SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI DAN AKUNTANSI

SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI DAN AKUNTANSI
STUDI KASUS PT. ASTRINDO SENAYASA CABANG BANJARMASIN
PT. Astrindo Senayasa Cabang Banjarmasin merupakan salah satu cabang dari
PT. Astrindo Senayasa di Jakarta Pusat yang bergerak dalam bidang distribusi yaitu
mendistribusikan berbagai produk IT seperti processor Intel, server, casing Coolermaster,
cooler & fan Coolermaster, graphic card, headset Senheiser, Asus dan Asrock motherboard,
Sapphire VGA, NAS storage, notebook, Eeepc serta Fonepad (Memopad) Asus, power
supply Coolermaster, hardisk Western Digital dan Transcend, memory Sandisk, Microsoft
dan Windows serta accesories lainnya ke seluruh wilayah Pulau Kalimantan.
Dari didirikan sejak tahun 2006 hingga sekarang PT. Astrindo Senayasa Cabang
Banjarmasin telah mampu menguasai penjualan berbagai produk IT khususnya di daerah
pulau Kalimantan, yaitu dengan banyaknya customer / dealer komputer yang hingga
sekarang masih setia untuk membeli berbagai produk IT di PT. Astrindo Senayasa.
Struktur Organisasi PT. Astrindo Senayasa Cabang Banjarmasin di pimpin oleh
Branch Manager yang dibantu oleh Sales Manager, PIC Service, Kepala Gudang, Finance,
Accounting & Tax serta Internal Audit yang tentunya setiap divisi di PT. Astrindo Senayasa
Cabang Banjarmasin dinilai baik yaitu dilihat dari pembagian tugas dan wewenangnya
masing-masing serta jelas memiliki kontribusi yang baik terhadap entitas perusahaan dalam
rangka pencapaian tujuan perusahaan yang tentunya telah menggunakan kerangka kerja yang
baik dan menyeluruh atas perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, serta pemantauan
aktivitas di perusahaan cabang ini.

Gambaran Sistem Informasi Akuntansi Perusahaan
1.

Data dan Informasi Akuntansi
Setiap sistem informasi akuntansi melaksanakan lima fungsi utama, yaitu

pengumpulan data, pemprosesan data, manajemen data, pengendalian data (termasuk
security), dan penghasil informasi.

2.

Pengumpulan Data
Fungsi pengumpulan data terdiri atas memasukkan data transaksi melalui formulir,

mensahkan serta memeriksa data untuk memastikan ketepatan dan kelengkapannya. Jika data
bersifat kuantitatif, data dihitung terlebih dahulu sebelum dicatat. Jika data jauh dari lokasi
pemprosesan, maka data harus ditransmisikan terlebih dahulu.
3.

Pemprosesan Data

Pemprosesan data terdiri atas proses pengubahan input menjadi output. Fungsi

pemrosesan data terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut :


Pengklasifikasian atau menetapkan data berdasar kategori yang telah ditetapkan.



Menyalin data ke dokumen atau media lain.



Mengurutkan, atau menyusun data menurut karakteristiknya.



Mengelompokkan atau mengumpulkan transaksi yang sejenis.




Menggabungkan atau mengkombinasikan dua atau lebih data atau arsip.



Melakukan penghitungan.



Peringkasan, atau penjumlahan data kuantitatif.



Membandingkan data untuk mendapatkan persamaan atau perbedaan yang ada.

4.

Manajemen Data
Fungsi manajemen data terdiri atas tiga tahap yaitu: penyimpanan, pemutakhiran dan


pemunculan kembali (retrieving). Tahap penyimpanan merupakan penempatan data dalam
penyimpanan atau basis data yang disebut arsip. Pada tahap pemutakhiran, data yang
tersimpan diperbaharui dan disesuaikan dengan peristiwa terbaru. Kemudian pada tahap
retrieving, data yang tersimpan diakses dan diringkas kembali untuk diproses lebih lanjut atau
untuk keperluan pembuatan laporan. Manajemen data dan pemprosesan data mempunyai
hubungan yang sangat erat. Tahap pengelompokkan data dan pengurutan data dari fungsi
pemrosesan data, misalnya sering dilakukan sebagai pendahuluan sebelum dilakukan tahap
pemutakhiran dalam fungsi manajemen data. Manajemen data dapat dipandang sebagai
bagian dari pemprosesan data dimana manajemen data akan menunjang pencapaian efisiensi

aktivitas dalam proses menghasilkan informasi dan mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen terutama mengenai informasi aktivitas dan informasi kebijakan manajemen.
5.

