PRINSIP ORGANISASI DALAM MANAJEMEN KEARS
1
MAKALAH
“EFEKTIVITAS PRINSIP ORGANISASI DALAM NENINGKATKAN MANAJEMEN
KEARSIPAN”
(makalah ini ditulis untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah organisasi dan
manajemen kearsipan)
Dosen Pengampu: Bpk. Warsono
Disusun oleh:
Arina Faila Saufa
PROGRAM STUDI S1 ILMU PERPUSTAKAAN PEMINATAN KEARSIPAN
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
SEMARANG
2014
2
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, yang telah melimpahkan
rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini dengan
judul “Efektivitas Prinsip Organisasi dalam Meningkatkan Manajemen Kearsipan.”
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa terselesaikannya makalah ini tidak
terlepas dari bantuan serta arahan dari berbagai pihak. Penulis mengucapkan terima
kasih kepada para penulis buku dan para ahli di bidang konservasi yang sudah
menyediakan dan membuat literatur sehingga membantu penulis dalam menyelesaikan
makalah ini.
Akhirnya penulis juga menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini masih jauh
dari sempurna. Oleh karena itu, penulis menerima kritik dan saran dari semua pihak
guna melengkapi dan memperbaiki kekurangan dari makalah ini.
Penulis
3
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR...........................................................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN.....................................................................................................1
1.1 Latar Belakang.........................................................................................................1
1.2 Rumusan Masalah...................................................................................................2
1.3 Tujuan dan Manfaat Penulisan.................................................................................2
BAB II TINJAUAN PUSTAKA............................................................................................2
2.1 Pengertian Efektivitas...............................................................................................2
2.2 Pengertian Organisasi..............................................................................................3
2.3 Prinsip-prinsip Organisasi........................................................................................3
2.4 Manajemen Kearsipan.............................................................................................5
BAB III PEMBAHASAN......................................................................................................6
3.1 Tujuan dan Fungsi Manajemen Kearsipan..............................................................6
3.2 Manfaat Prinsip Organisasi dalam Manajemen Kearsipan......................................7
3.3 penerapan Prinsip-prinsip Organisasi dalam Manajemen Kearsipan......................8
DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................................9
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Kearsipan mempunyai peranan penting sebagai pusat ingatan. Indikator dari hal
tersebut kearsipan memberi informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan
dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatan-kegiatan, baik
pada kantor-kantor lembaga negara maupun swasta. Dalam proses penyajian informasi
agar pimpinan dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus
ada sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan. Adalah tidak mungkin
suatu kantor dapat dan mampu memberikan data informasi yang baik, lengkap dan
akurat, jika kantor tersebut tidak memelihara kearsipan yang baik dan teratur sesuai
dengan ketentuan-ketentuan kearsipan yang telah ditetapkan dalam tata baku
kearsipan dalam organisasi. Kearsipan sangat diperlukan dalam setiap organisasi
dalam rangka kegiatan perencanaan, pengembangan penilaian, dan pengendalian
berbagai program dan kegiatan yang setepat-tepatnya bagi organisasi.
Setiap kegiatan, baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta, selalu ada
kaitannya dengan masalah arsip. Hal tersebut mengindikasikan betapa arsip
mempunyai peranan penting dalam proses pengajuan informasi bagi pimpinan untuk
membuat keputusan dan melaksanakan kebijakan. Oleh sebab itu untuk dapat
menyajikan informasi yang lengkap, cepat, dan benar haruslah ada sistem dan
prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan. Kenyataan yang ada bahwa banyak
bidang kearsipan dalam suatu organisasi belum mendapatkan perhatian yang wajar
dan serius dalam jaringan informasi tersebut. Dengan demikian maka pemerintah
memandang perlu untuk segera memberikan petunjuk kerja yang praktis, bagaimana
seharusnya arsip-arsip tersebut diterima dan dipergunakan kembali. Keseriusan
pemerintah dalam penanganan kearsipan ditunjukkan dengan dikeluarkannya UU
tentang
kearsipan nasional. Pada pasal 3 Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971
tentang Pokok Kearsipan Nasional, antara lain dirumuskan bahwa tujuan kearsipan
adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang
2
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.
Mengingat pengertian dan peranan kearsipan seperti dikemukakan di atas, maka
untuk melaksanakan tugas pemerintahan dan tugas pembangunan dengan baik, perlu
diusahakan peningkatan dan penyempurnaan kearsipan secara optimal, dapat
berfungsi dengan baik, berdaya guna dan tepat guna. Selain itu dasar hukum kearsipan
adalah Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Pokok Kearsipan Nasional.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis merumuskan masalah sebagai
berikut:
a. Apa tujuan dan manfaat manajemen kearsipan?
b. Apa manfaat prinsip-prinsip organisasi dalam manajemen kearsipan?
c. Bagaimana penerapan prinsip-prinsip organisasi dalam manajemen kearsipan?
