3.
Berperan menyelenggarakan kelancaran perkembangan organisai dan sumber informasi.
Berperan menyelenggarakan kelancaran perkembangan organisasi dan sumber informasi
Sedangkan pengertian yang ketiga adalah administrasi mempunyai peran dalam melancarkan kehidupan dan perkembangan suatu organisasi dalam
keseluruhannya.
2.2 Tujuan Administrasi Perkantoran
Suatu lembaga atau badan uasaha yang menyelenggarakan adminsitrasi, banyak aktivitas yang dilaksanakan aktivitas tersebut menyangkut
segenap kegiatan penataan atau pengaturan untuk menjamin kerja sama sekelompok orang dalam rangka mencapai tujuan. Kegiatan tersebut menyangkut
membagi-bagi pekerjaan, mengatur keuangan, perlengkapan. Uraian tersebut secara tidak langsung mengutarakan tujuan administrasi.
3. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor
Bila kita perhatikan dari segi kata, maka perkataan tata usaha
merupakan kata majemuk yang terdiri dari 2 kata yaitu: tata dan usaha. Tata adalah suatu aturan atau peraturan yang harus ditaaati. Sedangkan usaha adalah
kegiatan dengan menggunakan tenaga, pikiran atau badan untuk mencapai suatu maksud.
Universitas Sumatera Utara
Jadi menurut arti katanya, tata usaha berarti suatu aturan atau peraturan yang terdapat dalam surat untuk proses penyelenggaraan kerja.
Ditinjau dari aktivitas pokoknya,tata usaha adalah kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan, sehingga
keterangan-keteranagan itu dapat dipergunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan orang yang bersangkutan atau diperoleh oleh siapa saja
yang membutuhkannya. Dalam kegiatan administrasi secara luas, tata usaha merupakan
kegiatan penunjang yang merupakan peranan yang sangat penting, dimana administrasi merupakan proses penyelenggaraan organisasi secara menyeluruh.
Pengertian tata usaha menurut The Liang Gie 2000:16 adalah : segenap rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim,
dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja sama.
Sedangkan menurut I.g.Wursanto 2004:15 mengatakan bahwa tata usaha adalah kegiatan menggandakan pencatatan, penyusunan, keterangan-
keterangan yang digunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan orang yang bersangkutan dan dapat dipergunakan siapa saja yang
membutuhkannya. Jadi tata usaha mempunyai fungsi pelayan yang berwujud 6 enam pola
perbuatan The Liang Gie,2000:16, yaitu: 1.
Menghimpun
Universitas Sumatera Utara
Kegiatan-kegiatan mencari dan megusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada sehingga siap untuk dipergunakan bila
diperlukan. 2.
Mencatat Kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-
keterangan yang di perlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirm, dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang
termasuk pula dengan alat-alat perekam suara sehingga dapa didengar, misalnya “pencatatan” pada pita rekam.
3. Mengola
Bermacam-macam kegiatan mengerjakan keteranagn-keteranagn dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Menggandakan
Kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim
Kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.
6. Menyimpan
Kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan ditempat tertentu yang aman.
Universitas Sumatera Utara
Sedangkan menurut George Terry, 2003:20 kegiatan pokok tata usaha dapat diperinci dalam 7 tujuh jenis kegiatan sesuai dengan perbandingan
persentase antara lain: Bahan pekerjaan
Waktu yang diperlukan Typing
mengetik Calculating menghitung
Checking memeriksa
Filing menyimpan
Telephoning menelepon\ Duplicating menggandakan
Mailing mengirim
Other lain-lain
24,6 19,5
12,3 10,2
8,8 6,4
5,5 12,7
Jumlah 100
Sumber : Moekijat, 2003:22 Adapun pekerjaan tentang syrat-menyurat sebagai salah satu pekerjaan
kantor adalah sebagai berikut: 1.
Penanganan surat Kegiatan yang dimulai dari penerimaan dan pencatatan surat
masuk dan surat keluar sampai dengan pengiriman dan penyimpanan.
2. Penyimpanan surat
Universitas Sumatera Utara
Surat dapat disimpan apabila selesai dioalh dan dikembalikan ke bagian komersil. Surat disimpan menurut pedoman atau aturan
tertentu yang telah di tentukan terlebih dahulu sedemikian rupa. Sehingga setiap surat bila diperlukan dapat ditemukan kembali
dengan cepat dan tepat. 3.
Membuat laporan
Merupakan suatu alat untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam perencanaan, pengendalian, pengawasan dan pengambilan
keputusan. 4.
Korespondensi
Kegiatan mulai penyusunan konsep surat sampai dengan surat siap dikirim.
5. Penggandaan
Kegiatan untuk memperbanyak dokumen-dokumen baik dikirim maupun disimpan sebagai arsip.
6. Penandatanganan surat
Setelah surat diketik, dibaca kembali, diperiksa dan kemudian disampaikan terhadap bagian yang bersangkutan untuk
ditandatangani dan dibubuhi stempel.
Universitas Sumatera Utara
Sedangkan menurut Leffing Well dan Robinson 2000;89 pekerjaan kantor dapat diperinci dalam pekerjaan-pekerjaan sebagai berikut:
1. Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkan dengan kapal.
2. Membuat rekening. 3. Surat menyurat, mendikte, mengetik.
4. Menyimpan warkat. 5. Menyampaikan hutang dan dan mengumpulkan perhitungan-
perhitungan yang belum diselesaikan. 6. Mengurus, membagi-bagi dan mengirimkan surat-surat ke pos.
7. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat.
8. Macam-macam peakerjaan seperti menelepon, menerima tamu,
pekerjaan pesuruh. 9.
Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyelesaikan sistem, menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu.
10. Membuat warkat-warkat dan mencatat data yang tidak diinginkan.
Universitas Sumatera Utara
Cirri-ciri dari pada pekerjaan kantor meliputi: 1.
Suatu pekerjaan yang bersifat memudahkan atau yang bersifat meringankan.
2. Suatu pekerjaan yang bersifat memberi pelayanan.
3. Volume ditentukan oleh pihak luar.
4. Sumbangan secara tidak langsung bagi keuntungan.
5. Isi mencakup seluruh kegiatan beserta waktu kerja yang digunakan.
6. Pemencaran Moekijat, 2001:26
4. Prosedur penyelesaian surat masuk dan surat keluar
