Jenis-Jenis Arsip Sistem Kearsipan

D. Jenis-Jenis Arsip

1. Menurut Subjek atau isinya. a. Arsip keuanga b. Arsip kepegawaian. c. Arsip pemasaran. d. Arsip pendidikan. 2. Menurut nilai kegunaannya. a. Arsip yang mempunyai nilai guna administrasi. b. Arsip yang mempunyai nilai guna kebijaksanaan. c. Arsip yang mempunyai nilai guna pelaksanaan kerja. d. Arsip yang mempunyai nilai guna hukum. e. Arsip yang mempunyai nilai guna keuangan. f. Arsip yang mempunyai nilai guna penelitian. g. Arsip yang mempunyai nilai guna pendidikan. h. Arsip yang mempunyai nilai guna pembuktian dan dokumentasi. i. Arsip yang mempunyai nilai guna sejarah. 3. Menurut sifat kepentingannya. a. Arsip vital terdiri dari warkat- warkat yang mempunyai nilai abadi. b. Arsip penting esensial. Isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut, memuat informasi penting, mengandung konsepsi kebijaksanaan, dan mempunyai nilai atau kegunaan tertentu. Universitas Sumatera Utara c. Arsip Biasa. Isinya tidak mengikat dan tidak menimbulkan adanya tindak lanjut. 4. Menurut keseringan penggunaannya. a. Arsip aktif. Arsip yang masih sering digunakan secara langsung dalam proses pelaksanaan tugas. b. Arsip Inaktif. Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan tugas. c. Arsip Statis Abadi. Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan tugas. Arsip ini sudah mencapai taraf nilai abadi, khususnya sebagai bahan pertanggung jawaban organisasionalnasional, pemerintah. 5. Menurut fungsinya. a. Arsip Dinamis . Arsip yang masih dipergunakan dalam penyelenggaraan dan pelaksanaan tugas sehari- hari. Arsip Dinamis dibedakan menjadi dua yaitu arsip aktif dan inaktif. Arsip dinamis bersifat rahasia. b. Arsip Statis. 6. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya. a. Arsip Sentral. b. Arsip yang disimpan di unit kearsipan Pusat Arsip organisasi. Universitas Sumatera Utara c. Arsip yang disimpan di kantor Arsip Nasional di Jakarta, dan tiap- tiap ibukota daerah tingkat I dan II. Surojo,2006:36-37

