MAKALAH SISTEM DAN INFORMASI AKUNTANSI.docx

MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
SISTEM AKUNTANSI UTANG
Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah SIA yang dibimbing oleh :
Sukma Wijayanti, S.Pd., M.Si

Disusun oleh :
Rahmawita Andriyani (2214002) AA5

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI SELAMAT SRI (STIESS)
JL. Soekarno – Hatta KM 03 Kendal Telp : (0294) 281882
Tahun akademik 2016 – 2017

1 | Sistem Informasi Akuntansi

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL.......................................................................................1
DAFTAR ISI.................................................................................................. 2
BAB I PENDAHULUAN...............................................................................3
1.1. Latar belakang..................................................................................3
1.2. Rumusan masalah...............................................................................4

1.3. Tujuan penulisan................................................................................4
BAB II PEMBAHASAN...............................................................................5
2.1. Sistem Retur Pembelian..................................................................5
2.2. Prosedur Pencatatan Utang...........................................................17
2.3. Distribusi Pembelian.......................................................................25
2.4. Metode Distribusi Pembelian........................................................26
BAB III PENUTUP.......................................................................................37
3.1. Kesimpulan.......................................................................................... 37
3.2. Saran................................................................................................... 38
DAFTAR PUSTAKA

2 | Sistem Informasi Akuntansi

BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang
Sistem Informasi dalam suatu perusahaan merupakan suatu
hal yang begitu penting, agar kegiatan operasional perusahaan
dapat berjalan dengan lancar, efektif, dan efisien, serta

terhindar

dari

kemungkinan

hal-hal

yang

dapat

merugikan

perusahaan.Hal ini juga terkait dengan pihak-pihak yang menjadi
relasi

perusahaan,

baik


pihak

internal

maupun

ekstrenal

perusahaan. Karena sudah barang tentu perusahaan dalam
menjalankan kegiatan usahanya memerlukan jalinan kerja sama
dengan pihak dalam maupun luar.
Dengan demikian sebuah perusahaan harus mengatur Sistem
Informasi Akuntansi sesuai dengan ketentuan yang berlaku,
sehingga informasi tersebut dapat dipakai oleh pihak-pihak yang
berkepentingan.Selain

itu

juga


perlu

adanya

suatu

sistem

pengendalian untuk mengolah data-data perusahaan sehingga
kekayaan (aset) perusahaan dapat dijaga, mencapai efisiensi,
serta dapat mencapai tujuan yang dikehendaki perusahaan.
Dalam hal ini, sistem akuntansi utang dalam perusahaan juga
perlu diperhatikan dengan baik, agar tidak terjadi hal yang
menyangkut

masalah

yang


berkaitan

dengan

utang-utang

perusahaan kepada pihak lain. Untuk itu, perusahaan harus
merancang sistem akuntansi utang dan melakukan
intern yang tepat.

3 | Sistem Informasi Akuntansi

pengendalian

1.2. Rumusan Masalah
1.2.1. Apa sistem retur pembelian ?
1.2.2. Bagaimana prosedur pencatatan utang ?
1.2.3. Apa distribusi pembelian ?
1.2.4. Apa saja metode distribusi pembelian ?
1.3. Tujuan Penulisan

1.3.1. Untuk mengetahui tentang sister retur pembelian
1.3.2. Untuk mengetahui prosedur pencatatan utang
1.3.3. Agar dapat mengetahui distribusi pembelian
1.3.4. Agar dapat mengetahui metode distribusi pembelian

4 | Sistem Informasi Akuntansi

BAB II
PEMBAHASAN

2.1. Sistem Retur Pembelian
2.2.1. Distribusi Kegiatan
Barang yang sudah diterima dari pemasok terkadang tidak
sesuai dengan barang yang dipesan menurut surat order pembelian.
Ketidaksesuaian tersebut terjadi kemungkinan karena barang yang
diterima tidak cocok dengan spesifikasi yang tercantum daram surat
order pembelian, barang mengalami kerusakan dalam pengiriman, atau
brang diterima melewati tanggal pengiriman yang dijanjikan oleh
pemasok.


Sistem

retur

pembelian

digunakan

perusahaan

untuk

pengembalian barang yang sudah dibeli kepada pemasoknya.
2.2.2. Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem retur pembelian adalah :
 Fungsi Gudang
Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung
jawab untuk menyerahkan barang kepada fungsi pengirim
seperti yang tercantum dalam tembusan memo debit yang
diterima dari fungsi pembelian.

 Fungsi Pembelian
Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung
jawab untuk mengeluarkan memo debit untuk retur
pembelian.
 Fungsi Pengiriman
Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung
jawab untuk mengirimkan kembali barang kepada pemasok
5 | Sistem Informasi Akuntansi

sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit
yang diterima dari fungsi pembelian. Dalam struktur
organisasi pada Gambar 7.1, fungsi pengiriman berada
ditangan bagian pengiriman.
Fungsi Akuntansi



Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung
jawab untuk mencatat :
a.


Transaksi retur pembelian dalam jurnal returpembelian
atau jurnal umum.

b. Berkurangnya harga pokok persediaan karena retur
pembelian dalam kartu persediaan.
c.

Berkurangnya utang yang timbul dari transaksi retur
pembelian dalam arsip bukti kas keluar yang belum
dibayar atau dalam kartu utang.

Dalam struktur organisasi pada Gambar 7.1, pencatatan retur
pembelian ke dalam jurnal retur pembelian atau jurnal umum berada
ditangan bagian jurnal.
2.2.3. Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem retur pembelian
adalah :
1. Memo debit
Merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembelian yang

memberikan

otorisasi

bagi

fungsi

mengirimkan

kembali

barang

yang

pengiriman
telah

dibeli


untuk
oleh

perusahaan dan bagi fungsi akuntansi untuk mendebit akun
utang karena transaksi retur pembelian.
2. Laporan Pengiriman Barang
6 | Sistem Informasi Akuntansi

Dokumen

ini

dibuat

oleh

fungsi

pengiriman

untuk

melaporkan jenis dan kuantitas barang yang dikirimkan
kembali kepada pemasok sesuai dengan perintah retur
pembelian dalam memo debit dari fungsi pembelian.
Contoh memo debit :
SM
PT Eliona
Jln. Pemuda 21
Yogyakarta, 55045

Yth.

MEMO DEBIT

Kepada

Nomor 456567
Tanggal

Akun utang kami kepada saudara telah kami debit dengan
adanya pengembalian barang kepada saudara, karena adanya
ketidaksesuaian antara barang yang kami terima dengan
barang yang kami pesan menurut order pembelian kami.
Referensi Saudara

Referensi Kami

Surat Order Pengiriman

Surat Order Pembelian

Nomor

Nomor

No.
Urut

Tanggal
Nama
Barang

Semu
a

Kuantitas

Tanggal
Harga Satuan

Jumlah
Bagian Pembelian

7 | Sistem Informasi Akuntansi

Jumlah
Harga

Contoh formulir laporan pengiriman barang :
S
M
PT Eliona
Jln. Pemuda 21
Yogyakarta
Nomor
LPB

LAPORAN PENGIRIMAN BARANG

12654

Tanggal

No. Surat Order Pembelian

Tanggal SOP

Kepada
Yth.

Dikirim
ke:
No.
urut

Nomor

Nama Barang

Spesifikasi Barang

Surat Order Pengiriman Saudara
Tanggal

Satu
an

Kuantitas

Bagian Pengiriman

1.2.4. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat
transaksi retur pembelian adalah:
a) Jurnal Retur Pembelian atau Jurnal Umum
Jurnal retur pembelian digunakan untuk mencatat
transaksi

retur

pembelian

yang

mengurangi

jumlah

persediaan dan utang dagang. Jika perusahaan tidak
menggunakan jurnal khusus karena rendahnya frekuensi

8 | Sistem Informasi Akuntansi

transaksi retur pembelian, perusahaan menggunakan jurnal
umum untuk mencatat transaksi tersebut.
Contoh jurnal retur pembelian:
JURNAL RETUR PEMBELIAN
Bulan : ..............................
T Nama

No.

Uang

Per.

Per. Bhn

Per.

Per.

Lain-lain

g Pemas

Memo

Dagang

BB

penolon

SC

Lain”

l

Debit

Debit

Kredit

g Kredit

Kredit

Kredit

Kredit
no. akun

ok

jml

b) Kartu Persediaan
Dalam sistem retur persediaan, kartu persediaan
digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok
perseiaan karena dikembalikannya barang yang telah dibeli
kepada pemasoknya.
c) Kartu Utang
Dalam sistem retur pembelian, kartu utang digunakan
untuk mencatat berkurangnya uang kepada debitur akibat
adanya

pengembalian

perusahaan

barang

menggunakan

kepada

voucher

debitur.

payable

Jika

procedure,

berkurangnya utang kepada debitur dicatat dengan cara
mengarsipkan memo debit dalam arsip bukti kas keluar yang
belum dibayar menurut nama debitur.
1.2.5. Jaringan

Prosedur

yang

Membentuk

Pembelian

9 | Sistem Informasi Akuntansi

Sistem

Retur

Sistem retur pembelian terdiri dari jaringan prosedur
berikut ini:
(a) Prosedur perintah retur pembelian
Retur pembelian terjadi atas perintah fungsi pembelian
kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali
barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan (dalam
sistem

akuntansi

bersangkutan.
pembelian

pembelian)

Dokumen

untuk

kepada

yang

pemasok

digunakan

memerintahkan

oleh

fungsi

yang
fungsi

pengiriman

mengembalikan barang ke pemasok adalah memo debit.
(b) Prosedur pengiriman barang ke pemasok
Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan
barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur
pembelian

yang

tercantum

dalam

memo

debit

dan

membuat laporan pengiriman barang untuk transaksi retur
pembelian tersebut.
(c) Prosedur pencatatan utang
Dalam

prosedur

dokumen-dokumen

ini,
yang

fungsi

akuntansi

berhubungan

memeriksa

dengan

retur

pembelian (memo debit dan laporan pengiriman barang)
dan mencatat berkurangnya utang dalam kartu utang atau
mengarsipkan dokumen memo debit sebagai pengurangan
utang.
1.2.6. Unsur Pengendalian Internal
Untuk merancang unsur pengendalian internal yang
diterapkan

dalam

sistem

retur

pembelian,

unsur

pokok

pengendalian internal yang terdiri dari organisasi, sistem
10 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i

otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat
dirinci lebih lanjut, yaitu:
 Organisasi
1. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.
Lihat penjelasan pemisahan fungsi pembelian dari
fungsi akuntansi yang tercantum pada penjelasan unsur
sistem pengendalian internal dalam sistem akuntansi
pembelian.
2. Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang
atau lebih dari satu unit organisasi.
Unsur sistem pengendalian internal yang dirancang
untuk sistem retur pembelian adalah sebagai berikut:
“Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi
pembelian, fungsi pengiriman, fungsi pencatatan utang,
dan fungsi akuntansi yang lain. Tidak ada transaksi retur
pembelian yang dilaksanakn secara lengkap oleh hanya satu
fungsi tersebut.”
 Sistem Otoritas dan Prosedur Pencatatan
Otoritas atas transaksi retur pembelian dilakukan
dengan pembubuhan tanda tangan oleh pegawai yang
memiliki wewenang pada dokumen sumber atau dokumen
pendukung. Setiap transaksi retur pembelian yang terjadi
dicatat

dalam

catatan

akuntansi

melalui

prosedur

pencatatan tertentu. Dengan demikian karena setiap
transaksi retur pembelian terjadi dengan otorisasi dari
yang berwenang dan dicatat melalui prosedur pencatatan
tertentu,

maka

asset

perusahaan

11 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i

akan

terjamin

keamanannya dan data akuntansi yang dicatat terjamin
ketelitian dan keandalannya.
3. Memo debit untuk retur pembelian diotorisasi oleh
fungsi pembelian.
Transaksi pembelian dimulai dengan diterbitkannya
surat order pembelian oleh fungsi pembelian. Jika
barang yang diterima dari pemasok tidak sesuai dengan
barang yang dipesan dalam surat order pembelian,
terjadilah retur pembelian. Transaksi retur pembelian
ini harus diotorisasi oleh fungsi pembelian dengan cara
membubuhkan tanda tangan pada memo debit.
4. Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian
diotorisasi oleh fungsi pengiriman.
Transaksi

retur

pembelian

dimulai

dengan

diterbitkannya memo debit oleh fungsi pembelian dan
dilaksanakan dengan dikeluarkannya laporan pengiriman
barang sebagai tanda telah dikirimkannya barang yang
telah

dibeli

kepada

pemasok

yang

bersangkutan.

Laporan pengiriman barang ini harus diotorisasi oleh
fungsi pengiriman, sehingga dapat menjadi dokumen
pendukung yang sahih dalam pencatatan berkurangnya
utang dan persediaan barang.
5. Pencatatan kedalam catatan akuntansi harus didasarkan
atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen
pendukung yang lengkap.
Kesahihan dokumen sumber yang dipakai sebagai
dasar pencatatan dalam catatan akuntansi dibuktikan
12 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i

dengann

dilampirkannya

dokumen

pendukung

yang

lengkap, yang telah diotorisasi oleh pejabat yang
berwewenang.
pencatatan

Dalam

mutasi

sistem

uatang

dan

retur

pembelian,

persediaan

harus

didasarkan pada dokumen sumber memo debit. Dokumen
ini dilampiri dengan laporan pengiriman barang yang
diterbitkan oleh fungsi pengiriman, sebagai bukti telah
dilaksanakannya pengembalian barang kepada pemasok
yang terkait. Pencatatan berkurangnya utang karena
retur pembelian didasarkan pada memo debit yang
didukung

dengan

laporan

pengiriman

barang

yang

diotorisasi oleh fungsi pengiriman.
6. Pencatatan kedalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi
akuntansi atau pencatatan kedalam catatan akuntansi
harus

dilakukan

oleh

karyawan

yang

diberikan

wewenang.
Penyimpanan memo debit yang dilampiri dengan
laporan pengiriman barang dalam arsip bukti kas keluar
yang belum dibayar atau pencatatan memo debit
kedalam kartu utang diotorisasi oleh fungsi pencatat
utang dengan cara membubuhkan tanda tangan dan
tanggal pencatatan ke dalam dokumen sumber (bukti
memo atau faktur dari pemasok). Pencatatan memo
debit ke jurnal umum diotorisasi oleh fungsi pencatat
jurnal dengan cara membubuhkan tanda tangan pada
dokumen tersebut.


Praktik yang Sehat

13 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i

7. Memo debit untuk retur pembelian bernomor urut
tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh
fungsi pembelian.
Salah satu cara pengawasan formulir (dan denga
demikian pengawasan terhadap terjadinya transaksi
keuangan) adalah dengan merancang formulir yang
bernomor urut tercetak. Untuk menciptakan praktik
yang sehat, dalam sistem retur pembelian formulir
pokok memo debit dan laporan pengiriman barang harus
bernomor

urut

tercetak

dan

penggunaannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi yang bersangkutan
(fungsi pembelian dan fungsi pengiriman).
8. Laporan pengiriman barang bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya

dipertanggungjawabkan

oleh

fungsi

pengiriman.
9. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang
secara periodik direkonsiliasi dengan akun kontrol utang
dalam buku besar.

14 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i

1.2.7. Bagan Aliran Dokumen (document flowchart) Sistem
Retur Pembelian
Bagian Pembelian

Bagian Pengiriman

Bagian Gudang

1

2

Mulai

2

Memo
debit

Lapora 1
Penerimaan
Barang

Membuat
Memo debit

Menerima barang
Dari
bagian
Gudang
mengirimkannya

6
5
4
3
2

dan

Mengirimkan barang ke bag
pengiriman

Membuat laporan
Pengiriman barang

Memo
debit

Memo 1
debit

3

3

5
4
2
1
2

Lapora 1
Penerimaan
Barang

N
4

Kartu
gudang

Dikirim ke
pemasok sebagai
packing slip

N

3

15 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i

N

Bagian Jurnal

Bagian Utang

6

3

LPB

1

Memo
debit

Memo
debit

2

Bagian Kartu Persediaan

1

2

Jurnal retur
pembelian

LPB
Memo
debit

Dikirim ke
pemasok

5

LPB
Memo
debit

Surat
pengantar

Membandingkan kuantitas dalam
LPB dengan memo debit

7

7

4

LPB
Memo
debit

2

1

1
2

Mengisi harga pokok
persediaan

1
2
1

LPB
Memo
debit

1
2

5
N

Arsip bukti kas
keluar yang
belum dibayar

Kartu persediaan

16 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i

3

2.2. Prosedur Pencatatan Utang
Ada dua metode pencatatan utang: account payable procedure
dan

voucher

payable

procedure.

Dalam

account

payable

procedure, catatan utang adalah berupa kartu utang yang
diselenggarakan untuk tiap kreditur, yang memperlihatkan
catatan mengenai nomor faktur dari pemasok, jumlah yang
terutang, jumlah pembayaran, dan saldo utang. Dalam voucher

payable procedure, tidak diselenggarakan kartu utang, namun
digunakan arsip voucher (bukti kas keluar) yang disimpan dalam
arsip menurut abjad atau menurut tanggal jatuh temponya. Arsip
bukti kas keluar ini berfungsi sebagai catatan utang.
 Account payable procedure
Dokumen yang digunakan dalam account payable procedure
adalah:
a. Faktur dari pemasok
b. Kuitansi tanda terima uang yang ditandatangani oleh
pemasok atau tembusan surat pemberitahuan (remittance
advice) yang dikirim ke pemasok, yang berisi keterangan
untuk apa pembayaran tersebut dilakukan.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam account payable
procedure adalah:
a. Kartu utang, digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo
utang kepada tiap kreditur.
b. Jurnal pembeliaan, digunakan untuk mencatat transaksi
pembelian.

17 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i

c. Jurnal

pengeluaran

kas,

digunakan

untuk

mencatat

transaksi pembayaran utang dan pengeluaran kas yang lain.
Prosedur pencatatan utang dengan account payable procedure
adalah sebagai berikut:
 Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar:
1. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian.
2. Informasi dalam jurnal pembeliaan kemudian di- posting ke
dalam kartu utang yang diselenggarakan untuk setiap
kreditur.
 Pada saat jumlah dalam faktur dibayar:
3. Cek dicatat dalam jurnal pengeluaran kas.
4. Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang terkait
dengan pembayaran utang di-posting ke dalam kartu utang.
Prosedur pencatatan utang dengan menggunakan account payable

procedure :
Faktur dari
pemasok

Jurnal pembelian

pencatatan
transaksi timbulnya
utang

Kartu utang

Kuitansi dari
pemasok

Jurnal pengeluaran kas

pencatatan
transaksi
pembayaran utang

18 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i

 Voucher payable procedure
Jika dalam account payable procedure, pencatatan utang
melalui empat tahap seperti telah digambarkan diatas, dalam

voucher payable procedure, pencatatan utang hanya melalui
dua tahap: pencatatan utang dalam register bukti kas keluar
(voucher register) dan jurnal pengeluaran kas. Bahkan dalam
prosedur pencatatan utang tertentu (one-time voucher

procedure dengan cash basis) pencatatan utang hanya
dilakukan melalui satu tahap saja. Dokumen yang digunakan
dalam voucher payable procedures adalah:
Bukti kas keluar atau kombinasi bukti kas keluar dan cek
(voucher atau voucher check). Lihat formulir bukti kas keluar
pada Gambar 9.6. Bukti kas kelur ini merupakan formulir
pokok dalam voucher payable procedure. Formulir mempunyai
tiga fungsi:
a. Sebagai surat perintah kepada bagian kasa untuk
melakukan pengeluaran kas sejumlah yang tercantum di
dalamnya
b. Sebagai

pemberitahuan

kepada

kreditur

mengenai

tujuan pembayarannya (sebagai remittance advice)
c. Sebagai

mediauntuk

dasar

pencatatan

utang

dan

persediaan atau distribusi lain
Catatan akuntansi yang digunakan dalam voucher payable
procedures adalah:
1) Ragister bukti kas keluar (voucher register)
2) Register cek (check register)
19 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i

