Berikut ini adalah penjelasan dari proses bisnis pemesanan ke supplier dan pemesanan dari pelanggan setelah menggunakan solusi untuk memecahkan masalah-masalah yang
telah diidentifikasi, dilengkapi dengan gambaran Diagram Aliran Dokumen DAD dari proses bisnis yang baru.
3.4.1.1 Proses Baru untuk Pemesanan ke Supplier
Divisi Purchasing PT Sensa Mulia Fortindo mempunyai wewenang sebagai admin untuk membuat pemesanan ke supplier berdasarkan keperluan
pada saat itu. Pemesanan dapat dibuat berdasarkan warning atau peringatan yang ada disediakan oleh sistem karena terjadi kekurangan stok barang yang
disebabkan oleh pemesanan dan pembelian oleh pelanggan atau pemesanan dapat dibuat secara manual lewat aplikasi yang sudah ada dengan persetujuan
dari manager purchasing. Pemesanan yang dibuat berdasarkan warning atau peringatan yang ada,
dapat dilakukan oleh admin Purchasing dengan masuk pada detail warning peringatan dan melihat barang-barang apa saja yang sudah ada pada batas
minimum atau bahkan sudah melewati batas minimum yang bisa mengganggu penjualan kepelanggan jika tidak segera dilakukan penambahan stok dengan
cara pemesanan barang ke supplier. Fungsi warning peringatan ini memungkinkan admin langsung membuat PO untuk supplier dan dapat
langsung dikirim melalu e-mail ke supplier tersebut atau juga dapat dicetak dan dikirimkan melalui faks. Dan kemudian perusahaan supplier yang bersangkutan
setelah menerima PO tersebut akan segera memproses pemesanan tersebut hingga akhirnya mengirimkan invoice sebagai balasan dari pemesanan yang
dilakukan sebelumnya. Dengan begitu waktu untuk memesan barang dapat dipersingkat dan meminimalisasi kemungkinan terhambatnya penjualan
kepelanggan dikarenakan keterbatasan atau kehabisan stok barang. Pemesanan yang dibuat tanpa adanya warning peringatan terlebih hanya
dapat dilakukan oleh Manager Purchasing. Manager Purchasing akan masuk pada data pembelian dan mengisi data-data yang diperlukan untuk pembelian
termasuk juga memilih barang yang akan dipesan. Kemudian pemesanan tersebut bisa langsung dikirimkan ke supplier melalui alamat e-mail atau dapat
dicetak terlebih dahulu kemudian dikirimkan melalui faks. Dan kemudian perusahaan supplier yang bersangkutan setelah menerima PO tersebut akan
segera memproses pemesanan tersebut hingga akhirnya mengirimkan invoice sebagai balasan dari pemesanan yang dilakukan sebelumnya.
Gambar 3.6 DAD Proses Baru untuk Pemesanan ke Supplier.
3.4.1.2 Proses Baru untuk Pemesanan dari Pelanggan
