Berdasarkan pengertian diatas, maka pengertian sekretaris dapat diartikan sebagai seorang yang bisa dipercaya yang memiliki peran dalam membantu
pimpinan menyelenggarakan bagian-bagian kecil tugas pekerjaan pimpinan dan memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab.
Peran yang dipegang sekretaris tergantung pada kedudukannya atau statusnya dalam lembaga: perusahaan, organisasi, yayasan tempat dia bekerja.
Sekretaris dibutuhkan lembaga perusahaan untuk membantu pimpinan mengatur, mengarahkan, dan mengevaluasi jalannya usaha perusahaan. Secara garis besar
peran sekretaris dapat disampaikan antara lain:
1. Sekretaris berperan terhadap atasannya
a. Merupakan perantara komunikasi serta membina hubungan antara
pimpinan dengan orang-orang yang ingin berhubungan maupun sebaliknya.
b. Sekretaris merupakan sumber informasi serta menyediakan bahan dan data
yang diperlukan bagi pimpinan dalam menjalankan fungsi, tugas, dan tanggung jawabnya dalam fungsi manajerialnya.
c. Sekretaris menjembatani pemberian perintah atau keinginan atasan atau
pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas baik secara lisan maupun tulisan.
d. Sekretaris dapat memberikan kontribusi pemikiran serta ide-ide kepada
pimpinan melalui saran-sarannya.
e. Sekretaris merupakan wujud atau cermin dari citra perusahaan maupun
pimpinan baik terhadap bawahan maupun eksternal perusahaan sehingga sekretaris merupakan penunjang keberhasilan pimpinan dan perusahaan.
2. Sekretaris berperan kepada bawahan pimpinan
a. sekretaris memiliki peran dalam pemberian motivasi kerja terhadap
pegawai bawahan sehingga pekerjaan didapat dengan berhasil dan berjalan
baik sesuai yang diharapkan.
b. Sekretaris memiliki peran serta dalam menentukan kebijakan yang berlaku
bagi karyawan bawahan, seperti mengenai penentuan dan penempatan pegawai sesuai dengan keahlian dan kemampuannya secara adil dan
sesuai.
c. Sekretaris dapat menampung serta menerima setiap saran, kritik, maupun
ide-ide dari bawahan atas berbagai masalah bagi kelangsungan pencapaian tujuan perusahaan. Hal tersebut nantinya akan disampaikan kepada
pimpinan atau atasannya.
d. Sekretaris mampu mengadakan pendekatan juga pemahaman serta
komunikasi lebih dekat dengan bawahan. Hal itu dilakukan untuk lebih mengoptimalkan juga mengerahkan kemampuan pegawai bawahan serta
mengetahui kelemahan serta kehendak pegawai bawahan baik terhadap
pelaksanaan tugas maupun perarturan perusahaan.
e. Sekretaris dapat bertindak sebagai komunikator atau penghubung bawahan
atas ketidaksesuaian maupun kesesuaian atas perintah maupun kebijakan
pimpinan maupun perusahaan.
Dalam setiap lembaga perusahaan, terdapat dua bagian utama. Pertama, kegiatan yang langsung berhubungan dengan usaha mencapai tujuan perusahaan,
mencakup kegiatan produksi, distribusi dan pembiayaan. Kedua, kegiatan yang mendukung aktivitas perusahaan dalam mencapai tujuan.
