Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) Cabang Medan

1

TUGAS AKHIR

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PT. KHARISMA PEMASARAN BERSAMA NUSANTARA (KPBN)

CABANG MEDAN

Oleh :

TRI RAMADHANI 112102236

PROGRAM STUDI D-III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN 2014

i

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Alhamdulillah, puji syukur kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan banyak nikmat dan karunianya, yang masih memberikan nikmat kesehatan dan kesempatan sehingga penulis telah mampu dalam menyelesaikan Tugas Akhir perkuliahan untuk meraih gelar Ahli Madya pada Fakultas Ekonomi Program Studi Diploma III Akuntansi Universitas Sumatera Utara. Shalawat berangkaikan salam kepada Nabi Muhammad SAW, yang telah membawa risalah kepada umat manusia dan membawa dari alam jahiliah menuju alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan dan sampai sekarang ini masih dapat kita rasakan bersama.

Masih begitu banyak kekurangan dan keterbatasan yang ada pada penulis didalam membuat penyelesaian Tugas Akhir ini, namun penulis berusaha semaksimal dan semampu mungkin untuk menyelesaikannya dengan sebaik-baiknya, untuk itu penulis sangat berharap kritik dan saran yang mendidik demi menambah pengetahuan penulis serta dapat memperbaiki kekurangan penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

Dalam rangka memenuhi kewajiban tersebut maka penulis menyusun

tugas akhir ini dengan judul “ Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada

PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) Cabang Medan ” . Pada kesempatan ini, penulis menyampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam penyelesaian tugas akhir ini, Secara

khusus teristimewa buat orangtua Tercinta Ayahanda Alm. Aspari dan Ibunda

ii

Akhir ini, baik berupa dorongan, semangat, maupun pengertian serta

kepada kakak-kakak Rita Dewi dan Maya Sari, Spd yang banyak memberikan

dukungan dari awal dan akhir penyelesaian Tugas Akhir ini dan yang tetap memberikan semangat dan doa kepada penulis untuk penyelesaian tugas akhir ini.

Penulis juga mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada berbagai pihak, antara lain yaitu :

1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Ac, Ak selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak, selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan saran dan masukan kepada penulis.

3. Bapak Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 4. Bapak Drs. Zainul Bahri Torong, M.Si, Ak selaku Dosen pembimbing

yang telah meluangkan waktunya untuk membimbing penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini.

5. Bapak Eddy S. Noor selaku Manager PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) Cabang Medan.

6. Bapak Armansyah, SE selaku Assisten Manajer KSU PT. Kharisma

Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN), Bapak Uun Irwoko, SE dan

IrfanAbdillah, SE atas kesempatan dan informasi yang diberikan kepada penulis dalam melakukan penelitian mengenai Sistem Informasi Akuntansi Penggajian.

iii

7. Yang teristimewa Mardyansyah, SE yang membantu dan memotivasi

saya dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

8. Kepada teman-teman Novaliana Syaputri, Maisyarah Dwi Putri, Lulu

Ulithia, Fanni Annisa Rizki, Maya Riahta, Margaretha Angela, Tanti Dinita, Ivany Mulyana dan khususnya D – III Akuntansi Grup D angkatan 2011 serta seluruh staf pengajar, staf departemen akuntansi, staf administrasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dan seluruh karyawan PT. KPBN Medan yang telah banyak membantu penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.

Penulis mengucapkan terima kasih semoga kiranya bantuan, semangat dan kebahagiaan yang telah diberikan kepada penulis agar dapat dibalas oleh Allah SWT, Penulis berharap agar tugas akhir ini memberikan manfaat bagi semua pihak.

Medan, Juli 2014

Penulis,

(Tri Ramadhani) 112102236

iv DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

BAB I : PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Rumusan Masalah ... 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3

D. Rencana Penulisan ... 4

1. Jadwal Survei/Observasi ... 4

2. Rencana Isi ... 5

BAB II : PROFIL PT. KPBN CABANG MEDAN ... 8

A. Sejarah Singkat ... 8

B. Struktur Organisasi ... 11

C. Job Description ... 13

D. Kinerja Usaha Terkini ... 21

E. Rencana Usaha ... 22

BAB III : SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PT. KHARISMA PEMASARAN BERSAMA NUSANTARA (KPBN) CABANG MEDAN ... 23

v

B. Unsur-Unsur Gaji ... 25

C. Sistem Pencatatan dan Perhitungan Gaji ... 29

D. Sistem Pembayaran Gaji ... 32

E. Pengawasan Internal Gaji ... 36

1. Penerapan Sistem Pengawasan Gaji ... 37

2. Pengendalian Penggajian ... 39

F. Tujuan Pengawasan Internal Gaji ... 41

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN ... 42

A. Kesimpulan ... 42

B. Saran ... 43

DAFTAR PUSTAKA ... 44

vi

DAFTAR TABEL

Nomor Judul Halaman

vii

DAFTAR GAMBAR

Nomor Judul Halaman

II.1 Logo PT. KPBN ... 10

II.2 Struktur Organisasi PT. KPBN Cabang Medan ... 12

III.1 Diagram arus data Sistem Penggajian ... 30

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah

Dalam perkembangan dunia bisnis saat ini tenaga kerja memegang peranan yang sangat penting di dalam sebuah perusahaan, baik dalam kegiatan operasional maupun dalam mencapai tujuan perusahaan sehingga tenaga kerja atau sering yang di sebut karyawan sangat dibutuhkan oleh setiap perusahaan. Dalam menjalankan tugasnya, tenaga kerja dituntut untuk lebih meningkatkan loyalitas dan kemampuan serta keahlian dalam bidang yang mereka jalani.

Gaji merupakan pembayaran atas jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang karyawan manager, dan di bayarkan secara tepat setiap bulan. Dikutip dari buku Sistem Akuntansi, penulis Mulyadi, tahun 2001.

Tugas-tugas yang dilakukan oleh karyawan antara lain menyusun rencana dan tujuan perusahaan yang akan di capai, melaksanakan kegiatan dan pengawasan operasional perusahaan sampai tercapainya tujuan perusahaan. Agar setiap pekerjaan yang di lakukan setiap karyawan sesuai dengan yang di harapkan oleh perusahaan, maka pemimpin perusahaan harus memberikan imbalan atau balas jasa dalam bentuk uang berupa gaji yang layak, tunjangan, insentif, atau bonus yang disesuaikan dengan keahlian dan tanggung jawab karyawan terhadap tugas-tugas yang menjadi tanggung jawab mereka. Hal ini dapat memberikan motivasi kepada karyawan dan

meningkatkan produktivitas kinerja sehingga memberikan dampak positif bagi perusahaan dalam mencapai tujuan.

Sistem gaji sangat rentan dengan kesalahan serta penyelewengan. Oleh karena itu, tidak ada satu pihak pun yang diperbolehkan terlibat didalamnya terkecuali hanya bagian penggajian saja. Dengan kata lain, system pengawasan menghendaki adanya pemisahan fungsi yang salah satunya adalah yang berhubungan dengan prosedur penentuan gaji, pembayaran serta pencatatan.

Banyak perusahaan yang menggunakan sistem payroll yaitu dengan cara membuat daftar gaji karyawan. sistem ini di lakukan sebagai bukti yang jelas tentang rincian gaji yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan nya berdasarkan jabatan atau golongan karyawan tersebut. Hal ini menghindari kemungkinan terjadinya kesalahan atau pencatatan jumlah penggajian dan pengupahan. Adapun kesalahan pencatatan yang sering terjadi dalam perusahaan mengenai gaji yaitu :

1. Memperbesar dana untuk peggajian dan pengupahan dengan memasukkan

nama karyawan yang fiktif atau sebenarnya tidak ada.

2. Menahan gaji yang tidak diambil oleh karyawan yang berhak untuk

menerimanya.

3. Sengaja tidak mencatat pengurangan atas gaji atau upah karyawan.

Dalam memperhatikan kesejahteraan karyawan selain memberikan gaji perusahaan juga harus memberikan fasilitas seperti rumah dinas, seragam dinas, fasilitas kesehatan, dan lain sebagainya. Selain itu, perusahaan juga

harusmembeikan uang tunjangan, uang lembur, serta bonus pertengahan atau akhir tahun. Tetapi jika kesejahteraan karyawan diabaikan, maka kegiatan operasional perusahaan akan terbengkalai disebabkan menurunnya kinerja karyawan atau terkadang dalam kondisi yang fatal dapat menyebabkan mogokkerja karyawan yang dapat dituangkan dalam bentuk unjuk rasa penuntutan hak yang dilakukan oleh karyawan.

Dari uraian diatas maka penulis termotivasi untuk melihat lebih nyata mengenai sistem penggajian dan pengupahan yang dilakukan oleh PT. KPBN Cabang Medan. Oleh karna itu penulis akan memaparkannya dengan judul “ Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT.KPBN Cabang Medan”

B. Rumusan Masalah

Sistem pengawasan internal gaji karyawan memiliki peranan yang sangat penting dalam meningkatkan efisiensi perusahaan. Selain itu sistem pengawasan gaji dilakukan untuk menghindari terjadinya penyimpangan dan penyelewengan serta dapat memberikan masukan bagi manajemen dalam pengoreksian dalam penyimpangan yang terjadi dan cara menangani penyimpangan yang terjadi. Berdasarkan hal terebut diatas penulis merumuskan masalah “Apakah sistem pengawasan internal gaji karyawan yang diterapkan PT.KPBN sudah efektif?”

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

1. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian yang dilakukan penulis adalah sebagai berikut:

b. Untuk mengetahui pihak-pihak yang terkait dalam pengawasan internal gaji karyawan PT. KPBN

c. Untuk mengetahui apakah sistem pengawasan internal gaji karyawan

yang diterapkan pada PT.KPBN telah efektif. 2. Manfaat Penelitian

Setiap penelitian harus memiliki manfaat yang dapat diambil. Adapun manfaat yang dapat diambil dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

a. Bagi peneliti sebagai bahan masukan untuk mengetahui sistem

akuntansi yang dipakai dalam penerapan penggajian dan pengupahan karyawan pada PT. KPBN.

b. Bagi perusahaan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan

keputusan dan langkah-langkah untuk perencanaan, kebijakan pada masa yang akan datang untuk mencapai tujuan perusahaan.

c. Bagi pihak lain sebagai bahan masukan bagi peneliti lain untuk

mengadakan penelitian dimasa mendatang yang dapat dijadikan sumber ataupun referensi.

D. Rencana Penulisan

1. Jadwal Survei/Observasi

Penelitian ini dilakukan pada PT. KPBN Cabang Medan yang terletak di Jl. Balai Kota No. 8 Medan. Jadwal penulisan terdiri dari berbagai kegiatan yang dimulai dari persiapan untuk melaksanakan penelitian, pelaksanaan bimbingan untuk pengolahan data, pelaporan

bimbingan untuk penulisan tugas akhir, dan penyempurnaan tugas akhir. Jadwal penulisan yang dilakukan penulis dijelaskan pada tabel di bawah ini.

Tabel I.1

Jadwal Survei dan Penulisan Laporan Tugas Akhir

NO KEGIATAN

Juni/Minggu Juli/Minggu I II III IV I II III

1. Pengesahan Tugas Akhir

2. Pengajuan Judul

3. Permohonan Izin Riset

4. Penunjukan Dosen Pembimbing

5. Pengumpulan Data

6. Penyusunan Tugas Akhir

7. Bimbingan Tugas Akhir

8. Penyelesaian Tugas Akhir

2. Rencana Isi

Laporan penelitian terdiri dari empat bab, dimana setiap bab saling berkaitan. Hal ini sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan pembuatan tugas akhir yang telah ditetapkan bahwa susunan tugas akhir harus praktis dan sistematis. Oleh karena itu, laporan penelitian tugas akhir ini disusun sebagai berikut :

Dalam bab ini membahas mengenai latar belakang masalah rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian dan rencana penulisan yang terdiri dari jadwal survei/observasi dan rencana isi.

BAB II PROFIL PT. KPBN CABANG MEDAN

Dalam bab ini membahas tentang sejarah ringkas, struktur organisasi, job description, kinerja usaha terkini, dan rencana usaha perusahaan.

BAB III SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PT. KHARISMA PEMASARAN BERSAMA NUSANTARA (KPBN) CABANG MEDAN

Dalam bab ini membahas tentang hasil tugas akhir mengenai segala hal yang berhubungan dengan judul tugas akhir. Pembahasan berupa pengertian sistem penggajian, unsur-unsur gaji, sistem pencatatan dan perhitungan gaji, sistem pembayaran gaji, pengawasan internal gaji, dan tujuan pengawasan internal gaji pada PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) Cabang Medan.

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini membahas tentang kesimpulan yang merupakan inti dari pembahasan penulisan dan saran

yang dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan dan evaluasi kemajuan PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) Cabang Medan di masa yang akan datang.

8 BAB II

PROFIL PT. KPBN CABANG MEDAN A. Sejarah Ringkas

Kantor Pemasaran Bersama (KPB-PTPN) PT. Perkebunan Nusantara I s/d XIV dibentuk berdasarkan hasil kesepakatan bersama Direksi PN/PTP Perkebunan I XXXII, pada tanggal 27 Februari 1990 di Jakarta yang disetujui oleh Menteri Pertanian dengan Surat Keputusan Menteri Pertanian Nomor: 166/Kpts/OT. 10/3/1990 tanggal 8 Maret 1990.

Berdasarkan keputusan Badan Musyawarah Direksi (BMD) PTPN No. 15/BMD-PTPN/Kpts/1998 tanggal 18 Juli 1998, diadakan penyempurnaan Struktur Organisasi KPB-PTPN dan sesuai Keputusan BMD PTPN No. 15/BMD-PTPN/Kpts/XII/2001 tanggal 7 Desember 2001 Struktur Organisasi KPB-PTPN PTPN diadakan perubahan/penyempurnaan kembali.

Kantor Pemasaran Bersama PT. Perkebunan Nusantara I s/d XIV didirikan dengan tujuan untuk melaksanakan pemasaran berbagai komoditi perkebunan hasil produksi PTPN dengan berpegang pada prinsip ekonomi dan tugas-tugas Badan Usaha Milik Negara agar didapat manfaat yang sebesar-besarnya bagi BUMN yang bersangkutan.

Mekanisme hubungan kerja antara BMD-PTPN, Dewan Pengawas dan KPB-PTPN diatur dan ditetapkan dalam keputusan BMD-PTPN No. 14/BMD-PTPN/Kpts/1998 tanggal 4 Juni 1998.

PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) adalah perusahaan yang bergerak di bidang pemasaran komoditas perkebunan

sebagai perubahan bentuk/transformasi dari Kantor Pemasaran Bersama PT Perkebunan Nusantara I-XIV.

PT. KPBN merupakan Perseroan Terbatas yang dibentuk oleh Direktur Utama PTPN I s/d PTPN XIV & PT. RNI bertindak untuk dan atas nama PTPN I s/d PTPN XIV & PT. RNI (Persero) melalui Perjanjian Antara PTPN I s/d PTPN XIV & PT. RNI Tentang Pendirian Perseroan Terbatas di bidang pemasaran komoditas perkebunan pada tanggal 16 Nopember 2009 di hadapan notaris N.M Dipo Nusantara Pua Upa SH Jakarta dan telah mendapatkan pengesahan status badan hukum berdasarkan Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor: AHU-60488.AH.01.01.Tahun 2009 tertanggal 11 Desember 2009.

Perubahan status menjadi Perseroan Terbatas tersebur sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari strategi PTPN I s.d PTPN XIV dan PT. RNI untuk memaksimalkan potensi keekonomian melalui penyusunan ulang komponen-komponen korporat yang dimiliki PT. KPBN dalam menuju performa perusahaan sebagai perusahaan penyedia jasa pemasaran perkebunan yang semakin produktif dan memiliki keunggulan kompetitif di pasar domestik dan pasar internasional.

Sejalan dengan rencana pengembangan pemasaran komoditas perkebunan, PT. KPBN juga melakukan kegiatan usaha di Bidang Logistik Komoditas Perkebunan yang merupakan kelanjutan pelaksanaan Pengembangan Usaha Bidang Logistik pada tahun 2013.

Bersama Nusantara (KPBN) Cabang Medan.

1. Visi PT. KPBN Cabang Medan

Menjadi Trading House Komoditas perkebunan Indonesia yang unggul

dan terpercaya.

2. Misi PT. KPBN Cabang Medan

Menyelenggarakan pemasaran komoditas perkebunan Indonesia dengan berpegangan pada prinsip-prinsip ekonomi untuk memberi manfaat yang sebesar-besarnya bagi produsen dan pembeli.

Gambar II.1 Logo PT. KPBN Sumber :

Logo yang bulat melambangkan dunia, sedangkan huruf ‘P’ melambangkan pemasaran. Jadi, makna logo PT. KPBN adalah pemasaran dan logistik harus mampu merambah ke seluruh dunia dan memuaskan pelanggan.

Sesuai dengan akta Pendirian Perseroan, tujuan PT. KPBN Cabang Medan adalah:

1. Melaksanakan kebijakan dan program pemerintah dengan memberikan kontribusi nasional khususnya di sub sektor perkebunan.

2. Memupuk keuntungan (profit) dengan prinsip-prinsip perusahaan

yang sehat berdasarkan peningkatan nilai tambah bagi pemerintah selaku pemegang saham.

B. Struktur Organisasi

Dalam rangka memberikan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang seimbang maka perlu di bentuk struktur organisasi yang baik, sehingga tugas yang diberikan dapat dikerjakan secara efisien, sistematika, dan terkoordinir.

Struktur organisasi PT. KPBN dipimpin oleh 3 (tiga) orang Direksi yang terdiri dari:

1. Direktur Utama.

2. Direktur Operasional.

3. Direktur Keuangan, SDM, dan Umum.

Dibantu oleh para manajer serta bertanggung jawab kepada komisaris dan pemegang saham. Dalam rangka pelayanan pemasaran komoditi agro industri, PT. KPBN pusat (Jakarta) dibantu oleh 3 (tiga) Kantor Cabang, yakni sebagai berikut:

1. PT. KPBN Cabang Medan.

2. PT. KPBN Cabang Surabaya.

3. PT. KPBN Perwakilan Dubai.

melaksanakan tindak lanjut seluruh hasil transaksi penjualan PT. KPBN dan bertanggung jawab kepada Direksi PT. KPBN. Struktur organisasi ini sesuai dengan Surat Keputusan Direksi PT. KPBN No.01/KPB/Kpts/21-SDM/I/2010 tanggal 08 Januari 2010. Struktur organisasi PT. KPBN Cabang Medan dapat dilihat di bawah ini.

Gambar II.2

Struktur Organisasi PT. KPBN Cabang Medan Sumber : PT. KPBN Cabang Medan

C. Job Description

Berikut ini akan diuraikan job description dari setiap unit pada PT. KPBN Cabang Medan yang terdiri dari :

1. Manajer

Tugas :

a. Membantu Direktur Utama PT. KPBN melaksanakan tindak lanjut

hasil transaksi penjualan PT. KPBN Jakarta dan PTPN.

b. Mengkoordinir, mengawasi, dan membimbing Asisten Manajer dan

Karyawan/ti agar tercapai hasil kerja dan pelayanan yang maksimal.

c. Memonitor persediaan barang di gudang/tangki timbun PTPN.

d. Memonitor pelaksanaan pengapalan barang PTPN & Pembeli.

e. Memonitor persiapan dokumen pengapalan s/d pencairan wesel dari

hasil penjualan ke Bank Devisa dan langsung ditransfer ke rekening PTPN yang bersangkutan.

f. Mengusulkan kenaikan golongan/berkala Karyawan PT. KPBN

Cabang Medan kepada Direktur Utama.

g. Mengkoordinir, memonitor, dan menyelesaikan segala pekerjaan dan

permasalahan di PT. KPBN Cabang Medan.

h. Memonitor pelaksanaan pengelolaan Keuangan PT. KPBN Cabang

Medan sesuai dengan Anggaran yang tersedia.

i. Memonitor/memeriksa dan mengusulkan RKAP PT. KPBN Cabang

Medan kepada PT. KPBN Jakarta.

Wewenang :

a. Memberikan penilaian dan pendapat terhadap prestasi kerja

Karyawan di Kantor Cabang Medan.

b. Mendelegasikan penyelesaian pekerjaan dan permasalahan kepada

bawahan.

c. Memberikan nasehat, petunjuk, dan bimbingan kepada bawahan.

d. Berhubungan langsung dengan PTPN, pembeli atau pihak lain yang

terkait demi kelancaran pelaksanaan tugas.

2. Bagian Urusan Penjualan

Tugas :

a. Menerima dan memeriksa serta memonitor surat-surat masuk dari

PTPN perihal Mutu, Quantum, waktu penyerahan dan pelaksanaan tender inti sawit dan tetes Molasses.

b. Mengkoordinasi jadwal tender ke PT. KPBN pusat Jakarta dan

PTPN terkait perihal jadwal tender.

c. Memonitor perkembangan harga pasar (Market Outlook) di reuters

dan pasar harian Malaysia dll.

d. Memonitor HPE, Kurs Pajak mingguan dan Kurs Tengah Bank

Mandiri.

e. Memonitor/meneliti laporan mingguan perkembangan harga gula

pasir di Medan.

f. Memonitor penyampaian surat undangan/penawaran tender Inti

g. Memonitor percepatan penyampaian hasil tender Inti Sawit/Molasses ke PT. KPBN Jakarta.

h. Meneliti dan memonitor percepatan pembuatan konsep kontrak hasil

tender Inti Sawit.

i. Meneliti/ memonitor percepatan pembuatan Berita Acara Hasil

Tender Inti Sawit/Molasses.

j. Memonitor dan meneliti laporan mingguan/bulanan penjualan Inti

Sawit.

k. Mengkoordinir pelaksanaan tugas di urusan penjualan yang

diberikan oleh Manajer kepada Karyawan yang dipimpinnya. Menyelesaikan permasalahan yang timbul dalam hal penjualan.

l. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Manajer yaitu

sebagai ketua Tim Pelayanan Ekspor untuk membantu urusan Logistik pengapalan Teh, Kakao, Karet, dan Sawit.

Wewenang :

a. Memberikan saran kepada Manajer untuk melaksanakan tugas

operasional dibidang penjualan PT. KPBN Cabang Medan.

b. Membuat usulan kepada Manajer tentang penilaian prestasi

karyawan yang dipimpinnya.

c. Mengatur pembagian tugas di urusan penjualan.

d. Menginstruksikan pengambil alihan pekerjaan karyawan yang

berhalangan hadir.

f. Bersama-sama dengan Asisten Manajer lainnya untuk menandatangani dokumen dan surat-surat keluar dalam hal Manajer berhalangan tugas.

3. Bagian Urusan Log. 1 Sawit & Karet

Tugas :

a. Menerima dan memeriksa serta memonitor surat-surat masuk dari

PTPN perihal Mutu, Quantum, waktu penyerahan dan pelaksanaan tender inti sawit dan tetes Molasses.

b. Mengkoordinasi jadwal tender ke PT. KPBN pusat Jakarta dan

PTPN terkait perihal jadwal tender.

c. Memonitor perkembangan harga pasar (Market Outlook) di reuters

dan pasar harian Malaysia dll.

d. Memonitor HPE, Kurs Pajak mingguan dan Kurs Tengah Bank

Mandiri.

e. Memonitor/meneliti laporan mingguan perkembangan harga gula

pasir di Medan.

f. Memonitor penyampaian surat undangan/penawaran tender Inti

Sawit.

g. Memonitor percepatan penyampaian hasil tender Inti Sawit/Molasses ke PT. KPBN Jakarta.

h. Meneliti dan memonitor percepatan pembuatan konsep kontrak hasil

tender Inti Sawit.

Tender Inti Sawit/Molasses.

j. Memonitor dan meneliti laporan mingguan/bulanan penjualan Inti

Sawit.

k. Mengkoordinir pelaksanaan tugas di urusan penjualan yang

diberikan oleh Manajer kepada Karyawan yang dipimpinnya. Menyelesaikan permasalahan yang timbul dalam hal penjualan.

l. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Manajer yaitu

sebagai ketua Tim Pelayanan Ekspor untuk membantu urusan Logistik pengapalan Karet dan Sawit.

Wewenang :

a. Memberikan saran kepada Manajer untuk melaksanakan tugas

operasional dibidang penjualan PT. KPBN Cabang Medan.

b. Membuat usulan kepada Manajer tentang penilaian prestasi

karyawan yang dipimpinnya.

c. Mengatur pembagian tugas di urusan penjualan.

d. Menginstruksikan pengambil alihan pekerjaan karyawan yang

berhalangan hadir.

e. Meminta nasehat, petunjuk, dan bimbingan kepada Manajer.

f. Bersama-sama dengan Asisten Manajer lainnya untuk

menandatangani dokumen dan surat-surat keluar dalam hal Manajer berhalangan tugas.

4. Bagian Urusan Log. 2 Teh & Kakao

a. Menerima dan memeriksa surat-surat masuk, kontrak, L/C nominasi dan bukti pembayaran serta dokumen-dokumen lainnya.

b. Menjawab dan menindaklanjuti surat, fax sehubungan dengan Log-2

Teh & Kakao.

c. Memonitor kelengkapan dokumen dan negosiasi wesel pada

advise/Negotiating Bank serta menyelesaikan discrepancy pada Negotiating/Paying Bank.

d. Memaraf dan menandatangani dokumen-dokumen yang

berhubungan dengan Log-2 Teh & Kakao.

e. Mengintruksikan penerbitan ataupun pembetulan S/I dan

dokumen-dokumen lainnya untuk instansi-instansi terkait apabila dokumen-dokumen pendukungnya sudah dilengkapi.

f. Mengkoordinir pelaksanaan tugas di Log-2 Teh & Kakao yang

diberikan oleh Manajer kepada karyawan yang dipimpinnya. g. Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh Manajer.

h. Menyelesaikan permasalahan dalam hal pengapalan.

Wewenang :

a. Memberikan saran kepada Manajer tentang untuk kelancaran tugas

operasional baik di urusan Logistik-2 Teh & Kakao di PT. KPBN Cabang Medan.

b. Membuat usulan kepada Manajer tentang penilaian tentang prestasi

Karyawan yang dipimpinnya.

berhalangan hadir.

d. Meminta nasehat, petunjuk, dan bimbingan kepada atasan.

e. Bersama-sama dengan Asisten Manajer lainnya untuk

menandatangani dokumen-dokumen dan surat-surat keluar dalam hal Manajer berhalangan hadir.

f. Membuat penilaian Karyawan (DP2K) setiap tahun.

5. Bagian Urusan Keuangan, SDM & Umum

Tugas :

a. Mengkoordinir pembuatan RKAP dan laporan pertanggungjawaban

Keuangan kantor Cabang Medan.

b. Mengontrol dan memeriksa bukti-bukti keluar masuk Kas/Bank serta

data-data pendukungnya.

c. Memantau dropping/transfer Modal Kerja dari Kantor Pusat.

d. Memantau dan meneliti pembuatan daftar gaji dan hak-hak

Karyawan lainnya.

e. Mengontrol pembukuan atas semua transaksi keuangan di Kantor

Cabang Medan.

f. Melaksanakan dan menindaklanjuti hasil rekonsiliasi rekening Koran dengan kantor pusat, PTPN dan anak lembaga lainnya.

g. Mengkoordinir SDM sesuai dengan petunjuk yang diberikan oleh

kantor pusat.

h. Membuat usulan untuk pendidikan dan pelatihan karyawan kantor

i. Mengurus rumah tangga kantor cabang Medan baik untuk kepentingan Karyawan maupun pemeliharaan aset-aset kantor cabang.

j. Mengkoordinir pembuatan laporan kegiatan kantor cabang.

k. Mengadministrasikan pemungutan dan penyetoran PPN dan PPH

serta penyelesaian rampung PPH Karyawan.

l. Mendampingi dan memberikan penjelasan-penjelasan kepada tim

pemeriksa baik intern maupun extern.

m. Mengkoordinir pelaksanaan pameran di PRSU.

n. Memantau pelaksanaan tugas yang diberikan oleh Manajer cabang

Medan kepada masing-masing Karyawan.

o. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan dengan

sebaik-baiknya. Wewenang :

a. Memberikan persetujuan pengeluaran uang sebatas yang ditetapkan

oleh Manajer Cabang Medan.

b. Bersama dengan Asisten Manajer lainnya menandatangani

dokumen-dokumen dan surat-surat keluar apabila Manajer berhalangan.

c. Menyimpan buku cek, giro, deposito, dan uang kas perusahaan serta menerima dan melakukan pembayaran atas persetujuan atasan. d. Menyiapkan surat teguran atas pelanggaran tata tertib dan disiplin.

perusahaan.

f. Mengkoordinir pelaksanaan tugas yang diberikan oleh Manajer

Cabang Medan kepada para Karyawan Keuangan, SDM, dan Umum.

g. Mengambil alih tugas-tugas Karpim yang tidak dapat hadir

melakukan tugas.

h. Meminta nasehat, petunjuk, dan bimbingan kepada atasan.

D. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada PT. KPBN Cabang Medan, perusahaan terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh perusahaan dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja terkini yang dijalankan perusahaan adalah :

1. Meningkatkan pemahaman proses shipping administrasi dan pemahaman

atas komoditi PTPN dengan memberikan pelatihan mulai dari proses tanaman, produksi, pabrik sampai dengan proses bisnis administrasi.

2. Menciptakan hubungan yang baik dengan lembaga penerbit dokumen

utama dan pendukung ekspor dan hubungan komunikasi yang baik dengan pembeli.

E. Rencana Usaha/Kegiatan

Rencana usaha/ kegiatan PT. KPBN Cabang Medan antara lain :

1. Jadwal penyelesaian dokumen pengapalan dan pembayaran dapat

terukur.

2. Penempatan SDM yang memiliki kemampuan dan pengalaman

dibidangnya.

3. Memaksimalkan kinerja masing-masing urusan.

4. Memaksimalkan penggunaan Kantor Cabang Pembantu/Perwakilan di

23 BAB III

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PT. KHARISMA PEMASARAN BERSAMA NUSANTARA

(KPBN) CABANG MEDAN A. Pengertian Sistem Penggajian

Sistem penggajian dalam perusahaan melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi. Fungsi kepegawaian bertanggung jawab mengangkat karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan, penghentian karyawan dari pekerjaannya, dan penetapan dari berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta perhitungan gaji dan upah karyawan. Fungsi keuangan bertanggung jawab atas pelaksanaan pembayaran gaji serta berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan. Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja, distribusi biaya tenaga kerja dan penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja. Semua karyawan dari suatu perusahaan mengharapkan dan berhak menerima imbalan (gaji) dalam selang waktu yang tertentu, pada tiap hari penutupan periode penggajian. Tanpa memandang pada banyaknya pegawai dan sulitnya perhitungan jumlah yang harus dibayarkan, sistem gaji harus dirancang agar dapat mengolah data yang diperlukan dengan cepat dan tepat serta melakukan pembayaran dengan jumlah yang benar kepada setiap karyawan. Penting bahwa sistem ini dilengkapi dengan tindakan-tindakan pengamanan yang

cukup untuk mencegah pembayaran yang berlebihan (over payment),

penyelewengan-penyelewengan lain dari dana ini. Di samping pembayaran gaji kepada karyawan manfaat lain yang diberikan dalam bentuk tunjangan. Beberapa bentuk tunjangan misalnya: tunjangan jabatan, tunjangan perumahan, tunjangan pengobatan, tunjangan hari raya, uang transport, uang makan, dll. Di dalam PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) ini seluruh karyawannya mendapat tunjangan yang merupakan fasilitas dari perusahaan tersebut. Misalnya tunjangan jabatan, tunjangan lembur, tunjangan perumahan, tunjangan catu beras, tunjangan listrik/air/bahan bakar dan fasilitas asuransi kesehatan.

Istilah gaji biasanya digunakan sebagai alat balas jasa atau pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh seluruh karyawan. Pada umumnya, jumlah gaji ditetapkan secara bulanan. Pengertian gaji pada PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) adalah merupakan sejumlah uang tunai yang dibayarkan kepada seluruh karyawan baik Karyawan Pimpinan, Karyawan Pelaksana maupun Karyawan Honor yang telah melaksanakan pekerjaan berdasarkan ketentuan yang telah di tetapkan oleh keputusan Direksi.

Menurut Mulyadi ( 2001 : 373 ) pengertian gaji adalah pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh para karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, dan dibayarkan secara tepat setiap bulan. Sedangkan upah merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya dibayaran berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan.

yang dibayar secara periodic kepada karyawan tetap serta mempunyai jaminan yang yang pasti. Maksudnya gaji akan tetap dibayar walaupun pekerja tersebut tidak masuk kerja. Sedangkan upah adalah balas jasa yang dibayarkan kepada pekerja harian dengan berpedoman atas perjanjian yang disepakati membayarnya.

Berdasarkan perbandingan diatas dapat diperoleh kesimpulan bahwa gaji merupakan sejumlah uang yang bayarkan kepada karyawan sebagai balas jasa kepada karyawan pada suatu periode tertentu. Pada PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) pengertian gaji yang digunakan sudah cukup baik dan dapat mensejahterakan karyawannya.

B. Unsur-Unsur Gaji

Sistem gaji dalam organisasi harus dihubungkan dengan tujuan dan strategi organisasi. Penggajian juga menuntut keseimbangan antara keuntungan biaya perusahaan dengan harapan dari para karyawan. Biaya gaji seharusnya pada tingkat yang memastikan adanya efektifitas maupun pemberian imbalan yang layak bagi seluruh karyawan sesuai dengan kemampuan, target dan kinerja kerja mereka. Penggajian dan pengupahan merupakan faktor yang penting karena mempengaruhi bagaimana dan mengapa orang bekerja pada suatu perusahaan.

Unsur-unsur gaji yang terdapat pada PT.Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) adalah sebagai berikut:

1. Berdasarkan skala gaji, dibagi menjadi dua:

Yaitu gaji yang ditetapkan untuk keseluruhan karyawan berdasarkan grade ataupun golongan karyawan.

b. Tunjangan Posisi (P2)

Yaitu gaji yang ditetapakan dan diberikan berdasarkan jabatan struktural ataupun fungsional karyawan tersebut.

2. Berdasarkan penghasilan, dibagi menjadi dua: a. Penghasilan Tetap

Yaitu imbalan atas kinerja karyawan yang termasuk P1 dan P2. b. Penghasilan Tidak Tetap

Yaitu imbalan kinerja semesteran apabila perusahaan telah mencapai target yang direncanakan, yang dilihat dari faktor-faktor yaitu:

1) Kinerja tiap unit 2) Daftar hadir karyawan

3) Dan sebagainya

3. Cuti

Yaitu imbalan yang diberikan kepada karyawan jika karyawan tersebut tidak mengambil masa cuti yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

a. Cuti tahunan

Yaitu ditetapkan : 50% × P1 yang diberikan setiap

tahun

Yaitu ditetapkan : 100% × P1 yang diberikan setiap lima tahun

4. Tunjangan kesehatan

Pemberian fasilitas kesehatan setiap karyawan seperti konsultasi dengan dokter langganan seperti fasilitas rawat inap di rumah sakit yang ditunjuk perusahaan.

5. Potongan-potongan

Potongan adalah suatu nilai yang memotong jumlah gaji pokok tunjangan,lembur dan premi. Potongan digunakan adanya hutang-hutang karyawan di perusahaan.

