SISTEM INFORMASI ARSIP DIGITAL PADA SEKO
SISTEM INFORMASI ARSIP DIGITAL PADA SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM NEGERI (STAIN)
BATUSANGKAR
INFORMATION SYSTEM DIGITAL ARSIP IN STATE ISLAMIC HIGH SCHOOL BATUSANGKAR
ARIF HIDAYAT
Program Studi Sistem Informasi
Arifemi047@gmail.com
ABSTRAK
Penulisan ini mengkaji aspek dalam pengolahan arsip. Kemudahan dalam pengelolaan data arsip
membutuhkan suatu perangkat lunak. Berdasarkan permasalahan tersebut, maka perlu dilakukan analisis sehingga
dapat diperoleh hasil dengan ditemukannya kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan untuk perangkat lunak yang
dibangun. Analisis dilakukan dengan cara menganalisis kebutuhan, pengguna dan fasilitas yang dibutuhkan oleh
perangkat lunak dengan melakukan analisis data menggunakan metode penelitian. Berdasarkan hasil penulisan
skripsi dapat disimpulkan bahwa, telah berhasil membuat perangkat lunak Sistem Informasi Arsip Digital yang
dapat membantu dalam pengolahan data arsip dan dapat menampilkan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna
STAIN Batusangkar.
Kata kunci : Aplikasi PHP, MySQL, Arsip Digital, STAIN Batusangkar.
ABSTRACT
This paper examines aspects of archival processing. Ease of data management requires a software
archive . Based on these problems , it is necessary to analyze which results can be obtained with the discovery of
the necessary requirements for the software are built . The analysis was performed by analyzing the needs , users
and facilities needed by the software to perform data analysis using research methods . Based on the results of
thesis writing can be concluded that , have succeeded in making software Digital Archive Information System to
assist in data processing file and can display the information required by the STAIN Batusangkar.
Keywords : Application PHP , MySQL , Digital Archive , STAIN Batusangkar .
A. PENDAHULUAN
1. Latar Belakang Masalah
Saat ini ilmu pengetahuan
teknologi
berkembang
khususnya
di
berbasiskan
organisasi
dan
sangat
pesat
teknologi
yang
informasi.Informasi
sudah
bidang
menjadi bagian yang tak terpisahkan dalam
kehidupan sehari-hari. Dengan menguasai
informasi, seseorang dapat dengan mudah
mendapatkan sesuatu yang diharapkannya.
Dewasa ini hampir semua perusahaan
tersebut.
Perkembangan
Ilmu
Menyingkapi
Pengetahuan
Dan
Teknologi serta arus informasi di Era
Globalisasi
ini,
Perlu
adanya
sistem
administrasi yang akurat baik dalam instansi
pemerintahan maupun biro swasta lainnya.
Begitu pula halnya pada Sekolah Tinggi
Agama Islam Negeri (STAIN) Batusangkar
yang merupakan suatu instansi pendidikan
pemerintahan yang tidak lepas dari sistem
milik pemerintah maupun perusahaan swasta
pengarsipan yang baik.
berhati-hati dan serius dalam melaksanakan
atau organisasi yang merupakan sumber data
penyimpanan arsip. Hal ini sangat berguna
adalah arsip.
dalam
memudahkan
perusahaan
atau
Di dalam instansi
Arsip merupakan sistem penyimpanan
dilihat dalam pengelompokan arsip surat
dokumen pada suatu institusi yang telah
berdasarkan jenis arsip surat tersebut. Tetapi
mengalami perkembangan sesuai dengan
masih
tuntutan zaman. Pada zaman sekarang ini
diantaranya pengolahan dan pencatatan arsip
keberadaan
masih
surat masuk dan surat keluar yang masih
menggunakan kertas belum bisa menampung
dicatat secara manual. Karena penyimpanan
semua
dalam
dan pengelolaan arsip masih menggunakan
penyimpanan dokumen dan masih jauh dari
sistem manual terkadang dibutuhkan waktu
kata efektif efisien sebagai bahan bukti
yang lama, baik dalam proses pengarsipan
kegiatan atau aktivitas yang terjadi. Dalam
maupun pencarian arsip, sehingga informasi
suatu institusi sering kali meminta bukti
yang
kegiatan yang terjadi beberapa tahun yang
Sering terjadi keterlambatan penyampain
lalu, namun karena masih menggunakan
data surat masuk dan keluar kepada pihak
sistem kearsipan lama yang masih berupa
yang ditujukan.
Melatar-belakangi masalah di atas
sistem
kebutuhan
arsip
yang
instansi
kertas sangatlah memakan waktu yang sangat
terdapat
dibutuhkan
beberapa
kelemahan
terlambat
didapatkan.
maka penulis tertarik menyelesaikan Skripsi
lama.
Arsip Digital saat ini sudah menjadi
dengan judul: “Sistem Informasi Arsip
standar penyimpanan di setiap perkantoran.
Digital pada Sekolah Tinggi Agama Islam
Hal
Negeri (STAIN) Batusangkar”.
ini
didukung
perkembangan
pada
teknologi internet dan media penyimpanan
yang semakin hari semakin murah dan
2. Identifikasi Masalah
Berdasarkan permasalahan yang ada
terjangkau. Keuntungan yang didapat dari
pada STAIN Batusangkar, maka penulis dapat
sistem arsip dokumen digital adalah tidak
mengidentifikasikan
membutuhkan ruangan yang besar, biaya
disimpulkan dan dijadikan sebagai acuan
relatif murah dibandingkan sistem arsip
dalam melaksanakan implementasi sistem
manual, dan data dapat dengan mudah dicari.
informasi arsip digital sebagai berikut :
Data dicetak kapanpun juga, mudah di-
a. Pengolahan dan pencatatan arsip surat
backup
,
mudah
diperbanyak,
masalah
yang
dapat
mudah
masuk dan surat keluar yang masih
dipindahkan, mudah dikirim melalui internet,
dicatat secara manual (dicatat kedalam
mudah untuk berbagi (file sharing).
Berdasarkan studi awal survey tempat
buku agenda surat masuk dan surat
penelitian pada STAIN Batusangkar peneliti
menemukan
bahwasanya
STAIN
Batusangkar dalam melakukan pengarsipan
surat
masuk
dan
surat
keluar
sudah
terorganisir dengan baik. Hal tersebut bisa
keluar).
b. Penyimpanan
masih
dan
pengelolaan
menggunakan
sistem
arsip
manual
terkadang dibutuhkan waktu yang lama,
baik dalam proses pengarsipan maupun
pencarian arsip, sehingga informasi yang
2. Untuk membantu pengelola arsip pada
dibutuhkan terlambat didapatkan.
STAIN
c. Sering terjadi keterlambatan penyampain
Batusangkar
dalam
meningkatkan akurasi data dengan
data surat masuk dan keluar kepada pihak
merancang
dan
membuat
yang ditujukan.
perangkat
lunak
yang
aplikasi
berbasis
komputer.
