Cirri-ciri dari pada pekerjaan kantor meliputi: 1.
Suatu pekerjaan yang bersifat memudahkan atau yang bersifat meringankan.
2. Suatu pekerjaan yang bersifat memberi pelayanan.
3. Volume ditentukan oleh pihak luar.
4. Sumbangan secara tidak langsung bagi keuntungan.
5. Isi mencakup seluruh kegiatan beserta waktu kerja yang digunakan.
6. Pemencaran Moekijat, 2001:26
4. Prosedur penyelesaian surat masuk dan surat keluar
Adapun prosedur proses penyelesaian surat masuk dan surat keluar dapat dilihat sebagai berikut:
1. Penyelesaian surat masuk
a. Semua surat masuk yang datang melaui kurir, kantor pos, jasa
titipan kilat, diterima oleh bagian komersil. Kemudian bagian tersebut menyortirnya sesuai dengan jenis dan kepentingannya.
b. Kemudian surat yang masuk tersebutndicatat didalam buku
agenda surat masuk dan bagian komersil melampirkan formulir pengendalian surat masuk atau formulir disposisi.
Universitas Sumatera Utara
c. Setelah surat masuk selesai dicatat ke dalam buku agenda dan
mengisi lembar disposisi, maka surat dibagi menurut bagiannya. Penerusan ini dilakukan dengan menggunakan buku
ekspedisi oleh petugas bagian komersil. d.
Surat masuk yang telah dipelajari oleh pimpinan diteruskan kepada staf lain untuk pemberian tanda cek
√ pada disposisi atau formulir tindakan apa yang seharusnya dilakukan
selanjutnya. e.
Penggandaan surat masuk dilakukan bila di anggap perlu saja dan dilakukan dengan menggunakan mesin foto copy dan
petugas harus mengisi buku pengendalian penggandaan. f.
Surat masuk tersebut perlu disimpan apabila telah selesai diolah dan dikembalikan kebagian komersil. Surat disimpan
menurut pedoman tertentu sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali secara cepat dan tepat.
Berikut jumlah surat masuk Bagian Akademik FE USU selama 4Januari-8Maret 2011 pada daftar tabel 4.1 adalah :
Universitas Sumatera Utara
Tabel 4.1 Jumlah surat masuk selama 4Januari-8Maret 2011
Bulan Januari
Februari Maret
Jumlah surat masuk 54
74 5
2. Penyelesaian surat keluar
a. Membuat konsep surat keluar pada lembar konsep yang telah
tersedia pada bagian yang mempunyai wewenang untuk menyelesaikan masalah dalam surat.
b. Kemudian konsep surat keluar diteliti lalu dibawa pada
koordinator untuk memeriksa apakah konsep tersebut salah atau benar.
c. Rancangan konsep keluar yang sudah sah mendapat
persetujuan selanjutnya diketik. Setelah surat tersebut diketik kemudian diserahkan kembali kepada bagian komersil.
d. Surat yang telah selesai diketik, kemudian disahkan dengan
cara ditandatangani selanjutnya digunakan sebanyak yang diperlukan.
e. Surat yang telah mendapat tanda tangan selanjutnya di gunakan
sebanyak yang diperlukan.
Universitas Sumatera Utara
f. Sebelum dikirim, terlebih dahulu harus dicatat ke dalam buku
agenda surat keluar dan dibubuhi stempel atau cap dinas. g.
Surat yang telah mendapat tanda tangan dan di stempel lalu dimasukkan ke dalam amplop untuk segera dikirim ke alamat
yang dituju. Berikut jumlah surat keluar Bagian Akademik FE USU selama
3Januari-8Maret 2011 pada daftar tabel 4.2 adalah :
Tabel 4.2 Jumlah surat keluar selama 3Januari-8Maret 2011
Bulan Januari
Februari Maret
Jumlah keluar masuk 47
51 7
5. Pengertian kelancaran pekerjaan