Pengendalian Data
Fungsi pengendalian data mempunyai tujuan dasar yaitu :
1. untuk menjaga dan menjamin keamanan aset perusahaan termasuk data, serta
2. untuk menjamin bahwa data yang diperoleh akurat dan lengkap serta diproses dengan
benar melalui teknik dan prosedur yang dapat dipakai untuk menyelenggarakan
pengendalian dan keamanan yang memadai dan baik bagi perusahaan.


6.

Penghasil Informasi
Fungsi penghasil informasi ini terdiri atas tahapan pemprosesan informasi seperti

penginterprestasian, pelaporan dan pengkomunikasian informasi.
7.

Pengendalian persediaan
Sistem pengendalian persediaan menggambarkan proses perubahan dari item-item

persediaan. Data mengenai permintaan pelanggan diterima dari sistem proses pemesanan,
sistem pengendalian persediaan berbasis komputer memberikan pelayanan berkualitas pada
pelanggan disamping meminimalkan investasi dan segala biaya yang timbul dalam aktifitas
persediaan.
Desain Sistem Informasi Akuntansi Perusahaan
PT. Astrindo Senayasa telah menggunakan Program Microsoft Dynamic Navision yaitu
sebuah perangkat lunak Perencanaan Sumber Daya Perusahan (Enterprise Resource
Planning) yang merupakan bagian dari keluarga Microsoft yaitu software yang membantu

perusahaan dalam mengelola semua fungsional yang ada di dalamnya seperti human
resources, pembelian, penjualan, pemasarsan, supply chain, keuangan, logistik, proyek dan
aktifitas lainnya. NAV merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP) yang
ditujukan bagi perusahaan menengah ke atas yang lebih berfokus pada distribusi dan supply
chain management yang telah didukung Role-Based GUI dan dapat di custom oleh developer

dengan mudah sesuai kebutuhan perusahaan yasng tentunya semua modul aplikasi di
Navision mampu bekerja secara terintegrasi / terhubung antar satu fungsi dengan fungsi
lainnya.
Arus Transaksi Perusahaan
Pelanggan memesan (order) barang melalui sistem aplikasi order penjualan. Order
dapat dibuat oleh pelanggan itu sendiri atau melalui telemarketing / sales yang menawarkan
barang kepada customer. Order dapat tertulis maupun melalui telepon. Sistem order
penjualan mengubah order ke dalam data yang penting untuk mendukung pemprosesan
lanjutan terhadap order oleh sistem aplikasi Navision. Aplikasi order penjualan mengirimkan
formulir pemberitahuan kepada pelanggan untuk memberitahukan bahwa order telah diterima
dan sedang diproses. Aplikasi order penjualan di lakukan penginputan oleh admin sales
melalui Sales Order yang selanjutnya perlu di verifikasi oleh Finance mengenai harga apakah
sudah sesuai atau di bawah dari price list yang telah di tentukan oleh pusat, yang kemudian
mengirimkan data mengenai jumlah, item barang yang di pesan oleh customer yang

