DIMENSI DIMENSI KOMUNIKASI DALAM ORGANIS
DIMENSI-DIMENSI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Bahrur Rosyidi Duraisy
PENDAHULUAN
Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan
orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi.
Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk
dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di
dalam kelompok/organisasi itu selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang
merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari
pemimpin dan bawahan/karyawan. Di antara kedua belah pihak harus ada two-waycommunications atau komunikasi dua arah atau komunikasi timbal balik, untuk itu
diperlukan adanya kerja sama yang diharapkan untuk mencapai cita-cita, baik citacita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Kerja sama
tersebut terdiri dari berbagai maksud yang meliputi hubungan sosial/kebudayaan.
Hubungan yang terjadi merupakan suatu proses adanya suatu keinginan masingmasing individu, untuk memperoleh suatu hasil yang nyata dan dapat memberikan
manfaat untuk kehidupan yang berkelanjutan.
Bila sasaran komunikasi dapat diterapkan dalam suatu organisasi baik
organisasi pemerintah, organisasi kemasyarakatan, maupun organisasi perusahaan,
maka sasaran yang dituju pun akan beraneka ragam, tapi tujuan utamanya tentulah
untuk mempersatukan individu-individu yang tergabung dalam organisasi tersebut.
PENGERTIAN ORGANISASI
Organisasi berasal dari kata Organizare yang berarti membentuk sebagai
atau menjadi keseluruhan dari bagian yang saling bergantung atau terkoordinasi.
Menurut Evert M Rogers dan Rekha Agarwala Rogers dalam bukunya
Communications in Organization “ a stable system of individuals who work together
to achieve, through a hierarchy of ranks and division of labour common goals”
(suatau sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan
bersama melalui suatu jenjang kepangkatan dan pembagian tugas.
DEFINISI KOMUNIKASI
Komunikasi berasal dari bahasa latin communication, yang artinya sama.
Maksudnya adalah komunikasi dapat terjadi apabila terdapat kesamaan makna
mengenai suatu pesan yang disampaikan oleh komunikator dan diterima oleh
komunikan. Salah satu tujuan komunikasi adalah mengubah sikap dan perilaku
seseorang ataupun sekelompok orang sebagaimana yang dikehendaki
komunikator,agar isi pesan yang disampaikan dapat dimengerti, diyakini serta pada
tahap selanjutnya.
Bila sasaran komunikasi dapat diterapkan dalam suatu organisasi baik
organisasi pemerintah, organisasi kemasyarakatan, maupun organisasi perusahaan,
maka sasaran yang dituju pun akan beraneka ragam, tapi tujuan utamanya tentulah
untuk mempersatukan individu-individu yang tergabung dalam organisasi tersebut.
Berdasarkan sifat komunikasi dan jumlah komunikasi menurut Onong
Uchyana Effendi, dalam bukunya “Dimensi-Dimensi Komunikasi” komunikasi dapat
digolongkan ke dalam tiga kategori:
1. Komunikasi antar pribadi
Komunikasi ini penerapannya antara pribadi/individu dalam usaha
menyampaikan informasi yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan
pengertian, sehingga dengan demikian dapat tercapai keinginan bersama.
2. Komunikasi kelompok
Pada prinsipnya dalam melakukan suatu komunikasi yang ditekankan adalah
faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih luas. Dalam usaha
menyampaikan informasi, komunikasi dalam kelompok tidak seperti
komunikasi antar pribadi.
3. Komunikasi massa
Komunikasi massa dilakukan dengan melalui alat, yaitu media massa yang
meliputi cetak dan elektronik.
Dalam melakukan komunikasi organisasi, Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss
dalam Human Communication menguraikan adanya 3 (tiga) model dalam
komunikasi:
1. Model komunikasi linier (one-way communication), dalam model ini
komunikator memberikan suatu stimuli dan komunikan melakukan respon
yang diharapkan tanpa mengadakan seleksi dan interpretasi. Komunikasinya
bersifat monolog.
2. Model komunikasi interaksional. Sebagai kelanjutan dari model yang
pertama, pada tahap inI sudah terjadi feedback atau umpan balik. Komunikasi
yang berlangsung bersifat dua arah dan ada dialog, di mana setiap partisipan
memiliki peran ganda, dalam arti pada satu saat bertindak sebagai
komunikator, pada saat yang lain bertindak sebagai komunikan.
3. Model komunikasi transaksional. Dalam model ini komunikasi hanya dapat
dipahami dalam konteks hubungan (relationship) antara dua orang atau lebih.
Pandangan ini menekankan bahwa semua perilaku adalah komunikatif. Tidak
ada satupun yang tidak dapat dikomunikasikan.
