BAB IV KETATAUSAHAAN SEKOLAH A. Tata Usaha Sebagai Tenaga Kependidikan Sekolah 1. Pengertian Tata Usaha - KETATAUSAHAAN DI SEKOLAH

BAB IV KETATAUSAHAAN SEKOLAH A. Tata Usaha Sebagai Tenaga Kependidikan Sekolah

  1. Pengertian Tata Usaha

  Ditinjau dari sudut asal usul kata (etimologis), maka ADMINISTRASI berasal dari Bahasa Latin yaitu Ad+Ministrare. Ad berarti intensif, sedangkan Ministrare berarti melayani, membantu, dan memenuhi atau menyediakan (Husaini Usman, 2006).Menurut The Lian Gie (2000), tenaga tata usaha memiliki tiga peranan pokok yaitu: (1) melayani pelaksanaan pekerjaan- pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi, (2) menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat, dan (3) membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

  2. Tugas-tugas TU

  Pengalaman dan sertifikat pendidikan (ijazah) sangat menentukan dalam kerja mereka. Dan mereka bekrja pada disiplin ilmu mereka masing-masing. Sementara aktifitas . semua staf TU di sekolah-sekolah di Indonesia tampaknya harus bisa bekerja di semua bidang yang ditugaskan oleh kepala sekolah dan kepala TU. Mereka bertugas dalam berbagai bidang, baik bekerja sama dengan kepala sekolah dan guru atau mereka bekerja sendiri. Tugas mereka meliputi, membantu proses belajar mengajar, urusan kesiswaan, kepegawaian, peralatan sekolah, urusan infrasturcture sekolah, keuangan, bekerja di laboratorium, perpustakaan dan hubungan masyarakat (Sumber: hasil rapat Kepala Tata Usaha di Bogor: 1996).

  Mill dan Standingford (1982) menyebutkan delapan tugas tenaga administrasi yaitu:

  1) menulis surat 2) membaca 3) menyalin (menggandakan) 4) menghitung 5) memeriksa 6) memilah (menggolongkan dan menyatukan) 7) menyimpan dan menyusun indeks dan 8) melakukan komunikasi (lisandantertulis).

  Menurut Nansen School, Birm, UK, 2001 Fungsi staff TU adalah menangani urusan administrasi yg dibagi menjadi 4 bagian:

  1. School assistant

  2. Clerical assistant

  3. Finance assistant dan

  4. General assistant

3. Tugas Pokok Dan Fungsi Tenaga Administrasi Sekolah

  Keputusan Dirjen Dikdasmen No. 260 dan 261 Tahun 1996 Tugas pokok Kepala Tata Usaha sebagai berikut :

  a) Menyusun program kerja tata usaha sekolah

  b) Pengelolaan keuangan sekolah

  c) Pengurusan adminstrasi ketenagaan dan sisswaUU

  d) Pembinaan dan pengembangan karier pegawai tata usaha sekolah

  e) Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah

  f) Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah

  g) Mengkoordinasikan dan melaksanakan 7 K

  h) Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan, pengurusan ketatausahaan secara berkala Tugas Pokok dan Fungsi Tenaga Administrasi Sekolah

a. Tugas pokok urusan administrasi

  Melaksanakan Ketatata Usahaan Sekolah dan bertanggung Jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut : b) Pengelolaan keuangan sekolah

  c) Pengurusan administrasi ketenagaan dan siswa

  d) Pembinaan dan pengembangan karier pegawai tata usaha sekolah

  e) Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah

  f) Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah

  g) mengkoordinasikan dan melaksanakan 7 K

  h) Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan, pengurusan ketataushaan secara berkala.

b. Tugas Pokok Bendaharawan Sekolah

  Melaksanakan seluruh Administrasi Keuangan Sekolah, meliputi keuangan rutin/UYHD/BOPS, Dana BOS, Dana Komite Sekolah dan Dana dari sumber lainnya, bertanggung jawab langsung kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut:

  a) Menyimpan Dokumen, Rekening Giro atau Bank Keuangan sekolah

  b) Mengajukan Pembayaran

  c) Membuat Laporan Penggunaan Keuangan BOPS, BOS, Komite Sekolah dan sumber lainnya.

  d) Melaksanakan Pengambilan dan Pengembalian serta pembayaran Keuangan Negara sesuai petunjuk.

  e) Menyimpan arsip/dokumen dan SPJ Keuangan

  f) Membuat Laporan posisi anggaran (daya serap)

  g) Membuat Lembar Hasil Waskat

  h) Menjadi/ melaksanakan tugas kebendaharan dari setiap kepanitiaan yang dibentuk sekolah. i) Membentuk Keuangan berdasarkan sumber keuangannya pada buku kas umum, pembantu dan tabelaris.

