MAKALAH SISTEM DAN INFORMASI AKUNTANSI.docx
MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
SISTEM AKUNTANSI UTANG
Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah SIA yang dibimbing oleh :
Sukma Wijayanti, S.Pd., M.Si
Disusun oleh :
Rahmawita Andriyani (2214002) AA5
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI SELAMAT SRI (STIESS)
JL. Soekarno – Hatta KM 03 Kendal Telp : (0294) 281882
Tahun akademik 2016 – 2017
1 | Sistem Informasi Akuntansi
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL.......................................................................................1
DAFTAR ISI.................................................................................................. 2
BAB I PENDAHULUAN...............................................................................3
1.1. Latar belakang..................................................................................3
1.2. Rumusan masalah...............................................................................4
1.3. Tujuan penulisan................................................................................4
BAB II PEMBAHASAN...............................................................................5
2.1. Sistem Retur Pembelian..................................................................5
2.2. Prosedur Pencatatan Utang...........................................................17
2.3. Distribusi Pembelian.......................................................................25
2.4. Metode Distribusi Pembelian........................................................26
BAB III PENUTUP.......................................................................................37
3.1. Kesimpulan.......................................................................................... 37
3.2. Saran................................................................................................... 38
DAFTAR PUSTAKA
2 | Sistem Informasi Akuntansi
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Sistem Informasi dalam suatu perusahaan merupakan suatu
hal yang begitu penting, agar kegiatan operasional perusahaan
dapat berjalan dengan lancar, efektif, dan efisien, serta
terhindar
dari
kemungkinan
hal-hal
yang
dapat
merugikan
perusahaan.Hal ini juga terkait dengan pihak-pihak yang menjadi
relasi
perusahaan,
baik
pihak
internal
maupun
ekstrenal
perusahaan. Karena sudah barang tentu perusahaan dalam
menjalankan kegiatan usahanya memerlukan jalinan kerja sama
dengan pihak dalam maupun luar.
Dengan demikian sebuah perusahaan harus mengatur Sistem
Informasi Akuntansi sesuai dengan ketentuan yang berlaku,
sehingga informasi tersebut dapat dipakai oleh pihak-pihak yang
berkepentingan.Selain
itu
juga
perlu
adanya
suatu
sistem
pengendalian untuk mengolah data-data perusahaan sehingga
kekayaan (aset) perusahaan dapat dijaga, mencapai efisiensi,
serta dapat mencapai tujuan yang dikehendaki perusahaan.
Dalam hal ini, sistem akuntansi utang dalam perusahaan juga
perlu diperhatikan dengan baik, agar tidak terjadi hal yang
menyangkut
masalah
yang
berkaitan
dengan
utang-utang
perusahaan kepada pihak lain. Untuk itu, perusahaan harus
merancang sistem akuntansi utang dan melakukan
intern yang tepat.
3 | Sistem Informasi Akuntansi
pengendalian
1.2. Rumusan Masalah
1.2.1. Apa sistem retur pembelian ?
1.2.2. Bagaimana prosedur pencatatan utang ?
1.2.3. Apa distribusi pembelian ?
1.2.4. Apa saja metode distribusi pembelian ?
1.3. Tujuan Penulisan
1.3.1. Untuk mengetahui tentang sister retur pembelian
1.3.2. Untuk mengetahui prosedur pencatatan utang
1.3.3. Agar dapat mengetahui distribusi pembelian
1.3.4. Agar dapat mengetahui metode distribusi pembelian
4 | Sistem Informasi Akuntansi
BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Sistem Retur Pembelian
2.2.1. Distribusi Kegiatan
Barang yang sudah diterima dari pemasok terkadang tidak
sesuai dengan barang yang dipesan menurut surat order pembelian.
Ketidaksesuaian tersebut terjadi kemungkinan karena barang yang
diterima tidak cocok dengan spesifikasi yang tercantum daram surat
order pembelian, barang mengalami kerusakan dalam pengiriman, atau
brang diterima melewati tanggal pengiriman yang dijanjikan oleh
pemasok.
Sistem
retur
pembelian
digunakan
perusahaan
untuk
pengembalian barang yang sudah dibeli kepada pemasoknya.
2.2.2. Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem retur pembelian adalah :
Fungsi Gudang
Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung
jawab untuk menyerahkan barang kepada fungsi pengirim
seperti yang tercantum dalam tembusan memo debit yang
diterima dari fungsi pembelian.
Fungsi Pembelian
Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung
jawab untuk mengeluarkan memo debit untuk retur
pembelian.
Fungsi Pengiriman
Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung
jawab untuk mengirimkan kembali barang kepada pemasok
5 | Sistem Informasi Akuntansi
sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit
yang diterima dari fungsi pembelian. Dalam struktur
organisasi pada Gambar 7.1, fungsi pengiriman berada
ditangan bagian pengiriman.
Fungsi Akuntansi
Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung
jawab untuk mencatat :
a.
Transaksi retur pembelian dalam jurnal returpembelian
atau jurnal umum.
b. Berkurangnya harga pokok persediaan karena retur
pembelian dalam kartu persediaan.
c.
Berkurangnya utang yang timbul dari transaksi retur
pembelian dalam arsip bukti kas keluar yang belum
dibayar atau dalam kartu utang.
Dalam struktur organisasi pada Gambar 7.1, pencatatan retur
pembelian ke dalam jurnal retur pembelian atau jurnal umum berada
ditangan bagian jurnal.
2.2.3. Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem retur pembelian
adalah :
1. Memo debit
Merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembelian yang
memberikan
otorisasi
bagi
fungsi
mengirimkan
kembali
barang
yang
pengiriman
telah
dibeli
untuk
oleh
perusahaan dan bagi fungsi akuntansi untuk mendebit akun
utang karena transaksi retur pembelian.
2. Laporan Pengiriman Barang
6 | Sistem Informasi Akuntansi
Dokumen
ini
dibuat
oleh
fungsi
pengiriman
untuk
melaporkan jenis dan kuantitas barang yang dikirimkan
kembali kepada pemasok sesuai dengan perintah retur
pembelian dalam memo debit dari fungsi pembelian.
Contoh memo debit :
SM
PT Eliona
Jln. Pemuda 21
Yogyakarta, 55045
Yth.
MEMO DEBIT
Kepada
Nomor 456567
Tanggal
Akun utang kami kepada saudara telah kami debit dengan
adanya pengembalian barang kepada saudara, karena adanya
ketidaksesuaian antara barang yang kami terima dengan
barang yang kami pesan menurut order pembelian kami.
Referensi Saudara
Referensi Kami
Surat Order Pengiriman
Surat Order Pembelian
Nomor
Nomor
No.
Urut
Tanggal
Nama
Barang
Semu
a
Kuantitas
Tanggal
Harga Satuan
Jumlah
Bagian Pembelian
7 | Sistem Informasi Akuntansi
Jumlah
Harga
Contoh formulir laporan pengiriman barang :
S
M
PT Eliona
Jln. Pemuda 21
Yogyakarta
Nomor
LPB
LAPORAN PENGIRIMAN BARANG
12654
Tanggal
No. Surat Order Pembelian
Tanggal SOP
Kepada
Yth.
Dikirim
ke:
No.
urut
Nomor
Nama Barang
Spesifikasi Barang
Surat Order Pengiriman Saudara
Tanggal
Satu
an
Kuantitas
Bagian Pengiriman
1.2.4. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat
transaksi retur pembelian adalah:
a) Jurnal Retur Pembelian atau Jurnal Umum
Jurnal retur pembelian digunakan untuk mencatat
transaksi
retur
pembelian
yang
mengurangi
jumlah
persediaan dan utang dagang. Jika perusahaan tidak
menggunakan jurnal khusus karena rendahnya frekuensi
8 | Sistem Informasi Akuntansi
transaksi retur pembelian, perusahaan menggunakan jurnal
umum untuk mencatat transaksi tersebut.
Contoh jurnal retur pembelian:
JURNAL RETUR PEMBELIAN
Bulan : ..............................
T Nama
No.
Uang
Per.
Per. Bhn
Per.
Per.
Lain-lain
g Pemas
Memo
Dagang
BB
penolon
SC
Lain”
l
Debit
Debit
Kredit
g Kredit
Kredit
Kredit
Kredit
no. akun
ok
jml
b) Kartu Persediaan
Dalam sistem retur persediaan, kartu persediaan
digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok
perseiaan karena dikembalikannya barang yang telah dibeli
kepada pemasoknya.
c) Kartu Utang
Dalam sistem retur pembelian, kartu utang digunakan
untuk mencatat berkurangnya uang kepada debitur akibat
adanya
pengembalian
perusahaan
barang
menggunakan
kepada
voucher
debitur.
payable
Jika
procedure,
berkurangnya utang kepada debitur dicatat dengan cara
mengarsipkan memo debit dalam arsip bukti kas keluar yang
belum dibayar menurut nama debitur.
1.2.5. Jaringan
Prosedur
yang
Membentuk
Pembelian
9 | Sistem Informasi Akuntansi
Sistem
Retur
Sistem retur pembelian terdiri dari jaringan prosedur
berikut ini:
(a) Prosedur perintah retur pembelian
Retur pembelian terjadi atas perintah fungsi pembelian
kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali
barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan (dalam
sistem
akuntansi
bersangkutan.
pembelian
pembelian)
Dokumen
untuk
kepada
yang
pemasok
digunakan
memerintahkan
oleh
fungsi
yang
fungsi
pengiriman
mengembalikan barang ke pemasok adalah memo debit.
(b) Prosedur pengiriman barang ke pemasok
Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan
barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur
pembelian
yang
tercantum
dalam
memo
debit
dan
membuat laporan pengiriman barang untuk transaksi retur
pembelian tersebut.
(c) Prosedur pencatatan utang
Dalam
prosedur
dokumen-dokumen
ini,
yang
fungsi
akuntansi
berhubungan
memeriksa
dengan
retur
pembelian (memo debit dan laporan pengiriman barang)
dan mencatat berkurangnya utang dalam kartu utang atau
mengarsipkan dokumen memo debit sebagai pengurangan
utang.
1.2.6. Unsur Pengendalian Internal
Untuk merancang unsur pengendalian internal yang
diterapkan
dalam
sistem
retur
pembelian,
unsur
pokok
pengendalian internal yang terdiri dari organisasi, sistem
10 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat
dirinci lebih lanjut, yaitu:
Organisasi
1. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.
Lihat penjelasan pemisahan fungsi pembelian dari
fungsi akuntansi yang tercantum pada penjelasan unsur
sistem pengendalian internal dalam sistem akuntansi
pembelian.
2. Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang
atau lebih dari satu unit organisasi.
Unsur sistem pengendalian internal yang dirancang
untuk sistem retur pembelian adalah sebagai berikut:
“Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi
pembelian, fungsi pengiriman, fungsi pencatatan utang,
dan fungsi akuntansi yang lain. Tidak ada transaksi retur
pembelian yang dilaksanakn secara lengkap oleh hanya satu
fungsi tersebut.”
Sistem Otoritas dan Prosedur Pencatatan
Otoritas atas transaksi retur pembelian dilakukan
dengan pembubuhan tanda tangan oleh pegawai yang
memiliki wewenang pada dokumen sumber atau dokumen
pendukung. Setiap transaksi retur pembelian yang terjadi
dicatat
dalam
catatan
akuntansi
melalui
prosedur
pencatatan tertentu. Dengan demikian karena setiap
transaksi retur pembelian terjadi dengan otorisasi dari
yang berwenang dan dicatat melalui prosedur pencatatan
tertentu,
maka
asset
perusahaan
11 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
akan
terjamin
keamanannya dan data akuntansi yang dicatat terjamin
ketelitian dan keandalannya.
3. Memo debit untuk retur pembelian diotorisasi oleh
fungsi pembelian.
Transaksi pembelian dimulai dengan diterbitkannya
surat order pembelian oleh fungsi pembelian. Jika
barang yang diterima dari pemasok tidak sesuai dengan
barang yang dipesan dalam surat order pembelian,
terjadilah retur pembelian. Transaksi retur pembelian
ini harus diotorisasi oleh fungsi pembelian dengan cara
membubuhkan tanda tangan pada memo debit.
4. Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian
diotorisasi oleh fungsi pengiriman.
Transaksi
retur
pembelian
dimulai
dengan
diterbitkannya memo debit oleh fungsi pembelian dan
dilaksanakan dengan dikeluarkannya laporan pengiriman
barang sebagai tanda telah dikirimkannya barang yang
telah
dibeli
kepada
pemasok
yang
bersangkutan.
Laporan pengiriman barang ini harus diotorisasi oleh
fungsi pengiriman, sehingga dapat menjadi dokumen
pendukung yang sahih dalam pencatatan berkurangnya
utang dan persediaan barang.
5. Pencatatan kedalam catatan akuntansi harus didasarkan
atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen
pendukung yang lengkap.
Kesahihan dokumen sumber yang dipakai sebagai
dasar pencatatan dalam catatan akuntansi dibuktikan
12 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
dengann
dilampirkannya
dokumen
pendukung
yang
lengkap, yang telah diotorisasi oleh pejabat yang
berwewenang.
pencatatan
Dalam
mutasi
sistem
uatang
dan
retur
pembelian,
persediaan
harus
didasarkan pada dokumen sumber memo debit. Dokumen
ini dilampiri dengan laporan pengiriman barang yang
diterbitkan oleh fungsi pengiriman, sebagai bukti telah
dilaksanakannya pengembalian barang kepada pemasok
yang terkait. Pencatatan berkurangnya utang karena
retur pembelian didasarkan pada memo debit yang
didukung
dengan
laporan
pengiriman
barang
yang
diotorisasi oleh fungsi pengiriman.
6. Pencatatan kedalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi
akuntansi atau pencatatan kedalam catatan akuntansi
harus
dilakukan
oleh
karyawan
yang
diberikan
wewenang.
Penyimpanan memo debit yang dilampiri dengan
laporan pengiriman barang dalam arsip bukti kas keluar
yang belum dibayar atau pencatatan memo debit
kedalam kartu utang diotorisasi oleh fungsi pencatat
utang dengan cara membubuhkan tanda tangan dan
tanggal pencatatan ke dalam dokumen sumber (bukti
memo atau faktur dari pemasok). Pencatatan memo
debit ke jurnal umum diotorisasi oleh fungsi pencatat
jurnal dengan cara membubuhkan tanda tangan pada
dokumen tersebut.
Praktik yang Sehat
13 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
7. Memo debit untuk retur pembelian bernomor urut
tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh
fungsi pembelian.
Salah satu cara pengawasan formulir (dan denga
demikian pengawasan terhadap terjadinya transaksi
keuangan) adalah dengan merancang formulir yang
bernomor urut tercetak. Untuk menciptakan praktik
yang sehat, dalam sistem retur pembelian formulir
pokok memo debit dan laporan pengiriman barang harus
bernomor
urut
tercetak
dan
penggunaannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi yang bersangkutan
(fungsi pembelian dan fungsi pengiriman).
8. Laporan pengiriman barang bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya
dipertanggungjawabkan
oleh
fungsi
pengiriman.
9. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang
secara periodik direkonsiliasi dengan akun kontrol utang
dalam buku besar.
14 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
1.2.7. Bagan Aliran Dokumen (document flowchart) Sistem
Retur Pembelian
Bagian Pembelian
Bagian Pengiriman
Bagian Gudang
1
2
Mulai
2
Memo
debit
Lapora 1
Penerimaan
Barang
Membuat
Memo debit
Menerima barang
Dari
bagian
Gudang
mengirimkannya
6
5
4
3
2
dan
Mengirimkan barang ke bag
pengiriman
Membuat laporan
Pengiriman barang
Memo
debit
Memo 1
debit
3
3
5
4
2
1
2
Lapora 1
Penerimaan
Barang
N
4
Kartu
gudang
Dikirim ke
pemasok sebagai
packing slip
N
3
15 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
N
Bagian Jurnal
Bagian Utang
6
3
LPB
1
Memo
debit
Memo
debit
2
Bagian Kartu Persediaan
1
2
Jurnal retur
pembelian
LPB
Memo
debit
Dikirim ke
pemasok
5
LPB
Memo
debit
Surat
pengantar
Membandingkan kuantitas dalam
LPB dengan memo debit
7
7
4
LPB
Memo
debit
2
1
1
2
Mengisi harga pokok
persediaan
1
2
1
LPB
Memo
debit
1
2
5
N
Arsip bukti kas
keluar yang
belum dibayar
Kartu persediaan
16 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
3
2.2. Prosedur Pencatatan Utang
Ada dua metode pencatatan utang: account payable procedure
dan
voucher
payable
procedure.
Dalam
account
payable
procedure, catatan utang adalah berupa kartu utang yang
diselenggarakan untuk tiap kreditur, yang memperlihatkan
catatan mengenai nomor faktur dari pemasok, jumlah yang
terutang, jumlah pembayaran, dan saldo utang. Dalam voucher
payable procedure, tidak diselenggarakan kartu utang, namun
digunakan arsip voucher (bukti kas keluar) yang disimpan dalam
arsip menurut abjad atau menurut tanggal jatuh temponya. Arsip
bukti kas keluar ini berfungsi sebagai catatan utang.
Account payable procedure
Dokumen yang digunakan dalam account payable procedure
adalah:
a. Faktur dari pemasok
b. Kuitansi tanda terima uang yang ditandatangani oleh
pemasok atau tembusan surat pemberitahuan (remittance
advice) yang dikirim ke pemasok, yang berisi keterangan
untuk apa pembayaran tersebut dilakukan.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam account payable
procedure adalah:
a. Kartu utang, digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo
utang kepada tiap kreditur.
b. Jurnal pembeliaan, digunakan untuk mencatat transaksi
pembelian.
17 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
c. Jurnal
pengeluaran
kas,
digunakan
untuk
mencatat
transaksi pembayaran utang dan pengeluaran kas yang lain.
Prosedur pencatatan utang dengan account payable procedure
adalah sebagai berikut:
Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar:
1. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian.
2. Informasi dalam jurnal pembeliaan kemudian di- posting ke
dalam kartu utang yang diselenggarakan untuk setiap
kreditur.
Pada saat jumlah dalam faktur dibayar:
3. Cek dicatat dalam jurnal pengeluaran kas.
4. Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang terkait
dengan pembayaran utang di-posting ke dalam kartu utang.
Prosedur pencatatan utang dengan menggunakan account payable
procedure :
Faktur dari
pemasok
Jurnal pembelian
pencatatan
transaksi timbulnya
utang
Kartu utang
Kuitansi dari
pemasok
Jurnal pengeluaran kas
pencatatan
transaksi
pembayaran utang
18 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
Voucher payable procedure
Jika dalam account payable procedure, pencatatan utang
melalui empat tahap seperti telah digambarkan diatas, dalam
voucher payable procedure, pencatatan utang hanya melalui
dua tahap: pencatatan utang dalam register bukti kas keluar
(voucher register) dan jurnal pengeluaran kas. Bahkan dalam
prosedur pencatatan utang tertentu (one-time voucher
procedure dengan cash basis) pencatatan utang hanya
dilakukan melalui satu tahap saja. Dokumen yang digunakan
dalam voucher payable procedures adalah:
Bukti kas keluar atau kombinasi bukti kas keluar dan cek
(voucher atau voucher check). Lihat formulir bukti kas keluar
pada Gambar 9.6. Bukti kas kelur ini merupakan formulir
pokok dalam voucher payable procedure. Formulir mempunyai
tiga fungsi:
a. Sebagai surat perintah kepada bagian kasa untuk
melakukan pengeluaran kas sejumlah yang tercantum di
dalamnya
b. Sebagai
pemberitahuan
kepada
kreditur
mengenai
tujuan pembayarannya (sebagai remittance advice)
c. Sebagai
mediauntuk
dasar
pencatatan
utang
dan
persediaan atau distribusi lain
Catatan akuntansi yang digunakan dalam voucher payable
procedures adalah:
1) Ragister bukti kas keluar (voucher register)
2) Register cek (check register)
19 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
Contoh check register:
REGISTER CEK
Bulan:__________
Tanggal
Dibayarkan kepada
Bank
No.
Cek
No.
BKK
Jumlah
Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable procedure dapat
dibagi menjadi berikut:
1. One-time voucher procedures. Dalam prosedur ini, untuk setip
faktur dari pemasok dibuatkan satu set voucher (terdiri dari tiga
lembar). One-time voucher procedures ini dibagi menjadi dua,
antara lain:
a. One-time voucher procedures dengan dasar tunai (cash basis).