James A.F. Stoner & Charles Wankel (1989) ”komunikasi ialah satu cara
manusia berhubungan yang melibatkan pengertian atau maksud, dengan syarat
mereka perlu setuju dengan definisi istilah-istilah yang digunakan berdasarkan
sesuatu yang simbolik seperti isyarat, huruf, nomor, dan perkataan yang
melambangkan atau menyerupai ide-ide yang dapat menyampaikan maksud “.
Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai
pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu
organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang
disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan
organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan
berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo,
kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi
informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan
pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.
DEFINISI FUNGSIONAL KOMUNIKASI ORGANISASI
Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan
penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu
organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam
hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu
lingkungan.
Komunikasi organisasi terjadi kapan pun, setidak-tidaknya satu orang yang
menduduki suatu jabatan dalam suatu organisasi menafsirkan suatu pertunjukkan.
Karena fokusnya adalah komunikasi di antara anggota-anggota suatu organisasi.
Analisi komunikasi organisasi menyangkut penelaahan atas banyak transaksi yang
terjadi secara simultan.
Proses Komunikasi Organisasi
1. Komunikasi Internal
Pertukaran gagasan diantara para administrator dan karyawan dalam suatu
perusahaan dalam sruktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan
secara horizontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan
berjalan. Dua dimensi komunikasi internal:
a. Komunikasi vertikal, yaitu komunikasi dari pimpinan ke staf dan dari staf
ke pimpinan dengan cara timbal balik.
b. Komunikasi horizontal yaitu komunikasi mendatar antara anggota staf
dengan anggota staf. Berlangsung tidak formal.
c. Komunikasi diagonal yaitu komuniasi antara pimpinan.
2. Komunikasi eksternal
Komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak diluar organisasi.
Komunikasi dari organisasi kepada khalayak yang bersifat informatif atau bisa
juga komunikasi dari khlayak kepada organisasi
KONTEKS-KONTEKS KOMUNIKASI
Indikator paling umum untuk mengkiasifikasikan komunikasi berdasarkan
konteksnya atau tingkatnya adalah jumlah peserta yang terlibat dalam
komunikasi. Maka dikenallah: komunikasi intrapersonal, komunikasi diadik,
komunikasi interpersonal, komunikasi kelompok kecil, komunikasi publik (pidato),
komunikasi organisasi, komunikasi massa.
Komunikasi Intrapersonal
Komunikasi intrapersonal (intrapribadi)adalah komunikasi dengan diri sendiri,
baik kita sadari atau tidak. Contohnya berpikir. Komunikasi ini merupakan
landasan komunikasi interpersonal (antarpribadi) dan komunikasi dalam kontekskonteks lainnya. Komunikasi intrapesonal ini inheren dalam komunikasi duaorang, tiga-orang dan seterusnya, karena sebelum berkomunikasi dengan orang
lain kita biasanya berkomunikasi dengan diri sendiri (mempersepsi dan
memastikan makna pesan orang lain), hanya saja caranya sering tidak disadari.
Keberhasilan komunikasi kita dengan orang lain bergantung pada keefektifan
komunikasi kita dengan diri sendiri.
Komunikasi Interpersonal
Komunikasi interpersonal (antarpribadi) adalah komunikasi antara orang-orang
secara tatap-muka yang memungkinkan setiap pesertanya menangkap reaksi
orang lain secara langsung, balk secara verbal maupun nonverbal. Bentuk
khusus dan komunikasi interpersonal ini adalah komunikasi diadik yang
melibatkan hanya dua orang, seperti suami-istri, dua sejawat, dua sahabat dekat,
guru-murid, dan sebagainya. Ciri-ciri komunikasi diadik adalah: pihak-pihak yang
berkomunikasi berada dalam jarak yang dekat; pihak-pihak yang berkomunikasi
mengirim dan menerima pesan secara simultan dan spontan, balk secara verbal
ataupun nonverbal.
Komunikasi Kelompok
Kelompok adalah sekumpulan orang yang mempunyai tujuan yang sama, yang
berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan bersama, mengenal satu
sama lainnya, dan memandang mereka sebagai bagian dari kelompok tersebut.
Kelompok ini misainya adalah keluarga, tetangga, kawan-kawan terdekat;
kelompok diskusi,; kelompok pemecahan masalah; atau suatu komite yang
berapat untuk mengambil suatu keputusan. Komunikasi kelompok ini dengan
sendirinya melibatkan juga komunikasi interpersonal (antarpribadi).
Komunikasi Publik
Komunikasi publik adalah komunikasi antara seorang pembicara dengan
sejumlah besar orang (khalayak), yang tidak bisa dikenali satu persatu.
Komunikasi demikian sering juga disebut pidato,ceramah, atau kuliah (umum).
