MAKALAH SISTEM INFORMASI MANAGEMENT DAN
MANAGEMENT PERKANTORAN-ABSK/IV-2016
KATA PENGANTAR
Segala puji Syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas
berkatdan rahmatnya kami dapat menyelesaikan tugas makalah yang berjudul “Sistem
Informasi Manajemen Perkantoran” ini dengan baik
Makalah ini kami buat sebagai salah satu tugas untuk menyelesaikan tugas mata
kuliah “Manajemen Perkantoran” yang dibimbing oleh Bapak M. Nuruddin Zanky, Fakultas
Ekonomi, Universitas Negeri Malang.
Semoga materi dalam makalah ini dapat bermanfaat dan menjadi referensi pemikiran
bagi pihak yang membutuhkan.Dan kami rasa makalah ini sangat jauh dari kesempurnaan,
oleh karena itu diharapkan pembaca dapat memberikan kritik dan saran untuk perbaikan
makalah ini dikemudian hari.
Purwakarta, 28 Mei 2016
Penulis
1
MANAGEMENT PERKANTORAN-ABSK/IV-2016
BAB 1
PENDAHULUAN
1.
Latar belakang
Informasi merupakan obyek atau data apapun yng bisa digunakan oleh pengguna
informasi untuk mencapai tujuan tertentu sesuai dengan yang diinginkan.Informasi diperoleh
dari sumber-sumber informasi yang terdapat dimana saja kita jumpai.Dalam segala aspek
kehidupan manusia selalu tidak bisa terpisah dari informasi,baik informasi yang sifatnya
individual maupun informasi yang berisifat umum atau general.Dalam kenyataanya manusia
selalu membutuhkan informasi untuk melakukan aktifitas apupun dan dimanapun,informasi
yang dibutuhkan bisa berupa lisan maupun tulisan bahkan Visual dan audio visual. Dari
waktu ke waktu informasi mengalami perkrmbanagan yang sangat cepat seitring dengan
perkembangan ilmu teknologi informasi,dengan berkembangya teknologi informasi maka
para pennguna informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan
kebutuhan,namun perkembangan terbebut harus di imbangi dengan perkembangan Sumber
daya manusia dan didukung dengan media atau sarana informasi yang memadai.
Hal ini sangat memdukung segala aktifitas manusia dalam berbagi bidang,satu
diantaranya dalam bidang Perkantoran. Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan
kesekretariatan dan administratif. Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat-mencatat,
melakukan perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen,
menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut,
terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Dengan berkembangnya
teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk perkantoran membuka era
otomatisasi perkantoran (Office Automation / OA).
Suatu Perkantoran dimanapun selalu membutukan akan informasi-informasi penting
yang digunakan dalam suatu aktifitas mencapai tujuan.Informasi dalam perkantoran
merupakan informasi yang selalu bisa digunakan oleh pelaku atau personel yang beraktifitas
didalam kantor tersebut.Dengan bebagai macam jenis maupun tingkat pentingnya suatu
informasi yang harus disampaikan antara sumber-sumber informasi dengan penerima
informasi,maka perlu adaya pengaturan sistem didalam pengelolaan informasi tersebur,yang
biasa disebut sebagai Sistem Informasi Manajemen Perkantoran.Sistem tersebut bejalan dan
berkembang didalam perkantoran dan merupakan Sumber daya konseptual sangat penting
untuk mendukung berlangsungnya aktifitas perkantoran.
2
MANAGEMENT PERKANTORAN-ABSK/IV-2016
BAB 2
ISI
A.
Pengertian Sistem Informasi Manajemen Perkantoran
Sistem informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang
menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data
sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang
sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.
Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan
informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Para pemakai biasanya
membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya. Informasi
menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa
lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang.
Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari
model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam
perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
Perancangan, penerapan dan pengoperasian SIM adalah mahal dan sulit. Upaya ini dan biaya
yang diperlukan harus ditimbang-timbang. Ada beberapa faktor yang membuat SIM menjadi
semakin diperlukan, antara lain bahwa manajer harus berhadapan dengan lingkungan bisnis
yang semakin rumit. Salah satu alasan dari kerumitan ini adalah semakin meningkatnya
dengan munculnya peraturan dari pemerintah.
Lingkungan bisnis bukan hanya rumit tetapi juga dinamis. Oleh sebab itu manajer
harus membuat keputusan dengan cepat terutama dengan munculnya masalah manajemen
dengan munculnya pemecahan yang memadai.SIM yang baik adalah SIM yang mampu
menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat
biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat
bermanfaat.
Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat
dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan
batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan
memberikan keuntungan dan uang.
Sistem informasi manajemen (SIM) bukan sistem informasi keseluruhan, karena tidak semua
informasi di dalam organisasi dapat dimasukkan secara lengkap ke dalam sebuah sistem yang
otomatis. Aspek utama dari sistem informasi akan selalu ada di luar sistem komputer.
Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang
berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer
organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena :
3
MANAGEMENT PERKANTORAN-ABSK/IV-2016
Kurang organisasi yang wajar
Kurangnya perencanaan yang memadai
Kurang personil yang handal
Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang
sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang
terlibat.
Secara teoritis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM
yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer. Prinsip utama
perancangan SIM : SIM harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama.
Macam-macam laporan yang di hasilkan oleh SIM berupa laporan periodis, laporan
ikhtisar, laporan perkecualian, dan laporan perbandingan
·
Laporan periodis adalah laporan yang dihasilkan dalam selang waktu tertentu seperti
harian, mingguan , bulanan, dsb.
·
Laporan Ikhtisar adalah laporan yang memberikan ringkasan terhadap jumlah data atau
informasi
·
Laporan perkecualian adalah laporan yang hanya muncul jika terjadi keadaan yang
tidak normal.