3. Batasan Masalah
Melihat dari permasalahan yang ada,
3. Dengan adanya perangkat lunak yang
dalam penerapan sistem kearsipan masih
berbasis komputer dalam melakukan
manual peneliti tertarik untuk melakukan
pengolahan surat masuk dan keluar
penelitian yang lebih perfokus kepada sistem
pada
pengelolaan kearsipan yang lebih dan sesuai
mempercepat
dengan kemajuan perkembangan zaman dan
mempermudahpenyampaian informasi
kebutuhan
dunia
kerja
yaitu
dengan
melakukan sedikit perubahan/inovasi pada
sistem kearsipan yang telah ada
yaitu berupa sistem informasi arsip digital
Batusangkar
dapat
dan
yang di butuhkan.
b. Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat
ke
penerapan sistem kearsipan berbasis digital
STAIN
memberikan manfaat penelitian berupa:
1.
Sebagai
implementasi dan pengembangan ilmu
pada STAIN Batusangkar.
yang telah penulis dapatkan selama
4. Rumusan Masalah
Berdasarkan masalah
yang
masa perkuliahan sekaligus sebagai
telah
sumbangan
dikemukakan di atas maka penulis dapat
Sekolah
simpulkan rumusan masalah yaitu bagaimana
Tinggi
almamater
Manajemen
Informatika dan Komputer (STMIK)
merancang sistem informasi arsip digital
Indonesia Padang.
pada pada Sekolah Tinggi Agama Islam
Negeri (STAIN) Batusangkar.
terhadap
2.
Sebagai
bahan
kajian dan masukan bagi Sekolah
5. Tujuan dan Manfaat Penelitian
a. Tujuan Penelitian
Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN)
Batusangkar.
Tujuan penulis membahas permasalahan
ini adalah untuk :
3.
tambahan referensi bagi pembaca yang
1. Untuk mengetahui dan menjelaskan
akan
proses pengarsipan surat masuk dan
(STAIN) Batusangkar.
melakukan
penelitian
lebih
lanjut.
surat keluar yang sedang berjalan di
Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri
Sebagai
4.
Bagi
penulis,
sebagai persyaratan untuk memperoleh
gelar Sarjana Komputer pada STMIK
Indonesia Padang.
6. Metodelogi Penelitian
Dalam melakukan pengumpulan data
laboratorium
berikut :
dengan
menggunakan laptop.
untuk menyelesaikan Skripsi ini, penulis
melakukan teknik pengolahan data sebagai
komputer,
Peralatan
yang
digunakan
untuk
memecahkan permasalah ini yaitu:
1)
a. Riset Lapangan (Field Research)
Hardware yang
digunakan:
Adalah suatu teknik penelitian yang
a) Processor Intel Core i5-2450M
dilakukan secara langsung pada objek
b) Hardisk 500 GB
penelitian, dimana untuk memperoleh data
c) Flast Disk 16 GB
tersebut penulis menggunakan beberapa
d) Printer HP Laserjet P1005
teknik yaitu :
e) Mesin Scan
1) Teknik wawancara atau interview
2)
Teknik wawancara atau interview yaitu
dengan mengadakan wawancara langsung
dengan pihak yang berwenang untuk
mendapatkan
penjelasan-penjelasan
terhadap masalah yang menjadi objek
pengamatan atau pembahasan.
Software
yang
digunakan:
a) Sistem operasi Windows 7
b) Microsoft Office 2007
c) Makromedia Dreamweaver
d) Bahasa Pemograman PHP 5
e) Database My SQL
2) Teknik pengamatan observasi
f) Wampp
Teknik pengamatan atau observasi yaitu
dengan mengadakan peninjauan langsung
terhadap
pelaksanaan
kegiatan
yang
menjadi data pembahasan.
yang saling terikat dalam suatu antar relasi di
b. Riset Kepustakaan (Library Research)
Adalah
suatu
metode
untuk
memberikan kesimpulan mengenai data
yang bersifat teoritis yaitu dengan jalan
membaca
buku,
majalah,
koran
dan
catatan-catatan serta sumber-sumber lain
yang berkaitan dengan maksud penelitian.
c. Penelitian
Laboratorium
B. LANDASAN TEORI
1. Sistem Informasi
Sistem merupakan seperangkat unsur
(Laboratory
Research)
Melakukan pengolahan data yang telah
dikumpulkan. Pada metode ini penulis
melakukan penelitian dibantu oleh fasilitas
antara
unsur-unsur
tersebut
dengan
lingkungan (Faisal, 2008:15). Sedangkan
menurut McLeod dalam Yakub (2012:1)
bahwa sistem adalah “Sekelompok elemenelemen yang terintegrasi dengan tujuan yang
sama untuk mencapai tujuan”.
Informasi adalah data yang telah diberi
arti, mempunyai tujuan dan unit analisis.
Informasi merupakan produk akhir dari suatu
sistem (Faisal, 2008:25).
Dari uraian diatas dapat disimpulkan
sistem informasi adalah suatu sistem dalam
suatu organisasi yang terdiri atas rangkaian
Penataan arsip di STAIN Batusangkar
subsistem informasi terhadap pengolahan data
sudah diatur dalam Keputusan Menteri Agama
agar menghasilkan informasi yang berguna.
Rebublik Indonesia Nomor 44 Tahun 2010
Menurut
Hanif
Al
Fatta
tentang
Pedoman
Penataan
Arsip
di
(2007:44),“Perancangan Sistem adalah sebuah
Lingkungan Kementerian Agama, dimana
teknik
terdapat prinsip penataan arsip, yaitu :
pemecahan
masalah
yang
saling
melengkapi (dengan analisi sistem) yang
1) Arsip aktif disimpan secara desentralisasi
merangkai kembali bagian-bagian komponen
disetiap unit pengolah sesuai jejang
menjadi sistem yang lengkap harapannya,
struktural
sebuah sistem yang diperbaiki”.
Langkah-langkah yang dilakukan pada
Kementerian Agama Kabupaten/Kota.
tahap merancang suatu sistem dan program
adalah membuat usulan pemecahan masalah
secara logikal. Umumnya berupa gambar dan
diagram. Alat bantu yang digunakan dalam
perancangan sistem tersebut adalah:
a. Aliran Sistem Informasi
b. HIPO (Hierarchy plus Input-Processc.
d.
e.
f.
Output)
Normalisasi
Data Flow Diagram (DFD)
Entity Relationship Diagram(ERD)
Flowchart
2. Arsip
Dalam
Kantor
Penyimpanan arsip aktif dilakukan sesuai
prosedur dan penataan pemberkasan yang
telah ditentukan berdasarkan klasifikasi
alpha numeric.
3) Setiap unit pengolah memiliki sentral file
untuk menyimpan arsip aktif.
4) Penataan Arsip inaktif dipusatkan di Unit
tetapi sebelum dipindahkan ke Unit
Kearsipan disimpan sementara terlebih
dahulu di masing-masing tata usaha Unit.