Beberapa pakar komunikasi menggunakan istilah komunikasi kelompok-besar.
Komunikasi publik biasanya berlangsung lebih formal dan lebih sulit daripada
komunikasi interpersonal atau komunikasi kelompok, karena komunikasi publik
menuntut persiapan pesan yang cermat, keberanian dan kemampuan
menghadapi sejumlah besar orang. Daya tarik fisik pembicara bahkan sering
merupakan factor penting yang menentukan efektifitas pesan, selain keahlian
dan kejujuran yang dimiliki pembicara. Dalam komunikasi publik hanya satu
pihak yang aktif (pembicara) sedangkan pihak lainnya cenderung pasif. Umpan
balik yang mereka berikan terbatas, terutama umpan batik yang bersifat verbal.
Umpan batik nonverbal lebih jelas diberikan oleh orang-orang yang duduk di
jajaran depan, karena merekalah yang paling jelas terlihat. Sesekali pembicara
menerima umpan balik yang bersifat serempak, seperti tertawa atau tepuk
tangan. Komunikasi publik sering bertujuan memberikan penerangan, menghibur,
memberikan penghormatan, atau membujuk.
Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu organisasi, bersifat formal dan juga
informal, dan berlangsung dalam suatu jaringan yang lebih besar dari komunikasi
kelompok. Komunikasi organisasi seringkali melibatkan juga komunikasi diadik,
komunikasi interpersonal (antarpribadi) dan adakalanya juga komunikasi publik.
Komunikasi formal adalah komunikasi menurut struktur organisasi, yakni
komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas dan komunikasi horizontal, sedangkan
komunikasi informal tidak tergantung pada struktur organisasi, seperti komunikasi
antar sejawat, juga termasuk gossip.
Komunikasi Massa
Komunikasi massa adalah komunikasi yang menggunakan media massa, baik
cetak (majalah, surat kabar) atau elektronik (radio, televisi), yang dikelola oleh
suatu lembaga atau orang yang dilembagakan, yang ditujukan kepada sejumlah
orang yang tersebar di banyak tempat, anonim, dan heterogen. Pesan-pesannya
bersifat umum, disampaikan secara cepat, serentak dan selintas (khususnya
media elektronik). Komunikasi interpersonal, komunikasi kelompok dan
komunikasi organisasi berlangsung juga dalam proses untuk mempersiapkan
pesan yang disampaikan media massa ini.
ORGANISASI DAN KOMUNIKASI
Istilah organisasi berasal dari bahasa Latin organizare, yang secara
harafiah berarti paduan dari bagian-bagian yang satu sama lainnya saling
bergantung. Di antara para ahli ada yang menyebut paduan itu sistem, ada juga
yang menamakannya sarana.
Everet M.Rogers dalam bukunya Communication in Organization,
mendefinisikan organisasi sebagai suatu sistem yang mapan dari mereka yang
bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan,
dan pembagian tugas.
Robert Bonnington dalam buku Modern Business: A Systems Approach,
mendefinisikan organisasi sebagai sarana dimana manajemen
mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola
struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang.
Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada
peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam
mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk
komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa
yang dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya, faktorfaktor apa yang menjadi penghambat, dan sebagainya. Jawaban-jawaban bagi
pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah untuk bahan telaah untuk selanjutnya
menyajikan suatu konsepsi komunikasi bagi suatu organisasi tertentu
berdasarkan jenis organisasi, sifat organisasi, dan lingkup organisasi dengan
memperhitungkan situasi tertentu pada saat komunikasi dilancarkan.
Sendjaja (1994) menyatakan fungsi komunikasi dalam organisasi adalah
sebagai berikut:
Fungsi informatif. Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem
pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi
berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan
tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota
organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orangorang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat
suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di
dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi
untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang
jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.
Fungsi regulatif. Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang
berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh
terhadap fungsi regulatif, yaitu: a. Berkaitan dengan orang-orang yang
berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan
untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi
perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan
sebagaimana semestinya. b. Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif
pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan
kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk
dilaksanakan.
Fungsi persuasif. Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan
kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang
diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka
untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab
pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan
kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering
memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
Fungsi integratif. Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran
yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan
dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal
tersebut, yaitu: a. Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus
dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan
organisasi. b. Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi
selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan
darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk
berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.