Dalam prosedur ini, faktur yang diterima oleh fungsi
akuntansi dari pemasokdisimpan
dalam arsip sementara
menurut tanggal jatuh temponya. Pada sat jatuh tempo faktur
tersebut, fungsi akuntansi membuat bukti kas keluar dan
kemudiaan mencatatnya dalam jurnal pengeluaran kas. Dalam
prosedur pencatatan utang ini tidak diselenggarakan catatan
formal mengenai faktur yang belum dibayar.
b. One-time voucher procedures dengan dasar waktu (accrual
basis). Dalam prosedur ini pada saat faktur diterima oleh
bagian utang dari pemasok, langsung dibuatkan bukti kas
keluar oleh bagian utang, yang kemudian atas dasar dokumen
20 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
ini dilakukan pencatatan transaksi pembelian dari register
bukti kas keluar (voucher register).
Bagan alir dokumen prosedur One-Time Voucher Procedure dengan
Cash Basis:
3
2
Faktur dari 1
Pemasok
faktur disimpan sementara
T
menunggu jatuh temponya
Membuat bukti kas keluar
pada saat jatuh
tempo
Faktur
3
3
2
Bukti kas
Keluar
Dikirim ke
kreditur
bersama
dengan cek
1
N
A
Jurnal pengeluaran kas
21 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
Pada saat bukti kas keluar tersebut jatuh tempo, dokumen ini
dikirimkan ke bagian kasa sebagai dasar untuk membuat cek untuk
dibayarkan kepada pemasok. Pengeluaran cek ini dicatat dalam jurnal
pengeluaran kas. Prosedur ini sering juga disebut sebagai fullfledgedvoucher system.
tahap
Faktur dari
pemasok
1
Mengisi cek
Membuat bukti kas keluar
Faktur
SOP
3
2
3
3
Bukti kas
keluar
2
1
Bukti kas
keluar
1
Cek
A
N
Faktur
Dikirim ke
pemasok
3
Bukti kas
Keluar
2
1
Register cek
Register bukti kas keluar
1
22 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
A
2. Built-up Voucher Procedures. Dalam prosedur ini, satu set
voucher dapat digunakan untuk menampung lebih dari satu faktur
dari pemasok. Faktur yang diterima oleh fungsi akuntansi dari
pemasok dicatat dalam bukti kas keluar, kemudian bukti kas
keluar dilampirkan fakturnya disimpan sementara dalam arsip
menurut abjad. Jika diterima lagi faktur dari pemasok yang sama,
oleh fungsi akuntansi bukti kas keluar tersebut diambil dari arsip,
untuk diisi dengan informasi dari faktur yang baru diterima
tersebut. Bukti kas keluar tersebut dikembalikan ke dalam arsip
bukti kas keluar yang belum dibayar (unpaid voucher file). Pada
akhir bulan atau pada saat jatuh tempo pembayaran yang lain,
bukti kas keluar tersebut diambil dari arsip, dicatat oleh fungsi
akuntansi ke dalam register bukti kas keluar dan kemudian
diserahkan kepada fungsi keuangan untuk dibuatkan cek. Cek ini
dicatat oleh fungsi keuangan dalam register cek dan bukti kas
keluar beserta dokumen pendukungnya dikembalikan lagi ke fungsi
akuntansi untuk disimpan dalam arsip bukti kas keluar yang telah
dibayar (paid-voucher file). Dalam prosedur ini arsip bukti kas
keluar yang belum dibayar merupakan catatan utang yang
diselenggarakan atas dasar waktu (accrual basis). Karena bukti
kas keluar dicatat dalam register bukti kas keluar pada saat bukti
kas keluar tersebut dibayar, hal ini berarti pendebitan akun lawan
utang dilakuakan dengan dasar waktu dengan cara sebagai
berikut:
(1)
Dibuat jurnal untuk semua bukti kas keluar yang belum
dibayar pada saat pembuatan laporan keuangan, atau
23 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
(2)
Menutup semua bukti kas keluar (dengan cara menjumlahkan
rupiah faktur yang tercantum di dalamnya) pada saat
pembuatan laporan keuangan.
Faktur dari
pemasok
Faktur dari
pemasok
Mencatat fakur dalam buki kas keluar
3
2
Bukti kas 1
keluar
Bukti kas keluar
diambil dari arsip pada
saat akan dilakukan
pembayaran
Arsip bukti kas keluar
yang belum dibayar
merupakan catatan utang
yang diselenggarakan atas
dasar waktu merupa
A
3
2
Bukti kas 1
Keluar
Register bukti kas keluar
Dikirim ke bagian
kasa pada saat bukti
kas keluar jatuh
tempo
24 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
2.3. Distribusi Pembelian
Distribusi adalah prosedur peringkasan rincian yang
tercantum dalam media (misalnya faktur dari pemasok) dan
pengumpulan
total
ringkasan
tersebut
untuk
keperluan
pembuatan laporan. Jika diterapkan dalam pembelian,distribusi
ini terkait dengan peringkasan pendebitan yang timbul dari
transaksi pembelian dan pembayarannya untuk penyusunan
laporan dan pencatatan dalam jurnal. Hampir semua debit dari
transaksi pembelian terkait dengan persediaan dan biaya.
Pada perusahaan kecil, pendebitan yang timbul dari
transaksi pembelian terutama bersumber dari jurnal
pengeluaran kas.
Pada perusahaan besar, pendebitan yang timbul dari
transaksi pembelian bersumber dari register bukti kas
keluar (voucher register) atau jurnal pembelian atau dari
distribusi faktur yang diterima dari pemasok.
Pada perusahaan manufaktur, klasifikasi yang umum digunakan
untuk pendebitan yang timbul dari transaksi pembelian dan
pembayarannya adalah sebagai berikut:
a) Untuk bahan baku:
Jenis bahan baku
Produk yang menggunakan bahan baku tersebut
Kombinasi diantara keduannya
b) Untuk suku cadang
Jenis suku cadang
c) Untuk beban yang berasal dari pembelian jasa
Menurut jenis beban
25 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
Menurut fungsi atau pusat pertanggungjawaban
Kombinasi jenis dan pusat pertanggungjawaban
2.4. Metode Distribusi Pembelian
Seperti halnya dengan distribusi penjualan, terdapat lima
metode, yaitu:
1. Metode jurnal berkolom atau metode spread sheet
2. Metode akun berkolom
3. Metode akun tunggal (unit account method)
4. Metode tiket tunggal (unit ticket method)
5. Metode distribusi dengan komputer
Penjelasan
dari
macam-macam
metode
distribusi
penjualan, antara lain:
2.4.1.
Metode jurnal berkolom atau metode spread sheet
Distribusi debit dari transaksi pembelian dapat
dilakukan dengan menggunakan:
1) Jurnal pengeluaran kas
2) Jurnal pembelian
3) Register bukti kas keluar (voucher register).
Jika jurnal pengeluaran kas di pakai sebagai alat
distribusi dalam jurnal tersebut harus disediakan kolomkolom untuk menampung klasifikasi pokok yang diinginkan.
26 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
Contohnya:
Halam sebelah kiri
JURNAL PENGELUARAN KAS
Dibayar
No.
Tgl. Cek
Dikeluarkan
untuk
Tgl.
Kas
kredit
Pembelian
Debit
No.
Akun
Jml.
Potongan
pembelian
kredit
Biaya
Angkut
Debit
No.
Akun
Jml
Halaman sebelah kanan
Biaya
Biaya
Biaya
Biaya
Administrasi
Pemasaran
Produksi Dep.
Produksi Dep.
Debit
Debit
1 Debit
No.
No.
Akun
Jml.
Akun
No.
Jml.
Akun
Jml.
Lain-lain Debit
2 Debit
No.
Akun
Jml.
No.
Nama
Akun
Jml.
Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pengeluaran kas pada
saat faktur tersebut dibayar. Dengan demikian distribusi pendebitan
dilakukan dengan dasar tunai (cash basis). Prosedur distribusi
pembelian dengan jurnal pengeluaran kas dapat dilihat pada gambar
10.12. Jika pendebitan ini menyangkut biaya, distribusi dapat dilakukan
dengan dasar waktu (accrual basis) dengan cara sebagai berikut:
a. Pada akhir bulan (pada saat pembuatan laporan keuangan), dibuat
rekapitulasi biaya dari arsip faktur yang belum dibayar.
b. Atas dasar rekapitulasi tersebut dibuat jurnal umum dengan
debit biaya dan kredit utang dagang.
27 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
c. Jurnal tersebut kemudian dibalik (reversing entry) pada awal
bulan berikutnya.
Jika jurnal pembelian dipakai sebagai alat distribusi, dalam
jurnal tersebut harus dibentuk kolom-kolom untuk distribusi
debit dari transaksi pembelian. Faktur dari pemasok dicatat
dalam jurnal pembelian pada saat telah disetujui untuk
dibayar, tidak menunggu sampai saat jatuh temponya. Dengan
demikian penggunaan jurnal pembelian ini mendistribusikan
pendebitan dengan dasar waktu. Lihat jurnal pembelian
berkolom pada gambar 10.13. Prosedur distribusi pembelian
dengan menggunakan jurnal pembelian dapat dilihat pada
gambar 10.14.
Register bukti kas keluar dapat pula dipakai sebagai alat
distribusi pembelian. Dalam registrasi bukti kas keluar
disediakan kolom-kolom sesuai dengan klasifikasi pokok biaya
dan persediaan. Seiap akhir bulan, dibuat rekapitulasi dari
kolom tersebut untuk kemudian di-posting ke akun buku
besar yang bersangkutan. Dari akun buku besar ini kemudian
dibuat laporan yang dikehendaki. Prosedur distribusi dengan
menggunakan register bukti kas keluar dapat dilihat pada
gambar 10.15.
Gambar 10.13 Jurnal Pembelian Berkolom
JURNAL PEMBELIAN
Bulan ...........................
Pembelian Debit
Tgl.