5) Setelah melalui proses pemindahan arsip,
Undang-Undang
bahwa:
Arsip adalah
Nomor
43
rekaman
kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
dengan
perkembangan
teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima
lingkungan
Kearsipan dalam tiap satuan organisasi,
Tahun 2009 tentang Kearsipan, dikatakan
sesuai
2)
di
oleh
lembaga
negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi
arsip
inaktif
dapat
tetap
mempertahankan penataan sewaktu masih
aktif.
Untuk kepentingan penemuan kembali
arsip inaktif, maka perlu dibuatkan daftar
indeks berkas (titel).
3. Arsip Digital
Menurut
Nasional Archive and Record
organisasi
Administrasion (NASA) USA dalam Daryono
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
(2011), diakses tanggal 4 April 2016 bahwa:
Arsip digital atau disebut juga arsip elektronik
pelaksanaan
politik,
penataan
kehidupan
bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.(pasal 1 ayat 2).
merupakan arsip yang disimpan dan diolah
didalam suatu format dimana hanya komputer
yang dapat memprosesnya. Proses konversi
dinamis. PHP dapat dikatakan sebagai
arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran
sebuah
elektronik disebut alih media. Proses alih
language, artinya semua sintak dan
media menggunakan perangkat komputer
semua
yang dibantu dengan perangkat scanner
sepenuhnya dijalankan oleh server, tetapi
kecepatan tinggi. Hasil alih media arsip
dapat disertakan pada halaman HTML
disimpan dalam bentuk file-file yang secara
biasa.
fisik direkam dalam media elektronik seperti
Harddisk,
CD,
DVD
dan
lain-lain.
server-side
program
yang
C. ANALISIS SITEM
Sistem Informasi
script
ditulis
pengarsipan
pada
STAIN
Database yang akan membentuk suatu sistem
dijelaskan sebelumnya, belum memanfaatkan
arsip
teknologi informasi secara optimal, sehingga
yang
meliputi
fasilitas
belum
sebagaimana
akan
Penyimpanan file-file ini dilengkapi dengan
elektronik
Batusangkar
embedded
dapat
dicapai
telah
pengaturan, pengelompokan dan penamaan
produktivitas
secara
file-file hasil alih media. Sistem arsip
maksimal. Tidak ketersediaannya data-data arsip
elektronik merupakan otomasi dari sistem
yang dibutuhkan, serta masih melaksanakan
arsip manual.
proses-proses manual mencari satu persatu arsip
megakibatkan memakan waktu yang lambat dan
4. Perangkat Lunak Pembangun Sistem
a. MySQL
Menurut Anhar, ST (2010:45) bahwa
MySQL adalah “salah satu Database
Management System (DBMS) dari sekian
banyak DBMS seperti Oracle, MS SQL,
Postagre SQL, dan lainnya.
b. Web Server
Menurut Jhonsen (2004:174) dalam Dani
Ainur Rivai dan Sukadin.d, diakses 4
memungkinkan tidak ditemukanmya file arsip
tersebut.
Berikut ini penulis menyajikan alur data
dan informasi yang terjadi dari proses pencarian
arsip
hingga
pelaporan.
Dengan
tetap
memperhatikan kebutuhan data pada masingmasing komponen system yang saling berkaitan
dan saling mendukung dalam suatu siklus alur
April 2016bahwa Web server adalah
system informasi.
Analisa sistem
“tempat mendapatkan halaman web dan
gambaran alur data dan informasi yang terjadi,
data yang berhubungan dengan website
sehingga dengan adanya analisa tedapat sistem
yang dibuat, sehingga data dapat diakses
lama yang digunakan tersebut, dapat digunakan
dan dilihat orang lain”.
c. PHP
Menurut C. Widyo Hermawan (2009:3)
sebagai acuan didalam perancangan sistem baru.
PHP (Hypertext Preprocessor) adalah:
Merupakan bahasa pemograman berbasis
web yang memiliki kemampuan untuk
memproses dan mengolah data secara
Didalam
penganalisaan
berjalan
sistem
merupakan
berjalan
digunakan media Aliran Sitem Infromasi (ASI)
untuk memudahkan gambaran aliran data dan
informasi yang terjadi pada masing-masing
komponen sistem.
Proses-proses yang terjadi
adalah sebagai berikut:
1. Receptionis STAIN Batusangkar menerima
2.
surat masuk dari Pengantar Surat.
Receptionis menyerahkan surat tersebut
3.
kepada Staf Bagian Umum.
Staf Bagian Umum memproses surat masuk
4.
P
engolahan dan penyimpanan arsip yang di
lakukan oleh Staf Bagian Umum STAIN
Batusangkar masih menggunakan sitem
kemudian surat di fotocopy dan surat
arsip secara manual akan membutuhkan
diserahkan kepada Ketua/Pembantu Ketua.
Ketua/Pembantu Ketua mendisposisikan
waktu yang lama, baik dalam pencatatan,
kepada staf bagian umum.
Staf Bagian Umum mendistribusikan surat
Kerja/ Dosen yang ditunjuk dan satu
7.
2.
manual.
tersebut kepada masing-masing Kepala Unit
6.
terhadap surat masuk dan keluar.
dan merekap datanya kedalam buku agenda,
surat masuk tersebut dan diserahkan kembali
5.
Terkadang terjadi penomoran data ganda
rangkap lagi diarsipkan.
Ketua/ Pembantu Ketua menyerahkan surat
Pengolahan
pengkodean
Adanya
dan
dan penyimpanan
pengelompokan
keterbatasan
arsip.
ruangan
dalam
keterlambatan
dalam
penyimpana arsip.
2. Sering
terjadi
penyampaian data surat masuk dan keluar
kepada Ketua atau Pembantu Ketua oleh
Staf Bagian Umum.
keluar yang sudah ditanda tangani kepada
proses
Staf Bagian Umum .
Staf Bagian Umum memproses surat keluar
membutuhkan waktu yang lama, bahkan
dan mencatat datanya ke dalam buku
agenda, kemudian surat di fotocopy dan di
distribusikan kepada penerima surat, dan
satu rangkap diarsipkan.
8. Staf Bagian Umum menyerahkan rekap
laporan surat masuk dan keluar kepada
Ketua/Pembantu Ketua.
STAIN Batusangkar yang sedang berjalan,
penulis menganalisa bahwa :
surat masuk atau keluar di
lakukan secara manual.
manual
kadang arsip yang di cari tidak ditemukan di
karenakan kesalahan pada saat penyimpanan
atau pengelompokan arsip dan arkhirnya
berpengaruh dalam pengambilan keputusan.
Rancangan sistem baru ini merupakan
pengembangan dari sistem lama, tujuannya
adalah untuk membandingkan efesiensi dan
dan keluar yang didukung oleh aplikasi bahasa
pemograman
PHP
yang
akan
melibatkan
bagaimana proses dalam menghasilkan suatu
P
encatatan
secara
efektifitas kerja dalam pengolahan surat masuk
Berdasarkan sistem pengarsipan pada
1.
pencarian
Hal ini disebabkan
informasi, dari masukan data sampai informasi
yang dihasilkan.
Surat masuk dan
keluar di catat kedalam buku agenda
sebelum di teruskan kepada Ketua atau
Pembantu Ketua untuk di disposisikan.
D. DESAIN SISTEM
Perancangan global atau desain konseptual
(conceptual design) atau disebut juga desain
logika
(logical
design), yaitu
perancangan
prosedur sistematika, logika atau algoritma
sistem secara konseptual yang berfungsi untuk
kode program yang tidak sesuai dengan yang
membenahi sistem yang sedang berjalan.
Dalam perancangan global, diuraikan bagan
sudah diisyaratkan.
2. Kesalahan waktu transaksi (runtime errors)
arsitektur sistem yang diusulkan berupa HIPO
adalah
(Hierarchy Plus Input Process Output), DFD
(Data
Flow
Diagram), dan
ERD
(Entity
kesalahan
yang
terjadi
sewaktu
program dijalankan. Kesalahan ini akan
Relational Diagram).
Dalam perancangan terinci, diuraikan bagan
menyebabkan
arsitektur sistem yang diusulkan berupa Struktur
sebelum selesai pada saatnya karena compiler
Menu Utama, Desain Output, Desain Proses,
transaksi
program
terhenti
menemukan kondisi yang belum terpenuhi
Desain Input¸ Desain File dan relasi antar File.
yang tidak biasa dikerjakan.
3. Kesalahan logika (logical errors) adalah
E. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
HASIL
IMPLEMENTASI
SISTEM
INFORMASI
Tahap implementasi adalah tahap akhir
kesalahan dari logika program yang dibuat.
Setelah bebas dari kesalahan, dilanjutkan
dalam menggambarkan sistem, yaitu meletakan
dengan pengujian sistem. Tujuan utama dari
sistem agar siap dioperasikan. Implementasi
pengujian sistem adalah untuk memastikan
berguna untuk mempermudah penerapan sistem
bahwa elemen atau komponen dari sistem telah
yang disiapkan agar pengentrian data sampai
berfungsi sesuai dengan yang diharapkan.
pada penyajian informasi sesuai dengan prosedur
Pengujian perlu dilakukan untuk mencari
yang telah direncanakan.
Sebelum program diterapkan, program
kesalahan-kesalahan
atau
kelemahan
yang
mungkin terjadi.
harus bebas terlebih dahulu dari kesalahankesalahan yang akan terjadi. Program diuji di
F.
PENUTUP
1. Kesimpulan
tiap modul dan dilanjutkan dengan pengujian ke
Berdasarkan
semua modul yang telah dirangkai. Kesalahan
yang mungkin terjadi dapat diklasifikasikan
dalam tiga bentuk, yaitu sebagai berikut :
1. Kesalahan bahasa (language errors) atau
disebut juga kesalahan penulisan (syntax
pada
pembahasan
sebelumnya terhadap sistem informasi Arsip
Digital pada STAIN Batusangkar maka penulis
menarik kesimpulan sebagai berikut :
1.
Dengan penerapan sistem baru ini semua
Arsip surat pada STAIN Batusangkar akan
tersimpan dalam sebuah file database
errors), adalah kesalahan dalam penulisan
sehingga akan memudahkan dalam proses
pencarian data.
2.
Perancangan sistem informasi ini mencakup
pengolahan data arsip surat masuk, data
DAFTAR PUSTAKA
arsip surat keluar.
3.
Keunggulan sistem informasi ini adalah
Anhar,ST.2010.PanduanMenguasaiPHP&MySQL.
proses
Jakarta:Mediakita
percepatan
sistem
yang
dapat
mempercepat kinerja dalam pengolahan
arsip surat sehingga dapat meningkatkan
Berorientasi
pelayanan sistem dalam pengolahan data
Implementasi. Yogyakarta: Andi Offset.
arsip surat.
2.Saran-saran
Daryono.
beberapa hal yang bisa disarankan penulis
sebagai implikasi dan implementasi dari hasil
penelitian, yaitu:
Dalam
sistem
komputerisasi
sebaiknya didukung oleh perangkat atau alat
yang memadai, baik dari segi manusia
maupun
segi
peralatannya
(Hardware dan Software).
2.
Pengelolaan
Konsep
Arsip
dan
Berbasis
http://daryono.staff.uns.ac.id/
2011/12/22/pengelolaan-arsip-berbasiselektronik/.html, diakses tanggal 4 April 2016
Hasugian,
Jonner.
n.d.
Pengantar
Kearsipan.
pengguna dalam sosialisasi pemakai sistem
diimplementasikan
penerapannya
images/artikel/pengantar%20kearsipan%20oleh
%20Drs.%20JONNER%20HASUGIAN,
%20M.Si.pdf, diakses tanggal 4 April 2016
Hermawan, C.Widyo (2009). PHP Programming.
Yogyakarta: Andi Offset.
Perlu diadakan pelatihan-pelatihan kepada
yang
-
http://www.bapersip.jatimprov.go.id/
penerapan
(Brainware)
(2011)
Objek
Elektronik.
Untuk pengembangan lebih lanjut, ada
1.
B. Sakur, Stendy. (2010). PHP 5 Pemrograman
agar
pengguna
dalam
benar-benar
memahami cara kerja sistem sehingga efektif
dalam pemakaiannya.
3. Bagipenelitiberikutnyayangmembahasmas
alahyangsamadisarankan
mengembangkansistem lebih berkualitas,
denganmenyempurnakan
aplikasimenggunakan
bahasapemogramanPHPdanMysqlsebagai
databaseyang
lebihlengkap,agardapatmemudahkanuserda
lam membuat laporan serta memperoleh
datayangdibutuhkan.lebih lama dan lebih
familiar dengan penggunanya
Kusrini, & Koniyo, Andri. (2007). Tuntunan Praktis
Membangun Sistem Informasi Akuntansi
dengan Visual Basic & Microsoft SQL Server.
Yogyakarta: Andi.
Madcom.(2012).Adobe
Dreamweaver
CS6
dan
PHP-MySQL untuk Pemula.Yogyakarta:Andi
Offset.
Maryati, MC. (2014). Meningkatkan Keunggulan
Perusahaan Melalui Manajemen Perkantoran
Efektif. Yogyakarta: UPP STIM YKPN.
Muharda,&
G iap,
Y.C.
(2011).PengantarTeknologiInformasi.Jakarta:
Mitra WacanaMedia.
Rajab, & Murni, Isteti. (2014). Panduan Penulisan
Skripsi. Padang: STMIK Indonesia Padang.
Rivai, Ainur & Sukadi. (2013) Pembuatan Website
Profil Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)
Miftahul Huda Ngadirojo. IJNS Volume 2 No
3-Juli
2013.
ISSN.
2302-5700.
http://ijns.org/journal/
index.php/ijns/article/view/242/236 .
tanggal 4 April 2016).
Sutabri,
(2012).AnalisisSistem
Informasi.Yogyakarta:Andi Offset.
Utamo, Eko Priyo. (2014). Kolaborasi PHP 5 &
MySQL
(diakses
Tata.
