Identifikasi Permasalahan BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SOLUSI

3.2.3 Identifikasi Permasalahan

Setelah melakukan wawancara dan melakukan evaluasi terhadap permasalahan dan solusi, berikut ini adalah identifikasi mengenai permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan : 1. Keterlambatan pemesanan barang ke supplier. Untuk memperkuat identifikasi permasalahan ini, dilakukan analisa data wawancara yang didukung oleh hasil wawancara dengan pimpinan perusahaan, Bapak Charles, yang memberikan penjelasan melalui jawaban pertanyaan no. 5 yaitu “Purchasing mengalami hambatan saat mencocokan jumlah barang yang ada di gudang dan data jumlah barang yang di pegang oleh bagian purchasing, sehingga memperlambat penyediaan data untuk kebutuhan pembelian ke supplier. Sehingga membuat pemesanan barang-barang yang sudah habis semakin lama dipesan kembali ke supplier”. Permasalahan yang dihadapi perusahaan yaitu perusahaan mengalami hambatan jika terus terjadi keterlambatan pemesanan ke supplier, hal ini dapat berakibat buruk dalam penjualan produk ke Pelanggan. Keterlambatan terjadi karena seringkali terjadi ketidakcocokan antara data yang ada di bagian purchasing dan bagian logistik, membuat adanya tambahan waktu dalam melakukan persiapan sebelum melakukan pemesanan ke supplier. Lamanya waktu dari proses pemesanan barang ke supplier sampai tiba di perusahaan kami yang seringkali diakibatkan oleh terlambatnya data-data yang memberi informasi kekurangan barang di dalam perusahaan kami. Dengan terlambatnya data pendukung tersebut membuat tambahan waktu lagi dalam memesan barang ke supplier, sehingga saat di akumulasikan dengan lama waktu pengiriman barang bisa sampai 3-4 minggu untuk barang tersebut dapat sampai di tempat kami. Permasalahan ini didukung oleh hasil wawancara dengan Bapak Pujianto sebagai Manager Purchasing dan Manager Finance Accounting, masalah keterlambatan pemesanan menjadi penghambat bagi kinerja perusahaan kami karena kurangnya pemantauan jumlah stok baik dari bagian logistik atau bagian purchasing sehingga terlambat membuat data laporan kekurangan barang untuk diteruskan menjadi Purchasing Order PO pemesanan barang ke supplier yang akhirnya membuat membuat jumlah persediaan barang di gudang kami menjadi terganggu kekurangan persediaan barang. Hal tersebut dapat mengganggu proses penjualan ke konsumen saat barang yang diinginkan oleh konsumen ternyata sedang habis atau terlambat dipesan. 2. Penyediaan data pendukung pemesanan yang cukup lama. Dalam melakukan pemesanan ke supplier, bagian purchasing memerlukan data pendukung seperti List barang yang telah habis nama barang, jumlah barang minimum, harga barang, dll, Stock List atau catatan stock dari gudang, Stock List bagian Purchasing. Dan Seringkali terjadi ketidak cocokan antara data tersebut, yang membuat bagian Purchasing dan logistic harus melakukan pengecekan ulang atau pengecekan silang untuk mendapatkan data yang tepat. Hal ini membuat waktu pemesanan yang seharusnya sudah berjalan menjadi tertunda dan berdampak pada jumlah stok barang yang tidak memadai untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Permasalahan ini didukung oleh hasil wawancara dengan wawancara dengan Bapak Charles sebagai Direktur dan Sales Manager PT. Sensa Mulia Fortindo difokuskan pada pertanyaan no. 5. Hal tersebut menjadi penghambat bagi perusahaan, karena penghambat utama dalam pemesanan barang adalah masalah penyajian informasi dari data pendukung untuk melakukan pemesanan barang, seperti data jumlah barang, data barang-barang yang habis, data harga-harga barang. Seringkali terjadi ketidak cocokan antara data yang ada di bagian purchasing dan bagian logistic, membuat adanya tambahan waktu dalam melakukan persiapan sebelum melakukan pemesanan barang ke pemasok. Selain melakukan wawancara dengan Bapak Charles, wawancara lainnya dilakukan untuk mendukung identifikasi permasalahan adalah wawancara dengan Bapak Pujianto sebagai Manager Purchasing dan Manager Finance Accounting, difokuskan pada pertanyaan no.1 : masalah keterlambatan pemesanan menjadi penghambat bagi kinerja perusahaan kami karena masalah pemesanan yang terlambat kedatangannya yang diakibatkan oleh data-data pendukung dari bagian purchasing untuk memesan barang ke supplier sering memakan waktu lama dalam penyediaannya karena adanya ketidaksamaan data dengan bagian logistik. Sehingga untuk menyiapkan ulang data tersebut yang akan menjadi bahan pendukung dalam pemesanan barang memerlukan waktu yang lebih lama. Tabel 3.5 Rangkuman Permasalahan Dalam Studi Kasus No. Permasalahan Yang Diidentifikasi Sumber Identifikasi Permasalahan Verifikasi Dengan Landasan Teori 1. Keterlambatan Pemesanan Barang ke Pemasok. Keterlambatan pemesanan biasa diakibatkan oleh penyediaan data pendukung yang terlambat karena pemesanan barang ke supplier bisa dilakukan jika data pendukung, seperti List barang yang