diadakannya saling pergantian tugas. Contohnya salah seorang tidak masuk atau kebetulan salah satu mesin macet, maka pekerjaan harus tetap dapat terlaksana
dan diselesaikan. Suatu penyusunan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja dilakukan secara updateness artinya bahwa tata kerja, prosedur kerja, dan sistem
kerja harus selalu mengikuti perkembangan up to date dan kemajuan zaman teknologi.
Sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang membantu pencapaian tujuan. Pada saat prosedur diperlukan untuk melengkapi
beberapa proses pekerjaan, maka metode berisi tentang aktivitas operasional atau teknis yang akan menjelaskannya. Jadi dapat disimpulkan bahwa organisasi
sebagai sebuah sistem merupakan kesatuan, dimana bagian terkecil dari sistem metode atau prosedur maupun subsistem merupakan penjabaran dari sistem
organisasi yang digunakan.
2. Manfaat Tata Kerja, Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja
Berdasarkan pengertian dan uraian yang ada maka manfaat yang dapat diperoleh dari tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja adalah :
a. Tata Kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja penting artinya sebagai suatu
pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan
yang nyata.
Universitas Sumatera Utara
b. Melalui tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja yang dibuat dengan
tepat, dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan setepat- tepatnya.
c. Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja bermanfaat baik bagi para
pelaksana maupun semua pihak yang berkepentingan, untuk dijadikan sebagai pedoman kerja. Sedarmayanti, Manajemen Perkantoran, 2001 :
134
3. Prinsip-Prinsip Pemakaian Tata Kerja, Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja
Mengingat pentingnya tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja sebagaimana telah diuraikan, maka dalam teknik penyusunan dan penentuan tata kerja,
prosedur kerja, dan sistem kerja yang harus dipakai dalam setiap instansi hendaknya dapat dipenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut :
a. Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja, harus disusun dengan
memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu, yang tersedia serta segi luas, macam, dan sifat dari tugas atau
pekerjaan. b.
Untuk mempersiapkan segala sesuatunya dengan tepat maka terlebih dahulu dipersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema
organisasi berikut klasifikasi jabatan dan analisis jabatannya, unsur-unsur kegiatan di dalam organisasi dan lainnya.
c. Hendaknya ditentukan satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan
prosedurnya.
Universitas Sumatera Utara
d. Perlu didaftar secara rinci tentang pekerjaan yang harus dilakukan berikut
lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas termaksud.
e. Dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan, maka
antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus terdapat hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke satu tujuan.
f. Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata dan perlu untuk
pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksudkan.
g. Perlu ditetapkan tentang kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang
diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud. h.
Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja harus disusun secara tepat sehingga memiliki stabilitas dan fleksibilitas.
i. Penyusunan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja, harus selalu
disesuaikan dengan perkembangan teknologi. j.
Untuk penggambaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan simbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepat-
tepatnya. Bagan semacam ini sering disebut skema arus kerja. k.
Untuk menjamin penerapan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja dengan setepat-tepatnya, maka perlu dipakai buku pedoman.
Sedarmayanti, Manajemen Perkantoran, 2001 : 136
Universitas Sumatera Utara
4. Asas-Asas Penyusunan Tata Kerja, Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja
