PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN, PENJUALAN DAN PERSEDIAAN PADA TOKO PRIMA JAYA ELEKTRONIK PEMATANGSIANTAR Novendra Adisaputra Sinaga
Jurnal Murni Sadar
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN, PENJUALAN DAN
PERSEDIAAN PADA TOKO PRIMA JAYA ELEKTRONIK PEMATANGSIANTAR
Novendra Adisaputra Sinaga
(Politeknik Bisnis Indonesia)
Abstrak
Sistem komputerisasi mulai merambah dalam dunia perekonomian. Kemajuan yang
sangat pesat di bidang teknologi, terutama teknologi informasi komputer, mendorong munculnya
inovasi baru dalam penyajian informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi. Tujuan dari
penelitian ini adalah untuk memberikan kemudahan kepada Toko Prima Jaya Elektronik dalam
mengolah data atau informasi khususnya dalam pembuatan laporan sehingga data laporan
tersebut dapat diambil dengan cepat, tepat dan akurat. Pada penelitian di Toko Prima Jaya
Elektronik, penulis menggunakan metode wawancara, observasi dan studi kepustakaan. Dalam
penelitian ini, penulis membuat sebuah aplikasi dengan menggunakan Visual Basic 2008 dengan
tujuan dapat mempermudah pengguna untuk membuat laporan. Oleh karna itu penulis mengambil
judul “Perancangan Sistem Pembelian, Penjualan dan Persediaan pada Toko Prima Jaya
Elektronik”.
Kata Kunci : Sistem Informasi, Pembelian, Penjualan dan Persediaan, Laporan
Penjualan, Laporan Pembelian dan Laporan Persediaan.
I. PENDAHULUAN
Pembelian dan penjualan merupakan kegiatan yang mempengaruhi jumlah persediaan.
Pembelian akan menambah jumlah persediaan, sedangkan penjualan akan menguranginya. Ketiga
hal tersebut saling berkaitan dan merupakan inti kegiatan perusahaan. Informasi yang dihasilkan
akan membantu manajer dalam memutuskan jumlah persediaan yang akan dibeli, maupun jumlah
yang tersedia untuk dijual, serta mengontrol dan mengawasi jumlah aset persediaan perusahaan.
Toko Prima Jaya Elektronik adalah bentuk usaha yang bergerak dibidang pembelian dan
penjualan barang elektronik. Adapun produk-produk elektronik tersebut seperti televisi, kulkas,
digital, dispenser, kipas angin, mesin cuci, dan masih banyak lagi jenis-jenis barang elektronik
lainnya dengan berbagai merk dan tipe. Data-data yang dibutuhkan sangat penting, baik data
pembelian maupun penjualan karena menentukan hasil operasi perusahaan. Pencatatan atas
transaksi pembelian dan penjualan Toko Prima Jaya Elektronik masih dilakukan melalui Microsoft
Excel sehingga menyita waktu ketika akan dilakukan pengecekan maupun pencarian data dan
pembuatan laporan masih sering mengalami keterlambatan.
II. LANDASAN TEORI
Konsep Dasar Sistem
Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan
untuk mencapai suatu tujuan. (Abdul Kadir, 2014:61)
Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran
tertentu. (Prof. Dr. Jogiyanto HM, MBA.Akt, 2005:1)
Elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu :
1. Tujuan (Goal)
Setiap sistem memiliki tujuan (goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan
inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem
Vol. 7 No. 1 April 2017
1
Jurnal Murni Sadar
2.
3.
4.
5.
6.
7.
menjadi tidak terarah dan tidak terkendali. Tentu saja, tujuan antara suatu sistem
dengan sistem lain berbeda-beda. Begitu pula yang berlaku pada sistem informasi.
Masukan (Input)
Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan
selanjutnya menjadi bahan untuk diproses. Masukan dapat berupa hal-hal berwujud
(tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud
adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi
(misalnya permintaan jasa dari pelanggan). Pada sistem informasi, masukan dapat
berupa data transaksi dan data non-transaksi (misalnya, surat pemberitahuan), serta
instruksi.
Proses (Process)
Proses (process) merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari
masukan menjadi keluaran yang berguna, misalnya berupa informasi dan produk,
tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan
atau limbah. Pada sistem informasi, proses dapat berupa suatu tindakan yang
bermacam-macam.
Keluaran (Output)
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran
bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan dan sebagainya.
Mekanisme Pengendalian (Control Mechanism) dan Umpan Balik (Feed-Back)
Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan
umpan balik (feed-back), yang mencuplik keluaran. Umpan balik berfungsi untuk
mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar
sistem berjalan sesuai dengan tujuan. Dalam bentuk yang sederhana, dilakukan
perbandingan antara keluaran sistem dan keluaran yang dikehendaki (standar). Jika
terdapat penyimpangan, akan dilakukan pengiriman masukan untuk melakukan
penyesuaian terhadap proses supaya keluaran berikutnya mendekati standar. Bila
penyimpangan terletak pada proses, prosesnyalah yang diperbaiki.
Batas (Boundary)
Batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem
(lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan
sistem. Sebagai contoh, pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh
pembelian oleh pelanggan, gerakan pesaing dan ketersediaan dana dari bank.
Lingkungan
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem. Lingkungan dapat
berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti dapat merugikan atau menguntungkan
sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan
dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan
lingkungan yang menguntungkan tetap harus dijaga, karena memacu terhadap
kelangsungan hidup sistem. Lingkungan bagi sebuah organisasi berupa pemasok,
pelanggan, pemilik, pemerintah, bank dan bahkan pesaing.
(Abdul Kadir, 2014:62-66)
Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi
sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna
memudahkan pengelolaan perusahaan. (Mulyadi, 2010:3). Berikut gambar cakupan sistem
informasi akuntansi :
Vol. 7 No. 1 April 2017
2
Jurnal Murni Sadar
Gambar 1 Lingkup Sistem Informasi Akuntansi
Sumber : Abdul Kadir, 2014:94
Berikut adalah penjelasan singkat terhadap beberapa subsistem yang terdapat pada sistem
informasi akuntansi :
1. Pemrosesan pesanan penjualan atau pengolahan penjualan (sales order processing)
adalah subsistem yang menangani pemrosesan pesanan dari pelanggan.
2. Pemrosesan sediaan (inventory processing) adalah subsistem yang menangani
perubahan dalam sediaan dan memberikan informasi pengiriman dan pemesanan
kembali.
3. Buku besar (general ledger) adalah subsistem yang mengonsolidasikan data dari
sistem akuntansi yang lain dan menghasilkan pernyataan-pernyataan dan laporan
bisnis yang bersifat periodik.
4. Piutang dagang (accounts receivable) adalah subsistem yang mencatat piutang
pelanggan dan menghasilkan faktur, pernyataan pelanggan bulanan, serta laporan
manajemen kredit.
5. Utang dagang (account payable) adalah subsistem yang mencatat pembelian dan
pembayaran utang kepada pemasok dan menghasilkan laporan manajemen kas.
