Bersama Nusantara KPBN Cabang Medan. 1.
Visi PT. KPBN Cabang Medan Menjadi Trading House Komoditas perkebunan Indonesia yang unggul
dan terpercaya. 2.
Misi PT. KPBN Cabang Medan Menyelenggarakan pemasaran komoditas perkebunan Indonesia dengan
berpegangan pada prinsip-prinsip ekonomi untuk memberi manfaat yang sebesar-besarnya bagi produsen dan pembeli.
B. Struktur Organisasi
Dalam rangka memberikan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang seimbang maka perlu di bentuk struktur organisasi yang baik,
sehingga tugas yang diberikan dapat dikerjakan secara efisien, sistematika, dan terkoordinir.
Struktur organisasi PT. KPBN dipimpin oleh 3 tiga orang Direksi yang terdiri dari:
1. Direktur Utama.
2. Direktur Operasional.
3. Direktur Keuangan, SDM, dan Umum.
Dibantu oleh para manajer serta bertanggung jawab kepada komisaris dan pemegang saham. Dalam rangka pelayanan pemasaran komoditi agro
industri, PT. KPBN pusat Jakarta dibantu oleh 3 tiga Kantor Cabang, yakni sebagai berikut:
1. PT. KPBN Cabang Medan.
Universitas Sumatera Utara
2. PT. KPBN Cabang Surabaya.
3. PT. KPBN Perwakilan Dubai.
Kantor CabangPerwakilan PT. KPBN adalah kantor yang melaksanakan tindak lanjut seluruh hasil transaksi penjualan PT. KPBN dan
bertanggung jawab kepada Direksi PT. KPBN. Struktur organisasi ini sesuai dengan Surat Keputusan Direksi PT. KPBN No.01KPBKpts21-
SDMI2010 tanggal 08 Januari 2010. Struktur organisasi PT. KPBN dapat dilihat di bawah ini.
Gambar 1.1 Struktur Organisasi PT. KPBN Cabang Medan
Sumber : PT. KPBN Cabang Medan
PT. KPBN CABANG
MEDAN MANAJER
URUSAN PENJUALAN
ASS. MANAJER
URUSAN LOG. 2
TEH KAKAO
ASS. MANAJER
URUSAN LOG. 1
SAWIT KARET
ASS. MANAJER
URUSAN KEUANGAN,
SDM UMUM
ASS. MANAJER
Bidang Keuangan
Bidang SDM
Bidang Umum
Bidang Pra Shipment
Bidang After Shipment
Bidang Shipment
Bidang After Shipment
Bidang Shipment
Bidang Pra Shipment
Universitas Sumatera Utara
Seksi-seksi Urusan Keuangan, SDM Umum PT. KPBN Cabang Medan dapat diuraikan sebagai berikut:
Gambar II.2 Seksi-seksi Urusan Keuangan, SDM Umum PT. KPBN Cabang Medan
Sumber : PT. KPBN Cabang Medan
C. Job Description
Berikut ini akan diuraikan job description dari setiap unit pada PT. KPBN Cabang Medan yang terdiri dari :
1. Manajer
Tugasnya adalah : a.
Membantu Direktur Utama PT. KPBN melaksanakan tindak lanjut hasil transaksi penjualan PT. KPBN Jakarta dan PTPN.
b. Mengkoordinir, mengawasi, dan membimbing Asisten Manajer dan
Karyawanti agar tercapai hasil kerja dan pelayanan yang maksimal.
URUSAN KEUANGAN,
SDM UMUM
ASS. MANAJER
PuskomTeknologi Informasi
Urta Kehumasan
Kesehatan Kerohanian
PengembanganDiklat Sekretariat
KepegawaianPersonalia AnggaranPembiayaanVerifikasi
PembukuanAkuntansi Bank
Valas KasirMokerBank
Bidang SDM
Bidang Umum
Bidang Keuangan
Universitas Sumatera Utara
c. Memonitor persediaan barang di gudangtangki timbun PTPN.
d. Memonitor pelaksanaan pengapalan barang PTPN Pembeli.
e. Memonitor persiapan dokumen pengapalan sd pencairan wesel dari
hasil penjualan ke Bank Devisa dan langsung ditransfer ke rekening PTPN yang bersangkutan.
f. Mengusulkan kenaikan golonganberkala Karyawan PT. KPBN
Cabang Medan kepada Direktur Utama. g.
