MANAJEMEN DATA PADA EXCEL
MANAJEMEN DATA PADA
EXCELSUBJECT
- SORT
- FILTER
- FORM
- VALIDATION DATA
- SUBTOTALS
- PIVOT TABLE
- PIVOT CHART
INTRODUCTION
INTRODUCTION
- EXCEL dapat menangani tabel yang kompleks, diantaranya fasilitas entri data mengurutkan data, validasi data, analisa data untuk menghitung nilai tertentu dan analisa data untuk menarik kesimpulan dari suatu tabel data.
- Fasilitas manajemen data tersebut, aa beberapa hal
INTRODUCTION
INTRODUCTION
- Pastikan bahwa data yang berada dalam satu
kolom harus sejenis
- Kolom yang ebrisi data sejenis tersebut dinamakan
field
- Setiap isi dari setiap feld dinamakan record
- Judul tabel data tidak boleh berdampingan dengan tabel datanya, minimal terdapats atu baris kosong
INTRODUCTION
INTRODUCTION
- Pengguna tidak perlu menyorot seluruh range jika hendak menggunakan eprintah dalam menu data, cukup klik mouse pada salah satu sel yang masih berada dalam range data lalu pilih perintah yang sesuai.
INTRODUCTION
INTRODUCTION
SORT SORT
- Sort adalah
perintah untuk mengurutkan data berdasarkan kondisi tertentu.
- Cara menggunakannya adalah sebagai berikut
ini : (Next Slide)
SORT SORT
- Pastikan penunjuk cell berada di dalam range data
- Pada tab Data kategori Sort & Filter pilih Sort, sehingga muncul kotak dialog Sort.
EXPLANATION OF SORT EXPLANATION OF SORT
- Keterangan korak dialog Sort :
- Add level : Menambah level pengurutan untuk mebgurutkan data secara bertingkat.
- Delete Level : Menghapus level pengurutan
- Copy Level : Mengocpy jenis urutan
- Option : Memlih arah pengurutan
- Sort Top Top Bottom : Mengurutkan data dari atas
ke bawah (berdasarkan kolom)
EXPLANATION OF SORT EXPLANATION OF SORT
- My Data Has Headers : Jika pengguna menceklis bagian ini, nama field akan ditampilkan pada list Sort by, Jika pengguna mengilangkan ceklistnya, nama kolom yang akan ditampilkan pada list Sort by.
- Sort by : Berisikan daftar nama feld atau nama kolom yang menjadi acuan pengurutan data.
SORT SORT
- Sebagai contoh :
- Untuk mengurutkan Tanggal lahir dari waktu terlampau sampai waktu terkini, pilih feld Tanggal Lahir dan pastikan pada bagian List order terpilih Oldest to Newest, lalu tekan OK.
SORT SORT
SORT
SORT
SORT SORT
• Sebagai Contoh pengurutan bertingkat, pengguna dapat
mencoba mengurutkan data berdasarkan Nama dan Tanggal lahir.• Pilih feld Nama, pada list Sort by, pastikan pada list Order
adalah A to Z.• Klik Add Level, lalu pilih Tanggal Lahir pada list Then by
dan pastikan pada list Order adalah Oldest to Newest.
SORT SORT
SORT
SORT FILTER FILTER
- Filter adalah perintah untuk menyaring data dengan kriteria tertentu.
- Ada dua metode yang bisa digunakan, y
- AutoFilter,
dan • Advanced Filter.
AUTO FILTER AUTO FILTER • AutoFilter akan menyaring data secara otomatis
- Cara menggunakannya yaitu :
- Buatlah tabel seperti berikut ini terlebih dahulu :
AUTO FILTER AUTO FILTER NIM NAMA ALAMAT JURUSAN TUNGGAKA N
211001 Ardiansyah Jakarta Akuntansi Rp 500.000 211005 Melisa Bogor Akuntansi Rp 650.000 211003 Resti Jakarta Bisnis Rp 300.000 211104 Desi Susanti Sukajadi 66 Akuntansi Rp 500.000 211106 Firdan Yanto Bogor Bisnis Rp 300.000 211102 Hardi Sutedjo Bekasi Informatika Rp 500.000
AUTO FILTER AUTO FILTER • Pada tab Data kategori Sort & Filter, klik Filter.
