Negara dibuat secara physis atau yuridis dengan perkembangan organisasi yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.Wiyasa,MBA 2003: 43.
Menurut The Liang Gie “ Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali
dipergunakan dapat secara cepat ditemukan kembali”. Sutarto,1997:200. Pada Kepegawaian Arsip merupakan kumpulan warkat yang berisi surat-
surat penting yang disatukan di dalam folder map sesuai subjeknya dan disimpan di lemari arsip yang suatu saat dibutuhkan dapat ditemukan kembali secara
cepat.Surojo,2006:32
B. Ciri- ciri Arsip yang Baik.
Dari pengertian arsip tersebut diatas dapat dikemukakan bahwa arsip yang baik mempunyai ciri- ciri sebagai berikut:
1. Merupakan kumpulan warkat yang mempunyai nilai guna. Dalam aspek ini
arsip mestinya terdiri dari warkat- warkat yang masih mempunyai nilai guna. Dengan demikian bilamana warkat yang dipandang sudah tidak
berguna maka warkat tersebut tidak perlu disimpan lagi sebagai arsip, tetapi dimusnakan saja. Nilai guna yang ada dalam suatu arsip biasa diakronimkan
dengan ALFRED yang merupakan singkatan dari Administrative value, Legal value, Financial value, Reach value, Educational value, dan
Documentary value atau nilai- nilai administrasi, hukum, keuangan, penelitian, pendidikan, dan dokumentasi. Selain itu arsip dapat mengandung
Universitas Sumatera Utara
nilai haluan organisasi, nilai pelaksanaan kegiatan organisasi, nilai sejarah, ekonomi, sosial, politik, keamanan, kebudayaan, seni, dan agama.
2. Warkat- warkat disimpan secara sistematis yang tidak hanya berarti arsip
diletakkan dan disusun berurutan menurut abjad, tanggal atau nomor, tetapi juga menunjukkan penyimpanan arsip yang dilakukan dengan
memperhatikan klasifikasi permasalahan, wilayah asal, organisasi atau unit kerja pencipta warkat. Penyimpanan arsip yang sistematis dilakukan oleh
arsiparis dengan menggunakan fasilitas, prosedur dan metode kerja yang ada ditetapkan.
3. Arsip dapat disediakan dengan cepat ketika dibutuhkan. Ciri yang ketiga
dari arsip yang baik ini dimungkinkan terjadi sebagai akibat dari penyimpanan arsip yang dilakukan secara sistematis. Karena
penyimpanannya sistematis, maka arsip dapat dicari dan ditemukan dengan lancar. Surojo,2006:33-34
Pada Bagian Kepegawaian ciri- ciri arsip yang baik yaitu, arsip disusun secara sistematis, arsip dapat disediakan kembali apabila suatu saat
dibutuhkan, arsip yang disimpan memiliki nilai guna dan juga mempunyai nilai sejarah.
Universitas Sumatera Utara
C. Kegunaan Arsip
Dalam kehidupan organisasi ataupun perorangan, arsip berguna untuk: 1.
Keperluan administrasi, hukum, keuangan, pendidikan, riset, dan pembuktian.
2. Memberikan sumbangan yang berupa arsip yang memuat data atau pun
informasi sesuai kebutuhan setiap unit kerja, pejabat, pegawai, dan masyarakat.
3. Untuk kebutuhan studi, penelitian, penulisan berita, dan lainnya.
4. Sebagai salah satu sumber informasi bagi para manajer atas, manajer
menengah, manajer bawah atau supervisor, dan bagi karyawan dari setiap unit kerja dari semua tingkat manajemen. Surojo,2006:34-35
Pada Bagaian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Arsip juga sangat berguna dalam proses memperlancar pekerjaan maupun proses
administrasi mahasiswa. Selain bagi mahasiswa arsip berguna bagi Para Dosen, Para Pegawai, maupun bagi Kasubag, Pembantu Dekan, dan Dekan.
Berikut Kegunaan Arsip pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara:
1. Untuk keperluan Administrasi.
2. Untuk keperluan Riset dan Penelitian.
3. Sebagai salah satu sumber informasi penting.
Universitas Sumatera Utara
D. Jenis-Jenis Arsip