Mengkoordinir, memonitor, dan menyelesaikan segala pekerjaan dan permasalahan di PT. KPBN Cabang Medan.
h. Memonitor pelaksanaan pengelolaan Keuangan PT. KPBN Cabang
Medan sesuai dengan Anggaran yang tersedia. i.
Memonitormemeriksa dan mengusulkan RKAP PT. KPBN Cabang Medan kepada PT. KPBN Jakarta.
j. Melaksanakan tugas-tugas lain bila diperlukan oleh Direktur Utama.
2. Bagian Urusan Penjualan
Tugasnya adalah : a.
Menerima dan memeriksa serta memonitor surat-surat masuk dari PTPN perihal Mutu, Quantum, waktu penyerahan dan pelaksanaan
tender inti sawit dan tetes Molasses. b.
Mengkoordinasi jadwal tender ke PT. KPBN pusat Jakarta dan PTPN terkait perihal jadwal tender.
c. Memonitor perkembangan harga pasar Market Outlook di reuters
dan pasar harian Malaysia dll.
Universitas Sumatera Utara
d. Memonitor HPE, Kurs Pajak mingguan dan Kurs Tengah Bank
Mandiri. e.
Memonitormeneliti laporan mingguan perkembangan harga gula pasir di Medan.
f. Memonitor penyampaian surat undanganpenawaran tender Inti
Sawit. g.
Memonitor percepatan penyampaian hasil tender Inti SawitMolasses ke PT. KPBN Jakarta.
h. Meneliti dan memonitor percepatan pembuatan konsep kontrak hasil
tender Inti Sawit. i.
Meneliti memonitor percepatan pembuatan Berita Acara Hasil Tender Inti SawitMolasses.
j. Memonitor dan meneliti laporan mingguanbulanan penjualan Inti
Sawit. k.
Mengkoordinir pelaksanaan tugas di urusan penjualan yang diberikan oleh Manajer kepada Karyawan yang dipimpinnya.
Menyelesaikan permasalahan yang timbul dalam hal penjualan. l.
Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Manajer yaitu sebagai ketua Tim Pelayanan Ekspor untuk membantu urusan
Logistik pengapalan Teh, Kakao, Karet, dan Sawit.
3. Bagian Urusan Log. 1 Sawit Karet
Tugasnya adalah : a.
Menerima dan memeriksa serta memonitor surat-surat masuk dari
Universitas Sumatera Utara
PTPN perihal Mutu, Quantum, waktu penyerahan dan pelaksanaan tender inti sawit dan tetes Molasses.
b. Mengkoordinasi jadwal tender ke PT. KPBN pusat Jakarta dan
PTPN terkait perihal jadwal tender. c.
Memonitor perkembangan harga pasar Market Outlook di reuters dan pasar harian Malaysia dll.
d. Memonitor HPE, Kurs Pajak mingguan dan Kurs Tengah Bank
Mandiri. e.
Memonitormeneliti laporan mingguan perkembangan harga gula pasir di Medan.
f. Memonitor penyampaian surat undanganpenawaran tender Inti
Sawit. g.
Memonitor percepatan penyampaian hasil tender Inti SawitMolasses ke PT. KPBN Jakarta.
h. Meneliti dan memonitor percepatan pembuatan konsep kontrak hasil
tender Inti Sawit. i.
Meneliti memonitor percepatan pembuatan Berita Acara Hasil Tender Inti SawitMolasses.
j. Memonitor dan meneliti laporan mingguanbulanan penjualan Inti
Sawit. k.