telah habis nama barang, jumlah barang minimum, harga barang, dll, Stock List kartu stock dari gudang, Stock List bagian Purchasing sudah tersedia dengan benar., atau terjadi keterlambatan dari bagian purchasing untuk mengorder barang ke pemasok karena kurang terpantaunya jumlah stok barang di gudang. Untuk kepastian akan permasalah ini, kami melakukan wawancara langsung dengan pimpinan perusahaan dan salah satu Manager perusahaan yang berhubungan dengan pemesanan ke pemasok. Wawancara yang dilakukan dengan Bapak Charles sebagai Direktur dan Sales Manager PT. Sensa Mulia Fortindo difokuskan pada pertanyaan no. 5. Perusahaan mengalami hambatan jika terus terjadi keterlambatan pemesanan ke pemasok, hal ini dapat berakibat buruk dalam penjualan produk ke pelanggan. Keterlambatan terjadi karena seringkali terjadi ketidakcocokan antara data yang ada di bagian purchasing dan bagian logistic, membuat adanya tambahan waktu dalam melakukan persiapan sebelum melakukan pemesanan barang ke pemasok. lamanya waktu dari proses pemesanan barang ke pemasok sampai tiba di perusahaan, yang seringkali Keterlambatan masalah pemesanan barang ke Supplier sangat mempengaruhi kegiatan dari perusahaan. Hal tersebut berdasarkan teori dalam Supply Chain Management. Bahwa pengaturan dalam masalah keterlambatan akan membuat kerugian perusahaan. Jadi masalah pengaturan ini adalah tugas dari bagian gudang baik itu staff Logistik, kepala logistic, dan staff purchasing. diakibatkan oleh terlambatnya data yang memberi informasi kekurangan barang di dalam perusahaan. Dengan terlambatnya data pendukung tersebut menjadi tambahan waktu lagi dalam memesan barang ke pemasok, sehingga saat diakumulasikan dengan lama waktu pengiriman barang bisa sampai 3-5 minggu untuk barang tersebut dapat sampai di tempat kami. Kami juga melakukan wawancara dengan Bapak Pujianto sebagai Manager Purchasing dan Manager Finance Accounting, Permasalahan ini difokuskan pada pertanyaan no. 1. masalah keterlambatan pemesanan menjadi penghambat bagi kinerja perusahaan kami karena kurangnya pemantauan jumlah stok baik dari bagian logistik atau bagian purchasing sehingga terlambat membuat data laporan kekurangan barang untuk diteruskan menjadi PO pemesanan barang ke supplier yang akhirnya membuat membuat jumlah persediaan barang di gudang kami menjadi terganggu kekurangan persediaan barang. Hal tersebut dapat mengganggu proses penjualan ke konsumen saat barang yang diinginkan oleh konsumen ternyata sedang habis atau terlambat dipesan. 2. Penyediaan data pendukung pemesanan yang cukup lama. Dalam melakukan pemesanan ke supplier, bagian purchasing. memerlukan data pendukung seperti seperti List barang yang telah habis nama barang, jumlah barang minimum, harga barang, dll, Stock List atau catatan stock dari gudang, Stock List bagian Purchasing. Dan Seringkali terjadi ketidak cocokan antara data tersebut, yang membuat bagian. Purchasing dan logistic harus melakukan pengecekan ulang pengecekan silang untuk mendapatkan data yang tepat. Hal ini membuat waktu Untuk memastikan permasalahan ini, kami melakukan wawancara langsung dengan pimpinan perusahaan dan salah satu Manager Perusahaan yang berhubungan dengan Pemesanan Barang ke Supplier. Wawancara yang dilakukan dengan Bapak Pujianto sebagai Manager Purchasing dan Manager Finance Accounting, difokuskan pada pertanyaan no.1 Masalah keterlambatan pemesanan menjadi penghambat bagi kinerja perusahaan kami karena masalah pemesanan yang terlambat kedatangannya yang diakibatkan oleh data-data pendukung dari bagian purchasing untuk memesan barang ke supplier sering memakan waktu lama dalam penyediaannya karena adanya untuk mengetahui data dalam perusahaan mengenai jumlah persediaan barang yang ada di gudang maupun barang yang baru tiba dari supplier akan membutuhkan waktu penghitungan yang cukup lama. Karena harus benar-benar tepat hasil penghitungannya. Maka hal tersebut akan membuat terlambatnya waktu untuk melakukan pemesanan barang ke supplier. pemesanan yang seharusnya sudah berjalan menjadi tertunda-tunda dan berdampak pada jumlah stok barang yang tidak memadai untuk memenuhi kebutuhan konsumen ketidak samaan data dengan bagian logistik. Sehingga untuk menyiapkan ulang data-data tersebut yang menjadi pendukung dalam pemesanan barang memerlukan waktu lama. Kami juga melakukan wawancara dengan Bapak Charles sebagai Direktur dan Sales Manager PT. Sensa Mulia Fortindo difokuskan pada pertanyaan no. 5. Hal tersebut menjadi penghambat bagi perusahaan kami, karena penghambat utama dalam pemesanan barang adalah masalah penyajian informasi dari data pendukung untuk melakukan pemesanan barang, seperti data jumlah barang, data barang-barang yang habis, data harga barang. Seringkali terjadi ketidak cocokan antara data yang ada di bagian purchasing dan bagian logistic, membuat adanya tambahan waktu dalam melakukan persiapan sebelum melakukan pemesanan ke supplier.

