Aliran Komunikasi dalam Menyebarkan Informasi

terbagi menjadi tiga yaitu secara serentak, secara berurutan, dan kombinsi antara keduanya. Setiap pemimpin pasti memiliki cara yang berbeda dalam menyampaikan informasi kepada karyawanya. Hal ini tergantung dari informasi yang akan disampaikan. Jika informasi yang akan disampaikan bersifat umum, misalnya tanggal cuti bersama untuk Idul Fitri maka pengumuman dari atasan akan ditempel di dinding pengumuman. Sedangkan jika informasinya memerlukan intensitas, misalnya atasan menginginkan program baru yang lebih menarik agar lebih banyak perusahaan-perusahaan bekerja sama dengan Tempo, maka informasi tersebut disampaikan per kepala unit. Kemudian setelah itu kepala unit menyebarkan ke bawahanya. ”Tergantung emmm materinya. Biasanya kalo materinya umum saya akan sebarkan langsung melalui surat pengumuman, surat edaran, atau apapun dan di tempel di dinding pengumuman. Tapi jika yang memerlukan intensitas atau memerlukan kedalaman, saya menugaskan secara struktur. Dari Kepala Divisi minta ke Kepala Unit, dari Kepala Unit minta ke Kepala Seksi setelah itu baru ke staff staffnya. Jadi klo yang intens itu artinya perlu disampaikan dengan pemahaman yang utuh dan jelas dan memerlukan kedalaman, tapi klo yang umum kan gampang orang memahami jadi terga ntung isi, tergantung materinya”. 14 Penyebaran Informasi secara serentak: Gambar 7. Penyebaran informasi secara serentak Penyebaran informasi secara berurutan: 14 Wawancara pribadi dengan windalaksana, General Manager Sales Marketing, Jakarta, Rabu 22 September 2010, Pukul 10.00, PT Tempo Inti Media Divisi Sirkulasi Windalaksana semua staff di Divisi Sirkulasi dan Distribusi Gambar 8. Penyebaran pesan secara berurutan Keterangan: 1. Kepada Custumer Service : Demian Subarkah 2. Kepala unit koran eceran dan langganan : Shanty N 3. Kepala unit corporate dan community : Shalfi A 4. kepala unit distribusi : Ismet Tamara 5. Kepala unit majalah eceran dan pelanggan : Hariydi 6. kepala unit Tempo English Magazine : Jefri 7. Kepala Unit U Magazine : Indra 15 Maka dapat disimpulkan dalam penyebaran informasi dari atasan ke bawahan dengan menggunakan aliran kombinasi yaitu aliran serentak dan aliran berurutan. Penggunaan aliran tersebut disesuaikan dengan materi atau isi pesan yang akan di sampaikan. Dalam penyebaran informasi dari atasan kepada bawahan dapat menggunakan media atau non media. Media yang digunakan di Tempo diantaranya telepon, email, telepon genggam, papan pengumuman, dll. Dalam 15 Profile company PT Tempo Inti Media Direktur Pemasaran Herry Hernawan GM Sirkulasi Windalaksana 2 1 4 6 3 5 staff staff staff staff staff staff staff 7 pengamatan banyak karyawan yang menggunakan telepon kantor untuk berkomunikasi dengan sesama rekan kerja yang jarak mejanya berjauhan. Jika berkomunikasi dengan atasan biasanya akan menuju ke ruang kerja atasanya. Jika dalam situasi formal, atasan dalam berkomunikasi dengan bawahanya biasanya berbicara di ruangnya. “.........Kalo langsung, adalah pertemuan langsung secara fisik dari mata ke mata, klo yang tidak langsung melalui sebuah medium. Kalo langsung bisa empat mata itu atlist langsung di ruangan saya atau bisa juga diluar kantor secara formal maupun informal. Kemudian ada juga yang dalam forum rapat itu klo bicara langsung. Kalo secara tidak langsung ya pasti melalui seperangkat yang lain seperti hand phone, hand phone bisa call bisa sms, sementara saya ga pake black berry, jadi ga bisa BBM, kemudian bisa juga melalui PSTN atau bisa juga terkadang saya menggunakan sekertaris saya untuk bisa menyapaikan pesan kepada orang lain. Itu medium komunikasi atau modal komunikasi yang saya pakai dan tidak hanya dalam konteks hanya menyebarkan informasi tapi juga konteks berkomunikasi”. 16

2. Pola Penggunaan Media dan Non Media dalam Menyebarkan

Informasi Dari penjelasan di atas mengenai cara penyampain informasi dari atasan kepada bawahan dapat dibagi menjadi media dan non media yang digunakan. Berikut ini akan dijelaskan satu persatu.

a. Pola penggunaan media dalam menyebarkan informasi

1 Papan Pengumuman Di Divisi Sirkulasi dan Distribusi terdapat satu papan pengumuman yang memudahkan karyawan untuk mengetahui informasi. Biasanya informasi yang di berikan sifatnya umum. Informasi yang di berikan bisa dari internal, misalnya pemberitahuan rapat karyawan untuk pemilihan ketua koperasi yang baru. Bisa 16 Wawancara pribadi dengan windalaksana, General Manager Sales Marketing, Jakarta, Rabu 22 September 2010, Pukul 10.00, PT Tempo Inti Media juga dari eksternal, misalnya pemberitahuan dari PLN akan ada pemadaman listrik di daerah perkantoran dari pukul 11.00 sampai dengan pukul 15.00. 2 Surat Edaran Surat edaran ini informasinya juga umum. Sama halnya dengan media papan pengumuman, surat edaran juga memiliki dua kategori, yang pertama, surat edaran yang dikeluarkan oleh PT. Tempo Inti Media. Kedua, surat edaran yang dikirim dari luar perusahaan. Surat edaran ini biasanya menggunakan Fax untuk memudahkan pihak atasan dalam menyebarkan informasi kepada karyawanya. 3 Jaringan Telepon Tiap-tiap divisi dilengkapi dengan pesawat telepon. Untuk di Divisi Sirkulasi dan Distribusi terdapat 50 lima puluh pesawat telepon. Sebagian besar, tiap-tiap meja karyawan difasilitasi pesawat telepon, hal ini untuk memudahkan karyawan dalam berkomunikasi dengan sesama karyawan, dengan atasan, dan juga dengan klien mereka. 4 Email Setiap karyawan memang harus memiliki email pribadi. Rata-rata server email mereka tempo.co.id. Dengan email karyawan mudah untuk mengirim proposal penawaran kerjasama kepada klien. Selain itu juga dengan email, memudahkan karyawan untuk saling memberikan informasi yang sifatnya tentang pekerjaan. 5 Fax Terdapat 2 dua mesin fax di Divisi Sirkulasi dan Distribusi. Mesin fax untuk menerima dan untuk mengirim. Fungsi mesin fax ini hampir sama dengan email, yaitu untuk mengirimkan surat-surat penting ke klien, misalnya surat