Nama
Pemasok
F Utang
Kredit
Persediaan
Suku Cadang
Persediaan Barang
Umum
28 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
Lain-Lain
Gambar 10.12 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Jurnal Pengeluaran
Kas Berkolom
Faktur dari
pemasok
A
Pada saat faktur
jatuh tempo
Faktur dari
pemasok
Jurnal pengeluaran kas berkolom
Jurnal pengeluaran kas
berkolom merupakan
alat distribusi
Buku besar
Laporan
keuangan
Gambar 10.14 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Jurnal Pembelian
Berkolom
Faktur
pemasok
Jurnal pembelian
Distribusi pembelian
dilakukan atas dasar
watu (accrual basis)
Buku besar
Laporan
29 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n skeuangan
i
Gambar 10.15 Prosedur Distribusi dengan Register Bukti Kas Keluar
Bukti kas
keluar
Register bukti kas keluar
Membuat rekapitulasi register
bukti kas keluar
Rekapitulasi
register bukti
kas keluar
Buku pembantu
Laporan
keuangan
30 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
2.4.2. Metode akun berkolom
Distribusi pendebitan dari transaksi pembelian dapat
dilakukan dengan menggunakan akun berkolom. Sumber
informasi untuk posting ke dalam akun berkolom adalah
register bukti kas keluar.
Contoh Akun berkolom:
7000 Departemen Listrik
Bulan
Tgl
.
Jurnal
Total
Beban
Beban
Bahan
Bakar
Beban
Bahan
Lain
Beban
Upah
Beban
Tunja.
Beban
Pajak
Contoh Prosedur Distribusi dengan Akun Berkolom:
Bukti kas
keluar
Register bukti kas keluar
Akun berkolom
Laporan
keuangan
31 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
Beban
Reprsi
Beban
Penyst
2.4.3. Metode akun tunggal
Penggunaan akun tunggal untuk mendistribusikan
pendebitan
yang
timbul
dari
transaksi
pembeliaan
dilakukan melalui prosedur berikut ini:
1. Faktur yang telah disetujui untuk dibayar diurutkan menurut
klasifikasi yang dikehendaki (misalnya menurut departemen).
2. Dari faktur yang disertai tersebut dibuat pre-list tape
3. Faktur tersebut kemudian diposting ke dalam akun yang
bersangkutan (misalnya beban menurut departemen). Rupiah
yang diposting ke dalam akun dijumlah dan diposting ke dalam
akunkontrol yang bersangkutan dalam buku besar, dan
dicocokkan dengan pre-list tape.
4. Laporan dibuat berdasarkan informasi yang terkumpul dalam
akun.
Contoh Akun Tunggal:
Nama akun: Beban Upah
Tgl
.
Keterangan
No. Akun: 7907
Fol
Debit
Tgl
.
Keterangan
Nama akun: Beban Upah
Tgl
.
Keterangan
Keterangan
Kredit
No. Akun: 7908
Fol
Debit
Tgl
.
Keterangan
Nama akun: Beban Upah
Tgl
Fol
Fol
Kredit
No. Akun: 7909
Fol
Debit
Tgl
Keterangan
32 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
Fol
Kredit
.
.
Contoh Prosedur Distribusi Pembelian dengan Akun Tunggal:
Faktur
Ukuran faktur
Pre-list tape
Faktur
Faktur yang diurutkan
menurut klasifikasi
akun tunggal
Akun tunggal
Laporan
keuangan
Menjumlah posting dalam akun
tunggal
Dibandingkan untuk
membuktikan
ketelitian posting
kedalam akun tunggal
Rekapitulasi
posting dalam
akun tunggal
Buku besar
2.4.4. Metode tiket tunggal (Unit Ticket Method)
Berdasarkan bukti kas keluar yang biasanya berupa
medi campuran (mixed media) dibuat tiket tunggal (unit
ticket) untuk setiap unsur klasifikasi yang tercantum
33 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
didalamnya. Tiket tunggal ini kemudian direkap dan hasil
rekapitulasinya dipakai sebagai dasar posting ke dalam akun
kontrol yang bersangkutan dalam buku besar. Tiket tunggal
ini
kemudian
diarsipkan
menurut
nomor
akun
dalam
klasifikasi. Pada akhir bulan, dari arsip tiket tunggal ini
dibuat rekap dan hasilnya dicatat dalam summary strip.
Summary strip inilah yang berfungsi sebagai laporan.
Contoh Prosedur Distribusi dengan Metode Tiket Tunggal:
Bukti kas
keluar
Membuat tiket tunggal dari
bukti kas keluar
Tiket tunggal
Tiket tunggal
Membuat rekapitulasi tiket
tunggal
T
Menurut
nomor
akun
Rekapitulasi
tiket tunggal
posting
Pada akhir
bulan tiket
tunggal diambil
dari arsip
Membuat rekapitulasi tiket
tunggal
Rekapitulasi
tiket tunggal
Buku besar
Rekapitulasi
tiket tunggal
34 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
Summary strip
berfungsi
sebagai
laporan
2.4.5. Metode distribusi dengan komputer
Metode distribusi pendebitan yang timbul dari
transaksi
pembelian
dengan
menggunakan
komputer
dilakukan dengan memberikan kode transaksi yang terjadi
sesuai dengan klasifikasi yang diinginkan. Jika transaksi
sudah diberikan kode dengan benar, proses pengurutan
akan dilakukan oleh komputer melalui program. Oleh
karena itu, titik berat kegiatan distribusi pembelian
terletak
pada
kerangka
pemberian
kode
terhadap
transaksi pembelian dan pengeluaran kas. Jika misalnya
pendebitan akun beban yang terjadi akan diklasifikasikan
menurut jenis (misalnya ada 50 jenis beban), pusat
pertanggungjawaban
yang
dibagi
menurut
hierarki
manajemen (misalnya ada empat jenjang manajemen) dan
menurut jenis pokok yang dihasilkan (ada 25 jenis produk),
maka kerangka pemberian kode akun beban dapat disusun
sebagai berikut:
1
2
Jenis beban
3
4
5
6
pusat pertanggungjawaban
7
8
produk
Setiap faktur pembelian atau bukti kas keluar akan diberi kode
debit menurut kerangka pemberian kode tersebut. Jika misalnya
faktur pembelian jasa iklan (jenis beban ke 28) dibebankan pada
Departemen
Pemasaran
(dengan
kode
organisasi
4321),
yang
dikeluarkan untuk produk (misalnya produk nomor 21), maka faktur
pembelian tersebut akan diberi kode debit 28432121 dan dicatat
dengan komputer dengan menggunakan kode tersebut.
35 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
Dengan rerangka (framework) pemberian kode ini, semua
transaksi pembelian dan pengeluaran kas yang menyangkut beban akan
diberi kode dengan rerangka tersebut, sehingga arsip transaksi
pembelian (purchase transaction file) yang berupa pita magnetik hasil
run 1 dapat digunakan untuk meng-update arsip induk beban dan
selanjutnya dengan run 2, arsip induk beban dapat digunakan untuk
menghasilakan laporan beban yang berupa:
a. Laporan
beban
menurut
jenisnya.
Dihasilkan
dengan
memerintahkan komputer melakukan pengurutan dua angka
pertama kode akun beban.
b. Laporan
beban
menurut
pusat
pertanggungjawaban.
Dihasilkan dengan mengurutkan dengan komputer empat
angka pada posisi kedua kode akun beban.
c. Laporan beban menurut produk. Dihasilkan dengan melakukan
pengurutan arsip induk beban menurut dua angka pada posisi
terakhir dalam kode akun beban.
Jika diinginkan, komputer dapat digunakan untuk melakukan
pengurutan
kombinasi
antara
jenis
pertanggungjawaban dan jenis produk.
36 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
beban,
pusat
BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Sistem akuntansi utang meliputi prosedur pencatatan utang dan
prosedur distribusi pembelian. Dalam bab ini diuraikan sistem
akuntansi retur pembelian yng digunakan untuk melaksanakan transaksi
pengembalian barang yang dibeli kepada pemasok yang bersangkutan.
Transaksi retur pembelian dicatat dengan mendebit akun utang dagang
dan mengkredit akun persediaan. Dengan demikian buku pembantu yang
terkait dengan transaksi retur pembelian adalah buku pembantu utang
dan buku pembantu persediaan.
Fungsi yang terkait dalam sistem retur pembelian adalah fungsi
pembelian, gudang, pengiriman dan akuntansi. Dokumen yang digunakan
dalam sistem retur pembelian adalah memo debit dan laporan
pengiriman barang. Catatan akuntansi yang digunkan untuk mencatat
transaksi retur pembelian adalah jurnal retur pembelian, kartu
persediaan dan kartu utang. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
retur pembelian adalah prosedur perintah retur pembelian, prosedur
pengiriman barang kepada pemasok dan prosedur pendebitan utang.
Ada dua metode pencatatan utang yaitu account payable
procedure dan voucher payable procedure. Catatan akuntansi yang
digunakan untuk mencatat mutasi utang dalam account payable
procedure adalah kartu utang, jurnal pembelian dan jurnal pengeluaran
kas. Dalam voucher payable procedure catatan akuntansi yang
digunakan untuk mencatat mutasi utang adalah register bukti kas
keluar dan register cek. Dalam voucher payable procedure, voucher
37 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
atau buku kas keluar merupakan dokumen sumber yang memiliki tiga
fungsi , antara lain: (1) sebagai perintah kepada bagian kasa untuk
melakukan pengeluaran kas, (2) sebagai pemberitahuan kepada kreditur
mengenai tujuan pembayaran, (3) sebagai dokumen sumber pencatatan
mutasi utang dan persediaan.
Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable procedure
dapat dibagi menjadi dua macam, antara lain: (1) one-time voucher
procedure,
(2)
built-up
voucher
procedure.
One-time
voucher
procedure dapat dibagi menjadai dua, yaitu: (a) one-time voucher
procedure dengan dasar tunai, (b) one-time voucher procedure dengan
dasar waktu.
Distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat transaksi
pembelian dapat dilakukan dengan lima metode, yaitu: (1) metode jurnal
berkolom atau metode spread sheet, (2) metode akun berkolom, (3)
metode akun tunggal atau unit account method, (4) metode tiket
tunggal atau unit ticket method, (5) metode distribusi dengan
komputer.
3.2. Kritik dan Saran
Sekian materi yang dapat saya sampaikan, semoga bermanfaat
bagi kita semua. Apabila ada penulisan atau kata-kata yang kurang
berkenan dalam penyampaian materi ini, saya mohon maaf. Kritik dan
saran yang membangun senantiasa saya harapkan untuk kesempurnaan
makalah saya selanjutnya. Terima kasih.
