70
Pengumpulan Data
4.1.2 Analisis Sistem 4.1.2.1 Uraian Sistem Berjalan
Gambar 4.2 Bagan Alir Sistem yang Sedang Berjalan Proses Pengumpulan Data Pegawai
Pegawai Staff Kepegawaian
Mulai
Memberikan data pegawai yang akan
di olahproses Menbuat
Laporan data Pegawai
Mengolah Data Pegawai
Data Pegawai PT. ISS Marindo Jakarta
Merekap Data Pegawai
Selesai
71
Keterangan : 1. Pegawai masuk, pegawai yang bekerja di perusahaan tersebut wajib
mengisi data-data yang telah disediakan. 2. Membuat laporan data pegawai, dengan cara mengisi data-data secara
lengkap yang memuat nama lengkap, alamat, agama hingga keterangan seputar pegawai tersebut.
3. Setelah selesai mengisi data dengan lengkap, selanjutnya menyerahkan data tersebut ke bagian sekertaris untuk dioleh atau diproses.
4. Setelah menerima data, selanjutnya proses pengolahan data pegawai yang telah di buat oleh pegawai.
5. Pengolahan data pegawai difungsikan untuk dapat disimpan ke dalam tempat pengumpulan data yang berbeda. Agar tidak tercampur dengan
data-data yang lain. 6. Proses selanjutnya adalah tempat penyimpanan file atau data pegawai.
Setelah mengolah data selesai selanjutnya adalah data tersebut disimpan ke tempat penyimpanan data. Fungsinya adalah utnuk memudahkan informasi
data yang nantinya diperlikan. 7. Setelah data terkumpul dalam satu tempat penyimpanan selanjutnya yaitu
merekap data pegawai yang dibutuhkan guna mengetahui salah satu informasi data pegawai setempat.
72
4.1.2.2 Kelemahan Sistem Berjalan
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan di ISS Marindo, yaitu peneliti telah mewawancarai dan mendapatkan informasi bahwa ISS Marindo
memang belum memiliki program yang dapat memudahkan dalam pendataan informasi kepegawaian. Selain daripada itu, permasalahan-permasalahan tersebut
peneliti bahas melalui sub tentang pembahasan masalah. Di antaranya yaitu proses penginput data, pencarian data dan pembuatan laporan, dalam proses ini
termungkinkan dapat terjadi kesalahan manusia, hal ini disebabkan karena proses data masih bersifat sederhana dan juga aplikasi yang digunakan masih sebatas
aplikasi MS. Word dan Ms. Excel, sehingga dapat menghambat proses kerja pada bagian divisi kepegawaian dan mengurangi kualitas pelayanan kinerja. Adapun
peneliti menguraikan beberapa kelemahan pada proses sistem di antaranya yaitu: 1. Pada sistem data absensi yang sedang berjalan masih sulitnya
memberikan data absensi secara akurat dan aman karena tidak adanya fasilitas atau aplikasi yang belum memadai.
2. Sulitnya memengawasi atau menampilkan data cuti yang dapat memudahkan oleh karyawan setempat.
Dari uraian sebelumnya kelemahan-kelemahan yang ada pada PT. ISS Marindo Jakarta dapat peneliti simpulkan bahwa untuk memperoleh informasi
yang diinginkan baik ketika pencarian data memungkinkan terjadinya kesalahan dan keterlambatan informasi yang diinginkan pada waktunya. Sehingga
menghambat proses kerja pada bagian staff kepegawaian.
73
4.1.2.3 Kelebihan Sistem Berjalan
Di samping kelemahan yang ada pada sistem Informasi kepegawaian PT. ISS Marindo Jakarta, juga terdapat beberapa kelebihan pada sistem yang ada, di
antaranya yaitu: 1. Tidak memerlukan biaya yang mahal untuk pemeliharaan dan
perawatan perangkat keras maupun perangkat lunak 2. Tidak memerlukan biaya untuk pembelian program aplikasi atau tidak
membutuhkan seorang programmer.
4.1.2.4 Solusi Masalah
Dari setiap perrmasalahan seperti di sebelumnya, maka peneliti memberikan solusi dari setiap masalah yang sedang terjadi di perusahaan tersebut.
Adapun masalah-masalah yang dapat peneliti berikan solusi adalah sebagai berikut:
1. “Mengisi data absensi atau kehadiran yang kurang aman. Sehingga di
khawatirkan didalam mengisi data absensi terdapat kecurangan atau manipulasi kehadiran karyawan yang ada idperusahaan tersebut”. Itu
karena dalam proses pembuatannya masih menggunakan sistem yang sangat sederhana. Tetapi apabila dalam pengerjaanya telah
menggunakan sistem komputerisasi, mungkin akan mengurangi kesalahan dalam pengisian absensi atau kehadiran.
2. “Jumlah cuti pegawai tidak terkendali”. Karena dalam membuat cuti
masih menggunakan sistem sederhana yang berupa pencatatan dengan selembar kertas dan bolpoint. Sehingga apabila ada seorang karyawan
74
yang ingin mengajukan cuti maka harus dicatat terlebih dahulu agar datanya tersimpan dalam sebuah buku. Kelemahan dari sistem ini
adalah kurang membantu dalam memberikan laporan.
4.1.3 Analisis Sistem yang Diusulkan