Contoh check register:
REGISTER CEK
Bulan:__________
Tanggal

Dibayarkan kepada

Bank

No.
Cek

No.
BKK

Jumlah

Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable procedure dapat
dibagi menjadi berikut:
1. One-time voucher procedures. Dalam prosedur ini, untuk setip
faktur dari pemasok dibuatkan satu set voucher (terdiri dari tiga
lembar). One-time voucher procedures ini dibagi menjadi dua,
antara lain:
a. One-time voucher procedures dengan dasar tunai (cash basis).
Dalam prosedur ini, faktur yang diterima oleh fungsi
akuntansi dari pemasokdisimpan

dalam arsip sementara

menurut tanggal jatuh temponya. Pada sat jatuh tempo faktur
tersebut, fungsi akuntansi membuat bukti kas keluar dan
kemudiaan mencatatnya dalam jurnal pengeluaran kas. Dalam
prosedur pencatatan utang ini tidak diselenggarakan catatan
formal mengenai faktur yang belum dibayar.
b. One-time voucher procedures dengan dasar waktu (accrual
basis). Dalam prosedur ini pada saat faktur diterima oleh
bagian utang dari pemasok, langsung dibuatkan bukti kas
keluar oleh bagian utang, yang kemudian atas dasar dokumen

20 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i

ini dilakukan pencatatan transaksi pembelian dari register
bukti kas keluar (voucher register).
Bagan alir dokumen prosedur One-Time Voucher Procedure dengan
Cash Basis:
3
2
Faktur dari 1
Pemasok
faktur disimpan sementara

T

menunggu jatuh temponya

Membuat bukti kas keluar

pada saat jatuh
tempo

Faktur

3
3
2

Bukti kas
Keluar

Dikirim ke
kreditur
bersama
dengan cek

1

N

A

Jurnal pengeluaran kas

21 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i

Pada saat bukti kas keluar tersebut jatuh tempo, dokumen ini
dikirimkan ke bagian kasa sebagai dasar untuk membuat cek untuk
dibayarkan kepada pemasok. Pengeluaran cek ini dicatat dalam jurnal
pengeluaran kas. Prosedur ini sering juga disebut sebagai fullfledgedvoucher system.
tahap

Faktur dari
pemasok

1

Mengisi cek
Membuat bukti kas keluar

Faktur
SOP

3
2

3
3

Bukti kas
keluar

2
1

Bukti kas
keluar

1

Cek

A

N

Faktur

Dikirim ke
pemasok

3
Bukti kas
Keluar

2
1

Register cek

Register bukti kas keluar

1

22 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i

A

2. Built-up Voucher Procedures. Dalam prosedur ini, satu set
voucher dapat digunakan untuk menampung lebih dari satu faktur
dari pemasok. Faktur yang diterima oleh fungsi akuntansi dari
pemasok dicatat dalam bukti kas keluar, kemudian bukti kas
keluar dilampirkan fakturnya disimpan sementara dalam arsip
menurut abjad. Jika diterima lagi faktur dari pemasok yang sama,
oleh fungsi akuntansi bukti kas keluar tersebut diambil dari arsip,
untuk diisi dengan informasi dari faktur yang baru diterima
tersebut. Bukti kas keluar tersebut dikembalikan ke dalam arsip
bukti kas keluar yang belum dibayar (unpaid voucher file). Pada
akhir bulan atau pada saat jatuh tempo pembayaran yang lain,
bukti kas keluar tersebut diambil dari arsip, dicatat oleh fungsi
akuntansi ke dalam register bukti kas keluar dan kemudian
diserahkan kepada fungsi keuangan untuk dibuatkan cek. Cek ini
dicatat oleh fungsi keuangan dalam register cek dan bukti kas
keluar beserta dokumen pendukungnya dikembalikan lagi ke fungsi
akuntansi untuk disimpan dalam arsip bukti kas keluar yang telah
dibayar (paid-voucher file). Dalam prosedur ini arsip bukti kas
keluar yang belum dibayar merupakan catatan utang yang
diselenggarakan atas dasar waktu (accrual basis). Karena bukti
kas keluar dicatat dalam register bukti kas keluar pada saat bukti
kas keluar tersebut dibayar, hal ini berarti pendebitan akun lawan
utang dilakuakan dengan dasar waktu dengan cara sebagai
berikut:
(1)

Dibuat jurnal untuk semua bukti kas keluar yang belum
dibayar pada saat pembuatan laporan keuangan, atau

23 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i

(2)

Menutup semua bukti kas keluar (dengan cara menjumlahkan
rupiah faktur yang tercantum di dalamnya) pada saat
pembuatan laporan keuangan.

Faktur dari
pemasok

Faktur dari
pemasok

Mencatat fakur dalam buki kas keluar

3
2

Bukti kas 1
keluar

Bukti kas keluar
diambil dari arsip pada
saat akan dilakukan
pembayaran

Arsip bukti kas keluar
yang belum dibayar
merupakan catatan utang
yang diselenggarakan atas
dasar waktu merupa