5
Website.Yogyakarta:
untuk
Pengembangan
Andi
Offset.
BATUSANGKAR
INFORMATION SYSTEM DIGITAL ARSIP IN STATE ISLAMIC HIGH SCHOOL BATUSANGKAR
ARIF HIDAYAT
Program Studi Sistem Informasi
Arifemi047@gmail.com
ABSTRAK
Penulisan ini mengkaji aspek dalam pengolahan arsip. Kemudahan dalam pengelolaan data arsip
membutuhkan suatu perangkat lunak. Berdasarkan permasalahan tersebut, maka perlu dilakukan analisis sehingga
dapat diperoleh hasil dengan ditemukannya kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan untuk perangkat lunak yang
dibangun. Analisis dilakukan dengan cara menganalisis kebutuhan, pengguna dan fasilitas yang dibutuhkan oleh
perangkat lunak dengan melakukan analisis data menggunakan metode penelitian. Berdasarkan hasil penulisan
skripsi dapat disimpulkan bahwa, telah berhasil membuat perangkat lunak Sistem Informasi Arsip Digital yang
dapat membantu dalam pengolahan data arsip dan dapat menampilkan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna
STAIN Batusangkar.
Kata kunci : Aplikasi PHP, MySQL, Arsip Digital, STAIN Batusangkar.
ABSTRACT
This paper examines aspects of archival processing. Ease of data management requires a software
archive . Based on these problems , it is necessary to analyze which results can be obtained with the discovery of
the necessary requirements for the software are built . The analysis was performed by analyzing the needs , users
and facilities needed by the software to perform data analysis using research methods . Based on the results of
thesis writing can be concluded that , have succeeded in making software Digital Archive Information System to
assist in data processing file and can display the information required by the STAIN Batusangkar.
Keywords : Application PHP , MySQL , Digital Archive , STAIN Batusangkar .
A. PENDAHULUAN
1. Latar Belakang Masalah
Saat ini ilmu pengetahuan
teknologi
berkembang
khususnya
di
berbasiskan
organisasi
dan
sangat
pesat
teknologi
yang
informasi.Informasi
sudah
bidang
menjadi bagian yang tak terpisahkan dalam
kehidupan sehari-hari. Dengan menguasai
informasi, seseorang dapat dengan mudah
mendapatkan sesuatu yang diharapkannya.
Dewasa ini hampir semua perusahaan
tersebut.
Perkembangan
Ilmu
Menyingkapi
Pengetahuan
Dan
Teknologi serta arus informasi di Era
Globalisasi
ini,
Perlu
adanya
sistem
administrasi yang akurat baik dalam instansi
pemerintahan maupun biro swasta lainnya.
Begitu pula halnya pada Sekolah Tinggi
Agama Islam Negeri (STAIN) Batusangkar
yang merupakan suatu instansi pendidikan
pemerintahan yang tidak lepas dari sistem
milik pemerintah maupun perusahaan swasta
pengarsipan yang baik.
berhati-hati dan serius dalam melaksanakan
atau organisasi yang merupakan sumber data
penyimpanan arsip. Hal ini sangat berguna
adalah arsip.
dalam
memudahkan
perusahaan
atau
Di dalam instansi
Arsip merupakan sistem penyimpanan
dilihat dalam pengelompokan arsip surat
dokumen pada suatu institusi yang telah
berdasarkan jenis arsip surat tersebut. Tetapi
mengalami perkembangan sesuai dengan
masih
tuntutan zaman. Pada zaman sekarang ini
diantaranya pengolahan dan pencatatan arsip
keberadaan
masih
surat masuk dan surat keluar yang masih
menggunakan kertas belum bisa menampung
dicatat secara manual. Karena penyimpanan
semua
dalam
dan pengelolaan arsip masih menggunakan
penyimpanan dokumen dan masih jauh dari
sistem manual terkadang dibutuhkan waktu
kata efektif efisien sebagai bahan bukti
yang lama, baik dalam proses pengarsipan
kegiatan atau aktivitas yang terjadi. Dalam
maupun pencarian arsip, sehingga informasi
suatu institusi sering kali meminta bukti
yang
kegiatan yang terjadi beberapa tahun yang
Sering terjadi keterlambatan penyampain
lalu, namun karena masih menggunakan
data surat masuk dan keluar kepada pihak
sistem kearsipan lama yang masih berupa
yang ditujukan.
Melatar-belakangi masalah di atas
sistem
kebutuhan
arsip
yang
instansi
kertas sangatlah memakan waktu yang sangat
terdapat
dibutuhkan
beberapa
kelemahan
terlambat
didapatkan.
maka penulis tertarik menyelesaikan Skripsi
lama.
Arsip Digital saat ini sudah menjadi
dengan judul: “Sistem Informasi Arsip
standar penyimpanan di setiap perkantoran.
Digital pada Sekolah Tinggi Agama Islam
Hal
Negeri (STAIN) Batusangkar”.
ini
didukung
perkembangan
pada
teknologi internet dan media penyimpanan
yang semakin hari semakin murah dan
2. Identifikasi Masalah
Berdasarkan permasalahan yang ada
terjangkau. Keuntungan yang didapat dari
pada STAIN Batusangkar, maka penulis dapat
sistem arsip dokumen digital adalah tidak
mengidentifikasikan
membutuhkan ruangan yang besar, biaya
disimpulkan dan dijadikan sebagai acuan
relatif murah dibandingkan sistem arsip
dalam melaksanakan implementasi sistem
manual, dan data dapat dengan mudah dicari.
informasi arsip digital sebagai berikut :
Data dicetak kapanpun juga, mudah di-
a. Pengolahan dan pencatatan arsip surat
backup
,
mudah
diperbanyak,
masalah
yang
dapat
mudah
masuk dan surat keluar yang masih
dipindahkan, mudah dikirim melalui internet,
dicatat secara manual (dicatat kedalam
mudah untuk berbagi (file sharing).
Berdasarkan studi awal survey tempat
buku agenda surat masuk dan surat
penelitian pada STAIN Batusangkar peneliti
menemukan
bahwasanya
STAIN
Batusangkar dalam melakukan pengarsipan
surat
masuk
dan
surat
keluar
sudah
terorganisir dengan baik. Hal tersebut bisa
keluar).
b. Penyimpanan
masih
dan
pengelolaan
menggunakan
sistem
arsip
manual
terkadang dibutuhkan waktu yang lama,
baik dalam proses pengarsipan maupun
pencarian arsip, sehingga informasi yang
2. Untuk membantu pengelola arsip pada
dibutuhkan terlambat didapatkan.
STAIN
c. Sering terjadi keterlambatan penyampain
Batusangkar
dalam
meningkatkan akurasi data dengan
data surat masuk dan keluar kepada pihak
merancang
dan
membuat
yang ditujukan.
perangkat
lunak
yang
aplikasi
berbasis
komputer.