38 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
DAFTAR PUSTAKA
Mulyadi. 2016. Sistem akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
39 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
SISTEM AKUNTANSI UTANG
Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah SIA yang dibimbing oleh :
Sukma Wijayanti, S.Pd., M.Si
Disusun oleh :
Rahmawita Andriyani (2214002) AA5
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI SELAMAT SRI (STIESS)
JL. Soekarno – Hatta KM 03 Kendal Telp : (0294) 281882
Tahun akademik 2016 – 2017
1 | Sistem Informasi Akuntansi
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL.......................................................................................1
DAFTAR ISI.................................................................................................. 2
BAB I PENDAHULUAN...............................................................................3
1.1. Latar belakang..................................................................................3
1.2. Rumusan masalah...............................................................................4
1.3. Tujuan penulisan................................................................................4
BAB II PEMBAHASAN...............................................................................5
2.1. Sistem Retur Pembelian..................................................................5
2.2. Prosedur Pencatatan Utang...........................................................17
2.3. Distribusi Pembelian.......................................................................25
2.4. Metode Distribusi Pembelian........................................................26
BAB III PENUTUP.......................................................................................37
3.1. Kesimpulan.......................................................................................... 37
3.2. Saran................................................................................................... 38
DAFTAR PUSTAKA
2 | Sistem Informasi Akuntansi
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Sistem Informasi dalam suatu perusahaan merupakan suatu
hal yang begitu penting, agar kegiatan operasional perusahaan
dapat berjalan dengan lancar, efektif, dan efisien, serta
terhindar
dari
kemungkinan
hal-hal
yang
dapat
merugikan
perusahaan.Hal ini juga terkait dengan pihak-pihak yang menjadi
relasi
perusahaan,
baik
pihak
internal
maupun
ekstrenal
perusahaan. Karena sudah barang tentu perusahaan dalam
menjalankan kegiatan usahanya memerlukan jalinan kerja sama
dengan pihak dalam maupun luar.
Dengan demikian sebuah perusahaan harus mengatur Sistem
Informasi Akuntansi sesuai dengan ketentuan yang berlaku,
sehingga informasi tersebut dapat dipakai oleh pihak-pihak yang
berkepentingan.Selain
itu
juga
perlu
adanya
suatu
sistem
pengendalian untuk mengolah data-data perusahaan sehingga
kekayaan (aset) perusahaan dapat dijaga, mencapai efisiensi,
serta dapat mencapai tujuan yang dikehendaki perusahaan.
Dalam hal ini, sistem akuntansi utang dalam perusahaan juga
perlu diperhatikan dengan baik, agar tidak terjadi hal yang
menyangkut
masalah
yang
berkaitan
dengan
utang-utang
perusahaan kepada pihak lain. Untuk itu, perusahaan harus
merancang sistem akuntansi utang dan melakukan
intern yang tepat.
3 | Sistem Informasi Akuntansi
pengendalian
1.2. Rumusan Masalah
1.2.1. Apa sistem retur pembelian ?
1.2.2. Bagaimana prosedur pencatatan utang ?
1.2.3. Apa distribusi pembelian ?
1.2.4. Apa saja metode distribusi pembelian ?
1.3. Tujuan Penulisan
1.3.1. Untuk mengetahui tentang sister retur pembelian
1.3.2. Untuk mengetahui prosedur pencatatan utang
1.3.3. Agar dapat mengetahui distribusi pembelian
1.3.4. Agar dapat mengetahui metode distribusi pembelian
4 | Sistem Informasi Akuntansi
BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Sistem Retur Pembelian
2.2.1. Distribusi Kegiatan
Barang yang sudah diterima dari pemasok terkadang tidak
sesuai dengan barang yang dipesan menurut surat order pembelian.
Ketidaksesuaian tersebut terjadi kemungkinan karena barang yang
diterima tidak cocok dengan spesifikasi yang tercantum daram surat
order pembelian, barang mengalami kerusakan dalam pengiriman, atau
brang diterima melewati tanggal pengiriman yang dijanjikan oleh
pemasok.
Sistem
retur
pembelian
digunakan
perusahaan
untuk
pengembalian barang yang sudah dibeli kepada pemasoknya.
2.2.2. Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem retur pembelian adalah :
Fungsi Gudang
Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung
jawab untuk menyerahkan barang kepada fungsi pengirim
seperti yang tercantum dalam tembusan memo debit yang
diterima dari fungsi pembelian.
Fungsi Pembelian
Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung
jawab untuk mengeluarkan memo debit untuk retur
pembelian.
Fungsi Pengiriman
Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung
jawab untuk mengirimkan kembali barang kepada pemasok
5 | Sistem Informasi Akuntansi
sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit
yang diterima dari fungsi pembelian. Dalam struktur
organisasi pada Gambar 7.1, fungsi pengiriman berada
ditangan bagian pengiriman.
Fungsi Akuntansi
Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung
jawab untuk mencatat :
a.
Transaksi retur pembelian dalam jurnal returpembelian
atau jurnal umum.
b. Berkurangnya harga pokok persediaan karena retur
pembelian dalam kartu persediaan.
c.
Berkurangnya utang yang timbul dari transaksi retur
pembelian dalam arsip bukti kas keluar yang belum
dibayar atau dalam kartu utang.
Dalam struktur organisasi pada Gambar 7.1, pencatatan retur
pembelian ke dalam jurnal retur pembelian atau jurnal umum berada
ditangan bagian jurnal.
2.2.3. Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem retur pembelian
adalah :
1. Memo debit
Merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembelian yang
memberikan
otorisasi
bagi
fungsi
mengirimkan
kembali
barang
yang
pengiriman
telah
dibeli
untuk
oleh
perusahaan dan bagi fungsi akuntansi untuk mendebit akun
utang karena transaksi retur pembelian.
2. Laporan Pengiriman Barang
6 | Sistem Informasi Akuntansi
Dokumen
ini
dibuat
oleh
fungsi
pengiriman
untuk
melaporkan jenis dan kuantitas barang yang dikirimkan
kembali kepada pemasok sesuai dengan perintah retur
pembelian dalam memo debit dari fungsi pembelian.
Contoh memo debit :
SM
PT Eliona
Jln. Pemuda 21
Yogyakarta, 55045
Yth.
MEMO DEBIT
Kepada
Nomor 456567
Tanggal
Akun utang kami kepada saudara telah kami debit dengan
adanya pengembalian barang kepada saudara, karena adanya
ketidaksesuaian antara barang yang kami terima dengan
barang yang kami pesan menurut order pembelian kami.
Referensi Saudara
Referensi Kami
Surat Order Pengiriman
Surat Order Pembelian
Nomor
Nomor
No.
Urut
Tanggal
Nama
Barang
Semu
a
Kuantitas
Tanggal
Harga Satuan
Jumlah
Bagian Pembelian
7 | Sistem Informasi Akuntansi
Jumlah
Harga
Contoh formulir laporan pengiriman barang :
S
M
PT Eliona
Jln. Pemuda 21
Yogyakarta
Nomor
LPB
LAPORAN PENGIRIMAN BARANG
12654
Tanggal
No. Surat Order Pembelian
Tanggal SOP
Kepada
Yth.
Dikirim
ke:
No.
urut
Nomor
Nama Barang
Spesifikasi Barang
Surat Order Pengiriman Saudara
Tanggal
Satu
an
Kuantitas
Bagian Pengiriman
1.2.4. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat
transaksi retur pembelian adalah:
a) Jurnal Retur Pembelian atau Jurnal Umum
Jurnal retur pembelian digunakan untuk mencatat
transaksi
retur
pembelian
yang
mengurangi
jumlah
persediaan dan utang dagang. Jika perusahaan tidak
menggunakan jurnal khusus karena rendahnya frekuensi
8 | Sistem Informasi Akuntansi
transaksi retur pembelian, perusahaan menggunakan jurnal
umum untuk mencatat transaksi tersebut.
Contoh jurnal retur pembelian:
JURNAL RETUR PEMBELIAN
Bulan : ..............................
T Nama
No.
Uang
Per.
Per. Bhn
Per.
Per.
Lain-lain
g Pemas
Memo
Dagang
BB
penolon
SC
Lain”
l
Debit
Debit
Kredit
g Kredit
Kredit
Kredit
Kredit
no. akun
ok
jml
b) Kartu Persediaan
Dalam sistem retur persediaan, kartu persediaan
digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok
perseiaan karena dikembalikannya barang yang telah dibeli
kepada pemasoknya.
c) Kartu Utang
Dalam sistem retur pembelian, kartu utang digunakan
untuk mencatat berkurangnya uang kepada debitur akibat
adanya
pengembalian
perusahaan
barang
menggunakan
kepada
voucher
debitur.
payable
Jika
procedure,
berkurangnya utang kepada debitur dicatat dengan cara
mengarsipkan memo debit dalam arsip bukti kas keluar yang
belum dibayar menurut nama debitur.
1.2.5. Jaringan
Prosedur
yang
Membentuk
Pembelian
9 | Sistem Informasi Akuntansi
Sistem
Retur
Sistem retur pembelian terdiri dari jaringan prosedur
berikut ini:
(a) Prosedur perintah retur pembelian
Retur pembelian terjadi atas perintah fungsi pembelian
kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali
barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan (dalam
sistem
akuntansi
bersangkutan.
pembelian
pembelian)
Dokumen
untuk
kepada
yang
pemasok
digunakan
memerintahkan
oleh
fungsi
yang
fungsi
pengiriman
mengembalikan barang ke pemasok adalah memo debit.
(b) Prosedur pengiriman barang ke pemasok
Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan
barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur
pembelian
yang
tercantum
dalam
memo
debit
dan
membuat laporan pengiriman barang untuk transaksi retur
pembelian tersebut.
(c) Prosedur pencatatan utang
Dalam
prosedur
dokumen-dokumen
ini,
yang
fungsi
akuntansi
berhubungan
memeriksa
dengan
retur
pembelian (memo debit dan laporan pengiriman barang)
dan mencatat berkurangnya utang dalam kartu utang atau
mengarsipkan dokumen memo debit sebagai pengurangan
utang.
1.2.6. Unsur Pengendalian Internal
Untuk merancang unsur pengendalian internal yang
diterapkan
dalam
sistem
retur
pembelian,
unsur
pokok
pengendalian internal yang terdiri dari organisasi, sistem
10 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat
dirinci lebih lanjut, yaitu:
Organisasi
1. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.