Mengkoordinir pelaksanaan tugas di urusan penjualan yang diberikan oleh Manajer kepada Karyawan yang dipimpinnya.
Menyelesaikan permasalahan yang timbul dalam hal penjualan.
Universitas Sumatera Utara
l. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Manajer yaitu
sebagai ketua Tim Pelayanan Ekspor untuk membantu urusan Logistik pengapalan Karet dan Sawit.
4. Bagian Urusan Log. 2 Teh Kakao
Tugasnya adalah : a.
Menerima dan memeriksa surat-surat masuk, kontrak, LC nominasi dan bukti pembayaran serta dokumen-dokumen lainnya.
b. Menjawab dan menindaklanjuti surat, fax sehubungan dengan Log-2
Teh Kakao. c.
Memonitor kelengkapan dokumen dan negosiasi wesel pada adviseNegotiating Bank serta menyelesaikan discrepancy pada
NegotiatingPaying Bank. d.
Memaraf dan menandatangani dokumen-dokumen yang berhubungan dengan Log-2 Teh Kakao.
e. Mengintruksikan penerbitan ataupun pembetulan SI dan dokumen-
dokumen lainnya untuk instansi-instansi terkait apabila dokumen pendukungnya sudah dilengkapi.
f. Mengkoordinir pelaksanaan tugas di Log-2 Teh Kakao yang
diberikan oleh Manajer kepada karyawan yang dipimpinnya. g.
Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh Manajer. h.
Menyelesaikan permasalahan dalam hal pengapalan.
5. Bagian Urusan Keuangan, SDM Umum
Tugasnya adalah:
Universitas Sumatera Utara
a. Mengkoordinir pembuatan RKAP dan laporan pertanggungjawaban
Keuangan kantor Cabang Medan. b.
Mengontrol dan memeriksa bukti-bukti keluar masuk KasBank serta data-data pendukungnya.
c. Memantau droppingtransfer Modal Kerja dari Kantor Pusat.
d. Memantau dan meneliti pembuatan daftar gaji dan hak-hak
Karyawan lainnya. e.
Mengontrol pembukuan atas semua transaksi keuangan di Kantor Cabang Medan.
f. Melaksanakan dan menindaklanjuti hasil rekonsiliasi rekening Koran
dengan kantor pusat, PTPN dan anak lembaga lainnya. g.
Mengkoordinir SDM sesuai dengan petunjuk yang diberikan oleh kantor pusat.
h. Membuat usulan untuk pendidikan dan pelatihan karyawan kantor
cabang Medan. i.
Mengurus rumah tangga kantor cabang Medan baik untuk kepentingan Karyawan maupun pemeliharaan aset-aset kantor
cabang. j.
Mengkoordinir pembuatan laporan kegiatan kantor cabang. k.
Mengadministrasikan pemungutan dan penyetoran PPN dan PPH serta penyelesaian rampung PPH Karyawan.
l. Mendampingi dan memberikan penjelasan-penjelasan kepada tim
pemeriksa baik intern maupun extern.
Universitas Sumatera Utara
m. Mengkoordinir pelaksanaan pameran di PRSU.
n. Memantau pelaksanaan tugas yang diberikan oleh Manajer cabang
Medan kepada masing-masing Karyawan. o.
Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan dengan sebaik-baiknya.
D. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua
begitu juga pada PT. KPBN Cabang Medan, perusahaan terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh perusahaan dapat terwujud. Tidak mudah
dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja terkini yang dijalankan
perusahaan adalah : 1.
Meningkatkan pemahaman proses shipping administrasi dan pemahaman atas komoditi PTPN dengan memberikan pelatihan mulai dari proses
tanaman, produksi, pabrik sampai dengan proses bisnis administrasi. 2.
Menciptakan hubungan yang baik dengan lembaga penerbit dokumen utama dan pendukung ekspor dan hubungan komunikasi yang baik
dengan pembeli. 3.
Melaksanakan studi banding Benchmark secara berkala.
Universitas Sumatera Utara
E. Rencana Usaha
