mengirimkannya kepada sales. PO yang diterima supplier dari sales dicek kembali dan mengirimkan Fax Invoice kembali kepada purchasing.
Purchasing Sales dari Supplier
Gambar 3.5 Pembelian ke Supplier
3.2.2 Analisis Wawancara Pada Studi Kasus
Setelah melakukan evaluasi terhadap proses bisnis yang berjalan pada studi kasus, berikut ini adalah penjelasan yang akan disampaikan oleh pengguna
Start
Form list barang dan harga dari supplier
sesuai negosiasi
Fax PO Menerima PO
Fax invoice
Menerima invoice
End
stakeholder melalui evaluasi wawancara untuk mendukung permasalahan yang terjadi dalam proses bisnis yang berjalan saat ini pada PT. Sensa Mulia Fortindo.
Wawancara ini dilakukan untuk mendapatkan keterangan dan data dari pihak yang berperan penting dalam proses bisnis yang berjalan pada prusahaan. Dalam
verifikasi permasalahan dikatakan bahwa pengitegrasian data perusahaan dan pengawasan jumlah barang sedikit banyaknya memberikan pengaruh terhadap proses
bisnis yang berjalan. Untuk itu, diperlukan wawancara untuk memperkuat verifikasi permasalahan yang pada akhirnya mendukung solusi pemecahan masalah.
Untuk mengkonfirmasi dan memperkuat permasalahan yang telah diidentifikasikan, proses wawancara dilakukan langsung dengan pimpinan dari PT.
Sensa Mulia Fortindo dan Finance accounting. Wawancara pertama dilakukan kepada pimpinan dari PT. Sensa Mulia
Fortindo untuk mengetahui permasalahan yang dihadapi perusahaan dan menawarkan konsep strategi baru untuk meningkatkan penjualan perusahaan.
Sedangkan wawancara kedua ditujukan untuk mendapatkan informasi lengkap mengenai proses bisnis perusahaan, data perusahaan, dan permasalahan dalam
melakukan penyediaan barang. Di bawah ini adalah hasil dari wawancara yang dilakukan sesuai dengan waktu dan tempat yang telah ditentukan.
Tabel 3.1 Hasil Wawancara I Nama :
Pak Charles Jabatan :
Direktur dan Sales Manager Tanggal Wawancara : 2 April 2009
Jam Wawancara : 15.00 WIB
Tempat : Melalui Email
Daftar Pertanyaan : 1.
bagaimana perusahaan bapak mengatasi masalah keterlambatan produk yang dipesan ? dan bagaimana menjelaskan keterlambatan tersebut ke customer ?
jb. belum ada cara untuk mengatasi masalah keterlambatan produk tersebut karena masalah keterlambatan adalah faktor yang tidak dapat diduga atau diprediksi
oleh pihak yang bersangkutan dan perusahaan kami akan memberitahukan kepada customer bahwa barang tersebut terlambat datang atau barangnya tidak
ada dan menjelaskan alasan keterlambatan tersebut agar customer mengetahuinya dan dapat mengerti.
2. Apakah supplier menggunakan fasilitas teknologi email, internet, faks, dan
lain-lain untuk berhubungan dengan perusahaan bapak ? Jb. ya. Supplier menggunakan fasilitas teknologi seperti email dan faks untuk
berhubungan dengan perusahaan kami. 3.
berapa lama waktu yang dibutuhkan dari proses pemesanan barang oleh supplier sampai tiba di perusahaan?
Jb. waktu yang dibutuhkan dari proses pemesanan tersebut sekitar 3 minggu sampai 1 bulan lamanya. Karena proses pengiriman barang tersebut menggunakan
kapal laut yang khusus ekspedisi mengirim barang ke luar pulau atau luar negeri sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk dapat sampai ke tempat
tujuan mengirimkan pesanan barang yang diminta. 4.
Berapa minimal dan maksimal jumlah barang yang dipesan ke supplier oleh perusahaan ?
Jb. minimal jumlah barang yang dipesan perusahaan kami sekitar 500 - 1000 kg dan maksimal jumlah barang yang dipesan perusahaan kami sekitar 5 ton. Dan
barang yang dikirim berupa drum dengan ukuran 25 kg sampai 50 kg.