3. Batasan Masalah
Melihat dari permasalahan yang ada,
3. Dengan adanya perangkat lunak yang
dalam penerapan sistem kearsipan masih
berbasis komputer dalam melakukan
manual peneliti tertarik untuk melakukan
pengolahan surat masuk dan keluar
penelitian yang lebih perfokus kepada sistem
pada
pengelolaan kearsipan yang lebih dan sesuai
mempercepat
dengan kemajuan perkembangan zaman dan
mempermudahpenyampaian informasi
kebutuhan
dunia
kerja
yaitu
dengan
melakukan sedikit perubahan/inovasi pada
sistem kearsipan yang telah ada
yaitu berupa sistem informasi arsip digital
Batusangkar
dapat
dan
yang di butuhkan.
b. Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat
ke
penerapan sistem kearsipan berbasis digital
STAIN
memberikan manfaat penelitian berupa:
1.
Sebagai
implementasi dan pengembangan ilmu
pada STAIN Batusangkar.
yang telah penulis dapatkan selama
4. Rumusan Masalah
Berdasarkan masalah
yang
masa perkuliahan sekaligus sebagai
telah
sumbangan
dikemukakan di atas maka penulis dapat
Sekolah
simpulkan rumusan masalah yaitu bagaimana
Tinggi
almamater
Manajemen
Informatika dan Komputer (STMIK)
merancang sistem informasi arsip digital
Indonesia Padang.
pada pada Sekolah Tinggi Agama Islam
Negeri (STAIN) Batusangkar.
terhadap
2.
Sebagai
bahan
kajian dan masukan bagi Sekolah
5. Tujuan dan Manfaat Penelitian
a. Tujuan Penelitian
Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN)
Batusangkar.
Tujuan penulis membahas permasalahan
ini adalah untuk :
3.
tambahan referensi bagi pembaca yang
1. Untuk mengetahui dan menjelaskan
akan
proses pengarsipan surat masuk dan
(STAIN) Batusangkar.
melakukan
penelitian
lebih
lanjut.
surat keluar yang sedang berjalan di
Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri
Sebagai
4.
Bagi
penulis,
sebagai persyaratan untuk memperoleh
gelar Sarjana Komputer pada STMIK
Indonesia Padang.
6. Metodelogi Penelitian
Dalam melakukan pengumpulan data
laboratorium
berikut :
dengan
menggunakan laptop.
untuk menyelesaikan Skripsi ini, penulis
melakukan teknik pengolahan data sebagai
komputer,
Peralatan
yang
digunakan
untuk
memecahkan permasalah ini yaitu:
1)
a. Riset Lapangan (Field Research)
Hardware yang
digunakan:
Adalah suatu teknik penelitian yang
a) Processor Intel Core i5-2450M
dilakukan secara langsung pada objek
b) Hardisk 500 GB
penelitian, dimana untuk memperoleh data
c) Flast Disk 16 GB
tersebut penulis menggunakan beberapa
d) Printer HP Laserjet P1005
teknik yaitu :
e) Mesin Scan
1) Teknik wawancara atau interview
2)
Teknik wawancara atau interview yaitu
dengan mengadakan wawancara langsung
dengan pihak yang berwenang untuk
mendapatkan
penjelasan-penjelasan
terhadap masalah yang menjadi objek
pengamatan atau pembahasan.
Software
yang
digunakan:
a) Sistem operasi Windows 7
b) Microsoft Office 2007
c) Makromedia Dreamweaver
d) Bahasa Pemograman PHP 5
e) Database My SQL
2) Teknik pengamatan observasi
f) Wampp
Teknik pengamatan atau observasi yaitu
dengan mengadakan peninjauan langsung
terhadap
pelaksanaan
kegiatan
yang
menjadi data pembahasan.
yang saling terikat dalam suatu antar relasi di
b. Riset Kepustakaan (Library Research)
Adalah
suatu
metode
untuk
memberikan kesimpulan mengenai data
yang bersifat teoritis yaitu dengan jalan
membaca
buku,
majalah,
koran
dan
catatan-catatan serta sumber-sumber lain
yang berkaitan dengan maksud penelitian.
c. Penelitian
Laboratorium
B. LANDASAN TEORI
1. Sistem Informasi
Sistem merupakan seperangkat unsur
(Laboratory
Research)
Melakukan pengolahan data yang telah
dikumpulkan. Pada metode ini penulis
melakukan penelitian dibantu oleh fasilitas
antara
unsur-unsur
tersebut
dengan
lingkungan (Faisal, 2008:15). Sedangkan
menurut McLeod dalam Yakub (2012:1)
bahwa sistem adalah “Sekelompok elemenelemen yang terintegrasi dengan tujuan yang
sama untuk mencapai tujuan”.
Informasi adalah data yang telah diberi
arti, mempunyai tujuan dan unit analisis.
Informasi merupakan produk akhir dari suatu
sistem (Faisal, 2008:25).
Dari uraian diatas dapat disimpulkan
sistem informasi adalah suatu sistem dalam
suatu organisasi yang terdiri atas rangkaian
Penataan arsip di STAIN Batusangkar
subsistem informasi terhadap pengolahan data
sudah diatur dalam Keputusan Menteri Agama
agar menghasilkan informasi yang berguna.
Rebublik Indonesia Nomor 44 Tahun 2010
Menurut
Hanif
Al
Fatta
tentang
Pedoman
Penataan
Arsip
di
(2007:44),“Perancangan Sistem adalah sebuah
Lingkungan Kementerian Agama, dimana
teknik
terdapat prinsip penataan arsip, yaitu :
pemecahan
masalah
yang
saling
melengkapi (dengan analisi sistem) yang
1) Arsip aktif disimpan secara desentralisasi
merangkai kembali bagian-bagian komponen
disetiap unit pengolah sesuai jejang
menjadi sistem yang lengkap harapannya,
struktural
sebuah sistem yang diperbaiki”.
Langkah-langkah yang dilakukan pada
Kementerian Agama Kabupaten/Kota.
tahap merancang suatu sistem dan program
adalah membuat usulan pemecahan masalah
secara logikal. Umumnya berupa gambar dan
diagram. Alat bantu yang digunakan dalam
perancangan sistem tersebut adalah:
a. Aliran Sistem Informasi
b. HIPO (Hierarchy plus Input-Processc.
d.
e.
f.
Output)
Normalisasi
Data Flow Diagram (DFD)
Entity Relationship Diagram(ERD)
Flowchart
2. Arsip
Dalam
Kantor
Penyimpanan arsip aktif dilakukan sesuai
prosedur dan penataan pemberkasan yang
telah ditentukan berdasarkan klasifikasi
alpha numeric.
3) Setiap unit pengolah memiliki sentral file
untuk menyimpan arsip aktif.
4) Penataan Arsip inaktif dipusatkan di Unit
tetapi sebelum dipindahkan ke Unit
Kearsipan disimpan sementara terlebih
dahulu di masing-masing tata usaha Unit.