Potongan dicantumkan guna mengetahui besarnya jumlah gaji yang akan dibayarkan kepada karyawan.

Berikut ini adalah jenis-jenis potongan: Potongan Dinas:

1) Iuran Dana Pensiun

2) Iuran Jamsostek 3) PPh pasal 21 4) Lain-lain 6. Lain-lain

Pengertian lain-lain disini adalah segala yang diterima karyawan staf maupun non staf yang sifatnya tidak tetap yang diberikan antara lain:

a. Cuti tahunan

c. Kemalangan

Menurut Ruky (2001:10), unsur gaji adalah sebagai berikut:

a. Imbalan Langsung

1. Upah/gaji pokok,

2. Tunjangan tunai sebagai suplemen gaji yang diterima setiap bulan atau minggu,

3. Tunjangan struktural

4. Tunjangan fungsional

5. Tunjangan anak

6. Tunjangan keluarga

7. Tunjangan beras

b. Imbalan tidak langsung

1. Fasilitas/kemudahan seperti transfortasi, pemeliharaan,

kesehatan,

2. Bantuan dan santunan untuk musibah, 3. Bantuan biaya pendidikan,

4. Iuran jamsostek,iuran dana pensiun, 5. Premi asuransi

Berdasarkan uraian diatas dapat diperoleh kesimpulan, bahwa unsur-unsur gaji dan upah yang terdapat pada PT.Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) telah diterapkan dengan baik dan layak demi meningkatkan efektifitas kegiatan operasional serta meningkatkan kesejahteraan karyawannya.

C. Sistem Pencatatan dan Perhitungan Gaji

Sistem pencatatan yang diterapkan PT.Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) adalah sistem payroll dimana data-data tentang gaji dan upah dicatat dalam bentuk daftar gaji dan upah secara terperinci oleh para staf akuntansi dengan maksud sebagai bukti yang menerangkan bahwa gaji dibayarkan kepada karyawan dengan sebaik-baiknya tanpa ada kesalahan dan kelebihan dalam pemberian gaji.

30 Gambar III.1

Diagram arus data sistem penggajian PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) Cabang Medan

31

Pembayaran terhadap gaji dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui kegiatan yang telah di kerjakannya. Berikut ini adalah perhitungan gaji pada PT. Kharisma Pemasaran Bersama (KPBN) dalam bentuk daftar penghasilan Karyawan Pelaksana :

A. GAJI

1. Gaji Pokok Rp. 3,015,267.00

2. Tunjangan Tetap Rp.297,487.00

Rp.3,312,754.00

B. TUNJANGAN TIDAK TETAP

1. Santunan Sewa Rumah Rp. 0.00

2. Santunan Listrik/Air/Bahan bakar Rp. 227,851.00

3. Tunjangan Catu Beras Rp. 0.00

4. Tunjangan Khusus Rp. 0.00

5. Premi Lembur Rp. 1,447,610.00

6. Lain-lain Rp. 0.00

Rp.1,675,461.00

C. TUNJANGAN TRANSPORT Rp. 223,000.00

Penghasilan Bersih (A s/d C) Rp.5,211,215,00

D. IURAN ATAS BEBAN PERUSAHAAN

1. Iuran Dana Pensiun Beban Perusahaan Rp. 56,432.00

2. Iuran Jamsostek Beban Perusahaan Rp. 127,848.00

3. Lain-lain Rp. 0.00

Penghasilan Kotor A s/d D Rp. 184,280.00

1. Iuran Dana Pensiun Beban Prsh. Rp. 98,703.00

2. Iuran Jamsostek Beban Prsh. Rp. 188,153.00

3. Lain-lain Rp.0.00

Rp.286,856.00

Penghasilan Bersih (Take Home Pay) Rp. 5,108,639.00

1. Potongan Dalam Rp.305,000.00

2. Potongan Luar Rp. 2,713,167.00

Rp. 3,018,167.00

Sisa Penerimaan Rp.2,090,472.00

D. Sistem Pembayaran Gaji

Untuk penyerahan gaji, PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) penyerahannya dilakukan dengan membedakan Karyawan pimpinan dengan Karyawan pelaksana dan Karyawan honor. Karyawan pimpinan penyerahannya di lakukan dengan transfer ke rekening karyawan di bank yang bekerja sama dengan perusahaan dalam hal ini yaitu Bank Mandiri Cabang Balai Kota. Sedangkan karyawan pelaksana dan karyawan honor penyerahannya dilakukan dengan tunai.

Dokumen dasar dan pendukung yang diperlukan dalam prosedur pembayaran gaji di lingkungan PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) adalah sebagai berikut:

1) Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah, seperti Surat

Keterangan Direktur Pelaksana. 2) Mesin/kartu pencatat jam hadir

3) Daftar Gaji/Tunjangan, dan penghasilan lainnya pimpinan pelaksana, bulanan, honorer

4) Surat Perintah Pembayaran

5) Kuitansi/slip gaji

6) Bukti keluar Kas/Bank

Prosedur Penggajian serta penghasilan karyawan lainnya yang dilaksanakan oleh PT. Kharisma Pemasaran Bersama (KPBN) adalah sebagai berikut:

a) Pencatatan waktu hadir/jam kerja untuk penerima upah

diselenggarakan untuk penentuan gaji dan upah karyawan. Urusan pembinaan SDM memperhatikan laporan atas kehadiran/jam kerja karyawan maka dibuatkan Daftar Gaji dan penghasilan karyawan serta tunjangan-tunjangan lainnya.

b) Daftar Gaji termasuk didalamnya adalah gaji pokok, tunjangan

tetap, tunjangan lainnya dan dikenakan potongan-potongan, diserahkan oleh Urusan Pembinaan SDM ke urusan keuangan melalui Surat Perintah Pembayaran.

Oleh Urusan Keuangan dibuat Bukti Keluar Kas/Bank dalam rangkap tiga atas dasar Surat Perintah Pembayaran, kemudian diperiksa sebenarnya oleh staf verifikasi, pada Kantor Pusat lalu disampaikan kepada Kepala Bagian Tata Usaha dan Direktur Pelaksana untuk mendapat pengesahan, dan pada kantor cabang/perwakilan SPP disampaikan kepada kepala

caban/perwakilan.

Gaji untuk karyawan pimpinan dan Direksi dibayarkan kepada karyawan melalui transfer rekening bank sedangkan untuk karyawan pelaksana dan karyawan honorer langsung dibayarkan dengan tunai.

c) Kepala Perwakilan/Kepala Cabang/Kepala Bagian Tata Usaha/

Direktur Pelaksana mengesahkan atau memverifikasi sesuai dengan ketentuan penetapan gaji pokok dan tunjangan yang berlaku

d) Kasir melaksanakan pembayaran gaji kepada setiap karyawan

berdasarkan daftar gaji yang dibuat oleh Urusan Pembinaan SDM yang sudah diverifikasi dan diketahui oleh Kepala Bagian Tata Usaha/Direktur/Kepala Cabang/Kepala Perwakilan. Setiap karyawan wajib menandatangani daftar gaji dalam 2 rangkap sebagai tanda telah menerima gaji dari kasir. Amplop gaji harus dihitung dihadapan kasir supaya dapat langsung diselesaikan oleh kasir apabila terjadi kelebihan atau kekurangan.

e) Pembukuan dilakukan oleh urusan Keuangan dengan cara Gaji di

35 Gambar III.2

36

Menurut Hall ( 2009 : 394 ) pelaksanaan pembayaran gaji adalah:

1. Menyiapkan daftar gaji yang menunjukkan pembayaran kotor,

pengurangan, pembayaran lembur, pembayaran bersih,

2. Memasukkan daftar gaji kedalam catatan pembayaran gaji pegawai,

3. Menyiapkan cek pembayaran

4. Mengirimkan cek pembayaran kebagian pengeluaran kas dan satu salinan

daftar gaji kebagian utang dagang,

5. Menyiapkan time card, salinan daftar gaji,

Berdasarkan uraian diatas disimpulkan bahwa pembayaran gaji pada PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) di lakukan dengan baik. Pembayaran gaji dilakukukan dengan transfer dan tunai ke masing-masing karyawan.