6. Pembayaran gaji (payroll) adalah subsistem yang menangani penggajian, termasuk
jam kerja dan bukti pembayaran serta menghasilkan laporan yang terkait dengan
penggajian.
(Abdul Kadir, 2014:94)
Sistem Informasi Pembelian
Sistem informasi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang
diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua: pembelian lokal
dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan impor adalah
pembelian dari pemasok luar negeri. (Mulyadi, 2010:299)
Transaksi pembelian secara umum dapat dikategorikan sebagai berikut:
1. Pembelian Tunai
Pembelian yang pelunasannya dilaksanakan pada saat terjadinya transaksi jual beli.
2. Pembelian Kredit
Pembelian yang proses pelunasannya dilakukan secara berkala sesuai dengan kesepakatan
pihak penjual dan pembeli.
Informasi yang diperlukan dalam sistem akuntansi pembelian adalah :
1. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder-point).
Vol. 7 No. 1 April 2017
3
Jurnal Murni Sadar
2.
3.
4.
5.
6.
Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok.
Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok.
Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu.
Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu.
Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian.
(Mulyadi, 2010:303)
Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini:
1. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.
2. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.
3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan
pemilihan pemasok.
4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
5. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.
6. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk
disimpan.
7. Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi.
8. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok
tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
(Mulyadi, 2010:300)
Sistem Informasi Penjualan
Penjualan merupakan salah satu fungsi pemasaran yang sangat penting dan menentukan bagi
perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan, memperoleh laba untuk kelansungan hidup
perusahaan.
Pada umumnya perusahaan mempunyai tiga tujuan umum dalam penjualan seperti yang
dirumuskan oleh Basu Swastha adalah sebagai berikut :
1. Berusaha mencapai volume penjualan
2. Berusaha mendapatkan laba tertentu
3. Menunjang pertumbuhan perusahaan
Transaksi pembelian secara umum dapat dikategorikan sebagai berikut:
1. Penjualan Tunai
Dalam transaksi penjulan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada
pembeli jika perusahaan telah menerima pembayaran dari pembeli.
2. Penjualan Kredit
Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan
pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki
piutang kepada pelanggannya. (Mulyadi, 2010:202)
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari transaksi penjualan adalah sebagai berikut :
1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama
jangka waktu tertentu.
2. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit.
3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.
4. Nama dan alamat pembeli.
5. Kuantitas produk yang dijual.
6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan.
7. Otoritas pejabat yang berwenang.
(Mulyadi, 2010:205)
Fungsi yang terkait dalam melaksanakan transaksi penjualan adalah :
1. Fungsi Kredit
Fungsi ini bertanggung jawab atas pemberian kredit kepada pelanggan terpilih.
2. Fungsi Penjualan
Fungsi ini bertanggung jawab melayani kebutuhan barang pelanggan.
3. Fungsi Gudang
Vol. 7 No. 1 April 2017
4
Jurnal Murni Sadar
4.
5.
6.
Fungsi ini menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan yang
tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang diterima dari fungsi penjualan.
Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang yang kuantitas, mutu dan
spesifikasinya sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan.
Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi berdasarkan faktur penjualan
Fungsi Penagihan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat surat tagihan secara periodik.
(Mulyadi, 2010:204)
Sistem Informasi Persediaan
Sistem akuntani persediaan bertujuan untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang
disimpan di gudang. Sistem ini berkaitan erat dengan sistem penjualan, sistem retur penjualan,
sistem pembelian, sistem retur pembelian dan sistem akuntansi biaya produksi. (Mulyadi,
2010:553)
Bermacam-macam metode telah berkembang guna membuat alokasi antara harga pokok
penjualan dan persediaan. Metode-metode paling umum adalah :
1. Identifikasi khusus (specific identification)
2. Biaya rata-rata (average cost)
3. Masuk pertama, keluar pertama (first in, first out - FIFO)
4. Masuk terakhir, keluar pertama (last in, first out - LIFO)
Keempat metode akan diilustrasikan memakai contoh sederhana dari Dalton Company. Dalton
tidak memiliki persediaan awal pada tahun 2011.
III. METODE PENELITIAN
Metode Analisis Kebutuhan Sistem Informasi
Dalam merancang sistem pembelian, penjualan dan persediaan pada Toko Prima Jaya
Elektronik, penulis melakukan pengumpulan data dan analisa sistem berjalan pada toko untuk
membantu penulis dalam penelitian ini.
Teknik Pengumpulan Data
Dalam melakukan penelitian ini, penulis melakukan pengumpulan data dengan cara sebagai
berikut :
1. Sampling dan Investigasi
Penulis mengumpulkan beberapa dokumen seperti faktur pembelian, faktur penjualan, laporan
pembelian dan retur pembelian, laporan penjualan dan retur penjualan, dan laporan persediaan
yang ada pada Toko Prima Jaya Elektronik untuk dianalisis.
2. Wawancara (Interview)
Pada metode ini, penulis mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan dengan
melakukan tanya jawab secara langsung kepada pihak-pihak terkait yaitu beberapa karyawan
Toko Prima Jaya Elektronik bagian penjualan, pembelian, admin serta pimpinannya.
3. Studi Observasi
Studi Observasi adalah suatu metode yang dilakukan untuk mendapatkan data dan informasi
dengan cara mengamati proses kegiatan penjualan toko untuk mengetahui prosedur penjualan
pada Toko Prima Jaya Elektronik.