5. apakah dengan adanya masalah pemesanan barang ini menjadi penghambat
bagi perusahaan bapak? Jb. Hal tersebut menjadi penghambat bagi perusahaan kami, penghambat utama
dalam pemesanan barang adalah masalah penyajian informasi dari data-data pendukung untuk melakukan pemesanan barang, seperti data jumlah barang,
data barang-barang yang habis, data harga-harga barang. Seringkali terjadi ketidak cocokan antara data yang ada di bagian purchasing dan bagian logistic,
membuat adanya tambahan waktu dalam melakukan persiapan sebelum melakukan pemesanan ke supplier. lamanya waktu dari proses pemesanan
barang ke supplier sampai tiba di perusahaan kami, yang seringkali diakibatkan oleh terlambatnya data-data yang memberi informasi kekurangan barang di
dalam perusahaan kami. Dengan terlambatnya data-data pendukung tersebut menjadi tambahan waktu lagi dalam memesan barang ke supplier, sehingga saat
di akumulasikan dengan lama waktu pengiriman barang bisa sampai 5-6 minggu untuk barang tersebut dapat sampai di tempat kami. Hal itu bisa
membuat kami kehilangan order barang dari customer karena kurangnya persediaan barang yang ada di perusahaan kami sedangkan customer sangat
membutuhkan barang tersebut untuk kegiatan usaha mereka. 6.
Berapa lama waktu yang diperlukan untuk mempersiapkan data-data pendukung untuk melakukan pemesanan ke supplier?
Jb. Sedikitnya membutuhkan waktu seharian, dan bahkan bisa sampai 2 hari. Karena kami harus mengecek jumlah stok barang yang ada di gudang kami
agar perusahaan tidak kelebihan stok barang yang terlalu lama. Hal tersebut bisa membuat barang bisa rusak.
Tabel 3.2 Hasil Wawancara II Nama :
Pak Pujianto Jabatan :
Finance Accounting Purchasing Manager Tanggal Wawancara : 1 April 2009
Jam Wawancara : 11.30 WIB
Tempat : Melalui email
Daftar Pertanyaan : 1.
apakah dengan adanya masalah pemesanan ini menjadi penghambat bagi perusahaan bapak?
Jb. masalah tersebut menjadi penghambat bagi kinerja perusahaan kami karena masalah pemesanan yang terlambat kedatangannya yang diakibatkan oleh data-
data pendukung dari bagian purchasing untuk memesan barang ke supplier sering memakan waktu lama dalam penyediaannya karena adanya ketidak
samaan data dengan bagian logistik, atau kurangnya pemantauan jumlah stok baik dari bagian logistik atau bagian purchasing sehingga terlambat membuat
data laporan kekurangan barang untuk diteruskan menjadi PO pemesanan barang ke supplier yang akhirnya membuat membuat jumlah persediaan barang
di gudang kami menjadi terganggu kekurangan persediaan barang. Hal-hal tersebut dapat mengganggu proses penjualan ke konsumen saat barang yang
diinginkan oleh konsumen ternyata dalam kondisi habis atau terlambat dipesan. 2.
apakah solusi yang kami tawarkan yaitu membuat sistem berbasis web untuk mengawasi jumlah ketersediaan barang agar tidak terjadi kekurangan barang
dan mengintegrasikan data-data internal perusahaan dapat membantu perusahaan bapak ?
jb. dapat membantu kami, karena dengan solusi dari anda tersebut kami dapat memperoleh informasi akurat tentang kondisi stok barang kamu dan pemesanan
barang dari perusahaan kami ke supplier akan lebih cepat dan data-data pendukung lebih terintegrasi dan tersedia cepat.
3. bagaimana cara perusahaan bapak mengatasi permasalahan tersebut
pemesanan barang selama ini ? jb. kami mengatasinya dengan tetap melakukan pemesanan barang secara manual
lewat telepon, email dan faksimail, tapi dengan menekan lama waktu dari
proses-proses yang ada dalam melakukan pemesanan barang. 4.
bagaimana bapak berhubungan dengan supplier untuk masalah pemesanan barang ?
jb. selama ini perusahaan kami berhubungan dengan supplier dengan menggunakan fasilitas internet yaitu menggunakan email maupun faks.
5. berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh perusahaan bapak untuk mengirim
barang ke customer ? dan kendala yang di hadapi selama proses pengiriman? Jb. perusahaan kami membutuhkan waktu sekitar 1 minggu di luar Pulau Jawa
karena kami harus menunggu sampai muatan di kapal ekspedisi memenuhi kapasitas maksimum dan itu membutuhkan waktu yang cukup lama. Belum lagi
jika ada masalah bea cukai dari pihak pelabuhan atau kapal ekspedisinya yang mengalami kendala, seperti : kerusakkan mesin, masalah cuaca yang buruk dan
lain-lain. Sedangkan pengiriman barang di Jakarta dan sekitarnya hanya membutuhkan waktu sekitar 2-3 hari. Kendala yang dihadapi adalah saat
jumlah persediaan yang tidak memenuhi pemesanan, atau ada barang yang rusak.
6. Berapa minimal dan maksimal jumlah barang yang dipesan ke supplier oleh
perusahaan ? Jb. kami biasanya memesan barang dalam jumlah yang banyak karena dilihat dari
lamanya waktu pengiriman itu akan membuat kami kekurangan jumlah barang jika kami memesan barang dalam jumlah yang sedikit. Minimal barang yang
kami pesan biasanya sekitar 500 - 1000 kg. Dan maksimal barang yang kami pesan biasanya sekitar 5 ton. Barang tersebut dikirim dalam bentuk drum
ukuran 25 kg sampai 50 kg. 7.
Bagaimana selama ini perusahaan bapak melakukan penghitungan atau pengecekan jumlah barang yang ada di gudang ?
Jb. selama ini perusahaan kami melakukan hal tersebut dengan masih manual sehingga kami membutuhkan banyak karyawan untuk melakukan penghitungan
tersebut. Dan pengitungan tersebut harus dilakukan lebih dari 1 kali untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam jumlah barangnya. Dan pencatatan
laporan ditulis dalam bentuk form laporan yang nantinya diteruskan ke bagian
purchasing untuk kemudian di cocokan datanya dengan data yang dipegang bagian purchasing.
Setelah melakukan wawancara dan mendapatkan hasil yang diperoleh, dapat dirumuskan beberapa permasalahan sebagai berikut :
1. Keterlambatan pemesanan barang ke supplier Hasil analisis yang didapat dari wawancara pertanyaan No. 5 Wawancara dengan
Bpk. Charles menyatakan bahwa purchasing mengalami hambatan saat mencocokkan jumlah barang yang ada di gudang dan dokumen jumlah barang yang
di pegang oleh bagian purchasing, sehingga memperlambat penyediaan data untuk kebutuhan pembelian ke supplier. Sehingga membuat pemesanan barang-barang
yang sudah habis semakin lama dipesan kembali ke supplier dan akan menghambat proses transaksi bisnis.
Hal ini didukung hasil wawancara dengan Bpk. Pujianto pada pertanyaan No. 1 wawancara, yang menyatakan bahwa dengan bagian purchasing sering terjadi
kurangnya pemantauan jumlah stok baik dari bagian logistik dan bagian purchasing sehingga terlambat membuat data laporan kekurangan barang untuk diteruskan
menjadi PO pemesanan barang ke supplier.
2. Penyediaan data pendukung pemesanan yang cukup lama Hasil analisis yang didapat dari wawancara pertanyaan No. 5 Wawancara dengan
Bpk. Charles menyatakan bahwa data penghitungan jumlah barang yang dibuat oleh bagian logistic seringkali mengalami ketidakcocokkan dengan data yang dipegang
oleh bagian purchasing, sehingga mengakibatkan penyediaan data pendukung pemesanan barang memakan waktu yang cukup lama.
Hal ini didukung hasil wawancara dengan Bpk. Pujianto pada pertanyaan No. 1 wawancara, yang menyatakan bahwa dengan penyediaan data pendukung untuk
pemesanan barang ke supplier sering mengalami hambatan karena faktor data yang tidak cocok dengan bagian logistic yang akan memantau barang secara langsung.
Tabel 3.3 Evaluasi Hasil Wawancara
No. Permasalahan Yang Muncul
Target Pengguna Yang Mengalami
Permasalahan Evaluasi Dari :
1. Keterlambatan pemesanan
barang ke supplier purchasing
Pertanyaan No.5 Wawancara dengan Bpk. Charles
Purchasing mengalami hambatan saat mencocokkan jumlah barang yang ada di gudang dan data jumlah barang yang di pegang oleh bagian purchasing,
sehingga memperlambat penyediaan data untuk kebutuhan pembelian ke supplier. Sehingga membuat pemesanan barang-barang yang sudah habis
semakin lama dipesan kembali ke supplier.