·
Laporan perbandingan adalah laporan yang menunjukan dua atau lebih himpunan
informasi yang serupa dnegan maksud untuk diperbandingkan.
Karakteristik sistem informasi manajemen:
·
Beroprasi pada tugas-tugas yang terstruktur, yakni pada lingkungan yang telah
mendefinisikan hal-hal berikut secara tegas dan jelas.
·
Meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya.
·
Menydiakan laporan dan kemudahan akses yang berguna untuk pengambilan keputusan
tetapi tidak secara langsung.
Tujuan sistem informasi manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua
manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. SIM menyediakan
informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model
matematika.
4
MANAGEMENT PERKANTORAN-ABSK/IV-2016
B.
Pengertian Teknologi Informasi Manajemen Perkantoran
Pengertian teknologi Informasi yang mudah dipahami adalah: “perolehan, pemorosesan,
penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun
suara dengan suatu alat electrinics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan
komunikasi jarak jauh (telecomunications)”.
Perlu diketahui apabila pada masa lalu penanganan informasi mengandalkan pada
kertas, artinya semakin banyak informasi semakin banyak kertas dibutuhkan atau disimpan,
sedangkan sekarang, hal itu beralih kepada “impulses” elektrik yang berukuran mini dengan
kemampuan simpan lebih besar dibandingkan kertas; misalnya sekarang suatu disket/floppy
dapat memuat atau diisi sejumlah informasi dari satu buku berukuran sedang. Tidak
dipungkiri bahwa peranan kertas akan tetap penting sebagai media penyajian informasi atau
tukar menukar informasi antar manusia atau organisasi (sering diistilahkan sebagai
“hardcopy”).
Kantor adalah tempat dan proses penanganan informasi. Dari pengertian ini dapat
dipahami bahwa pekerjaan kantor adalah semua kegiatan yang bertalian dengan penanganan
informasi yang berkaitan dengan bidang tugas dari kantor/instansi yang bersangkutan.
Pengertian teknologi Informasi yang mudah dipahami adalah: “perolehan, pemprosesan,
penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun
suara dengan suatu alat electrinics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan
komunikasi jarak jauh (telecomunications)”.
Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan
telekomunikasi.
1)
Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan
kapasitas yang besar dan sangat cepat.
2)
Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi dari peralatan
elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas komponen-komponen yang rumit.
3)
C.
Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio.
Karakteristik Sistem Informasi Manajemen
SIM mendukung pengambilan keputusan terstruktur dan semi terstruktur pada level
opersional dan manajemen control. SIM juga selalu digunakan untuk perencanaan (for
planning purposes of senior manaajemen staff). Adapun karakteristik SIM yaitu :
1.
SIM secara umum dirancangan untuk pelaporan operasional dan untuk menunjang
pengawasan kegiatan operasional.
2.
SIM menggambarkan data- data yang mengalir dalam perusahaan
3.
SIM hanya memiliki sedikit kemampuan analisa
4.
menyajikan laporan untuk manajer
5
MANAGEMENT PERKANTORAN-ABSK/IV-2016
5.
memanfaatkan rangkisan informasi yang diperoleh dari TPS (Transaction Processing
System)
6.
model datanya sederhana dan menekankan pada informasi intern
7.
SIM membantu dalam membuat keputusan dengan menggunakan data yang lampau dan
saat ini.
8.
Laporan disajikan secara periodic, misalnya mingguan, bulanan, dan sebagainya.
9.
Kebutuhan informasi di ketahui dengan tepat dam stabil.
10. SIM membutuhkan analisis yang kuat.
D.
Kemampuan Sistem Informasi Manajemen
Pengetahuan tentang potensi kemampuan sistem informasi yang dikomputerisasi akan
memungkinkan seorang manajer secara sistematis menganalisis masing-masing tugas
organisasi dan menyesuaikannya dengan kemampuan komputer.
SIM secara khusus memiliki beberapa kemampuan teknis sesuai yang direncanakan baginya.
Secara kolektif kemampuan ini menyangkal pernyataan bahwa komputer hanyalah mesin
penjumlah atau kalkulator yang berkapasitas tinggi, sebenarnya komputer tidak dapat
mengerjakan sesuatu ia hanya mengerjakan lebih cepat. Sistem informasi komputer dapat
memiliki sejumlah kemampuan jauh diatas sistem non komputer. Dan kemampuan ini telah
merevolusikan proses manajemen yang menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem
yang telah ada. Beberapa kemampuan teknis terpenting dalam sistem komputer :
1.
Pemrosesan data batch
2.
Pemrosesan data tunggal
3.
Pemrosesan on-line, real time
4.
Komunikasi data dan switching pesan
5.
Pemasukan data jarak jauh dan up date file
6.
Pencarian records dan analisis
7.
Pencarian file
8.
Algoritme dan model keputusan
9.
Otomatisasi kantor.
6
MANAGEMENT PERKANTORAN-ABSK/IV-2016
E.
Tipe – Tipe Sistem Informasi
1. Transaction Processing System (TPS)
Transaction Processing System adalah aplikasi sistem informasi yang mengambil atau
mengumpulkan dan mengolah data tentang transaksi suatu proses bisnis. Salah satu dimensi
TPS adalah data maintenance yang dapat meng-update data yang diperlukan.TPS dapat terus
berkembang karena perkembangan dunia bisnis akan terus berkembang. Perkembangan bisnis
akan memerlukan sistem yang terus berkembang pula. Perkembangan bisnis ini disebut Bisnis
process redesign yaitu sebuah study, analisis, dan redesign proses bisnis yang mendasar untuk
mengurnagi ongkos atau meningkatkan nilai tambah yang dihasilkan.