Griffin (2003) dalam A First Look at Communication Theory, membahas
komunikasi organisasi mengikuti teori management klasik, yang menempatkan
suatu bayaran pada daya produksi, presisi, dan efisiensi. Adapun prinsip-prinsip
dari teori management klasikal adalah sebagai berikut:
kesatuan komando- suatu karyawan hanya menerima pesan dari satu atasan
rantai skalar- garis otoritas dari atasan ke bawahan, yang bergerak dari atas
sampai ke bawah untuk organisasi; rantai ini, yang diakibatkan oleh prinsip
kesatuan komando, harus digunakan sebagai suatu saluran untuk
pengambilan keputusan dan komunikasi.
divisi pekerjaan- manegement perlu arahan untuk mencapai suatu derajat
tingkat spesialisasi yang dirancang untuk mencapai sasaran organisasi
dengan suatu cara efisien.
tanggung jawab dan otoritas- perhatian harus dibayarkan kepada hak untuk
memberi order dan ke ketaatan seksama; suatu ketepatan keseimbangan
antara tanggung jawab dan otoritas harus dicapai.
disiplin- ketaatan, aplikasi, energi, perilaku, dan tanda rasa hormat yang
keluar seturut kebiasaan dan aturan disetujui.
mengebawahkan kepentingan individu dari kepentingan umum- melalui
contoh peneguhan, persetujuan adil, dan pengawasan terus-menerus.
UNSUR – UNSUR KOMUNIKASI
Dalam proses komunikasi ada tiga unsur yang mutlak harus dipenuhi karena
merupakan suatu bentuk kesatuan yang utuh dan bulat . Bila salah satu unsur tidak
ada , maka komunikasi tidak akan pernah terjadi . Dengan demikian , setiap unsur
dalam komunikasi itu memiliki hubungan yang sangat erat dan slaing
ketergantungan satu dengan lainnya . Artinya , keberhasilan komunikasi ditentukan
oleh semua unsur tersebut . Unsur - unsur komunikasi yaitu :
1. Komunikator / pengirim / sender . Merupakan orang yang menyampaikan
isipernyataannya kepada komunikan . Komunikator bisa tunggal , kelompok ,
atau organisasi pengirim berita . Komunikator bertanggung jawab dalam hal
mengirim berita dengan jelas , memilih media yang ocok untuk
menyampaikan pesan tersebut , dan meminta kejelasan apakah pesan telah
diterima dengan baik . Untuk itu , seorang komunikator dalam menyampaikan
pesan atau informasi harus memperhatikan dengan siapa dia berkomunikasi ,
apa yang akan dia sampaikan , dan bagaimana cara menyampaikannya .
2. Komunikan / penerima / receiver .Merupakan penerima pesan atau berita
yang disampaikan oleh komunikator . Dalam proses komunikasi , penerima
pesan bertanggung jawab untuk dapat mengerti isi pesan yang disampaikan
dengan baik dan benar . Penerima pesan juga memberikan umpan balik
kepada pengirim pesan untuk memastikan bahwa pesan telah diterima dan
dimengerti secara sempurna .
3. Saluran / media / channel . Merupakan saluran atau jalan yang dilalui oleh
isi pernyataan komunikator kepada komunikan dan sebaliknya . Pesan dapat
berupa kata - kata atau tulisan , tiruan , gambaran atau perantara lain yang
dapat digunakan untuk mengirim melalui berbagai channel yang berbeda
seperti telepon , televisi , fax , photo copy , email , sandi morse , semaphore ,
sms , dan sebagainya . Pemilihan channel dalam proses komunikasi
tergantung pada sifat berita yang akan disampaikan( Wursanto , 1994 )
HAMBATAN KOMUNIKASI
1.
Hambatan teknis
Keterbatasan fasilitan dan peralatan komunikasi dari sisi teknologi yang
semakin berkuranf dengan adanya temuan baru dibidang kemajuan teknologi
komunikasi dan infromasi sehingga saluran komunikasi dapat diandalkan dan
efisien sebagai media komunikasi. Menurut Cruden dan Sherman dalam buku
Personel Management, 1976 jenis hambatan teknis dari komunikasi yaitu:
Tidak adanya rencana atau prosedur kerja yang jelas
Kurangnya keterampilan membaca
2.
Kurangnya informasi
Pemilihan media yang kurang tepat.
Hambatan Semantik
Gangguan semantik menjadi hambtan dalam proses penyampian ide secara
efektif. Kata-kata membantu proses pertukaran timbal balil arti dan pengertian,
tetapi seringkali keliru. Tidak adanya hubungan antara simbol dan apa yang
disimbolkan dapat mengakibatkan kata yang dipakai ditafsirkan secara berbeda
dari apa yang dimaksudkan sebernarnya.
3.
Hambatan Manusiawi
Terjadi karena adanya faktor emosi dan prasangka pribadi. Menurut Cruden
dan Sherman hambatan manusiawi terdiri dari :
a. Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia
b. Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi
DAFTAR PUSTAKA
Em Griffin, 2003, A First Look at Communication Theory, McGrraw-Hill
Companies
Sendjaja, 1994, Teori-Teori Komunikasi, Universitas Terbuka
http://adiprakosa.blogspot.com
http://arissupri.blogspot.com
Bahrur Rosyidi Duraisy
PENDAHULUAN
Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan
orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi.
Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk
dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di
dalam kelompok/organisasi itu selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang
merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari
pemimpin dan bawahan/karyawan. Di antara kedua belah pihak harus ada two-waycommunications atau komunikasi dua arah atau komunikasi timbal balik, untuk itu
diperlukan adanya kerja sama yang diharapkan untuk mencapai cita-cita, baik citacita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Kerja sama
tersebut terdiri dari berbagai maksud yang meliputi hubungan sosial/kebudayaan.
Hubungan yang terjadi merupakan suatu proses adanya suatu keinginan masingmasing individu, untuk memperoleh suatu hasil yang nyata dan dapat memberikan
manfaat untuk kehidupan yang berkelanjutan.
Bila sasaran komunikasi dapat diterapkan dalam suatu organisasi baik
organisasi pemerintah, organisasi kemasyarakatan, maupun organisasi perusahaan,
maka sasaran yang dituju pun akan beraneka ragam, tapi tujuan utamanya tentulah
untuk mempersatukan individu-individu yang tergabung dalam organisasi tersebut.
PENGERTIAN ORGANISASI
Organisasi berasal dari kata Organizare yang berarti membentuk sebagai
atau menjadi keseluruhan dari bagian yang saling bergantung atau terkoordinasi.
Menurut Evert M Rogers dan Rekha Agarwala Rogers dalam bukunya
Communications in Organization “ a stable system of individuals who work together
to achieve, through a hierarchy of ranks and division of labour common goals”
(suatau sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan
bersama melalui suatu jenjang kepangkatan dan pembagian tugas.
DEFINISI KOMUNIKASI
Komunikasi berasal dari bahasa latin communication, yang artinya sama.
Maksudnya adalah komunikasi dapat terjadi apabila terdapat kesamaan makna
mengenai suatu pesan yang disampaikan oleh komunikator dan diterima oleh
komunikan. Salah satu tujuan komunikasi adalah mengubah sikap dan perilaku
seseorang ataupun sekelompok orang sebagaimana yang dikehendaki
komunikator,agar isi pesan yang disampaikan dapat dimengerti, diyakini serta pada
tahap selanjutnya.
Bila sasaran komunikasi dapat diterapkan dalam suatu organisasi baik
organisasi pemerintah, organisasi kemasyarakatan, maupun organisasi perusahaan,
maka sasaran yang dituju pun akan beraneka ragam, tapi tujuan utamanya tentulah
untuk mempersatukan individu-individu yang tergabung dalam organisasi tersebut.
Berdasarkan sifat komunikasi dan jumlah komunikasi menurut Onong
Uchyana Effendi, dalam bukunya “Dimensi-Dimensi Komunikasi” komunikasi dapat
digolongkan ke dalam tiga kategori:
1. Komunikasi antar pribadi
Komunikasi ini penerapannya antara pribadi/individu dalam usaha
menyampaikan informasi yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan
pengertian, sehingga dengan demikian dapat tercapai keinginan bersama.
2. Komunikasi kelompok
Pada prinsipnya dalam melakukan suatu komunikasi yang ditekankan adalah
faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih luas. Dalam usaha
menyampaikan informasi, komunikasi dalam kelompok tidak seperti
komunikasi antar pribadi.
3. Komunikasi massa
Komunikasi massa dilakukan dengan melalui alat, yaitu media massa yang
meliputi cetak dan elektronik.
Dalam melakukan komunikasi organisasi, Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss
dalam Human Communication menguraikan adanya 3 (tiga) model dalam
komunikasi:
1. Model komunikasi linier (one-way communication), dalam model ini
komunikator memberikan suatu stimuli dan komunikan melakukan respon
yang diharapkan tanpa mengadakan seleksi dan interpretasi. Komunikasinya
bersifat monolog.
2. Model komunikasi interaksional. Sebagai kelanjutan dari model yang
pertama, pada tahap inI sudah terjadi feedback atau umpan balik. Komunikasi
yang berlangsung bersifat dua arah dan ada dialog, di mana setiap partisipan
memiliki peran ganda, dalam arti pada satu saat bertindak sebagai
komunikator, pada saat yang lain bertindak sebagai komunikan.
3. Model komunikasi transaksional. Dalam model ini komunikasi hanya dapat
dipahami dalam konteks hubungan (relationship) antara dua orang atau lebih.
Pandangan ini menekankan bahwa semua perilaku adalah komunikatif. Tidak
ada satupun yang tidak dapat dikomunikasikan.
