ANALISA SISTEM PERSEDIAAN DAN PENJUALAN
“ANALISA SISTEM PERSEDIAAN DAN PENJUALAN DI TOKO DUNIA CAT”
ABSTRAKSI
Penelitian ini dilakukan pada Toko Dunia Cat yang menjual produk cat di mana dalam setiap
transaksinya Toko Dunia Cat sering kehabisan barang dan pada sistem penjualannya masih menggunakan
sistem manual setiap transaksinya. Tujuan penelitian yang dilakukan pada Toko Dunia Cat untuk
mengetahui, menemukan dan memberikan solusi atas masalah yang sering terjadi di toko tersebut.
Penelitian ini merupakan penelitian analisis deskriptif dengan menggunakan data kualitatif dari internal,
maka dengan dilakukannya penelitian ini, kondisi alur bisnis di toko tersebut dapat dievaluasi dan dapat
mendesain sistem terbaru. Penelitian menunjukkan hasil berupa sistem yang ada pada Toko Dunia Cat
mengenai sistem pencatatan barang di gudang ternyata tidak tertata dengan baik. Akibatnya, karyawan
toko sering mengalami out of stock atau kehabisan barang saat permintaan sedang tinggi. Selanjutnya,
peneliti melakukan perbaikan sistem informasi untuk perbaikan barang sebagai solusi untuk memecahkan
masalah serta meningkatkan sistem pengendalian barang agar dapat mengurangi kerugian pada Toko
Dunia Cat.
Kata Kunci : Sistem, Persediaan, Penjualan, Toko Dunia Cat
Pendahuluan
Persediaan
dapat
diartikan
sebagai barang-barang yang disimpan
untuk digunakan atau dijual pada masa
atau periode yang akan datang (Ristono,
2009). Sistem informasi persediaan
dapat meperoleh informasi yang rinci
tentang item-item barang yang tersedia,
dari mana suppliernya, kondisi barang
dan jumlah barang rusak, kadaluarsa
maupun jumlah order. (Oetomo, 2002).
Toko Dunia Cat menjadi objek
yang akan diteliti. Toko Dunia Cat
terletak di daerah Padurenan, Bantar
Gebang, Bekasi. Toko Dunia Cat masih
menerapkan sistem persedian dan
sistem penjualan yang konvensional.
Saat ada aktivitas aktivitas penjualan,
toko tersebut sering mengalami
kehabisan persediaan barang. Hal ini
sering menjadi kendala pada toko
tersebut dalam melayani kustomer.
Kondisi ini dapat menjelaskan bahwa
pencatatan barang di Toko Dunia Cat
tidak dilakukan dengan baik.
Berdasarkan masalah yang telah
ditemukan, oleh sebab itu peneliti
melakukan
analisa
pada
sistem
persediaan dan sistem penjualan
kemudian mebuat desain sistem terbaru
yang menjadi usulan pada sistem di
Toko Dunia Cat. Sistem dan desain
sistem terbaru menjadi solusi atas
masalah yang sering terjadi di toko
tersebut.
Metode Penelitian
Penelitian dilakukan dengan
digunggunakan data primer. Data-data
yang digunakan didapatkan dengan cara
mengobservasi
dan
melakukan
wawancara dengan pemilik toko dunia
cat. Data yang akan dianalisis dan
dibuatkan desain sistem jika data sudah
tepenuhi. Metode yang digunakan yaitu
SDLC. Pembuatan analisis dan desain
sistem terbaru juga membutuhkan
kelebihan serta kekurangan yang ada di
toko dunia cat. Hasil penelitian serta
analisis
sistem
kemudian
akan
menghasilkan kesimpulan serta saran
yaang telah dibuat oleh peneliti.
Kesimpulannya
berisi
keunggulan
sistem terbaru yang telah di rancang dan
saran berisi solusi serta rekomendasi
peneliti untuk sistem di toko dunia cat
pada masa yang akan datang.
Hasil dan Pembahasan
Kegiatan persediaan barang
pada toko dunia cat dapat dilihat dari
gambar 1. Alur persediaan barang
dimulai
dengan
karyawan
toko
melakukan
pengecekan
terhadap
persediaan barang kemudian melakukan
pencatatan barang yang kosong.
