Sistem Informasi Inventory Suku Cadang Lokomotif Berbasis Web di PT. Kereta Api (Persero) Daop 2 Bandung Unit Dipo Lokomotif Bandung

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Ujian Akhir Sarjana Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika

Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia

NURASA CAHYAWIBAWA

10108918

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

2013

v

ABSTRAK ... i

ABSTRACT ... ii

KATA PENGANTAR ... iii

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR GAMBAR ... x

DAFTAR TABEL ... xv

DAFTAR SIMBOL ... xiii

DAFTAR LAMPIRAN ... xix

BAB 1 PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Maksud dan Tujuan ... 2

1.4 Batasan Masalah ... 3

1.5 Metodologi Penelitian ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 5

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ... 7

2.1 Profil Perusahaan ... 7

2.1.1 Sejarah Perusahaan... 7

2.1.2 Tempat dan kedudukan Perusahaan ... 8

2.1.3 Bidang Pekerjaan ... 8

2.1.4 Struktur Organisasi ... 9

2.2 Landasan Teori ... 12

2.2.1 Konsep Dasar Sistem ... 12

2.2.2 Karakteristik Sistem ... 13

2.2.3 Analisis Sistem... 14

2.3 Konsep Dasar Informasi ... 14

2.3.1 Siklus Informasi ... 15

vi

2.5.1 Konsep Dasar Inventory ... 18

2.5.2 Jenis Persediaan ... 20

2.5.3 Tujuan Persediaan ... 21

2.6 Manajemen Persediaan ... 22

2.6.1 Metode EOQ ... 22

2.6.2 Titik Pemesanan Ulang (Reorder Point) ... 25

2.6.3 Kategori Biaya ... 26

2.6.4 Anggapan-anggapan dalam EOQ ... 28

2.6.5 Perummusan EOQ ... 29

2.6.6 Kelebihan dan Kekutangan Metode EOQ... 30

2.7 Perangkat Lunak ... 31

2.8 Alat Pengembangan Sistem ... 33

2.8.1 Diagram Konteks (Context Diagram) ... 33

2.8.2 Data Flow Diagram (DFD) ... 33

2.8.3 Flow Map ... 34

2.8.4 Entity Relation Diagram (ERD) ... 34

2.8.5 Normalisasi ... 35

2.8.6 Kamus Data. ... 36

2.9 Basis Data………. ... 37

2.9.1 Tujuan Basis Data ... 37

2.9.2 Manfaat Basis Data ... 38

2.9.3 Perangkat Lunak Basis Data ... 40

2.10 Pengenalan Website ... 41

2.10.1 Pengertian Website ... 41

2.10.2 Sejarah Website ... 42

2.10.3 Jenis-jenis Website... 42

2.11 Pengenalan php ... 43

vii

BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 49

3.1 Analisis system ... 49

3.1.1 Analisis masalah ... 49

3.1.2 Analisis Prosedur yang sedang berjalan ... 50

3.1.2.1 Prosedur yang berjalan pada pengadaan barang ... 50

3.1.2.2 Prosedur yang berjalan pada penerimaan barang ... 53

3.1.2.3 Prosedur yang berjalan pada permintaan barang ... 55

3.1.2.4 Prosedur yang berjalan pada pemakian barang ... 57

3.1.2.5 Prosedur yang berjalan pada retur penerimaan... 59

3.1.3 Analisis Sistem yang akan dibangun ... 61

3.1.3.1 Usulan prosedur pengadaan barang ... 61

3.1.3.2 Usulan prosedur penerimaan barang ... 63

3.1.3.3 Usulan prosedur permintaan barang ... 65

3.1.3.4 Usulan prosedur pemakaian barang ... 67

3.1.4 Analisis Penyelesaian dengan Metode EOQ ... 69

3.1.4.1 Perhitungan jumlah barang yang disarankan dipesan... 69

3.1.4.2 Perhitungan menetukan jarak tiap pesan ... 71

3.1.4.3 Flowchart EOQ ... 72

3.1.4.4 Perbandingan keefektifan perhitungandengan EOQ ... 73

3.1.5 Analisis pengkodean ... 75

viii

3.1.5.5 Pengkodean pada bukti permintaan barang ... 77

3.1.5.6 Pengkodean pada bukti pemakaian barang ... 77

3.1.6 Analisis Kebutuhan non fungsinonal ... 78

3.1.6.1 Analisis kebutuhan perangkat keras ... 78

3.1.6.2 Analisis kebutuhan perangkat lunak ... 79

3.1.6.3 Analisis kebutuhan pengguna ... 79

