat meningkatkan dengan cepat kinerja perusahaan dan beberapa mengalami kegagalan, sehingga dapat merusak sistem perusahaan. Keberhasilan ini dicapai dengan kesuksesan implementasi ERP yang ditentukan oleh key users (tim project ERP) dan salah satu faktor yang menyebabkan kegagalan ini adalah adanya resistensi pengguna terhadap perubahan. Resistensi dari pengguna ini juga menyebabkan perusahaan tidak dapat memaksimalkan keuntungan dari implementasi system ERP.

Kata kunci : Enterprice Resource Planning, Best Practice, success factor, key users

DAFTAR GAMBAR

Hal Gambar 1. Siklus Informasi ................................................................................................. 5 Gambar 2. Model Umum Suatu Sistem ................................................................................ 6 Gambar 3. Informasi dan SIM untuk semua tingkatan Manajemen ..................................... 8 Gambar 4. Enterprise Resource Planning ............................................................................. 10

DAFTAR TABEL

Hal Tabel 1. Faktor Keberhasilan ERP (Nah, Islam & Tan) ....................................................... 12 Tabel 2. Faktor Keberhasilan ERP (Supramaniam & Kuppusamy) ...................................... 13 Tabel 3. Faktor Keberhasilan ERP (Fui-Hoon & Santiago) .................................................. 14

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Persaingan global meningkat seiring dengan bertambahnya jumlah perusahaan yang ada di dunia. Persaingan global cukup ketat sehingga perusahaan yang tidak memiliki daya saing, lamban dan menghasilkan produk yang kurang berkualitas akan tergerus di pasaran. Pada akhirnya perusahaan tersebut akan bangkrut. Perusahaan yang mampu bersaing dan selalu meningkatkan kualitas produk dan internal perusahaannya akan dapat berkembang. Perusahaan yang masuk ke dalam persaingan global harus dapat mempertahankan competitive advantage yang dimilikinya. Salah satu cara untuk mewujudkan kesuksesan perusahaan adalah dengan cara menerapkan dan mengintegrasikan sistem informasi.

Sistem informasi diperlukan untuk membantu dan menunjang kinerja perusahaan. Tujuan sistem informasi yaitu memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam sub-unit perusahaan. Sistem informasi menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika. Sistem informasi terdiri dari enam komponen yaitu : komponen input, komponen model, output, teknologi, basis data dan kontrol. Setiap komponen diidentifikasi dan dievaluasi apakah sudah sesuai dengan kebutuhan. Selain itu, sinergi antar komponen ini diperlukan agar kegagalan sistem informasi dapat dihindari.

Efisiensi menjadi salah satu faktor yang cukup penting dalam setiap perusahaan. Dengan adanya sistem informasi, diharapkan perusahaan yang menerapkannya mampu masuk ke dalam persaingan dan unggul di dalamnya. Sistem informasi diharapkan dapat meningkatkan produktivitas, mencapai tujuan dan efisien dalam perusahaan.

Enterprise Resources Planning (ERP) merupakan sebuah teknologi komputerisasi sistem informasi terintegrasi yang digunakan oleh perusahaan kelas dunia dalam meningkatkan kinerjanya. ERP telah berkembang sebagai alat integrasi, memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan atau aktivitas inti perusahaan yang meliputi penjualan dan pemasaran, pemeliharaan, produksi/ manufakturing, pengadaan/ logistik, gudang, SDM, Umum dan Keuangan ke pusat penyimpanan data (server) dan dapat dengan mudah diakses oleh semua unit kerja yang membutuhkan. Manfaat ERP bagi suatu perusahaan adalah sebagai berikut :

1. Proses bisnis “Best Practice”

2. Integrasi dan real time

3. Fungsi Pengendalian

4. Proses lebih cepat dan efisien (tidak ada duplikasi)

5. Ketepatan posting jurnal akuntansi

6. Pencatatan dari sumber transaksi

7. Flexible dan mudah dalam pemakaian

8. Paperless Terlepas dari semua manfaat yang dapat dirasakan dengan penggunaan ERP,

implementasi ERP merupakan permasalahan kompleks yang masih menjadi isu hingga saat ini. Pada dasarnya keberhasilan sistem ERP terletak pada bagaimana sistem ERP yang telah diimplementasikan dapat memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan, mampu membantu pemecahan masalah dan memberikan manfaat.

Sebuah sistem ERP akan membantu bagian-bagian dalam sebuah organisasi untuk berbagi data dan informasi, pengurangan biaya, dan perbaikan manajemen dari bisnis proses. Dengan keuntungan-keuntungan yang ditawarkan sistem tersebut, banyak perusahaan yang tergiur untuk mengimplementasikan. Satu hal yang penting ketika mengimplementasikan ERP adalah perlu mempertimbangkan 3 komponen penting dalam sistem informasi yaitu business process, people dan IT.

Banyak juga sistem ERP yang mengalami kegagalan pada saat implementasi. Rata- rata kegagalan implementasi software ERP didunia berdasarkan hasil survey adalah 50 persen

sampai 70 persen. Dalam banyak tulisan, angka 70% dapat dikatakan ”standar” kegagalan yang dapat diterima bersama dalam proyek IT. Selanjutnya, Standish Group menyatakan hanya 10 persen perusahaan yang berhasil menerapkan ERP, 35 persen proyek dibatalkan dan

55 persen mengalami keterlambatan. Kondisi tersebut dialami juga oleh perusahaan di Indonesia, banyak yang bernasib sama dengan perusahaan di luar negeri yaitu mengalami kegagalan implementasi ERP setelah berinvestasi besar-besaran. Namun kegagalan tersebut jarang terungkap karena rata-rata perusahaan malu mengungkapkan detil kegagalan yang akan menurunkan citra perusahaan dan mengecewakan para konsumen dan shareholdersnya (Garside, 2004)

1.2. Tujuan Penulisan

Penulisan Makalah ini bertujuan untuk :

1. Menjelaskan secara umum faktor-faktor yang menyebabkan kesuksesan atau kegagalan dalam implementasi sistem Enterprise Resource Planning (ERP)

2. Memberikan contoh studi kasus implementasi ERP pada PT Semen Gresik dan Fox Meyer serta kendala yang terjadi pada saat penerapan ERP

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Sistem Informasi Manajemen Sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau

subsistem yang saling bekerjasama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna dalam mencapai suatu tujuan.