Pertanyaan No. 1 Wawancara dengan Bpk. Pujianto
Purchasing sering
kurangnya pemantauan jumlah stok baik dari bagian logistik dan bagian purchasing sehingga terlambat membuat data laporan
kekurangan barang untuk diteruskan menjadi Purchasing Order PO pemesanan barang ke supplier.
2. Penyediaan data pendukung
pemesanan yang cukup lama purchasing
Pertanyaan No.1 Wawancara dengan Bpk. Pujianto
Penyediaan Data pendukung untuk pemesanan barang ke supplier sering
No. Permasalahan Yang Muncul
Target Pengguna Yang Mengalami
Permasalahan Evaluasi Dari :
mengalami hambatan karena faktor data yang tidak cocok dengan bagian logistic yang memantau barang secara langsung.
Logistic Pertanyaan No.5 Wawancara dengan Bpk. Charles
Data-data penghitungan jumlah barang yang dibuat oleh bagian logistik seringkali mengalami ketidakcocokan dengan data yang dipegang oleh bagian
purchasing, sehingga mengakibatkan penyediaan data pendukung pemesanan memakan waktu yang cukup lama.
Setelah menganalisa permasalahan yang terdapat di dalam perusahaan, berikut ini adalah beberapa solusi yang diharapkan dapat membantu memecahkan masalah
perusahaan : 1. Penyediaan aplikasi untuk pengintegrasian data dalam perusahaan.
Agar perusahaan dapat melakukan pemesanan tepat waktu, meminimalisasi kemungkinan terjadinya kekosongan stok barang, yang dapat mengakibatkan
perusahaan tidak dapat memenuhi kebutuhan konsumen atas barang yang telah dipesan oleh pelanggan. Memberikan kemudahan dalam penyediaan data
pendukung untuk melakukan pemesanan barang ke supplier, dan membantu dalam pengawasan ketersediaan barang.
2. Membuat aplikasi untuk memasukkan data penghitungan barang yang terintegrasi dengan bagian purchasing.
Agar data yang ada di gudang terintegrasi dengan data yang ada di bagian purchasing dengan baik. Memberikan kemudahan dalam penyediaan data jumlah
barang yang langsung terintegrasi dengan bagian purchasing.
3. Penyediaan aplikasi yang membantu mengawasi jumlah ketersediaan barang. Agar tidak ada masalah dengan laporan barang dan laporan tersebut dapat
dipertanggung jawabkan kepada direktur perusahaan. Dan dapat melakukan pembelian produk dari supplier tepat waktu. Mengetahui adanya kekurangan barang
dengan segera dan melakukan pemesanan ke supplier untuk mencegah terjadinya kekosongan stok dalam memenuhi kebutuhan konsumen.
Tabel 3.4 Evaluasi Hasil Wawancara Kuesioner Terhadap Solusi
No. Target Pengguna
InformasiDataFungsi Yang Diperlukan
Value Yang Diharapkan Mengapa Mau Kembali Menggunakan Solusi
1. Purchasing •
Penyediaan aplikasi untuk pengintegrasian data dalam
perusahaan •
Penyediaan aplikasi yang membantu mengawasi
jumlah ketersediaan barang.
Memberikan kemudahan dalam penyediaan data
pendukung untuk melakukan pemesanan
barang ke supplier, dan membantu dalam
pengawasan ketersediaan barang.
Agar perusahaan dapat melakukan pemesanan tepat waktu, meminimalisasi kemungkinan terjadinya kekosongan stock,
yang dapat mengakibatkan perusahaan tidak dapat memenuhi kebutuhan konsumen atas produk yang dijualnya.
2. Logistic •
Membuat aplikasi untuk menginput data hasil dari
penghitungan barang yang terintegrasi dengan bagian
purchasing. Memeberikan kemudahan
dalam penyediaan data jumlah barang yang
langsung terintegrasi dengan bagian
purchasing. Agar data yang ada di gudang terintegrasi dengan data yang
ada di bagian Purchasing
3. Manager Purchasing
• Penyediaan aplikasi yang
membantu mengawasi jumlah ketersediaan
barang. Mengetahui adanya
kekurangan barang dengan segera dan
melakukan pemesanan ke supplier untuk mencegah
terjadinya kekosongan stok dalam memenuhi
kebutuhan konsumen. Agar tidak ada masalah dengan laporan barang dan laporan
tersebut dapat dipertanggung jawabkan kepada direktur perusahaan. Dan dapat melakukan pembelian produk dari
supplier tepat waktu.
3.2.3 Identifikasi Permasalahan