E. Pengawasan Internal Gaji

Pengawasan internal gaji adalah seluruh kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan transaksi-transaksi gaji yang diterapkan oleh suatu satuan usaha guna mendapatkan kepastian yang layak bahwa transaksi gaji telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur dan kebijakan yang telah digariskan oleh suatu usaha.

Semakin baik pengawasan intern suatu perusahaan, maka semakin kecil kesempatan untuk terjadinya kesalahan maupun penyimpangan, tetapi perlu ditekankan suatu pengawasan intern bukanlah sebagai penjamin untuk meniadakan penyimpangan dan kesalahan tersebut. Akan tetapi merupakan suatu alat bagi perusahaan untuk mengawasi jalannya prosedur-prosedur yang

telah di tetapkan.

Ada dua pengertian pengawasan intern, yaitu:

a. Dalam Arti Luas

Pengawasan tidak hanya meliputi pemeriksaan tahap akhir pimpinan, tetapi meliputi semua bagian yang berwewenang untuk mengadakan pemeriksaan

b. Dalam Arti Sempit

Pengawasan intern merupakan pengecekan/pemeriksaan jumlah angka yang tertera dalam daftar pemeriksaan masalah.

Pengawasan terhadap gaji yang dilakukan oleh PT. Kharisma Pemasaran Bersama (KPBN) yaitu dari pembuatan daftar gaji, pemeriksaan dan serta mengoreksi daftar gaji, penandatanganan hingga penyerahan gaji kepada karyawan. Pengawasan di lakukan guna menghindari adanya jumlah gaji yang lebih yang dapat merugikan perusahaan.

1. Penerapan Sistem Pengawasan Internal

Menurut Mulyadi ( 2002 : 183 ) pada dasarnya suatu sistem pengawasan intern yang baik tidak hanya terbatas pada masalah yang berhubungan langsung dengan bagian akuntansi dan keuangan. Sistem pengawasan intern meliputi pengawasan anggaran, analisis statistik, suatu staf pemeriksaan intern, penyelidikan waktu. Sistem pengawasan intern dibagi menjasi lima unsur pokok, yaitu:

a. Lingkungan Pengendalian ( Control Environment )

c. Informasi dan Komunikasi d. Aktivitas Pengendalian

e. Pemantauan

Sistem penggajian di PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) di mulai dari perhitungan gaji yang diserahkan oleh Urusan Pembinaan SDM ke Urusan Keuangan melalui Surat Perintah Pembayaran. Oleh Urusan Keuangan dibuat bukti Kas/Bank dalam rangkap tiga atas dasar Surat Perintah Pembayaran, kemudian diperiksa kebenarannya oleh staf verifikasi, pada kantor pusat lalu disampaikan kepada Kepala Bagian Tata Usaha dan Direktur Pelaksana untuk mendapat pengesahan, dan pada Kantor cabang/perwakilan SPP disampaikan kepada kepala cabang/perwakilan. Gaji untuk karyawan pimpinan dan Direksi dibayarkan kepada karyawan melalui transfer rekening bank sedangkan untuk karyawan pelaksana dan karyawan honorer langsung dibayar dengan tunai.

Menurut Mulyadi ( 2001:163 ) pengawasan internal adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris manajemen dan personel lainnya yang di desain untuk memberikan keyakinan yang memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan.

Menurut Harahap (2001:117 ) pengawasan internal mencakup struktur organisasi dan seluruh metode dan prosedur yang terkoordinasi yang ditetapkan oleh perusahaan untuk mengamankan harta, mengecek ketelitian dan kepercayaan terhadap akuntansi, mendorong kegiatan agar efisien dan mengajak untuk mentaati kebijakan perusahaan.

Berdasarkan uraian diatas, peneliti menyimpulkan bahwa pengawasan internal merupakan suatu proses yang dilaksanakan dengan penuh ketelitian guna menghindari adanya kesalahan dalam pencatatan, serta diperoleh suatu efisiensi tentang proses penggajian dan pengupahan.

2. Pengendali penggajian a. Otoritas transaksi

Formulir kegiatan personalia memberikan pengendalian otoritas yang penting dalam sistem penggajian. Dokumen ini penting untuk mencegah penipuan penggajian dengan mengidentifikasi karyawan yang diotorisasi. Bentuk penipuan yang umum dilakukan adalah penyerahan kartu waktu karyawan yang tidak lagi bekerja di perusahaan. Formulir kegiatan personalia memungkinkan departemen penggajian menyimpan daftar karyawan saat ini, yang dibandingkan dengan kartu waktu.

b. Pemisahan Tugas

Fungsi penjagaan waktu harus dipisahkan dengan fungsi personalia. Departemen personalia memberikan informasi tarif pembayaran kebagian penggajian untuk karyawan yang dibayar perjam. Kisaran tarif pembayaran dapat didasarkan pada pengalaman, klasifikasi pekerjaan, senioritas, dan kelebihan lainnya. Jika informasi ini disediakan langsung oleh departemen produksi, karyawan dapat mengubah informasi dan dapat melakukan penipuan. Untuk mengendalikan hal ini, informasi tarif pembayaran harus datang dari sumber independen departemen personalia.

Wilayah lain beresiko adalah penjagaan waktu. Terkadang karyawan memasukkan kartu untuk karyawan lain yang terlambat atau absen. Supervisor harus mengamati proses ini dengan merekonsiliasikan kartu waktu dengan kehadiran aktual.

d. Catatan Akuntansi

Jejak audit untuk penggajian meliputi dokumen-dokumen berikut: 1. Kartu waktu, kartu pekerjaan, dan bukti kas keluar.

2. Informasi jurnal, yang berasal dari rangkuman ditribusi tenaga kerja dan daftar gaji.

3. Akun buku besar pembantu, yang berisi catatan karyawan dan berbagai

akun pengeluaran.