1.3 Tujuan dan Manfaat Penulisan
Tujuan dan manfaat dari penulisan makalah ini adalah:
a. Untuk mengetahui tujuan dan manfaat prinsip organisasi dalam manajemen
kearsipan
b. Untuk mengetahui prinsip-prinsip organisasi dalam manajemen kearsipan
c. Untuk mengetahui peran dari prinsip-prinsip organisasi dalam manajemen
organisasi
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Efektivitas
Pengertian efektifitas menurut Hidayat (1986) dalam Danfar (2009) yang
menjelaskan bahwa efektifitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh
target (kuantitas,kualitas dan waktu) telah tercapai di mana makin besar presentase
target yang dicapai, makin tinggi efektifitasnya. Sedangkan
pengertian efektifitas
3
menurut Prasetyo Budi Saksono (1984) dalam Danfar (2009), efektifitas adalah
seberapa besar tingkat kelekatan output yang dicapai dengan output yang diharapkan
dari sejumlah input. Dari pengertian-pengertian efektifitas tersebut dapat disimpulkan
bahwa efektifitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target
(kuantitas,kualitas dan waktu) yang telah dicapai oleh manajemen, yang mana target
tersebut sudah ditentukan terlebih dahulu.
2.2 Pengertian Organisasi
Organisasi adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan
bersama. Dalam ilmu-ilmu sosial, organisasi dipelajari oleh periset dari berbagai bidang
ilmu, terutama sosiologi, ekonomi, ilmu politik, psikologi, dan manajemen. Kajian
mengenai organisasi sering disebut studi organisasi (organizational studies), perilaku
organisasi (organizational behaviour), atau analisa organisasi (organization analysis).
Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang
melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama.
Prof. Dr. Mr Pradjudi Armosudiro mengatakan organisasi adalah struktur pembagian
kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang
bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu. (dalam
http://teori-organisasi-umum-1.blogspot.com/2013/05/definisi-dari-organisasi-menurut10.html)
2.3 Prinsip-prinsip Organisasi
Dalam buku Manajemen Perkantoran penerbit Galaxy Puspa Mega dalam
Fadilah (2013) dijabarkan beberapa asas atau prinsip organisasi, agar organisas kantor
dapat berjalan dengan baik, yaitu:
1. Perumusan Tujuan atau Sasaran dengan Jelas
Tujuan atau sasaran adalah hal-hal yang akan dicapai atau dipelihara, baik
berupa materi maupun berupa non-materi. Tujuan atau sasaran bagi suatu
organisasi atau badan akan berperan sebagai berikut:
a. Pedoman ke arah mana organisasi itu akan dibawa
4
b. Landasan bagi organisasi yang bersangkutan
c. Menentukan macam aktivitas yang akan dilakukan
d. Menentukan program, prosedur, koordinasi, integrasi, simplikasi, sinkronisasi,
dan mekanisasi
2. Pembagian Kerja
Pembagian kerja di dalam organisasi mutlak diperlukan, karena tanpa
pembagian kerja, maka ada kemungkinan terjadinya tumpang tindih atau
pendobelan kerja (overlapping). Pembagian kerja dalam suatu organisasi
akhirnya menghasilkan departemen-departemen dan job description dari masingmasing departemen sampai unit-unit terkecil
3. Delegasi Kekuasaan
Kekuasaan atau wewenang adalah hak seseorang untuk mengambil tindakan
yang tegas, agar tugas dan fungsi-fungsinya dapat dilaksanakan. Kekuasaan
atau wewenang mencakup berbagai aspek, misalnya wewenang mengambil
keputusan,
menggunakan
sumber
daya
dan
memerintah.
Delegasi atau pelimpahan kekuasaan (delegation of authority) kepada pihak lain
merupakan unsur penting dan elementer dari seorang pemimpin, karena dengan
pelimpahan kekuasaan seorang pemimpin dapat melipatgandakan waktu,
perhatian dan pengetahuannya. Keberanian seorang pemimpin mendelegasikan
wewenang kepada pihak lain, merupakan salah satu tanda keberhasilannya
dalam memimpin suatu organisasi.
4. Rentang Kekuasaan (Manajemen)
Rentang kekuasaan (span of authority) dalam bahasa Indonesia dipakai istilah
jenjang pengawasan, jenjang kekuasaan, rentangan kendali, rentangan kontrol
dan rentangan kekuasaan. Rentang kekuasaan (span of authority) berarti berapa
jumlah orang yang tepat menjadi bawahan seorang atasan atau pemimpin
sehingga pemimpin dapat memimpin, membimbing dan mengawasi secara
5
berhasil guna dan berdaya guna. Pembatasan minimum atau maksimum
bawahan yang harus diawasi pemimpin perlu ditentukan, agar yang mengawasi
dan yang diawasi dapat bekerja secara efektif. Menurut V.A. Graicunas, jumlah
maksimal yang dapat diawasi seorang pimpinan adalah lima atau delapan orang.
5. Kesatuan Perintah dan Tanggung Jawab
Berdasarkan prinsip kesatuan perintah dan tanggung jawab ini seorang bawahan
hanya mempunyai satu atasan atau pimpinan, dan kepadanya ia harus
mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas. Prinsip ini berpedoman pada, an
employer should receive orders from one superior only; dan salah satu mottonya
yaitu no man can two bosses.
6. Koordinasi
Koordinasi adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi,
agar tertuju untuk memberikan sumbangan semaksimal mungkin dalam
mencapai tujuan organisasi sebagai keseluruhan. Dengan adanya koordinasi
maka akan tercipta keselarasan aktivitas di antara unit-unit organisasi untuk
mencapai tujuan yang telah ditentukan. Misalnya bagian penyimpanan surat atau
warkat dapat bekerja sama dengan bagian penyeleksi surat atau warkat.
2.4 Manajemen Kearsipan
Manajemen
pengorganisasian,
kearsipan
adalah
perencanaan,
pengawasan,
pengarahan,
pelatihan, pengembangan dan aktivitas manajerial lain yang
ditujukan atas kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip
dengan maksud untuk mencapai dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan
dan transaksi (kejadian, peristiwa, kegiatan) yang riil, dan manajemen operasi
organisasi yang efektif dan ekonomis/efisien. Undang-undang tentang Kearsipan
tersebut mengelompokkan pengelolaan arsip menjadi dua yaitu pengelolaan arsip
dinamis dan pengelolaan arsip statis.
6
Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara
efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan
penyusutan arsip. Sedangkan pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian
arsip statis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan,
preservasi, dan akses (pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik) dalam
suatu
sistem
kearsipan.
(dalam
http://yohannes
suraja.blogspot.com/2012/09/manajemen-kearsipan.html).
BAB III PEMBAHASAN
3.1 Tujuan dan Fungsi Manajemen Kearsipan
Tujuan manajemen kearsipan adalah menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang
dilakukan
oleh
lembaga
negara,
pemerintahan
daerah,
lembaga
pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta
ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional. Manajemen kearsipan juga memiliki
beberapa fungsi, yaitu:
a. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti
yang sah;
b. menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
c. mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang
komprehensif dan terpadu;
d. menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban
dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
e. menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik,
budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa;
7
f. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan
arsip
yang
autentik
dan
terpercaya.
(dalam
http://elsieifayani.blogspot.com/2013/01/tujuan-penyelenggara-kearsipan.html
3.2 Manfaat Prinsip Organisasi dalam Manajemen Kearsipan
Setiap perusahaan memiliki manajemen yang memegang berbagai peranan
penting yang menentukan keberhasilan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan
untuk diwujudkan bersama termasuk juga dalam organisasi kearsipan. Manajemen
yang baik haruslah berperan sesuai dengan situasi dan kondisi pada perusahaan atau
organisasi. Menajemen yang tidak bisa menjalankan peran sesuai tuntutan perusahaan
dapat membawa kegagalan. Berikut ini adalah Peranan Manajemen yang harus
diperankan para Manajer. (dalam http://vinabastian.blogspot.com/2012/04/perananmanajemen-dalam-organisasi.html)
1.PeranInterpersonal, Yaitu hubungan antara manajer dengan orang yang ada di
sekelilingnya,meliputi ;
- Figurehead/Pemimpin Simbol: Sebagai simbol dalam acara-acara
perusahaan.
- Leader / Pemimpin : Menjadi pemimpin yag memberi motivasi para karyawan
/bawahan serta mengatasi permasalahan yang muncul.
- Liaison / Penghubung : Menjadi penghubung dengan pihak internal maupun
eksternal.
2.PeranInformasi adalah peran dalam mengatur informasi yang dimiliki baik yang
berasal dari dalam maupun luar organisasi, meliputi ;
- Monitor / Pemantau : Mengawasi, memantau, mengikuti, mengumpulkan dan
merekam kejadian atau peristiwa yang terjadi baik didapat secara langsung
maupuntidaklangsung.
- Disseminator / Penyebar : Menyebar informasi yang didapat kepada para
orang-orang dalam organisasi.
- Spokeperson / Juru Bicara : Mewakili unit yang dipimpinnya kepada pihak
luar.
