Prosedur Yang Berjalan Pada Pengadaan barang
FLOW MAP PENGADAAN BARANG LAMA GUDANG
SUPPLIER KROR
KDT MANAGER
SARANA
P h
a se
Membuat PO
koreksi PO
Setuju tdk
3 PO ttd KDT,
TTD KROR ttd MANAGER
Setuju
TTD PO
ya Koreksi
Po ttd KROR
ya
2 PO ttd KDT,
TTD KROR ttd MANAGER
tdk
A1 A1
A1 Rencana
Pengadaan Barang
Rencana Pengadaan
Barang
3 2
1 PO di ttd
KROR 3
2 1
PO di ttd KROR
3 2
1 PO di ttd
KROR, ttd KDT 3
2 1
PO di ttd KROR, ttd KDT
3 2
1 PO ttd KROR
ttd KDT, ttd MANAGER
Gambar 3.1 Flow map Pengadaan Barang
Keterangan :
PO = Purchase Order
A1 = Arsip Purchase Order
KDT = Kepala Dipo Traksi
KROR = Kepala Ruas Organisasi dan Rencana
:3.1.2.2 Prosedur yang berjalan pada penerimaan barang
Prosedur yang berjalan pada bagian penerimaan barang adalah sebagai berikut:
1. Supplier menyerahkan FPB Faktur Penyerahan Barang dua rangkap ke bagian gudang.
2. Bagian gudang menerima FPB, kemudian mencocokan FPB dengan PO Purchasing Order , alamat yang dituju, tanggal pengiriman,
jenis barang dan jumlah setelah itu mencocokan FPB dan barang. Jika cocok, FPB ditanda tangan, jika tidak FPB dikembalikan ke
supplier. FPB yang telah ditandatangan dijadikan acuan untuk membuat A14 Bentuk Penerimaan barang. Selain itu FPB dicatat
kedalam i3 kartu barang supaya tetap update. A14 dibuat sebanyak dua rangkap, A14 yang telah ditandatangan pengawas gudang
sebagai penerima barang kemudian diserahkan kepada KDT. 3. KDT menerima A14 yang sudah ditandatangan pengawas gudang,
kemudian A14 ditandatangan setelah itu diserahkan lagi ke bagian gudang
4. Gudang menerima A14 yang sudah ditandatangan KDT kemudian menyerahkan rangkap kesatu ke supplier dan rangkap kedua
disimpan sebagai arsif di gudang. 5. A14 yang diterima supplier digunakan untuk bukti penagihan ke
bagian keuangan . Maka flow map pada prosedur data pengadaan barang yang telah
dijabarkan dalam proses manual adalah sebagai berikut :
FLOW MAP PENERIMAAN BARANG LAMA PENGAWAS GUDANG
SUPPLIER KDT
Ph as
e
Mencoco kan FPB
dan PO COCOK
Membu at A14
1 A14
Ttd p. gudang Ttd KDT
Tidak Menanda
tangan FPB
Mencatat transaksi
kedalam kartu
stok
Menanda tangan
ya
A6 PO ttd KDT,
TTD KROR ttd MANAGER
A1
A7 1
FPB dittd p gudang
Membuat Laporan
rekap penerimaan
2 Laporan
rekap penerimaan
barang 2
1 Laporan
rekap penerimaan
barang A6.1
2 1
FPB 2
1 FPB
2 1
FPB
2 1
FPB yang dittd
p.gudang 2
1 A14
Ttd A14
2 1
A14 dittd p. gudang
2 1
A14 dittd p. gudang
2 1
A14 Ttd p. gudang
Ttd KDT 2
1 A14
Ttd p. gudang Ttd KDT
i3
Gambar 3.2 Flow map Penerimaan Barang
Keterangan :
i3 = Kartu stok barang A6 = Arsip penerimaan barang
A6.1 = Arsip Laporan Rekap Penerimaan Barang A7 = Arsip FPB
A14 = Bentuk Dokumen Penerimaan Barang FPB = Faktur Pengiriman Barang