kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok atau administrasi kantor maupun manajemennya.
C. Pengertian Kesekretariatan
Secara umum, Kesekretariatan merupakan serangkaian pekerjaan yang dilakukuan oleh seorang sekretaris pada sekretariatan yang mengandung unsur-
unsur sekretaris profesional. Kesekretariatan bersifat aktif dan dinamis dalam kegiatan mengenai jasa-jasa perkantoran, terutama yang sangat berkaitan dengan
proses administrasi. Ada beberapa pengertian tentang kesekretariatan, antara lain:
1. Menurut Sedarmayanti 2008: 3, kesekretariatan adalah aktivitas yang
dilakukan pada sekretariat yakni menunjukkan tata kerja atau proses kerjanya sekretaris.
2. Menurut Ratnawati dan Sunarto 2006: 7, kesekretariatan merupakan
bagian pekerjaan yang banyak berhubungan dengan surat menyurat, pengangendaan, pengetikan, dan kearsipan.
3. Menurut Wursanto 2006: 15, kesekretariatan adalah kegiatan yang
dilakukan oleh sekretaris secara profesional. Jadi, kesekretariatan menunjukkan aktivitas atau tata kerja.
Dari pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa: kesektariatan adalah segala pekerjaan atau aktifitas yang dilakukan oleh sekrtaris secara profesional
dalam bidang-bidang administrasi atau perkantoran pada sekretariat perusahaan.
D. Brand Image Seorang Sekretaris Perusahaan PT. Perkebunan
Nusantara III PERSERO Medan.
Brand image yang dilakukan seorang sekretaris, bukan hanya bagaimana seorang sekretaris menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik. Hal
itu disebabkan karena seorang sekretaris yang profesional memiliki keahlian dalam meningkatkan citra perusahaan brand image, juga dapat dinilai dari
bagaimana etika, kepribadian dan juga penampilannya. Menurut Keller 2003, pengertian brand image adalah anggapan tentang
merek yang direfleksikan konsumen yang berpegang pada ingatan konsumen. Menurut Kotler dan Amstrong 2001 : 225, pengertian brand image
adalah seperangkat keyakinan konsumen mengenai merek tertentu. Sedangkan menurut Ouwersoot dan Tudorica 2001 : 226, brand image adalah kumpulan
persepsi tentang sebuah merek yang saling berkaitan yang ada dalam pikiran manusia.
Dari pengertian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa brand image seorang sekretaris adalah gambaran dari hubungan atau perbandingan hasil
pencitraan kepribadian seorang sekretaris kepada seluruh pihak-pihak terkait dalam melaksanakan tugas-tugas yang sesuai dengan tanggung jawab pada
profesinya sebagai seorang sekretaris dengan standar seorang sekretaris yang berlaku di perusahaan tempat dia bekerja.
Dalam prakteknya, seorang sekretaris perlu memperhatikan dan menerapkan kesekretariatan dalam meningkatkan dan menjaga nama baik citra
perusahaan. Karena dapat mempermudah seorang sekretaris dalam menyelesaikan tugas-tugasnya.
Brand image tidak hanya bermanfaat bagi seorang sekretaris saja, melainkan bagi seluruh jajaran terkait pada lembaga perusahaan. Adapun manfaat
brand image bagi perusahaan yaitu: 1.
Sebagai gambaran citra perusahaan dalam komoditi bidang. 2.
Sarana identifikasi untuk mempermudah proses penanangan atau pelacakan.
3. Bentuk proteksi hukum terhadap fitur atau aspek perusahaan.
4. Signal tingkat kualitas bagi pihak terkait.
5. Sarana menciptakan asosiasi dan makna unik yang membedakan
perusahaan dengan perusahaan pesaing. 6.
Sumber keunggulan kompetetif. 7.
Sumber financial returns bagi perusahaan. Pada hakikatnya seorang sekretaris memiliki tugas, tanggung jawab dan
wewenang tidak hanya pada perusahaan melainkan pada diri sendiri untuk menjaga kualitas kerja dan citra perusahaan. Adapun tugas-tugas, tanggung jawab
dan wewenang Sekretaris Perusahaan pada PT. Perkebunan Nusantara III PERSERO Medan adalah:
Tugas
1. Mengorganisasikan dan mengkoordinasikan Rapat Direksi, Rapat Direksi
dan Dewan Komisaris, Rapat Umum Pemegang Saham RUPS dan
kegiatan lainnya dengan stakeholders, antara lain press conference, dengar pendapat dengan anggota Dewan dan sebagainya.
2. Memberikan informasi yang materil dan relevan kepada stakeholder sesuai
dengan ketentuan yang berlaku. 3.
Mengkoordinasikan penyusunan Laporan Manajemen Triwulan dan Tahunan yang akurat dan dapat diandalkan.
4. Menyampaikan Laporan Manajemen Triwulan dan Tahunan disampaikan
kepada Dewan Komisaris secara tepat waktu. 5.
Memutakhirkan materi informasi yang disajikan dalam website perusahaan serta dimutakhirkan secara berkala.
6. Mengkoordinasikan penyiapan dan penyediaan bahan-bahan untuk “press
release” atas setiap pernyataan dalam tingkatan direksi. 7.
Memberikan informasi yang dibutuhkan mengenai performance dari perusahaan dalam batas-batas yang ditetapkan dalam perusahaan sesuai
perarturan perundang-undangan serta disampaikan secara tepat waktu. 8.
Menyajikan hasil rapat Direksi sesuai kepentingannya baik melalui fasilitas intranet maupun fasilitas lainnya agar hasil keputusan rapat dapat
diketahui oleh Bagian terkait untuk dapat ditindaklanjuti. 9.
Membangun terbentuknya citra perusahaan Corporate Image yang positif melalui hubungan dan Komunikasi yang baik dengan stakeholder
agar citra perusahaan dapat meningkat.
10. Mendokumentasikan data-data dan dokumen yang terkait dengan aktivitas
perusahaan yang merupakan hasil evaluasi bagian teknis terkait dan melakukan updating setiap bulannya sehingga diperoleh data yang akurat.
11. Melaksanakan koordinasi, komunikasi dan konsultasi 3K denag Bagian,
Distrik Manajer, KebunUnit melalui surat dan media komunikasi sehingga tugas-tugas dan kebijaksanaan yang digariskan Direksi dapat
terlaksana dengan baik. 12.
Menyusun dan mengevaluasi rencana kegiatan anggran perusahaan RKAP Bagian Sekretaris Perusahaan secara berkala dengan memonitor
realisasi pemakaian anggran guna mendapatkan gambaran sebenarnya dari realisasi pemakaian anggaran sehingga terciptanya cost effectiveness.
13. Membuat laporan kinerja Bagian Sekretariat Perusahaan sesuai dengan
tugas pokoknya. 14.
Mengawasi dalam pelaksanaan prosedur pemakaian uang kerja Bagian Sekretariat Perusahaan.
15. Mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan upacara bendera setiap bulan di
Kantor Direksi Medan dengan menyiapkan fasilitas dan petugas upacara sehingga pelaksanaannya dapat berjalan lancar.
16. Menjamin bahwa SMM, SMI, SMK3, Malcom Baldrige dan RSPO
diterapkan di Bagian Sekretariat Perusahaan dengan melakukan pengawasan implementasinya sehingga sistem manajemen dapat berjalan
efektif sesuai dengan sasaran.
17. Mewakili Direksi dalam menghadiri undangan dan pertemuan sesuai
dengan instruksi yang diberikan oleh Direksi sehingga substansi pertemuan dapat diketahui untuk ditindaklanjuti.
18. Melaksanakan Sistem Penilaian Karya SPK.
19. Mengelola informasi dan mempersiapkan informasi yang akan
dikomunikasikan kepada pihak terkait. 20.
Menjalankan fungsi pelaksanaan dan pendokumentasian rapat umum pemegang saham RUPS, Rapat Direksi, Rapat Direksi dengan Dewan
Komisaris, dan Rapat Direksi dengan jajarannya. 21.
Membuat dan meyimpan. 22.
Menyelenggrakan program pengenalan bagi anggota Direksi danatau anggota Dewan Komisaris yang baru diangkat.
23. Keterangan mengenai tugas dan tanggung jawab Dewan KomisarisDewan
Pengawas dan Direksi serta hal-hal yang tidak diperbolehkan. 24.
Menelaah perarturan perundang-undangan yang baru dan tingkat kepatuhan perusahaan perundang-undangan.
25. Menyelenggarakan kegiatan ketatausahaan dan tugas-tugas protokoler
Direksi, menyiapkan penyajian dan sambutan Direksi. 26.
Membuat program, menyeleksi proposal dan penyaluran dana kegiatan corporate social responsibility CSR untuk meningkatkan jaminan
kelangsungan aktivitas perusahaan sehingga tercipta hubungan yang serasi, harmonis dan saling ketergantungan antara perusahaan dengan
masyarakat secara berkesinambungan.
Tanggung Jawab
1. Memastikan kecukupan pengungkapan informasi yang harus dicantumkan
dalam Laporan Tahunan termasuk manajemen risiko, jumlah rapat, dan tingkat kehadiran Dewan KomisarisDireksi, remunerasi Dewan
KomisarisDireksi, penerapan good corporate government GCG. 2.
Memastikan berlangsungnya komunikasi dan mekanisme pengaturan hubungan antara Pemegang Saham, Dewan Komisaris, dan Direksi.
3. Meyakinkan perusahaan telah taat kepada peraturan yang berkaitan dengan
pasar modal. 4.
Mewakili Direksi dalam mejalankan fungsi Direksi berkaitan dengan pengelolaan dan penyampaian informasi.
5. Melaporkan pelaksanaan tugasnya kepada Direktur Utama, yaitu:
a. Laporan yang berkaitan dengan tugas berkala, dan apabila diminta
dapat memberikannya kepada Dewan Komisaris. b.
Laporanhasil telaah terhadap perarturan perundang-undangan yang baru
c. Laporanhasil telaah tingkat kepatuhan perusahaan kepada perarturan
perundang-undangan.
Wewenang
Untuk mendukung pelaksanaan tugas dan tanggung jawabnya. Sekretaris Perusahaan Corporate Secretary berwenang:
1. Akses terhadap informasi ke berbagai level di perusahaan.
2. Menetapkan biaya yang dibutuhkan dalam rangka:
a. Memfasilitasi kegiatan protokoler Direksi.
b. Penyampaian informasi tentang aktivitas perusahaan.
c. Penyelesaian permasalahan yang dihadapi perusahaan sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
E. Peranan Seorang Sekretaris Perusahaan Dalam Meningkatkan