3.1.6.4 Analisis jaringan ... 83

3.1.6.5 Analisis basis data ... 84

3.1.7 Analisis kebutuhan fungsional ... 85

3.1.7.1 Diagram konteks ... 85

3.1.7.2 DFD ... 86

3.1.7.3 Spesifikasi Proses ... 100

3.1.7.4 Kamus data ... 131

3.2 Perancangan sistem ... 137

3.2.1 Skema Relasi ... 137

3.2.2 Struktur Tabel ... 139

3.2.3 Perancangan struktur menu ... 149

3.2.4 Perancangan antar muka ... 163

3.2.5 Perancangan pesan ... 167

ix

4.1.1 Implementasi Perangkat Keras ... 177

4.1.2 Implementasi Perangkat Lunak ... 178

4.1.3 Implementasi Perangkat Basis Data ... 178

4.1.4 Implementasi Antar Muka ... 189

4.2 Pengujian Sistem ... 190

4.2.1 Rencana Pengujian Alpha ... 190

4.2.2 Kasus dan Hasil Pengujian Alpha ... 191

4.2.2.1 Pengujian Login ... 192

4.2.2.2 Pengujian Kelola Barang ... 193

4.2.2.3 Pengujian Kelola Satuan ... 195

4.2.2.4 Pengujian Kelola Jabatan ... 197

4.2.2.5 Pengujian Kelola Pegawai ... 199

4.2.2.6 Pengujian Kelola Supplier ... 201

4.2.2.7 Pengujian Kelola EOQ……….. . 203

4.2.2.8 Pengujian pengelolaan Transaksi PO……….. 204

4.2.2.9 Pengujian Pengelolaan Penerimaan ... 206

4.2.2.10 Pengujian Pengelolaan Permintaan ... 207

4.2.2.11 Pengujian Pengelolaan Pemakaian ... 208

4.2.3 Kesimpulan Pengujian Alpha ... 209

4.2.4 Pengujian Beta ... 210

4.2.5 Kesimpulan Pengujian Beta ... 219

BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ... 230

5.1 Kesimpulan ... 230

5.2 Saran ... 230

iii

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas segala nikmat yang telah diberikan sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini

dengan judul ”SISTEM INFORMASI SUKU CADANG LOKOMOTIF

BERBASIS WEB DI PT. KERETA API (PERSERO) DAOP 2 BANDUNG

UNIT DIPO LOKOMOTIF BANDUNG”.

Penulisan skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat kelulusan pada Program Strata 1 Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer di Universitas Komputer Indonesia.

Dalam penulisan skripsi ini, penulis telah mendapatkan banyak bantuan dari berbagai pihak, baik dari segi materi, spirit maupun masukan-masukan yang sangat membangun . Pada kesempatan ini secara khusus penulis ingin menyampaikan terimakasih kepada :

1. Istri dan anak – anakku tercinta, kedua orang tua yang selalu memberi

dukungan serta doa yang tak henti-hentinya. Terimakasih atas dukungan dan doanya.

2. Bapak Irawan Aprianto,S.T.,M.T. selaku Ketua Program Studi Teknik

Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia dan selaku dosen wali.

iv

selama penulisan skripsi ini.

4. Karyawan Sekretariat Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknik

dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.

5. Seluruh Staf Perpustakaan yang membantu penulis untuk mendapatkan

referensi dalam penyusunan laporan.

6. Teman-teman IF-17K 2008 Wisap, Ahmad, Eko, Mahdi dan lainnya yang

tidak bisa disebutkan satu persatu atas semua dukungan dan bantuan ilmu yang diberikan kepada penulis selama kuliah bareng di UNIKOM.

7. Sobat-sobatku kang Kurniawan, Tatang, Rizal, Dina, Opy terimakasih atas

segala bantuan dukungan dan perhatian yang diberikan selama ini.

8. Bapak Mudiono selaku Kepala Dipo Lokomotif Bandung beserta para KR

yang telah memberikan dukungan serta sharing ilmu.

9. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan penulis satu persatu.

Penulis menyadari bahwa penulisan skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari para pembaca. Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi semua pihak dan para pembaca.