8
3. Peran Pengambil Keputusan adalah peran dalam membuat keputusan baik
yang ditentukan sendiri maupun yang dihasilkan bersama pihak lain, meliputi ;
- Entrepreneur / Kewirausahaan : Membuat ide dan kreasi yang kreatif dan
inovatif untuk meningkatkan kinerja unit kerja.
- Disturbance Handler / Penyelesai Permasalahan : Mencari jalan keluar dan
solusi terbaik dari setiap persoalan yang timbul.
- Resource Allicator / Pengalokasi Sumber Daya : Menentukan siapa yang
menerima sumber daya serta besar sumber dayanya.
- Negotiator / Negosiator : Melakukan negosiasi dengan pihak dalam dan luar
untuk kepentingan unit kerja atau perusahaan.
3.3 penerapan Prinsip-prinsip Organisasi dalam Manajemen Kearsipan
Penerapan prinsip-prinsip organisasi dalam manajemen lembaga kearsipan,
seperti pada organisasi Arsip Nasional Republik Indonesia.
1) Organisasi Arsip Nasional Republik Indonesia terdiri dari :
a. Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia;
b. Pusat Konservasi Kearsipan;
c. Pusat Penelitian dan Pengembangan Kearsipan;
d. Pusat Pendidikan dan Latihan Keasipan;
e. Sekretariat;
f. Staf Ahli;
g. Perwakilan-perwakilan Arsip Nasional Republik Indonesia di Daerah-daerah
2) Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dalam melaksanakan tugasnya berada dib
awah dan bertanggung jawab kepada Presiden.
Pusat-pusat di lingkungan arsip:
9
(1) Pusat Konservasi Kearsipan mempunyai tugas untuk melaksanakan penyimpana
n, perawatan, penataan, pengolahan dan pengaturan arsiparsip statis yang telah
diserahkankepadanya menyelenggarakan penelitian untuk keperluan pelayanan i
nformasi dan
melayani penelitian ilmih dan umum;
(2) Pusat Penelitian dan Pengembangan Kearsipan mempunyai tugas untuk
menyelenggarakan penelitian dalam rangkan usaha mengembangkan dan mema
jukan tehnik dan tata kearsipan, memberikan bimbingan dan melaksanakan peng
awasan teknis terhadap pelaksanaan tata kearsipan dan ketentuan-ketentuan
peraturan di bidang kearsipan;
(3) Pusat Pendidikan dan Latihan Kearsipan mempunyai tugas untuk merencanaka
n dan menyelenggarakan pendidikan dan latihan tenaga-tenaga kerja dan ahli ke
arsipan dan melaksanakan koordinasi kegiatan-kegiatan di bidang pendidikan da
n latihan kearsipan;
(4) Tiga Pusat dipimpin oleh seorang Kepala yang berada di bawah dan bertanggun
g jawab kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia;
(5) Tiap Pusat terdiri dari sebanyak-banyaknya 5 (lima) bidang, dan tiap Bidang terd
iri dari
sebanyakbanyaknya 3 (tiga) Sub Bidang, yang susunan dan tugasnya diatur lebi
h lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia setelah terlebih dahulu b
erkonsultasi dengan Menteri Negara Penertiban Aparatur Negara. (dalam
http://wenku.baidu.com/view/805cf9ff04a1b0717fd5ddb7.html).
DAFTAR PUSTAKA
Choiriyah,
neneng
2011.
“Manajemen Kearsipan.”
Tersedia
dalam
http://wenku.baidu.com/view/805cf9ff04a1b0717fd5ddb7.html. diakses 9Mei
2014. Jam 22.02 WIB
10
Danfar.
2009.
“Definisi/pengertian
Efektifitas.”
Tersedia
http://dansite.wordpress.com/2009/03/28/pengertian-efektifitas/.
dalam
Diakses
9
Mei 2014. Jam 22.08
Fadillah, Nurul. 2013. “Prinsip-Prinsip Dasar Pengorganisasian Kantor.” Tersedia dalam
http://apakabarnunk.blogspot.com/2013/09/prinsip-prinsip-dasarpengorganisasian.html. Diakses 9 Mei 2014. Jam 22.20
Langitan,Danie.
2013.
“Tujuan
Penyelenggara
Kearsipan.”
Tersedia
dalam
http://elsieifayani.blogspot.com/2013/01/tujuan-penyelenggarakearsipan.html. diakses 10 Mei 2014. Jam 21.34 WIB
Suraja, Yohanes. 2012. “Manajemen Kearsipan.” Tersedia dalam http://yohannessuraja.blogspot.com/2012/09/manajemen-kearsipan.html.
Diakses
9
Mei
2014. Jam 22.38 WIB
Vina.
2012.
“Peranan
Manajemen
dalam
Organisasi.”
Tersedia
http://vinabastian.blogspot.com/2012/04/peranan-manajemen-dalamorganisasi.html. diakses 9 Mei 2014. Jam 21.58 WIB
dalam
11
.