Sistem menurut O’Brien (2005) adalah suatu kumpulan dari komponen yang saling berhubungan tetapi memiliki batasan-batasan yang jelas, saling bekerjasama untuk mencapai

tujuan tertentu dengan cara menerima input dan menghasilkan output dalam proses pengolahan yang terorganisir. Terdapat tiga komponen dengan fungsi berbeda yang mendukung kelancaran kerja sistem yaitu:

1. Input, merupakan kegiatan pengumpulan dan penyusunan bagian-bagian informasi yang akan dimasukkan dan diolah di dalam sistem,

2. Pengolahan (processing), merupakan kegiatan yang mentransformasi dan mengubah input menjadi output, dan terakhir

3. Output, merupakan kegiatan transfer bagian-bagian yang telah diolah untuk mencapai tujuan akhir yang diinginkan.

Informasi merupakan bagian yang paling kritis dalam suatu operasi dan manajemen dalam suatu organisasi. Kegiatan-kegiatan manajerial seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan membutuhkan informasi-informasi tertentu yang harus didapatkan pada waktunya. Jika kebutuhan akan informasi ini dipenuhi dalam waktu yang telah ditentukan, maka perusahaan atau organisasi akan mampu menjalankan kegiatan operasinya dengan lebih baik dan dapat bertahan dalam lingkungan yang kompetitif. Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Informasi dalam suatu lingkungan sistem informasi harus mempunyai persyaratan umum sebagai berikut :

 Harus diketahui oleh penerima sebagai referensi yang tepat

 Harus sesuai dengan kebutuhan yang ada dalam proses pembuatan / pengambilan keputusan  Harus mempunyai nilai surprise, yaitu hal yang sudah diketahui hendaknya jangan diberikan  Harus dapat menuntun pemakai untuk membuat keputusan. Suatu keputusan tidak selalu menuntut adanya tindakan.

Sistem informasi harus mempunyai beberapa sifat seperti :  Pemrosesan informasi yang efektif. Hal ini berhubungan dengan pengujian

terhadap data yang masuk, pemakaian perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai

 Manajemen informasi yang efektif. Dengan kata lain, operasi manajemen, keamanan dan keutuhan data yang ada harus diperhatikan  Keluwesan. Sistem informasi hendaknya cukup luwes untuk menangani suatu macam operasi  Kepuasan pemakai. Hal yang paling penting adalah pemakai mengetahui dan puas terhadap sistem informasi.

Siklus informasi dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

Gambar 1 Siklus Informasi

Informasi memiliki karakteristik yang relevan, timeliness, akurat, cost effective, dapat diandalkan dan dapat diperbaharui dan dikumpulkan (Babu, 2000). Menurut McLeod (1995), kegagalan dalam penerapan sistem informasi akan menyebabkan penurunan mutu pelayanan Informasi memiliki karakteristik yang relevan, timeliness, akurat, cost effective, dapat diandalkan dan dapat diperbaharui dan dikumpulkan (Babu, 2000). Menurut McLeod (1995), kegagalan dalam penerapan sistem informasi akan menyebabkan penurunan mutu pelayanan

Manajemen dapat diartikan sebagai proses pemanfaatan berbagai sumberdaya yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan. Manajemen juga dapat dimaksudkan sebagai suatu sistem kekuasaan dalam suatu organisasi agar orang-orang menjalankan pekerjaan. Umumnya, sumberdaya yang tersedia dalam manajemen meliputi manusia, modal dan material. Dalam sistem informasi manajemen, sumber daya manajemen meliputi tiga sumber daya tersebut ditambah dengan sumberdaya berupa informasi. Menurut Paradigma Anthony dalam pengembangan TI yang meliputi tida lapis: di puncak adalah level strategi bisnis yang ditangani manajemen papan atas, kemudian level pengawasan yang dipegang oleh manajemen madya, terakhir, level operasi yang dikelola penyelia

Nilai sebuah informasi lebih berharga daripada nilai investasi. Oleh karena itu, dalam membuat sebuah informasi diperlukan sebuah sistem yang dapat membuat sebuah informasi yang tepat dan akurat. Sistem Informasi Manajemen perlu didefinisikan lebih detail untuk mendapatkan informasi yang lebih spesifik. Model umum suatu sistem adalah terdiri atas masukan (input), pengolah (process), dan keluaran (output), sebagaimana ditunjukkan oleh gambar berikut:

Gambar 2 Model Umum Suatu Sistem

Sistem Informasi manajemen dapat didefinisikan sebagai sekumpulan subsistem yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerjasama antara bagian satu dengan bagian lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa data- data, kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi denagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik saat ini maupun dimasa yang akan datang, mendukung kegiatan operasional, menejerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai tujuan. Sistem informasi menggunakan SDM (people), perangkat keras (hardwere), perangkat lunak (softwere), data dan jaringan kerja (network) untuk menampilkan aktivitas input, processing, output , storage, dan control yang mengubah sumberdaya data menjadi produk informasi.

Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung maupun tidak langsung. Suatu informasi dapat mempunyai beberapa fungsi antara lain:

 Menambah pengetahuan  Mengurangi ketidakpastian  Mengurangi resiko kegagalan  Mengurangi keanekaragaman/variasi yang tidak diperlukan  Memberi standar, aturan-aturan, ukuran-ukuran, dan keputusan-keputusan yang

menentukan pencapaian sasaran dan tujuan. SIM yang baik akan mampu menyediakan data dan kemampuan analisis perhitungan

data-data. Dalam suatu organisasi, setiap tingkatan manajemen mempunyai kebutuhan- kebutuhan rencana sendiri yang berbeda. SIM yang dikembangkan harus mampu mendukung setiap kebutuhan tersebut. Dengan demikian suatu SIM manajemen yang baik harus mampu memberikan dukungan pada proses-proses berikut:

 Proses perencanaan  Proses pengendalian  Proses pengambilan keputusan

2.2 Peran Sistem Informasi dalam Bisnis Sistem informasi, baik mulai pada tahap operasional (pemrosesan transaksi) hingga

penggunaan internet (e-commerce/e-business) mempunyai tiga peran utama:

1. Mendukung proses bisnis dan operasional

2. Mendukung pengambilan keputusan oleh karyawan dan manajemen

3. Mendukung strategi untuk memperoleh keunggulan kompetitif Kebutuhan informasi di dalam suatu organisasi ditentukan oleh level manajemen dan

pihak non-manajemen yang akan menggunakan informasi. Oleh karena itu, sistem informasi yang dibangun atau dipakai dalam sebuah organisasi perlu mengakomodasi kebutuhan pemakai berdasarkan level manajemen. Namun sebelum membicarakan sistem informasi seperti itu, berbagai level manajemen dalam suatu organisasi akan dibahas terlebih dulu.

Di dalam organisasi tradisional umumnya terdapat 4 kelompok, yaitu manajemen tingkat atas, manajemen tingkat menengah, manajemen tingkat bawah, dan pegawai non-manajemen. Keempat kelompok tersebut sering digambarkan dalam bentuk piramida sebagaimana diperlihatkan pada Gambar 2.3.

Gambar 3 Informasi dan SIM untuk semua tingkatan manajemen

Manajemen tingkat atas (atau sering disebut manajemen strategis) adalah manajemen pada level paling atas yang menangani keputusan-keputusan strategis. Keputusan strategis adalah keputusan yang sangat kompleks dan jarang sekali menggunakan prosedur yang telah Manajemen tingkat atas (atau sering disebut manajemen strategis) adalah manajemen pada level paling atas yang menangani keputusan-keputusan strategis. Keputusan strategis adalah keputusan yang sangat kompleks dan jarang sekali menggunakan prosedur yang telah

Arus informasi dalam perusahaan mengalir secara vertikal dan horisontal. Arus informasi vertikal dibedakan menjadi arus informasi vertikal ke atas dan vertikal ke bawah. Arus informasi vertikal ke bawah berupa strategi, sasaran, dan pengarahan. Arus informasi vertikal ke atas berupa ringkasan kinerja organisasi.

2.3. Enterprise Resource Planning (ERP)

2.3.1. Defenisi ERP

Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan suatu sistem yang terintegrasi yang mengatur dan menggambarkan seluruh sumberdaya yang ada baik dari sisi keuangan (finance), marketing, sales, pelayanan dan pendukung lainnya (CRM) untuk memfasilitasi dan mendukung kinerja semua elemen terkait di dalam perusahaan dan juga sebagai penghubung bagi seluruh stakeholder terkait.

Dengan kata lain, “ERP” adalah sistem lintas fungsi perusahaan yang digerakkan oleh model software suite terintegrasi ya ng mendukung proses bisnis dasar internal perusahaan” (McGraw-Hill, 2002).

Lebih jauh, McGraw-Hill menjelaskan bahwa ERP merupakan core-technology (teknologi inti) dari suatu bisnis elektronik (e-business), dimana merupakan kerangka kerja transaksi secara menyeluruh dari suatu perusahaan dengan berbagai hubungan ke pemrosesan pesanan penjualan, manajemen dan pengendalian persediaan, perencanaan produksi dan distribusi serta keuangan. Gambar di bawah merupakan gambaran ERP sebagai pendekatan lintas fungsi sistem ERP.

Gambar 4 Enterprise Resource Planning

Dari sisi production planning, ERP bisa dilihat sebagai suatu alat untuk memberikan tampilan ataupun proses bisnis pada intinya dimana proses planning merupakan salah satu proses bisnis yang sangat menentukan, misalnya pemrosesan pemesanan dan manajemen persediaan yang disatukan oleh software aplikasi ERP dan database umum yang dipelihara oleh Data Base Management System (DBMS). Lebih jauh, sistem ERP menelusuri sumberdaya bisnis (seperti kas, bahan baku dan kapasitas produksi), serta status dari berbagai komitmen yang dibuat perusahaan.

ERP dari sisi integrated logistics merupakan alat yang membantu dan berfungsi sebagai mesin software penting yang dapat mengintegrasikan dan menyelesaikan proses lintas fungsi yang dihasilkannya.

Accounting/Finance dan Human Resources, ERP memegang peranan penting untuk perusahaan untuk bisa mendapatkan efisiensi, kelincahan dan responsivitas yang dibutuhkan dalam mencapai keberhasilan di lingkungan bisnis yang dinamis pada saat ini. Dengan ERP dapat menelusuri status penjualan, persediaan, pengiriman dan pembuatan faktur serta perkiraan bahan baku dan kebutuhan sumberdaya manusia, dari perencanaan kebutuhan personel hingga administrasi penggajian dan tunjangan, serta dapat menyelesaikan sebagian besar aplikasi pencatatan keuangan serta akuntansi manajerial yang dibutuhkan.

Terakhir, ERP dalam kaitannya dengan sales distribution dan order management merupakan rangkaian yang sangat vital, mengingat dengan ERP menciptakan kerangka kerja untuk mengintegrasikan dan meningkatkan proses bisnis internal perusahaan yang menghasilkan peningkatan signifikan dalam kualitas serta efisiensi layanan pelanggan, produksi dan distribusi.

2.3.2. Implementasi ERP

Dengan persaingan bisnis yang semakin kompleks, semakin banyak perusahaan- perusahaan yang mencoba meningkatkan konsumennya dengan melakukan pelayanan yang cepat dan biaya yang murah dibandingkan dengan kompetitornya. Salah satu cara untuk mewujudkan kesuksesan tersebut dapat dilakukan dengan cara mengintegrasikan sistem informasi, peningkatan efisiensi dari sistem informasi untuk menghasilkan manajemen yang lebih efisien dalam business process. Ketika perusahaan menjadi lebih efisien akan meningkatkan daya saingnya di pasar bisnis (Suprjanto, 2006). Data yang diintegrasikan dapat membantu proses bisnis yang efisien dan memudahkan pengambilan keputusan oleh manajemen perusahaan.