AUTO FILTER AUTO FILTER
- Perhatikan pada tabel data pengguna. Muncul panah kecil di sebelah kanan tiap nama feld.
- Tombol panah kecil tersebut digunakan untuk menyaring data pada feld yang bersangkutan.
- Pilih bagian data yang ingin pengguna saring melalui tombol panah kecil tersebut.
AUTO FILTER
AUTO FILTER
AUTO FILTER AUTO FILTER • Untuk mengembalikan semua data, pilih Select All.
- Untuk menonaktifkan fasilitas Autofilter pada data pengguna, klik toogle button Filter pada tab Data kategori Sort & Filter.
ADVANCED FILTER ADVANCED FILTER
- Advanced Filter akan menyaring data berdasarkan kriteria tertentu.
- Pengguna dapat menyaring data dengan lebih akurat dengan menggunakan perintah ini.
- Caranya adalah sebagai berikut :
NIM NAMA ALAMAT JURUSAN TUNGGAKA N 211116 Anton Sutedja Lembang 332
ADVANCED FILTER ADVANCED FILTER
- Ketikkan terlebih dahulu sehingga akan terdapat data, seperti di bawah ini.
Bisnis Rp 300.000 211115 Meri Lasmini Cemara 01 Bisnis Rp 350.000 211112 Rafael Khurdi Cihampelas
ADVANCED FILTER ADVANCED FILTER
- Setelah data tersebut sudah dibuat, lalu pilih sheet Advanced Filter.
- Copy-Paste Nama Field dan satu baris dibawahnya ke bagian lain dalam sheet tersebut, lalu hapus Record- nya.
ADVANCED FILTER
ADVANCED FILTER
ADVANCED FILTER ADVANCED FILTER
- Isikan kriteria penyaringan pada tabel tersebut. Sebagai contoh, jika Pengguna ingin melihat semua mahasiswa jurusan Akuntansi, maka ketikkan Akuntansi pada sel E23, yaitu dibawah feld JURUSAN
- Pada tab Data kategori Sort & Filter, klik Advanced sehingga muncul kotak dialog Advanced Filter.
ADVANCED FILTER ADVANCED FILTER
- Isikan kriteria penyaringan pada tabel tersebut. Sebagai contoh, jika Pengguna ingin melihat semua mahasiswa jurusan Akuntansi, maka ketikkan Akuntansi pada sel E23, yaitu dibawah feld JURUSAN
- Pada tab Data kategori Sort & Filter, klik Advanced sehingga muncul kotak dialog Advanced Filter.
ADVANCED FILTER ADVANCED FILTER
• Pada kotak dialog Advanced Filter ada beberapa bagian,
yaitu :• Pada bagian Action, aktifkan Filter the list, in-place
agar hasil penyaringan diletakan pada sheet yang sama. Pilihan Copy to another location digunakan untuk menempatkan hasil penyaringan di tempat lain.• List range, adalah range data asli yang akan disaring,
umumnya sudah terisi.
ADVANCED FILTER ADVANCED FILTER • Klik OK.
ADVANCED FILTER ADVANCED FILTER
- Hasil yang ditampilkan kiranya seperti berikut :
ADVANCED FILTER ADVANCED FILTER
- Untuk menonaktifkan fasilitas Advanced Filter, pada tab Data kategori Sort & Filter, klik Clear.
FORM FORM fasilitas untuk menyunting atau mengedit
- Form adalah
dengan madalahenggunakan kotak dialog khusus, yaitu dialog Form.
• Fasilitas ini sangat berguna untuk menangani proses
entri data dalam suatu tabel data yang kompleks.• Namun pengguna harus menampilkan button Formnya
FORM FORM
- Klik Ofce Button > Excel Options.
FORM FORM
- Ketika muncul kotak dialog Excel Options pilih tab Costumize.
- Pilih Command Not in The Ribbon pada list Choose
Command from, dan pilih button Form pada list button lalu klik Add dan OK.
FORM
FORM
FORM FORM
• Sekarang button Form telah berada di Quick Access Toolbar.
- Cara menggunakan button Form, yaitu : • Pastikan penunjuk cell berada di dalam range data.
