KOMUNIKASI DALAM KANTOR 1 docx

KOMUNIKASI DALAM
KANTOR

Membahas berbagai maslah
mengenai komunikasi yang
efektif dan efisien dalam
kantor

Jenis dan asas komunikasi
perkantoran

Komunikasi adalah penyampaian warta yang
mengandung macam-macam keterangan
dari sesorang kepada orang lain sehingga
tercapai saling pengertian dan menimbulkan
tindakan-tindakan yang diharapkan antara
keduanya

Unsur komunikasi
1.
2.

3.
4.

Pengirim warta (communicator)
Warta, keterangan, atau buah pikiran
Alat atau sarana penyampaian warta
Isyarat yang dipancarkan oleh alat
yang bersangkutan
5. Penerima warta (communicatee)

Dalam komunikasi dalam organisasi
maka akan lebih rumit dari pada
komunikasi antar individu. Dalam
organisasi komunikasi disebut
admininistrative communication
sedang orang yang melakukan disebut
office communication

Bagan
komunikasi

Sumbe
r warta

Alat
pengirim
warta

Alat
penerima
Isyara
t

Isyarat yg
diterima

Sumber
gangguan

Tempat

tujuan
warta

Tujuan komunikasi perkantoran
1. Untuk menyediakan keterangan dan
pengertian yang diperlukan bagi usaha
bersama dalam kelompok (kemahiran
Kerja)
2. Untuk mengusahakan sikap-sikap yang
diperlukan bagi tercapainya dorongan
kerja, kerjasama, dan kepuasan dalam
pekerjaan (Kemauan Kerja)

Komunikasi adalah salah satu dari fungsifungsi pokok kantor dan suatu proses
penting bagi semua bentuk perusahaan.
Komunikasi bisa amelalui pos, telepon,
faxs, kurir atau sarana lain.
Komunikasi juga bisa berupa penyampaian
memo, laporan, perintah, faktur, pesanan,
perkiraan, gamabar, dan bahkan sebuah

sampel.

Jenis komunikasi sistematis
1. Sistem komunikasi tulisan (written
communication)
2. Sistem komunikasi lisan (oral
communication)
3. Sistem mekanis (mechanical system)
4. Sistem panggilan petugas (staff location
system)

Cara dan alat yang dapat digunakan
untuk mengadakan hubungan dalam
suatu proses organisasi :

a. Wawancara khusus
b. Rapat kerja, komperensi, atau pertemuan
segenap anggota organisasiatau pegawai
dalam suatu perusahaan
c. Pembicaraan telepon

d. Penerbitanbuku petunjuk, buku pedoman,
brosur.

e. Surat edaran
f. Papan pengumuman
g. Plakat
h. Laporan tahunankepada para anggota
organisasiatau pegawai
i. Surat yang dikirimkan untuk pegawai
j. Film, slide, atau alat lain yang serupa

Untuk dapat melaksanakan tugas utama
membina sistem komunikasi dengan
sebaik-baiknya, seorang manajer perlu
memahami asas-asas komunikasi dan
menerapkannnya dalam pelaksanaan
tugasnya. 4 asas pokok komunikasi adalah
:

1. Komunikasi berlangsung antara pikiran

seseorang dengan pikiran orang lain
2. Orang hanya bisa mengerti sesuatu hal
dengan menghubungkannya pada suatu
hal lain yang telah dimengerti
3. Orang yang melakukan komunikasi
mempunyai kewajiban untuk membuat
dirinya mengerti
4. Orang yang tidak mengerti dalam
penerimaan warta berkewajiban untuk
meminta penjelasan

7 faktor utama menetapkan
sarana komunikasi :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Kecepatan
Kecermatan
Keselamatan
Kerahasiaan
Warkat
Kesan
Biaya

Komunikasi Intern
Komunikasi intern adalah komunikasi atau
hubungan-hubungan yang terjadi di dalam
lingkunagn organisasi sendiri. Komunikasi ini
dapat dibedakan menjadi 2 macam :
Hubungan tegak (vertikal)
Ialah proses menyampaikan sesuatu warta dari
pihak pimpinan kepada para pegawai (vertikal ke
bawah) maupun dari bawahan kepimpinan
(vertikal
ke atas)

Hubungan
datar (horisontal)
Ialah hubungan di antara para pejabat atau satuan
pada tingkat jenjang organisasi yang kurang lebih
sederajat

Perintah lisan hanya baik dipegunakan apabi
1. Apa yang diperintahkan merupakan
tugas sederhana
2. Bawahan yang diperintah pernah
melaksanakan
3. Perintah selesai dalam waktu singkat
4. Kekeliruan tidak mengakibatkan akibat
fatal
5. Pejabat mengawasi dari dekat apabila
ada kesalahan
6. Dalam keadaan darurat sehingga tidak
sempat membuat perintah tertulis

Hal-hal yang mengharuskan perintah

ditulis :
1. Tugas yang diperintahkan akan berlangsung
dari 1 bagaian ke bagian yang lain
2. Tugas bersifat ruwet dan terperinci
3. Bawahan yang mengerjakan tugas harus
mengerjakannya ditempat lain
4. Pegawai yang melaksanakan perintah sering
gagal
5. Tugas harus dilanjutkan oleh pegawi lain pada
berbeda
6. kesempatan
Perintah berjalan
dari pucuk pimpinan ke
bawahan dengan melawati berbagai
tingkat jenjang
7. Kesalahan yang mengakibatkan kefatalan

Komunikasi tulisan

Adalah komunikasi yang berwujud surat

atau sesuatu warkat. Surat atau warkat
harus dibuat oleh seorang petugas
melalui proses yang dikenal dengan
penulisan faktawi (factual writing)

Penulisan faktawi
melibatkan 6 unsur :

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Keterangan faktawi (factual Information)
Penataan (outlining)
Bahasa (language)
Kendala waktu (timing)
Penyajian (presentation)

Pihak pembaca (reader audience)

Bahasa Tulis
1.
2.
3.
4.
5.

Bahasa jelas dan mudah dimengerti
Kalimat tidak berbelit-belit
Hindari kalimat yang terlalu panjang
Gunakan kata-kata yang sederhana
Tidak menggunakan kata-kata asing
berlebihan
6. Pakai kata-kata yang menunjukkan
sesuatu yang nyata
7. Gunakan bahasa yang ringkas
8. Cari kata-kata yang tepat