4. Akun buku besar umum: pengendali penggajian, kas , dan akun dana

gaji.

e. Pengendalian Akses

Aktiva yang berkaitan dengan penggajian adalah tenaga kerja dan kas. Keduanya dapat disalahgunakan melalui akses yang tidak benar ke catatan akuntansi. Individu yang tidak jujur dapat memalsukan jumlah tenaga kerja melalui kartu waktu sehingga dapat menggelapkan uang kas. Pengendalian atas akses ke dokumen sumber dan catatan dalam sistem pembayaran merupakan hal yang penting, seperti halnya dalam semua siklus pengeluaran.

f. Verifikasi Independen

Beberapa pengendalian verifikasi independen yang dilakukan

penggajian yaitu:

1) Verifikasi hari kerja

Memeriksa kehadiran para karyawan

2) Utang karyawan

Memeriksa daftar utang karyawan dan memberikan potongan gaji atau upah yang diterima karyawan

3) Buku besar umum

Memverifikasi seluruh proses dengan merekonsiliasi rangkuman distribusi tenaga kerja dan bukti penggajian

F. Tujuan Pengawasan Internal

Dari uraian pengertian pengawasan internal, dapat disimpulkan bahwa pengawasan internal itu merupakan suatu sistem yang mempunyai tujuan.

Menurut Widjajanto (2001:18) tujuan pengawasan intern adalah:

1. Mengamankan aktiva PT. KPBN,

2. Mengecek kecermatan dan ketelitian data akuntansi,

3. Mendorong agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh segenap jajaran

organisasi.

Menurut Mulyadi (2001:18) tujuan pengawasan intern terdiri dari 3 golongan, yaitu:

1. Keandalan informasi keuangan,

2. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, 3. Efektifitas dan efisiensi operasi,

dilakukannya pengawasan intern adalah:

1. Menjamin keamanan harta perusahaan, dengan mengawasi kelebihan

pembayaran gaji karyawan,

43 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil uraian dan riset yang telah dilakukan penulis mengenai sistem informasi akuntansi penggajian yang diterapkan oleh PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Pengawasan internal gaji karyawan pada PT. KPBN telah efektif tidak

dilakukan oleh bagian satuan pengawasan internal dan hanya dilakukan oleh pihak pelaksana saja yaitu bagian kepegawaian dan SDM,

2. Sistem pembayaran gaji PT KPBN penyerahannya dilakukan dengan

membedakan karywan pimpinan, karyawan pelaksana dan karyawan honor. Karyawan pimpinan penyerahannya dilakukan dengan mentransfer kerekening karyawan, sedangkan karyawan pelaksana dan honor penyerahannya dilakukan dengan tunai.

B. Saran

Adapunsaran yang dapat penulis berikan pada tugas akhir ini sebagai masukan bagi PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) dimasa yang akan datang adalah sebagai berikut:

1. Sebaiknya dalam pelaksanaan pengawasan intern pihak-pihak yang terlibat didalamnya adalah pihak-pihak yang berkompeten atau yang lebih tahu mengenai masalah pengawasan internal gaji yaitu satuan pengawsan internal,

2. Dengan dilakukannya transfer gaji karyawan di bank, maka pengamanan atas gaji terjamin

45

DAFTAR PUSTAKA

Hall, James A, 2004, Accounting Information System, Edisi 4, Penerjemah Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwari, Penerbit Salemba Empat : Jakarta

Harahap, Sopyan Safri, Sistem Pengawasan Manajemen, 2001, Cetakan 1,

Penerbit Pustaka Quantum : Jakarta

Hasibuan, S,P, 2003, Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Revisi, Cetakan

Keenam, Penerbit Bumi Aksara : Jakarta

Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi ketiga, Universitas Gajah Mada, Penerbit Salemba Empat, Yogyakarta

Mulyadi, Auditing, Edisi Keenam, Cetakan Kesatu, Penerbit Salemba Empat,

2002: Jakarta

Ruky, Achmad S, 2001, Manajemen Penggajian dan Pengupahan Untuk

Karyawan Perusahaan, Penerbit PT. Gramedia Pustaka Utama : Jakarta

Wasty, Soemanto. 2008. Pedoman Teknik Penulisan Skripsi : Karya Ilmiah,

Jakarta : Bumi Aksara.

Widjajanto, Nugroho, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Pertama, Penerbit Erlangga : Jakarta

penggajian yaitu:

1) Verifikasi hari kerja

Memeriksa kehadiran para karyawan 2) Utang karyawan

Memeriksa daftar utang karyawan dan memberikan potongan gaji atau upah yang diterima karyawan

3) Buku besar umum

Memverifikasi seluruh proses dengan merekonsiliasi rangkuman distribusi tenaga kerja dan bukti penggajian

F. Tujuan Pengawasan Internal

Dari uraian pengertian pengawasan internal, dapat disimpulkan bahwa pengawasan internal itu merupakan suatu sistem yang mempunyai tujuan.

Menurut Widjajanto (2001:18) tujuan pengawasan intern adalah: 1. Mengamankan aktiva PT. KPBN,

2. Mengecek kecermatan dan ketelitian data akuntansi,

3. Mendorong agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh segenap jajaran organisasi.

Menurut Mulyadi (2001:18) tujuan pengawasan intern terdiri dari 3 golongan, yaitu:

1. Keandalan informasi keuangan,

2. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, 3. Efektifitas dan efisiensi operasi,

dilakukannya pengawasan intern adalah:

1. Menjamin keamanan harta perusahaan, dengan mengawasi kelebihan pembayaran gaji karyawan,

43 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil uraian dan riset yang telah dilakukan penulis mengenai sistem informasi akuntansi penggajian yang diterapkan oleh PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Pengawasan internal gaji karyawan pada PT. KPBN telah efektif tidak dilakukan oleh bagian satuan pengawasan internal dan hanya dilakukan oleh pihak pelaksana saja yaitu bagian kepegawaian dan SDM,

2. Sistem pembayaran gaji PT KPBN penyerahannya dilakukan dengan membedakan karywan pimpinan, karyawan pelaksana dan karyawan honor. Karyawan pimpinan penyerahannya dilakukan dengan mentransfer kerekening karyawan, sedangkan karyawan pelaksana dan honor penyerahannya dilakukan dengan tunai.

B. Saran

Adapunsaran yang dapat penulis berikan pada tugas akhir ini sebagai masukan bagi PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) dimasa yang akan datang adalah sebagai berikut:

1. Sebaiknya dalam pelaksanaan pengawasan intern pihak-pihak yang terlibat didalamnya adalah pihak-pihak yang berkompeten atau yang lebih tahu mengenai masalah pengawasan internal gaji yaitu satuan pengawsan internal,

2. Dengan dilakukannya transfer gaji karyawan di bank, maka pengamanan atas gaji terjamin

45

DAFTAR PUSTAKA

Hall, James A, 2004, Accounting Information System, Edisi 4, Penerjemah Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwari, Penerbit Salemba Empat : Jakarta Harahap, Sopyan Safri, Sistem Pengawasan Manajemen, 2001, Cetakan 1,

Penerbit Pustaka Quantum : Jakarta

Hasibuan, S,P, 2003, Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Revisi, Cetakan Keenam, Penerbit Bumi Aksara : Jakarta

Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi ketiga, Universitas Gajah Mada, Penerbit Salemba Empat, Yogyakarta

Mulyadi, Auditing, Edisi Keenam, Cetakan Kesatu, Penerbit Salemba Empat, 2002: Jakarta

Ruky, Achmad S, 2001, Manajemen Penggajian dan Pengupahan Untuk Karyawan Perusahaan, Penerbit PT. Gramedia Pustaka Utama : Jakarta Wasty, Soemanto. 2008. Pedoman Teknik Penulisan Skripsi : Karya Ilmiah,

Jakarta : Bumi Aksara.

Widjajanto, Nugroho, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Pertama, Penerbit Erlangga : Jakarta