• Klik button Form pada Quick Access Toolbar, sehingga
muncul kotak dialog Form dengan nama sesuai dengan
FORM
FORM
FORM FORM
• Perhatikan bahwa pada kotak dialog ini pengguna dapat merubah
setiap Record data dengan mudah.- New – untuk membuat Record baru
- Delete – untuk menghapus Record • Restore – untuk membatalkan perubahan Record • Find Prev – untuk melihat field sebelumnya
- Find Next – untuk melihat field selanjutnya
• Criteria – untuk membatasi Record dengan kriteria
VALIDATION
- Validation adalah fasilitas untuk mengatur keabsahan data.
- Fasilitas ini sangat berguna dalam menangani suatu tabel data yang memiliki Record tetap atau berdasarkan kriteria tertentu.
- Caranya adalah sebagai berikut :
VALIDATION
• Pada file yang sudah sebelumnya dibuat pada slide 19
dan 25, lalu pilih sheet Validation.• Tentukan range data yang akan diberi validasi, sebagai
contoh :• Field NAMA, hanya boleh diisi dengan teks maksimal 25
karakter.• Field JURUSAN, hanya boleh diisi dengan Informatika,
Bisnis dan Akuntansi.
Validation
VALIDATION
- Untuk mengatur validasi feld NAMA, sorot range di bawah feld NAMA, yaitu C5:C20.
- Pada tab Data kategori Data Tools, pilih Data
VALIDATION
- Ketika kotak dialog Validation tampil, pada tab Settings,
bagian Validation Criteria, lakukan pengaturan sebagai berikut :
- Allow : Text Length • Data : Less than or equal to
- Maximum : 25
VALIDATION
VALIDATION
- Tab Input Message digunakan untuk menampilkan informasi singkat atau panduan untuk mengisi Record pada feld NAMA.
VALIDATION
- Tab Error Alert digunakan untuk menampilkan pesan kesalahan saat terjadinya kesalahan dalam proses pengisian data.
VALIDATION
- Tekan OK jika telah selesai • Hasilnya akhirnya tampak seperti berikut ini.
- Jika pengguna pilih sel pada field NAMA, maka
Excel akan menampilkan informasi yang telah pengguna buat sebelumnya.
VALIDATION
VALIDATION
- Jika pengguna salah mengisi data, maka Excel
akan menampilkan pesan kesalahan sesuai dengan aturan yang telah pengguna tentukan sebelumnya.
VALIDATION
- Untuk mengatur validasi JURUSAN, buat terlebih dahulu
tabel Jurusan pada sel C22:C25 lalu isikan dengan Informatika, Bisnis serta Akuntansi.
- Contohnya berikut ini :
VALIDATION
- Sorot range dibawah feld JURUSAN, yaitu E5:E20
- Pilih tab Data kategori Data Tools pilih Data Validation hingga kotak dialog Data Validation tampil.
- Pada tab Settings, bagian Validation Criteria, lakukan pengaturan sebagai berikut :
- Allow : List • Source : =$C$23:$C$25
VALIDATION
VALIDATION • Tekan tombol OK, jika telah selesai.
- Perhatikan hasilnya. Pada Field JURUSAN pengguna hanya dapat emngisid ata dengan memilih dari drop- down menu yang tampil.
VALIDATION
• Untuk mengatur validasi feld BEASISWA, sorot range di
bawah feld BEASISWA yaitu cell F5:F20.• Pada tab Data kategori Data Tools pilih Data Validation,
hingga kotak dialog Data Validation tampil.• Pada tab Settings, bagian Validation Criteria, lakukan
pengaturan sebagai berikut :
- Allow : Date • Data : Between • Minimum : 1/1/2014
VALIDATION
- Tekan tombol OK jika telah selesai.
SUBTOTALS
- Perintah Subtotals digunakan untuk menghitung nilai
subtotal dan grand total (total keseluruhan) data dengan kriteria tertentu.
- Dalam Subtotals ada dua cara untuk menggunakan Sub Totals yaitu Subtotal Tunggal dan Subtotal Bertingkat.
- Subtotal Tunggal digunakan untuk menghitung nilai
subtotal dan grand total berdasarkan satu kriteria saja.
- Caranya adalah sebagai berikut :
- Coba ketikkan data sheet seperti gambar berikut,
untuk mengetahui penggunaan sub totals tunggal pada Excel.