Contoh TPS adalah:
Airline reservation
Bank deposit
Customer returns
Inventory procurement
Order processing
Payroll
2. Management Information System (MIS)
MIS adalah suatu aplikasi Sistem Informasi yang menyediakan laporan informasi terpadu
bagi pihak manajemen. MIS dihasilkan dari beberapa database yang menyimpan data dari
benyak sumber, termasuk didalamanya Transaction Processing System. MIS menyajikan
informasi yang detail, rangkuman informasi dan informasi terpilih. MIS merupakan salah satu
elemen manajemen yang dirasa penting oleh banyak perusahaan oleh karena itu
pengembangan MIS akan terus dapat berlanjut.
Contoh Management Information System adalah:
Budget forecasting and analysis
Financial reporting
Inventory reporting
Material requirement planning
Salary analysis
7
MANAGEMENT PERKANTORAN-ABSK/IV-2016
3. Decision Support System (DSS)
Decision Support System adalah salah satu aplikasi Sistem Informasi yang menyediakan
informasi yang mendukung pengambilan keputusan kepada penggunanya. Jika
pengguna DSSadalah seorang manajemen, maka program ini disebut Executive Information
System (EIS).DSS fokus pada penyediaan informasi yang berguna untuk mendukung
pengambilan keputusan. DSS menyediakan alat bagi pengguna untuk meng-akses data dan
menganalisisnya untuk pengambilan keputusannya. Beberapa pertimbangan yang diberikan
oleh DSS adalah sebagai berikut:
Expert Systems
Expert system merupakan perluasan dari decision support system. Expert
system adalah suatu sistem informasi pengambilan keputusan yang mengambil dan meniru
pengetahuan serta keahlian dari seorang expert problem solving atau decision maker dan
kemudian berpikir dan bereaksi sesuai dengan seorang expert tadi.
Expert system ditujukan untuk menduplikasi keahlian dari seorang problem solver,
manajer, profesional dan para teknisi. Para tenaga ahli ini sering menguasai pengetahuan dan
keahlian yang tidak bisa dengan mudah diikuti dan digantikan oleh sembarang orang dalam
sebuah organisasi. Expert system meniru logika dan pemikiran dari seorang ahli dalam bidang
mereka masing-masing. Hal itu dibutuhkan agar orang lain yang bukan seorang ahli dapat
mengetahui pengetahuan dan keahlian yang dimiliki oleh seorang ahli. Berikut adalah contoh
dari penggunaan expert system :
Industri makanan menggunakan expert system untuk menyimpan keahlian dari seorang ahli
yang sudah mendekati masa pensiun
Office Automation and Work Group System
Office Automation (OA) System mendukung pekerjaan pada suatu perusahaan secara luas,
biasanya digunakan untuk meningkatkan aliran pekerjaan dan komunikasi antar sesama
pekerja, tidak peduli apakah pekerja tadi berada di satu lokasi yang sama ataupun tidak.
Office automation system digunakan untuk mendapatkan semua informasi bagi yang
membutuhkannya. Office automation berfungsi dalam word processing, elctronic
message, work group computing, work group scheduling, facsimile processing, imaging and
electronic documents, and work flow management. Office automation systemdirancang baik
untuk individu maupun kelompok.
Personal information system dirancang untuk memenuhi kebutuhan dari single user. Sistem
ini dirancang untuk meningkatkan produktivitas individu. Contoh dari personal information
8
MANAGEMENT PERKANTORAN-ABSK/IV-2016
system adalah Microsoft’s Office Professional, IBM’s Lotus SmartSuite, Corel’s
PerfectOffice, dll.
Work group information systems dirancang untuk memenuhi kebutuhan dari sebuah kelompok
kerja. Sistem ini dirancang untuk meningkatkan produktivitas dari suatu kelompok kerja.
Contoh dari work group information systems adalah Microsoft’s Exchange and Outlook,
IBM’s Lotus Notes/Domino, atau Novell’s GroupWise.
F.
Perkembangan Sistem Informasi Manajemen
Dalam era saat ini perkembangan teknologi informasi external (diluar lingkungan
perkantoran) harus selalu diikuti oleh perkembangan teknologi yang ada atau yang sedang
dikembangkan didalam internal perkantoran. Perkembangan dalam teknologi informasi sangat
berperan penting dalam mendukung pengembangan Sistem informasi manajemen
perkantoran, dalam pengembangannya melibatkan beberapa faktor yaitu, pelaku Sistem dan
media / sarana pendukung yang memadai untuk mampu memenuhi kebutuhan infrastruktur
didalam sistem yang akan dikembangkan. Misalnya menggunakan Hardware dan Software
yang tepat guna untuk mencapai tujuan dari pada Sistem tersebut dikembangkan.
Suatu Sistem informasi manajemen perkantoran didalamnya terdapat beberapa elemen
diantaranya adalah obyek informasi, media informasi. Informasi ada bemacam-macam
jenisnya, diantaranya adalah Audio, Visual, Audio Visual dan sebagainya. Dari jenis
Informasi yang bermacam-macam maka media yang digunakan pun juga bermacam-macam
sesuai dengan jenisnya. Dalam perkantoran misalnya, Computer, Telepon, Fax, Email, Blog,
Website dan sebagainya. Media-media tersebut bersifat general didalam Sistem informasi
manajemen perkantoran mempunyai sistem khusus yang disesuaikan dengan kebutuhan
aktifitas perkantoran. Sistem yang digunakan misalnya mengunakan media jaringan komputer
yang mempunyai Database ynag digunakan untuk pemrograman informasi yang akan di akses
didalam sistem tersebut.
Dalam Sistem informasi manajemen perkantoran yang menggunakan sistem tersebut
bisa kita sebut sebagai pengguna sistem diantaranya adalah pengelola Sistem, sumber
informasi atau pemberi informasi dan pemakai atau penerima informasi. Dalam Perkantoran
pengelola Sistem biasa dilakukan oleh personil Technology Information (TI), sedangkan
sumber atau pemberi informasi dilakukan oleh siapa saja yang beraktifitas didalam
perkantoran tersebut begitu juga untuk penerima informasi. Batasan-batasan atau garis
wewenang pengguna Sistem informasi manajemen perkantoran, tidak bisa diuraikan secara
mendetil karena pengaturannya disesuaikan dengan tugas dan tanggungjawab pengguna
sistem tersebut, dalam hal ini ditentukan oleh manajemen dari organisasi perkantoran tersebut.