c. Tugas pokok urusan inventarisasi dan perlengkapan

  Melaksanakan Administrasi Inventarisasi dan Kelengkapan sekolah bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

  a) Mencatat Penerimaan Barang Inventaris dan Non Inventaris

  b) Mengisi Buku Induk Inventaris

  c) Mengisi Buku Golongan Inventaris

  d) Membuat Buku Penerimaan dan Pengeluaran Barang Non Inventaris

  e) Membuat Buku Pengeluaran / Penggunaan Barang Inventaris

  f) Membuat Kode / Sandi pada Barang Inventaris

  g) Membuat Laporan Keadaan Barang Inventaris

  h) Mengisi Kartu Barang i) Membuat Berita Acara Penghapusan Barang Inventaris j) Menyimpan Dokumen Kepemilikan Barang-barang Inventaris dan dokumen lainnya k) Membuat Daftar kebutuhan Sarana atau Prasarana atau ruang l) Membuat Daftar Pengumuman Barang Inventaris pada setiap ruangan.

  d. Tugas Pokok Urusan Adminstrasi Kepegawaian

  Melaksanakan Administrasi Kepegawaian, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

  a) Mengisi Buku Induk Pegawai

  b) Membuat DUK, R7/R6(F-3) dan DSO (F-1,2) guru atau pegawai

  c) Membuat Daftar Prediksi Kenaikan Tingkat atau Golongan gaji Berkata Guru/Pegawai

  d) Membuat dan mengajukan berkas usul permohonan kenaikan Gaji Berkala Guru atau Pegawai

  e) Membuat Daftar hadir Guru dan Pegawai

  f) Menyimpan Berkas data atau arsip Kepegawaian

  g) Membuat SK Pembagian Tugas dan Surat Tugas

  h) Membuat Daftar Gaji i) Membuat Daftar Pembayaran Honorarium dan Kesejahteraan

  e. Tugas Pokok Urusan Adminstrasi Kesiswaan

  Melaksanakan Administrasi Kesiswaan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

  a) Membuat Daftar Nomor Induk Siswa

  b) Mengisi Buku Klaper Siswa

  c) Mengisi Buku Induk Siswa

  d) Mengisi Buku Mutasi Siswa

  e) Membuat Daftar Keadaan Siswa

  f) Membukukan Daftar Keadaan Siswa

  g) Membukukan Daftar Siswa perkelas

  h) Mencatat Pendaftaran Siswa Baru i) Membuat usulan peserta ujian j) Menyimpan daftar Lulusan k) Menyimpan Daftar Penerimaan atau penyerahan STTB l) Menyimpan Daftar kumpulan nilai (leger) m) Menyediakan Blanko Pemanggilan Orang Tua Siswa n) Membuat Surat Keterangan dan surat mutasi siswa o) Menyediakan Blanko izin keluar masuk kelas p) Mengisi papan data keadaan siswa

f. Tugas Pokok Urusan Adminstrasi persuratan

  a) Membuat Nomor Agenda Surat Masuk dan keluar

  b) Mengisi Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar

  c) Mengangandakan/tikrey surat atau dokumen sekolah

  d) Mengisi Buku Ekspedisi

  e) Menyimpan Arsip dan menyampaikan surat

  f) Memelihara dan menata kearsipan dan dokumen surat keputusan, laporan dan lainnya.

  g) Membantu kelancaran administrasi sekolah

  h) Membuata Administrasi Bendahara i) Membuat Administrasi Kepegawaian j) Menyimpan dan menjaga kerahasiaan data-data sekolah

  Melaksanakan Administrasi Persuratan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

  Melaksanakan Administrasi Perpustakaan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

  a) Mengisi buku induk Perpustakaan dan Buku Paket

  b) Membuat Nomor / Kode Klasifikasi Buku

  c) Membuat Buku Pengunjung Perpustakaan

  d) Membuat Kelengkapan Kartu, Date due slip, Katalog anggota Peminjam

  e) Membuat Statistik/Grafik Pengunjung dan peminjam

  f) Membuat Laporan Keadaan Buku

  g) Membuat Daftar pengunaan barang inventaris di perpustakaan

h. Tugas Pokok Pengelola Laboratorium

  Melaksanakan Administrasi Laboratorium, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