12
MAKALAH
“EFEKTIVITAS PRINSIP ORGANISASI DALAM NENINGKATKAN MANAJEMEN
KEARSIPAN”
(makalah ini ditulis untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah organisasi dan
manajemen kearsipan)
Dosen Pengampu: Bpk. Warsono
Disusun oleh:
Arina Faila Saufa
PROGRAM STUDI S1 ILMU PERPUSTAKAAN PEMINATAN KEARSIPAN
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
SEMARANG
2014
2
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, yang telah melimpahkan
rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini dengan
judul “Efektivitas Prinsip Organisasi dalam Meningkatkan Manajemen Kearsipan.”
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa terselesaikannya makalah ini tidak
terlepas dari bantuan serta arahan dari berbagai pihak. Penulis mengucapkan terima
kasih kepada para penulis buku dan para ahli di bidang konservasi yang sudah
menyediakan dan membuat literatur sehingga membantu penulis dalam menyelesaikan
makalah ini.
Akhirnya penulis juga menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini masih jauh
dari sempurna. Oleh karena itu, penulis menerima kritik dan saran dari semua pihak
guna melengkapi dan memperbaiki kekurangan dari makalah ini.
Penulis
3
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR...........................................................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN.....................................................................................................1
1.1 Latar Belakang.........................................................................................................1
1.2 Rumusan Masalah...................................................................................................2
1.3 Tujuan dan Manfaat Penulisan.................................................................................2
BAB II TINJAUAN PUSTAKA............................................................................................2
2.1 Pengertian Efektivitas...............................................................................................2
2.2 Pengertian Organisasi..............................................................................................3
2.3 Prinsip-prinsip Organisasi........................................................................................3
2.4 Manajemen Kearsipan.............................................................................................5
BAB III PEMBAHASAN......................................................................................................6
3.1 Tujuan dan Fungsi Manajemen Kearsipan..............................................................6
3.2 Manfaat Prinsip Organisasi dalam Manajemen Kearsipan......................................7
3.3 penerapan Prinsip-prinsip Organisasi dalam Manajemen Kearsipan......................8
DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................................9
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Kearsipan mempunyai peranan penting sebagai pusat ingatan. Indikator dari hal
tersebut kearsipan memberi informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan
dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatan-kegiatan, baik
pada kantor-kantor lembaga negara maupun swasta. Dalam proses penyajian informasi
agar pimpinan dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus
ada sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan. Adalah tidak mungkin
suatu kantor dapat dan mampu memberikan data informasi yang baik, lengkap dan
akurat, jika kantor tersebut tidak memelihara kearsipan yang baik dan teratur sesuai
dengan ketentuan-ketentuan kearsipan yang telah ditetapkan dalam tata baku
kearsipan dalam organisasi. Kearsipan sangat diperlukan dalam setiap organisasi
dalam rangka kegiatan perencanaan, pengembangan penilaian, dan pengendalian
berbagai program dan kegiatan yang setepat-tepatnya bagi organisasi.
Setiap kegiatan, baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta, selalu ada
kaitannya dengan masalah arsip. Hal tersebut mengindikasikan betapa arsip
mempunyai peranan penting dalam proses pengajuan informasi bagi pimpinan untuk
membuat keputusan dan melaksanakan kebijakan. Oleh sebab itu untuk dapat
menyajikan informasi yang lengkap, cepat, dan benar haruslah ada sistem dan
prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan. Kenyataan yang ada bahwa banyak
bidang kearsipan dalam suatu organisasi belum mendapatkan perhatian yang wajar
dan serius dalam jaringan informasi tersebut. Dengan demikian maka pemerintah
memandang perlu untuk segera memberikan petunjuk kerja yang praktis, bagaimana
seharusnya arsip-arsip tersebut diterima dan dipergunakan kembali. Keseriusan
pemerintah dalam penanganan kearsipan ditunjukkan dengan dikeluarkannya UU
tentang
kearsipan nasional. Pada pasal 3 Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971
tentang Pokok Kearsipan Nasional, antara lain dirumuskan bahwa tujuan kearsipan
adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang
2
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.
Mengingat pengertian dan peranan kearsipan seperti dikemukakan di atas, maka
untuk melaksanakan tugas pemerintahan dan tugas pembangunan dengan baik, perlu
diusahakan peningkatan dan penyempurnaan kearsipan secara optimal, dapat
berfungsi dengan baik, berdaya guna dan tepat guna. Selain itu dasar hukum kearsipan
adalah Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Pokok Kearsipan Nasional.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis merumuskan masalah sebagai
berikut:
a. Apa tujuan dan manfaat manajemen kearsipan?
b. Apa manfaat prinsip-prinsip organisasi dalam manajemen kearsipan?
c. Bagaimana penerapan prinsip-prinsip organisasi dalam manajemen kearsipan?