Perancangan Diagram Konteks
Untuk mendukung perancangan sistem pembelian, penjualan dan persediaan, penulis
menggambarkan data flow diagram pada Toko Prima Jaya Elektronik untuk dijadikan sebagai
model yang nantinya akan digunakan dalam membuat program. Adapun diagram konteks yang
telah penulis rancang adalah sebagai berikut :
Vol. 7 No. 1 April 2017
5
Jurnal Murni Sadar
Retur Penjualan
Daftar Pembelian
SUPPLIER
Data Barang & Order Penjualan
Data Supplier
Data Customer
0
Data Barang
Faktur Penjualan
Faktur Pembelian
Daftar Pemesanan Barang
Daftar Pemasukan Barang
SISTEM INFORMASI
PEMBELIAN, PENJUALAN
DAN PERSEDIAAN
Retur Pembelian
CUSTOMER
Data Barang
GUDANG
Laporan Laporan Laporan
Pembelian Persediaan Penjualan
PIMPINAN
Gambar 2 Diagram Konteks Sistem Informasi Pembelian, Penjualan dan Persediaan
D1 SUPPLIER
Data Pembelian
SUPPLIER
Record
Supplier
Faktur Pembelian
1.0
TRANSAKSI
PEMBELIAN
Data Supplier
Retur Pembelian
Data Pembelian
Data Barang
Record
Barang
Saldo
Pembelian
D3 BARANG
Record
Barang
Data Order Penjualan
CUSTOMER
Saldo
Penjualan
2.0
Record
Supplier
Faktur Penjualan
Data Customer
Retur Penjualan
Data Penjualan
TRANSAKSI
PENJUALAN
Record
Pembelian
Record
Barang
Record
Customer
D2 CUSTOMER
GUDANG
Record
Customer
Record
Penjualan
D3 BARANG
Record
Customer
Record
Persediaan
3.0
LAPORAN
Laporan
Pembelian
Laporan
Laporan
Persediaan Penjualan
PIMPINAN
Gambar 3 Data Flow Diagram Level 0 Sistem Informasi Pembelian, Penjualan dan Persediaan
Vol. 7 No. 1 April 2017
6
Jurnal Murni Sadar
1.1
Data Supplier
Record Supplier
MEMBUAT
KODE
SUPPLIER
D1 SUPPLIER
Record Supplier
Record Supplier
Data Pembelian
Retur Pembelian
1.3
1.2
MEMBUAT
DATA
PEMBELIAN
Faktur Pembelian
Record Pembelian
MEMBUAT
KODE
BARANG
Data Barang
Saldo
Pembelian
Record Barang
D3 Barang
Record Barang
Record Barang
Record Pembelian
D4 Pembelian
Gambar 4 Data Flow Diagram Level 1 Proses Pembelian
2.1
Data Customer
Data Order
Penjualan
Retur Penjualan
Faktur Penjualan
MEMBUAT
KODE
CUSTOMER
2.2
MEMBUAT
DATA
PENJUALAN
Record Customer
D2 Customer
Record Customer
Record Customer
Record Barang
D3 Barang
Record Barang
D5 Penjualan
Record Penjualan
Saldo
Penjualan
Record Penjualan
2.3
Faktur Penjualan
MENCETAK
FAKTUR
PENJUALAN
Record Penjualan
Gambar 5 Data Flow Diagram Level 1 Proses Penjualan
Vol. 7 No. 1 April 2017
7
Jurnal Murni Sadar
Record Supplier
D1 Supplier
Record Supplier
3.1
Record Pembelian
dan Retur
D4 Pembelian
Record Pembelian
dan Retur
MEMBUAT
LAPORAN
PEMBELIAN
Laporan
Pembelian
Record Barang
3.3
Record Barang
D3 Data Barang
Record Barang
MEMBUAT
LAPORAN
PERSEDIAAN
Laporan
Persediaan
Record Barang
Record Customer
D2 Customer
Record Penjualan
dan Retur
D5 Penjualan
Record Customer
Record Penjualan
dan Retur
3.2
MEMBUAT
LAPORAN
PENJUALAN
Laporan
Penjualan
Gambar 6 Data Flow Diagram Level 1 Proses Membuat Laporan
Perancangan Database
Perancangan database dilakukan dengan menggunakan MySql. Desain database
dimaksudkan untuk mendefinisikan isi atau struktur tabel. Adapun entitas yang digunakan dalam
perancangan database adalah sebagai berikut :
Tabel 1 Tabel Barang
No.
Constraint
Field
Type
Size
Description
1.
kodebarang
Varchar
10
Primary Key
Kode barang
2.
namabarang
Varchar
100
Not Null
Nama barang
3.
satuan
Varchar
20
Not Null
Satuan barang
4.
hargajual
Double
Not Null
Harga jual barang
5.
keterangan
Text
Not Null
Keterangan mengenai barang
6.
qty
Not Null
Jumlah barang
7.
tanggal
Date
Not Null
Tanggal
8.
image
Longblob
Null
Gambar
No.
Integer
Field
Type
11
Tabel 2 Tabel Supplier
Constraint
Size
Description
1.
kodesupplier
Varchar
10
Primary Key
Kode supplier
2.
namasupplier
Varchar
100
Not Null
Nama supplier
3.
alamat
Not Null
Alamat supplier
Vol. 7 No. 1 April 2017
Text
8
Jurnal Murni Sadar
4.
kota
Varchar
100
Not Null
Kota asal supplier
5.
contactperson
Varchar
100
Not Null
Orang yang bisa dihubungi
Varchar
50
Not Null
Varchar
50
Not Null
Nomor telepon
dihubungi
Email address
Not Null
Keterangan mengenai supplier
6.
telepon
7.
email
8.
keterangan
No.
Text
Type
Tabel 3 Tabel Customer
Constraint
Size
yang
bisa
1.
Field
kodecustomer
Varchar
10
Primary Key
2.
namacustomer
Varchar
100
Not Null
Nama customer
3.
alamat
Not Null
Alamat customer
4.
kota
Varchar
100
Not Null
Kota asal customer
5.
contactperson
Varchar
100
Not Null
Orang yang bisa dihubungi
Varchar
50
Not Null
Nomor telpon
dihubungi
Varchar
50
Not Null
Email address
Not Null
Keterangan mengenai customer
Text
telepon
6.
7.
email
8.
keterangan
No.
Field
Text
Type
1.
nofaktur
Varchar
2.
tglfaktur
Date
3.
kodesupplier
Varchar
Description
Kode customer
Tabel 4 Tabel Pembelian
Constraint
Size
20
10
yang
Description
Primary Key
Nomor faktur pembelian
Not Null
Tanggal faktur pembelian
Foreign
Key
Kode supplier
4.
keterangan
Text
Not Null
Keterangan atas pembelian
5.
totalharga
Double
Not Null
Nominal faktur
No.
Field
Tabel 5 Tabel Detail Pembelian
Constraint
Type
Size
Description
1.
nofaktur
Varchar
20
Foreign Key
Nomor faktur pembelian
2.
kodebarang
Varchar
10
Foreign Key
Kode barang yang dibeli
3.
qty
Integer
11
Not Null
Kuantitas pembelian
4.
hargasatuan
Double
Not Null
Harga per unit barang
5.
subtotal
Double
Not Null
Jumlah pembelian
Vol. 7 No. 1 April 2017
bisa
9
Jurnal Murni Sadar
No.
Field
Tabel 6 Tabel Retur Pembelian
Constraint
Type
Size
1.
noretur
Varchar
2.
tglretur
Date
3.
nofaktur
Varchar
4.
keterangan
Text
5.
totalharga
Double
No.
Field
20
20
10,2
Description
Primary Key
Nomor retur pembelian
Not Null
Tanggal retur pembelian
Foreign
Key
Nomor faktur yang diretur
Not Null
Keterangan atas retur pembelian
Not Null
Nominal retur
Tabel 7 Tabel Detail Retur Pembelian
Constraint
Type
Size
Description
1.
noretur
Varchar
20
Foreign Key
Nomor retur pembelian
2.
kodebarang
Varchar
10
Foreign Key
Kode barang yang diretur
3.
qty
Integer
11
Not Null
Kuantitas retur pembelian
4.
hargasatuan
Double
10,2
Not Null
Harga retur per unit barang
5.
subtotal
Double
10,2
Not Null
Jumlah retur pembelian
No.
Tabel 8 Tabel Penjualan
Constraint
Type
Size
1.
Field
nofaktur
2.
tglfaktur
3.
kodecustomer
4.
keterangan
Text
Not Null
Keterangan atas penjualan
5.
totalharga
Double
Not Null
Nominal faktur
Varchar
20
Date
Varchar
10
Primary Key
Description
Nomor faktur penjualan
Not Null
Tanggal faktur penjualan
Foreign Key
Kode customer
1.
Field
nofaktur
Tabel 9 Tabel Detail Penjualan
Constraint
Type
Size
Description
Varchar
20
Foreign Key Nomor faktur penjualan
2.
kodebarang
Varchar
10
Foreign Key
3.
qty
Integer
11
Not Null
Kuantitas penjualam
4.
hargasatuan
Double
Not Null
Harga per unit barang
5.
subtotal
Double
Not Null
Jumlah penjualan
No.
No.
Field
Tabel 3.10 Tabel Retur Penjualan
Constraint
Type
Size
1.
noretur
Varchar
2.
tglretur
Date
Vol. 7 No. 1 April 2017
Kode barang yang dijual
20
Description
Primary Key
Nomor retur penjualan
Not Null
Tanggal retur penjualan
10
Jurnal Murni Sadar
3.
nofaktur
Varchar
4.
keterangan
Text
5.
totalharga
Double
No.
20
10,2
Foreign
Key
Nomor faktur yang diretur
Not Null
Keterangan atas retur penjualan
Not Null
Nominal retur
Tabel 3.11 Tabel Detail Retur Penjualan
Constraint
Type
Size
Description
Field
1.
noretur
Varchar
20
Foreign Key
Nomor retur penjualan
2.
kodebarang
Varchar
10
Foreign Key
Kode barang yang diretur
3.
qty
Integer
11
Not Null
Kuantitas retur penjualan
4.
hargasatuan
Double
10,2
Not Null
Harga retur per unit barang
5.
subtotal
Double
10,2
Not Null
Jumlah retur penjualan
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
Form Login
Gambar 7 Form Login
Form Master Barang
Form ini tampil ketika submenu Barang di klik pada menu Master. Form Master
Barang adalah form yang digunakan untuk menambah, mengubah dan menghapus data barang.
Gambar 8 Tampilan Form Master Barang “Input Data”
Vol. 7 No. 1 April 2017
11
Jurnal Murni Sadar
Form Master Supplier
Form ini tampil ketika submenu Supplier di klik pada menu Master. Form Master
Supplier adalah form yang digunakan untuk menambah, mengubah dan menghapus data supplier.
Gambar 9 Tampilan Form Master Supplier “Input Data”
Form Master Customer
Form ini tampil ketika submenu customer di klik pada menu Master. Form Master
Customer adalah form yang digunakan untuk menambah, mengubah dan menghapus data
customer.
Gambar 10 Tampilan Form Master Customer “Input Data”
Vol. 7 No. 1 April 2017
12
Jurnal Murni Sadar
Form Pembelian
Form ini tampil ketika submenu Pembelian di klik pada menu Transaksi. Form pembelian adalah
form yang digunakan untuk menginput barang-barang yang dibeli dari supplier.
Gambar 11 Tampilan Form Pembelian “Input Data”
Form Retur Pembelian
Form ini tampil ketika submenu Retur Pembelian di klik pada menu Transaksi. Form retur
pembelian adalah form yang digunakan untuk menginput barang-barang yang diretur ke supplier.
Gambar 12 Tampilan Form Retur Pembelian “Input Data”
Vol. 7 No. 1 April 2017
13
Jurnal Murni Sadar
Form Penjualan
Form ini tampil ketika submenu Penjualan di klik pada menu Transaksi. Form penjualan adalah
form yang digunakan untuk menginput barang-barang yang dijual kepada customer.
Gambar 13 Tampilan Form Penjualan “Input Data”
Form Retur Penjualan
Form ini tampil ketika submenu Retur Penjualan di klik pada menu Transaksi. Form retur
penjualan adalah form yang digunakan untuk menginput barang-barang yang diretur customer.
Gambar 14 Tampilan Form Retur Penjualan
Form Laporan Penjualan
Form laporan penjualan adalah form yang digunakan untuk melihat laporan data penjualan
barang kepada customer.
Gambar 15 Tampilan Form Laporan Penjualan
Vol. 7 No. 1 April 2017
14
Jurnal Murni Sadar
V.
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan analisis data dengan menggunakan rasio profitabilitas, maka
penulis menarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Aplikasi Perancangan Sistem Pembelian, Penjualan dan Persediaan ini mampu menghasilkan
laporan pembelian dan retur pembelian (per tanggal, per supplier, per produk), laporan
penjualan dan retur penjualan (per tanggal , per customer, per produk) dan laporan persediaan
dalam waktu yang singkat sesuai dengan kebutuhan pimpinan.
2. Proses pengecekan data maupun pencarian data bisa dilakukan dengan cepat dan efisien.
Saran
Adapun beberapa saran yang ingin penulis sampaikan adalah sebagai berikut :
1. Penulis menyarankan agar perusahaan mengembangkan sistem usulan sehingga penginput-an transaksi secara tak berurut bisa dilakukan dan tidak mempengaruhi keakuratan
perhitungan Harga Pokok Penjualan barang.
2. Walaupun frekuensi penyesuaian stok sangat jarang terjadi, sebaiknya perusahaan juga
menambahkan ke dalam sistem usulan berupa form khusus yang bisa mencatat
penyesuaian stok sehingga bila diperlukan penyesuaian, perusahaan bisa
menggunakannya.
VI. DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto, H.M. 2005. Analisis & Desain. Edisi 3. Yogyakarta : Andi.
Junindar. 2008. Panduan Lengkap Menjadi Programmer Membuat Aplikasi Penjualan
Menggunakan VB. Net. Jilid 1. Jakarta : Mediakita.
Kadir, Abdul. 2014. Pengenalan Sistem Informasi. Edisi 1. Yogyakarta : Andi.
Kendall, K.E. dan J.E. Kendall. 2011. Systems Analysis and Design, Jilid 1, Edisi 8. PrenticeHall, Inc.
Kendall., K.E. dan J.E. Kendall. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem, Alih bahasa oleh
Thamir Abdul Hafedh Al-Hamdany. Jilid 2. Edisi 5. Jakarta : Indeks.
Komputer, Wahana. 2008. Membangun Aplikasi Toko dengan Visual Basic 2008. Yogyakarta
: Andi
Mulyadi. 2010. Sistem Akuntansi. Cetakan 5. Yogyakarta : Salemba Empat.
Riyanto. 2013. Membangun Mobile Web Store dengan Codelgniter, MySQL & jQuery
Mobile. Edisi 1. Yogyakarta : Andi.
Roomney B. Marshall, John Steinbeirt, Paul. 2014. Sistem Informasi Akuntansi (Accounting
Information System). Edisi 13. Yogyakarta : Salemba Empat.
Skousen, K.F, Stice E.K dan J.D Stice. 2010. Intermediate Accounting. Jilid 1. Edisi 17. SouthWestern Cengage Learning.