melakukan purchase order ke divisi logistik untuk selanjutnya di lakukan warehouse
shipment. Kemudian divisi logistik melalui admin logistik dan helper melakukan
pengambilan barang di gudang sesuai dengan yang tertera di Sales Order Customer yang
selanjutnya di lakukan penginputan serial number barang tersebut melalui Warehouse
Shipment untuk di post dan di print menjadi Delivery Order. Barang tersebut dikemas dan di
packing secara rapi dan bersih apabila memang diperlukan packing terhadap barang tersebut
karena alamat Customer berada di luar kota Banjarmasin seperti Samarinda dan Balikpapan.
Selanjutnya finance melakukan proses yaitu Post dan Print Sales Invoice agar tercetak
menjadi Invoice bagi Customer. Kemudian invoice dan DO yang telah tercetak di verifikasi
dan di tanda tangani oleh pihak yang berkaitan yaitu Admin Sales, Finance serta Kepala
Gudang. Barang-barang yang telah disiapkan akan di kirim ke costumer beserta dokumen
yang terkait yaitu Invoice dan DO yang di serahkan kepada fungsi pengiriman yaitu helper
dan driver untuk dikirimkan kepada customer yang bersangkutan ataupun ekspedisi apabila
alamat customer berada di luar kota Banjarmasin. Pada saat proses delivery dan serah terima
barang ke dealer atau customer maupun ekspedisi, helper dan driver di haruskan melakukan
pengecekan kembali antara kesesuaian jumlah dan item barang secara fisik dan dokumen
yang kemudian di tanda tangani beserta nama, tanggal dan jam oleh owner bersangkutan,

agar tidak terjadi kasus pengembalian yang disebabkan oleh ketidaksesuaian barang antara
fisik dan dokumen. Sedangkan untuk pihak ekspedisi, helper dan driver melakukan

pengecekan terhadap jumlah koli dan berat barang yang dikirimkan beserta informasi ongkos
kirim yang akan di tanggung oleh dealer apabila barang telah diterima (bayar tujuan) yang
kemudian pihak ekspedisi memberikan surat jalan pengiriman barang yang disertai nomor
resi agar divisi logistik di perusahaan dapat dengan mudah melakukan tracking untuk
mengetahui posisi terhadap pengiriman barang tersebut.
Setelah barang dikirimkan kepada pelanggan, bagian pengiriman memberikan
rangkapan Invoice, DO dan surat jalan dari ekspedisi kepada Admin Logistik yang kemudian
dilakukan pemisahan terhadap dokumen tersebut agar memungkinkan dilakukan proses
penagihan oleh finance.
Sales dan telemarketing melakukan penawaran ke dealer-dealer yang akhirnya
membentuk Purchase Order terhadap barang-barang yang dibutuhkan, di perlukan (indent
dealer) serta kebutuhan stock di gudang melalui Sales Manager untuk di tracking dan di
ajukan ke Pusat melalui proses Transfer Request yang dilakukan oleh Admin Sales, yang
apabila disetujui oleh pusat akan diterbitkan Invoice pembelian barang ke Pusat untuk
dilakukan proses pembayaran oleh Accounting cabang. Barang dagangan diterima oleh divisi
logistik dari pusat beserta dengan faktur kepada cabang yang kemudian di serahkan kepada
Accounting untuk dilakukan pembayaran.
Para customer mengirimkan pembayaran baik melalui cash yang diperoleh collector
atau melalui transfer ke rekening perusahaan sesuai dengan tanggal jatuh tempo yang telah
ditentukan dan disepakati. Bukti penerimaan kas diproses oleh finance yang selanjutnya di

lakukan penginputan di sistem oleh accounting melalui Cash receipt journal yang kemudian
membentuk posisi penjualan perusahaan dalam menentukan laba perusahaan, yang telah
dikurangi dengan biaya-biaya yang terbentuk akibat aktifitas yang dilakukan oleh
perusahaan.

Berikut printcreen aplikasi yang menggambarkan alur transaksi di PT. Astrindo
Senayasa cabang Banjarmasin.

Kesimpulan
1.

Komputerisasi Proses Akuntansi

Dengan sistem komputer seperti di atas maka langkah yang paling kritis dan
diperlukan adalah langkah analisis transaksi karena kalau langkah ini salah, hasil pengolahan
data oleh komputer juga akan menjadi salah. Sistem akuntansi dengan komputer itu sendiri
biasanya juga dilengkapi dengan mekanisme pengamanan sehingga tidak setiap orang dapat
mengubah data walaupun karyawan tersebut masih tetap dapat menggunakan komputer yang
sama untuk tujuan lain. Untuk dapat menjalankan program dan melakukan input data,
karyawan yang diotorisasi telah diberikan kode khusus (disebut password) agar dapat