E. Sistem Kearsipan

1. Unsur Sistem Kearsipan. Semua sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur dasar yaitu: input kepada sistem, proses dari input, dan output sistem Sumber: Manajemen Kearsipan Gambar 3.1 Unsur Sistem Kearsipan Sumber: Surojo2006:20 INPUT Data, Informasi, Arsiparis, Fasilitas, Uang PROSES KEARSIPAN Penciptaan, Pendistribusian, Penggunaan, Pemeliharaan, Penyimpanan, dan Penyusustan OUT PUT WarkatArsip TUJUAN Menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip Universitas Sumatera Utara a. Komponen Input. Data adalah fakta yang dapat berupa hal- hal, barang, keadaandan peristiwa atau kejadian di dalam kehidupan individu atau pun organisasi. Data yang bersifat mentah perlu diolah supaya menjadi matang dan tersusun teratur. Informasi adalah hasil pengelolahan data yang mempunyai sifat sudah matang dan tersusun teratur sehingga lebih berdaya guna. Arsiparis terdiri dari personel yang bertanggung jawab dan melaksanakan pengurusan arsip. Fasilitas atau peralatan yang digunakan untuk memperlancar proses pengarsipan seperti map, folder, kartu petunjuk, filling cabinet, meja, kursi, berkas kotak, rak arsip, almari cardex card index, mesin- mesin kantor dan alat tulis secara lengkap yang jumlahnya mencukupi, kondisinya baik, dan mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang perkantoran khususnya kearsipan. Uang merupakan sumberdaya untuk belanja atau pengeluaran guna membiayai proses perencanaan, operasi pelaksanaan pekerjaan, dan pengawasan seluruh sistem administrasi atau manajemen kearsipan. b. Komponen Proses. Proses adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mencapai suatu hasil tertentu. Universitas Sumatera Utara Sumber: Manajemen Gambar 3.2 Daur Hidup Arsip Sumber: Surojo2006:22 DISTRIBUSI Antarperusahaan Internal perusahaan Eksternal perusahaan PENCIPTAAN Korespondensi Memo Petunjuk Formulir Laporan Gambar Copian Output komputer PENGGUNAAN Pengambilan Keputusan Dokumentasi Respon Tanggapan Keperluan Hukum PEMELIHARAAN Penyimpanan PengambilanPenyediaan kembali Menjaga kebersihan Pemberian pestisida Perbaikan PENYIMPANAN Aktif Inaktif Permanen Temporal PENYUSUTAN Pemindahan Penghancuran Pembuangan Universitas Sumatera Utara c. Komponen Output. Output merupakan hasil dari proses kerja dari suatu sistem. Dalam sistem kearsipan outputnya adalah berupa sekupulan warkat yang dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan perorangan mengenai suatu peristiwa. d. Komponen Tujuan. Sistem kearsipan mempunyai tujuan yaitu menjamin keselamatn arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat bilamana dibutuhkan. Keselamatan arsip menunjukkan kondisi arsip yang awet tidak rusak dan aman tidak hilang secara fisik atau isi informasi dan data yang termuat di dalam arsip tidak diketahui oleh pihak yang tidak berhak. 2. Sistem Kearsipan yang pada umumnya digunakan. a. Sistem Alfabet atau Abjad. Dasar sistem alphabet adalah nama orang, perusahaan, dan organisasi sebagai kata kunci atau kata tangkap dari berkas- berkas yang diarsipkan. Sarana yang dipergunakan pada sistem alfabetik adalah: 1 Lembar Petunjuk atau Guides. Lembar petunjuk ini berfungsi untuk membantu berdirinya berkas- berkas atau dokumen yang diarsipkan dan mempermudah kita untuk melihatnya. 2 Folder. Ada dua macam folder yaitu: Universitas Sumatera Utara a Folder campuran atau umum. Folder umum berisikan surat yang bersifat sementara dimana masalah atau subjeknya hanya satu dan kurang dari lima masalah atau perihalsubjek. b Folder Individu atau folder khusus. Folder Individu atau khusus berfungsi untuk memindahkan berkas- berkas atau surat- surat dari folder umum. Folder individu ini sudah dikhususkan hanya untuk satu macam nama atau objek saja . Selanjutnya berkas- berkas atau surat- surat disusun secara kronologis berdasarkan urutan tanggal. c Kartu Petunjuk Silang. Kartu Petunjuk Silang dipergunakan untuk mencari judul- judul atau nama- nama dari berkas- berkas atau surat- surat yang diarsipkan. b. Sistem Nomor. Sistem nomor merupakan sistem filing yang mendasarkan penyimpanan dan pengambilan berkas atau surat atas dasar kode nomor, sistem nomor yang dipergunakan dalam penataan arsip ada dua cara yaitu: a Sistem Dewey. Sistem Dewey menggunakan angka dari 0 sampai 9. Angka yang dipergunakan adalah ratusan sehingga sistem Dewey dikenal juga sistem desimal atau persepuluhan. Universitas Sumatera Utara b Sistem Terminal Digital. Sistem Terminal Digital yaitu nomor surat harus sesuai dengan kode buku arsip. Dalam buku arsip tercatat: nomor urut, tanggal, judulcaption, nomor surat, tanggal surat yang difile diarsipkan, perihal, keterangan yang diperlukan. c Sistem Nomor Murni. Dalam Sistem Nomor Murni berdasarkan urutan nama surat masuk menurut catatan harian yang dilakukan oleh bagian penerimaan surat. c. Sistem Pekerjaan atau Numerik. Sistem Pekerjaan atau Numerik digunakan bila perusahaan mengidentifikasi usaha- usaha berdasarkan subjek pekerjaan. Penyususnan daftar numerik berlandaskan nama file dengan membuat dokumen referensi silang yang baik. d. Sistem Geografik. Tata kearsipan menurut Sistem Geografik berdasarkan tata letak dalam ilmu bumi. Tempat atau lokasi kegiatan dapat diarsipkan secara abjad maupun numerik sesuai dengan daerah pemesanan. Sistem geografik memberi informasi kepada perusahaan mengenai daerah- daerah yang potensial, kurang potensial, atau sedang- sedang saja untuk mengembangkan daerah pemasaran untuk produk perusahaan yang bersangkutan. Sistem geografik sangat cocok untuk perusahaan besar Universitas Sumatera Utara yang mempunya kantor- kantor cabang di Daerah Tingkat I dan Daerah Tingkat II Kotamadya sampai Tingkat Kecamatan. e. Sistem Subjek. Sistem Subjek atau perihal digunakan bila perusahaan mengidentifikasi surat berdasarkan cakupan bidang usaha dari suatu perusahaan. Sistem subjek harus dapat memenuhi seluruh kegiatan kantor sehingga sangat diperlukan perencanaan yang baik. Susunan subjek perlu dilengkapi dengan daftar indeks. Yang perlu diperhatikan dalam sistem subjek adalah a Surat harus dibaca secara cermat dan seksama. b Menetapkan hal secara rinci . c Mengindeks sesuai dengan daftar indeks. d Member kode sesuai dengan daftar indeks. e Penggolongan surat sesuai daftar indeks. f Meletakkan surat dalam map atau folder sesuai dengan kode yang sudah ditetapkan dan disusun sesuai umur surat. f. Sistem Kronologis Sistem kronologis yaitu penataan berkas atau surat berdasarkan urutan tanggal. Sistem ini hanya sebagai alat pengingat sementara yaitu penyususnan arsip menurut tanggal penyimpanan. Sarana yang digunakan adalah Buku Agenda, Laci Guide, Folder map, dan Kartu Indeks. Surojo,2006:21-25 Universitas Sumatera Utara

G. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Sumatera Utara