- Pada sheet tersebut terdapat tabel data penjualan laptop selama 1 tahun.
- Misalkan Anda, akan menghitung nilai subtota l
penjualan Laptop tiap Merk Barang , maka urutan data berdasarkan field Merk Barang dengan menggunakan perintah Sort yang telah dibahas sebelumnya.
- Pada tab Data kategori Outline pilih Subtotals • Kotak dialog Subtotals akan ditampilkan . Ada
beberapa pengaturan yang harus dilakukan pada
SUBTOTALS TUNGGAL
- At each change in – untuk memilih nama feld yang dijadikan kriteria perhitungan
- Use function – Untuk memilih fungsi yang digunakan dalam perhitungan subtotal
- Add Subtotal to – Untuk memilih nama feld data yang akan dihitung subtotalnya.
SUBTOTALS TUNGGAL
• Replace current subtotals – Untuk mengganti hasil
perhitungan dengan subtotal yang baru• Page break between groups – untuk menempatkan setiap
kelompok data subtotal pada halaman terpisah saat dicetak dengan printer• Summary below data – untuk menampilkan hasil perhitungan
subtotal di bawah tabel data
- As Example, Anda bisa atur bagian-bagian dalam
kotak dialog tersebut sebagai berikut :
- At each change in : Merk Barang • Use Function : Sum • Add subtotal to : Total • Replace current subtotals : aktif
- Page break between groups : aktif
• Disisi kiri worksheet muncul Outline Bar yang berfungsi
untuk mengatur tampilan data.• Anda dapat mengubahnya dengan menggunakan
tombol + (plus) dan – (minus), atau gunakan tombol 1, 2, dan 3:
- Tombol 1 – untuk menampilkan nilai Grand Total saja
• Tombol 2 – untuk menampilkan nilai SubTotal dan Grand
Total
- Subtotal Bertingkat digunakan untuk menghitung
nilai Subtotal dan Grand Total berdasarkan beberapa kriteria sekaligus.
- So, how is it ?
- Pada Sheet yang sama, hapus subtotal yang telah dibuat sebelumnya dengan menggunakan tombol
Remove All pada kotak dialog Subtotals
- Misalkan Anda akan menghitung nilai Subtotal dan
grand total berdasarkan Merk Barang dan Kota,
maka urutkan data berdasarkan field Merk Barang kemudian Kota dengan menggunakan perintah Sort
• Pada tab Data kategori Outline > Subtotals hingga kotak dialog
Subtotals ditampilkan
• Lakukan pengaturan dalam kotak dialog tersebut sebagai berikut :
- At each change in : Merk Barang • Use Function : Sum • Add subtotal to : Total • Replace current subtotals : aktif
- Page break between groups : aktif
SUBTOTALS BERTINGKAT
- Tampilkan kembali kotak dialog Subtotals lalu atur pengaturannya sebagai berikut :
- At each change in : Kota • Use Function : Sum • Add subtotal to : Total • Replace current subtotals : Non Aktif • Page break between groups : aktif
PIVOT TABLE
- Pivot Table digunakan untuk membuat kesimpulan
dari berbagai sudut pandang suatu tabel dalam Excel.
- Fasilitas ini digunakan terutama pada analisa data yang kompleks.
- So, how is it going? Let’s start ….