James A.F. Stoner & Charles Wankel (1989) ”komunikasi ialah satu cara
manusia berhubungan yang melibatkan pengertian atau maksud, dengan syarat
mereka perlu setuju dengan definisi istilah-istilah yang digunakan berdasarkan
sesuatu yang simbolik seperti isyarat, huruf, nomor, dan perkataan yang
melambangkan atau menyerupai ide-ide yang dapat menyampaikan maksud “.
Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai
pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu
organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang
disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan
organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan
berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo,
kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi
informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan
pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.
DEFINISI FUNGSIONAL KOMUNIKASI ORGANISASI
Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan
penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu
organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam
hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu
lingkungan.
Komunikasi organisasi terjadi kapan pun, setidak-tidaknya satu orang yang
menduduki suatu jabatan dalam suatu organisasi menafsirkan suatu pertunjukkan.
Karena fokusnya adalah komunikasi di antara anggota-anggota suatu organisasi.
Analisi komunikasi organisasi menyangkut penelaahan atas banyak transaksi yang
terjadi secara simultan.
Proses Komunikasi Organisasi
1. Komunikasi Internal
Pertukaran gagasan diantara para administrator dan karyawan dalam suatu
perusahaan dalam sruktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan
secara horizontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan
berjalan. Dua dimensi komunikasi internal:
a. Komunikasi vertikal, yaitu komunikasi dari pimpinan ke staf dan dari staf
ke pimpinan dengan cara timbal balik.
b. Komunikasi horizontal yaitu komunikasi mendatar antara anggota staf
dengan anggota staf. Berlangsung tidak formal.
c. Komunikasi diagonal yaitu komuniasi antara pimpinan.
2. Komunikasi eksternal
Komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak diluar organisasi.
Komunikasi dari organisasi kepada khalayak yang bersifat informatif atau bisa
juga komunikasi dari khlayak kepada organisasi
KONTEKS-KONTEKS KOMUNIKASI
Indikator paling umum untuk mengkiasifikasikan komunikasi berdasarkan
konteksnya atau tingkatnya adalah jumlah peserta yang terlibat dalam
komunikasi. Maka dikenallah: komunikasi intrapersonal, komunikasi diadik,
komunikasi interpersonal, komunikasi kelompok kecil, komunikasi publik (pidato),
komunikasi organisasi, komunikasi massa.
Komunikasi Intrapersonal
Komunikasi intrapersonal (intrapribadi)adalah komunikasi dengan diri sendiri,
baik kita sadari atau tidak. Contohnya berpikir. Komunikasi ini merupakan
landasan komunikasi interpersonal (antarpribadi) dan komunikasi dalam kontekskonteks lainnya. Komunikasi intrapesonal ini inheren dalam komunikasi duaorang, tiga-orang dan seterusnya, karena sebelum berkomunikasi dengan orang
lain kita biasanya berkomunikasi dengan diri sendiri (mempersepsi dan
memastikan makna pesan orang lain), hanya saja caranya sering tidak disadari.
Keberhasilan komunikasi kita dengan orang lain bergantung pada keefektifan
komunikasi kita dengan diri sendiri.
Komunikasi Interpersonal
Komunikasi interpersonal (antarpribadi) adalah komunikasi antara orang-orang
secara tatap-muka yang memungkinkan setiap pesertanya menangkap reaksi
orang lain secara langsung, balk secara verbal maupun nonverbal. Bentuk
khusus dan komunikasi interpersonal ini adalah komunikasi diadik yang
melibatkan hanya dua orang, seperti suami-istri, dua sejawat, dua sahabat dekat,
guru-murid, dan sebagainya. Ciri-ciri komunikasi diadik adalah: pihak-pihak yang
berkomunikasi berada dalam jarak yang dekat; pihak-pihak yang berkomunikasi
mengirim dan menerima pesan secara simultan dan spontan, balk secara verbal
ataupun nonverbal.
Komunikasi Kelompok
Kelompok adalah sekumpulan orang yang mempunyai tujuan yang sama, yang
berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan bersama, mengenal satu
sama lainnya, dan memandang mereka sebagai bagian dari kelompok tersebut.
Kelompok ini misainya adalah keluarga, tetangga, kawan-kawan terdekat;
kelompok diskusi,; kelompok pemecahan masalah; atau suatu komite yang
berapat untuk mengambil suatu keputusan. Komunikasi kelompok ini dengan
sendirinya melibatkan juga komunikasi interpersonal (antarpribadi).
Komunikasi Publik
Komunikasi publik adalah komunikasi antara seorang pembicara dengan
sejumlah besar orang (khalayak), yang tidak bisa dikenali satu persatu.
Komunikasi demikian sering juga disebut pidato,ceramah, atau kuliah (umum).
Beberapa pakar komunikasi menggunakan istilah komunikasi kelompok-besar.