Lihat penjelasan pemisahan fungsi pembelian dari
fungsi akuntansi yang tercantum pada penjelasan unsur
sistem pengendalian internal dalam sistem akuntansi
pembelian.
2. Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang
atau lebih dari satu unit organisasi.
Unsur sistem pengendalian internal yang dirancang
untuk sistem retur pembelian adalah sebagai berikut:
“Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi
pembelian, fungsi pengiriman, fungsi pencatatan utang,
dan fungsi akuntansi yang lain. Tidak ada transaksi retur
pembelian yang dilaksanakn secara lengkap oleh hanya satu
fungsi tersebut.”
Sistem Otoritas dan Prosedur Pencatatan
Otoritas atas transaksi retur pembelian dilakukan
dengan pembubuhan tanda tangan oleh pegawai yang
memiliki wewenang pada dokumen sumber atau dokumen
pendukung. Setiap transaksi retur pembelian yang terjadi
dicatat
dalam
catatan
akuntansi
melalui
prosedur
pencatatan tertentu. Dengan demikian karena setiap
transaksi retur pembelian terjadi dengan otorisasi dari
yang berwenang dan dicatat melalui prosedur pencatatan
tertentu,
maka
asset
perusahaan
11 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
akan
terjamin
keamanannya dan data akuntansi yang dicatat terjamin
ketelitian dan keandalannya.
3. Memo debit untuk retur pembelian diotorisasi oleh
fungsi pembelian.
Transaksi pembelian dimulai dengan diterbitkannya
surat order pembelian oleh fungsi pembelian. Jika
barang yang diterima dari pemasok tidak sesuai dengan
barang yang dipesan dalam surat order pembelian,
terjadilah retur pembelian. Transaksi retur pembelian
ini harus diotorisasi oleh fungsi pembelian dengan cara
membubuhkan tanda tangan pada memo debit.
4. Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian
diotorisasi oleh fungsi pengiriman.
Transaksi
retur
pembelian
dimulai
dengan
diterbitkannya memo debit oleh fungsi pembelian dan
dilaksanakan dengan dikeluarkannya laporan pengiriman
barang sebagai tanda telah dikirimkannya barang yang
telah
dibeli
kepada
pemasok
yang
bersangkutan.
Laporan pengiriman barang ini harus diotorisasi oleh
fungsi pengiriman, sehingga dapat menjadi dokumen
pendukung yang sahih dalam pencatatan berkurangnya
utang dan persediaan barang.
5. Pencatatan kedalam catatan akuntansi harus didasarkan
atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen
pendukung yang lengkap.
Kesahihan dokumen sumber yang dipakai sebagai
dasar pencatatan dalam catatan akuntansi dibuktikan
12 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
dengann
dilampirkannya
dokumen
pendukung
yang
lengkap, yang telah diotorisasi oleh pejabat yang
berwewenang.
pencatatan
Dalam
mutasi
sistem
uatang
dan
retur
pembelian,
persediaan
harus
didasarkan pada dokumen sumber memo debit. Dokumen
ini dilampiri dengan laporan pengiriman barang yang
diterbitkan oleh fungsi pengiriman, sebagai bukti telah
dilaksanakannya pengembalian barang kepada pemasok
yang terkait. Pencatatan berkurangnya utang karena
retur pembelian didasarkan pada memo debit yang
didukung
dengan
laporan
pengiriman
barang
yang
diotorisasi oleh fungsi pengiriman.
6. Pencatatan kedalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi
akuntansi atau pencatatan kedalam catatan akuntansi
harus
dilakukan
oleh
karyawan
yang
diberikan
wewenang.
Penyimpanan memo debit yang dilampiri dengan
laporan pengiriman barang dalam arsip bukti kas keluar
yang belum dibayar atau pencatatan memo debit
kedalam kartu utang diotorisasi oleh fungsi pencatat
utang dengan cara membubuhkan tanda tangan dan
tanggal pencatatan ke dalam dokumen sumber (bukti
memo atau faktur dari pemasok). Pencatatan memo
debit ke jurnal umum diotorisasi oleh fungsi pencatat
jurnal dengan cara membubuhkan tanda tangan pada
dokumen tersebut.
Praktik yang Sehat
13 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
7. Memo debit untuk retur pembelian bernomor urut
tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh
fungsi pembelian.
Salah satu cara pengawasan formulir (dan denga
demikian pengawasan terhadap terjadinya transaksi
keuangan) adalah dengan merancang formulir yang
bernomor urut tercetak. Untuk menciptakan praktik
yang sehat, dalam sistem retur pembelian formulir
pokok memo debit dan laporan pengiriman barang harus
bernomor
urut
tercetak
dan
penggunaannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi yang bersangkutan
(fungsi pembelian dan fungsi pengiriman).
8. Laporan pengiriman barang bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya
dipertanggungjawabkan
oleh
fungsi
pengiriman.
9. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang
secara periodik direkonsiliasi dengan akun kontrol utang
dalam buku besar.
14 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
1.2.7. Bagan Aliran Dokumen (document flowchart) Sistem
Retur Pembelian
Bagian Pembelian
Bagian Pengiriman
Bagian Gudang
1
2
Mulai
2
Memo
debit
Lapora 1
Penerimaan
Barang
Membuat
Memo debit
Menerima barang
Dari
bagian
Gudang
mengirimkannya
6
5
4
3
2
dan
Mengirimkan barang ke bag
pengiriman
Membuat laporan
Pengiriman barang
Memo
debit
Memo 1
debit
3
3
5
4
2
1
2
Lapora 1
Penerimaan
Barang
N
4
Kartu
gudang
Dikirim ke
pemasok sebagai
packing slip
N
3
15 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
N
Bagian Jurnal
Bagian Utang
6
3
LPB
1
Memo
debit
Memo
debit
2
Bagian Kartu Persediaan
1
2
Jurnal retur
pembelian
LPB
Memo
debit
Dikirim ke
pemasok
5
LPB
Memo
debit
Surat
pengantar
Membandingkan kuantitas dalam
LPB dengan memo debit
7
7
4
LPB
Memo
debit
2
1
1
2
Mengisi harga pokok
persediaan
1
2
1
LPB
Memo
debit
1
2
5
N
Arsip bukti kas
keluar yang
belum dibayar
Kartu persediaan
16 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
3
2.2. Prosedur Pencatatan Utang
Ada dua metode pencatatan utang: account payable procedure
dan
voucher
payable
procedure.
Dalam
account
payable
procedure, catatan utang adalah berupa kartu utang yang
diselenggarakan untuk tiap kreditur, yang memperlihatkan
catatan mengenai nomor faktur dari pemasok, jumlah yang
terutang, jumlah pembayaran, dan saldo utang. Dalam voucher
payable procedure, tidak diselenggarakan kartu utang, namun
digunakan arsip voucher (bukti kas keluar) yang disimpan dalam
arsip menurut abjad atau menurut tanggal jatuh temponya. Arsip
bukti kas keluar ini berfungsi sebagai catatan utang.
Account payable procedure
Dokumen yang digunakan dalam account payable procedure
adalah:
a. Faktur dari pemasok
b. Kuitansi tanda terima uang yang ditandatangani oleh
pemasok atau tembusan surat pemberitahuan (remittance
advice) yang dikirim ke pemasok, yang berisi keterangan
untuk apa pembayaran tersebut dilakukan.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam account payable
procedure adalah:
a. Kartu utang, digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo
utang kepada tiap kreditur.
b. Jurnal pembeliaan, digunakan untuk mencatat transaksi
pembelian.
17 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
c. Jurnal
pengeluaran
kas,
digunakan
untuk
mencatat
transaksi pembayaran utang dan pengeluaran kas yang lain.
Prosedur pencatatan utang dengan account payable procedure
adalah sebagai berikut:
Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar:
1. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian.
2. Informasi dalam jurnal pembeliaan kemudian di- posting ke
dalam kartu utang yang diselenggarakan untuk setiap
kreditur.
Pada saat jumlah dalam faktur dibayar:
3. Cek dicatat dalam jurnal pengeluaran kas.
4. Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang terkait
dengan pembayaran utang di-posting ke dalam kartu utang.
Prosedur pencatatan utang dengan menggunakan account payable
procedure :
Faktur dari
pemasok
Jurnal pembelian
pencatatan
transaksi timbulnya
utang
Kartu utang
Kuitansi dari
pemasok
Jurnal pengeluaran kas
pencatatan
transaksi
pembayaran utang
18 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
Voucher payable procedure
Jika dalam account payable procedure, pencatatan utang
melalui empat tahap seperti telah digambarkan diatas, dalam
voucher payable procedure, pencatatan utang hanya melalui
dua tahap: pencatatan utang dalam register bukti kas keluar
(voucher register) dan jurnal pengeluaran kas. Bahkan dalam
prosedur pencatatan utang tertentu (one-time voucher
procedure dengan cash basis) pencatatan utang hanya
dilakukan melalui satu tahap saja. Dokumen yang digunakan
dalam voucher payable procedures adalah:
Bukti kas keluar atau kombinasi bukti kas keluar dan cek
(voucher atau voucher check). Lihat formulir bukti kas keluar
pada Gambar 9.6. Bukti kas kelur ini merupakan formulir
pokok dalam voucher payable procedure. Formulir mempunyai
tiga fungsi:
a. Sebagai surat perintah kepada bagian kasa untuk
melakukan pengeluaran kas sejumlah yang tercantum di
dalamnya
b. Sebagai
pemberitahuan
kepada
kreditur
mengenai
tujuan pembayarannya (sebagai remittance advice)
c. Sebagai
mediauntuk
dasar
pencatatan
utang
dan
persediaan atau distribusi lain
Catatan akuntansi yang digunakan dalam voucher payable
procedures adalah:
1) Ragister bukti kas keluar (voucher register)
2) Register cek (check register)
19 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
Contoh check register:
REGISTER CEK
Bulan:__________
Tanggal
Dibayarkan kepada
Bank
No.
Cek
No.
BKK
Jumlah
Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable procedure dapat
dibagi menjadi berikut:
1. One-time voucher procedures. Dalam prosedur ini, untuk setip
faktur dari pemasok dibuatkan satu set voucher (terdiri dari tiga
lembar). One-time voucher procedures ini dibagi menjadi dua,
antara lain:
a. One-time voucher procedures dengan dasar tunai (cash basis).