Teknologi ERP dapat mengintegrasikan fungsi marketing, fungsi produksi, fungsi logistik, fungsi finance, fungsi sumber daya, dan fungsi lainnya. ERP telah berkembang sebagai alat integrasi, memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan ke pusat penyimpanan data dengan mudah diakses oeh semua bagian yang membutuhkan. Integrasi data pada teknologi ERP dilakukan dengan single data entry (sebuah departemen memasukkan data, maka data ini dapat digunakan oleh fungsi-fungsi lainnya pada perusahaan).

ERP merupakan suatu cara untuk mengelola sumber daya perusahaan dengan menggunakan teknologi informasi. Penggunaan ERP yaang dilengkapi dengan hardware dan software untuk mengkoordinasi dan mengintegrasikan data informasi pada setiap area business process untuk menghasilkan pengambilan keputusan yang cepat karena menyediakan analisa dan laporan keuangan yang cepat, laporan penjualan yang on time, laporan produksi dan inventori. Program ERP sangat membantu perusahaan yang memiliki bisnis proses yang luas, dengan menggunakan database dan reporting tools manajemen yang terbagi. Business process merupakan sekelompok aktivitas yang memerlukan satu jenis atau lebih input yang akan menghasilkan sebuah input dimana output ini merupakan value untuk konsumen. Software ERP mendukung pengoperasian yang efsien dari business process dengn cara mengintegrasikan aktivitas-aktivitas dari keseluruhan bisnis termasuk sales, marketing, manufacturing, logistic, accounting, dan staffing .

Implementasi ERP pada perusahaan di Indonesia yang mempunyai harapan untuk mempercepat proses bisnis, meningkatkan efisiensi, dan meraup pendapatan yang lebih besar. Namun, pada saat implementasi banyak faktor yang dapat menggagalkan implementasi dan Implementasi ERP pada perusahaan di Indonesia yang mempunyai harapan untuk mempercepat proses bisnis, meningkatkan efisiensi, dan meraup pendapatan yang lebih besar. Namun, pada saat implementasi banyak faktor yang dapat menggagalkan implementasi dan

2.3.3. ERP Critical Success Factor

Rockart (1979) adalah orang pertama yang melakukan penelitian untuk implementasi kesuksesan IT. Menurut Rockart faktor-faktor kesuksesan adalah jika hasil kerja memuaskan maka akan menjamin kesuksesan kinerja kompetitif bagi organisasi.

ERP yang sukses didukung oleh beberapa model yang memiliki pandangan yang berbeda untuk setiap modelnya. Berikut ini adalah beberapa contoh model kesuksesan ERP :

Strategic Tactical

Or  Management support berkelanjutan  Dedicated staff dan konsultan

ga niz  Perubahan manajemen organisasi  Komuniksi yang jelas antara keluar dan ati

yang efektif

kedalam

on  Skala proyek manajemen yang baik  Rencana/jadwal proyek yang diformalkan  Tim komposisi proyek yang  Program pelatihan yang memadai

memadai  Pencegah pemecahan masalah  Penanggulangan

komprehensif

proses bisnis  Penggunaan konsultan yang tepat

 Proyek yang unggul

 Teknik

pengambilan keputusan

pengguna  Kepercayaan antar mitra

Te  Strategi implementasi ERP yang  Konfigurasi perangkat lunak yang

ch memadai

memadai

nol og  Avoid Customization

 Pengetahuan sistem

y  Versi ERP yang memadai

Tabel 1 Faktor keberhasilan ERP (Nah, Islam, & Tan, 2007) Critical Success Factors

1. Top managemetn support 2. Project team competence 3. Interdepartmental cooperation

4. Clear goals and objectives 5. Project management

6. Interdepartmental communication 7. Management of expectations

8. Project champion

9. Vendor Support 10. Careful package selection 11. Data analysis and conversion

12. Dedicated resources

13. Use of steering committee 14. User training on software 15. Education on new business processes

16. Business process reengineering 17. Minimal customization

18. Architecture choices 19. Change management

20. Partnership with vendor 21. Use of vendors’ tools

22. Use of consultants

Tabel 2 Faktor Keberhasilan ERP (Supramaniam & Kuppusamy, 2011)

1. Rencana bisnis dan visi 2. Manajemen Perubahan

a. Rencana bisnis dan visi a. Menyadari adanya perubahan b. Tujuan/misi proyek

b. Budaya perusahaan dan struktur manajemen

c. Pertimbangan untuk investasi ERP c. Komitmen untuk mengubah perubahan

d. Perbaikan proses bisnis e. Analisa respon pengguna

f. Pendidikan dan pelatihan pengguna g. Dukungan organisasi dan keterlibatan

pengguna h. Peningkatan kemampuan tenaga kerja

IT

3. Komunikasi 4. Tim komposisi, ketrampilan, dan kompensasi ERP

a. Target dan komunikasi efektif a. Orang terbaik dalam ERP

b. Komunikasi antar stockholders b. Fungsional tim yang seimbang

c. Harapan komunikasi di semua level

c. Anggota tim yang full time d. Kemajuan proyek komunikasi

d. Mitra kerja, kepercayaan, insentif e. Dibiasakan pengembilan keputusan

f. Kinerja terkait dengan kompensasi g. Pengetahuan bisnis, anggota tim, dan

konsultan

5. Manajemen Proyek

a. Menetapkan tanggung jawab a. Persetujuan dan dukungan dari top

management

b. Menetapkan dengan jelas ruang lingkup proyek

b. top management publik dan secara eksplisit mengidentifikasi proyek

c. Pengendalian proyek sebagai prioritas utama d. Mengevaluasi setiap perubahan

c. Mengalokasi sumber daya yang diusulkan d. Keberadaan pemimpin proyek e. Menilai dan mengontrol

permintaan pengembangan proyek e. Tingginya tingkat eksekutif sponsor f. Menentukan proyek

f. Komitmen proyek sponsor g. Menetapkan suatu kejadian penting

dan tanggal akhir h. Memastikan ketepatan waktu

proyek i. Mengkoodinasikan aktifitas proyek

pada semua pihak yang terkena dampaknya

j. Target dan jalur proyek

7. Analisis Sistem, seleksi, dan teknis pelaksanaan

a. Sistem legacy b. Meminimum kustomisasi c. Konfigurasi arsitektur ERP secara

keseluruhan d. Pengujian yang canggih dan ketat e. Integrasi

f. Penggunaan alat pengembangan vendor dan pelaksanaan metodologi

g. Seleksi paket ERP h. Seleksi ERP arsitektur

i. Seleksi data yang akan dikonversi j. Data konversi k. Metode permodelan yang tepat l. Penyelesaian masalah