A

3
2

Bukti kas 1
Keluar

Register bukti kas keluar

Dikirim ke bagian
kasa pada saat bukti
kas keluar jatuh
tempo

24 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i

2.3. Distribusi Pembelian
Distribusi adalah prosedur peringkasan rincian yang
tercantum dalam media (misalnya faktur dari pemasok) dan
pengumpulan

total

ringkasan

tersebut

untuk

keperluan

pembuatan laporan. Jika diterapkan dalam pembelian,distribusi
ini terkait dengan peringkasan pendebitan yang timbul dari
transaksi pembelian dan pembayarannya untuk penyusunan
laporan dan pencatatan dalam jurnal. Hampir semua debit dari
transaksi pembelian terkait dengan persediaan dan biaya.
 Pada perusahaan kecil, pendebitan yang timbul dari
transaksi pembelian terutama bersumber dari jurnal
pengeluaran kas.
 Pada perusahaan besar, pendebitan yang timbul dari
transaksi pembelian bersumber dari register bukti kas
keluar (voucher register) atau jurnal pembelian atau dari
distribusi faktur yang diterima dari pemasok.
Pada perusahaan manufaktur, klasifikasi yang umum digunakan
untuk pendebitan yang timbul dari transaksi pembelian dan
pembayarannya adalah sebagai berikut:
a) Untuk bahan baku:
 Jenis bahan baku
 Produk yang menggunakan bahan baku tersebut
 Kombinasi diantara keduannya
b) Untuk suku cadang
 Jenis suku cadang
c) Untuk beban yang berasal dari pembelian jasa
 Menurut jenis beban
25 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i

 Menurut fungsi atau pusat pertanggungjawaban
 Kombinasi jenis dan pusat pertanggungjawaban
2.4. Metode Distribusi Pembelian
Seperti halnya dengan distribusi penjualan, terdapat lima
metode, yaitu:
1. Metode jurnal berkolom atau metode spread sheet
2. Metode akun berkolom
3. Metode akun tunggal (unit account method)
4. Metode tiket tunggal (unit ticket method)
5. Metode distribusi dengan komputer
Penjelasan

dari

macam-macam

metode

distribusi

penjualan, antara lain:
2.4.1.

Metode jurnal berkolom atau metode spread sheet
Distribusi debit dari transaksi pembelian dapat
dilakukan dengan menggunakan:
1) Jurnal pengeluaran kas
2) Jurnal pembelian
3) Register bukti kas keluar (voucher register).
Jika jurnal pengeluaran kas di pakai sebagai alat
distribusi dalam jurnal tersebut harus disediakan kolomkolom untuk menampung klasifikasi pokok yang diinginkan.

26 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i

Contohnya:
Halam sebelah kiri

JURNAL PENGELUARAN KAS
Dibayar
No.
Tgl. Cek

Dikeluarkan
untuk

Tgl.

Kas
kredit

Pembelian
Debit
No.
Akun
Jml.

Potongan
pembelian
kredit

Biaya
Angkut
Debit
No.
Akun
Jml

Halaman sebelah kanan
Biaya

Biaya

Biaya

Biaya

Administrasi

Pemasaran

Produksi Dep.

Produksi Dep.

Debit

Debit

1 Debit

No.

No.

Akun

Jml.

Akun

No.
Jml.

Akun

Jml.

Lain-lain Debit

2 Debit
No.
Akun

Jml.

No.
Nama

Akun

Jml.

Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pengeluaran kas pada
saat faktur tersebut dibayar. Dengan demikian distribusi pendebitan
dilakukan dengan dasar tunai (cash basis). Prosedur distribusi
pembelian dengan jurnal pengeluaran kas dapat dilihat pada gambar
10.12. Jika pendebitan ini menyangkut biaya, distribusi dapat dilakukan
dengan dasar waktu (accrual basis) dengan cara sebagai berikut:
a. Pada akhir bulan (pada saat pembuatan laporan keuangan), dibuat
rekapitulasi biaya dari arsip faktur yang belum dibayar.
b. Atas dasar rekapitulasi tersebut dibuat jurnal umum dengan
debit biaya dan kredit utang dagang.

27 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i

c. Jurnal tersebut kemudian dibalik (reversing entry) pada awal
bulan berikutnya.
Jika jurnal pembelian dipakai sebagai alat distribusi, dalam
jurnal tersebut harus dibentuk kolom-kolom untuk distribusi
debit dari transaksi pembelian. Faktur dari pemasok dicatat
dalam jurnal pembelian pada saat telah disetujui untuk
dibayar, tidak menunggu sampai saat jatuh temponya. Dengan
demikian penggunaan jurnal pembelian ini mendistribusikan
pendebitan dengan dasar waktu. Lihat jurnal pembelian
berkolom pada gambar 10.13. Prosedur distribusi pembelian
dengan menggunakan jurnal pembelian dapat dilihat pada
gambar 10.14.
Register bukti kas keluar dapat pula dipakai sebagai alat
distribusi pembelian. Dalam registrasi bukti kas keluar
disediakan kolom-kolom sesuai dengan klasifikasi pokok biaya
dan persediaan. Seiap akhir bulan, dibuat rekapitulasi dari
kolom tersebut untuk kemudian di-posting ke akun buku
besar yang bersangkutan. Dari akun buku besar ini kemudian
dibuat laporan yang dikehendaki. Prosedur distribusi dengan
menggunakan register bukti kas keluar dapat dilihat pada
gambar 10.15.
Gambar 10.13 Jurnal Pembelian Berkolom
JURNAL PEMBELIAN
Bulan ...........................
Pembelian Debit
Tgl.