Bandung, 27 Juli 2013

231

DAFTAR PUSTAKA

[1] Jogiyanto HM. 1999, Analisis dan Disain Informasi: pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset

[2] Kadir, Abdul. 1999, Konsep dan Tuntutan Praktis Basis Data. Yogyakarta: Andi

[3] Fatansyah. 2012, Basis Data edisi revisi. Bandung: Informatika

[4] Frederick S. Hiller & Gerald J, Lieberman. 2008, Introduction to Operation

Research 8th edition. Yogyakarta: Andi

[5] Saputra, Agus. 2011, Trik dan Solusi Jitu Pemrograman PHP. Jakarta: Elexmedia Koputindo

[6] Sogiyono, Prof. 2012, Methode Penelitian Kombinasi (Mixed Methods) Bandung: Alfabeta

[7] Nugroho, Bunafit. 2007, Trik dan Rahasia Membuat Aplikasi Web dengan PHP. Yogyakarta: Gava Media

1

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang Masalah

PT. Kereta api (Persero) merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa pelayanan transportasi darat. Seperti perusahaan transfortasi pada umumnya, untuk mendukung berjalannya aktifitas pengelolaan dan pelayanan transportasi yang optimal selain asfek manajemen perusahaan, pengolahan persediaan barang terutama yang berhubungan dengan pemeliharaan lokomotif menjadi suatu hal yang esensial. Hal ini semata karena PT. Kereta api menjadikan pelayanan optimal sebagai investasi kerja perusahaan.

Selama ini pengolahan persediaan barang masih bersifat

konvensional, sehingga menimbulkan kesulitan – kesulitan diantaranya

adalah bagian gudang kesulitan mengontrol stok barang dikarenakan data barang banyak sedangkan SDM nya hanya satu orang, kesulitan menentukan jumlah barang yang harus diorder dan menentukan waktu pengadaan barang karena rencana pengadaan barang belum menggunakan metode persediaan. Barang yang dibutuhkan oleh LOSD ( LOSD = bengkel ) tidak terpenuhi karena stok barang tidak tersedia disebabkan pengorderan barang tidak teratur. Terjadinya penumpukkan barang yang terlalu lama dikarenakan penyimpanan barang tidak tersusun yang seharusnya

menggunakan sistim FIFO (First In First Out) yang pertama masuk pertama

dikeluarkan, kurangnya komunikasi antara KROR (Kepalan Ruas

Organisasi dan Rencana) dan bagian gudang, tidak matching-nya

ketersediaan barang yang masuk ke gudang dengan laporan tagihan supplier

ke bagian keuangan, dan lain sebagainya

Diperlukan adanya suatu solusi agar informasi kondisi suku cadang lokomotif dapat diketahui secara cepat dan tepat oleh semua bagian yang

ada di Dipo Lokomotif Bandung khusunya bagian KROR sebagai perencana pengadaan suku cadang lokomotif dan bagian gudang selaku pemantau persediaan barang. Berdasarkan hal tersebut, maka penulis mencoba untuk membangun suatu sistem informasi persediaan barang yang nantinya diharapkan dapat membantu proses pendataan pengadaan dan persediaan suku cadang lokomotif, sehingga stok suku cadang selalu dalam kondisi

availability.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan, maka perumusan masalah di bagian gudang Unit Dipo Lokomotif Bandung adalah bagaimana mengembangkan suatu system informasi yang dapat membantu proses pengontrolan stok barang.

1.3 Maksud dan Tujuan

Berdasarkan permasalahan yang diteliti, maka maksud dari penulisan tugas akhir ini adalah Membangun suatu Sistem Informasi

Inventory Suku Cadang Lokomotif Berbasis Web Di Pt. Kereta API (Persero) Daop 2 Bandung Unit Dipo Lokomotif Bandung.