berikut :
PIVOT TABLE
- Cara menggunakan fasilitas ini adalah sebagai
PIVOT TABLE
- Klik pada salah satu cell di dalam tabel
- Pada tab
Insert klik PivotTable, hingga muncul kotak dialog Create Pivot Table
PIVOT TABLE
PIVOT TABLE
- Pada bagian Choose the data that you want to
analyze ada 2 pilihan, yaitu :
- Select a table or range : umumnya sudah terisi karena sebelumnya telah menempatkan penunjuk cell pada salah satu cell di dalam tabel
- Use an external data source : data yang akan di
PIVOT TABLE
- Pada bagian Choose where you want the PivotTable
report to be placed, ada 2 pilihan, yaitu :
- New Worksheet : untuk menempatkan report PivotTable pada sheet baru
- Existing Worksheet : untuk menempatkan report
PivotTable pada sheet yang sama dengan memilih
PIVOT TABLE
- Biarkan kotak dialog seperti pada saat muncul lalu klik
OK
- Perhatikan pada Workbook Anda, secara otomatis Excel akan menyisipkan sheet baru yang berisikan beberapa elemen, yaitu :
- Layout PivotTable – Bidang utama Pivot Table
PIVOT TABLE
PIVOT TABLE
- Layout PivotTable yang masih kosong dapat Anda isi dengan cara drag & drop feld-feld yang tersedia dalam
PivotTable Field List ke Area Section yang diinginkan,
yaitu :
- Report Filter – digunakan menyaring seluruh laporan berdasarkan item yang dipilih dalam Report Filter
PIVOT TABLE
- Column Labels – digunakan untuk menampilkan kolom seperti kolom di bagian atas laporan
- Row Labels – digunakan untuk menampilkan kolom seperti baris pada sisi laporan
- Value – digunakan untuk menampilkan akumulasi data numerik
PIVOT TABLE
- As Example :
- Drag feld Jenis Barang ke bagian Report Filter • Drag feld Bulan ke bagian Column Labels • Drag feld Nama Barang ke bagian Row Labels
PIVOT TABLE
PIVOT TABLE
- Sampai dengan pengajaran tahap ini, Anda telah dapat
membuat kesimpulan dari suatu tabel data pada Excel
dengan menggunakan fasilitas PivotTable
- Untuk memperindah tampilan Report PivotTable Anda, di PivotTable Tools Option and Design
PIVOT TABLE
- Sampai dengan pengajaran tahap ini, Anda telah dapat
membuat kesimpulan dari suatu tabel data pada Excel
dengan menggunakan fasilitas PivotTable
- Untuk memperindah tampilan Report PivotTable Anda, di PivotTable Tools Option and Design
PIVOT TABLE
digunakan untuk membuat
- Pivot Chart
kesimpulan berbentuk grafk pada suatu tabel dalam Excel
• Fasilitas ini digunakan terutama pada analisa
data yang kompleks
• PivotCharts berhubungan erat dengan PivotTable
karena PivotChart mengambil data dari PivotTable
yang telah dibuat sebelumnya- Sehingga, setelah Anda selesai membuat
PivotTable tadi, Anda dapat langsung membuat PivotTable tadi, Anda dapat langsung membuat PivotChart
- Pada PivotTable Tools tab Options kategori Tools
pilih PivotChart
- Kotak dialog Insert Chart ditampilkan, pilih jenis grafik yang Anda inginkan lalu klik OK.
• Grafik ditampilkan, Anda dapat memindahkan dan
mempercantiknya seperti yang telah dijelaskan sebelumnya dengan tools pada PivotChart Tools
CONDITIONAL FORMATING CONDITIONAL FORMATING
- INTRODUCTION
Lets Imagine you have a spreadsheet with thousands of
Lets Imagine you have a spreadsheet with thousands of
rows of data. It would be extremely difcult to see
rows of data. It would be extremely difcult to see
patterns and trends just from examining the raw data.
patterns and trends just from examining the raw data.
Excel gives us several tools that will make this task
Excel gives us several tools that will make this task
easier. One of these tools is called Conditional
easier. One of these tools is called Conditional
Formatting. With Conditional Formatting, you can apply
Formatting. With Conditional Formatting, you can apply
formatting to one or more cells based on the value of
formatting to one or more cells based on the value of
CONDITIONAL FORMATING CONDITIONAL FORMATING
- Highlight Cell Rules
- This rule
highlight specific cells based on your option choice.
• For example, you can choose for Excel to highlight
cells that are greater than, less than, or equal to number, and between two numbers.
• Also, you can choose for Excel to highlight cells
that contain specific text, including a specific date
• If you choose this option, a dialog box will appear,
CONDITIONAL FORMATING CONDITIONAL FORMATING
- Langkah awal untuk mencoba menggunakan Highlight Cells Rules adalah buat data terlebih dahulu, seperti berikut ini :
- Anda boleh mempercantik tampilan tabel sesuai keinginan Anda.