Nama
Pemasok

F Utang
Kredit

Persediaan
Suku Cadang

Persediaan Barang
Umum

28 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i

Lain-Lain

Gambar 10.12 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Jurnal Pengeluaran
Kas Berkolom
Faktur dari
pemasok

A
Pada saat faktur
jatuh tempo
Faktur dari
pemasok

Jurnal pengeluaran kas berkolom

Jurnal pengeluaran kas
berkolom merupakan
alat distribusi

Buku besar

Laporan
keuangan

Gambar 10.14 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Jurnal Pembelian
Berkolom
Faktur
pemasok

Jurnal pembelian

Distribusi pembelian
dilakukan atas dasar
watu (accrual basis)

Buku besar

Laporan

29 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n skeuangan
i

Gambar 10.15 Prosedur Distribusi dengan Register Bukti Kas Keluar
Bukti kas
keluar

Register bukti kas keluar

Membuat rekapitulasi register
bukti kas keluar

Rekapitulasi
register bukti
kas keluar

Buku pembantu

Laporan
keuangan

30 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i

2.4.2. Metode akun berkolom
Distribusi pendebitan dari transaksi pembelian dapat
dilakukan dengan menggunakan akun berkolom. Sumber
informasi untuk posting ke dalam akun berkolom adalah
register bukti kas keluar.
Contoh Akun berkolom:
7000 Departemen Listrik
Bulan

Tgl
.

Jurnal

Total
Beban

Beban
Bahan
Bakar

Beban
Bahan
Lain

Beban
Upah

Beban
Tunja.

Beban
Pajak

Contoh Prosedur Distribusi dengan Akun Berkolom:
Bukti kas
keluar

Register bukti kas keluar

Akun berkolom

Laporan
keuangan

31 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i

Beban
Reprsi

Beban
Penyst

2.4.3. Metode akun tunggal
Penggunaan akun tunggal untuk mendistribusikan
pendebitan

yang

timbul

dari

transaksi

pembeliaan

dilakukan melalui prosedur berikut ini:
1. Faktur yang telah disetujui untuk dibayar diurutkan menurut
klasifikasi yang dikehendaki (misalnya menurut departemen).
2. Dari faktur yang disertai tersebut dibuat pre-list tape
3. Faktur tersebut kemudian diposting ke dalam akun yang
bersangkutan (misalnya beban menurut departemen). Rupiah
yang diposting ke dalam akun dijumlah dan diposting ke dalam
akunkontrol yang bersangkutan dalam buku besar, dan
dicocokkan dengan pre-list tape.
4. Laporan dibuat berdasarkan informasi yang terkumpul dalam
akun.
Contoh Akun Tunggal:
Nama akun: Beban Upah
Tgl
.

Keterangan

No. Akun: 7907
Fol



Debit

Tgl
.

Keterangan

Nama akun: Beban Upah
Tgl
.

Keterangan

Keterangan



Kredit

No. Akun: 7908
Fol



Debit

Tgl
.

Keterangan

Nama akun: Beban Upah
Tgl

Fol

Fol



Kredit

No. Akun: 7909
Fol



Debit

Tgl

Keterangan

32 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i

Fol



Kredit

.

.

Contoh Prosedur Distribusi Pembelian dengan Akun Tunggal:
Faktur

Ukuran faktur

Pre-list tape

Faktur

Faktur yang diurutkan
menurut klasifikasi
akun tunggal

Akun tunggal

Laporan
keuangan

Menjumlah posting dalam akun
tunggal

Dibandingkan untuk
membuktikan
ketelitian posting
kedalam akun tunggal

Rekapitulasi
posting dalam
akun tunggal

Buku besar

2.4.4. Metode tiket tunggal (Unit Ticket Method)
Berdasarkan bukti kas keluar yang biasanya berupa
medi campuran (mixed media) dibuat tiket tunggal (unit
ticket) untuk setiap unsur klasifikasi yang tercantum

33 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i

didalamnya. Tiket tunggal ini kemudian direkap dan hasil
rekapitulasinya dipakai sebagai dasar posting ke dalam akun
kontrol yang bersangkutan dalam buku besar. Tiket tunggal
ini

kemudian

diarsipkan

menurut

nomor

akun

dalam

klasifikasi. Pada akhir bulan, dari arsip tiket tunggal ini
dibuat rekap dan hasilnya dicatat dalam summary strip.
Summary strip inilah yang berfungsi sebagai laporan.
Contoh Prosedur Distribusi dengan Metode Tiket Tunggal:
Bukti kas
keluar

Membuat tiket tunggal dari
bukti kas keluar

Tiket tunggal
Tiket tunggal

Membuat rekapitulasi tiket
tunggal

T
Menurut
nomor
akun

Rekapitulasi
tiket tunggal

posting

Pada akhir
bulan tiket
tunggal diambil
dari arsip

Membuat rekapitulasi tiket
tunggal

Rekapitulasi
tiket tunggal

Buku besar
Rekapitulasi
tiket tunggal

34 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i

Summary strip
berfungsi
sebagai
laporan

2.4.5. Metode distribusi dengan komputer
Metode distribusi pendebitan yang timbul dari
transaksi

pembelian

dengan

menggunakan

komputer

dilakukan dengan memberikan kode transaksi yang terjadi
sesuai dengan klasifikasi yang diinginkan. Jika transaksi
sudah diberikan kode dengan benar, proses pengurutan
akan dilakukan oleh komputer melalui program. Oleh
karena itu, titik berat kegiatan distribusi pembelian
terletak

pada

kerangka

pemberian

kode

terhadap

transaksi pembelian dan pengeluaran kas. Jika misalnya
pendebitan akun beban yang terjadi akan diklasifikasikan
menurut jenis (misalnya ada 50 jenis beban), pusat
pertanggungjawaban

yang

dibagi

menurut

hierarki

manajemen (misalnya ada empat jenjang manajemen) dan
menurut jenis pokok yang dihasilkan (ada 25 jenis produk),
maka kerangka pemberian kode akun beban dapat disusun
sebagai berikut:
1