Tujuan penulis mengadakan penelitian ini adalah:

1. Mempermudah pengontrolan stok barang

2. Mempermudah proses penentuan jumlah barang yang harus diorder.

3. Mempermudah penentuan waktu yang tepat dalam pengorderan

barang

4. Menjaga stok barang tetap tersedia sehingga kebutuhan LOSD

terpenuhi

5. Mempermudah bagian gudang dalam hal stockopname barang baik

1.4Batasan Masalah

Karena permasalahan keterbatasan waktu penulis dan agar pembahasan tidak menyimpang dari tujuan maka dilakukan pembatasan masalah sebagai berikut:

a. Penelitian hanya dilakukan di lingkungan Unit Dipo Lokomotif

Bandung.

b. Data penelitian yang diambil merupakan data barang umum (barang

umum adalah barang-barang yang pengorderannya secara berkala

dan harganya konstan serta pengadaannya melalui supplier). Data

tersebut diambil pada tahun 2011.

c. Rencana pengadaan barang berdasarkan metode EOQ (Economic

Order Quantity). Karakteristiknya sebagai berikut : 1. Jumlah barang yang dipesan selalu konstan

2. Biaya pemesanan, biaya transfortasi dan lead time selalu konstan 3. Harga per unit barang konstan

4. Pada saat pemesanan barang tidak terjadi kehabisan barang 5. Biaya pemesanan per unit per tahun konstan

d. Aplikasi ini hanya mengelola proses pengadaan, penerimaan,

permintaan, pemakaian dan retur barang.

e. Pegawai yang dapat mengakses aplikasi ini hanya KDT (Kepala

Dipo Traksi), KROR (Kepala Ruas Organisasi dan Rencana), KR LOSD (Kepala Ruas LOSD) dan Pengawas gudang.

f. Supplier tidak punya hak akses pada sistem, hanya menerima surat

electronic sebagai pemberitahuan pengorderan barang..

1.5Metodologi Penelitian

Metode yang digunakan untuk penulisan tugas akhir ini adalah menggunakan metode penelitian secara deskriptif yang berarti

penelitian yang dilakukan untuk menggambarkan suatu variable secara

menghubungkan variable dengan variable lainnya. Secara umum tahapan penelitian yang akan dilakukan adalah sebagai berikut :

1. Tahap pengumpulan data

Pada tahap ini dilakukan pengumpulan data yang didasarkan pada data sumber primer dan sumber sekunder. Data sumber primer merupakan data yang langsung diperoleh dari sumber dan data sekunder merupakan data yang tidak langsung diperoleh dari sumber pertama dan telah disusun dalam bentuk dokumen.

Teknik – teknik yang digunakan dalam pengumpulan data adalah:

a. Wawancara (Interview)

Dalam hal ini penulis mengadakan wawancara untuk melengkapi bahan yang sudah ada selama observasi. Penulis melakukan Tanya jawab dengan staf yang berkaitan dengan system yang sedang diteliti.

b. Kuesioner (Angket)

Merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberi seperangkat pertanyaan atau pernyataan tertulis kepada responden untuk dijawabnya.

c. Observasi.

Teknik pengumpulan data dengan mengadakan penelitian dan peninjauan langsung terhadap permasalahan yang diambil.

2. Tahap Pembuatan Perangkat lunak

Tahap analisis data dalam pembuatan perangkat lunak menggunakan

paradigma perangkat lunak secara waterfall, yang meliputi beberapa

proses diantaranya:

Merupakan bagian dari sistem yang terbesar dalam pengerjaan suatu proyek, dimulai dengan menetapkan berbagai kebutuhan

dari semua elemen yang diperlukan sistem dan

mengalokasikannya kedalam pembentukan perangkat lunak.

b. Analisis

Merupakan tahap menganalisis hal-hal yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek pembuatan perangkat lunak

c. Design

Tahap penerjemahan dari data yang dianalisis kedalam bentuk yang mudah dimengerti oleh user.

d. Coding

Tahap penerjemahan data atau pemecahan masalah yang telah dirancang kedalam bahasa pemrograman tertentu.

e. Pengujian

Merupakan tahap pengujian terhadap perangkat lunak yang dibangun.

f. Maintenance

Tahap akhir dimana suatu perangkat lunak yang sudah selesai

dapat mengalami perubahan–perubahan atau penambahan sesuai

dengan permintaan user.

1.6Sistematika Penulisan

Adapun sistematika yang digunakan dalam penulisa laporan tugas akhir, penulis membuat sistematika penulisan sebagi berikut:

BAB 1 PENDAHULUAN

Pada bab ini membahas Latar Belakang Masalah, Perumusan masalah, maksud dan Tujuan, Batasan Masalah, Metode Penelitian, dan Sitematika Penulisan.

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

Pada bab ini akan menguraikan tentang konsep dasar dan teori-teori yang berkaitan dengan topik penelitian, pengertian, komputer , data, database, sistem informasi serta uraian singkat mengenai bahasa pemograman PHP.

