Latar Belakang Masalah PENDAHULUAN

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Kebutuhan akan informasi dalam suatu organisasi sangat penting untuk mencapai tujuan organisasi. Didalam suatu organisasi biasanya organisasi menyelenggarakan bermacam-macam kegiatan kantor yang harus dilaksanakan, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. Kantor merupakan pusat kegiatan dan penyedia informasi, guna menunjang kemudahan pelaksanaan kegiatan organisasi. Oleh sebab itu, kantor diharapkan mampu menyediakan informasi yang benar berdasarkan fakta untuk memenuhi kebutuhan informasi pihak pimpinan dalam rangka mengatur dan mengendalikan perusahaan atau organisasi. Salah satu kegiatan kantor yang penting diantaranya adalah arsip. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat atau diterima oleh setiap unit kerja di lingkungan perusahaan dalam bentuk corak apa pun, baik tunggal maupun kelompok, dalam rangka penyelenggaran kegiatan administrasi perusahaan Sedarmayanti, 2001 Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar dapat memberikan pelayanan yang efektif. Arsip sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam 1 Universitas Sumatera Utara suatu kantor. Tanpa arsip tidak mungkin seorang petugas arsip dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap. Oleh karena itu, suatu kantor dalam mengelolah kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang paling sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuan. Sistem kearsipan adalah rangkaian subsistem dalam manajemen kearsipan yang bekerja sama untuk mencapai tujuan agar arsip tertata dalam unit-unit informasi siap pakai untuk kepentingan operasional dengan azas bahwa hanya informasi yang tepat digunakan oleh orang yang tepat untuk kepentingan tepat pada waktu yang tepat dengan biaya serendah mungkin. Efektivitas pengelolaan arsip pada suatu kantor dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang dipergunakan dalam membantu pengelolaan arsip dan dana yang tersedia untuk pemeliharaan dan pengamanan arsip tersebut. Fungsi arsip sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber sejarah perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor berdaya guna. Dalam hal ini unit kersipan harus senantiasa siap untuk memberikan pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan masalah administrasi pada umumnya dan dalam manajemen kearsipan khususnya. Untuk dapat mengemban tugas seperti ini, pegawai yang bekerja pada unit kersipan bukan hanya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali ketrampilan khusus mengenai bidang kearsipan. Pegawai yang terlatih baik dam mempunyai ilmu pengetahuan sangat dibutuhkan dalam unit pengolahan arsip. Disamping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan yang diberikan harus dijalankan dengan sebaik-baiknya. Universitas Sumatera Utara Kearsipan sebagai salah satu kegiatan perkantoran merupakan hal yang sangat penting dan tidak mudah. Sehingga harus diolah secara terencana dan mendasar serta profesional, sebab keunggulan dalam bidang kearsipan akan sangat berpengaruh dalam membantu tugas pimpinan dan membantu mekanisme kerja pegawai dan instansi yang bersangkutan. Begitu pentingnya nilai kegunaan arsip dalam suatu instansi maupun organisasi-organisaai tertentu, membuat organisasiinstansi tersebut harus melakukan pemeliharaan dan pengamanan terhadap arsip-arsip. Dengan dilaksanakannya pemeliharaan dan pengamanaan arsip yang baik berarti dapat mengatur, menyusun, serta mengumpulkan arsip atau warkat yang terprogram dan dapat memusnahkan dengan cara yang paling tepat. Penataan arsip merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan kantor guna menunjang peningkatan produktivitas dan efisiensi kerja kantor. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah. Pada dasarnya pimpinan menginginkan adanya arsip yang rapi dan tertib, guna memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali warkat yang dibutuhkan sewaktu-waktu dengan cepat dan tepat. Oleh karena pimpinan tidak mungkin mengurus sendiri arsipnya, maka dengan demikian pimpinan mengharapkan para stafnya mampu mengurus dan memelihara arsip untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan. Pengolahan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan administrasi agar lebih lancar sering kali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga dibidang kearsipan, maupun Universitas Sumatera Utara terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai bidang yang sulit diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya. Problema-problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah pada citra yang tidak baik pada bidang kearsipan. Padahal bidang inilah yang paling vital dalam kerangka kerja suatu administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi slogan semata apabila tidak dimulai dari tertib kearsipannya. Seluruh kegiatan-kegiatan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga tidak terlepas dari peran penting kearsipan. Banyak sekali arsip yang harus diolah dan disimpan, oleh sebab itu perlu diterapkan suatu pemeliharaan dan pengamanan yang benar. Masalah yang sering dihadapi berkaitan dengan sistem kearsipan yakni proses pendistibusian yang salah, penyimpanan arsip yang tidak teratur sembarangan, tidak terjadwalnya jangka waktu resensi arsip, proses pemeliharaan yang tidak sesuai prosedur, dan penyusutan arsip yang tidak terlaksana dengan baik. Mengingat pentingnya pemeliharaan dan pengamanan arsip pada suatu organisasi, penulis tertarik untuk mempelajari dan mengevaluasi bagaimana pemeliharaan dan pengamanan pada bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi. Berdasarkan uraian diatas, penulis memilih judul “Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ”. Universitas Sumatera Utara

B. Perumusan Masalah