Karyawan toko melaporkan kepada
pemilik toko dan selanjutnya melakukan
pemesanan dengan mmberikan daftar
pesanan kepada supplier. Pemilik toko
selalu menelepon atau mengirim pesan
kepada
supplier
dalam
proses
pemesanan barang. Barang tidak selalu
datang di hari yang sama dengan
pemesanan. Waktu pemesanan dengan
waktu barang datang biasanya selisih 2
hari sampai 3 hari. Saat barang tiba,
supplier memberikan faktur pesanan
kepada pemilik toko, selanjutnya
pemilik toko mengecek faktur untuk
mencocokkan
dengan
daftar
pesanannya. Jika sudah benar baik
faktur maupun daftarnya, maka barang
diterima dan dipindahkan ke dalam
toko.
Tidak
terdapat
gudang
penyimpanan di toko dunia cat, yang
ada hanya display toko. Jadi, pelanggan
bisa langsung melihat semua barang
saat datang ke toko. Karyawan toko
membantu
memindahkan
barang
pesanan untuk diletakkan ke dalam
toko. Tidak ada pencatatan saat barang
baru telah datang, melainkan hanya
pengecekkan yang dilakukan oleh
pemilik toko. Faktur yang diterima tidak
dibuang begitu saja oleh pemilik,
melainkan dikumpulkan untuk dijadikan
arsip. Pembayaran barang pesanan tidak
dilakukan di hari yang sama, melainkan
pada tanggal jatuh tempo pembayaran,
jadi pemilik mempunyai waktu lebih
untuk melunasi tagihan barang pesanan.
Gambar 1. Proses Sistem Persediaan Toko Dunia Cat
Dari gambar 2, sistem penjualan toko
dunia cat masih manual. Pemilik toko
maupun karyawan toko mempunyai
jobdesk lebih dari 1. Pemilik dapat
merangkap sebagai pelayan dan kasir,
begitu juga karyawan toko. Penjualan di
toko dunia cat berlangsung secara
tradisional yaitu pelanggan memberi
tahu barang yang akan dibeli, kemudian
karyawan mengambil barang yang ada
di display, selanjutnya mencocokkan
barang dengan permintaan customer
langsung ke kustomernya sendiri. Jika
sudah benar pilihan customer, karyawan
langsung menyiapkan barang serta
membuat nota untuk diserahkan kepada
customer. Walaupun barang dapat
terlihat oleh customer, bukan berarti
customer dapat mengambil secara
langsung barang yang di butuhkan,
melainkan tetap karyawan toko yang
mengambil
barang
pesanan.
Selanjutnya,
customer
melakukan
pembayaran dengan karyawan toko juga
secara manual, dengan uang tunai.
Gam
bar 2. Proses Sistem Penjualan Toko Dunia Cat
Evaluasi aktivitas di Toko Dunia Cat
Proses persediaan barang dan
proses penerimaan barang pada toko
dunia cat dapat terlihat pada gambar 1
dan 2. Dapat terlihat bahwa kegiatan
yang ada dalam toko dunia cat masih
bersifat manual. Pemilik toko yang
sekaligus berperan menjadi manajer dan
karyawan toko mencatat segala bentuk
transaksi namun hanya dengan tulisan
manual namun tidak mencatat barang
yang masuk.
Kekurangan yang ada pada toko
dunia cat yaitu, tidak ada pencatatan
untuk barang masuk, namun untuk
barang yang keluar atau barang yang
dibeli pemilik toko masih mencatat
dalam berupa kwitansi atau bon.
Pemilik toko juga tidak memiliki
catatan barang yang keluar dari gudang
untuk ke kasir pemilik sering
mengalami ketidaktersedian barang
yang dijual, akibatnya pemilik toko
akan kehilangan untuk mendapatkan
laba.
Usulan Perbaikan Sistem
Saat terjadi proses transaksi
penjualan ,penjual menerima pesanan
pelanggan
kemudian
melakukan
pengecekkan ketersediaan barang pada
database
barang,
apabila
tidak
tersedianya barang maka proses
transaksi dihentikan sedangkan jika
tersedia maka transaksi dihentikan. Dari
proses pengecekkan ketersediaan, sang
penjual dapat mengetahui data-data
barang pada
gudang.
Gambar 3. Usulan Sistem Proses Penjualan Toko Dunia Cat
Bentuk diagram konteks dari sistem
penjualan barang di Toko Dunia Cat
seperti gambar 4 berikut :
Ga
mbar 4. Diagram konteks sistem penjualan di
Toko Dunia Cat
Ga
mbar 5. Diagram zero sistem penjualan di
Toko Dunia Cat
Bentuk diagram zero sistem
penjualan
di
toko
dunia
cat
digambarkan dengan gambar 5.
Dari gambar 6, dapat terlihat
bahwa saat barang dari pemasok tiba,
yang banyak melakukan pekerjaan
hanyalah karyawan bagian gudang.
Karyawan harus mencatat manual dan
melakukan pengecekkan terhadap faktur
dan barang kemudian bagian kasir juga
harus mengecek faktur barang agar
tidak terjadi kesalahan pada nantinya.
Setelah mendapatkan daftar barang
yang baru datang, karyawan gudang
menginput data tersebut ke dalam basis
data yang nantinya akan berguna untuk
menginformasikan persediaan barang.
Gambar 6. Usulan Proses Penerimaan Barang Toko Dunia Cat
Bentuk diagram konteks dari sistem
penjualan barang di Toko Dunia Cat
seperti gambar 7 berikut :
Gambar 7. Diagram konteks sistem
penerimaan barang di Toko Dunia Cat
Bentuk diagram zero sistem
penerimaan barang di Toko Dunia Cat
digambarkan dengan gambar 8.
penerimaan di Toko Dunia Cat
Gambar
8.
Diagram
zero
sistem
Gambar 9. Diagram E-R
Diagram e-r disajikan untuk melengkapi
hasil perancangan sistem persediaan
barang yang baru.
No.
1
2
Solusi untuk mengatasi masalah yang
ada pada Toko Dunia Cat, disusun
dalam tabel berikut.
Tabel 1. Rangkuman Evaluasi dan Usulan Perbaikan Sistem
Hasil Evaluasi
Usulan Perbaikan
Manfaat
Aktivitas yang ada Toko harus menggunakan sistem yang Informasi
yang
pada toko belum modern seperti komputerisasi
untuk dibutuhkan diperoleh
modern
memudahkan setiap aktivitas pada toko.
secara akurat
Tidak
adanya Toko harus mencatat secara lengkap setiap Supaya
jumlah
pencatatan
baik menerima faktur dan barang yang masuk.
persediaan dan faktur
faktur
penerimaan
yang diterima dapat
barang ataupun stok
barang yang baru
datang
diinformasikan dengan
jelas
Kesimpulan dan Saran
Saran
Berdasarkan uraian yang telah
dikemukakan diatas maka dapat
disimpulkan bahwa pada toko dunia cat
terdapat beberapa kelemahan, yaitu
tidak ada system pencatatan dari barang
keluar maupun barang yang masuk dari
pemasok, sehingga system persediaan
barangnya belum terintegrasi dengan
baik. Selain itu faktur yang diterima
hanya disimpan menjadi arsip. Dari
penelitian yang dilakukan dihasilkan
perancangan database untuk system
persedian barang pada toko dunia cat,
agar memiliki jumlah barang digudang
yang terbaru.
Berikut adalah saran yang dapat
diberikan setelah melakukan penelitian
system persediaan barang terhadap toko
dunia cat:
1. Pada penelitian ini kami
menyarankan agar pemilik took
dunia cat menggunakan database
untuk mengetahui persedian dari
barang-barang yang dijual.
2. Setelah ada database, database
tersebut harus selalu diperbarui
dan dikelola dengan baik.
Daftar Pustaka
Muslihudin, Muhamad dan Oktafianto.2016.Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
Menggunakan Model Terstruktur dan UML.Yogyakarta : Penerbit Andi
Suryajaya, Daniel Damaris Novarianto.2017.Desain sistem Informasi Persediaan
Barang Pada Toko Grosir Anita.UG JURNAL. Volume 11, nomor 9. Universitas
Gunadarma : Depok
Sawitri, Dewi.2008.Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang
“Electrolux Authorized Service CV. Momentum Teknik”.Universitas Gunadarma :
Depok
ABSTRAKSI
Penelitian ini dilakukan pada Toko Dunia Cat yang menjual produk cat di mana dalam setiap
transaksinya Toko Dunia Cat sering kehabisan barang dan pada sistem penjualannya masih menggunakan
sistem manual setiap transaksinya. Tujuan penelitian yang dilakukan pada Toko Dunia Cat untuk
mengetahui, menemukan dan memberikan solusi atas masalah yang sering terjadi di toko tersebut.
Penelitian ini merupakan penelitian analisis deskriptif dengan menggunakan data kualitatif dari internal,
maka dengan dilakukannya penelitian ini, kondisi alur bisnis di toko tersebut dapat dievaluasi dan dapat
mendesain sistem terbaru. Penelitian menunjukkan hasil berupa sistem yang ada pada Toko Dunia Cat
mengenai sistem pencatatan barang di gudang ternyata tidak tertata dengan baik. Akibatnya, karyawan
toko sering mengalami out of stock atau kehabisan barang saat permintaan sedang tinggi. Selanjutnya,
peneliti melakukan perbaikan sistem informasi untuk perbaikan barang sebagai solusi untuk memecahkan
masalah serta meningkatkan sistem pengendalian barang agar dapat mengurangi kerugian pada Toko
Dunia Cat.
Kata Kunci : Sistem, Persediaan, Penjualan, Toko Dunia Cat
Pendahuluan
Persediaan
dapat
diartikan
sebagai barang-barang yang disimpan
untuk digunakan atau dijual pada masa
atau periode yang akan datang (Ristono,
2009). Sistem informasi persediaan
dapat meperoleh informasi yang rinci
tentang item-item barang yang tersedia,
dari mana suppliernya, kondisi barang
dan jumlah barang rusak, kadaluarsa
maupun jumlah order. (Oetomo, 2002).
Toko Dunia Cat menjadi objek
yang akan diteliti. Toko Dunia Cat
terletak di daerah Padurenan, Bantar
Gebang, Bekasi. Toko Dunia Cat masih
menerapkan sistem persedian dan
sistem penjualan yang konvensional.
Saat ada aktivitas aktivitas penjualan,
toko tersebut sering mengalami
kehabisan persediaan barang. Hal ini
sering menjadi kendala pada toko
tersebut dalam melayani kustomer.
Kondisi ini dapat menjelaskan bahwa
pencatatan barang di Toko Dunia Cat
tidak dilakukan dengan baik.
Berdasarkan masalah yang telah
ditemukan, oleh sebab itu peneliti
melakukan
analisa
pada
sistem
persediaan dan sistem penjualan
kemudian mebuat desain sistem terbaru
yang menjadi usulan pada sistem di
Toko Dunia Cat. Sistem dan desain
sistem terbaru menjadi solusi atas
masalah yang sering terjadi di toko
tersebut.
Metode Penelitian
Penelitian dilakukan dengan
digunggunakan data primer. Data-data
yang digunakan didapatkan dengan cara
mengobservasi
dan
melakukan
wawancara dengan pemilik toko dunia
cat. Data yang akan dianalisis dan
dibuatkan desain sistem jika data sudah
tepenuhi. Metode yang digunakan yaitu
SDLC. Pembuatan analisis dan desain
sistem terbaru juga membutuhkan
kelebihan serta kekurangan yang ada di
toko dunia cat. Hasil penelitian serta
analisis
sistem
kemudian
akan
menghasilkan kesimpulan serta saran
yaang telah dibuat oleh peneliti.
Kesimpulannya
berisi
keunggulan
sistem terbaru yang telah di rancang dan
saran berisi solusi serta rekomendasi
peneliti untuk sistem di toko dunia cat
pada masa yang akan datang.
Hasil dan Pembahasan
Kegiatan persediaan barang
pada toko dunia cat dapat dilihat dari
gambar 1. Alur persediaan barang
dimulai
dengan
karyawan
toko
melakukan
pengecekan
terhadap
persediaan barang kemudian melakukan
pencatatan barang yang kosong.
Karyawan toko melaporkan kepada
pemilik toko dan selanjutnya melakukan
pemesanan dengan mmberikan daftar
pesanan kepada supplier. Pemilik toko
selalu menelepon atau mengirim pesan
kepada
supplier
dalam
proses
pemesanan barang. Barang tidak selalu
datang di hari yang sama dengan
pemesanan. Waktu pemesanan dengan
waktu barang datang biasanya selisih 2
hari sampai 3 hari. Saat barang tiba,
supplier memberikan faktur pesanan
kepada pemilik toko, selanjutnya
pemilik toko mengecek faktur untuk
mencocokkan
dengan
daftar
pesanannya. Jika sudah benar baik
faktur maupun daftarnya, maka barang
diterima dan dipindahkan ke dalam
toko.
Tidak
terdapat
gudang
penyimpanan di toko dunia cat, yang
ada hanya display toko. Jadi, pelanggan
bisa langsung melihat semua barang
saat datang ke toko. Karyawan toko
membantu
memindahkan
barang
pesanan untuk diletakkan ke dalam
toko. Tidak ada pencatatan saat barang
baru telah datang, melainkan hanya
pengecekkan yang dilakukan oleh
pemilik toko. Faktur yang diterima tidak
dibuang begitu saja oleh pemilik,
melainkan dikumpulkan untuk dijadikan
arsip. Pembayaran barang pesanan tidak
dilakukan di hari yang sama, melainkan
pada tanggal jatuh tempo pembayaran,
jadi pemilik mempunyai waktu lebih
untuk melunasi tagihan barang pesanan.
Gambar 1. Proses Sistem Persediaan Toko Dunia Cat
Dari gambar 2, sistem penjualan toko
dunia cat masih manual. Pemilik toko
maupun karyawan toko mempunyai
jobdesk lebih dari 1. Pemilik dapat
merangkap sebagai pelayan dan kasir,
begitu juga karyawan toko. Penjualan di
toko dunia cat berlangsung secara
tradisional yaitu pelanggan memberi
tahu barang yang akan dibeli, kemudian
karyawan mengambil barang yang ada
di display, selanjutnya mencocokkan
barang dengan permintaan customer
langsung ke kustomernya sendiri. Jika
sudah benar pilihan customer, karyawan
langsung menyiapkan barang serta
membuat nota untuk diserahkan kepada
customer. Walaupun barang dapat
terlihat oleh customer, bukan berarti
customer dapat mengambil secara
langsung barang yang di butuhkan,
melainkan tetap karyawan toko yang
mengambil
barang
pesanan.
Selanjutnya,
customer
melakukan
pembayaran dengan karyawan toko juga
secara manual, dengan uang tunai.
Gam
bar 2. Proses Sistem Penjualan Toko Dunia Cat
Evaluasi aktivitas di Toko Dunia Cat
Proses persediaan barang dan
proses penerimaan barang pada toko
dunia cat dapat terlihat pada gambar 1
dan 2. Dapat terlihat bahwa kegiatan
yang ada dalam toko dunia cat masih
bersifat manual. Pemilik toko yang
sekaligus berperan menjadi manajer dan
karyawan toko mencatat segala bentuk
transaksi namun hanya dengan tulisan
manual namun tidak mencatat barang
yang masuk.
Kekurangan yang ada pada toko
dunia cat yaitu, tidak ada pencatatan
untuk barang masuk, namun untuk
barang yang keluar atau barang yang
dibeli pemilik toko masih mencatat
dalam berupa kwitansi atau bon.
Pemilik toko juga tidak memiliki
catatan barang yang keluar dari gudang
untuk ke kasir pemilik sering
mengalami ketidaktersedian barang
yang dijual, akibatnya pemilik toko
akan kehilangan untuk mendapatkan
laba.
Usulan Perbaikan Sistem
Saat terjadi proses transaksi
penjualan ,penjual menerima pesanan
pelanggan
kemudian
melakukan
pengecekkan ketersediaan barang pada
database
barang,
apabila
tidak
tersedianya barang maka proses
transaksi dihentikan sedangkan jika
tersedia maka transaksi dihentikan. Dari
proses pengecekkan ketersediaan, sang
penjual dapat mengetahui data-data
barang pada
gudang.
Gambar 3. Usulan Sistem Proses Penjualan Toko Dunia Cat
Bentuk diagram konteks dari sistem
penjualan barang di Toko Dunia Cat
seperti gambar 4 berikut :
Ga
mbar 4. Diagram konteks sistem penjualan di
Toko Dunia Cat
Ga
mbar 5. Diagram zero sistem penjualan di
Toko Dunia Cat
Bentuk diagram zero sistem
penjualan
di
toko
dunia
cat
digambarkan dengan gambar 5.
Dari gambar 6, dapat terlihat
bahwa saat barang dari pemasok tiba,
yang banyak melakukan pekerjaan
hanyalah karyawan bagian gudang.
Karyawan harus mencatat manual dan
melakukan pengecekkan terhadap faktur
dan barang kemudian bagian kasir juga
harus mengecek faktur barang agar
tidak terjadi kesalahan pada nantinya.
Setelah mendapatkan daftar barang
yang baru datang, karyawan gudang
menginput data tersebut ke dalam basis
data yang nantinya akan berguna untuk
menginformasikan persediaan barang.
Gambar 6. Usulan Proses Penerimaan Barang Toko Dunia Cat
Bentuk diagram konteks dari sistem
penjualan barang di Toko Dunia Cat
seperti gambar 7 berikut :
Gambar 7. Diagram konteks sistem
penerimaan barang di Toko Dunia Cat
Bentuk diagram zero sistem
penerimaan barang di Toko Dunia Cat
digambarkan dengan gambar 8.
penerimaan di Toko Dunia Cat
Gambar
8.
Diagram
zero
sistem
Gambar 9. Diagram E-R
Diagram e-r disajikan untuk melengkapi
hasil perancangan sistem persediaan
barang yang baru.
No.
1
2
Solusi untuk mengatasi masalah yang
ada pada Toko Dunia Cat, disusun
dalam tabel berikut.
Tabel 1. Rangkuman Evaluasi dan Usulan Perbaikan Sistem
Hasil Evaluasi
Usulan Perbaikan
Manfaat
Aktivitas yang ada Toko harus menggunakan sistem yang Informasi
yang
pada toko belum modern seperti komputerisasi
untuk dibutuhkan diperoleh
modern
memudahkan setiap aktivitas pada toko.
secara akurat
Tidak
adanya Toko harus mencatat secara lengkap setiap Supaya
jumlah
pencatatan
baik menerima faktur dan barang yang masuk.
persediaan dan faktur
faktur
penerimaan
yang diterima dapat
barang ataupun stok
barang yang baru
datang
diinformasikan dengan
jelas
Kesimpulan dan Saran
Saran
Berdasarkan uraian yang telah
dikemukakan diatas maka dapat
disimpulkan bahwa pada toko dunia cat
terdapat beberapa kelemahan, yaitu
tidak ada system pencatatan dari barang
keluar maupun barang yang masuk dari
pemasok, sehingga system persediaan
barangnya belum terintegrasi dengan
baik. Selain itu faktur yang diterima
hanya disimpan menjadi arsip. Dari
penelitian yang dilakukan dihasilkan
perancangan database untuk system
persedian barang pada toko dunia cat,
agar memiliki jumlah barang digudang
yang terbaru.
Berikut adalah saran yang dapat
diberikan setelah melakukan penelitian
system persediaan barang terhadap toko
dunia cat:
1. Pada penelitian ini kami
menyarankan agar pemilik took
dunia cat menggunakan database
untuk mengetahui persedian dari
barang-barang yang dijual.
2. Setelah ada database, database
tersebut harus selalu diperbarui
dan dikelola dengan baik.
Daftar Pustaka
Muslihudin, Muhamad dan Oktafianto.2016.Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
Menggunakan Model Terstruktur dan UML.Yogyakarta : Penerbit Andi
Suryajaya, Daniel Damaris Novarianto.2017.Desain sistem Informasi Persediaan
Barang Pada Toko Grosir Anita.UG JURNAL. Volume 11, nomor 9. Universitas
Gunadarma : Depok
Sawitri, Dewi.2008.Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang
“Electrolux Authorized Service CV. Momentum Teknik”.Universitas Gunadarma :
Depok