BAB 3 ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini penulis menganalisis segala masalah yang timbul dalam pembuatan aplikasi yang dibangun pada penelitian skripsi ini, diantaranya analisis prosedur yang sedang berjalan, kebutuhan fungsional dan non fungsional, dan sebagainya

BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN

Pada bab ini akan dibahas mengenai struktur database dan perancangan program yang meliputi perancangan input dan output yang akan dimulai pada system informasi persediaan barang, dan menjelaskan tentang definisi implementasi system , tujuan implementasi system, komponen yang dibutuhkan dalam implementasi sistem, pengujian sistem dan pemeliharaan sistem.

BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini akan dibahas mengenai kesimpulan dan saran dari hasil pembuatan tugas akhir ini.

7

2.1 Profil Perusahaan

Pada tinjauan perusahaan ini akan dibahas mengenai sejarah perusahaan, serta tempat dan kedudukan perusahaan.

2.1.1 Sejarah Perusahaan

Kehadiran kereta api di Indonesia ditandai dengan pencangkulan

pertama pembangunan jalan KA di desa Kemijen, Jum’at tanggal 17 Juni

1864 oleh Gubernur Jenderal Hindia Belanda, Mr. L.A.J Baron Sloet van

den Beele. Pembangunan diprakarsai oleh “Naamlooze Venootschap

Nederlandsch Indische Spoorweg Maatschappij” (NV. NISM) yang

dipimpin oleh Ir. J.P de Bordes dari Kemijen menuju desa Tanggung (26 Km) dengan lebar sepur 1435 mm. Ruas jalan ini dibuka untuk angkutan umum pada hari Sabtu, 10 Agustus 1867.

Keberhasilan swasta, NV. NISM membangun jalan KA antara Kemijen - Tanggung, yang kemudian pada tanggal 10 Februari 1870 dapat menghubungkan kota Semarang - Surakarta (110 Km), akhirnya mendorong minat investor untuk membangun jalan KA di daerah lainnya. Tidak

mengherankan, kalau pertumbuhan panjang jalan rel antara 1864 - 1900 tumbuh de-ngan pesat. Kalau tahun 1867 baru 25 Km, tahun 1870 menjadi 110 Km, tahun 1880 mencapai 405 Km, tahun 1890 menjadi 1.427 Km dan pada tahun 1900 menjadi 3.338 Km.

Selain di Jawa, pembangunan jalan KA juga dilakukan di Aceh (1874), Sumatera Utara (1886), Sumatera Barat (1891), Sumatera Selatan (1914Setelah kemerdekaan Indonesia diproklamir-kan pada tanggal 17

Kereta Api” (AMKA) mengambil alih kekuasa-an perkeretaapian dari pihak Jepang. Peristiwa bersejarah tersebut terjadi pada tanggal 28 September 1945. Pembacaan pernyataan sikap oleh Ismangil dan sejumlah anggota AMKA lainnya, menegaskan bahwa mulai tanggal 28 September 1945 kekuasaan perkeretaapian berada di tangan bangsa Indonesia. Orang Jepang tidak diperbolehkan campur tangan lagi urusan perkeretaapi-an di Indonesia. Inilah yang melandasi ditetapkannya 28 September 1945 sebagai Hari

Kereta Api di Indonesia, serta dibentuknya “Djawatan Kereta Api Republik

Indonesia” (DKARI).

2.1.2 Tempat dan Kedudukan Perusahaan

Unit Dipo Lokomtif Bandung ini bertempat di Jl. Hos cokroaminoto no.30 Bandung.

2.1.3 Bidang Pekerjaan

Unit Dipo Lokomtif Bandung penyedia lokomotif yang

handal.bidang pekerjaannya adalah pengechekan, pemeliharaan, penggantian spartpart dan perbaikan lokomotif.