CONDITIONAL FORMATING CONDITIONAL FORMATING
CONDITIONAL FORMATING CONDITIONAL FORMATING
- Pilih tab Home,
lalu pada group styles pilih Conditional Formatting
- Klik Greater Than
CONDITIONAL FORMATING CONDITIONAL FORMATING
- Isi kan nilai 300 di field Format Cells that are
Greater Than dan,
- Pada field sebelahnya pilih Light Red Fill with
Dark Red Text
- Lalu tekan OK
CONDITIONAL FORMATING
CONDITIONAL FORMATING
CONDITIONAL FORMATING CONDITIONAL FORMATING
- Top/Bottom Rules
- This conditional formatting option highlights cell
values that meet specific criteria, such as top or bottom 10 percent, above average, and below average.
- If you choose this option, a dialog box will appear,
CONDITIONAL FORMATING CONDITIONAL FORMATING
- Caranya : dengan menggunakan sheet yang
sebelumnya, pada tab Home pilih group Style
- Kemudian pilih
Conditional Formatting , lalu klik Top or Bottom Rules
- Sebagai contoh
pilih Below Average. Ini untuk menunjukkan perbedaan warna yang akan dimiliki
CONDITIONAL FORMATING CONDITIONAL FORMATING
- Ini adalah jendela Below Average • Pada field for the selected range with, pilih
Yellow Fill with Dark Yellow Text
- Lalu Tekan
OK
CONDITIONAL FORMATING
CONDITIONAL FORMATING
CONDITIONAL FORMATING CONDITIONAL FORMATING
- Data bars
- This is an interesting option that formats the
selected cells with colored bars
• The length of the data bar represents the value in
the cell
tambahkan data tersebut berikut ini : Salesperson Region Account Order Amount Haveria, Luiz South 54393 2600 Doe, Jane East 65532 350 Haveria, Luiz South 55667 155
CONDITIONAL FORMATING CONDITIONAL FORMATING
- Caranya sebagai berikut :
- Dengan menggunakan data yang sebelumnya,
CONDITIONAL FORMATING
CONDITIONAL FORMATING
CONDITIONAL FORMATING CONDITIONAL FORMATING Langkahnya adalah :
- Blok cell yang dijadikan untuk dimunculkan data
bars-nya,
- Kemudian pada tab Homepilih group Styles, lalu
pilih Conditional Formatting pilih Data bars
CONDITIONAL FORMATING
CONDITIONAL FORMATING
CONDITIONAL FORMATING
CONDITIONAL FORMATING
CONDITIONAL FORMATING CONDITIONAL FORMATING
- Color Scales
- This option applies a two- or three-color gradient
to the cells
- Diferent shades and colors represent specific
values
CONDITIONAL FORMATING CONDITIONAL FORMATING
- Caranya :
• Blok cell yang dijadikan untuk dimunculkan data
bars-nya,
• Kemudian pada tab Homepilih group Styles, lalu
pilih Conditional Formatting pilih Color Scales
CONDITIONAL FORMATING
CONDITIONAL FORMATING
CONDITIONAL FORMATING CONDITIONAL FORMATING
CONDITIONAL FORMATING CONDITIONAL FORMATING
- To Manage Conditional Formatting Rules
- Click the Conditional Formatting Command • Select Manage Rules from the Menu. The
Conditional Formatting Rules Managing Dialog Box Will Appear
CONDITIONAL FORMATING CONDITIONAL FORMATING
- To Remove Conditional Formatting Rules
- Click the Conditional Formatting Command • Select Clear Rules. A cascading menu appears.
- Choose to clear rules from the entire worksheet or
the selected cells
EXERCISE
EXERCISE
EXERCISE EXERCISE
• Hitunglah rata rata dari setiap Mahasiswa
tersebut!
- Syarat :
a. Jika rata-rata 0 – 50 : maka warna merah
b. Jika rata-rata 51 - 60 : maka warna biru langit
c. Jika rata-rata 61 – 70 : maka warna hijau
EXERCISE EXERCISE
- Output :
END OF FILE END OF FILE
- THANK YOU …
- MERCI …
- ARIGATO GAZAIMASU …
SUMBER SUMBER
• Bagian Pengembangan pegawai. 2011. Modul Pembelajaran
Microsoft Excel 2007 Tingkat Pemula dan Menengah. Bagian Pengembangan Setditjen Perbendaharaan
• Rahayu, Raddini Gusti. 2008. Working with Microsoft Excel
2007. Microsoft User Group Indonesia