Tabel 3 Faktor Keberhasilan ERP (Fui-Hoon & Santiago, 2006)

2.3.4. Organization Culture

Budaya organisasi yaitu kumpulan asumsi yang diadakan, relatif sama dan diambil untuk diberikan dalam sebuah organisasi. Itu termasuk pengalaman kolektif, nilai-nilai, kepercayaan, dan norma-norma perilaku (Nah, Islam, & Tan, 2007). Budaya organisasi yang mempromosikan pembelajaran dan inovasi dapat sangat berpengaruh terhadap keberhasilan maupun kegagalan sebuah teknologi informasi dan strategi organisasi. Memberikan bukti studi kasus untuk menunjukkan bahwa budaya organisasi dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan implementasi ERP, budaya organisasi mendorong keterlibatan atau partisipasi dan adaptasi. Mendukung bahwa budaya organisasi berguna dalam memahami kesuksesan implementasi ERP. Melihat pentingnya budaya serta perubahan proses bisnis. Masalah ERP umumnya terletak pada karyawan yang merasa tidak nyaman dengan perubahan yang terjadi, dan yang mengikuti dari proses perubahan dalam implementasi ERP (Nah, Islam, & Tan, 2007). Dengan demikian, kecuali budaya organisasi mempromosikan keterbukaan dalam komunikasi dan fasilitas belajar, mungkin para karyawan dapat berperilaku dengan cara yang merugikan terhadap sistem ERP yang baru sehingga menyebabkan kegagalan.

Selama sepuluh tahun terakhir telah terjadi cukup banyak penelitian yang dipublikasikan pada implementasi Enterprise Systems(ES), beberapa diantaranya telah diekplorasi faktor budaya yang dapat mempengaruhi pelaksanaan dan keberhasilan relatif. Hal ini termasuk dampak nilai – nilai budaya yang terlihat dalam proses bisnis dibentuk oleh perangkat lunak, yang fungsinya untuk mendukung beberapa proses bisnis yang diperlukan dalam budaya yang berbeda lingkungan dari orang – orang dari pengembang software (Grainger & Mickey, 2007).

2.3.5. Critical Success Factor terhadap Implementasi ERP

Top Management Support sebagai faktor utama dan yang paling penting dalam implementasi ERP. Didukung oleh komitmen yang kuat dari pemimpin menjadi suatu kondisi yang penting untuk implementasi kesuksesan ERP. Komitmen top management adalah sebagian besar faktor yang dipelajari dalam kesuksesan implementasi sistem informasi dan sekaligus sumber yang sulit dalam implementasi sistem informasi. Top Management Support bahkan lebih penting dalam kasus ERP karena skala dari proyek dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan untuk enterprise-wide project (Nah, Islam, & Tan, 2007).

Anggota tim ERP harus terdiri dari orang-orang yang terbaik dalam organisasi untuk memaksimalkan peluang keberhasilan proyek. Tim harus memiliki cross-functional atau bersama-sama untuk mencapai tujuan dan memiliki ketrampilan teknis dan fungsional yang diperlukan untuk desain, implementasi, asimilasi. Tim harus dapat mengintegrasikan fungsi bisnis dengan kemapuan perangkat lunak serta perlu memiliki credentials atau surat

kepercayaan untuk mempengaruhi perubahan proses bisnis. Selain itu penggunaan konsultan juga meningkatkan kemungkinan keberhasilan proyek. Kompensasi, insentif, dan tugas untuk implementasi kesuksesan sistem, tepat waktu dan anggaran harus diberikan kepada tim untuk membantu perkembangan kerja sama tim dalam proyek (Nah, Islam, & Tan, 2007).

Komunikasi diberbagai tingkat dan fungsi organisasi diperlukan untuk sukses dalam implementasi ERP. Komunikasi merupakan faktor yang kompleks, namun tidak terbatas pada spesifikasi peran individu dan tanggung jawab, definisi yang jelas dan penting dari proyek, pra-implementasi, training, definisi dari time horizon sudah jelas. Komunikasi ini membutuhkan dua cara untuk mengjindari kesenjangan desain yang dapat terjadi jika kebutuhan bisnis yang tepat atau komentar dan persetujuan dari atasan. Juga mencatat bahwa kedua komunikasi, terdiri dari komunikasi ke luar dan komunikasi ke dalam. Komunikasi ke luar adalah komunikasi ke seluruh organisasi sedangkan komunikasi ke dalam adalah Komunikasi diberbagai tingkat dan fungsi organisasi diperlukan untuk sukses dalam implementasi ERP. Komunikasi merupakan faktor yang kompleks, namun tidak terbatas pada spesifikasi peran individu dan tanggung jawab, definisi yang jelas dan penting dari proyek, pra-implementasi, training, definisi dari time horizon sudah jelas. Komunikasi ini membutuhkan dua cara untuk mengjindari kesenjangan desain yang dapat terjadi jika kebutuhan bisnis yang tepat atau komentar dan persetujuan dari atasan. Juga mencatat bahwa kedua komunikasi, terdiri dari komunikasi ke luar dan komunikasi ke dalam. Komunikasi ke luar adalah komunikasi ke seluruh organisasi sedangkan komunikasi ke dalam adalah