2.1.4 Struktur Organisasi Unit Dipo Lokomotif Bandung

Struktur organisasi unit Dipolokomotif Bandung adalah sebagai berikut:

KEPALA DIPO TRAKSI

KEPALA RUAS

ADMINISTRASI KEPALA RUAS LUAR

KEPALA RUAS ORGANISASI DAN

RENCANA

KEPALA RUAS LOSD KEPALA RUAS BUBUTAN

PENGAWAS KA PENGAWAS GUDANG PENGAWAS LOSD

PENGAWAS KRD

PENGAWAS BUBUTAN

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Unit Dipo Lokomotif Bandung

2.1.4.1 Pembagian tugas unit Dipo Lokomotif Bandung

Pembagian tugas di unit Dipo Lokomotif Bandung adalah sebagai berikut:

1. KDT (Kepala Dipo Traksi)

Tugasnya:

Menyediakan Lok dalam keadaan yang sebaik baiknya yang dapat diandalkan sehingga selalu siap melayani perjalanan kereta api dengan waktu yang telah dijadwalkan.

Fungsinya:

a) Melakukan Pembinaan terhadap personilnya

b) Mengatur kediaman para pegawai kereta api

c) Mengadakan koordinasi dengan bagian lainnya dalam rangka

pengaturan kedinasan lok

e) Memberikan bimbingan, petunjuk, pelaksaan kerja terhadap bawahannya

2. KR LUAR (Kepala Ruas Luar)

Tugasnya:

Melakukan pengendalian kualitas / pemeriksaan harian lokomotif dan Krd, penyiapan dinasan lokomotif dan Krd.

Melakukan pengendalian lok ( Standar Operasional lok bd ) baik di Daop2 atau di Daop lain.

Pembuatan Emulemen langsir al:

1. Dipo lok bandung

2. Pus Cianjur (pengawas urusan sarana cianjur)

3. Pus Purwakarta (pengawas urusan sarana purwakarta)

4. Pus Cibatu (pengawas urusan sarana cibatu)

3. KR ADM (Kepala Ruas Administrasi)

Tugasnya:

Melaksanakan kebijaksaan-kebijaksanaan dalam rangka menunjang tugas pokok KDT dalam bidang administrasi.

Fungsinya:

1) Melaksanakan keadministrasian pegawai.

2) Melakukan keadministrasian pegawai dan keuangan.

3) Melakukan ketatausahaan.

4. KR LOSD (Kepala Ruas Losd)

Tugasnya:

Menangani pemeliharaan dan perbaikan lokomotif Fungsinya:

1) Mengatur pembagian tugas terhadap bawahannya.

2) Memberi petunjuk / bimbingan pelaksaan pemeliharan

berkala lokomotif dan perbaikan lokomotif..

3) Mengadakan koordinasi dengan KR OR dalam rangka

pengadaan barang dan pelumas.

5. KR OR (Kepala Ruas Organisasi dan Rencana)

Tugasnya:

Melaksanakan kebijaksanaan – kebijaksaan KDT dalam rangka

menunjang tugas pokok keadministrasian teknik. Fungsinya:

1) Melakukan kegiatan pendataan kondisi/situasi lok

2) Merencanakan jadwal pemeliharaan lokomotif.

3) Merencanakan pengadaan barang dan pelumasa

4) Merencanakan penggantian spartpart dan pelumas

6. KR BUBUTAN ( Kepala Ruas Bubutan )

Tugasnya:

Melaksanakan kebijaksaan-kebijaksaan dalam rangka menunjang tugas pokok KDT dalam bidang pembubutan.

Fungsinya:

1) Melaksanakan pembubutan roda lokomotif,kereta dan

gerbong

2) Melakukan perawatan perangkat mesin bubut

3) Melakukan pendataan program pembubutan roda lok Dipo

bandung.

7. Pengawas KA

Tugasnya adalah : memantau dinasan Lokomotif

8. Pengawas Losd

Tugasnya adalah : melaksanakan pemeliharaan dan perbaikan Lokomotif

9. Pengawas Gudang

Tugasnya adalah : mengelola administrasi pergudangan

10.Pengawas Krd

Tugasnya adalah : melaksanakan pemeliharaan dan perbaikan Krd

11.Pengawas Bubutan

Tugasnya adalah : melaksanakan pembubutan roda Lokomotif, kereta dan gerbong.

2.2 Landasan Teori

Suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Suatu sistem yang baik harus mempunyai tujuan dan sasaran yang tepat karena hal ini akan sangat menentukan dalam mendefinisikan masukan yang dibutuhkan sistem dan juga keluaran yang dihasilkan

2.2.1 Konsep Dasar Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam pendefinisian sistem, yaitu yang menekankan pada prosedur dan yang menekankan pada

komponen atau elemen–elemen. Pendekatan sistem yang lebih menekankan

pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut :

“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur

-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk

menyelesaikan suatu sasaran tertentu”. [1]

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada komponen atau elemen-elemennya mendefinisikan sistem sebagai berikut :

“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang

2.2.2 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat–sifat tertentu antara

lain sebagai berikut :

1. Komponen-komponen Sistem (Components)

Merupakan salah satu karakteristik sistem yang berupa sub sistem atau gagasan sistem.