9
MANAGEMENT PERKANTORAN-ABSK/IV-2016
G.
Kegunaan Dan Fungsi Sistem Informasi
Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagaiberikut:
1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para
pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi
secara kritis.
3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sisteminformasi.
5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis darisistem informasi
dan teknologi baru.
7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaansistem.
8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi,
mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salahsatu produk atau pelayanan
mereka.
9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat
berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
10. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada
tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
11. Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis Tujuan perencanaan strategisadalah untuk
mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akanmampu mencapai tujuannya.
Aktifitas perencanaan strategis tidak harusterjadi dalam suatu siklus periode seperti kegiatan
pengendalianmanajemen. Kegiatan ini memang agak tidak teratur, meskipun
beberapaperencanaan strategis bisa dijadwalkan ke dalam perencanaan tahunan dansiklus
penganggaran. Dukungan sistem informasi untuk perencanaan strategis tidak bisa selengkap
seperti bagi pengendalian manajemen danpengendalian operasional. Namun demikian sistem
informasi manajemendapat memberi bantuan yang cukup pada proses perencanaan
strategis,misalnya:
a. Evaluasi kemampuan yang ada didasarkan atas data internal y a n g ditimbulkan
kebutuhan pengolahan operasional.
b. Proyeksi kemampuan mendatang dapat dikembangkan oleh data masa lampau
dan diproyeksikan ke masa mendatang.
10
MANAGEMENT PERKANTORAN-ABSK/IV-2016
12. Sistem Informasi Manajemen Berdasarkan Fungsi Organisasi.
Sistem informasi manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasisubsistem yang
didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing
subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi untukmembentuk semua proses informasi yang
berhubungan dengan fungsinya,walaupun akan menyangkut database, model base dan
beberapa programkomputer yang biasa untuk setiap subsistem fungsional. Dalam
masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk proses
transaksi,pengendalian operasional, pengendalian manajemen, dan
perencanaanstrategis.
H.
Kelebihan Sistem Informasi Manajemen
Didalam sebuah Sistem Informasi Manajemen terdapat kelebihan-kelebihan yaitu terdiri dari:
1.
Meningkatkan efisiensi operasional Investasi di dalam teknologi sistem informasi
dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat
perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya (low-cost leadership). Dengan
menanamkan investasi pada teknologi system informasi, perusahaan juga dapat menanamkan
rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan
besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan
pasar. Selain itu, cara lain yang dapat ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan
pemasok dengan cara membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka.
2.
Memperkenalkan inovasi dalam bisnis. Penggunaan ATM (automated teller machine)
dalam perbankan merupakan contoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi.
Dengan adanyaATM, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis melebihi
pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun. Penekanan utama dalam sistem informasi
strategis adalah membangun biaya pertukaran(switching costs) ke dalam hubungan antara
perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya. Sebuah contoh yang bagus dari hal ini adalah
system reservasi penerbangan terkomputerisasi yang ditawarkan kepada agen perjalanan oleh
perusahaan penerbangan besar. Bila sebuah agen perjalanan telah menjalankan sistem
reservasi terkomputerisasi tersebut,maka mereka akan segan utnuk menggunakan sistem
reservasi dari penerbangan lain.
3.
Membangun sumber-sumber informasi strategis. Teknologi sistem informasi
memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat
kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan
perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem
informasi, dan melatih end users.
11
MANAGEMENT PERKANTORAN-ABSK/IV-2016
I.
Kelemahan Sistem Informasi Manajemen
Dapat memberikan dampak bagi lingkungan sosial seperti pengurangan tenaga kerja, sehingga
dapat menambah angka pengangguran. Fungsi manusia sebagai tenaga kerja banyak
tergantikan oleh teknologi-teknologi yang ada. Karena dengan teknologi tersebut perusahaan
merasa lebih di untungkan. Selain itu dengan adanya Sistem Informasi Manajemen tersebut
membuat ketergantungan manusia terhadap Sistem Informasi Manajemen tersebut, sehingga
mengesampingkan rasionalitas manusia itu sendiri.
BAB III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
System informasi sangat berperan penting dalam kehidupan, terutama dalam dunia
perkantoran. Dimana system informasi itu memiliki berbagai fungsi yang sangat membatu
dalam proses kegiatan kantor, seperti Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk
mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis
barangyang tersedia. Dengan adanya system informasi, penyampaian informasi ke segala arah
dan tujuan dapat tercapai serta tepat sasaran dalam penyampaian informasi tersebut.
B.
Saran
Penggunaan system informasi dengan baik dan sesuai kadar serta fungsinya akan membuat
system informasi itu dapat dimanfaatkan secara optimal.
12
MANAGEMENT PERKANTORAN-ABSK/IV-2016
DAFTAR PUSTAKA
Indrayani, Evi dan Humdiana. (2009). Sistem Informasi Manajemen : Mempersiapkan
Pekerja Berbasis Pengetahuan dalam Mengelola Sistem Informasi, Jakarta : Mitra Wacana
Media.
Laudon, Kenneth C. dan Laudon, Jane P. (2007). Sistem Informasi Manajemen : Mengelola
Perusahaan Digital, Jakarta: Salemba Empat.