Pengelolahan manajemen yang tepat dan efektif dari proyek ERP sangat penting untuk keberhasilan implementasi ERP. Program manajemen proyek ERP memerlukan tugas-tugas, akuntansi untuk sumber alokasi, mengontrol proyek yang merupakan kecenderungan proyek untuk memperoleh persyaratan perangkat lunak tambahan dan kustomisasi dan untuk mengungkap masalah tersembunyi seiring berjalannya waktu. Seorang manajer yang berkompeten adalah faktor yang paling penting kedua dalam implementasi sistem informasi. Ruang lingkup proyek harus jelas dan ditetapkan, dikelola, dan dikendalikan. Cakupan program untuk membangun sistem adalah kunci untuk implementasi ERP yang sukses. Serta perubahan yang diusulkan harus dievaluasi terhadap manfaat bisnis, dan ruang lingkup permintaan ekspansi harus diberikan waktu tambahan dan biaya perubahan yang diusulkan. Selain itu perubahan yang disetujui perlu dikoordinasikan ke semua pihak yang terkena dampaknya. Mengusulkan agar implementasi sistem ERP dapat dilengkapi dengan Total Quality Management (TQM ) dan merancang proses bismis untuk mempersiapkan organisasi untuk menjadi lebih reseptif terhadap sistem ERP yang baru (Nah, Islam, & Tan, 2007).

2.3.6. Faktor – Faktor Penyebab Kegagalan Dalam Implementasi ERP

Dari hasil penelitian terhadap berbagai implementasi ERP di perusahaan-perusahaan di seluruh dunia, pada akhirnya di-simpulkan bahwa yang menjadi penyebab utama kegagalan implementasi dan instalasi ini ada beberapa faktor yaitu:

1. Tidak ada atau kuranngya support dan sponsorship dari Top Executive Seperti diketahui bahwa instalasi dan implementasi ERP adalah suatu keputusan yang

harus diambil dan dimulai oleh para Top Executive, artinya keputusan harusnya adalah Top Down . Apalagi dengan implementasi dan instalasi ini akan berakibat perubahan terhadap proses business. ERP adalah crossfuction dalam satu perusahaan.

Orang-orang harus komit untuk melakukan perubahan di bagian masing-masing. Orang yang dimasukkan dalam proyek akan meluangkan waktunya sebagian besar untuk proyek Orang-orang harus komit untuk melakukan perubahan di bagian masing-masing. Orang yang dimasukkan dalam proyek akan meluangkan waktunya sebagian besar untuk proyek

2. Proyek dianggap sebagai proyek dari satu departemen saja Sudah disebutkan diawal bahwa implemntasi dan instalasi ERP adalah crossfunction,

artinya proyek tidak akan berjalan semestinya jika ada asumsi bahwa proyek ini hanya milik satu bagian atau departemen saja, misalnya saat implementasi di Departemen Finance, maka deparetemen lain merasa tidak berkepentingan dan jika terjadi fail, dianggap adalah fail tersebut hanya milik depertemen yang bersangkutan. Padahal dengan ERP ini nantinya akan terjadi keterkaitan yang erat antar departemen dan terjadi transparansi dan juga sinergi antara satu bagian dengan bagian yang lain. Sebagai contoh misalnya saat permintaan hasil produksi besar atau trendnya lagi meningkat maka otomatis bagian produksi akan segera mengetahuinya dan kapasitas produksi bisa ditingkatkan dan bagian raw material bisa menyediakan kabutuhan yang dibutuhkan dengan tepat dan online.

3. Tidak ada yang diserahkan untuk menjadi Person In Charge (PIC) atau project Manager yang full time

Untuk satu proyek seperti ini maka sangat dibutuhkan seseorang yang memang ditugaskan untuk menjadi PIC atau project manager atau owner project. Hal ini untuk meningkatkan komitmen dan mampunya terpenuhi semua pekerjaan sesuai dengan schedule yang direncanakan. Implementasi dan instalasi ini membutuhkan biaya, waktu dan resources yang tidak sedikit sehingga dibutuhkan seseorang yang bertanggung jawab.

4. Segala proses dan prosedur implementasi diserahkan hanya ke team IT saja. Hal ini sangat umum terjadi, dimana para anggota team yang terlibat di proyek

implementasi umunya suka menyerahkan saja untuk pengambilan keputusan atau perubahan prosedur ke pihak IT dengan alasan mereka orang teknikal yang menguasai secara baik bidang teknikal. Padahal yang mengetahui prosedur yang benar dibagian masing-masing adalah pihak yang terlibat utama didalamnya, misalnya orang finance untuk di bagian finance, orang produksi untuk dibagian produksi dan seterusnya.

5. Vendor yang melakukan implementasi kurang atau tidak memiliki kemampuan dan kompetensi yang baik dalam melakukan implementasi dan instalasi.

Disini dibutuhkan vendor yang akan melakukan instalasi dan implementasi sudah memiliki jam terbang yang baik sehingga sudah mengetahui kira-kira problem yang akan muncul dan memiliki kemampuan untuk melakukan memecahkan permasalahan sesuai dengan pengalaman yang telah didapat sebelumnya.

6. Tidak adanya dokumentasi untuk prosedur implementasi Dalam implementasi ERP, dokumentasi adalah salah satu kata kunci. Setiap pihak yang

terlibat didalamnya harus melakukan dokumentasi sehingga bisa diketahui sudah sampai dimana proses dan prosedur implemnatsi yang dilakukan. Ibarat system ISO, maka dokumtasi haruslah sesuatu yang utama dilakukan.

7. Kekurangan atau kegagalan di Training Training memberikan peran yang besar untuk menentukan sukses tidaknya implementasi

dan instalasi dari ERP. Karyawan yang selama ini bekerja dengan prosedur yang telah ada dan akan berubah tentu sesuatu yang sulit, tapi perubahan bisa dilakukan dengan meberikan training bagi para implementor dan user sehingga saat system dijalankan maka para user sudah mengetahui kira-kira apa yang akan dilakukan.

8. Kesulitan perubahan cultur di organisasi Orang biasanya cenderung mempertahankan comfort zone, dimana jika sudah merasa

nyaman akan sangat sulit untuk melakukan perubahan, apalagi jika sampai saat tersebut semua operasi dan prosedur dirasa sudah cukup baik tanpa perlu memakai suatu system baru dalam hal ini ERP. Salah satu kendala terbesar dalam implementasi ini adalah merubah cultur ini. Jika seseorang terlambat atau salah dalam melakukan entry data, maka dampaknya akan sangat panjang kedepannya. Cultur ini yang mesti diubah dan dijelaskan kesemua pihak yang terlibat didalamnya.

BAB III PEMBAHASAN

3.1. Studi Kasus Implementasi ERP yang sukses (PT Semen Gresik)

3.1.1. Latar Belakang Implementasi ERP pada PT. Semen Gresik

PT. Semen Gresik adalah perusahaan bergerak di industri semen, yang didirikan sejak tahun 1957. Bicara soal semen, orang mungkin langsung mengasosiasikannya dengan truk pengangkut, adukan, dan tukang-tukang bangunan. Namun, bagi manajemen PT Semen Gresik, urusan semen juga identik dengan sistem informasi yang kompleks dan rantai pasok yang mesti terintegrasi. Dengan kata lain, bisnisnya perlu ditangani dengan bantuan teknologi informasi (TI) yang memadai. Semuanya akan menjadi lebih simpel dengan diterapkannya sistem TI yang terintegrasi dan mutakhir.

Pada bulan Juni tahun 2001, ERP mulai diaplikasikan untuk mendukung bisnis proses yang ada di Semen Gresik dengan penerapan pertama kali dilakukan di bagian finansial. Dengan berjalannya waktu, implementasi dilakukan di bagian penjualan dan kemudian di bagian manufakturing.

Ada beberapa hal yang melatar belakangi Semen Gresik untuk mengimplementasikan ERP (Garside, 2004), yaitu :

1. Kebutuhan ‘Back Bone System’ yang kuat dan mampu memberikan informasi yang relevan dan tepat waktu.

2. Kebutuhan integrasi sistem informasi Semen Gresik Group (SSG) guna mendapatkan sinergi yang lebih optimal. Faktor-faktor yang mendorong adanya kebutuhan integrasi tersebut diantaranya adalah :

 Bergabungnya Semen Tonasa dan Padang sebagai subsidiary Semen Gresik (distributor) Semen Gresik tersebar di wilayah Jawa-Bali sehingga membutuhkan

sistem tersentralisasi untuk pengiriman ordernya agar order dapat segera diproses dan dipenuhi.

 Jaringan distribusi Semen Gresik memiliki dua pabrik, dua puluh tiga gudang penyangga, seratus dua puluh distributor dan empat puluh Ekspeditur. Order dari

distributor dapat dipenuhi dari pabrik maupun gudang penyangga sehingga perlu sistem informasi yang terintegrasi diantara pabrik, gudang dan distributor.

 Jaringan pengiriman semen sangat kompleks dan melibatkan Ekspeditur untuk menyelenggarakan jasa transportasi di Semen Gresik, menyebabkan kebutuhan untuk mengintegrasikan informasi-informasi yang berkaitan dengan pengiriman barang

terutama dengan pihak Ekspeditur. Semen Gresik sebenarnya telah menggunakan aplikasi buatan sendiri (in-house

development ) berbasis program Foxbase dan database Sybase sejak 1989. Sayangnya, aplikasi-aplikasi yang digunakan hanya untuk menunjang operasional bisnis di tingkat departemen/bagian, dan belum terintegrasi antara satu dan lainnya. Dalam perjalanannya, sistem tersebut tidak bisa mengakomodasi kebutuhan perusahaan — khususnya para user — yang dari waktu ke waktu terus berkembang. Jadi, perkembangannya di-drive oleh para user. Dan dalam praktiknya, tenaga TI memang bisa mengembangkan sesuai kebutuhan mereka. Karena itu, manajemen PT. Semen Gresik akhirnya memutuskan mencari solusi baru yang lebih powerful dan bisa terintegrasi dari hulu ke hilir. Manajemen Grup Semen Gresik sangat berkeinginan memiliki sistem informasi yang bisa dipakai untuk menunjang aspek operasional, taktis bahkan strategis. Sistem itu juga harus mampu menciptakan kemudahan, kecepatan dan kenyamanan bagi mata rantai bisnis di lingkungan perusahaan: pemasok, pelanggan, tiap departemen dan unit-unit di lingkungan Grup Semen Gresik, serta stakeholder lainnya. Untuk merealisasikannya, pada Oktober 2000 dibentuklah Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik.

3.1.2. Proses Implmentasi ERP pada PT. Semen Gresik

Berikut ini adalah tugas Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik :

a. Mendefinisikan rencana proyek yang realistis dan melaksanakan perubahan proses bisnis sesuai tujuan perusahaan.

b. Melaksanakan tahap-tahap pengembangan dan penerapan sistem dengan sebaik- baiknya, sesuai dengan target waktu yang ditentukan.

c. Mengusulkan penunjukan konsultan dan penetapan platform Sistem Informasi Perusahaan.

d. Menyusun rencana anggaran dan melaporkan realisasi biaya proyek.

e. Melaksanakan pengadaan barang dan jasa dalam batas-batas tertentu yang ditetapkan oleh Direksi.

f. Membuat laporan manajemen secara berkala dan menyusun dokumentasi proyek.

Setelah melalui proses cukup panjang — memakan waktu hampir 1,5 tahun — Semen Gresik akhirnya memutuskan memakai solusi ERP JD Edwards. Alasannya, solusi ini merupakan solusi Best Practice, serta cukup fleksibel dan mudah diimplementasikan. Bahkan, beberapa pemain semen terbesar di dunia menggunakan solusi ini, seperti Lafarge, Cemplank, Argos, Cockburn Cement, Cruz Azul, Calme Cementi, Ferrobeton.

Sebelum diimplementasi, Tim Proyek meneliti lebih jauh calon user (stakeholder analysis ) selama hampir empat bulan. Salah satu tujuannya: mengetahui sejauh mana tanggapan dan apresiasi mereka terhadap sistem baru yang akan segera diimplementasi. Hasilnya, beberapa calon user di sejumlah departemen memang ada yang menunjukkan resistensi terhadap perubahan, namun secara umum banyak yang menerima terhadap solusi ini.

