1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Seiring dengan perkembangan zaman dan dunia usaha saat ini, berbagai macam perubahan yang telah terjadi akibat globalisasi dari era ekonomi industri
ke era ekonomi informasi, maka peran dan fungsi sekretaris tidak hanya sebatas pelaksana administrasi saja, akan tetapi sudah memiliki peran yang lebih luas lagi.
Tugas dan wewenang pekerjaan seorang sekretaris semata-mata bukan hanya mengurus administrasi perkantoran dan elerical tata usaha saja
melainkan menjadi pusat informasi bagi perusahaan. Sekretaris yang profesional merupakan sekretaris yang mampu meningkatkan brand image citra merek
pada lembaga atau perusahaan tempatnya bekerja. Baik dalam kualitas kerja dan profesinya sebagai sekretaris yang bertanggung jawab sesuai dengan kedudukan
atau wewenangnya. Menurut Dewi 2011: 1, istilah sekretaris berasal dari bahasa latin
“secretum”, yang berarti rahasia dan “secretarium”, yang berarti seorang yang diberikan kepercayaan menyimpan rahasia. Dalam bahasa inggris disebut
“secretary”, yang berasal dari kata “secret” yang berarti rahasia. Menurut Brauma dan Portugal 2011: 2, sekretaris adalah asisten
pimpinan yang melakukan pendiktean, surat-menyurat, menerima tamu, melakukan pengecekan atau mengingatkan pimpinannya, bila ada janji pertemuan,
dan beberapa bentuk tugas lain yang terkait dengan efektivitas pekerjaan pimpinan.
Menurut Nanassy dan Selden 2011: 2, sekretaris adalah karyawan kantor yang bertanggung jawab melebihi petugas stenografi, dimana biasanya melakukan
tugas dikte, menjawab telepon, membuat janji, mengarsip, surat menyurat, dan lain-lain.
Menurut Webster’s New Words Dictionary 2011: 2, sekretaris adalah pejabat umum yang bertanggung jawab atas tugasnya.
Dari pengertian para ahli di atas tentang sekretaris dapat disimpulkan bahwa sekretaris merupakan seorang pejabat perusahaan yang bertanggung jawab
mempersiapkan berbagai macam tugas dan pekerjaan yang berhubungan dengan administrasi perkantoran, membantu pimpinan dalam menyelesaikan tugas,
fungsi, dan perannya dalam menjalankan perusahaan secara efisien dan efektif. Sedangkan definisi sekretariat menurut para ahli antara lain: menurut Stein
2011: 3, sekretariat adalah kantor atau pejabat yang dipercaya untuk melakukan pengarsipan dan sejumlah fungsi-fungsi secretarial. Menurut Funk dan
Wagnalass 2011: 3, sekretariat adalah keseluruhan staff sekretaris pada suatu kantor, khususnya departemen pemerintahan yang dipimpin sekretaris.
Berdasarkan pendapat para ahli tersebut dapat di simpulkan bahwa sekretariat merupakan suatu satuan organisasi dimana di dalamnya, sekretaris beserta para
pembantunya melakukan rangkaian penataan terhadap pekerjaan pokok atau manajemen kearsipan.
Tugas dan pekerjaan sekretaris pada dasarnya terbagi menjadi 3 tiga bagian yaitu: tugas rutin, tugas khusus dan tugas, tugas khusus dan tugas kreatif.
Setiap bagiannya memiliki peranan dalam melakukan penjagaan beranda perusahaan, filter dan pengelolaan informasi, asisten pribadi atau atau tangan
kanan pimpinan, secret keeper pemegang rahasia, penasihat untuk dimintai pendapatnya dan penghubung humas. Dalam menjalankannya tugas dan
pekerjaannya, seorang sekretaris harus memperhatikan aspek-aspek untuk memudahkan tugas dan pekerjaannya tersebut di antaranya yaitu: teroganisir dan
orientasi detail atau teliti, melaksanakan tugas dengan cepat dan efisien, menampilkan citra positif bagi perusahaan, berfokus pada solusi, mempelajari
keahlian baru atau mengembangkan keahlian, menjalin hubungan baik dengan pihak di dalam dan di luar perusahaan, memahami lingkungan kerja serta
memiliki kemampuan melakukan beberapa kegiatan secara bersamaan multitasking.
Pada kedudukannya sekretaris mendapat pandangan dari PT. Perkebunan Nusantara III PERSERO sebagai seorang sekretaris perusahaan corporate
secretary dalam struktur organisasi di bawah Direktur Utama, diangkat dan diberhentikan oleh Direktur Utama berdasarkan mekanisme internal perusahaan
dengan persetujuan Dewan Komisaris. Dalam melaksanakan tugasnya sekretaris perusahaan corporate secretary menjalankan fungsi sebagai berikut:
memastikan bahwa perusahaan telah mematuhi perarturan tentang persyaratan keterbukaan sejalan dengan penerapan prinsip-prinsip good corporate government
GCG, memberikan informasi yang dibutuhkan Direksi dan Dewan Komisaris secara berkala danatau sewaktu-waktu apabila diminta, sebagai penghubung dan
menatausahakan serta menyimpan dokumen perusahaan, termasuk tetapi tidak terbatas pada Daftar Khusus, dan Risalah Rapat Direksi, Rapat Dewan Komisaris
dan Rapat Umum Pemegang Saham RUPS.
Merek brand telah menjadi elemen krusial yang berkonstribusi terhadap kesuksesan sebuah organisasi pemasaran, baik organisasi bisnis maupun nirlaba,
pemanufaktur maupun penyedia jasa, dan organisasi lokal,regional maupun global. Menurut UU No. 15 2001: 1, merek brand adalah tanda yang berupa
gambar, nama, kata, huruf-huruf, angka-angka, susunan warna, atau kombinasi dari unsur-unsur tersebut yang memiliki daya pembeda dan digunakan dalam
kegiatan perdagangan barang dan jasa. Menurut Kotler dan Amstrong 2001: 225, citra merek brand image
adalah seperangkat keyakinan konsumen mengenai merek tertentu. Sedangkan menurut Ouwersoot dan Tudorica 2001: 226, brand image adalah kumpulan
persepsi tentang sebuah merek yang saling berkaitan yang ada dalam pikiran manusia.http:www.kajianpustaka.com201212citra-merek-brandimage.
htmlsthash.dpuf Berkenaan dengan itu, PT. Perkebunan Nusantara III PERSERO
memiliki strategi dalam meningkatkan pencitraan perusahaannya dengan cara melakukan kerja sama baik di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan pada
pihak-pihak terkait seperti: pemberitaan, pemerintahan eksternal, organisasi dan sebagainya, meningkatkan kualitas perkebunan yang dikelola, komoditas hasil
perkebunan kelapa sawit dan karet serta mewujudkan paradigma bisnis baru PT. Perkebunan Nusantara III PERSERO.
Agar suatu lembaga atau perusahaan dapat berjalan dengan baik dan memiliki citra yang positif di masyarakat, maka diperlukan seorang sekretaris
perusahaan yang mampu mengayomi seluruh aktivitas pekerjaannya dan menjaga
indentitas citra merek brand image perusahaan. Baik berupa cara melakukan pekerjaan, berkomunikasi dan memiliki penampilan yang baik sehingga dapat
membantu perusahaan mencapai tujuan secara efektif dan efisien serta menerapkan nilai-nilai etika etika yang baik.
Berdasarkan keterangan-keterangan diatas, maka penulis menetapkan judul Tugas Akhir ini adalah “PERANAN SEORANG SEKRETARIS
PERUSAHAAN DALAM MENINGKATKAN BRAND IMAGE DI PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III PERSERO SEI BATANGHARI MEDAN”
dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
B. Perumusan Masalah