  a) Mencatat / Membukukan barang-barang laboratorium

  b) Menyediakan Buku Penggunaan barang lab

  c) Membuat daftar penggunaan laboratorium

  d) Melayani kebutuhan alat-alat praktikum

  e) Menata, menjaga, dan merawat alat-alat lab

  f) Membuat daftar laporan keadaan dan mutasi alat-alat

  g) Membuat daftar kebutuhan bahan pratikum

i. Tugas Pokok Pembantu/Penjaga sekolah

  Melaksanakan Kegiatan kebersihan dan pengamanan sekolah, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

  a) Menjaga dan melaksanakan kebersihan ruang seluruh bangunan sekolah, b) Membantu menyediakan kebutuhan guru/pegawai

  c) Menyiapkan air minum

  d) Mencuci dan menyimpan alat-alat minum dan makan f) Kebersihan WC Siswa

  g) Kebersihan WC Guru dan Kepala Sekolah

  h) Melaksnakan piket malam

B. PERANAN GURU DALAM KETATA USAHAAN SEKOLAH

  Peranan guru dalam ketatausahaan adalah sebagai berikut:

  1. Terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam memberi layanan

  2. Menghimpun, mencatat, mengolah, mnggandakan, mengirim, menyimpan dan menemukan kembali berbagai keterangan yang berkenaan maupun yang menunjang penyelenggaraan dan pendidikan disekolah

  3. Membantu perkembangan lembaga persekolahan dengan memberikan masukan-masukan yang bersifat inovatif dan kreatif dalam meningkatkan kualitas pelayanan sekolah, baik secara ekternal maupun internal. Peran guru dalam ketata usahaan sekolah adalah sebagai berikut: 1) Merencanakan penggunaan ruang-ruang di sekolah 2) Merumuskan kebijakan tentang pembagian tugas mengajar guru-guru 3) Menyelidiki buku-buku sumber bagi guru dan buku-buku pelajaran bagi murid-murid 4) Berperan dalam hal surat-menyurat di lingkungan sekolah 5) Berperan sebagai penerima, penyortir, pencatat, pengarah, pengolah, peñata arsip pada proses surat menyurat.

  Peran guru dalam bidang administrasi tatalaksana (tatausaha) sekolah, antara lain: a. Membantu penyusunan kalender sekolah.

  b. Berpartisipasi dalam rapat-rapat sekolah.

  c. Menyusun peraturan dan penyelenggaraan perpustakaan sekolah.

  d. Berpartisi dalam program kesejahteraan guru dan pegawai (masalah gaji, e. Berpartisipasi dalam kegiatan upacara sekolah.

  f. Membantu kelancaran ketata usahaan sekolah.

  Ada beberapa hal yang bisa dilakukan oleh seorang guru dalam hal ke-tata usaha-an di sekolahnya di antaranya:

  1. Pencatatan Murid

  Pencatatan terhadap siswa ini terutama adalah siswa baru-siswa perkelas- persemester-dan yang mengulang kelasnya, pindahan, serta jumlah siswa yang keluar karena lulus atau bahkan karena drop out. Dengan pencatatan inilah maka dengan mudah diketahui jumlah siswa dan perkembangannya pada setiap tahun ajaran. Di samping itu tugas lainnya adalah pencatatan daftar hadir siswa, dalam rangka untuk menghitung keaktifan siswa dan partisipasinya dalam kerjasama dan sebagai alat kontrol dalam menegakkan tata tertib sekolah. Dan yang terpenting adalah data tentang prestasi muridnya. Untuk dapat melihat kemajuan atau kemunduran dengan segera dapat dilihat dari dokumentasi siswa tersebut. Semua hasil pencatatan ini diperlukan sekali sebagai bahan laporan yang nyata kepada atasannya. Oleh karena itu tidak boleh hilang atau rusak. Dokumentasi ini bisa juga sebagai bahan laporan untuk orang tua siswa.

  2. Pencatatan tentang Guru

  Data tentang keadaan guru harus dicatat dengan baik, terutama tentang jumlah, data pribadi, masa kerja, dan bahan untuk usulan kenaikan pangkatnya dan gaji berkala. Demikian pula kehadiran guru melaksanakan tugas sebagai pegawai, terutama PNS, yang sangat berguna untuk pembinaan guru itu selanjutnya. Pada gilirannya nanti semua data itu akan berguna sebagai bahan bimbingan, perencanaan, pengawasan, koordinasi dan pendidikannya. Data yang dicatat dengan rapi dan lengkap akan sangat menunjang untuk mengatasi masalah yang dialami sekolah maupun pribadi guru itu sendiri. Data yang lengkap akan memberikan petunjuk untuk mengambil keputusan bagi kepala sekolah.

  3. Pencatatan Proses Belajar Mengajar (PBM) Pengaturan proses belajar mengajar pun harus dilakukan dengan tertib.

  Hal ini akan mempengaruhi bagi kelancaran proses pendidikan di sekolahnya.

