24
pimpinan Karena sekretaris bekerja sebagai staf untuk membantu pelaksanaan tugas- tugas Dekan dalam pengelolaan informasi yang berguna bagi kelancaran aktivitas
Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Sedangkan jika ditinjau berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, maka
tidak ada istilah sekretaris senior dan junior pada sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. yang ada hanyalah pembagian tugas
sekretaris menjadi sekretaris I dan sekretaris II. Namun kedua sekretaris ini telah mampu mengerjakan tugas-tugas rutin atau tugas perkantorannya tanpa harus
menunggu instruksi dari pimpinan. Sekretaris mampu membantu tugas Dekan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan dan harapan. Kedua sekrtaris Dekan ini mampu
membangun kerjasama yang baik dalam bekerja. Keduanya dapat saling membantu meringankan pekerjaan satu sama lain.
D. Tugas Sekretaris.
Tugas skretaris dapat dibagi menjadi 3 kelompok, yaitu sebagai berikut : 1.
Tugas Rutin Kata rutin berasal dari kata Perancis la routine yang berarti kebiasaan, praktek
yang sudah lazim, prosedur yang sudah mapan, hal-hal yang dilakukan sehari-hari. Tugas rutin adalah tugas yang dilakukan setiap hari sesuai dengan prosedur yang
sudah mapan atau praktek yang sudah lazim, tanpa perlu menunggu perintah atau mencari waktu khusus untuk melaksanakannya. Tugas rutin skretaris mencakup yaitu
sebagai berikut: a.
Menyusun dan membuat surat b.
Mengurus dan mengendalikan surat c.
Menata arsip atau berkas
Universitas Sumatera Utara
25
d. Menerima dan melayani tamu
e. Menerima dan melayani telepon
f. Mengatur jadwal kegiatan pimpinan
g. Mengirim dan menerima telegram dan facsimile
h. Membuat laporan.
2. Tugas Insidentil Sekretaris
Menurut Wursanto 2004 : 17 tugas insidentil sekretaris Syaitu tugas pelaksanaan instruksi.
Tugas pelaksanaan instruksi adalah tugas yang diberikan langsung oleh pimpinan. Tugas pelaksanaan instruksi tersebut meliputi :
a. Menghadiri rapat yang tidak rutin
b. Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan
c. Menyiapkan rapat dan membuat notulen rapat
d. Mengatur keuangan
e. Membuat perjanjian dan mengatur jadwal.
3. Tugas kreatif
Tugas kreatif adalah tugas yang dilaksanakan atas prakarsa atau inisiatif sendiri, tanpa diminta, disuruh, atau diperintah oleh pimpinannya. Tugas yang
bersifat kreatif tesebut meliputi :
Universitas Sumatera Utara
26
a. Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan dengan lengkap b. Membuat nama-nama tamu yang sering berkunjung.
c. Meningkatkan pengetahuan, kepribadian dan kecakapan. d. Efisiensi kerja meliputi perencanaan kerja dan pengelolaan waktu
e. Mengatur dan menyediakan perlengkapan, alat-alat kerja dan ruang kerja f. Mengirim ucapan kepada klien
g. Memahami peraturan dan keadaan organisasi tempat bekerja.
Dalam hal ini, sekretaris dekan sangatlah benar-benar menjalankan tugasnya seperti layaknya tugas asli sekretaris. Karena setiap hari sekretaris dekan rutin untuk
menyusun dan membuat surat yang diperlukan oleh dekan dan menerima tamu dan melayani tamu yang ada keperluan yang menyangkut tentang dekan,baik menyangkut
hubungan dekan dengan pihak internal di kegiatan public relation maupun ke pihak internal fakultas dan universitas.
Sekretaris dekan juga cepat tanggap dalam instruksi yang diberikan oleh dekan dan sangat kreatif dalam menjalankan tugas,tanpa diminta dan disuruh oleh
dekan, sekretaris dekan sudah berinisiatif sendiri untuk menyusun daftar nama,mengatur segala sesuatunya dan menyediakan perlengkapan.
E. Etika Profesi Sekretaris