Dalam prosedur ini, faktur yang diterima oleh fungsi
akuntansi dari pemasokdisimpan
dalam arsip sementara
menurut tanggal jatuh temponya. Pada sat jatuh tempo faktur
tersebut, fungsi akuntansi membuat bukti kas keluar dan
kemudiaan mencatatnya dalam jurnal pengeluaran kas. Dalam
prosedur pencatatan utang ini tidak diselenggarakan catatan
formal mengenai faktur yang belum dibayar.
b. One-time voucher procedures dengan dasar waktu (accrual
basis). Dalam prosedur ini pada saat faktur diterima oleh
bagian utang dari pemasok, langsung dibuatkan bukti kas
keluar oleh bagian utang, yang kemudian atas dasar dokumen
20 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
ini dilakukan pencatatan transaksi pembelian dari register
bukti kas keluar (voucher register).
Bagan alir dokumen prosedur One-Time Voucher Procedure dengan
Cash Basis:
3
2
Faktur dari 1
Pemasok
faktur disimpan sementara
T
menunggu jatuh temponya
Membuat bukti kas keluar
pada saat jatuh
tempo
Faktur
3
3
2
Bukti kas
Keluar
Dikirim ke
kreditur
bersama
dengan cek
1
N
A
Jurnal pengeluaran kas
21 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
Pada saat bukti kas keluar tersebut jatuh tempo, dokumen ini
dikirimkan ke bagian kasa sebagai dasar untuk membuat cek untuk
dibayarkan kepada pemasok. Pengeluaran cek ini dicatat dalam jurnal
pengeluaran kas. Prosedur ini sering juga disebut sebagai fullfledgedvoucher system.
tahap
Faktur dari
pemasok
1
Mengisi cek
Membuat bukti kas keluar
Faktur
SOP
3
2
3
3
Bukti kas
keluar
2
1
Bukti kas
keluar
1
Cek
A
N
Faktur
Dikirim ke
pemasok
3
Bukti kas
Keluar
2
1
Register cek
Register bukti kas keluar
1
22 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
A
2. Built-up Voucher Procedures. Dalam prosedur ini, satu set
voucher dapat digunakan untuk menampung lebih dari satu faktur
dari pemasok. Faktur yang diterima oleh fungsi akuntansi dari
pemasok dicatat dalam bukti kas keluar, kemudian bukti kas
keluar dilampirkan fakturnya disimpan sementara dalam arsip
menurut abjad. Jika diterima lagi faktur dari pemasok yang sama,
oleh fungsi akuntansi bukti kas keluar tersebut diambil dari arsip,
untuk diisi dengan informasi dari faktur yang baru diterima
tersebut. Bukti kas keluar tersebut dikembalikan ke dalam arsip
bukti kas keluar yang belum dibayar (unpaid voucher file). Pada
akhir bulan atau pada saat jatuh tempo pembayaran yang lain,
bukti kas keluar tersebut diambil dari arsip, dicatat oleh fungsi
akuntansi ke dalam register bukti kas keluar dan kemudian
diserahkan kepada fungsi keuangan untuk dibuatkan cek. Cek ini
dicatat oleh fungsi keuangan dalam register cek dan bukti kas
keluar beserta dokumen pendukungnya dikembalikan lagi ke fungsi
akuntansi untuk disimpan dalam arsip bukti kas keluar yang telah
dibayar (paid-voucher file). Dalam prosedur ini arsip bukti kas
keluar yang belum dibayar merupakan catatan utang yang
diselenggarakan atas dasar waktu (accrual basis). Karena bukti
kas keluar dicatat dalam register bukti kas keluar pada saat bukti
kas keluar tersebut dibayar, hal ini berarti pendebitan akun lawan
utang dilakuakan dengan dasar waktu dengan cara sebagai
berikut:
(1)
Dibuat jurnal untuk semua bukti kas keluar yang belum
dibayar pada saat pembuatan laporan keuangan, atau
23 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
(2)
Menutup semua bukti kas keluar (dengan cara menjumlahkan
rupiah faktur yang tercantum di dalamnya) pada saat
pembuatan laporan keuangan.
Faktur dari
pemasok
Faktur dari
pemasok
Mencatat fakur dalam buki kas keluar
3
2
Bukti kas 1
keluar
Bukti kas keluar
diambil dari arsip pada
saat akan dilakukan
pembayaran
Arsip bukti kas keluar
yang belum dibayar
merupakan catatan utang
yang diselenggarakan atas
dasar waktu merupa
A
3
2
Bukti kas 1
Keluar
Register bukti kas keluar
Dikirim ke bagian
kasa pada saat bukti
kas keluar jatuh
tempo
24 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
2.3. Distribusi Pembelian
Distribusi adalah prosedur peringkasan rincian yang
tercantum dalam media (misalnya faktur dari pemasok) dan
pengumpulan
total
ringkasan
tersebut
untuk
keperluan
pembuatan laporan. Jika diterapkan dalam pembelian,distribusi
ini terkait dengan peringkasan pendebitan yang timbul dari
transaksi pembelian dan pembayarannya untuk penyusunan
laporan dan pencatatan dalam jurnal. Hampir semua debit dari
transaksi pembelian terkait dengan persediaan dan biaya.
Pada perusahaan kecil, pendebitan yang timbul dari
transaksi pembelian terutama bersumber dari jurnal
pengeluaran kas.
Pada perusahaan besar, pendebitan yang timbul dari
transaksi pembelian bersumber dari register bukti kas
keluar (voucher register) atau jurnal pembelian atau dari
distribusi faktur yang diterima dari pemasok.
Pada perusahaan manufaktur, klasifikasi yang umum digunakan
untuk pendebitan yang timbul dari transaksi pembelian dan
pembayarannya adalah sebagai berikut:
a) Untuk bahan baku:
Jenis bahan baku
Produk yang menggunakan bahan baku tersebut
Kombinasi diantara keduannya
b) Untuk suku cadang
Jenis suku cadang
c) Untuk beban yang berasal dari pembelian jasa
Menurut jenis beban
25 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
Menurut fungsi atau pusat pertanggungjawaban
Kombinasi jenis dan pusat pertanggungjawaban
2.4. Metode Distribusi Pembelian
Seperti halnya dengan distribusi penjualan, terdapat lima
metode, yaitu:
1. Metode jurnal berkolom atau metode spread sheet
2. Metode akun berkolom
3. Metode akun tunggal (unit account method)
4. Metode tiket tunggal (unit ticket method)
5. Metode distribusi dengan komputer
Penjelasan
dari
macam-macam
metode
distribusi
penjualan, antara lain:
2.4.1.
Metode jurnal berkolom atau metode spread sheet
Distribusi debit dari transaksi pembelian dapat
dilakukan dengan menggunakan:
1) Jurnal pengeluaran kas
2) Jurnal pembelian
3) Register bukti kas keluar (voucher register).
Jika jurnal pengeluaran kas di pakai sebagai alat
distribusi dalam jurnal tersebut harus disediakan kolomkolom untuk menampung klasifikasi pokok yang diinginkan.
26 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
Contohnya:
Halam sebelah kiri
JURNAL PENGELUARAN KAS
Dibayar
No.
Tgl. Cek
Dikeluarkan
untuk
Tgl.
Kas
kredit
Pembelian
Debit
No.
Akun
Jml.
Potongan
pembelian
kredit
Biaya
Angkut
Debit
No.
Akun
Jml
Halaman sebelah kanan
Biaya
Biaya
Biaya
Biaya
Administrasi
Pemasaran
Produksi Dep.
Produksi Dep.
Debit
Debit
1 Debit
No.
No.
Akun
Jml.
Akun
No.
Jml.
Akun
Jml.
Lain-lain Debit
2 Debit
No.
Akun
Jml.
No.
Nama
Akun
Jml.
Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pengeluaran kas pada
saat faktur tersebut dibayar. Dengan demikian distribusi pendebitan
dilakukan dengan dasar tunai (cash basis). Prosedur distribusi
pembelian dengan jurnal pengeluaran kas dapat dilihat pada gambar
10.12. Jika pendebitan ini menyangkut biaya, distribusi dapat dilakukan
dengan dasar waktu (accrual basis) dengan cara sebagai berikut:
a. Pada akhir bulan (pada saat pembuatan laporan keuangan), dibuat
rekapitulasi biaya dari arsip faktur yang belum dibayar.
b. Atas dasar rekapitulasi tersebut dibuat jurnal umum dengan
debit biaya dan kredit utang dagang.
27 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
c. Jurnal tersebut kemudian dibalik (reversing entry) pada awal
bulan berikutnya.
Jika jurnal pembelian dipakai sebagai alat distribusi, dalam
jurnal tersebut harus dibentuk kolom-kolom untuk distribusi
debit dari transaksi pembelian. Faktur dari pemasok dicatat
dalam jurnal pembelian pada saat telah disetujui untuk
dibayar, tidak menunggu sampai saat jatuh temponya. Dengan
demikian penggunaan jurnal pembelian ini mendistribusikan
pendebitan dengan dasar waktu. Lihat jurnal pembelian
berkolom pada gambar 10.13. Prosedur distribusi pembelian
dengan menggunakan jurnal pembelian dapat dilihat pada
gambar 10.14.
Register bukti kas keluar dapat pula dipakai sebagai alat
distribusi pembelian. Dalam registrasi bukti kas keluar
disediakan kolom-kolom sesuai dengan klasifikasi pokok biaya
dan persediaan. Seiap akhir bulan, dibuat rekapitulasi dari
kolom tersebut untuk kemudian di-posting ke akun buku
besar yang bersangkutan. Dari akun buku besar ini kemudian
dibuat laporan yang dikehendaki. Prosedur distribusi dengan
menggunakan register bukti kas keluar dapat dilihat pada
gambar 10.15.
Gambar 10.13 Jurnal Pembelian Berkolom
JURNAL PEMBELIAN
Bulan ...........................
Pembelian Debit
Tgl.