Proses selanjutnya adalah perusahaan membeli beberapa perangkat hardware yang mendukungnya. Pada saat yang hampir bersamaan, perusahaan membangun jaringan LAN/WAN ke seluruh cabang hingga ke gudang-gudang yang tersebar di beberapa lokasi dan proses ini saja memakan waktu hingga dua tahun.

Proses implementasi modul-modul ERP ini, dimulai pada November 2000. Modul Maintenance, Inventory dan Purchasing bisa go live Oktober 2001. Menyusul kemudian modul Finance pada Januari 2002, dan terakhir modul Sales Order & Transportation bisa diselesaikan pada Juli 2002.

Proses impelementasinya dilakukan secara bertahap atas pertimbangan efektivitas. Pada fase ini, Semen Gresik dibantu oleh konsultan Berca HardayaPerkasa dan Praweda. Ada sekitar 60 orang yang terlibat pada fase ini: 10 tenaga TI, dan sisanya terdiri dari para user dari berbagai departemen. Hal yang paling rumit terjadi adalah pada saat implementasi modul Sales Order & Transportation karena untuk modul ini, para user-nya tidak hanya dari kalangan internal, tapi juga berbagai mitra bisnis, seperti para buyer (distributor), toko-toko, dan perusahaan ekspeditur/transporter (pengangkut semen) yang jumlahnya sekitar 100 dan tersebar dari Serang, Madura hingga Bali. Sehingga kendalanya justru terletak pada sisi SDM-nya, bukan pada sistemnya. Oleh karena itu, sebelum implementasi, dilakukan proses sosialisasi. Antara lain, dengan mengumpulkan seluruh distributor dan memberikan briefing kepada mereka. Setelah proses implementasi selesai, dilanjutkan dengan tahap internalisasi (bersifat teknis): tim TI Semen Gresik mendatangi para distributor di tiap daerah satu per satu.

PT. Semen Gresik harus mengeluarkan dana sekitar Rp 46 miliar lebih. Namun, biaya sebesar itu tidak hanya diperuntukkan bagi pembangunan sistem dan infrastruktur di Semen Gresik, tapi juga mencakup Semen Padang dan Semen Tonasa.

Anggaran Implementasi ERP di Grup Semen Gresik:

a. Perangkat lunak JD Edwards termasuk lisensi: Rp 7,3 miliar.

b. Perangkat keras (server & client), Database dan Jaringan: Rp 30 miliar.

c. Jasa Konsultan: Rp 5,2 miliar.

d. Pendidikan dan Latihan: Rp 2,9 miliar.

e. Umum & Administrasi: Rp 800 juta.

f. Tata Ruang: Rp 400 juta. Dalam mengimplementasikan ERP di Semen Gresik, beberapa aspek teknis yang dilakukan

oleh departemen Information Technology (IT) diantaranya :

1. Mengimplementasikan sofware J.D.Edwards

2. Membangun sistem jaringan komputer (LAN/WAN)

3. Membangun infrastruktur server dan database

4. Membangun tata ruang sistem informasi

5. Menyusun dokumentasi sistem. Sedangkan aspek non teknis yang dipertimbangkan oleh departemen IT pada khususnya serta

perusahaan pada umumnya dalam menyongsong implementasi ERP adalah :

1. Komitmen manajemen agar implementasi berhasil sehingga yang dipertimbangkan tidak lagi apakah Software tersebut yang ”The Best”.

2. Proses mapping dilakukan karena bisnis proses J.D.Edwards ternyata tidak sama dengan bisnis proses yang dijalankan Semen Gresik. Dari proses mapping ini ada dua kemungkinan yaitu bisnis proses semen Gresik mengikuti J.D.Edwards atau sebaliknya. Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah mengkaji efek dalam jangka panjang dan pendek terhadap pemilihan bisnis proses yang akan dipakai. Sebagai contoh proses pengadaan barang diputuskan oleh Semen Gresik untuk mengikuti bisnis proses J.D.Edwards.

3. Perubahan bisnis proses dan implementasi ERP menyebabkan perubahan-perubahan dalam struktur organisasi berupa bertambahnya job discription dan unit-unit kerja baru yang berfungsi untuk mendukung implementasi ERP.

4. Aplikasi ”Change Management” untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dengan adanya implementasi ERP.

3.1.3. Kendala-kendala dalam Implementasi ERP

Beberapa kendala yang dihadapi oleh pihak Semen Gresik dalam implementasi dikategorikan menjadi 3 aspek :

a. Teknis, diantaranya masalah bahasa dan perubahan dari model hard copy menjadi model display. Penggunaan Software ERP menuntut terminologi istilah yang sama sehingga istilah-istilah dalam produksi, penjualan, dan lain-lain yang digunakan di Semen Gresik harus dirubah sesuai istilah-istilah dalam ERP yang berbahasa Inggris. Pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pihak manajemen secara tradisional dilakukan dengan menggunakan model hard copy dimana Manajer menandatangani tumpukan kertas yang dimejanya dipaksa untuk membuka komputer karena proses Approval dilakukan melalui media tersebut (model display).

b. Budaya, implementasi ERP yang berbasis penggunaan teknologi menuntut perubahan-perubahan yang harus dilakukan karyawan diantaranya harus aware terhadap penggunaan software tersebut (sebagai contoh selalu update data).

c. Politik, kendala yang menghambat implementasi berasal dari dalam tubuh departemen IT sendiri dan dari luar departemen.

 Sebagian besar karyawan IT merasa pekerjaannya akan hilang karena digantikan oleh sistem tersebut. Hal ini dikarenakan sebelum penerapan

sistem ERP, bagian IT inilah yang bertanggung jawab untuk membuat aplikasi-aplikasi sesuai dengan kebutuhan user disemua departemen. Beberapa karyawan di luar departemen IT juga merasa terancam dengan berkurangnya kekuasaan karena sebagian pekerjaan akan dilakukan oleh software ERP.

 Dengan alasan politis tertentu, beberapa unit kerja yang sebenarnya bisa