1.3 Tujuan dan Manfaat Penulisan
Tujuan dan manfaat dari penulisan makalah ini adalah:
a. Untuk mengetahui tujuan dan manfaat prinsip organisasi dalam manajemen
kearsipan
b. Untuk mengetahui prinsip-prinsip organisasi dalam manajemen kearsipan
c. Untuk mengetahui peran dari prinsip-prinsip organisasi dalam manajemen
organisasi
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Efektivitas
Pengertian efektifitas menurut Hidayat (1986) dalam Danfar (2009) yang
menjelaskan bahwa efektifitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh
target (kuantitas,kualitas dan waktu) telah tercapai di mana makin besar presentase
target yang dicapai, makin tinggi efektifitasnya. Sedangkan
pengertian efektifitas
3
menurut Prasetyo Budi Saksono (1984) dalam Danfar (2009), efektifitas adalah
seberapa besar tingkat kelekatan output yang dicapai dengan output yang diharapkan
dari sejumlah input. Dari pengertian-pengertian efektifitas tersebut dapat disimpulkan
bahwa efektifitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target
(kuantitas,kualitas dan waktu) yang telah dicapai oleh manajemen, yang mana target
tersebut sudah ditentukan terlebih dahulu.
2.2 Pengertian Organisasi
Organisasi adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan
bersama. Dalam ilmu-ilmu sosial, organisasi dipelajari oleh periset dari berbagai bidang
ilmu, terutama sosiologi, ekonomi, ilmu politik, psikologi, dan manajemen. Kajian
mengenai organisasi sering disebut studi organisasi (organizational studies), perilaku
organisasi (organizational behaviour), atau analisa organisasi (organization analysis).
Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang
melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama.
Prof. Dr. Mr Pradjudi Armosudiro mengatakan organisasi adalah struktur pembagian
kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang
bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu. (dalam
http://teori-organisasi-umum-1.blogspot.com/2013/05/definisi-dari-organisasi-menurut10.html)
2.3 Prinsip-prinsip Organisasi
Dalam buku Manajemen Perkantoran penerbit Galaxy Puspa Mega dalam
Fadilah (2013) dijabarkan beberapa asas atau prinsip organisasi, agar organisas kantor
dapat berjalan dengan baik, yaitu:
1. Perumusan Tujuan atau Sasaran dengan Jelas
Tujuan atau sasaran adalah hal-hal yang akan dicapai atau dipelihara, baik
berupa materi maupun berupa non-materi. Tujuan atau sasaran bagi suatu
organisasi atau badan akan berperan sebagai berikut:
a. Pedoman ke arah mana organisasi itu akan dibawa
4
b. Landasan bagi organisasi yang bersangkutan
c. Menentukan macam aktivitas yang akan dilakukan
d. Menentukan program, prosedur, koordinasi, integrasi, simplikasi, sinkronisasi,
dan mekanisasi
2. Pembagian Kerja
Pembagian kerja di dalam organisasi mutlak diperlukan, karena tanpa
pembagian kerja, maka ada kemungkinan terjadinya tumpang tindih atau
pendobelan kerja (overlapping). Pembagian kerja dalam suatu organisasi
akhirnya menghasilkan departemen-departemen dan job description dari masingmasing departemen sampai unit-unit terkecil
3. Delegasi Kekuasaan
Kekuasaan atau wewenang adalah hak seseorang untuk mengambil tindakan
yang tegas, agar tugas dan fungsi-fungsinya dapat dilaksanakan. Kekuasaan
atau wewenang mencakup berbagai aspek, misalnya wewenang mengambil
keputusan,
menggunakan
sumber
daya
dan
memerintah.
Delegasi atau pelimpahan kekuasaan (delegation of authority) kepada pihak lain
merupakan unsur penting dan elementer dari seorang pemimpin, karena dengan
pelimpahan kekuasaan seorang pemimpin dapat melipatgandakan waktu,
perhatian dan pengetahuannya. Keberanian seorang pemimpin mendelegasikan
wewenang kepada pihak lain, merupakan salah satu tanda keberhasilannya
dalam memimpin suatu organisasi.
4. Rentang Kekuasaan (Manajemen)
Rentang kekuasaan (span of authority) dalam bahasa Indonesia dipakai istilah
jenjang pengawasan, jenjang kekuasaan, rentangan kendali, rentangan kontrol
dan rentangan kekuasaan. Rentang kekuasaan (span of authority) berarti berapa
jumlah orang yang tepat menjadi bawahan seorang atasan atau pemimpin
sehingga pemimpin dapat memimpin, membimbing dan mengawasi secara
5
berhasil guna dan berdaya guna. Pembatasan minimum atau maksimum
bawahan yang harus diawasi pemimpin perlu ditentukan, agar yang mengawasi
dan yang diawasi dapat bekerja secara efektif. Menurut V.A. Graicunas, jumlah
maksimal yang dapat diawasi seorang pimpinan adalah lima atau delapan orang.