5) Setelah melalui proses pemindahan arsip,
Undang-Undang
bahwa:
Arsip adalah
Nomor
43
rekaman
kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
dengan
perkembangan
teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima
lingkungan
Kearsipan dalam tiap satuan organisasi,
Tahun 2009 tentang Kearsipan, dikatakan
sesuai
2)
di
oleh
lembaga
negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi
arsip
inaktif
dapat
tetap
mempertahankan penataan sewaktu masih
aktif.
Untuk kepentingan penemuan kembali
arsip inaktif, maka perlu dibuatkan daftar
indeks berkas (titel).
3. Arsip Digital
Menurut
Nasional Archive and Record
organisasi
Administrasion (NASA) USA dalam Daryono
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
(2011), diakses tanggal 4 April 2016 bahwa:
Arsip digital atau disebut juga arsip elektronik
pelaksanaan
politik,
penataan
kehidupan
bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.(pasal 1 ayat 2).
merupakan arsip yang disimpan dan diolah
didalam suatu format dimana hanya komputer
yang dapat memprosesnya. Proses konversi
dinamis. PHP dapat dikatakan sebagai
arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran
sebuah
elektronik disebut alih media. Proses alih
language, artinya semua sintak dan
media menggunakan perangkat komputer
semua
yang dibantu dengan perangkat scanner
sepenuhnya dijalankan oleh server, tetapi
kecepatan tinggi. Hasil alih media arsip
dapat disertakan pada halaman HTML
disimpan dalam bentuk file-file yang secara
biasa.
fisik direkam dalam media elektronik seperti
Harddisk,
CD,
DVD
dan
lain-lain.
server-side
program
yang
C. ANALISIS SITEM
Sistem Informasi
script
ditulis
pengarsipan
pada
STAIN
Database yang akan membentuk suatu sistem
dijelaskan sebelumnya, belum memanfaatkan
arsip
teknologi informasi secara optimal, sehingga
yang
meliputi
fasilitas
belum
sebagaimana
akan
Penyimpanan file-file ini dilengkapi dengan
elektronik
Batusangkar
embedded
dapat
dicapai
telah
pengaturan, pengelompokan dan penamaan
produktivitas
secara
file-file hasil alih media. Sistem arsip
maksimal. Tidak ketersediaannya data-data arsip
elektronik merupakan otomasi dari sistem
yang dibutuhkan, serta masih melaksanakan
arsip manual.
proses-proses manual mencari satu persatu arsip
megakibatkan memakan waktu yang lambat dan
4. Perangkat Lunak Pembangun Sistem
a. MySQL
Menurut Anhar, ST (2010:45) bahwa
MySQL adalah “salah satu Database
Management System (DBMS) dari sekian
banyak DBMS seperti Oracle, MS SQL,
Postagre SQL, dan lainnya.
b. Web Server
Menurut Jhonsen (2004:174) dalam Dani
Ainur Rivai dan Sukadin.d, diakses 4
memungkinkan tidak ditemukanmya file arsip
tersebut.
Berikut ini penulis menyajikan alur data
dan informasi yang terjadi dari proses pencarian
arsip
hingga
pelaporan.
Dengan
tetap
memperhatikan kebutuhan data pada masingmasing komponen system yang saling berkaitan
dan saling mendukung dalam suatu siklus alur
April 2016bahwa Web server adalah
system informasi.
Analisa sistem
“tempat mendapatkan halaman web dan
gambaran alur data dan informasi yang terjadi,
data yang berhubungan dengan website
sehingga dengan adanya analisa tedapat sistem
yang dibuat, sehingga data dapat diakses
lama yang digunakan tersebut, dapat digunakan
dan dilihat orang lain”.
c. PHP
Menurut C. Widyo Hermawan (2009:3)
sebagai acuan didalam perancangan sistem baru.
PHP (Hypertext Preprocessor) adalah:
Merupakan bahasa pemograman berbasis
web yang memiliki kemampuan untuk
memproses dan mengolah data secara
Didalam
penganalisaan
berjalan
sistem
merupakan
berjalan
digunakan media Aliran Sitem Infromasi (ASI)
untuk memudahkan gambaran aliran data dan
informasi yang terjadi pada masing-masing
komponen sistem.
Proses-proses yang terjadi
adalah sebagai berikut:
1. Receptionis STAIN Batusangkar menerima
2.
surat masuk dari Pengantar Surat.
Receptionis menyerahkan surat tersebut
3.
kepada Staf Bagian Umum.
Staf Bagian Umum memproses surat masuk
4.
P
engolahan dan penyimpanan arsip yang di
lakukan oleh Staf Bagian Umum STAIN
Batusangkar masih menggunakan sitem
kemudian surat di fotocopy dan surat
arsip secara manual akan membutuhkan
diserahkan kepada Ketua/Pembantu Ketua.
Ketua/Pembantu Ketua mendisposisikan
waktu yang lama, baik dalam pencatatan,
kepada staf bagian umum.
Staf Bagian Umum mendistribusikan surat
Kerja/ Dosen yang ditunjuk dan satu
7.
2.
manual.
tersebut kepada masing-masing Kepala Unit
6.
terhadap surat masuk dan keluar.
dan merekap datanya kedalam buku agenda,
surat masuk tersebut dan diserahkan kembali
5.
Terkadang terjadi penomoran data ganda
rangkap lagi diarsipkan.
Ketua/ Pembantu Ketua menyerahkan surat
Pengolahan
pengkodean
Adanya
dan
dan penyimpanan
pengelompokan
keterbatasan
arsip.
ruangan
dalam
keterlambatan
dalam
penyimpana arsip.
2. Sering
terjadi
penyampaian data surat masuk dan keluar
kepada Ketua atau Pembantu Ketua oleh
Staf Bagian Umum.
keluar yang sudah ditanda tangani kepada
proses
Staf Bagian Umum .
Staf Bagian Umum memproses surat keluar
membutuhkan waktu yang lama, bahkan
dan mencatat datanya ke dalam buku
agenda, kemudian surat di fotocopy dan di
distribusikan kepada penerima surat, dan
satu rangkap diarsipkan.
8. Staf Bagian Umum menyerahkan rekap
laporan surat masuk dan keluar kepada
Ketua/Pembantu Ketua.
STAIN Batusangkar yang sedang berjalan,
penulis menganalisa bahwa :
surat masuk atau keluar di
lakukan secara manual.
manual
kadang arsip yang di cari tidak ditemukan di
karenakan kesalahan pada saat penyimpanan
atau pengelompokan arsip dan arkhirnya
berpengaruh dalam pengambilan keputusan.
Rancangan sistem baru ini merupakan
pengembangan dari sistem lama, tujuannya
adalah untuk membandingkan efesiensi dan
dan keluar yang didukung oleh aplikasi bahasa
pemograman
PHP
yang
akan
melibatkan
bagaimana proses dalam menghasilkan suatu
P
encatatan
secara
efektifitas kerja dalam pengolahan surat masuk
Berdasarkan sistem pengarsipan pada
1.
pencarian
Hal ini disebabkan
informasi, dari masukan data sampai informasi
yang dihasilkan.
Surat masuk dan
keluar di catat kedalam buku agenda
sebelum di teruskan kepada Ketua atau
Pembantu Ketua untuk di disposisikan.
