2. Prosedur Surat Keluar
Surat-surat yang akan dikeluarkan Fakultas akan dipersiapkan oleh bagian tata usaha. Sub bagian dari tata usaha mengonsep surat setelah diberi petunjuk
dari pimpinan untuk diperiksa. Setelah konsep surat disetujui oleh pimpinan, bagian tata usaha menilai pengetikkan surat tersebut, apabila telah selesai, surat
tersebut diserahkan kembali kepada pimpinan untuk ditandatangani dan di stempel sebagai tanda persetujuan.
Sistem Pengelolaan Arsip
Dengan begitu banyaknya arsip-arsip yang ada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, diperlukan pengelolaan arsip yang baik dan benar,
agar arsip-arsip yang disimpan tidak hilang dan tidak susah ditemukan. Arsip- arsip yang disimpan di Fakultas Ekonomi, di klasifikasikan menurut jenisnya, dan
ditempatkan pada bidang masing-masing, sehingga mudah ditemukan bila bidang tersebut membutuhkannya. Sedangkan arsip-arsip penting Fakultas Ekonomi,
disimpan dalam brankas khusus, sehingga terlindungi dari kerusakan yang mungkin terjadi. Sedangkan arsip-arsip yang tidak terpakai akan dimusnahkan,
sehingga tidak memakan banyak tempat. Untuk mempermudah kerja tata usaha, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara membagi ke dalam 5 lima sub
bidang, yaitu sub bidang akademik, sub bidang umum dan keuangan, sub bidang kepegawaian, sub bidang kemahasiswaan dan alumni dan sub bidang umum dan
perlengkapan, yang tugas-tugasnya telah dijelaskan pada Bab II.
Universitas Sumatera Utara
Tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai beberapa peranan pokok antara lain :
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif fakultas, seperti
pengadaan sarana dan prasarana penunjang pengajaran seperti pengelolaan ruangan perlengkapan mengajar yang dilakukan oleh sub bidang umum
dan perlengkapan. Melayani kegiatan-kegiatan kemahasiswaan seperti penyelenggaraan event-event fakultas, lomba, latihan dasar kepemimpinan
mahasiswa pengelolaan beasiswa yang dilakukan oleh sub bidang kemahasiswaan. Menyusun jadwal mata kuliah urusan akademik
mahasiswa yang dilaksanakan oleh sub bidang kemahasiswaan. Pembagian pemberian gaji pegawai dan penanganan keuangan fakultas
yang dilakukan oleh sub bidang umum dan keuangan. Serta pendataan dosen-dosen dan pegawai fakultas yang dilakukan oleh sub bidang
kepegawaian. 2.
Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk membuat keputusanmelakukan tindakan yang cepat terhadap suatu
permasalahan yang terjadi. 3.
Membantu kelancaran perkembangan fakultas sebagai suatu keseluruhan. Tata usaha mempunyai peranan memperlancar kehidupan dan
perkembangan fakultas secara keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.
Jadi, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah dapat melaksanakan kegiatan pekerjaan kantor dalam penyelenggaraannya dengan baik.
Universitas Sumatera Utara
Hal ini ditandai dengan adanya seorang sekretaris, dimana tata laksana pekerjaan tata usaha yang bertugas untuk menyiapkan serta menyusun keterangan secara
sistematis tentang administrasi, disampaikan kepada seorang sekretaris. Kemudian sekretaris memberikan laporan-laporan kegiatan yang diberikan oleh seorang tata
usaha pada kantor tersebut kepada pimpinan. Sehingga kinerja pada Fakultas Ekonomi berjalan sesuai dengan prinsip manajemen yang teratur, mempunyai
tujuan yang jelas, mempunyai uraian tugas yang jelas serta mempunyai pedoman kerja yang jelas.
C. Sarana Pendukung Terlaksananya Tata Kerja, Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja Tata Usaha