2. Batas Sistem (Boundary)

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan lainnya.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Segala sesuatu yang berada di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi baik itu menguntungkan operasi sistem yang merupakan energi dari sistem yang harus dipelihara atau ditahan sehingga tidak mengganggu atau merusak sistem.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Merupakan media penghubung antara satu sub sistem dengan sub sistem lainnya.

5. Masukan Sistem (Input)

Masukan sistem adalah data yang dimasukkan ke dalam sistem yang diproses untuk mendapat satu kesatuan atau informasi.

6. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran dari sistem adalah data yang diolah serta diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna atau menjadi informasi yang dibutuhkan.

7. Pengolah Sistem (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah suatu masukan menjadi keluaran yang dibentuk.

Suatu sistem mempunyai maksud tertentu yaitu tujuan atas sasaran, dimana yang menentukan sekali masukan serta keluaran sistem yang mengena pada sasaran atau tujuan yang dimaksudkan.

Input Pengolahan Output

SUB SISTEM

SUB SISTEM

SUB SISTEM SUB

SISTEM

Gambar 2.2 Karakteristik Sistem

2.2.3 Analisis Sistem

Untuk mencapai tujuan dari suatu sistem yang dibuat, dibutuhkan 3 perangkat atau alat bantu yang dapat meningkatkan kinerja dari sebuah sistem.

Tiga perangkat tersebut meliputi perangkat keras (hardware),

perangkat lunak (software) dan perangkat manusia (brainware). Perangkat

keras dapat berupa komputer, sedangkan perangkat lunak adalah program.

Perangkat manusia dapat berupa manager, analisis sistem, programmer dan

sebagainya.

2.3 Konsep Dasar Informasi

Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah lembaga pendidikan.

“Informasi adalah data yang yang diolah menjadi bentuk

yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang

menerimanya”. [1]

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Tanpa suatu informasi, suatu sistem tidak akan berjalan dengan lancar dan akhirnya bisa mati. Suatu organisasi tanpa adanya informasi maka organisasi tersebut tidak bisa berjalan dan tidak bisa beroperasi.

2.3.1 Siklus Informasi

Data yang masih merupakan bahan mentah apabila tidak diolah maka data tersebut tidak akan berguna. Data tersebut akan berguna dan menghasilkan suatu informasi apabila diolah melalui suatu model. Model yang digunakan untuk mengolah data tersebut disebut dengan model pengolahan data atau lebih dikenal dengan nama siklus pengolahan data.

UMPAN BALIK

OUTPUT INPUT PROSES

PENERIMA DATA

Gambar 2.3 Siklus Pengolahan Data

Dari gambar di atas dapat dijelaskan bahwa data yang merupakan suatu kejadian yang menggambarkan kenyataan yang terjadi dimasukan

melalui elemen input kemudian data tersebut akan diolah dan diproses

menjadi suatu output dan output tersebut adalah informasi yang dibutuhkan.

Informasi tersebut akan diterima oleh pemakai atau penerima, kemudian penerima akan memberikan umpan balik yang berupa evaluasi terhadap informasi tersebut dan hasil umpan balik tersebut akan menjadi data yang

2.3.2 Kualitas Informasi

Kualitas informasi tergantung dari 3 hal yang sangat dominan yaitu keakuratan informasi, ketepatan waktu dari informasi dan relevan.

1. Akurat

Informasi yang dihasilkan harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut.

2. Tepat waktu

Informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab jika informasi yang diterima terlambat maka informasi tersebut sudah tidak berguna lagi. Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga jika digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan akan berakibat fatal atau kesalahan dalam keputusan dan tindakan.

3. Relevan

Informasi harus bermanfaat bagi penerima, sebab informasi ini akan digunakan untuk pengambilan suatu keputusan dalam pemecahan suatu permasalahan

4. Ekonomis, efisien dan dapat dipercaya

Informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat yang lebih besar dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Selain itu informasi yang dihasilkan juga bisa dipercaya kebenarannya dan tidak mengada-ada.