3.3 Analisis Pemecahan Masalah

Setelah menganalisa seluruh permasalahan yang ada, menganalisa seluruh data yang diperoleh melalui wawancara serta melakukan identifikasi permasalahan mulai dari permasalahan utama yang dihadapi perusahaan, berikut ini akan dibahas mengenai identifikasi solusi yang diharapkan dapat memecahkan permasalahan perusahaan. Analisis ini berguna untuk menentukan solusi yang tepat dalam memecahkan masalah- masalah tersebut dengan menggunakan fungsi-fungsi dari solusi yang akan dibangun, yaitu : 1. Pengintegrasian data internal perusahaan melalui aplikasi yang ada pada website PT. Sensa Mulia Fortindo. Dengan adanya aplikasi ini, maka bagian-bagian internal dalam perusahaan akan dengan mudah mengakses data yang telah disediakan oleh setiap bagian. Bagian-bagian internal perusahaan dapat melakukan pengecekan atas data yang bersifat penting. Bagian Purchasing bisa mendapatkan data pendukung seperti list barang yang telah habis, data jumlah persediaan barang di gudang. Jika tidak ada kecocokan data yang ada di setiap bagian maka itu akan sangat merugikan karena akan terjadi kerugian perusahaan yang bisa mempengaruhi perusahaan. Ketidaksamaan data yang ada akan membuat kesalahpahaman diantara para karyawan. Dan hal itu tidak boleh terjadi dalam suatu perusahaan. 2. Website dengan Aplikasi pengawasan jumlah stok barang melalui website PT. Sensa Mulia Fortindo. Dengan adanya website ini maka akan dapat mengatasi masalah proses pemesanan yang sering terlambat di PT. Sensa Mulia Fortindo. Website ini akan mengawasi ketersediaan jumlah barang dalam batas tertentu, karena saat mencapai batas tertentu sistem akan memunculkan peringatan dan kemudian dapat membuat laporan berupa data barang-barang yang harus dipesan dan melaporkan ke pihak - pihak terkait staff Purchasing, Manager Purchasing. Aplikasi yang dibangun adalah memanfaatkan seutuhnya web karena keuntungannya dapat dengan cepat menerima informasi dan pengaksesannya juga mudah. Dalam hal ini antara PT. Sensa Mulia Fortindo akan dengan cepat memperoleh informasi-informasi yang dibutuhkan dalam melakukan pemesanan barang ke supplier agar tidak terjadi keterlambatan pemesanan ke supplier. Melalui aplikasi ini akan membantu PT. Sensa Mulia Fortindo untuk masalah pengawasan jumlah barang yang ada di gudang maupun barang yang baru tiba dari pemasok. Jumlah barang tersebut harus sesuai dengan data yang ada di semua bagian internal perusahaan agar tidak ada kesalahan dalam memasukkan data barang. Dalam aplikasi ini sudah tersedia data yang diperlukan oleh semua bagian, seperti : bagian Purchasing, Finance and Accounting Manager, dan bagian Logistik. Tabel 3.6 Tujuan Dari Solusi Yang Akan Dibangun No. Tujuan Solusi Ditujukan Untuk InformasiDataFungsi Yang Akan Diberikan Kepada Aktor Keuntungan Bagi Pengguna 