5. Kesatuan Perintah dan Tanggung Jawab
Berdasarkan prinsip kesatuan perintah dan tanggung jawab ini seorang bawahan
hanya mempunyai satu atasan atau pimpinan, dan kepadanya ia harus
mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas. Prinsip ini berpedoman pada, an
employer should receive orders from one superior only; dan salah satu mottonya
yaitu no man can two bosses.
6. Koordinasi
Koordinasi adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi,
agar tertuju untuk memberikan sumbangan semaksimal mungkin dalam
mencapai tujuan organisasi sebagai keseluruhan. Dengan adanya koordinasi
maka akan tercipta keselarasan aktivitas di antara unit-unit organisasi untuk
mencapai tujuan yang telah ditentukan. Misalnya bagian penyimpanan surat atau
warkat dapat bekerja sama dengan bagian penyeleksi surat atau warkat.
2.4 Manajemen Kearsipan
Manajemen
pengorganisasian,
kearsipan
adalah
perencanaan,
pengawasan,
pengarahan,
pelatihan, pengembangan dan aktivitas manajerial lain yang
ditujukan atas kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip
dengan maksud untuk mencapai dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan
dan transaksi (kejadian, peristiwa, kegiatan) yang riil, dan manajemen operasi
organisasi yang efektif dan ekonomis/efisien. Undang-undang tentang Kearsipan
tersebut mengelompokkan pengelolaan arsip menjadi dua yaitu pengelolaan arsip
dinamis dan pengelolaan arsip statis.
6
Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara
efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan
penyusutan arsip. Sedangkan pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian
arsip statis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan,
preservasi, dan akses (pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik) dalam
suatu
sistem
kearsipan.
(dalam
http://yohannes
suraja.blogspot.com/2012/09/manajemen-kearsipan.html).
BAB III PEMBAHASAN
3.1 Tujuan dan Fungsi Manajemen Kearsipan
Tujuan manajemen kearsipan adalah menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang
dilakukan
oleh
lembaga
negara,
pemerintahan
daerah,
lembaga
pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta
ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional. Manajemen kearsipan juga memiliki
beberapa fungsi, yaitu:
a. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti
yang sah;
b. menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
c. mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang
komprehensif dan terpadu;
d. menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban
dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
e. menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik,
budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa;
7
f. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan
arsip
yang
autentik
dan
terpercaya.
(dalam
http://elsieifayani.blogspot.com/2013/01/tujuan-penyelenggara-kearsipan.html
3.2 Manfaat Prinsip Organisasi dalam Manajemen Kearsipan
Setiap perusahaan memiliki manajemen yang memegang berbagai peranan
penting yang menentukan keberhasilan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan
untuk diwujudkan bersama termasuk juga dalam organisasi kearsipan. Manajemen
yang baik haruslah berperan sesuai dengan situasi dan kondisi pada perusahaan atau
organisasi. Menajemen yang tidak bisa menjalankan peran sesuai tuntutan perusahaan
dapat membawa kegagalan. Berikut ini adalah Peranan Manajemen yang harus
diperankan para Manajer. (dalam http://vinabastian.blogspot.com/2012/04/perananmanajemen-dalam-organisasi.html)
1.PeranInterpersonal, Yaitu hubungan antara manajer dengan orang yang ada di
sekelilingnya,meliputi ;
- Figurehead/Pemimpin Simbol: Sebagai simbol dalam acara-acara
perusahaan.
- Leader / Pemimpin : Menjadi pemimpin yag memberi motivasi para karyawan
/bawahan serta mengatasi permasalahan yang muncul.
- Liaison / Penghubung : Menjadi penghubung dengan pihak internal maupun
eksternal.
2.PeranInformasi adalah peran dalam mengatur informasi yang dimiliki baik yang
berasal dari dalam maupun luar organisasi, meliputi ;
- Monitor / Pemantau : Mengawasi, memantau, mengikuti, mengumpulkan dan
merekam kejadian atau peristiwa yang terjadi baik didapat secara langsung
maupuntidaklangsung.
- Disseminator / Penyebar : Menyebar informasi yang didapat kepada para
orang-orang dalam organisasi.
- Spokeperson / Juru Bicara : Mewakili unit yang dipimpinnya kepada pihak
luar.
8
3. Peran Pengambil Keputusan adalah peran dalam membuat keputusan baik
yang ditentukan sendiri maupun yang dihasilkan bersama pihak lain, meliputi ;
- Entrepreneur / Kewirausahaan : Membuat ide dan kreasi yang kreatif dan
inovatif untuk meningkatkan kinerja unit kerja.
- Disturbance Handler / Penyelesai Permasalahan : Mencari jalan keluar dan
solusi terbaik dari setiap persoalan yang timbul.
- Resource Allicator / Pengalokasi Sumber Daya : Menentukan siapa yang
menerima sumber daya serta besar sumber dayanya.
- Negotiator / Negosiator : Melakukan negosiasi dengan pihak dalam dan luar
untuk kepentingan unit kerja atau perusahaan.
3.3 penerapan Prinsip-prinsip Organisasi dalam Manajemen Kearsipan
Penerapan prinsip-prinsip organisasi dalam manajemen lembaga kearsipan,
seperti pada organisasi Arsip Nasional Republik Indonesia.
1) Organisasi Arsip Nasional Republik Indonesia terdiri dari :
a. Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia;
b. Pusat Konservasi Kearsipan;
c. Pusat Penelitian dan Pengembangan Kearsipan;
d. Pusat Pendidikan dan Latihan Keasipan;
e. Sekretariat;
f. Staf Ahli;
g. Perwakilan-perwakilan Arsip Nasional Republik Indonesia di Daerah-daerah
2) Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dalam melaksanakan tugasnya berada dib
awah dan bertanggung jawab kepada Presiden.
Pusat-pusat di lingkungan arsip:
9
(1) Pusat Konservasi Kearsipan mempunyai tugas untuk melaksanakan penyimpana
n, perawatan, penataan, pengolahan dan pengaturan arsiparsip statis yang telah
diserahkankepadanya menyelenggarakan penelitian untuk keperluan pelayanan i
nformasi dan
melayani penelitian ilmih dan umum;
(2) Pusat Penelitian dan Pengembangan Kearsipan mempunyai tugas untuk
menyelenggarakan penelitian dalam rangkan usaha mengembangkan dan mema
jukan tehnik dan tata kearsipan, memberikan bimbingan dan melaksanakan peng
awasan teknis terhadap pelaksanaan tata kearsipan dan ketentuan-ketentuan
peraturan di bidang kearsipan;
(3) Pusat Pendidikan dan Latihan Kearsipan mempunyai tugas untuk merencanaka
n dan menyelenggarakan pendidikan dan latihan tenaga-tenaga kerja dan ahli ke
arsipan dan melaksanakan koordinasi kegiatan-kegiatan di bidang pendidikan da
n latihan kearsipan;
(4) Tiga Pusat dipimpin oleh seorang Kepala yang berada di bawah dan bertanggun
g jawab kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia;
(5) Tiap Pusat terdiri dari sebanyak-banyaknya 5 (lima) bidang, dan tiap Bidang terd
iri dari
sebanyakbanyaknya 3 (tiga) Sub Bidang, yang susunan dan tugasnya diatur lebi
h lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia setelah terlebih dahulu b
erkonsultasi dengan Menteri Negara Penertiban Aparatur Negara. (dalam
http://wenku.baidu.com/view/805cf9ff04a1b0717fd5ddb7.html).
DAFTAR PUSTAKA
Choiriyah,
neneng
2011.
“Manajemen Kearsipan.”
Tersedia
dalam
http://wenku.baidu.com/view/805cf9ff04a1b0717fd5ddb7.html. diakses 9Mei
2014. Jam 22.02 WIB
10
Danfar.
2009.
“Definisi/pengertian
Efektifitas.”
Tersedia
http://dansite.wordpress.com/2009/03/28/pengertian-efektifitas/.
dalam
Diakses
9
Mei 2014. Jam 22.08
Fadillah, Nurul. 2013. “Prinsip-Prinsip Dasar Pengorganisasian Kantor.” Tersedia dalam
http://apakabarnunk.blogspot.com/2013/09/prinsip-prinsip-dasarpengorganisasian.html. Diakses 9 Mei 2014. Jam 22.20
Langitan,Danie.
2013.
“Tujuan
Penyelenggara
Kearsipan.”
Tersedia
dalam
http://elsieifayani.blogspot.com/2013/01/tujuan-penyelenggarakearsipan.html. diakses 10 Mei 2014. Jam 21.34 WIB
Suraja, Yohanes. 2012. “Manajemen Kearsipan.” Tersedia dalam http://yohannessuraja.blogspot.com/2012/09/manajemen-kearsipan.html.
Diakses
9
Mei
2014. Jam 22.38 WIB
Vina.
2012.
“Peranan
Manajemen
dalam
Organisasi.”
Tersedia
http://vinabastian.blogspot.com/2012/04/peranan-manajemen-dalamorganisasi.html. diakses 9 Mei 2014. Jam 21.58 WIB
dalam
11
.
12