membuka aplikasi dan melakukan pencatatan transaksi tertentu.
Komunikasi dengan komputer dilakukan melalui terminal yang terdiri atas keyboard,
layar monitor dan printer. Di perusahaan ini semua perangkat komputer telah menjadi satu
kesatuan dan berdiri sendiri sebagi suatu sistem yang telah dikendalikan oleh server yang ada
di Pusat.
Walaupun dengan penggunaan komputer kegiatan-kegiatan dalam siklus akuntansi
menjadi tidak ada lagi, namun konsep yang dipelajari dalam sistem akuntansi manual tetap
diperlukan karena apa saja yang telah di proses dan dikerjakan oleh komputer tetap mengikuti
konsep yang digunakan dalam sistem akuntansi manual. Laporan seperti daftar piutang,
daftar utang dan laporan intern dapat disusun dan dicetak setiap saat apabila diperlukan
dengan segera. Dan apabila data penyesuaian telah dimasukkan dalam komputer maka
laporan keuangan akhir dapat segera dicetak. Oleh karena itu, dalam sistem komputer tidak
diperlukan lagi kertas kerja seperti pada sistem manual.
2.

Mencatat Transaksi dalam Sistem Komputer

Microsoft Dynamic Navision telah dirancang dengan cermat sehingga Accounting
dalam melakukan pencatatan transaksi dapat melaksanakannya dengan mudah.
3.


Pertimbangan Penggunaan Komputer

Pertimbangan utama penggunaan komputer adalah pertimbangan cost and benefit.
Penggunaan komputer merupakan sebuah investasi besar bagi sebuah organisasi dimana
bukan hanya di dalam hal biaya investasi tetapi dalam hal waktu, tenaga dan sumber daya
yang dialokasikan untuk hal ini membutuhkan alokasi biaya yang tidak sedikit. Jika

dibandingkan dengan sistem manual, sistem komputerisasi jelas mempunyai keunggulan
(benefit) khususnya dalam hal kecepatan (speed), ketelitian (accuracy) dan kapasitas
(capacity) pemprosesan. Kecepatan komputer dapat diandalkan karena komputer
mengerjakan suatu perintah dalam hitungan mikrodetik (microsecond). Itulah sebabnya
sebelum suatu komputer dan programnya digunakan, suatu percobaan (trial run) dengan data
percobaan perlu dilakukan untuk memverifikasi program tersebut. Sedangkan dalam sistem
manual setiap langkah dikerjakan oleh manusia yang tentunya memungkinkan terjadinya
kesalahan dalam pemprosesan data tersebut.
Kapasitas untuk menyimpan, mencatat dan mencetak data menjadi sangat besar
karena data disimpan dalam bentuk elektromagnetik. Oleh karena itu di samping laporan
utama, komputer dapat diprogram untuk menghasilkan laporan-laporan tambahan lainnya
termasuk rincian-rincian yang diperlukan. Namun demikian, karena semua data tidak terekam
dalam bentuk yang dapat dibaca oleh manusia, kegagalan komputer (computer failure) dapat
merugikan perusahaan karena data dapat rusak atau hilang atau tidak dapat dibaca kembali.
Itulah sebabnya diperlukannya suatu mekanisme backup untuk mencegah terjadinya
kehilangan data ataupun kerusakan data yang diperlukan bagi perusahaan. Manipulasi dengan
komputer dan kejahatan dengan komputer (computer crime) juga merupakan ancaman bagi
perusahaan yang mengandalkan operasi dan pencatatan keuangannya dengan komputer. Oleh
karena itu, diperlukan suatu sistem pengendalian internal dan computer security yang
memadai.
Perusahaan harus tahu benar manfaat digunakannya komputer dan harus yakin bahwa
yang diproses dengan komputer adalah data-data yang benar-benar diperlukan dalam rangka
menghasilkan informasi untuk kepentingan perusahaan. Yang lebih penting adalah informasi
apa saja yang memang harus diproses tetapi bukan bagaimana cara memproses informasi
tersebut. Jika data yang dimasukkan dalam komputer adalah data yang tidak mempunyai
kualitas informasi, maka tentu keluaran (ouput) yang dihasilkan oleh komputer juga
merupakan data yang tidak bermanfaat walaupun terlihat baik dan rapi dari hasil cetakan
tersebut.