24
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SOLUSI
3.1 Gambaran Umum Studi Kasus
3.1.1 Sejarah dan Perkembangan Studi Kasus
PT. Sensa Mulia Fortindo merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang trading untuk penjualan bahan kimia makanan dan minuman. PT. Sensa
Mulia Fortindo terletak di Jl. Kelapa Hibrida Raya Blok PE no.11 Kelapa Gading, Jakarta. PT. Sensa Mulia Fortindo memiliki sejarah sendiri. Sejarah dari PT. Sensa
Mulia Fortindo akan kami jelaskan di bawah ini. Pada tahun 2003 PT. Sensa Mulia Fortindo didirikan setelah mendapat
keagenan dari resmi dari Flavour Ex Singapore Symarom untuk memasarkan produknya secara khusus di Indonesia. PT. Sensa Mulia Fortindo mempunyai misi
untuk menjadi salah satu perusahaan penyedia bahan kimia untuk makanan dan minuman. Dan visinya adalah menjadi lima besar supplier bahan kimia makanan dan
minuman dalam 5 tahun ke depan. Sekarang ini produk PT. Sensa Mulia Fortindo sudah ke luar pulau Jawa,
seperti Medan dan Surabaya. Dalam perjalanannya, PT. Sensa Mulia Fortindo ini juga mencari barang-barang pendamping lain yang sejalan untuk bisa dipasok ke
perusahaan lain yang memproduksi makanan dan minuman. PT. Sensa Mulia Fortindo ini memiliki 4 orang sales yang bertugas mencari calon pembeli.
Sampai saat ini barang yang dibeli oleh perusahaan sebagian besar di import secara langsung dari Singapore untuk kemudian dipasarkan kepada pelanggan di
Indonesia, sebagian lagi barangnya disediakan atau distok oleh perusahaan untuk memudahkan pelanggan.
3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Adapun struktur organisasi dari PT. Sensa Mulia Fortindo adalah :
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan Berikut ini akan dijelaskan tugas dan fungsi dari divisi-divisi dalam struktur
organisasi PT. Sensa Mulia Fortindo : 1.
Direktur a.
Mengatur, mengawasi, mengendalikan dan mengkoordinasi seluruh kegiatan dalam perusahaan agar dapat berjalan dengan baik.
b. Bertanggung jawab secara menyeluruh terhadap pengarahan manajerial,
perencanaan, pengaturan dan pengembangan perusahaan.
Staff finance
Sales Staff
Acc Staff
purchasing Marketing
Manager Finance Acc
Manager Direktur
Sales Sales
Sales Purchasing
Manager
Kepala logistik
Staff logistik
c. Menentukan perlu atau tidaknya pengeluaran dalam perusahaan serta
mengevaluasi laporan pertanggung jawaban dari semua manager. d.
Memimpin rapat kerja dalam perusahaan
2. Finance Accounting Manager
a. Bertanggung jawab mengkoordinasikan aktivitas pembayaran seluruh
kewajiban perusahaan baik untuk pembayaran produk dan non-produk di perusahaan
b. Mengontrol seluruh biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan
c. Bertanggung jawab kepada direktur
d. Membuat Kebijakan-kebijakan dan memonitor atas kebijakan tersebut dalam
aktivitas finance dan cost control di perusahaan.
3. Purchasing Manager
a. Membuat perencanaan pembelian barang maupun jasa sesuai permintaa
pembelian yang diterima dari department terkait. b.
Mengatur pembelian agar barang dan kedatangannya sesuai dengan yang diharapkan oleh department terkait.
c. Mengatur pekerjaan bawahan agar dapat dilakukan lebih maksimal dan
efisien. d.
Mencari dan membandingkan beberapa supplier untuk mendapatkan harga dan kualitas yang baik
e. Melakukan negosiasi harga, penalty, cara dan waktu pembayaran serta cara
dan waktu pengiriman.
f. Mengontrol kegiatan pembelian harga, kualitas, dan pesanan dan
administrasi pembelian. g.
Memproses permintaan pembelian menjadi Po Purchase Order serta memonitor kedatangan barang jasa
4. Marketing Manager
a. Merencanakan, mengontrol dan mengkoordinir proses penjualan dan
pemasaran untuk mencapai target penjualan dan mengembangkan pasar secara efektif dan efisien.
b. Menentukan harga jual dari produk yang akan dipasarkan, jadwal kunjungan
serta sistem promosi untuk memastikan tercapainya target penjualan. c.
Menganalisa dan mengembangkan strategi marketing untuk meningkatkan jumlah pelanggan dan layanan sesuai dengan target yang ditentukan.
d. Melakukan evaluasi kepuasan pelanggan dari hasil survey seluruh anggota
sales untuk memastikan tercapainya target kepuasan pelanggan.
5. Staff finance
a. Mengurusi keuangan perusahaan bersama Finance Accounting manager,
contohnya : menyiapkan anggaran, mengatur pemasukan dan pengeluaran perusahaan, menyimpan uang kas perusahaan, dan mengelola serta
membagikan gaji para karyawan. b.
Menentukan harga beli dan jual dari produk. c.
Membuat anggaran mingguan dan bulanan untuk diserahkan ke Finance dan Accounting manager
6. Staff Accounting
a. Menyelenggarakan pencatatan dan pembukuan semua transaksi yang
mempengaruhi keuangan perusahaan. b.
Mencatat perubahan kas keuangan perusahaan. c.
Membuat laporan keuangan setiap akhir bulan yang akan diserahkan setiap akhir periode tergantung kebijakan perusahaan
d. Membuat laporan laba dan rugi perusahaan
7. Staff Purchasing
a. Melakukan pembelian barang ke supplier
b. Melakukan negosiasi harga kepada pihak calon pembeli maupun kepada
pihak supplier c.
Mencari vendor baru bagi perusahaan d.
Melakukan pencatatan untuk penjualan barang
8. Kepala Logistik
a. Menyiapkan kebijakan umum di bidang managemen logistik perusahaan
b. Menetapkan kebijakan teknis di bidang perencanaan, operasi, usaha jasa
logistik, keuangan, dan sumber daya manusia. c.
Melaksanakan kerjasama dengan instansi dan organisasi lain di bidang managemen logistik.
d. Bertanggung jawab kepada kepala purchasing untuk masalah logistik
e. Mendayagunakan aset perusahaan secara optimal, efektif dan efisien
.
9. Staff Logistik
a. Bertanggung jawab dan mengatur atas proses pengiriman barang dari
perusahaan sampai ke pelanggan. b.
Membuat laporan rutin setiap minggu tentang persediaan barang di gudang untuk diserahkan ke kepala logistik
c. Membuat laporan pembukuan sederhana dan melakukan analisa data
kegiatan operasional. d.
Mengawasi keluar masuk barang dari gudang. e.
Melakukan komunikasi dengan pihak pelanggan maupun dengan pihak transporter untuk masalah produk perusahaan
10. Sales
a. Mencari calon pelanggan baru yang sesuai dengan produk dari
perusahaannya b.
Mencapai target penjualan sesuai yang telah ditetapkan oleh perusahaan c.
Mampu menjelaskan setiap pertanyaan calon pelanggan baru mengenai produk dari perusahaan
d. Melakukan kegiatan-kegiatan pemasaran produk ke calon pembeli.
3.2 Analisis Permasalahan
3.2.1 Analisis Proses Bisnis Berjalan Pada Studi Kasus
Kategori