Vol. 7 No. 1 April 2017
15
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN, PENJUALAN DAN
PERSEDIAAN PADA TOKO PRIMA JAYA ELEKTRONIK PEMATANGSIANTAR
Novendra Adisaputra Sinaga
(Politeknik Bisnis Indonesia)
Abstrak
Sistem komputerisasi mulai merambah dalam dunia perekonomian. Kemajuan yang
sangat pesat di bidang teknologi, terutama teknologi informasi komputer, mendorong munculnya
inovasi baru dalam penyajian informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi. Tujuan dari
penelitian ini adalah untuk memberikan kemudahan kepada Toko Prima Jaya Elektronik dalam
mengolah data atau informasi khususnya dalam pembuatan laporan sehingga data laporan
tersebut dapat diambil dengan cepat, tepat dan akurat. Pada penelitian di Toko Prima Jaya
Elektronik, penulis menggunakan metode wawancara, observasi dan studi kepustakaan. Dalam
penelitian ini, penulis membuat sebuah aplikasi dengan menggunakan Visual Basic 2008 dengan
tujuan dapat mempermudah pengguna untuk membuat laporan. Oleh karna itu penulis mengambil
judul “Perancangan Sistem Pembelian, Penjualan dan Persediaan pada Toko Prima Jaya
Elektronik”.
Kata Kunci : Sistem Informasi, Pembelian, Penjualan dan Persediaan, Laporan
Penjualan, Laporan Pembelian dan Laporan Persediaan.
I. PENDAHULUAN
Pembelian dan penjualan merupakan kegiatan yang mempengaruhi jumlah persediaan.
Pembelian akan menambah jumlah persediaan, sedangkan penjualan akan menguranginya. Ketiga
hal tersebut saling berkaitan dan merupakan inti kegiatan perusahaan. Informasi yang dihasilkan
akan membantu manajer dalam memutuskan jumlah persediaan yang akan dibeli, maupun jumlah
yang tersedia untuk dijual, serta mengontrol dan mengawasi jumlah aset persediaan perusahaan.
Toko Prima Jaya Elektronik adalah bentuk usaha yang bergerak dibidang pembelian dan
penjualan barang elektronik. Adapun produk-produk elektronik tersebut seperti televisi, kulkas,
digital, dispenser, kipas angin, mesin cuci, dan masih banyak lagi jenis-jenis barang elektronik
lainnya dengan berbagai merk dan tipe. Data-data yang dibutuhkan sangat penting, baik data
pembelian maupun penjualan karena menentukan hasil operasi perusahaan. Pencatatan atas
transaksi pembelian dan penjualan Toko Prima Jaya Elektronik masih dilakukan melalui Microsoft
Excel sehingga menyita waktu ketika akan dilakukan pengecekan maupun pencarian data dan
pembuatan laporan masih sering mengalami keterlambatan.
II. LANDASAN TEORI
Konsep Dasar Sistem
Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan
untuk mencapai suatu tujuan. (Abdul Kadir, 2014:61)
Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran
tertentu. (Prof. Dr. Jogiyanto HM, MBA.Akt, 2005:1)
Elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu :
1. Tujuan (Goal)
Setiap sistem memiliki tujuan (goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan
inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem
Vol. 7 No. 1 April 2017
1
Jurnal Murni Sadar
2.
3.
4.
5.
6.
7.
menjadi tidak terarah dan tidak terkendali. Tentu saja, tujuan antara suatu sistem
dengan sistem lain berbeda-beda. Begitu pula yang berlaku pada sistem informasi.
Masukan (Input)
Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan
selanjutnya menjadi bahan untuk diproses. Masukan dapat berupa hal-hal berwujud
(tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud
adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi
(misalnya permintaan jasa dari pelanggan). Pada sistem informasi, masukan dapat
berupa data transaksi dan data non-transaksi (misalnya, surat pemberitahuan), serta
instruksi.
Proses (Process)
Proses (process) merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari
masukan menjadi keluaran yang berguna, misalnya berupa informasi dan produk,
tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan
atau limbah. Pada sistem informasi, proses dapat berupa suatu tindakan yang
bermacam-macam.
Keluaran (Output)
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran
bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan dan sebagainya.
Mekanisme Pengendalian (Control Mechanism) dan Umpan Balik (Feed-Back)
Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan
umpan balik (feed-back), yang mencuplik keluaran. Umpan balik berfungsi untuk
mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar
sistem berjalan sesuai dengan tujuan. Dalam bentuk yang sederhana, dilakukan
perbandingan antara keluaran sistem dan keluaran yang dikehendaki (standar). Jika
terdapat penyimpangan, akan dilakukan pengiriman masukan untuk melakukan
penyesuaian terhadap proses supaya keluaran berikutnya mendekati standar. Bila
penyimpangan terletak pada proses, prosesnyalah yang diperbaiki.
Batas (Boundary)
Batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem
(lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan
sistem. Sebagai contoh, pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh
pembelian oleh pelanggan, gerakan pesaing dan ketersediaan dana dari bank.
Lingkungan
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem. Lingkungan dapat
berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti dapat merugikan atau menguntungkan
sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan
dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan
lingkungan yang menguntungkan tetap harus dijaga, karena memacu terhadap
kelangsungan hidup sistem. Lingkungan bagi sebuah organisasi berupa pemasok,
pelanggan, pemilik, pemerintah, bank dan bahkan pesaing.
(Abdul Kadir, 2014:62-66)
Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi
sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna
memudahkan pengelolaan perusahaan. (Mulyadi, 2010:3). Berikut gambar cakupan sistem
informasi akuntansi :
Vol. 7 No. 1 April 2017
2
Jurnal Murni Sadar
Gambar 1 Lingkup Sistem Informasi Akuntansi
Sumber : Abdul Kadir, 2014:94
Berikut adalah penjelasan singkat terhadap beberapa subsistem yang terdapat pada sistem
informasi akuntansi :
1. Pemrosesan pesanan penjualan atau pengolahan penjualan (sales order processing)
adalah subsistem yang menangani pemrosesan pesanan dari pelanggan.
2. Pemrosesan sediaan (inventory processing) adalah subsistem yang menangani
perubahan dalam sediaan dan memberikan informasi pengiriman dan pemesanan
kembali.
3. Buku besar (general ledger) adalah subsistem yang mengonsolidasikan data dari
sistem akuntansi yang lain dan menghasilkan pernyataan-pernyataan dan laporan
bisnis yang bersifat periodik.
4. Piutang dagang (accounts receivable) adalah subsistem yang mencatat piutang
pelanggan dan menghasilkan faktur, pernyataan pelanggan bulanan, serta laporan
manajemen kredit.
5. Utang dagang (account payable) adalah subsistem yang mencatat pembelian dan
pembayaran utang kepada pemasok dan menghasilkan laporan manajemen kas.
6. Pembayaran gaji (payroll) adalah subsistem yang menangani penggajian, termasuk
jam kerja dan bukti pembayaran serta menghasilkan laporan yang terkait dengan
penggajian.
(Abdul Kadir, 2014:94)
Sistem Informasi Pembelian
Sistem informasi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang
diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua: pembelian lokal
dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan impor adalah
pembelian dari pemasok luar negeri. (Mulyadi, 2010:299)
Transaksi pembelian secara umum dapat dikategorikan sebagai berikut:
1. Pembelian Tunai
Pembelian yang pelunasannya dilaksanakan pada saat terjadinya transaksi jual beli.
2. Pembelian Kredit
Pembelian yang proses pelunasannya dilakukan secara berkala sesuai dengan kesepakatan
pihak penjual dan pembeli.
Informasi yang diperlukan dalam sistem akuntansi pembelian adalah :
1. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder-point).
Vol. 7 No. 1 April 2017
3
Jurnal Murni Sadar
2.
3.
4.
5.
6.
Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok.
Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok.
Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu.
Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu.
Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian.
(Mulyadi, 2010:303)
Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini:
1. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.
2. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.
3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan
pemilihan pemasok.
4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
5. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.
6. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk
disimpan.
7. Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi.
8. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok
tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
(Mulyadi, 2010:300)
Sistem Informasi Penjualan
Penjualan merupakan salah satu fungsi pemasaran yang sangat penting dan menentukan bagi
perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan, memperoleh laba untuk kelansungan hidup
perusahaan.
Pada umumnya perusahaan mempunyai tiga tujuan umum dalam penjualan seperti yang
dirumuskan oleh Basu Swastha adalah sebagai berikut :
1. Berusaha mencapai volume penjualan
2. Berusaha mendapatkan laba tertentu
3. Menunjang pertumbuhan perusahaan
Transaksi pembelian secara umum dapat dikategorikan sebagai berikut:
1. Penjualan Tunai
Dalam transaksi penjulan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada
pembeli jika perusahaan telah menerima pembayaran dari pembeli.
2. Penjualan Kredit
Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan
pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki
piutang kepada pelanggannya. (Mulyadi, 2010:202)
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari transaksi penjualan adalah sebagai berikut :
1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama
jangka waktu tertentu.
2. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit.
3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.
4. Nama dan alamat pembeli.
5. Kuantitas produk yang dijual.
6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan.
7. Otoritas pejabat yang berwenang.
(Mulyadi, 2010:205)
Fungsi yang terkait dalam melaksanakan transaksi penjualan adalah :
1. Fungsi Kredit
Fungsi ini bertanggung jawab atas pemberian kredit kepada pelanggan terpilih.
2. Fungsi Penjualan
Fungsi ini bertanggung jawab melayani kebutuhan barang pelanggan.
3. Fungsi Gudang
Vol. 7 No. 1 April 2017
4
Jurnal Murni Sadar
4.
5.
6.
Fungsi ini menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan yang
tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang diterima dari fungsi penjualan.
Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang yang kuantitas, mutu dan
spesifikasinya sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan.
Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi berdasarkan faktur penjualan
Fungsi Penagihan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat surat tagihan secara periodik.
(Mulyadi, 2010:204)
Sistem Informasi Persediaan
Sistem akuntani persediaan bertujuan untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang
disimpan di gudang. Sistem ini berkaitan erat dengan sistem penjualan, sistem retur penjualan,
sistem pembelian, sistem retur pembelian dan sistem akuntansi biaya produksi. (Mulyadi,
2010:553)
Bermacam-macam metode telah berkembang guna membuat alokasi antara harga pokok
penjualan dan persediaan. Metode-metode paling umum adalah :
1. Identifikasi khusus (specific identification)
2. Biaya rata-rata (average cost)
3. Masuk pertama, keluar pertama (first in, first out - FIFO)
4. Masuk terakhir, keluar pertama (last in, first out - LIFO)
Keempat metode akan diilustrasikan memakai contoh sederhana dari Dalton Company. Dalton
tidak memiliki persediaan awal pada tahun 2011.
III. METODE PENELITIAN
Metode Analisis Kebutuhan Sistem Informasi
Dalam merancang sistem pembelian, penjualan dan persediaan pada Toko Prima Jaya
Elektronik, penulis melakukan pengumpulan data dan analisa sistem berjalan pada toko untuk
membantu penulis dalam penelitian ini.
Teknik Pengumpulan Data
Dalam melakukan penelitian ini, penulis melakukan pengumpulan data dengan cara sebagai
berikut :
1. Sampling dan Investigasi
Penulis mengumpulkan beberapa dokumen seperti faktur pembelian, faktur penjualan, laporan
pembelian dan retur pembelian, laporan penjualan dan retur penjualan, dan laporan persediaan
yang ada pada Toko Prima Jaya Elektronik untuk dianalisis.
2. Wawancara (Interview)
Pada metode ini, penulis mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan dengan
melakukan tanya jawab secara langsung kepada pihak-pihak terkait yaitu beberapa karyawan
Toko Prima Jaya Elektronik bagian penjualan, pembelian, admin serta pimpinannya.
3. Studi Observasi
Studi Observasi adalah suatu metode yang dilakukan untuk mendapatkan data dan informasi
dengan cara mengamati proses kegiatan penjualan toko untuk mengetahui prosedur penjualan
pada Toko Prima Jaya Elektronik.
Perancangan Diagram Konteks
Untuk mendukung perancangan sistem pembelian, penjualan dan persediaan, penulis
menggambarkan data flow diagram pada Toko Prima Jaya Elektronik untuk dijadikan sebagai
model yang nantinya akan digunakan dalam membuat program. Adapun diagram konteks yang
telah penulis rancang adalah sebagai berikut :
Vol. 7 No. 1 April 2017
5
Jurnal Murni Sadar
Retur Penjualan
Daftar Pembelian
SUPPLIER
Data Barang & Order Penjualan
Data Supplier
Data Customer
0
Data Barang
Faktur Penjualan
Faktur Pembelian
Daftar Pemesanan Barang
Daftar Pemasukan Barang
SISTEM INFORMASI
PEMBELIAN, PENJUALAN
DAN PERSEDIAAN
Retur Pembelian
CUSTOMER
Data Barang
GUDANG
Laporan Laporan Laporan
Pembelian Persediaan Penjualan
PIMPINAN
Gambar 2 Diagram Konteks Sistem Informasi Pembelian, Penjualan dan Persediaan
D1 SUPPLIER
Data Pembelian
SUPPLIER
Record
Supplier
Faktur Pembelian
1.0
TRANSAKSI
PEMBELIAN
Data Supplier
Retur Pembelian
Data Pembelian
Data Barang
Record
Barang
Saldo
Pembelian
D3 BARANG
Record
Barang
Data Order Penjualan
CUSTOMER
Saldo
Penjualan
2.0
Record
Supplier
Faktur Penjualan
Data Customer
Retur Penjualan
Data Penjualan
TRANSAKSI
PENJUALAN
Record
Pembelian
Record
Barang
Record
Customer
D2 CUSTOMER
GUDANG
Record
Customer
Record
Penjualan
D3 BARANG
Record
Customer
Record
Persediaan
3.0
LAPORAN
Laporan
Pembelian
Laporan
Laporan
Persediaan Penjualan
PIMPINAN
Gambar 3 Data Flow Diagram Level 0 Sistem Informasi Pembelian, Penjualan dan Persediaan
Vol. 7 No. 1 April 2017
6
Jurnal Murni Sadar
1.1
Data Supplier
Record Supplier
MEMBUAT
KODE
SUPPLIER
D1 SUPPLIER
Record Supplier
Record Supplier
Data Pembelian
Retur Pembelian
1.3
1.2
MEMBUAT
DATA
PEMBELIAN
Faktur Pembelian
Record Pembelian
MEMBUAT
KODE
BARANG
Data Barang
Saldo
Pembelian
Record Barang
D3 Barang
Record Barang
Record Barang
Record Pembelian
D4 Pembelian
Gambar 4 Data Flow Diagram Level 1 Proses Pembelian
2.1
Data Customer
Data Order
Penjualan
Retur Penjualan
Faktur Penjualan
MEMBUAT
KODE
CUSTOMER
2.2
MEMBUAT
DATA
PENJUALAN
Record Customer
D2 Customer
Record Customer
Record Customer
Record Barang
D3 Barang
Record Barang
D5 Penjualan
Record Penjualan
Saldo
Penjualan
Record Penjualan
2.3
Faktur Penjualan
MENCETAK
FAKTUR
PENJUALAN
Record Penjualan
Gambar 5 Data Flow Diagram Level 1 Proses Penjualan
Vol. 7 No. 1 April 2017
7
Jurnal Murni Sadar
Record Supplier
D1 Supplier
Record Supplier
3.1
Record Pembelian
dan Retur
D4 Pembelian
Record Pembelian
dan Retur
MEMBUAT
LAPORAN
PEMBELIAN
Laporan
Pembelian
Record Barang
3.3
Record Barang
D3 Data Barang
Record Barang
MEMBUAT
LAPORAN
PERSEDIAAN
Laporan
Persediaan
Record Barang
Record Customer
D2 Customer
Record Penjualan
dan Retur
D5 Penjualan
Record Customer
Record Penjualan
dan Retur
3.2
MEMBUAT
LAPORAN
PENJUALAN
Laporan
Penjualan
Gambar 6 Data Flow Diagram Level 1 Proses Membuat Laporan
Perancangan Database
Perancangan database dilakukan dengan menggunakan MySql. Desain database
dimaksudkan untuk mendefinisikan isi atau struktur tabel. Adapun entitas yang digunakan dalam
perancangan database adalah sebagai berikut :
Tabel 1 Tabel Barang
No.
Constraint
Field
Type
Size
Description
1.
kodebarang
Varchar
10
Primary Key
Kode barang
2.
namabarang
Varchar
100
Not Null
Nama barang
3.
satuan
Varchar
20
Not Null
Satuan barang
4.
hargajual
Double
Not Null
Harga jual barang
5.
keterangan
Text
Not Null
Keterangan mengenai barang
6.
qty
Not Null
Jumlah barang
7.
tanggal
Date
Not Null
Tanggal
8.
image
Longblob
Null
Gambar
No.
Integer
Field
Type
11
Tabel 2 Tabel Supplier
Constraint
Size
Description
1.
kodesupplier
Varchar
10
Primary Key
Kode supplier
2.
namasupplier
Varchar
100
Not Null
Nama supplier
3.
alamat
Not Null
Alamat supplier
Vol. 7 No. 1 April 2017
Text
8
Jurnal Murni Sadar
4.
kota
Varchar
100
Not Null
Kota asal supplier
5.
contactperson
Varchar
100
Not Null
Orang yang bisa dihubungi
Varchar
50
Not Null
Varchar
50
Not Null
Nomor telepon
dihubungi
Email address
Not Null
Keterangan mengenai supplier
6.
telepon
7.
8.
keterangan
No.
Text
Type
Tabel 3 Tabel Customer
Constraint
Size
yang
bisa
1.
Field
kodecustomer
Varchar
10
Primary Key
2.
namacustomer
Varchar
100
Not Null
Nama customer
3.
alamat
Not Null
Alamat customer
4.
kota
Varchar
100
Not Null
Kota asal customer
5.
contactperson
Varchar
100
Not Null
Orang yang bisa dihubungi
Varchar
50
Not Null
Nomor telpon
dihubungi
Varchar
50
Not Null
Email address
Not Null
Keterangan mengenai customer
Text
telepon
6.
7.
8.
keterangan
No.
Field
Text
Type
1.
nofaktur
Varchar
2.
tglfaktur
Date
3.
kodesupplier
Varchar
Description
Kode customer
Tabel 4 Tabel Pembelian
Constraint
Size
20
10
yang
Description
Primary Key
Nomor faktur pembelian
Not Null
Tanggal faktur pembelian
Foreign
Key
Kode supplier
4.
keterangan
Text
Not Null
Keterangan atas pembelian
5.
totalharga
Double
Not Null
Nominal faktur
No.
Field
Tabel 5 Tabel Detail Pembelian
Constraint
Type
Size
Description
1.
nofaktur
Varchar
20
Foreign Key
Nomor faktur pembelian
2.
kodebarang
Varchar
10
Foreign Key
Kode barang yang dibeli
3.
qty
Integer
11
Not Null
Kuantitas pembelian
4.
hargasatuan
Double
Not Null
Harga per unit barang
5.
subtotal
Double
Not Null
Jumlah pembelian
Vol. 7 No. 1 April 2017
bisa
9
Jurnal Murni Sadar
No.
Field
Tabel 6 Tabel Retur Pembelian
Constraint
Type
Size
1.
noretur
Varchar
2.
tglretur
Date
3.
nofaktur
Varchar
4.
keterangan
Text
5.
totalharga
Double
No.
Field
20
20
10,2
Description
Primary Key
Nomor retur pembelian
Not Null
Tanggal retur pembelian
Foreign
Key
Nomor faktur yang diretur
Not Null
Keterangan atas retur pembelian
Not Null
Nominal retur
Tabel 7 Tabel Detail Retur Pembelian
Constraint
Type
Size
Description
1.
noretur
Varchar
20
Foreign Key
Nomor retur pembelian
2.
kodebarang
Varchar
10
Foreign Key
Kode barang yang diretur
3.
qty
Integer
11
Not Null
Kuantitas retur pembelian
4.
hargasatuan
Double
10,2
Not Null
Harga retur per unit barang
5.
subtotal
Double
10,2
Not Null
Jumlah retur pembelian
No.
Tabel 8 Tabel Penjualan
Constraint
Type
Size
1.
Field
nofaktur
2.
tglfaktur
3.
kodecustomer
4.
keterangan
Text
Not Null
Keterangan atas penjualan
5.
totalharga
Double
Not Null
Nominal faktur
Varchar
20
Date
Varchar
10
Primary Key
Description
Nomor faktur penjualan
Not Null
Tanggal faktur penjualan
Foreign Key
Kode customer
1.
Field
nofaktur
Tabel 9 Tabel Detail Penjualan
Constraint
Type
Size
Description
Varchar
20
Foreign Key Nomor faktur penjualan
2.
kodebarang
Varchar
10
Foreign Key
3.
qty
Integer
11
Not Null
Kuantitas penjualam
4.
hargasatuan
Double
Not Null
Harga per unit barang
5.
subtotal
Double
Not Null
Jumlah penjualan
No.
No.
Field
Tabel 3.10 Tabel Retur Penjualan
Constraint
Type
Size
1.
noretur
Varchar
2.
tglretur
Date
Vol. 7 No. 1 April 2017
Kode barang yang dijual
20
Description
Primary Key
Nomor retur penjualan
Not Null
Tanggal retur penjualan
10
Jurnal Murni Sadar
3.
nofaktur
Varchar
4.
keterangan
Text
5.
totalharga
Double
No.
20
10,2
Foreign
Key
Nomor faktur yang diretur
Not Null
Keterangan atas retur penjualan
Not Null
Nominal retur
Tabel 3.11 Tabel Detail Retur Penjualan
Constraint
Type
Size
Description
Field
1.
noretur
Varchar
20
Foreign Key
Nomor retur penjualan
2.
kodebarang
Varchar
10
Foreign Key
Kode barang yang diretur
3.
qty
Integer
11
Not Null
Kuantitas retur penjualan
4.
hargasatuan
Double
10,2
Not Null
Harga retur per unit barang
5.
subtotal
Double
10,2
Not Null
Jumlah retur penjualan
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
Form Login
Gambar 7 Form Login
Form Master Barang
Form ini tampil ketika submenu Barang di klik pada menu Master. Form Master
Barang adalah form yang digunakan untuk menambah, mengubah dan menghapus data barang.
Gambar 8 Tampilan Form Master Barang “Input Data”
Vol. 7 No. 1 April 2017
11
Jurnal Murni Sadar
Form Master Supplier
Form ini tampil ketika submenu Supplier di klik pada menu Master. Form Master
Supplier adalah form yang digunakan untuk menambah, mengubah dan menghapus data supplier.
Gambar 9 Tampilan Form Master Supplier “Input Data”
Form Master Customer
Form ini tampil ketika submenu customer di klik pada menu Master. Form Master
Customer adalah form yang digunakan untuk menambah, mengubah dan menghapus data
customer.
Gambar 10 Tampilan Form Master Customer “Input Data”
Vol. 7 No. 1 April 2017
12
Jurnal Murni Sadar
Form Pembelian
Form ini tampil ketika submenu Pembelian di klik pada menu Transaksi. Form pembelian adalah
form yang digunakan untuk menginput barang-barang yang dibeli dari supplier.
Gambar 11 Tampilan Form Pembelian “Input Data”
Form Retur Pembelian
Form ini tampil ketika submenu Retur Pembelian di klik pada menu Transaksi. Form retur
pembelian adalah form yang digunakan untuk menginput barang-barang yang diretur ke supplier.
Gambar 12 Tampilan Form Retur Pembelian “Input Data”
Vol. 7 No. 1 April 2017
13
Jurnal Murni Sadar
Form Penjualan
Form ini tampil ketika submenu Penjualan di klik pada menu Transaksi. Form penjualan adalah
form yang digunakan untuk menginput barang-barang yang dijual kepada customer.
Gambar 13 Tampilan Form Penjualan “Input Data”
Form Retur Penjualan
Form ini tampil ketika submenu Retur Penjualan di klik pada menu Transaksi. Form retur
penjualan adalah form yang digunakan untuk menginput barang-barang yang diretur customer.
Gambar 14 Tampilan Form Retur Penjualan
Form Laporan Penjualan
Form laporan penjualan adalah form yang digunakan untuk melihat laporan data penjualan
barang kepada customer.
Gambar 15 Tampilan Form Laporan Penjualan
Vol. 7 No. 1 April 2017
14
Jurnal Murni Sadar
V.
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan analisis data dengan menggunakan rasio profitabilitas, maka
penulis menarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Aplikasi Perancangan Sistem Pembelian, Penjualan dan Persediaan ini mampu menghasilkan
laporan pembelian dan retur pembelian (per tanggal, per supplier, per produk), laporan
penjualan dan retur penjualan (per tanggal , per customer, per produk) dan laporan persediaan
dalam waktu yang singkat sesuai dengan kebutuhan pimpinan.
2. Proses pengecekan data maupun pencarian data bisa dilakukan dengan cepat dan efisien.
Saran
Adapun beberapa saran yang ingin penulis sampaikan adalah sebagai berikut :
1. Penulis menyarankan agar perusahaan mengembangkan sistem usulan sehingga penginput-an transaksi secara tak berurut bisa dilakukan dan tidak mempengaruhi keakuratan
perhitungan Harga Pokok Penjualan barang.
2. Walaupun frekuensi penyesuaian stok sangat jarang terjadi, sebaiknya perusahaan juga
menambahkan ke dalam sistem usulan berupa form khusus yang bisa mencatat
penyesuaian stok sehingga bila diperlukan penyesuaian, perusahaan bisa
menggunakannya.
VI. DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto, H.M. 2005. Analisis & Desain. Edisi 3. Yogyakarta : Andi.
Junindar. 2008. Panduan Lengkap Menjadi Programmer Membuat Aplikasi Penjualan
Menggunakan VB. Net. Jilid 1. Jakarta : Mediakita.
Kadir, Abdul. 2014. Pengenalan Sistem Informasi. Edisi 1. Yogyakarta : Andi.
Kendall, K.E. dan J.E. Kendall. 2011. Systems Analysis and Design, Jilid 1, Edisi 8. PrenticeHall, Inc.
Kendall., K.E. dan J.E. Kendall. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem, Alih bahasa oleh
Thamir Abdul Hafedh Al-Hamdany. Jilid 2. Edisi 5. Jakarta : Indeks.
Komputer, Wahana. 2008. Membangun Aplikasi Toko dengan Visual Basic 2008. Yogyakarta
: Andi
Mulyadi. 2010. Sistem Akuntansi. Cetakan 5. Yogyakarta : Salemba Empat.
Riyanto. 2013. Membangun Mobile Web Store dengan Codelgniter, MySQL & jQuery
Mobile. Edisi 1. Yogyakarta : Andi.
Roomney B. Marshall, John Steinbeirt, Paul. 2014. Sistem Informasi Akuntansi (Accounting
Information System). Edisi 13. Yogyakarta : Salemba Empat.
Skousen, K.F, Stice E.K dan J.D Stice. 2010. Intermediate Accounting. Jilid 1. Edisi 17. SouthWestern Cengage Learning.
Vol. 7 No. 1 April 2017
15