Komunikasi publik biasanya berlangsung lebih formal dan lebih sulit daripada
komunikasi interpersonal atau komunikasi kelompok, karena komunikasi publik
menuntut persiapan pesan yang cermat, keberanian dan kemampuan
menghadapi sejumlah besar orang. Daya tarik fisik pembicara bahkan sering
merupakan factor penting yang menentukan efektifitas pesan, selain keahlian
dan kejujuran yang dimiliki pembicara. Dalam komunikasi publik hanya satu
pihak yang aktif (pembicara) sedangkan pihak lainnya cenderung pasif. Umpan
balik yang mereka berikan terbatas, terutama umpan batik yang bersifat verbal.
Umpan batik nonverbal lebih jelas diberikan oleh orang-orang yang duduk di
jajaran depan, karena merekalah yang paling jelas terlihat. Sesekali pembicara
menerima umpan balik yang bersifat serempak, seperti tertawa atau tepuk
tangan. Komunikasi publik sering bertujuan memberikan penerangan, menghibur,
memberikan penghormatan, atau membujuk.
Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu organisasi, bersifat formal dan juga
informal, dan berlangsung dalam suatu jaringan yang lebih besar dari komunikasi
kelompok. Komunikasi organisasi seringkali melibatkan juga komunikasi diadik,
komunikasi interpersonal (antarpribadi) dan adakalanya juga komunikasi publik.
Komunikasi formal adalah komunikasi menurut struktur organisasi, yakni
komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas dan komunikasi horizontal, sedangkan
komunikasi informal tidak tergantung pada struktur organisasi, seperti komunikasi
antar sejawat, juga termasuk gossip.
Komunikasi Massa
Komunikasi massa adalah komunikasi yang menggunakan media massa, baik
cetak (majalah, surat kabar) atau elektronik (radio, televisi), yang dikelola oleh
suatu lembaga atau orang yang dilembagakan, yang ditujukan kepada sejumlah
orang yang tersebar di banyak tempat, anonim, dan heterogen. Pesan-pesannya
bersifat umum, disampaikan secara cepat, serentak dan selintas (khususnya
media elektronik). Komunikasi interpersonal, komunikasi kelompok dan
komunikasi organisasi berlangsung juga dalam proses untuk mempersiapkan
pesan yang disampaikan media massa ini.
ORGANISASI DAN KOMUNIKASI
Istilah organisasi berasal dari bahasa Latin organizare, yang secara
harafiah berarti paduan dari bagian-bagian yang satu sama lainnya saling
bergantung. Di antara para ahli ada yang menyebut paduan itu sistem, ada juga
yang menamakannya sarana.
Everet M.Rogers dalam bukunya Communication in Organization,
mendefinisikan organisasi sebagai suatu sistem yang mapan dari mereka yang
bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan,
dan pembagian tugas.
Robert Bonnington dalam buku Modern Business: A Systems Approach,
mendefinisikan organisasi sebagai sarana dimana manajemen
mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola
struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang.
Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada
peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam
mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk
komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa
yang dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya, faktorfaktor apa yang menjadi penghambat, dan sebagainya. Jawaban-jawaban bagi
pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah untuk bahan telaah untuk selanjutnya
menyajikan suatu konsepsi komunikasi bagi suatu organisasi tertentu
berdasarkan jenis organisasi, sifat organisasi, dan lingkup organisasi dengan
memperhitungkan situasi tertentu pada saat komunikasi dilancarkan.
Sendjaja (1994) menyatakan fungsi komunikasi dalam organisasi adalah
sebagai berikut:
Fungsi informatif. Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem
pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi
berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan
tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota
organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orangorang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat
suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di
dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi
untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang
jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.
Fungsi regulatif. Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang
berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh
terhadap fungsi regulatif, yaitu: a. Berkaitan dengan orang-orang yang
berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan
untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi
perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan
sebagaimana semestinya. b. Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif
pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan
kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk
dilaksanakan.
Fungsi persuasif. Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan
kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang
diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka
untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab
pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan
kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering
memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
Fungsi integratif. Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran
yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan
dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal
tersebut, yaitu: a. Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus
dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan
organisasi. b. Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi
selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan
darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk
berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.