Nama
Pemasok
F Utang
Kredit
Persediaan
Suku Cadang
Persediaan Barang
Umum
28 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
Lain-Lain
Gambar 10.12 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Jurnal Pengeluaran
Kas Berkolom
Faktur dari
pemasok
A
Pada saat faktur
jatuh tempo
Faktur dari
pemasok
Jurnal pengeluaran kas berkolom
Jurnal pengeluaran kas
berkolom merupakan
alat distribusi
Buku besar
Laporan
keuangan
Gambar 10.14 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Jurnal Pembelian
Berkolom
Faktur
pemasok
Jurnal pembelian
Distribusi pembelian
dilakukan atas dasar
watu (accrual basis)
Buku besar
Laporan
29 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n skeuangan
i
Gambar 10.15 Prosedur Distribusi dengan Register Bukti Kas Keluar
Bukti kas
keluar
Register bukti kas keluar
Membuat rekapitulasi register
bukti kas keluar
Rekapitulasi
register bukti
kas keluar
Buku pembantu
Laporan
keuangan
30 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
2.4.2. Metode akun berkolom
Distribusi pendebitan dari transaksi pembelian dapat
dilakukan dengan menggunakan akun berkolom. Sumber
informasi untuk posting ke dalam akun berkolom adalah
register bukti kas keluar.
Contoh Akun berkolom:
7000 Departemen Listrik
Bulan
Tgl
.
Jurnal
Total
Beban
Beban
Bahan
Bakar
Beban
Bahan
Lain
Beban
Upah
Beban
Tunja.
Beban
Pajak
Contoh Prosedur Distribusi dengan Akun Berkolom:
Bukti kas
keluar
Register bukti kas keluar
Akun berkolom
Laporan
keuangan
31 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
Beban
Reprsi
Beban
Penyst
2.4.3. Metode akun tunggal
Penggunaan akun tunggal untuk mendistribusikan
pendebitan
yang
timbul
dari
transaksi
pembeliaan
dilakukan melalui prosedur berikut ini:
1. Faktur yang telah disetujui untuk dibayar diurutkan menurut
klasifikasi yang dikehendaki (misalnya menurut departemen).
2. Dari faktur yang disertai tersebut dibuat pre-list tape
3. Faktur tersebut kemudian diposting ke dalam akun yang
bersangkutan (misalnya beban menurut departemen). Rupiah
yang diposting ke dalam akun dijumlah dan diposting ke dalam
akunkontrol yang bersangkutan dalam buku besar, dan
dicocokkan dengan pre-list tape.
4. Laporan dibuat berdasarkan informasi yang terkumpul dalam
akun.
Contoh Akun Tunggal:
Nama akun: Beban Upah
Tgl
.
Keterangan
No. Akun: 7907
Fol
Debit
Tgl
.
Keterangan
Nama akun: Beban Upah
Tgl
.
Keterangan
Keterangan
Kredit
No. Akun: 7908
Fol
Debit
Tgl
.
Keterangan
Nama akun: Beban Upah
Tgl
Fol
Fol
Kredit
No. Akun: 7909
Fol
Debit
Tgl
Keterangan
32 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
Fol
Kredit
.
.
Contoh Prosedur Distribusi Pembelian dengan Akun Tunggal:
Faktur
Ukuran faktur
Pre-list tape
Faktur
Faktur yang diurutkan
menurut klasifikasi
akun tunggal
Akun tunggal
Laporan
keuangan
Menjumlah posting dalam akun
tunggal
Dibandingkan untuk
membuktikan
ketelitian posting
kedalam akun tunggal
Rekapitulasi
posting dalam
akun tunggal
Buku besar
2.4.4. Metode tiket tunggal (Unit Ticket Method)
Berdasarkan bukti kas keluar yang biasanya berupa
medi campuran (mixed media) dibuat tiket tunggal (unit
ticket) untuk setiap unsur klasifikasi yang tercantum
33 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
didalamnya. Tiket tunggal ini kemudian direkap dan hasil
rekapitulasinya dipakai sebagai dasar posting ke dalam akun
kontrol yang bersangkutan dalam buku besar. Tiket tunggal
ini
kemudian
diarsipkan
menurut
nomor
akun
dalam
klasifikasi. Pada akhir bulan, dari arsip tiket tunggal ini
dibuat rekap dan hasilnya dicatat dalam summary strip.
Summary strip inilah yang berfungsi sebagai laporan.
Contoh Prosedur Distribusi dengan Metode Tiket Tunggal:
Bukti kas
keluar
Membuat tiket tunggal dari
bukti kas keluar
Tiket tunggal
Tiket tunggal
Membuat rekapitulasi tiket
tunggal
T
Menurut
nomor
akun
Rekapitulasi
tiket tunggal
posting
Pada akhir
bulan tiket
tunggal diambil
dari arsip
Membuat rekapitulasi tiket
tunggal
Rekapitulasi
tiket tunggal
Buku besar
Rekapitulasi
tiket tunggal
34 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
Summary strip
berfungsi
sebagai
laporan
2.4.5. Metode distribusi dengan komputer
Metode distribusi pendebitan yang timbul dari
transaksi
pembelian
dengan
menggunakan
komputer
dilakukan dengan memberikan kode transaksi yang terjadi
sesuai dengan klasifikasi yang diinginkan. Jika transaksi
sudah diberikan kode dengan benar, proses pengurutan
akan dilakukan oleh komputer melalui program. Oleh
karena itu, titik berat kegiatan distribusi pembelian
terletak
pada
kerangka
pemberian
kode
terhadap
transaksi pembelian dan pengeluaran kas. Jika misalnya
pendebitan akun beban yang terjadi akan diklasifikasikan
menurut jenis (misalnya ada 50 jenis beban), pusat
pertanggungjawaban
yang
dibagi
menurut
hierarki
manajemen (misalnya ada empat jenjang manajemen) dan
menurut jenis pokok yang dihasilkan (ada 25 jenis produk),
maka kerangka pemberian kode akun beban dapat disusun
sebagai berikut:
1
2
Jenis beban
3
4
5
6
pusat pertanggungjawaban
7
8
produk
Setiap faktur pembelian atau bukti kas keluar akan diberi kode
debit menurut kerangka pemberian kode tersebut. Jika misalnya
faktur pembelian jasa iklan (jenis beban ke 28) dibebankan pada
Departemen
Pemasaran
(dengan
kode
organisasi
4321),
yang
dikeluarkan untuk produk (misalnya produk nomor 21), maka faktur
pembelian tersebut akan diberi kode debit 28432121 dan dicatat
dengan komputer dengan menggunakan kode tersebut.
35 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
Dengan rerangka (framework) pemberian kode ini, semua
transaksi pembelian dan pengeluaran kas yang menyangkut beban akan
diberi kode dengan rerangka tersebut, sehingga arsip transaksi
pembelian (purchase transaction file) yang berupa pita magnetik hasil
run 1 dapat digunakan untuk meng-update arsip induk beban dan
selanjutnya dengan run 2, arsip induk beban dapat digunakan untuk
menghasilakan laporan beban yang berupa:
a. Laporan
beban
menurut
jenisnya.
Dihasilkan
dengan
memerintahkan komputer melakukan pengurutan dua angka
pertama kode akun beban.
b. Laporan
beban
menurut
pusat
pertanggungjawaban.
Dihasilkan dengan mengurutkan dengan komputer empat
angka pada posisi kedua kode akun beban.
c. Laporan beban menurut produk. Dihasilkan dengan melakukan
pengurutan arsip induk beban menurut dua angka pada posisi
terakhir dalam kode akun beban.
Jika diinginkan, komputer dapat digunakan untuk melakukan
pengurutan
kombinasi
antara
jenis
pertanggungjawaban dan jenis produk.
36 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
beban,
pusat
BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Sistem akuntansi utang meliputi prosedur pencatatan utang dan
prosedur distribusi pembelian. Dalam bab ini diuraikan sistem
akuntansi retur pembelian yng digunakan untuk melaksanakan transaksi
pengembalian barang yang dibeli kepada pemasok yang bersangkutan.
Transaksi retur pembelian dicatat dengan mendebit akun utang dagang
dan mengkredit akun persediaan. Dengan demikian buku pembantu yang
terkait dengan transaksi retur pembelian adalah buku pembantu utang
dan buku pembantu persediaan.
Fungsi yang terkait dalam sistem retur pembelian adalah fungsi
pembelian, gudang, pengiriman dan akuntansi. Dokumen yang digunakan
dalam sistem retur pembelian adalah memo debit dan laporan
pengiriman barang. Catatan akuntansi yang digunkan untuk mencatat
transaksi retur pembelian adalah jurnal retur pembelian, kartu
persediaan dan kartu utang. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
retur pembelian adalah prosedur perintah retur pembelian, prosedur
pengiriman barang kepada pemasok dan prosedur pendebitan utang.
Ada dua metode pencatatan utang yaitu account payable
procedure dan voucher payable procedure. Catatan akuntansi yang
digunakan untuk mencatat mutasi utang dalam account payable
procedure adalah kartu utang, jurnal pembelian dan jurnal pengeluaran
kas. Dalam voucher payable procedure catatan akuntansi yang
digunakan untuk mencatat mutasi utang adalah register bukti kas
keluar dan register cek. Dalam voucher payable procedure, voucher
37 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
atau buku kas keluar merupakan dokumen sumber yang memiliki tiga
fungsi , antara lain: (1) sebagai perintah kepada bagian kasa untuk
melakukan pengeluaran kas, (2) sebagai pemberitahuan kepada kreditur
mengenai tujuan pembayaran, (3) sebagai dokumen sumber pencatatan
mutasi utang dan persediaan.
Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable procedure
dapat dibagi menjadi dua macam, antara lain: (1) one-time voucher
procedure,
(2)
built-up
voucher
procedure.
One-time
voucher
procedure dapat dibagi menjadai dua, yaitu: (a) one-time voucher
procedure dengan dasar tunai, (b) one-time voucher procedure dengan
dasar waktu.
Distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat transaksi
pembelian dapat dilakukan dengan lima metode, yaitu: (1) metode jurnal
berkolom atau metode spread sheet, (2) metode akun berkolom, (3)
metode akun tunggal atau unit account method, (4) metode tiket
tunggal atau unit ticket method, (5) metode distribusi dengan
komputer.
3.2. Kritik dan Saran
Sekian materi yang dapat saya sampaikan, semoga bermanfaat
bagi kita semua. Apabila ada penulisan atau kata-kata yang kurang
berkenan dalam penyampaian materi ini, saya mohon maaf. Kritik dan
saran yang membangun senantiasa saya harapkan untuk kesempurnaan
makalah saya selanjutnya. Terima kasih.
38 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
DAFTAR PUSTAKA
Mulyadi. 2016. Sistem akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
39 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i