Ellitan, Lena dan Anatan, Lina. (2007). Sistem Informasi Manajemen: Konsep dan Praktis,
Bandung: Alfabeta.
http://www.overfans.com/2861/pengertian-sistem-informasi-manajemen-sim.html
http://supriyaniely.blogspot.com/2012/10/konsep-si-lanjut-sistem-informasi.html
http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2010/01/sistem-informasi-manajemen-perkantoran.html
13
KATA PENGANTAR
Segala puji Syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas
berkatdan rahmatnya kami dapat menyelesaikan tugas makalah yang berjudul “Sistem
Informasi Manajemen Perkantoran” ini dengan baik
Makalah ini kami buat sebagai salah satu tugas untuk menyelesaikan tugas mata
kuliah “Manajemen Perkantoran” yang dibimbing oleh Bapak M. Nuruddin Zanky, Fakultas
Ekonomi, Universitas Negeri Malang.
Semoga materi dalam makalah ini dapat bermanfaat dan menjadi referensi pemikiran
bagi pihak yang membutuhkan.Dan kami rasa makalah ini sangat jauh dari kesempurnaan,
oleh karena itu diharapkan pembaca dapat memberikan kritik dan saran untuk perbaikan
makalah ini dikemudian hari.
Purwakarta, 28 Mei 2016
Penulis
1
MANAGEMENT PERKANTORAN-ABSK/IV-2016
BAB 1
PENDAHULUAN
1.
Latar belakang
Informasi merupakan obyek atau data apapun yng bisa digunakan oleh pengguna
informasi untuk mencapai tujuan tertentu sesuai dengan yang diinginkan.Informasi diperoleh
dari sumber-sumber informasi yang terdapat dimana saja kita jumpai.Dalam segala aspek
kehidupan manusia selalu tidak bisa terpisah dari informasi,baik informasi yang sifatnya
individual maupun informasi yang berisifat umum atau general.Dalam kenyataanya manusia
selalu membutuhkan informasi untuk melakukan aktifitas apupun dan dimanapun,informasi
yang dibutuhkan bisa berupa lisan maupun tulisan bahkan Visual dan audio visual. Dari
waktu ke waktu informasi mengalami perkrmbanagan yang sangat cepat seitring dengan
perkembangan ilmu teknologi informasi,dengan berkembangya teknologi informasi maka
para pennguna informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan
kebutuhan,namun perkembangan terbebut harus di imbangi dengan perkembangan Sumber
daya manusia dan didukung dengan media atau sarana informasi yang memadai.
Hal ini sangat memdukung segala aktifitas manusia dalam berbagi bidang,satu
diantaranya dalam bidang Perkantoran. Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan
kesekretariatan dan administratif. Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat-mencatat,
melakukan perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen,
menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut,
terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Dengan berkembangnya
teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk perkantoran membuka era
otomatisasi perkantoran (Office Automation / OA).
Suatu Perkantoran dimanapun selalu membutukan akan informasi-informasi penting
yang digunakan dalam suatu aktifitas mencapai tujuan.Informasi dalam perkantoran
merupakan informasi yang selalu bisa digunakan oleh pelaku atau personel yang beraktifitas
didalam kantor tersebut.Dengan bebagai macam jenis maupun tingkat pentingnya suatu
informasi yang harus disampaikan antara sumber-sumber informasi dengan penerima
informasi,maka perlu adaya pengaturan sistem didalam pengelolaan informasi tersebur,yang
biasa disebut sebagai Sistem Informasi Manajemen Perkantoran.Sistem tersebut bejalan dan
berkembang didalam perkantoran dan merupakan Sumber daya konseptual sangat penting
untuk mendukung berlangsungnya aktifitas perkantoran.
2
MANAGEMENT PERKANTORAN-ABSK/IV-2016
BAB 2
ISI
A.
Pengertian Sistem Informasi Manajemen Perkantoran
Sistem informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang
menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data
sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang
sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.
Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan
informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Para pemakai biasanya
membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya. Informasi
menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa
lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang.
Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari
model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam
perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
Perancangan, penerapan dan pengoperasian SIM adalah mahal dan sulit. Upaya ini dan biaya
yang diperlukan harus ditimbang-timbang. Ada beberapa faktor yang membuat SIM menjadi
semakin diperlukan, antara lain bahwa manajer harus berhadapan dengan lingkungan bisnis
yang semakin rumit. Salah satu alasan dari kerumitan ini adalah semakin meningkatnya
dengan munculnya peraturan dari pemerintah.
Lingkungan bisnis bukan hanya rumit tetapi juga dinamis. Oleh sebab itu manajer
harus membuat keputusan dengan cepat terutama dengan munculnya masalah manajemen
dengan munculnya pemecahan yang memadai.SIM yang baik adalah SIM yang mampu
menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat
biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat
bermanfaat.
Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat
dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan
batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan
memberikan keuntungan dan uang.
Sistem informasi manajemen (SIM) bukan sistem informasi keseluruhan, karena tidak semua
informasi di dalam organisasi dapat dimasukkan secara lengkap ke dalam sebuah sistem yang
otomatis. Aspek utama dari sistem informasi akan selalu ada di luar sistem komputer.
Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang
berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer
organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena :
3
MANAGEMENT PERKANTORAN-ABSK/IV-2016
Kurang organisasi yang wajar
Kurangnya perencanaan yang memadai
Kurang personil yang handal
Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang
sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang
terlibat.
Secara teoritis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM
yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer. Prinsip utama
perancangan SIM : SIM harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama.
Macam-macam laporan yang di hasilkan oleh SIM berupa laporan periodis, laporan
ikhtisar, laporan perkecualian, dan laporan perbandingan
·
Laporan periodis adalah laporan yang dihasilkan dalam selang waktu tertentu seperti
harian, mingguan , bulanan, dsb.
·
Laporan Ikhtisar adalah laporan yang memberikan ringkasan terhadap jumlah data atau
informasi
·
Laporan perkecualian adalah laporan yang hanya muncul jika terjadi keadaan yang
tidak normal.
·
Laporan perbandingan adalah laporan yang menunjukan dua atau lebih himpunan
informasi yang serupa dnegan maksud untuk diperbandingkan.