Griffin (2003) dalam A First Look at Communication Theory, membahas
komunikasi organisasi mengikuti teori management klasik, yang menempatkan
suatu bayaran pada daya produksi, presisi, dan efisiensi. Adapun prinsip-prinsip
dari teori management klasikal adalah sebagai berikut:
kesatuan komando- suatu karyawan hanya menerima pesan dari satu atasan
rantai skalar- garis otoritas dari atasan ke bawahan, yang bergerak dari atas
sampai ke bawah untuk organisasi; rantai ini, yang diakibatkan oleh prinsip
kesatuan komando, harus digunakan sebagai suatu saluran untuk
pengambilan keputusan dan komunikasi.
divisi pekerjaan- manegement perlu arahan untuk mencapai suatu derajat
tingkat spesialisasi yang dirancang untuk mencapai sasaran organisasi
dengan suatu cara efisien.
tanggung jawab dan otoritas- perhatian harus dibayarkan kepada hak untuk
memberi order dan ke ketaatan seksama; suatu ketepatan keseimbangan
antara tanggung jawab dan otoritas harus dicapai.
disiplin- ketaatan, aplikasi, energi, perilaku, dan tanda rasa hormat yang
keluar seturut kebiasaan dan aturan disetujui.
mengebawahkan kepentingan individu dari kepentingan umum- melalui
contoh peneguhan, persetujuan adil, dan pengawasan terus-menerus.
UNSUR – UNSUR KOMUNIKASI
Dalam proses komunikasi ada tiga unsur yang mutlak harus dipenuhi karena
merupakan suatu bentuk kesatuan yang utuh dan bulat . Bila salah satu unsur tidak
ada , maka komunikasi tidak akan pernah terjadi . Dengan demikian , setiap unsur
dalam komunikasi itu memiliki hubungan yang sangat erat dan slaing
ketergantungan satu dengan lainnya . Artinya , keberhasilan komunikasi ditentukan
oleh semua unsur tersebut . Unsur - unsur komunikasi yaitu :
1. Komunikator / pengirim / sender . Merupakan orang yang menyampaikan
isipernyataannya kepada komunikan . Komunikator bisa tunggal , kelompok ,
atau organisasi pengirim berita . Komunikator bertanggung jawab dalam hal
mengirim berita dengan jelas , memilih media yang ocok untuk
menyampaikan pesan tersebut , dan meminta kejelasan apakah pesan telah
diterima dengan baik . Untuk itu , seorang komunikator dalam menyampaikan
pesan atau informasi harus memperhatikan dengan siapa dia berkomunikasi ,
apa yang akan dia sampaikan , dan bagaimana cara menyampaikannya .
2. Komunikan / penerima / receiver .Merupakan penerima pesan atau berita
yang disampaikan oleh komunikator . Dalam proses komunikasi , penerima
pesan bertanggung jawab untuk dapat mengerti isi pesan yang disampaikan
dengan baik dan benar . Penerima pesan juga memberikan umpan balik
kepada pengirim pesan untuk memastikan bahwa pesan telah diterima dan
dimengerti secara sempurna .
3. Saluran / media / channel . Merupakan saluran atau jalan yang dilalui oleh
isi pernyataan komunikator kepada komunikan dan sebaliknya . Pesan dapat
berupa kata - kata atau tulisan , tiruan , gambaran atau perantara lain yang
dapat digunakan untuk mengirim melalui berbagai channel yang berbeda
seperti telepon , televisi , fax , photo copy , email , sandi morse , semaphore ,
sms , dan sebagainya . Pemilihan channel dalam proses komunikasi
tergantung pada sifat berita yang akan disampaikan( Wursanto , 1994 )
HAMBATAN KOMUNIKASI
1.
Hambatan teknis
Keterbatasan fasilitan dan peralatan komunikasi dari sisi teknologi yang
semakin berkuranf dengan adanya temuan baru dibidang kemajuan teknologi
komunikasi dan infromasi sehingga saluran komunikasi dapat diandalkan dan
efisien sebagai media komunikasi. Menurut Cruden dan Sherman dalam buku
Personel Management, 1976 jenis hambatan teknis dari komunikasi yaitu:
Tidak adanya rencana atau prosedur kerja yang jelas
Kurangnya keterampilan membaca
2.
Kurangnya informasi
Pemilihan media yang kurang tepat.
Hambatan Semantik
Gangguan semantik menjadi hambtan dalam proses penyampian ide secara
efektif. Kata-kata membantu proses pertukaran timbal balil arti dan pengertian,
tetapi seringkali keliru. Tidak adanya hubungan antara simbol dan apa yang
disimbolkan dapat mengakibatkan kata yang dipakai ditafsirkan secara berbeda
dari apa yang dimaksudkan sebernarnya.
3.
Hambatan Manusiawi
Terjadi karena adanya faktor emosi dan prasangka pribadi. Menurut Cruden
dan Sherman hambatan manusiawi terdiri dari :
a. Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia
b. Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi
DAFTAR PUSTAKA
Em Griffin, 2003, A First Look at Communication Theory, McGrraw-Hill
Companies
Sendjaja, 1994, Teori-Teori Komunikasi, Universitas Terbuka
http://adiprakosa.blogspot.com
http://arissupri.blogspot.com