  4. Penertiban Buku-buku Tata Usaha

  Mengingat kegiatan komunikasi lembaga pendidikan baik secara lisan maupun tertulis dengan pihak luar dan dalam lembaga pendidikannya. Komunikasi dalam bentuk tertulis dilaksanakan melalui surat, telegram, nota, dan lain-lain. Sehingga perlu penertiban surat-menyurat ini, baik surat masuk maupun surat keluar. Buku-buku tata usaha di antaranya ;

  Buku agenda Buku arsip Buku ekspedisi

  Masih banyak kesempatan lain yang mengharuskan guru ikut berperan atau terlibat dalan administrasi sekolah, terutama berkaitan dengan tata usaha sekolah, Beberapa di antaranya ialah:

  Merencanakan penggunaan ruang-ruang di sekolah Merumuskan kebijakan tentang pembagian tugas mengajar guru-guru Menyelidiki buku-buku sumber bagi guru dan buku-buku pelajaran bagi murid-murid Berperan dalam hal surat-menyurat di lingkungan sekolah. Berperan sebagai penerima, penyortir, pencatat, pengarah, pengolah, peñata arsip pada proses surat menyurat. Peran Guru dan Petugas Perpustakaan Sekolah dalam Pengelolaan Perpustakaan Sekolah adalah sebagai berikut :

1. Peran guru dalam pengelolaan perpustakaan sekolah

  Menurut Zulaiman (2009) peran guru dalam pengelolaan perpustakaan sekolah, yaitu: a. Menyediakan informasi bahan ajar dan mengupayakan darimana dan bagiamana cara memperoleh sumber-sumber belajar tersebut.

  Jika guru tidak melakukan perannya dengan baik, maka hal itu akan menjadi salah satu penghambat pemanfaatan perpustakaan sekolah,

  b. guru sebagai kunci pembuka perpustakaan artinya apabila guru tidak berupaya memotivasi peserta didik untuk memanfaatkan bahan pustaka maka pesrta didik tidak tertarik dan berminat terhadap perpustakaan sekolah, dan c. Sebagai fasilitator karena guru mengetahui secara pasti sumber sumber buku apa saja yang dibutuhkan oleh siswa. Peran guru sebagai fasilitator diantaranya adalah kewajiban untuk dapat menyediakan informasi bahan ajar dan mengupayakan darimana dan bagiamana cara memperoleh sumber-sumber belajar tersebut kepada penyelenggara perpustakaan atapun ke level kepala sekolah.

  

2. Peran petugas perpustakaan sekolah dalam pengelolaan

perpustakaan sekolah

  Menurut Bafadal (1991: 177) peran kepala perpustakaan sekolah, yaitu: a. Membuat perencanaan pembinaan dan pengembangan perpustakaan sekolah yang biasanya dibuat pada setiap awal tahun ajaran baru,

  b. mendayagunakan semua sumber yang ada baik sumber manusia maupun sumber material.

  c. mengadakan koordinasi dan pengawasan terhadap semua kegiatan d. apabila dalam melaksanakan tugasnya kepala perpustakaan sekolah dibantu oleh beberapa orang staf maka ia bertanggung jawab atas pembinaan semua anggota stafnya,

  e. membuat kebijaksanaan-kebijaksanaan tertentu sehubungan dengan pembinaan dan pengembangan perpustakaan sekolah, f. mengadakan hubungan kerja sama dengan pihak-pihak luar khususnya dengan perpustakaan sekolah lainnya dalam beberapa hal seperti kerja sama dalam pengadaan bahan-bahan pustaka, memecahkan masalah-masalah pengelolaan, dan kerja sama menyelenggarakan pameran buku,

  g. mengadakan penilaian terhadap penyelenggaraan perpustakaan sekolah.

  Menurut Bafadal (1991: 178—180) peran staf perpustakaan sekolah, yaitu: 1) Peran petugas pelayanan teknis atau “processing”, yaitu:

• Merncanakan dan melakukan pengadaan bahan-bahan pustaka sesuai dengan kebutuhan,
• menginventarisasikan bahan-bahan pustaka ke dalam buku induk atau buku inventaris,
• mengklasifikasi bahan-bahan pustaka menurut sistem klasifikasi tertentu.
• mengkatalog buku-buku perpustakaan sekolah,
• membuat tabel buku atau “call number”,
• membuat perlengkapan buku seperti kartu buku, catalog buku, dan slip tanggal, • menyusun bahan-bahan pustaka menurut aturan yang berlaku.

  2) Peran petugas pelayanan pembaca, yaitu: