Strategi Promosi pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara Chapter III IV
BAB III
STRATEGI PROMOSI PADA DINAS PERPUSTAKAAN DAN ARSIP
PROVINSI SUMATERA UTARA
3.1 Deskripsi Perpustakaan
Perpustakaan Provinsi adalah lembaga teknis daerah bidang perpustakaan
yang diselenggarakan oleh Pemerintah Daerah Provinsi (Pemprov) yang
mempunyai tugas pokok melaksanakan pengembangan perpustakaan di wilayah
provinsi serta melaksanakan layanan perpustakaan kepada masyarakat.
Perpustakaan Daerah Provinsi Sumatera Utara sudah berdiri sejak tahun 1957.
Sebagai
tempat
belajar,
meneliti,
dan
wisata
baca.
Dalam
rangka
mensosialisasikan keberadaan Perpustakaan di Sumatera Utara dan untuk memacu
percepatan pertumbuhan semua jenis perpustakaan dalam rangka meningkatkan
minat baca perlu diketahui informasi tentang Program/Kegiatan Strategis Dinas
Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara.
Kegiatan strategis perlu diinformasikan untuk lebih mengetahui tentang
Perpustakaan daerah untuk meningkatkan mutu pelayanan yang lebih baik serta
mencapai tujuan masyarakat Sumatera Utara yang cerdas dan memiliki masa
depan.
Dengan terpenuhinya kebutuhan masyarakat akan informasi bahan pustaka
secara cepat, tepat dan professional diharapkan dapat membangun manusia yang
berakhlak mulia, kreatif, inovatif, berwawasan untuk menjadikan manusia yang
cerdas, terampil, bertanggungjawab, berkepribadian untuk mencapai tujuan yang
diharapkan.
3.2 Tujuan Promosi Perpustakaan
Adapun tujuan promosi Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera
Utara sebagai berikut:
1. Memperkenalkan fasilitas dan keadaan yang ada di perpustakaan.
2. Agar pengelolaan dan pemanfaatan perpustakaan untuk menumbuhkan
minat dan budaya baca.
Universitas Sumatera Utara
3. Untuk meningkatkan kecerdasan dan daya saing. Sehingga, tercapainya
peningkatan peran perpustakaan menjadi rumah belajar bagi masyarakat.
4. Meningkatkan kerjasama dengan lembaga masyarakat.
5. Memaksimalkan arti perpustakaan sebagai sumber ilmu dan informasi
serta dapat meningkatkan angka kunjungan ke Dinas Perpustakaan dan
Arsip Provinsi Sumatera Utara.
3.3 Jumlah Pengunjung Pertahun
Jumlah Pengunjung Pertahun Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi
Sumatera Utara yang ditetapkan dalam Perjanjian Kinerja Tahun Anggaran
2016 adalah sebesar 50.000 orang. Berikut merupakan jumlah pengunjung
Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara pertahun.
Berikut ini adalah grafik tingkat kunjungan pemustaka tiap tahunnya ke
Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara:
Grafik 1
Peningkatan Pengunjung Perpustakaan Pertahun
Tahun
Jumlah
2010
589.553
2011
593.834
2012
594.443
2013
99.771
2014
62.041
2015
80.283
2016
84.683
Seperti yang terlihat pada grafik di atas bahwa jumlah pengunjung
perpustakaan Tahun 2016 sebanyak 84.683 orang sehingga realisasi capaian
kinerja yang diperoleh adalah sebesar 169,3%. Jumlah pengunjung Tahun
2016 mengalami peningkatan dari pengunjung perpustakaan Tahun 2015.
Universitas Sumatera Utara
3.4 Strategi Promosi Perpustakaan
Strategi promosi perpustakaan merupakan kegiatan yang dilakukan oleh
staf dan pustakawan untuk memperkenalkan perpustakaan serta menarik minat
pengunjung agar mengunjungi perpustakaan. Dinas Perpustakaan dan Arsip
Provinsi Sumatera Utara menerapkan strategi promosi. Strategi promosi
dilakukan untuk mendorong minat baca, memberikan kesadaran masyarakat
akan adanya pelayanan perpustakaan, dan mendorong masyarakat agar
menggunakan koleksi perpustakaan semaksimal mungkin.
Kegiatan yang dilakukan Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera
Utara dalam promosi perpustakaan sebagai berikut:
1. Pameran
a. PRSU (Pekan Raya Sumatera Utara)
b. Pekan Inovasi
2. Lomba-Lomba
a. Tingkat kelurahan, kecamatan, dan perpustakaan kabupaten kota
b. Perpustakaan sekolah (SD, SMP, SMA, Perguruan Tinggi)
c. Pustakawan berprestasi Provinsi Sumatera Utara
d. Bercerita, bahasa inggris, dan mewarnai untuk sekolah dasar
e. Pembuatan film cerita durasi pendek untuk pelajar
f. Penulisan cerita rakyat Sumatera Utara Tahun 2017
3. Perpustakaan Keliling
a. Layanan Keliling
b. Layanan Terpadu Perpustakaan Sekolah (TPS)
4. Website Perpustakaan
3.5 Elemen-Elemen Promosi Perpustakaan
Elemen-elemen promosi merupakan salah satu bauran pemasaran yang
bekerjasama dengan komponen lainnya dalam upaya meningkatkan jumlah
pengunjung yang mempromosikan layanan-layanan
yang ada diperpustakaan.
Adapun elemen-elemen promosi perpustakaan, yaitu:
1. Periklanan (Advertising)
Universitas Sumatera Utara
2. Promosi penjualan
3. Hubungan masyarakat
4. Penjualan perorangan
5. Pemasaran langsung
3.5.1 Periklanan (Advertising)
Periklanan merupakan salah satu media promosi perpustakaan yang memberi
informasi, membujuk atau mempengaruhi pemustaka yang dapat menjangkau
masyarakat luas. Media promosi yang digunakan sebagai kegiatan promosi Dinas
Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara, yaitu:
1. Media Cetak
a. Brosur
Brosur merupakan sarana promosi dalam bentuk tercetak yang
digunakan Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara.
Beberapa informasi yang terdapat di dalam brosur Dinas Perpustakaan
dan Arsip Provinsi Sumatera Utara yaitu:
I.
Alamat Perpustakaan
Jalan Sultan Ma’mun Ar-rasyd (Brigjen. Katamso) No. 45 K
Medan. Telp. (061) 4512746 6620193. Fax. (061) 4570827.
Medan 20159.
II.
Layanan perpustakaan
Senin-Jum’at
: 08.00-20.00 Wib.
Sabtu-Minggu
: 09.00-15.00 Wib.
Libur Nasional Perpustakaan tutup
III.
Ketentuan dalam ruangan perpustakaan
Setiap meminjam buku pemustaka harus menggunakan kartu
anggota, dan mengembalikannya tepat waktu; pemustaka tidak
diperkenankan meminjam kartu keanggotaan kepada
orang
lain untuk keperluan apapun; pemustaka tidak diperkenankan
membawa tas (harus dititipkan di penitipan tas); pemustaka
dilarang merokok diruang perpustakaan; pemustaka harus
Universitas Sumatera Utara
menjaga ketenangan, kesopanan dan kebersihan ruangan atau
bahan
pustaka
yang
dipergunakan;
perpustakaan
tidak
bertanggungjawab terhadap kehilangan barang yang terjadi di
ruang perpustakaan; semua anggota perpustakaan dapat
memperoleh layanan informasi dan mempergunakan fasilitas
layanan yang ada sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
koleksi perpustakaan yang telah dibaca tidak diperkenankan
dikembalikan ke rak, tetapi diletakkan di meja-meja baca atau
ditempat
yang
telah
disediakan;
pemustaka
tidak
diperkenankan melakukan perusakan, perobekan ataupun
tindakan vandalisme lainnya terhadap koleksi perpustakaan.
IV.
Jenis-jenis layanan perpustakaan
Layanan sirkulasi, layanan keanggotaan, layanan referensi dan
serial, layanan brailer, layanan anak, layanan perpustakaan
keliling, dan layanan terpadu perpustakaan sekolah.
Informasi yang terdapat di dalam brosur berisikan petunjuk
umum tentang Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi
Sumatera
Utara
yang
bersifat
pemberitahuan
sehingga
menambah wawasan pengguna tentang perpustakaan.
b. Buletin
Setiap setahun sekali Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera
Utara menerbitkan buletin informasi perpustakaan dan arsip dengan
judul “Literal” dan telah memiliki ISSN (International Standar Series
Number) yang disebarluaskan kepada masyarakat luas.
2. Media Elektronik
a. Media Audio
Radio merupakan media audio yang mampu mengirimkan pesan
berupa informasi lisan (suara) kepada khalayak. Dinas Perpustakaan
dan Arsip Provinsi Sumatera Utara bekerja sama dengan radio RRI
(Radio Republik Indonesia) dan Citra Buana dengan melakukan dialog
aktif dan interaktif kepada audience seputar dunia perpustakaan.
Universitas Sumatera Utara
Seperti membahas minat baca Sumatera Utara, mempromosikan
fasilitas-fasilitas yang dimiliki perpustakaan, dan program-program
kegiatan yang ada di perpustakaan.
b. Media Audio Visual
Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara telah membuka
layanan berupa website untuk dapat mempermudah perpustakaan
menyebarkan informasi kepada masyarakat. Tujuannya agar berita
resmi tentang perpustakaan tersebut mulai dari profil, sejarah, visi dan
misi, layanan, dan berbagai agenda kegiatan dapat di download
melalui situs resminya di http://disperpusip.sumutprov.go.id atau email
[email protected]
dan
http://dpaprovsu.weebly.com/.
Melalui situs resmi Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera
Utara masyarakat dapat mengakses melalui internet dan mendapatkan
informasi dengan mudah.
3. Media Luar Ruang
a. Poster
Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara menyampaikan
pesan kepada masyarakat dengan membuat poster. Poster yang
dimiliki perpustakaan mempunyai tema spesifik sesuai dengan
kegiatan yang akan di selenggarakan oleh perpustakaan. Poster berupa
plakat
yang
dipasang
di
tempat-tempat
umumyang
bersifat
pengumuman atau iklan. Salah satu poster kegiatan yang dibuat oleh
perpustakaan yaitu kegiatan lomba-lomba untuk masyarakat umum.
Poster tersebut memuat informasi mengenai alamat perpustakaan,
ketentuan umum, ketentuan khusus, dan alur pendaftaran.
b. Signboard
Media ini berupa papan-papan kecil dengan gambar yang menandakan
lokasi Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara yang
ditempatkan di depan gedung perpustakaan.
Universitas Sumatera Utara
4. Media Lini Bawah
a. Kalender
Kalender perpustakaan merupakan media sarana promosi berupa
nama, alamat perpustakaan, logo perpustakaan, dan kalimat yang
mendorong orang untuk datang ke perpustakaan. Tujuan pembuatan
kalender Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara
untuk memperkenalkan profil perpustakaan yang akan disebarluaskan
kepada masyarakat.
b. Pameran
Pameran yang telah diikuti oleh Dinas Perpustakaan dan Arsip
Provinsi Sumatera Utara yaitu Pekan Inovasi dan PRSU (Pekan Raya
Sumatera Utara). Pekan Inovasi diadakan di Merdeka Walk dengan
jangka waktu seminggu pada tahun 2015. Dalam acara tersebut
perpustakaan menampilkan koleksi bahan pustaka perpustakaan, arsip
foto-foto perpustakaan. Sedangkan Pekan Raya Sumatera Utara adalah
sebuah ajang hiburan bagi masyarakat yang menuangkan ide kreasi
dari berbagai instansi di Sumatera Utara. Dalam kegiatan ini
dilaksanakan setiap satu tahun sekali di daerah Gatot Subroto yang
menampilkan arsip foto pahlawan, CD riwayat hidup soekarno, dan
koleksi buku perpustakaan.
c. Spanduk
Promosi perpustakaan menggunakan spanduk. Hal ini sangat efektif
memberikan informasi secara singkat dengan slogan-slogan dan
pemilihan foto yang menarik perhatian akan memberikan dampak baik
untuk perpustakaan. Seperti spanduk disertai slogan “Mari membaca”
dan “Baca untuk hidup yang lebih baik” yang dibuat oleh Dinas
Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara dengan gambar
anak-anak yang sedang asik membaca buku di perpustakaan.
Universitas Sumatera Utara
d. Pemberian Hadiah
Pemberian sesuatu yang bernilai (uang atau bukan uang) sebagai
tambahan terhadap penawaran yang diajukan dengan maksud untuk
mendorong
perubahan
sikap
pengguna
perpustakaan
terhadap
penawaran itu. Kegiatan lomba yang diadakan Dinas Perpustakaan dan
Arsip Provinsi Sumatera Utara memberikan hadiah berupa souvenir
seperti baju kaus atau tas cantik kepada peserta lomba. Selain itu
pemberian hadiah berupa sertifikat dan uang bernilai jutaan rupiah.
3.5.2 Promosi Penjualan
Promosi penjualan merupakan bentuk promosi dengan berbagai insentif
untuk menawarkan keuntungan tambahan. Alat-alat yang mencakup promosi
konsumen (misalnya kupon, premi, potongan harga, program pemasaran
loyalitas, pemberian sampel, dan promosi di tempat pembelian), promosi
penjualan perdagangan (misalnya penekanan harga, pelatihan, rapat bisnis,
barang gratis, pertunjukan toko, dan rapat bisnis). Promosi penjualan dapat
dilakukan dengan pemberian insentif kepada pengguna perpustakaan. Dinas
Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara menerapkan promosi
penjualan dengan memberikan insentif kepada pemustaka dalam kegiatan
lomba-lomba. Kegiatan lomba-lomba yang diadakan Dinas Perpustakaan dan
Arsip Provinsi Sumatera Utara diantaranya
lomba tingkat kelurahan,
kecamatan, perpustakaan kabupaten kota, perpustakaan sekolah (SD, SMP,
SMA, Perguruan Tinggi), lomba pustakawan berprestasi Provinsi Sumatera
Utara, lomba bercerita bahasa inggris/indonesia, lomba mewarnai untuk
sekolah dasar, lomba pembuatan film cerita durasi pendek untuk pelajar dan
lomba penulisan cerita rakyat Sumatera Utara Tahun 2017. Kegiatan yang
diadakan perpustakaan memberikan hadiah yang berbeda-beda disesuaikan
dengan lomba tersebut. Hadiah dapat berupa uang tunai jutaan rupiah, piagam
penghargaan, sertifikat, dan souvenir seperti tas atau baju kaus.
Universitas Sumatera Utara
3.5.3 Hubungan Masyarakat
Hubungan masyarakat merupakan upaya terencana dalam meningkatkan
citra perpustakaan dalam menciptakan hubungan yang baik dengan berbagai
instansi lainnya. Perpustakaan harus dapat mengumpulkan dan menyampaikan
pesan tentang layanan yang ada di perpustakaan kepada pengguna
perpustakaan. Pustakawan harus dapat bertindak sebagai humas untuk
mengajak masyarakat agar mau berkunjung di perpustakaan.
Dalam menciptakan atau mempertahankan citra perpustakaan, pihak
perpustakaan perlu menyajikan berita dan informasi mengenai organisasi
perpustakaan sebaik mungkin serta menjalin relasi dengan pihak-pihak yang
terkait dengan perpustakaan. Terdapat 2 bagian humas pada Dinas
Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara, yaitu:
1. Internal
Secara internal terdapat kabid humas yang bertanggung jawab untuk
menyampaikan informasi. Dalam hal ini humas menyampaikan dengan
kepala dinas apa saja yang humas dapatkan dari masukan masyarakat,
baik secara langsung maupun melalui media massa. Dalam
perencanaan kegiatan humas harus memberitahukan informasi
mengenai kegiatandengan cepat.
2. Eksternal
Secara eksternal, humas berperan dalam memberikan informasi pada
masyarakat.Setiap program atau kegiatan yang diadakan Dinas
Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara menggunakan media
massa sebagai sarana komunikasi melalui media sosial, media
elektronik, dan media luar ruang. Salah satunya kegiatan perlombaan
dengan pemberian hadiah kepada setiap pemenang yang dapat diikuti
oleh seluruh Provinsi Sumatera Utara. Media massa yang digunakan
humas untuk memberikan informasi yang akan dilaksanakannya suatu
kegiatan kepada publik adalah dengan media sosial seperti facebook
dan web resmi perpustakaan, kemudian mengirimkan pengumuman
Universitas Sumatera Utara
atau surat edaran kepada setiap daerah. Selain itu, dengan
menempelkan poster-poster yang berkaitan dengan kegiatan tersebut.
Setiap kegiatan yang akan dilaksanakan dibentuk kepanitiaan yang
dilakukan oleh pustakawan. Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera
Utara bekerja sama dengan berbagai instansi. Beberapa instansi seperti
Universitas Sari Mutiara Medan, Sekolah Tinggi Ilmu Pertanian Agrobisnis
Perkebunan (STIPAP) Medan, STIKes MEDISTR, kerja sama dengan radio
RRI (Radio Republik Indonesia), radio citra buana, dan lain-lain.
3.5.4 Penjualan Perorangan
Penjualan Perorangan (Personal Selling) memberikan pelayanan langsung
kepada pemakai melalui komunikasi tatap muka. Pustakawan sangat berperan
dalam memasarkan perpustakaan dengan pelayanan prima. Pustakawan harus
menunjukkan etika berkomunikasi yang baik dengan pengguna dan dituntut
untuk melayani masyarakat dengan menyediakan informasi serta mengajak
masyarakat untuk memanfaatkan informasi. Dinas Perpustakaan dan Arsip
Provinsi Sumatera Utara menyediakan perpustakaan keliling. Perpustakaan
Keliling dibagi menjadi 2 (dua), yaitu:
1) Layanan Keliling
Layanan keliling merupakan layanan yang disediakan Dinas Perpustakaan
dan Arsip Provinsi Sumatera Utara untuk melayani masyarakat umum dan
sekolah yang keberadaannya jauh dari lokasi perpustakaan daerah. Buku
pada layanan keliling tidak dapat dipinjamkan hanya dapat dibaca
ditempat. Layanan keliling Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi
Sumatera Utara mempunyai empat unit mobil. Tiga unit mobil dapat
dioperasikan. Sedangkan satu unit mobil dalam perbaikan.
2) Layanan Terpadu Perpustakaan Sekolah (TPS)
Layanan Terpadu Perpustakaan Sekolah merupakan layanan khusus untuk
melayani sekolah-sekolah dengan satu pustakawan. Layanan ini dilakukan
empat kali dalam satu minggu.Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi
Sumatera Utara menyediakan 100 koleksi bahan pustaka di dalam satu unit
Universitas Sumatera Utara
mobil.Setelah itu, pustakawan perpustakaan mencatat judul buku dan
memberikan bahan pustaka kepada sekolah dengan jangka waktu satu
bulan. Terdapat 2 (dua) unit mobil layanan terpadu perpustakaan keliling.
Tetapi hanya satu unit mobil yang dioperasikan, sedangkan satu unit mobil
dalam perbaikan.
3.5.5 Pemasaran langsung
Pendekatan pemasaran yang bersifat bebas dalam menggunakan saluran
distribusi
dan/atau
komunikasi
pemasaran,
yang
memungkinkan
perusahaan memiliki strategi tersendiri dalam berhubungan dengan
konsumen. Perpustakaan dapat melakukan pemasaran langsung kepada
pengguna perpustakaan.
Media dalam proses pemasaran langsung yang biasa digunakan
perpustakaan, antara lain :
a. Katalog
Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara sudah
memiliki katalog perpustakaan. Tetapi tidak online hanya manual.
Hal
ini
disebabkan
masih
dilakukannya
renovasi
gedung
perpustakaan. Komputer yang dimiliki perpustakaan masih kurang
dan jaringan tidak stabil.
b. Surat Langsung
Perpustakaan dapat menggunakan surat langsung ketika pengguna
perpustakaan mengalami keterlambatan dalam pengembalian buku.
Surat tersebut langsung ditujukan ke alamat rumah pengguna seperti
yang telah tercatat pada kartu anggota.
Universitas Sumatera Utara
3.6 Hambatan Promosi Perpustakaan
Kegiatan promosi Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara
mengalami beberapa kendala baik kendala internal maupun eksternal, yaitu:
1. Anggaran
Hambatan yang pertama yaitu pada keterbatasan dana. Dana belum tentu
disetujui, sehingga kegiatan-kegiatan promosi tidak diadakan di setiap
tahun dan hanya mengadakan di tahun-tahun tertentu saja. Kedua,
komunikasi dengan pihak pemerintah daerah. Terkadang disaat pihak
perpustakaan
membuat
suatu
kegiatan,
pemerintah
daerah
tidak
menganggarkan dana untuk peserta. Dari pihak pemerintah daerah tidak
mengirim
dana
menyebabkan
mempromosikan suatu
kegiatan
peserta
yang
berkurang.
akan
Ketiga,
cara
dilaksanakan kurang
menyeluruh hanya radio dan sosial media seperti facebook.
2. Program Kegiatan
Program kerja tidak mempunyai alokasi waktu dan tidak dilaksanakan
secara rutin, sedangkan kegiatan promosi sangat penting untuk
mengenalkan Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara
kepada masyarakat agar berkunjung ke perpustakaan tersebut. Kegiatan
promosi tidak dilakukan secara terstruktur atau terjadwal. Kegiatan
promosi yang dilaksanakan tergantung dari anggaran yang ada. kegiatan
promosi dilakukan tidak rutin, menyesuaikan dengan dananya. Jika dana
ada promosi akan dilakukan. Salah satu kegiatan pada Tahun 2017 Dinas
Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara tidak ada mengadakan
lomba minat baca, seperti: lomba mewarnai, bercerita, dan pidato.
Universitas Sumatera Utara
3.7 Upaya yang dilakukan
Upaya
yang
dilakukan
untuk
mengatasi
hambatan pada
Dinas
Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara, yaitu:
1. Anggaran
Upaya-upaya yang telah dilakukan dalam kegiatan promosi pertama yaitu
dengan cara bekerja sama antara pemimpin Dinas Perpustakaan dan Arsip
Provinsi Sumatera Utara dengan seluruh jajarannya agar kegiatan dapat
berjalan sesuai dengan perencanaan. Kedua, mengadakan lobi dengan
pihak-pihak tertentu seperti: pihak DPRD (Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah), bekerjasama dengan sekolah, perguruan tinggi, instansi,
pemerintah swasta, instansi publik, masyarakat medan sehingga promosi
tepat kepada sasaran. Ketiga, pendekatan kepada pimpinan dan instansi.
Misalnya, mempromosikan dengan salah satu stasiun televisi agar
masyarakat mendapatkan informasi menyeluruh.
2. Program Kegiatan
Dinas Perpustakaan dan Arsip PROVSU memprogramkan kegiatan
promosi agar kegiatan yang dilakukan sesuai dengan program atau waktu
yang telah disusun dan disepakati oleh pelaksana kegiatan promosi.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa strategi
promosi pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara,
diantaranya:
1. Periklanan (advertensi). Media promosi yang digunakan sebagai kegiatan
promosi yaitu: pertama, media cetak berupa brosur dan buletin. Kedua,
media elektronik berupa media audio (bekerja sama dengan RRI dan Citra
Buana) dan media audio visual berupa website untuk dapat mempermudah
perpustakaan menyebarkan informasi kepada masyarakat. Ketiga, media
luar ruang berupa poster, signboard. Keempat, media lini bawah berupa
kalender, pameran, spanduk, dan pemberian hadiah.
2. Promosi penjualan yaitu dengan memberikan hadiah dapat berupa uang
tunai jutaan rupiah, piagam penghargaan, sertifikat, dan souvenir seperti
tas atau baju kaus.
3. Hubungan masyarakat memudahkan dalam kegiatan-kegiatan yang
berhubungan dengan pihak luar. Terdapat 2 bagian humas pada Dinas
Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara, yaitu: pertama, Secara
internal
terdapat
kabid
humas
yang
bertanggung
jawab
untuk
menyampaikan informasi. Kedua, Secara eksternalhumas berperan dalam
memberikan informasi kepada masyarakat melalui berbagai media massa.
4. Penjualan perorangan yaitu pustakawan Dinas Perpustakaan dan Arsip
Provinsi Sumatera Utara memberikan pelayanan langsung kepada
pengguna.
5. Pemasaran langsung. Media dalam proses pemasaran langsung yaitu
katalog dan surat langsung.
Universitas Sumatera Utara
4.2.Saran
Saran yang dapat diberikan oleh penulis untuk Dinas Perpustakaan dan
Arsip Provinsi Sumatera Utara dalam melakukan promosi di perpustakaan
adalah sebagai berikut:
1. Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara hendaknya
menambahkan media periklanan yaitu mempromosikan dengan salah satu
stasiun
televisi
agar
masyarakat
mendapatkan
informasi
secara
menyeluruh.
2. Promosi penjualan. Dalam hal ini memaksimalkan promosi misalnya
dengan memberikan penghargaan kepada pengguna perpustakaan yang
sering berkunjung ke perpustakaan.
3. Pemasaran langsung dimana surat langsung yang akan dikirimkan kepada
pengguna yang terlambat mengembalikan buku dapat juga digantikan
dengan surat elektronik (e-mail).
4. Dapat melakukan promosi dengan mengundang tokoh-tokoh yang
menginspirasi pengguna perpustakaan. Salah satunya seperti penulis buku
cilik yang telah menerbitkan buku untuk menarik minat pengunjung
perpustakaan.
5. Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara hendaknya
menentukan kegiatan promosi dan menjadwalkan kegiatan agar kegiatan
promosi dapat dilakukan secara rutin sesuai dengan waktu dan kegiatan
yang telah disepakati oleh pelaksana kegiatan.
.
Universitas Sumatera Utara
STRATEGI PROMOSI PADA DINAS PERPUSTAKAAN DAN ARSIP
PROVINSI SUMATERA UTARA
3.1 Deskripsi Perpustakaan
Perpustakaan Provinsi adalah lembaga teknis daerah bidang perpustakaan
yang diselenggarakan oleh Pemerintah Daerah Provinsi (Pemprov) yang
mempunyai tugas pokok melaksanakan pengembangan perpustakaan di wilayah
provinsi serta melaksanakan layanan perpustakaan kepada masyarakat.
Perpustakaan Daerah Provinsi Sumatera Utara sudah berdiri sejak tahun 1957.
Sebagai
tempat
belajar,
meneliti,
dan
wisata
baca.
Dalam
rangka
mensosialisasikan keberadaan Perpustakaan di Sumatera Utara dan untuk memacu
percepatan pertumbuhan semua jenis perpustakaan dalam rangka meningkatkan
minat baca perlu diketahui informasi tentang Program/Kegiatan Strategis Dinas
Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara.
Kegiatan strategis perlu diinformasikan untuk lebih mengetahui tentang
Perpustakaan daerah untuk meningkatkan mutu pelayanan yang lebih baik serta
mencapai tujuan masyarakat Sumatera Utara yang cerdas dan memiliki masa
depan.
Dengan terpenuhinya kebutuhan masyarakat akan informasi bahan pustaka
secara cepat, tepat dan professional diharapkan dapat membangun manusia yang
berakhlak mulia, kreatif, inovatif, berwawasan untuk menjadikan manusia yang
cerdas, terampil, bertanggungjawab, berkepribadian untuk mencapai tujuan yang
diharapkan.
3.2 Tujuan Promosi Perpustakaan
Adapun tujuan promosi Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera
Utara sebagai berikut:
1. Memperkenalkan fasilitas dan keadaan yang ada di perpustakaan.
2. Agar pengelolaan dan pemanfaatan perpustakaan untuk menumbuhkan
minat dan budaya baca.
Universitas Sumatera Utara
3. Untuk meningkatkan kecerdasan dan daya saing. Sehingga, tercapainya
peningkatan peran perpustakaan menjadi rumah belajar bagi masyarakat.
4. Meningkatkan kerjasama dengan lembaga masyarakat.
5. Memaksimalkan arti perpustakaan sebagai sumber ilmu dan informasi
serta dapat meningkatkan angka kunjungan ke Dinas Perpustakaan dan
Arsip Provinsi Sumatera Utara.
3.3 Jumlah Pengunjung Pertahun
Jumlah Pengunjung Pertahun Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi
Sumatera Utara yang ditetapkan dalam Perjanjian Kinerja Tahun Anggaran
2016 adalah sebesar 50.000 orang. Berikut merupakan jumlah pengunjung
Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara pertahun.
Berikut ini adalah grafik tingkat kunjungan pemustaka tiap tahunnya ke
Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara:
Grafik 1
Peningkatan Pengunjung Perpustakaan Pertahun
Tahun
Jumlah
2010
589.553
2011
593.834
2012
594.443
2013
99.771
2014
62.041
2015
80.283
2016
84.683
Seperti yang terlihat pada grafik di atas bahwa jumlah pengunjung
perpustakaan Tahun 2016 sebanyak 84.683 orang sehingga realisasi capaian
kinerja yang diperoleh adalah sebesar 169,3%. Jumlah pengunjung Tahun
2016 mengalami peningkatan dari pengunjung perpustakaan Tahun 2015.
Universitas Sumatera Utara
3.4 Strategi Promosi Perpustakaan
Strategi promosi perpustakaan merupakan kegiatan yang dilakukan oleh
staf dan pustakawan untuk memperkenalkan perpustakaan serta menarik minat
pengunjung agar mengunjungi perpustakaan. Dinas Perpustakaan dan Arsip
Provinsi Sumatera Utara menerapkan strategi promosi. Strategi promosi
dilakukan untuk mendorong minat baca, memberikan kesadaran masyarakat
akan adanya pelayanan perpustakaan, dan mendorong masyarakat agar
menggunakan koleksi perpustakaan semaksimal mungkin.
Kegiatan yang dilakukan Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera
Utara dalam promosi perpustakaan sebagai berikut:
1. Pameran
a. PRSU (Pekan Raya Sumatera Utara)
b. Pekan Inovasi
2. Lomba-Lomba
a. Tingkat kelurahan, kecamatan, dan perpustakaan kabupaten kota
b. Perpustakaan sekolah (SD, SMP, SMA, Perguruan Tinggi)
c. Pustakawan berprestasi Provinsi Sumatera Utara
d. Bercerita, bahasa inggris, dan mewarnai untuk sekolah dasar
e. Pembuatan film cerita durasi pendek untuk pelajar
f. Penulisan cerita rakyat Sumatera Utara Tahun 2017
3. Perpustakaan Keliling
a. Layanan Keliling
b. Layanan Terpadu Perpustakaan Sekolah (TPS)
4. Website Perpustakaan
3.5 Elemen-Elemen Promosi Perpustakaan
Elemen-elemen promosi merupakan salah satu bauran pemasaran yang
bekerjasama dengan komponen lainnya dalam upaya meningkatkan jumlah
pengunjung yang mempromosikan layanan-layanan
yang ada diperpustakaan.
Adapun elemen-elemen promosi perpustakaan, yaitu:
1. Periklanan (Advertising)
Universitas Sumatera Utara
2. Promosi penjualan
3. Hubungan masyarakat
4. Penjualan perorangan
5. Pemasaran langsung
3.5.1 Periklanan (Advertising)
Periklanan merupakan salah satu media promosi perpustakaan yang memberi
informasi, membujuk atau mempengaruhi pemustaka yang dapat menjangkau
masyarakat luas. Media promosi yang digunakan sebagai kegiatan promosi Dinas
Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara, yaitu:
1. Media Cetak
a. Brosur
Brosur merupakan sarana promosi dalam bentuk tercetak yang
digunakan Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara.
Beberapa informasi yang terdapat di dalam brosur Dinas Perpustakaan
dan Arsip Provinsi Sumatera Utara yaitu:
I.
Alamat Perpustakaan
Jalan Sultan Ma’mun Ar-rasyd (Brigjen. Katamso) No. 45 K
Medan. Telp. (061) 4512746 6620193. Fax. (061) 4570827.
Medan 20159.
II.
Layanan perpustakaan
Senin-Jum’at
: 08.00-20.00 Wib.
Sabtu-Minggu
: 09.00-15.00 Wib.
Libur Nasional Perpustakaan tutup
III.
Ketentuan dalam ruangan perpustakaan
Setiap meminjam buku pemustaka harus menggunakan kartu
anggota, dan mengembalikannya tepat waktu; pemustaka tidak
diperkenankan meminjam kartu keanggotaan kepada
orang
lain untuk keperluan apapun; pemustaka tidak diperkenankan
membawa tas (harus dititipkan di penitipan tas); pemustaka
dilarang merokok diruang perpustakaan; pemustaka harus
Universitas Sumatera Utara
menjaga ketenangan, kesopanan dan kebersihan ruangan atau
bahan
pustaka
yang
dipergunakan;
perpustakaan
tidak
bertanggungjawab terhadap kehilangan barang yang terjadi di
ruang perpustakaan; semua anggota perpustakaan dapat
memperoleh layanan informasi dan mempergunakan fasilitas
layanan yang ada sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
koleksi perpustakaan yang telah dibaca tidak diperkenankan
dikembalikan ke rak, tetapi diletakkan di meja-meja baca atau
ditempat
yang
telah
disediakan;
pemustaka
tidak
diperkenankan melakukan perusakan, perobekan ataupun
tindakan vandalisme lainnya terhadap koleksi perpustakaan.
IV.
Jenis-jenis layanan perpustakaan
Layanan sirkulasi, layanan keanggotaan, layanan referensi dan
serial, layanan brailer, layanan anak, layanan perpustakaan
keliling, dan layanan terpadu perpustakaan sekolah.
Informasi yang terdapat di dalam brosur berisikan petunjuk
umum tentang Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi
Sumatera
Utara
yang
bersifat
pemberitahuan
sehingga
menambah wawasan pengguna tentang perpustakaan.
b. Buletin
Setiap setahun sekali Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera
Utara menerbitkan buletin informasi perpustakaan dan arsip dengan
judul “Literal” dan telah memiliki ISSN (International Standar Series
Number) yang disebarluaskan kepada masyarakat luas.
2. Media Elektronik
a. Media Audio
Radio merupakan media audio yang mampu mengirimkan pesan
berupa informasi lisan (suara) kepada khalayak. Dinas Perpustakaan
dan Arsip Provinsi Sumatera Utara bekerja sama dengan radio RRI
(Radio Republik Indonesia) dan Citra Buana dengan melakukan dialog
aktif dan interaktif kepada audience seputar dunia perpustakaan.
Universitas Sumatera Utara
Seperti membahas minat baca Sumatera Utara, mempromosikan
fasilitas-fasilitas yang dimiliki perpustakaan, dan program-program
kegiatan yang ada di perpustakaan.
b. Media Audio Visual
Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara telah membuka
layanan berupa website untuk dapat mempermudah perpustakaan
menyebarkan informasi kepada masyarakat. Tujuannya agar berita
resmi tentang perpustakaan tersebut mulai dari profil, sejarah, visi dan
misi, layanan, dan berbagai agenda kegiatan dapat di download
melalui situs resminya di http://disperpusip.sumutprov.go.id atau email
[email protected]
dan
http://dpaprovsu.weebly.com/.
Melalui situs resmi Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera
Utara masyarakat dapat mengakses melalui internet dan mendapatkan
informasi dengan mudah.
3. Media Luar Ruang
a. Poster
Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara menyampaikan
pesan kepada masyarakat dengan membuat poster. Poster yang
dimiliki perpustakaan mempunyai tema spesifik sesuai dengan
kegiatan yang akan di selenggarakan oleh perpustakaan. Poster berupa
plakat
yang
dipasang
di
tempat-tempat
umumyang
bersifat
pengumuman atau iklan. Salah satu poster kegiatan yang dibuat oleh
perpustakaan yaitu kegiatan lomba-lomba untuk masyarakat umum.
Poster tersebut memuat informasi mengenai alamat perpustakaan,
ketentuan umum, ketentuan khusus, dan alur pendaftaran.
b. Signboard
Media ini berupa papan-papan kecil dengan gambar yang menandakan
lokasi Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara yang
ditempatkan di depan gedung perpustakaan.
Universitas Sumatera Utara
4. Media Lini Bawah
a. Kalender
Kalender perpustakaan merupakan media sarana promosi berupa
nama, alamat perpustakaan, logo perpustakaan, dan kalimat yang
mendorong orang untuk datang ke perpustakaan. Tujuan pembuatan
kalender Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara
untuk memperkenalkan profil perpustakaan yang akan disebarluaskan
kepada masyarakat.
b. Pameran
Pameran yang telah diikuti oleh Dinas Perpustakaan dan Arsip
Provinsi Sumatera Utara yaitu Pekan Inovasi dan PRSU (Pekan Raya
Sumatera Utara). Pekan Inovasi diadakan di Merdeka Walk dengan
jangka waktu seminggu pada tahun 2015. Dalam acara tersebut
perpustakaan menampilkan koleksi bahan pustaka perpustakaan, arsip
foto-foto perpustakaan. Sedangkan Pekan Raya Sumatera Utara adalah
sebuah ajang hiburan bagi masyarakat yang menuangkan ide kreasi
dari berbagai instansi di Sumatera Utara. Dalam kegiatan ini
dilaksanakan setiap satu tahun sekali di daerah Gatot Subroto yang
menampilkan arsip foto pahlawan, CD riwayat hidup soekarno, dan
koleksi buku perpustakaan.
c. Spanduk
Promosi perpustakaan menggunakan spanduk. Hal ini sangat efektif
memberikan informasi secara singkat dengan slogan-slogan dan
pemilihan foto yang menarik perhatian akan memberikan dampak baik
untuk perpustakaan. Seperti spanduk disertai slogan “Mari membaca”
dan “Baca untuk hidup yang lebih baik” yang dibuat oleh Dinas
Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara dengan gambar
anak-anak yang sedang asik membaca buku di perpustakaan.
Universitas Sumatera Utara
d. Pemberian Hadiah
Pemberian sesuatu yang bernilai (uang atau bukan uang) sebagai
tambahan terhadap penawaran yang diajukan dengan maksud untuk
mendorong
perubahan
sikap
pengguna
perpustakaan
terhadap
penawaran itu. Kegiatan lomba yang diadakan Dinas Perpustakaan dan
Arsip Provinsi Sumatera Utara memberikan hadiah berupa souvenir
seperti baju kaus atau tas cantik kepada peserta lomba. Selain itu
pemberian hadiah berupa sertifikat dan uang bernilai jutaan rupiah.
3.5.2 Promosi Penjualan
Promosi penjualan merupakan bentuk promosi dengan berbagai insentif
untuk menawarkan keuntungan tambahan. Alat-alat yang mencakup promosi
konsumen (misalnya kupon, premi, potongan harga, program pemasaran
loyalitas, pemberian sampel, dan promosi di tempat pembelian), promosi
penjualan perdagangan (misalnya penekanan harga, pelatihan, rapat bisnis,
barang gratis, pertunjukan toko, dan rapat bisnis). Promosi penjualan dapat
dilakukan dengan pemberian insentif kepada pengguna perpustakaan. Dinas
Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara menerapkan promosi
penjualan dengan memberikan insentif kepada pemustaka dalam kegiatan
lomba-lomba. Kegiatan lomba-lomba yang diadakan Dinas Perpustakaan dan
Arsip Provinsi Sumatera Utara diantaranya
lomba tingkat kelurahan,
kecamatan, perpustakaan kabupaten kota, perpustakaan sekolah (SD, SMP,
SMA, Perguruan Tinggi), lomba pustakawan berprestasi Provinsi Sumatera
Utara, lomba bercerita bahasa inggris/indonesia, lomba mewarnai untuk
sekolah dasar, lomba pembuatan film cerita durasi pendek untuk pelajar dan
lomba penulisan cerita rakyat Sumatera Utara Tahun 2017. Kegiatan yang
diadakan perpustakaan memberikan hadiah yang berbeda-beda disesuaikan
dengan lomba tersebut. Hadiah dapat berupa uang tunai jutaan rupiah, piagam
penghargaan, sertifikat, dan souvenir seperti tas atau baju kaus.
Universitas Sumatera Utara
3.5.3 Hubungan Masyarakat
Hubungan masyarakat merupakan upaya terencana dalam meningkatkan
citra perpustakaan dalam menciptakan hubungan yang baik dengan berbagai
instansi lainnya. Perpustakaan harus dapat mengumpulkan dan menyampaikan
pesan tentang layanan yang ada di perpustakaan kepada pengguna
perpustakaan. Pustakawan harus dapat bertindak sebagai humas untuk
mengajak masyarakat agar mau berkunjung di perpustakaan.
Dalam menciptakan atau mempertahankan citra perpustakaan, pihak
perpustakaan perlu menyajikan berita dan informasi mengenai organisasi
perpustakaan sebaik mungkin serta menjalin relasi dengan pihak-pihak yang
terkait dengan perpustakaan. Terdapat 2 bagian humas pada Dinas
Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara, yaitu:
1. Internal
Secara internal terdapat kabid humas yang bertanggung jawab untuk
menyampaikan informasi. Dalam hal ini humas menyampaikan dengan
kepala dinas apa saja yang humas dapatkan dari masukan masyarakat,
baik secara langsung maupun melalui media massa. Dalam
perencanaan kegiatan humas harus memberitahukan informasi
mengenai kegiatandengan cepat.
2. Eksternal
Secara eksternal, humas berperan dalam memberikan informasi pada
masyarakat.Setiap program atau kegiatan yang diadakan Dinas
Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara menggunakan media
massa sebagai sarana komunikasi melalui media sosial, media
elektronik, dan media luar ruang. Salah satunya kegiatan perlombaan
dengan pemberian hadiah kepada setiap pemenang yang dapat diikuti
oleh seluruh Provinsi Sumatera Utara. Media massa yang digunakan
humas untuk memberikan informasi yang akan dilaksanakannya suatu
kegiatan kepada publik adalah dengan media sosial seperti facebook
dan web resmi perpustakaan, kemudian mengirimkan pengumuman
Universitas Sumatera Utara
atau surat edaran kepada setiap daerah. Selain itu, dengan
menempelkan poster-poster yang berkaitan dengan kegiatan tersebut.
Setiap kegiatan yang akan dilaksanakan dibentuk kepanitiaan yang
dilakukan oleh pustakawan. Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera
Utara bekerja sama dengan berbagai instansi. Beberapa instansi seperti
Universitas Sari Mutiara Medan, Sekolah Tinggi Ilmu Pertanian Agrobisnis
Perkebunan (STIPAP) Medan, STIKes MEDISTR, kerja sama dengan radio
RRI (Radio Republik Indonesia), radio citra buana, dan lain-lain.
3.5.4 Penjualan Perorangan
Penjualan Perorangan (Personal Selling) memberikan pelayanan langsung
kepada pemakai melalui komunikasi tatap muka. Pustakawan sangat berperan
dalam memasarkan perpustakaan dengan pelayanan prima. Pustakawan harus
menunjukkan etika berkomunikasi yang baik dengan pengguna dan dituntut
untuk melayani masyarakat dengan menyediakan informasi serta mengajak
masyarakat untuk memanfaatkan informasi. Dinas Perpustakaan dan Arsip
Provinsi Sumatera Utara menyediakan perpustakaan keliling. Perpustakaan
Keliling dibagi menjadi 2 (dua), yaitu:
1) Layanan Keliling
Layanan keliling merupakan layanan yang disediakan Dinas Perpustakaan
dan Arsip Provinsi Sumatera Utara untuk melayani masyarakat umum dan
sekolah yang keberadaannya jauh dari lokasi perpustakaan daerah. Buku
pada layanan keliling tidak dapat dipinjamkan hanya dapat dibaca
ditempat. Layanan keliling Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi
Sumatera Utara mempunyai empat unit mobil. Tiga unit mobil dapat
dioperasikan. Sedangkan satu unit mobil dalam perbaikan.
2) Layanan Terpadu Perpustakaan Sekolah (TPS)
Layanan Terpadu Perpustakaan Sekolah merupakan layanan khusus untuk
melayani sekolah-sekolah dengan satu pustakawan. Layanan ini dilakukan
empat kali dalam satu minggu.Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi
Sumatera Utara menyediakan 100 koleksi bahan pustaka di dalam satu unit
Universitas Sumatera Utara
mobil.Setelah itu, pustakawan perpustakaan mencatat judul buku dan
memberikan bahan pustaka kepada sekolah dengan jangka waktu satu
bulan. Terdapat 2 (dua) unit mobil layanan terpadu perpustakaan keliling.
Tetapi hanya satu unit mobil yang dioperasikan, sedangkan satu unit mobil
dalam perbaikan.
3.5.5 Pemasaran langsung
Pendekatan pemasaran yang bersifat bebas dalam menggunakan saluran
distribusi
dan/atau
komunikasi
pemasaran,
yang
memungkinkan
perusahaan memiliki strategi tersendiri dalam berhubungan dengan
konsumen. Perpustakaan dapat melakukan pemasaran langsung kepada
pengguna perpustakaan.
Media dalam proses pemasaran langsung yang biasa digunakan
perpustakaan, antara lain :
a. Katalog
Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara sudah
memiliki katalog perpustakaan. Tetapi tidak online hanya manual.
Hal
ini
disebabkan
masih
dilakukannya
renovasi
gedung
perpustakaan. Komputer yang dimiliki perpustakaan masih kurang
dan jaringan tidak stabil.
b. Surat Langsung
Perpustakaan dapat menggunakan surat langsung ketika pengguna
perpustakaan mengalami keterlambatan dalam pengembalian buku.
Surat tersebut langsung ditujukan ke alamat rumah pengguna seperti
yang telah tercatat pada kartu anggota.
Universitas Sumatera Utara
3.6 Hambatan Promosi Perpustakaan
Kegiatan promosi Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara
mengalami beberapa kendala baik kendala internal maupun eksternal, yaitu:
1. Anggaran
Hambatan yang pertama yaitu pada keterbatasan dana. Dana belum tentu
disetujui, sehingga kegiatan-kegiatan promosi tidak diadakan di setiap
tahun dan hanya mengadakan di tahun-tahun tertentu saja. Kedua,
komunikasi dengan pihak pemerintah daerah. Terkadang disaat pihak
perpustakaan
membuat
suatu
kegiatan,
pemerintah
daerah
tidak
menganggarkan dana untuk peserta. Dari pihak pemerintah daerah tidak
mengirim
dana
menyebabkan
mempromosikan suatu
kegiatan
peserta
yang
berkurang.
akan
Ketiga,
cara
dilaksanakan kurang
menyeluruh hanya radio dan sosial media seperti facebook.
2. Program Kegiatan
Program kerja tidak mempunyai alokasi waktu dan tidak dilaksanakan
secara rutin, sedangkan kegiatan promosi sangat penting untuk
mengenalkan Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara
kepada masyarakat agar berkunjung ke perpustakaan tersebut. Kegiatan
promosi tidak dilakukan secara terstruktur atau terjadwal. Kegiatan
promosi yang dilaksanakan tergantung dari anggaran yang ada. kegiatan
promosi dilakukan tidak rutin, menyesuaikan dengan dananya. Jika dana
ada promosi akan dilakukan. Salah satu kegiatan pada Tahun 2017 Dinas
Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara tidak ada mengadakan
lomba minat baca, seperti: lomba mewarnai, bercerita, dan pidato.
Universitas Sumatera Utara
3.7 Upaya yang dilakukan
Upaya
yang
dilakukan
untuk
mengatasi
hambatan pada
Dinas
Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara, yaitu:
1. Anggaran
Upaya-upaya yang telah dilakukan dalam kegiatan promosi pertama yaitu
dengan cara bekerja sama antara pemimpin Dinas Perpustakaan dan Arsip
Provinsi Sumatera Utara dengan seluruh jajarannya agar kegiatan dapat
berjalan sesuai dengan perencanaan. Kedua, mengadakan lobi dengan
pihak-pihak tertentu seperti: pihak DPRD (Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah), bekerjasama dengan sekolah, perguruan tinggi, instansi,
pemerintah swasta, instansi publik, masyarakat medan sehingga promosi
tepat kepada sasaran. Ketiga, pendekatan kepada pimpinan dan instansi.
Misalnya, mempromosikan dengan salah satu stasiun televisi agar
masyarakat mendapatkan informasi menyeluruh.
2. Program Kegiatan
Dinas Perpustakaan dan Arsip PROVSU memprogramkan kegiatan
promosi agar kegiatan yang dilakukan sesuai dengan program atau waktu
yang telah disusun dan disepakati oleh pelaksana kegiatan promosi.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa strategi
promosi pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara,
diantaranya:
1. Periklanan (advertensi). Media promosi yang digunakan sebagai kegiatan
promosi yaitu: pertama, media cetak berupa brosur dan buletin. Kedua,
media elektronik berupa media audio (bekerja sama dengan RRI dan Citra
Buana) dan media audio visual berupa website untuk dapat mempermudah
perpustakaan menyebarkan informasi kepada masyarakat. Ketiga, media
luar ruang berupa poster, signboard. Keempat, media lini bawah berupa
kalender, pameran, spanduk, dan pemberian hadiah.
2. Promosi penjualan yaitu dengan memberikan hadiah dapat berupa uang
tunai jutaan rupiah, piagam penghargaan, sertifikat, dan souvenir seperti
tas atau baju kaus.
3. Hubungan masyarakat memudahkan dalam kegiatan-kegiatan yang
berhubungan dengan pihak luar. Terdapat 2 bagian humas pada Dinas
Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara, yaitu: pertama, Secara
internal
terdapat
kabid
humas
yang
bertanggung
jawab
untuk
menyampaikan informasi. Kedua, Secara eksternalhumas berperan dalam
memberikan informasi kepada masyarakat melalui berbagai media massa.
4. Penjualan perorangan yaitu pustakawan Dinas Perpustakaan dan Arsip
Provinsi Sumatera Utara memberikan pelayanan langsung kepada
pengguna.
5. Pemasaran langsung. Media dalam proses pemasaran langsung yaitu
katalog dan surat langsung.
Universitas Sumatera Utara
4.2.Saran
Saran yang dapat diberikan oleh penulis untuk Dinas Perpustakaan dan
Arsip Provinsi Sumatera Utara dalam melakukan promosi di perpustakaan
adalah sebagai berikut:
1. Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara hendaknya
menambahkan media periklanan yaitu mempromosikan dengan salah satu
stasiun
televisi
agar
masyarakat
mendapatkan
informasi
secara
menyeluruh.
2. Promosi penjualan. Dalam hal ini memaksimalkan promosi misalnya
dengan memberikan penghargaan kepada pengguna perpustakaan yang
sering berkunjung ke perpustakaan.
3. Pemasaran langsung dimana surat langsung yang akan dikirimkan kepada
pengguna yang terlambat mengembalikan buku dapat juga digantikan
dengan surat elektronik (e-mail).
4. Dapat melakukan promosi dengan mengundang tokoh-tokoh yang
menginspirasi pengguna perpustakaan. Salah satunya seperti penulis buku
cilik yang telah menerbitkan buku untuk menarik minat pengunjung
perpustakaan.
5. Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara hendaknya
menentukan kegiatan promosi dan menjadwalkan kegiatan agar kegiatan
promosi dapat dilakukan secara rutin sesuai dengan waktu dan kegiatan
yang telah disepakati oleh pelaksana kegiatan.
.
Universitas Sumatera Utara