Karakteristik sistem informasi manajemen:
·
Beroprasi pada tugas-tugas yang terstruktur, yakni pada lingkungan yang telah
mendefinisikan hal-hal berikut secara tegas dan jelas.
·
Meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya.
·
Menydiakan laporan dan kemudahan akses yang berguna untuk pengambilan keputusan
tetapi tidak secara langsung.
Tujuan sistem informasi manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua
manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. SIM menyediakan
informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model
matematika.
4
MANAGEMENT PERKANTORAN-ABSK/IV-2016
B.
Pengertian Teknologi Informasi Manajemen Perkantoran
Pengertian teknologi Informasi yang mudah dipahami adalah: “perolehan, pemorosesan,
penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun
suara dengan suatu alat electrinics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan
komunikasi jarak jauh (telecomunications)”.
Perlu diketahui apabila pada masa lalu penanganan informasi mengandalkan pada
kertas, artinya semakin banyak informasi semakin banyak kertas dibutuhkan atau disimpan,
sedangkan sekarang, hal itu beralih kepada “impulses” elektrik yang berukuran mini dengan
kemampuan simpan lebih besar dibandingkan kertas; misalnya sekarang suatu disket/floppy
dapat memuat atau diisi sejumlah informasi dari satu buku berukuran sedang. Tidak
dipungkiri bahwa peranan kertas akan tetap penting sebagai media penyajian informasi atau
tukar menukar informasi antar manusia atau organisasi (sering diistilahkan sebagai
“hardcopy”).
Kantor adalah tempat dan proses penanganan informasi. Dari pengertian ini dapat
dipahami bahwa pekerjaan kantor adalah semua kegiatan yang bertalian dengan penanganan
informasi yang berkaitan dengan bidang tugas dari kantor/instansi yang bersangkutan.
Pengertian teknologi Informasi yang mudah dipahami adalah: “perolehan, pemprosesan,
penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun
suara dengan suatu alat electrinics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan
komunikasi jarak jauh (telecomunications)”.
Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan
telekomunikasi.
1)
Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan
kapasitas yang besar dan sangat cepat.
2)
Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi dari peralatan
elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas komponen-komponen yang rumit.
3)
C.
Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio.
Karakteristik Sistem Informasi Manajemen
SIM mendukung pengambilan keputusan terstruktur dan semi terstruktur pada level
opersional dan manajemen control. SIM juga selalu digunakan untuk perencanaan (for
planning purposes of senior manaajemen staff). Adapun karakteristik SIM yaitu :
1.
SIM secara umum dirancangan untuk pelaporan operasional dan untuk menunjang
pengawasan kegiatan operasional.
2.
SIM menggambarkan data- data yang mengalir dalam perusahaan
3.
SIM hanya memiliki sedikit kemampuan analisa
4.
menyajikan laporan untuk manajer
5
MANAGEMENT PERKANTORAN-ABSK/IV-2016
5.
memanfaatkan rangkisan informasi yang diperoleh dari TPS (Transaction Processing
System)
6.
model datanya sederhana dan menekankan pada informasi intern
7.
SIM membantu dalam membuat keputusan dengan menggunakan data yang lampau dan
saat ini.
8.
Laporan disajikan secara periodic, misalnya mingguan, bulanan, dan sebagainya.
9.
Kebutuhan informasi di ketahui dengan tepat dam stabil.
10. SIM membutuhkan analisis yang kuat.
D.
Kemampuan Sistem Informasi Manajemen
Pengetahuan tentang potensi kemampuan sistem informasi yang dikomputerisasi akan
memungkinkan seorang manajer secara sistematis menganalisis masing-masing tugas
organisasi dan menyesuaikannya dengan kemampuan komputer.
SIM secara khusus memiliki beberapa kemampuan teknis sesuai yang direncanakan baginya.
Secara kolektif kemampuan ini menyangkal pernyataan bahwa komputer hanyalah mesin
penjumlah atau kalkulator yang berkapasitas tinggi, sebenarnya komputer tidak dapat
mengerjakan sesuatu ia hanya mengerjakan lebih cepat. Sistem informasi komputer dapat
memiliki sejumlah kemampuan jauh diatas sistem non komputer. Dan kemampuan ini telah
merevolusikan proses manajemen yang menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem
yang telah ada. Beberapa kemampuan teknis terpenting dalam sistem komputer :
1.
Pemrosesan data batch
2.
Pemrosesan data tunggal
3.
Pemrosesan on-line, real time
4.
Komunikasi data dan switching pesan
5.
Pemasukan data jarak jauh dan up date file
6.
Pencarian records dan analisis
7.
Pencarian file
8.
Algoritme dan model keputusan
9.
Otomatisasi kantor.
6
MANAGEMENT PERKANTORAN-ABSK/IV-2016
E.
Tipe – Tipe Sistem Informasi
1. Transaction Processing System (TPS)
Transaction Processing System adalah aplikasi sistem informasi yang mengambil atau
mengumpulkan dan mengolah data tentang transaksi suatu proses bisnis. Salah satu dimensi
TPS adalah data maintenance yang dapat meng-update data yang diperlukan.TPS dapat terus
berkembang karena perkembangan dunia bisnis akan terus berkembang. Perkembangan bisnis
akan memerlukan sistem yang terus berkembang pula. Perkembangan bisnis ini disebut Bisnis
process redesign yaitu sebuah study, analisis, dan redesign proses bisnis yang mendasar untuk
mengurnagi ongkos atau meningkatkan nilai tambah yang dihasilkan.
Contoh TPS adalah:
Airline reservation
Bank deposit
Customer returns
Inventory procurement
Order processing
Payroll
2. Management Information System (MIS)
MIS adalah suatu aplikasi Sistem Informasi yang menyediakan laporan informasi terpadu
bagi pihak manajemen. MIS dihasilkan dari beberapa database yang menyimpan data dari
benyak sumber, termasuk didalamanya Transaction Processing System. MIS menyajikan
informasi yang detail, rangkuman informasi dan informasi terpilih. MIS merupakan salah satu
elemen manajemen yang dirasa penting oleh banyak perusahaan oleh karena itu
pengembangan MIS akan terus dapat berlanjut.