2

Jenis beban

3

4

5

6

pusat pertanggungjawaban

7

8
produk

Setiap faktur pembelian atau bukti kas keluar akan diberi kode
debit menurut kerangka pemberian kode tersebut. Jika misalnya
faktur pembelian jasa iklan (jenis beban ke 28) dibebankan pada
Departemen

Pemasaran

(dengan

kode

organisasi

4321),

yang

dikeluarkan untuk produk (misalnya produk nomor 21), maka faktur
pembelian tersebut akan diberi kode debit 28432121 dan dicatat
dengan komputer dengan menggunakan kode tersebut.

35 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i

Dengan rerangka (framework) pemberian kode ini, semua
transaksi pembelian dan pengeluaran kas yang menyangkut beban akan
diberi kode dengan rerangka tersebut, sehingga arsip transaksi
pembelian (purchase transaction file) yang berupa pita magnetik hasil
run 1 dapat digunakan untuk meng-update arsip induk beban dan
selanjutnya dengan run 2, arsip induk beban dapat digunakan untuk
menghasilakan laporan beban yang berupa:
a. Laporan

beban

menurut

jenisnya.

Dihasilkan

dengan

memerintahkan komputer melakukan pengurutan dua angka
pertama kode akun beban.
b. Laporan

beban

menurut

pusat

pertanggungjawaban.

Dihasilkan dengan mengurutkan dengan komputer empat
angka pada posisi kedua kode akun beban.
c. Laporan beban menurut produk. Dihasilkan dengan melakukan
pengurutan arsip induk beban menurut dua angka pada posisi
terakhir dalam kode akun beban.
Jika diinginkan, komputer dapat digunakan untuk melakukan
pengurutan

kombinasi

antara

jenis

pertanggungjawaban dan jenis produk.

36 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i

beban,

pusat

BAB III
PENUTUP

3.1. Kesimpulan
Sistem akuntansi utang meliputi prosedur pencatatan utang dan
prosedur distribusi pembelian. Dalam bab ini diuraikan sistem
akuntansi retur pembelian yng digunakan untuk melaksanakan transaksi
pengembalian barang yang dibeli kepada pemasok yang bersangkutan.
Transaksi retur pembelian dicatat dengan mendebit akun utang dagang
dan mengkredit akun persediaan. Dengan demikian buku pembantu yang
terkait dengan transaksi retur pembelian adalah buku pembantu utang
dan buku pembantu persediaan.
Fungsi yang terkait dalam sistem retur pembelian adalah fungsi
pembelian, gudang, pengiriman dan akuntansi. Dokumen yang digunakan
dalam sistem retur pembelian adalah memo debit dan laporan
pengiriman barang. Catatan akuntansi yang digunkan untuk mencatat
transaksi retur pembelian adalah jurnal retur pembelian, kartu
persediaan dan kartu utang. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
retur pembelian adalah prosedur perintah retur pembelian, prosedur
pengiriman barang kepada pemasok dan prosedur pendebitan utang.
Ada dua metode pencatatan utang yaitu account payable
procedure dan voucher payable procedure. Catatan akuntansi yang
digunakan untuk mencatat mutasi utang dalam account payable
procedure adalah kartu utang, jurnal pembelian dan jurnal pengeluaran
kas. Dalam voucher payable procedure catatan akuntansi yang
digunakan untuk mencatat mutasi utang adalah register bukti kas
keluar dan register cek. Dalam voucher payable procedure, voucher
37 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i

atau buku kas keluar merupakan dokumen sumber yang memiliki tiga
fungsi , antara lain: (1) sebagai perintah kepada bagian kasa untuk
melakukan pengeluaran kas, (2) sebagai pemberitahuan kepada kreditur
mengenai tujuan pembayaran, (3) sebagai dokumen sumber pencatatan
mutasi utang dan persediaan.
Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable procedure
dapat dibagi menjadi dua macam, antara lain: (1) one-time voucher
procedure,

(2)

built-up

voucher

procedure.

One-time

voucher

procedure dapat dibagi menjadai dua, yaitu: (a) one-time voucher
procedure dengan dasar tunai, (b) one-time voucher procedure dengan
dasar waktu.
Distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat transaksi
pembelian dapat dilakukan dengan lima metode, yaitu: (1) metode jurnal
berkolom atau metode spread sheet, (2) metode akun berkolom, (3)
metode akun tunggal atau unit account method, (4) metode tiket
tunggal atau unit ticket method, (5) metode distribusi dengan
komputer.
3.2. Kritik dan Saran
Sekian materi yang dapat saya sampaikan, semoga bermanfaat
bagi kita semua. Apabila ada penulisan atau kata-kata yang kurang
berkenan dalam penyampaian materi ini, saya mohon maaf. Kritik dan
saran yang membangun senantiasa saya harapkan untuk kesempurnaan
makalah saya selanjutnya. Terima kasih.

38 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i

DAFTAR PUSTAKA

Mulyadi. 2016. Sistem akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.

39 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i