Perancangan Struktur Organisasi pada Bagian Pembelian Obat Perancangan Input

Berikut ini adalah rancangan input pembelian persediaan obat untuk Rumah Sakit Panti rini Yogyakarta. 1. Surat Permintaan Pembelian Surat Permintaan Pembelian digunakan dan dibuat oleh karyawan gudang untuk meminta kepada karyawan pembelian untuk melakukan pembelian persediaan obat kepada pemasok. Rancangan Surat Permintaan Pembelian adalah senagai berikut : Gambar 5.6 Perancangan Surat Permintaan Pembelian Persediaan Obat 2. Data Pemasok Form Data Pemasok adalah untuk memasukkan nama-nama pemasok. Data Pemasok ini digunakan oleh Karyawan Pembelian untuk memilih pemasok dalam melakukan pembelian. Gambar 5.7 Perancangan Form Input Data Pemasok Gambar 5.8 Perancangan Form Tabel Data Pemasok Keterangan gambar 5.7 dan gambar 5.8 : a. Kode Pemasok diisi dengan kode pemasok masing-masing pemasok. b. Nama Pemasok diisi dengan nama perusahaan pemasok yang memasok barang persediaan. c. Alamat diisi dengan alamat pemasok barang d. Kota diisi dengan kota tempat pemasok e. Email diisi dengan email pemasok f. Kontak diisi dengan kontak pemasok g. Tabel data pemasok menampilkan data-data pemasok yang akan memasok barang persediaan. 3. Data Persediaan Form Input Data Persediaan ini dapat digunakan oleh Karyawan Gudang untuk mengecek jumlah persediaan yang ada di Gudang dan dapat dijadikan pedoman untuk melakukan permintaan pembelian. Gambar 5.9 Perancangan Form Input Data Persediaan Obat Gambar 5.10 Perancangan Form Tabel Data Persediaan Obat Keterangan Gambar 5.9 dan Gambar 5.10 a. Kode Barang diisi dengan kode setiap barang b. Nama Barang diisi dengan nama barang persediaan c. Satuan diisi dengan satuan barang persediaan d. Stock awal diisi dengan jumlah yang ada di gudang e. Tabel Data Persediaan menampilkan tentang daftar persediaan yang ada di dalam gudang 4. Surat Order Pembelian Form Inpu t Surat Order Pembelian ini diisi oleh Karyawan Pembelian dan kemudian dicetak setelah itu Karyawan Pembelian akan meyerahkan kepada pemasok persediaan. Gambar 5.11 Perancangan Form Input Order Pembelian Keterangan : a. Nomor Order Pembelian akan terisi secara otomatis b. Kode Pemasok diisi dengan Kode Pemasok yang dipilih c. Tanggal Bukti akan terisi secara otomatis d. Nama dan Alamat Pemasok akan terisi bersamaan dengan terisinya Kode Pemasok e. Kode Barang diisi Kode Barang yang akan dipesan f. Nama Barang berisi nama barang yang dipesan g. Jumlah berisi jumlah barang yang dipesan h. Satuan berisi satuan yang dipakai dalam pemesanan barang i. Harga beli diisi harga persatuan barang yang akan dipesan j. Total akan terisi secara otomatis 5. Laporan Penerimaan Barang Form penerimaan Persediaan obat ini diisi oleh Karyawan Penerimaan. Form ini juga digunakan untuk pelaporan penerimaan barang dan meng- update data persediaan . Gambar 5.12 Perancangan Form Input Penerimaan Persediaan Obat Keterangan : a. Nomor Laporan Penerimaan Barang akan terisi sedara otomatis b. Kode Pemasok diisi dengan kode pemasok yang dipilih c. Nama Pemasok akan terisi ketika kode pemasok sudah dipilih d. Tanggal akan terisi secara otomatis e. Kode Barang berisi kode barang yang diterima f. Jumlah berisi jumlah barang yang diterima g. Satuan adalah satuan barang yang diterima h. Harga beli adalah harga barang yang diterima i. Total akan terisi secara otomatis 6. Faktur Pembelian Form ini digunakan untuk memasukkan data-data mengenai pembayaran faktur pembelian kepada pemasok. Form ini diisi oleh bagian akuntansi. Gambar 5.13 Perancangan Form Input Faktur Pembelian Persediaan Obat Keterangan : a. Nomor Faktur diisi dengan Nomor Faktur dan akan terisi secara otomatis b. Tanggal Faktur diisi dengan tanggal faktur dan akan terisi secara otomatis c. Kode Pemasok diisi dengan kode pemasok d. Nama Pemasok diisi dengan nama pemasok e. Harga diisi dengan harga barang persediaan yang telah dibeli f. Uang Muka diisi dengan uang muka apabila Pembelian sebelimnya telah menyerahkan uang muka g. Jatuh Tempo diisi dengan tanggal jatuh tempo pembayaran h. Syarat diisi dengan syarat pembayaran yang telah disepakati terlebih dahulu dengan pemasok 7. Perancangan output Order Pembelian Gambar 5.14 Perancangan output Order Pembelian

F. Perancangan Database

1. Perancangan Entity Relantionship Diagram ERD Dalam melakukan perancangan Diagram hubungan antar entitas untuk Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta, kita harus menentukan entitas-entitas yang terkait dalam diagram tersebut. Entitas-entitas tersebut adalah : a. Resource sumber : persediaan b. Event kegiatan : Pembelian, surat permintaan pembelian, surat order pembelian Laporan penerimaan barang, faktur dari pemasok c. Agent pelaku : Pemasok setelah menentukan entitas yang ada yang terkait, langkah selanjutnya adalah menentukan hubungan antar entitas tersebut, hubungan antar entitas dalam Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah : a. Persediaan dengan Pembelian Persediaan dengan pembelian mempunyai hubungan Many to Many , maksudnya adalah setiap satu jenis persediaan dapat dilakukan lebih dari satu pembelian, dan setiap pembelian dapat membeli banyak persediaan. b. Pembelian dan pemasok Pembelian dengan pemasok mempunyai hubungan One to Many , maksudnya setiap satu jenis pembelian dapat memesan pada satu pemasok, dan pemasok dapat melayani lebih dari satu pembelian. c. Pemasok dan Laporan penerimaan barang Pemasok dan Laporan penerimaan barang mempunyai hubungan One to Many setiap pemasok dapat membuat lebih dari satu laporan penerimaan barang, dan laporan penerimaan barang hanya dibuat untuk satu pemasok. d. Persediaan dengan laporan penerimaan barang Persediaan dan laporan penerimaan barang mempunyai hubungan Many to Many , maksudnya setiap satu jenis persediaan yang diterima dapat membuat lebih dari satu laporan penerimaan barang, dan setiap laporan penerimaan barang dapat dibuat lebih dari satu jenis persediaan yang diterima e. Pemasok dengan faktur Pemasok dengan faktur mempunyai hubungan One to Many , maksudnya setiap pemasok dapat mengirim lebih dari satu faktur, dan setiap faktur hanya dikirim oleh satu pemasok Gambar rancangan ERD untuk Rumah Sakit Panti Rini Adalah Sebagai Berikut : Gambar 5.15 Entity Relationship Diagram Pembelian Persediaan Obat