Deskripsi Tentang Sistem Akuntansi Pembelian Persediaan Obat di Rumah
a. Prosedur Order Pembelian
Order pembelian dilakukan oleh bagian gudang, dimana bagian gudang ini membuat surat order sebanyak lima rangkap yang ditujukan untuk bagian
akuntansi, bagian keuangan , bagian pembelian Panti Rapih, bagian gudang, dan pemasok. Kemudian surat order pembelian tersebut
diserahkan kepada sopir yang akan mengantar surat order tersebut ke Rumah Sakit Panti Rapih. Sebelum berangkat, sopir mengisi dan
menandatangai buku perjalanan. b.
Prosedur Penerimaan Barang Penerimaan barang dilakukan oleh bagian gudang, dimana bagian gudang
menerima barang yang telah dipesan dan menerima faktur penjualan yang telah di buat oleh pemasok, kemudian bagian gudang membuat surat bukti
penerimaan barang sebanyak empat rangkap yang ditujukan untuk bagian akuntansi, bagian keuangan, bagian gudang, dan bagian pembelian.
c. Prosedur Pencatatan Barang
Pencatatan barang dilakukan oleh bagian gudang, dimana bagian gudang membuat data kartu gudang.
3. Dokumen –dokumen yang digunakan dalam Sistem Akuntansi Pembelian
Dalam melaksanakan prosedur pembelian obat, Rumah Sakit Panti Rini menggunakan beberapa dokumen yang terkait dengan pembelian, dokumen-
dokumen itu adalah Tabel 5.2 Dokumen yang digunakan oleh Rumah Sakit Panti Rini
No. Teori
Praktek Ada
Tidak
1. Surat Permintaan Pembelian
2.
Surat Penawaran Harga
3. Surat order pembelian
4.
Laporan penerimaan barang
5. Surat perubahan order
6.
Bukti kas keluar
Sumber : Data diolah Dari tabel diatas sistem pembelian Rumah sakit menggunakan dokumen
Surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan bukti kas keluar. Surat permintaan pembelian tidak digunakan karena fungsi gudang dalam
pembelian langsung membuat surat order pembelian tanpa melakukan permintaan pembelian terlebih dahulu. Dalam proses pembelian obat, Rumah
Sakit Panti Rini juga tidak menggunakan surat penawaran harga karena harga sudah ditetapkan oleh pihak pemasok sehingga dalam proses pembelian tidak
memerlukan dokumen tersebut. Untuk surat perubahan order, Rumah Sakit
Panti Rini tidak menggunakannya, karena pembelian jarang sekali melakukan perubahan order, jikapun ada perubahan maka surat perubahan order ini
diganti dengan surat order pembelian yang dikirim kembali ke pemasok. 4.
Catatan dalam sistem akuntansi pembelian Dalam melaksanakan proses pembelian terdapat beberapan catatan-catatan
yang menunjang proses pembelian. Catatan yang terdapat dalam sistem pembelian di Panti Rini adalah
Tabel 5.3 Catatan yang digunakan dalam sistem pembelian persediaan obat Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta.
No. Teori
Praktek Ya
Tidak
1. Register Kas Keluar
2.
Jurnal Pembelian
3. Kartu Utang
4.
Kartu Persediaan
Sumber : Data diolah Dari tabel diatas dapat dilihat Sistem Akuntansi Pembelian persediaan
obat Rumah Sakit Panti Rini dalam mencatat adanya utang belum menggunakan kartu utang, pada prakteknya kartu utang ini digantikan dengan
faktur dari pemasok, dimana faktur ini disimpan menurut tanggal faktur oleh fungsi akuntansi yang kemudian digunakan untuk melihat jika ada utang yang
belum dibayar
Dalam sistem akuntansi pembelian persediaan obat, terdapat beberapa catatan pembantu, catatan tersebut adalah
a. Buku Perjalananekspedisi
Buku perjalananekspedisi ini digunakan oleh bagian gudang untuk mengecek jumlah Surat Order Pembelian yang dikirim ke Panti Rapih.
Buku perjalanan ini dibawa oleh sopir untuk mengantar Surat Order Pembelian ke Panti Rapih. Buku perjalanan ini di dalamnya berisi tentang
1 Jumlah Surat Order Pembelian yang dikirim
2 Tanda Tangan kepala gudang Rumah Sakit Panti Rini sebagai
pembuat Surat Order Tersebut. 3
Tanda tangan sopir sebagai bukti telah diantarkan 4
Tanda tangan bagian pembelian Rumah Sakit Panti Rapih sebagai bukti telah diterimanya Surat Order Tersebut
b. Buku Habis Persediaan
Buku habis persediaan dibuat dan digunakan oleh gudang untuk mengecek jumlah persediaan yang berada di dalam gudang, buku habis persediaan
digunakan oleh gudang sebagai pedoman pembelian.
5.
Flow Chart
Pembelian Persediaan Obat Rumah Sakit Panti Rini Bagan alir sistem akuntansi pembelian persediaan Rumah Sakit Panti Rini
Yogyakarta adalah sebagai berikut :
Gambar 5.1
Flow Chart
Pembelian Persediaan Obat Bagian Gudang
Gambar 5.2
Flow Chart
Pembelian Persediaan Obat Bagian Sopir, dan Pembelian Panti Rapih
Gambar 5.3
Flow Chart
Pembelian Persediaan Obat Bagian Keuangan
Gambar 5.4 :
Flow Chart
Pembelian Persediaan Obat Bagian Akuntansi