D. DESAIN SISTEM
Perancangan global atau desain konseptual
(conceptual design) atau disebut juga desain
logika
(logical
design), yaitu
perancangan
prosedur sistematika, logika atau algoritma
sistem secara konseptual yang berfungsi untuk
kode program yang tidak sesuai dengan yang
membenahi sistem yang sedang berjalan.
Dalam perancangan global, diuraikan bagan
sudah diisyaratkan.
2. Kesalahan waktu transaksi (runtime errors)
arsitektur sistem yang diusulkan berupa HIPO
adalah
(Hierarchy Plus Input Process Output), DFD
(Data
Flow
Diagram), dan
ERD
(Entity
kesalahan
yang
terjadi
sewaktu
program dijalankan. Kesalahan ini akan
Relational Diagram).
Dalam perancangan terinci, diuraikan bagan
menyebabkan
arsitektur sistem yang diusulkan berupa Struktur
sebelum selesai pada saatnya karena compiler
Menu Utama, Desain Output, Desain Proses,
transaksi
program
terhenti
menemukan kondisi yang belum terpenuhi
Desain Input¸ Desain File dan relasi antar File.
yang tidak biasa dikerjakan.
3. Kesalahan logika (logical errors) adalah
E. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
HASIL
IMPLEMENTASI
SISTEM
INFORMASI
Tahap implementasi adalah tahap akhir
kesalahan dari logika program yang dibuat.
Setelah bebas dari kesalahan, dilanjutkan
dalam menggambarkan sistem, yaitu meletakan
dengan pengujian sistem. Tujuan utama dari
sistem agar siap dioperasikan. Implementasi
pengujian sistem adalah untuk memastikan
berguna untuk mempermudah penerapan sistem
bahwa elemen atau komponen dari sistem telah
yang disiapkan agar pengentrian data sampai
berfungsi sesuai dengan yang diharapkan.
pada penyajian informasi sesuai dengan prosedur
Pengujian perlu dilakukan untuk mencari
yang telah direncanakan.
Sebelum program diterapkan, program
kesalahan-kesalahan
atau
kelemahan
yang
mungkin terjadi.
harus bebas terlebih dahulu dari kesalahankesalahan yang akan terjadi. Program diuji di
F.
PENUTUP
1. Kesimpulan
tiap modul dan dilanjutkan dengan pengujian ke
Berdasarkan
semua modul yang telah dirangkai. Kesalahan
yang mungkin terjadi dapat diklasifikasikan
dalam tiga bentuk, yaitu sebagai berikut :
1. Kesalahan bahasa (language errors) atau
disebut juga kesalahan penulisan (syntax
pada
pembahasan
sebelumnya terhadap sistem informasi Arsip
Digital pada STAIN Batusangkar maka penulis
menarik kesimpulan sebagai berikut :
1.
Dengan penerapan sistem baru ini semua
Arsip surat pada STAIN Batusangkar akan
tersimpan dalam sebuah file database
errors), adalah kesalahan dalam penulisan
sehingga akan memudahkan dalam proses
pencarian data.
2.
Perancangan sistem informasi ini mencakup
pengolahan data arsip surat masuk, data
DAFTAR PUSTAKA
arsip surat keluar.
3.
Keunggulan sistem informasi ini adalah
Anhar,ST.2010.PanduanMenguasaiPHP&MySQL.
proses
Jakarta:Mediakita
percepatan
sistem
yang
dapat
mempercepat kinerja dalam pengolahan
arsip surat sehingga dapat meningkatkan
Berorientasi
pelayanan sistem dalam pengolahan data
Implementasi. Yogyakarta: Andi Offset.
arsip surat.
2.Saran-saran
Daryono.
beberapa hal yang bisa disarankan penulis
sebagai implikasi dan implementasi dari hasil
penelitian, yaitu:
Dalam
sistem
komputerisasi
sebaiknya didukung oleh perangkat atau alat
yang memadai, baik dari segi manusia
maupun
segi
peralatannya
(Hardware dan Software).
2.
Pengelolaan
Konsep
Arsip
dan
Berbasis
http://daryono.staff.uns.ac.id/
2011/12/22/pengelolaan-arsip-berbasiselektronik/.html, diakses tanggal 4 April 2016
Hasugian,
Jonner.
n.d.
Pengantar
Kearsipan.
pengguna dalam sosialisasi pemakai sistem
diimplementasikan
penerapannya
images/artikel/pengantar%20kearsipan%20oleh
%20Drs.%20JONNER%20HASUGIAN,
%20M.Si.pdf, diakses tanggal 4 April 2016
Hermawan, C.Widyo (2009). PHP Programming.
Yogyakarta: Andi Offset.
Perlu diadakan pelatihan-pelatihan kepada
yang
-
http://www.bapersip.jatimprov.go.id/
penerapan
(Brainware)
(2011)
Objek
Elektronik.
Untuk pengembangan lebih lanjut, ada
1.
B. Sakur, Stendy. (2010). PHP 5 Pemrograman
agar
pengguna
dalam
benar-benar
memahami cara kerja sistem sehingga efektif
dalam pemakaiannya.
3. Bagipenelitiberikutnyayangmembahasmas
alahyangsamadisarankan
mengembangkansistem lebih berkualitas,
denganmenyempurnakan
aplikasimenggunakan
bahasapemogramanPHPdanMysqlsebagai
databaseyang
lebihlengkap,agardapatmemudahkanuserda
lam membuat laporan serta memperoleh
datayangdibutuhkan.lebih lama dan lebih
familiar dengan penggunanya
Kusrini, & Koniyo, Andri. (2007). Tuntunan Praktis
Membangun Sistem Informasi Akuntansi
dengan Visual Basic & Microsoft SQL Server.
Yogyakarta: Andi.
Madcom.(2012).Adobe
Dreamweaver
CS6
dan
PHP-MySQL untuk Pemula.Yogyakarta:Andi
Offset.
Maryati, MC. (2014). Meningkatkan Keunggulan
Perusahaan Melalui Manajemen Perkantoran
Efektif. Yogyakarta: UPP STIM YKPN.
Muharda,&
G iap,
Y.C.
(2011).PengantarTeknologiInformasi.Jakarta:
Mitra WacanaMedia.
Rajab, & Murni, Isteti. (2014). Panduan Penulisan
Skripsi. Padang: STMIK Indonesia Padang.
Rivai, Ainur & Sukadi. (2013) Pembuatan Website
Profil Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)
Miftahul Huda Ngadirojo. IJNS Volume 2 No
3-Juli
2013.
ISSN.
2302-5700.
http://ijns.org/journal/
index.php/ijns/article/view/242/236 .
tanggal 4 April 2016).
Sutabri,
(2012).AnalisisSistem
Informasi.Yogyakarta:Andi Offset.
Utamo, Eko Priyo. (2014). Kolaborasi PHP 5 &
MySQL
(diakses
Tata.
5
Website.Yogyakarta:
untuk
Pengembangan
Andi
Offset.