Contoh Management Information System adalah:
Budget forecasting and analysis
Financial reporting
Inventory reporting
Material requirement planning
Salary analysis
7
MANAGEMENT PERKANTORAN-ABSK/IV-2016
3. Decision Support System (DSS)
Decision Support System adalah salah satu aplikasi Sistem Informasi yang menyediakan
informasi yang mendukung pengambilan keputusan kepada penggunanya. Jika
pengguna DSSadalah seorang manajemen, maka program ini disebut Executive Information
System (EIS).DSS fokus pada penyediaan informasi yang berguna untuk mendukung
pengambilan keputusan. DSS menyediakan alat bagi pengguna untuk meng-akses data dan
menganalisisnya untuk pengambilan keputusannya. Beberapa pertimbangan yang diberikan
oleh DSS adalah sebagai berikut:
Expert Systems
Expert system merupakan perluasan dari decision support system. Expert
system adalah suatu sistem informasi pengambilan keputusan yang mengambil dan meniru
pengetahuan serta keahlian dari seorang expert problem solving atau decision maker dan
kemudian berpikir dan bereaksi sesuai dengan seorang expert tadi.
Expert system ditujukan untuk menduplikasi keahlian dari seorang problem solver,
manajer, profesional dan para teknisi. Para tenaga ahli ini sering menguasai pengetahuan dan
keahlian yang tidak bisa dengan mudah diikuti dan digantikan oleh sembarang orang dalam
sebuah organisasi. Expert system meniru logika dan pemikiran dari seorang ahli dalam bidang
mereka masing-masing. Hal itu dibutuhkan agar orang lain yang bukan seorang ahli dapat
mengetahui pengetahuan dan keahlian yang dimiliki oleh seorang ahli. Berikut adalah contoh
dari penggunaan expert system :
Industri makanan menggunakan expert system untuk menyimpan keahlian dari seorang ahli
yang sudah mendekati masa pensiun
Office Automation and Work Group System
Office Automation (OA) System mendukung pekerjaan pada suatu perusahaan secara luas,
biasanya digunakan untuk meningkatkan aliran pekerjaan dan komunikasi antar sesama
pekerja, tidak peduli apakah pekerja tadi berada di satu lokasi yang sama ataupun tidak.
Office automation system digunakan untuk mendapatkan semua informasi bagi yang
membutuhkannya. Office automation berfungsi dalam word processing, elctronic
message, work group computing, work group scheduling, facsimile processing, imaging and
electronic documents, and work flow management. Office automation systemdirancang baik
untuk individu maupun kelompok.
Personal information system dirancang untuk memenuhi kebutuhan dari single user. Sistem
ini dirancang untuk meningkatkan produktivitas individu. Contoh dari personal information
8
MANAGEMENT PERKANTORAN-ABSK/IV-2016
system adalah Microsoft’s Office Professional, IBM’s Lotus SmartSuite, Corel’s
PerfectOffice, dll.
Work group information systems dirancang untuk memenuhi kebutuhan dari sebuah kelompok
kerja. Sistem ini dirancang untuk meningkatkan produktivitas dari suatu kelompok kerja.
Contoh dari work group information systems adalah Microsoft’s Exchange and Outlook,
IBM’s Lotus Notes/Domino, atau Novell’s GroupWise.
F.
Perkembangan Sistem Informasi Manajemen
Dalam era saat ini perkembangan teknologi informasi external (diluar lingkungan
perkantoran) harus selalu diikuti oleh perkembangan teknologi yang ada atau yang sedang
dikembangkan didalam internal perkantoran. Perkembangan dalam teknologi informasi sangat
berperan penting dalam mendukung pengembangan Sistem informasi manajemen
perkantoran, dalam pengembangannya melibatkan beberapa faktor yaitu, pelaku Sistem dan
media / sarana pendukung yang memadai untuk mampu memenuhi kebutuhan infrastruktur
didalam sistem yang akan dikembangkan. Misalnya menggunakan Hardware dan Software
yang tepat guna untuk mencapai tujuan dari pada Sistem tersebut dikembangkan.
Suatu Sistem informasi manajemen perkantoran didalamnya terdapat beberapa elemen
diantaranya adalah obyek informasi, media informasi. Informasi ada bemacam-macam
jenisnya, diantaranya adalah Audio, Visual, Audio Visual dan sebagainya. Dari jenis
Informasi yang bermacam-macam maka media yang digunakan pun juga bermacam-macam
sesuai dengan jenisnya. Dalam perkantoran misalnya, Computer, Telepon, Fax, Email, Blog,
Website dan sebagainya. Media-media tersebut bersifat general didalam Sistem informasi
manajemen perkantoran mempunyai sistem khusus yang disesuaikan dengan kebutuhan
aktifitas perkantoran. Sistem yang digunakan misalnya mengunakan media jaringan komputer
yang mempunyai Database ynag digunakan untuk pemrograman informasi yang akan di akses
didalam sistem tersebut.
Dalam Sistem informasi manajemen perkantoran yang menggunakan sistem tersebut
bisa kita sebut sebagai pengguna sistem diantaranya adalah pengelola Sistem, sumber
informasi atau pemberi informasi dan pemakai atau penerima informasi. Dalam Perkantoran
pengelola Sistem biasa dilakukan oleh personil Technology Information (TI), sedangkan
sumber atau pemberi informasi dilakukan oleh siapa saja yang beraktifitas didalam
perkantoran tersebut begitu juga untuk penerima informasi. Batasan-batasan atau garis
wewenang pengguna Sistem informasi manajemen perkantoran, tidak bisa diuraikan secara
mendetil karena pengaturannya disesuaikan dengan tugas dan tanggungjawab pengguna
sistem tersebut, dalam hal ini ditentukan oleh manajemen dari organisasi perkantoran tersebut.