1. Pengintegrasian Data internal Perusahaan melalui Aplikasi yang ada pada Website PT. Sensa Mulia Fortindo. Aplikasi yang berupa layar inputan data, yang dapat diakses untuk bagian Purchasing dan Logistik. Lewat aplikasi ini barang-barang yang di beli perusahaan dari supplier dan yang dibeli konsumen ke perusahaan dapat tercatat dengan teratur dan saling terintegrasi antara pemegang data Purchasing dan pengawas lapangan Logistik. Lewat sisitem ini juga dapat memberi informasi tentang jumlah ketersediaan barang sehingga perusahaan dapat mencegah terjadinya kekosongan barang sehingga menghambat penjualan barang ke konsumen. - Staff Bagian Purchasing - Staff Bagian Logistik - Manager Bagian Logistik - Update Data Barang - Hapus Data Barang - Input Data Barang Data yang digunakan bagian Purchasing dan bagian Logistik sekarang menjadi saling terhubung. Data saling terintegrasi dengan baik. Membuat ketidak cocokan data dengan mudah dapat diatasi dan diperbaiki. Mempermudah membuat data laporan sebagai data pendukung untuk pemesanan barang. Dan proses pemasukan data menjadi lebih mudah, teratur dan efisien. 2. Aplikasi pengawasan jumlah stok barang melalui website PT. Sensa Mulia Fortindo. - Staff Bagian Purchasing - Manager Purchasing - Warning jika terjadi indikasi kekurangan stock barang. Dapat menjadi alat bantu pengingat jika terjadi kekurangan barang dengan segera, sehingga mempercepat waktu untuk memesan ulang No. Tujuan Solusi Ditujukan Untuk InformasiDataFungsi Yang Akan Diberikan Kepada Aktor Keuntungan Bagi Pengguna Aplikasi ini mengawasi jika terjadi kekurangan barang dan harus dilakukan pemesanan barang ke supplier maka aplikasi ini akan mengeluarkan sebuah peringatan dan membuat data berbentuk laporan yang diberikan untuk manager Purchasing. Lewat persetujuan Manager Purchasing, aplikasi bisa langsung mengirim pemesanan ke supplier lewat email. Sehingga dapat menghemat banyak waktu untuk mencegah terjadinya keterlambatan penjualan produk ke konsumen dikarenakan kekurangan stok barang. - Pembuatan secara otomatis Daftar pemesanan barang ke supplier. - Konfirmasi untuk Manager Purchasing untuk pemesanan barang ke supplier. barang ke supplier dan mengurangi kemungkinan terjadinya kekosongan stock yang mengakibatkan terhambatnya penjualan ke pelanggan. Dan mempermudah dalam membuat laporan dan form pemesanan barang ke supplier.

3.4 Perancangan Solusi

Identifikasi permasalahan yang telah dilakukan memfokuskan skripsi ini terhadap dua hal yang dihadapi oleh PT. Sensa Mulia Fortindo. Perancangan solusi yang dibangun diharapkan dapat memecahkan masalah-masalah yang telah dianalisa melalui verifikasi permasalahan dan melalui wawancara serta dapat mencapai tujuan yang telah dijelaskan dalam analisis pemecahan masalah.

3.4.1 Perancangan Proses Bisnis Diusulkan Pada Solusi