Menurut Eti Ratnawati dan Sunarto 2006, seorang sekretaris mempunyai peran penting dan tanggung jawab dalam memotivasi dan bekerjasama dengan
para petugas di bidang lainnya seperti personalia, pembukuan, produksi, penelitian dan pengembangan, perkantoran, juga hukum dan pemeliharaan. Tapi,
walaupun demikian kedudukan seorang sekretaris tidak hanya berperan dalam dua hal kegiatan tersebut, melainkan memiliki orientasi keahlian dalam meningkatkan
citra perusahaan brand image yang di lihat langsung oleh pimpinan. Dengan menyadari pentingnya peran sekretaris dalam membantu
pekerjaan-pekerjaan pimpinan, sehingga pada saat ini jabatan seorang sekretaris merupakan jabatan yang menuntut kemampuan profesional yang tinggi. Hal ini
membuat kemampuan pribadi seorang sekretaris dan kemampuan melaksanakan tugasnya sehari-hari menjadi bagian penting yang tidak dapat dipisahkan pada
tugas pokok seorang sekretaris. Menurut Eti Ratnawati dan Sunarto 2006, Pada prinsipnya tugas seorang seorang sekretaris pimpinan dapat dibagi menjadi tiga
macam, diantaranya yaitu: 1
Tugas Rutin Sekretaris Tugas rutin yaitu tugas-tugas umum yang dikerjakan sekretaris setiap
harinya tanpa menunggu instruksi dari pimpinan. Tugas ini meliputi membuka surat masuk untuk pimpinan, menerima dikte, menerima dan
melayani tamu serta bertamu mewakili pimpinan, menerima dan melayani telepon, menata arsip surat, menyusun dan membuat surat kepentingan
pimpinan, mengurus dan mengendalikan surat, menyiapkan pembuatan laporan, menyusun jadwal pimpinan dan mengelola kas kecil.
2 Tugas Pelaksanaan Instruksi
Tugas pelaksanaan instruksi adalah tugas yang diperintahkan oleh pimpinan. Tugas itu diperintahkan karena tidak termasuk ke dalam
kelompok tugas rutin dan harus dikerjakan ditengah-tengah kerja rutin. Tugas-tugas itu antara lain berkaitan dengan rapat yang tidak rutin,
perjalanan dinas, proyek khusus, dan lain-lain. 3
Tugas Kreatif Sekretaris Tugas kreatif tidak termasuk ke dalam tugas rutin dan instruksi. Tugas ini
muncul terinspirasi dalam diri sekretaris sendiri dan dimaksudkan agar bantuan yang diberikan kepada pimpinan dapat lebih berarti dan bermutu.
Tugas kreatif dapat berkaitan dengan efisiensi kerja, seperti perencanaan kerja, pengelolaan waktu, dapat berhubungan dengan pengaturan
menyangkut ruang dan penyediaan peralatan kerja, dapat menyangkut peningkatan kepribadian, pengetahuan, atau kecakapan yang diperlukan
agar kualitas, peran fungsi dan tugas keseluruhannya makin meningkat. Di samping tugas-tugas seperti di atas, beberapa penulis menguraikan
secara rinci tentang tugas-tugas sekretaris. Pendapat mereka akan dikutip sebagai bahan perbandingan dan untuk menambah wawasan.
Sutiyoso 2006 mengemukakan bahwa tugas seorang sekretaris dapat dibedakan menjadi lima kelompok bidang yaitu:
1 Tugas perkantoran, meliputi menyiapkan meja kerja pimpinan, menerima
instruksi dan dikte dari pimpinan, menangani surat-surat masuk dan surat- surat keluar, mengetik surat-surat untuk pimpinan dan membuat konsep
surat yang bersifat rutin, serta mem-file dan mengindeks surat-surat. 2
Tugas resepsionis, meliputi menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon, menerima tamu yang akan bertemu dengan
pimpinan, mencatat janji-janji untuk pimpinan, dan menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
3 Tugas keuangan, menangani urusan pribadi pimpinan dengan bank,
misalnya penyimpanan uang, penarikan cek, pengambilan uang dari bank, membayarkan pajak, sumbangan dan sebagainya atas nama pimpinan, dan
menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan serta menyediakan dana untuk keperluan tersebut.
4 Tugas sosial, yaitu mengurus rumah tangga kantor pimpinan, mengatur
penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta undangannya, memberikan ucapan selamat atau menyatakan ikut berduka cita kepada
relasi atas nama pimpinan. 5
Tugas insidentil, yaitu menyiapkan agenda rapat, mempersiapkan laporan, pidato, atau pernyataan pimpinan, membuat ikhtisar dari berita-berita dan
karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, dan sebagainya yang ada hubungannya dengan kepentingan perusahaan mengoreksi bahan-bahan
tercetak, seperti brosur, sirkuler, dan sebagainya yang ditulis pimpinan: mencari dan memilih suvenir untuk para relasi dan mewakili pimpinan ke
repsesi-repsesi.
B. Pengertian sekretariat