9
MANAGEMENT PERKANTORAN-ABSK/IV-2016
G.
Kegunaan Dan Fungsi Sistem Informasi
Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagaiberikut:
1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para
pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi
secara kritis.
3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sisteminformasi.
5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis darisistem informasi
dan teknologi baru.
7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaansistem.
8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi,
mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salahsatu produk atau pelayanan
mereka.
9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat
berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
10. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada
tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
11. Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis Tujuan perencanaan strategisadalah untuk
mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akanmampu mencapai tujuannya.
Aktifitas perencanaan strategis tidak harusterjadi dalam suatu siklus periode seperti kegiatan
pengendalianmanajemen. Kegiatan ini memang agak tidak teratur, meskipun
beberapaperencanaan strategis bisa dijadwalkan ke dalam perencanaan tahunan dansiklus
penganggaran. Dukungan sistem informasi untuk perencanaan strategis tidak bisa selengkap
seperti bagi pengendalian manajemen danpengendalian operasional. Namun demikian sistem
informasi manajemendapat memberi bantuan yang cukup pada proses perencanaan
strategis,misalnya:
a. Evaluasi kemampuan yang ada didasarkan atas data internal y a n g ditimbulkan
kebutuhan pengolahan operasional.
b. Proyeksi kemampuan mendatang dapat dikembangkan oleh data masa lampau
dan diproyeksikan ke masa mendatang.
10
MANAGEMENT PERKANTORAN-ABSK/IV-2016
12. Sistem Informasi Manajemen Berdasarkan Fungsi Organisasi.
Sistem informasi manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasisubsistem yang
didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing
subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi untukmembentuk semua proses informasi yang
berhubungan dengan fungsinya,walaupun akan menyangkut database, model base dan
beberapa programkomputer yang biasa untuk setiap subsistem fungsional. Dalam
masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk proses
transaksi,pengendalian operasional, pengendalian manajemen, dan
perencanaanstrategis.
H.
Kelebihan Sistem Informasi Manajemen
Didalam sebuah Sistem Informasi Manajemen terdapat kelebihan-kelebihan yaitu terdiri dari:
1.
Meningkatkan efisiensi operasional Investasi di dalam teknologi sistem informasi
dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat
perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya (low-cost leadership). Dengan
menanamkan investasi pada teknologi system informasi, perusahaan juga dapat menanamkan
rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan
besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan
pasar. Selain itu, cara lain yang dapat ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan
pemasok dengan cara membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka.
2.
Memperkenalkan inovasi dalam bisnis. Penggunaan ATM (automated teller machine)
dalam perbankan merupakan contoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi.
Dengan adanyaATM, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis melebihi
pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun. Penekanan utama dalam sistem informasi
strategis adalah membangun biaya pertukaran(switching costs) ke dalam hubungan antara
perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya. Sebuah contoh yang bagus dari hal ini adalah
system reservasi penerbangan terkomputerisasi yang ditawarkan kepada agen perjalanan oleh
perusahaan penerbangan besar. Bila sebuah agen perjalanan telah menjalankan sistem
reservasi terkomputerisasi tersebut,maka mereka akan segan utnuk menggunakan sistem
reservasi dari penerbangan lain.
3.
Membangun sumber-sumber informasi strategis. Teknologi sistem informasi
memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat
kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan
perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem
informasi, dan melatih end users.
11
MANAGEMENT PERKANTORAN-ABSK/IV-2016
I.
Kelemahan Sistem Informasi Manajemen
Dapat memberikan dampak bagi lingkungan sosial seperti pengurangan tenaga kerja, sehingga
dapat menambah angka pengangguran. Fungsi manusia sebagai tenaga kerja banyak
tergantikan oleh teknologi-teknologi yang ada. Karena dengan teknologi tersebut perusahaan
merasa lebih di untungkan. Selain itu dengan adanya Sistem Informasi Manajemen tersebut
membuat ketergantungan manusia terhadap Sistem Informasi Manajemen tersebut, sehingga
mengesampingkan rasionalitas manusia itu sendiri.
BAB III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
System informasi sangat berperan penting dalam kehidupan, terutama dalam dunia
perkantoran. Dimana system informasi itu memiliki berbagai fungsi yang sangat membatu
dalam proses kegiatan kantor, seperti Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk
mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis
barangyang tersedia. Dengan adanya system informasi, penyampaian informasi ke segala arah
dan tujuan dapat tercapai serta tepat sasaran dalam penyampaian informasi tersebut.
B.
Saran
Penggunaan system informasi dengan baik dan sesuai kadar serta fungsinya akan membuat
system informasi itu dapat dimanfaatkan secara optimal.
12
MANAGEMENT PERKANTORAN-ABSK/IV-2016
DAFTAR PUSTAKA
Indrayani, Evi dan Humdiana. (2009). Sistem Informasi Manajemen : Mempersiapkan
Pekerja Berbasis Pengetahuan dalam Mengelola Sistem Informasi, Jakarta : Mitra Wacana
Media.
Laudon, Kenneth C. dan Laudon, Jane P. (2007). Sistem Informasi Manajemen : Mengelola
Perusahaan Digital, Jakarta: Salemba Empat.
Ellitan, Lena dan Anatan, Lina. (2007). Sistem Informasi Manajemen: Konsep dan Praktis,
Bandung: Alfabeta.
http://www.overfans.com/2861/pengertian-sistem-informasi-manajemen-sim.html
http://supriyaniely.blogspot.com/2012/10/konsep-si-lanjut-sistem-informasi.html
http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2010/01/sistem-informasi-manajemen-perkantoran.html
13