2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi

Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Sistem informasi yang baik akan menciptakan komunikasi informasi yang dibutuhkan dan informasi harus memiliki nilai yang tinggi, yaitu informasi tersebut harus memenuhi

kebutuhan akan pemakai informasi tersebut pada berbagai tingkat organisasi dan dapat mengurangi faktor ketidakpastian.

Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut :

“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu

organisasi yang mempertemukan suatu kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luat tertentu dengan laporan-laporan

yang diperlukan”. [1]

2.4.1 Komponen Sistem Informasi

Untuk mendukung lancarnya suatu sistem informasi dibutuhkan beberapa komponen yang fungsinya sangat vital di dalam sistem informasi. Komponen-komponen sistem informasi tersebut adalah sebagai berikut :

1. Masukan (Input)

Input disini adalah semua data yang dimasukan ke dalam sistem

informasi. Dalam hal ini yang termasuk dalam input adalah

dokumen-dokumen, formulir-formulir dan file-file.

2. Proses

Proses merupakan kumpulan prosedur yang akan memanipulasi

input yang kemudian akan disimpan dalam bentuk basis data dan

seterusnya akan diolah menjadi suatu output yang akan digunakan

oleh penerima.

3. Keluaran (Output)

Output merupakan semua keluaran atau hasil dari model yang sudah diolah menjadi suatu informasi yang berguna dan dapat dipakai penerima.

Teknologi disini merupakan bagian yang berfungsi untuk

memasukan input, mengolah input dan menghasilkan output. Ada 3

bagian dalam teknologi ini yang meliputi perangkat keras, perangkat lunak dan perangkat manusia.

5. Basis data

Basis data merupakan kumpulan data-data yang saling berhubungan satu dengan yang lain yang disimpan dalam perangkat keras komputer dan akan diolah menggunakan perangkat lunak.

6. Kendali dalam hal ini merupakan semua tindakan yang diambil

untuk menjaga sistem informasi tersebut agar bisa berjalan dengan lancar dan tidak mengalami gangguan.

2.5 Inventory

Persediaan (inventory) merupakan suatu aktivitas atau kegiatan

dalam mengolah data di dalam pergudangan, baik berupa keluar-masuknya barang, maupun dalam penataannya. Dan spare part adalah suku cadang suatu kendaraan.

Dapat disimpulkan sistem informasi persediaan spare part merupakan data berupa dokumen seperti faktur, surat jalan yang diolah menjadi sebuah bentuk seperti laporan-laporan yang berkaitan dengan spare part dan sangat bermanfaat bagi penerimanya untuk diambil keputusan saat ini maupun keputusan yang akan datang.

2.5.1 Konsep Dasar Inventory

Salah satu fungsi manajerial yang sangat penting dalam operasional

suatu perusahaan adalah pengendalian persediaan (inventory controll),

karena kebijakan persediaan secara fisik akan berkaitan dengan investasi dalam aktiva lancar di satu sisi dan pelayanan kepada pelanggan di sisi lain.

Pengaturan persediaan ini berpengaruh terhadap semua fungsi bisnis ( operation, marketing, dan finance). Berkaitan dengan persediaan ini terdapat konflik kepentingan diantara fungsi bisnis tersebut. Finance menghendaki tingkat persediaan yang rendah, sedangkan Marketing dan operasi menginginkan tingkat persediaan yang tinggi agar kebutuhan konsumen dan kebutuhan produksi dapat dipenuhi.

Berkaitan dengan kondisi di atas, maka perlu ada pengaturan terhadap jumlah persediaan, baik bahan-baku maupun produk jadi, sehingga kebutuhan

proses produksi maupun kebutuhan pelanggan dapat dipenuhi. Tujuan utama dari pengendalian persediaan adalah agar perusahaan selalu mempunyai persediaan dalam jumlah yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam spesifikasi atau mutu yang telah ditentukan sehingga kontinuitas usaha dapat terjamin (tidak terganggu).

Usaha untuk mencapai tujuan tersebut tidak terlepas dari prinsip-prinsip ekonomi, yaitu jangan sampai biaya-biaya yang dikeluarkan terlalu tinggi. Baik persediaan yang terlalu banyak, maupun terlalu sedikit

akan minimbulkan membengkaknya biaya persediaan. Jika persediaan

terlalu banyak, maka akan timbul biaya-biaya yang disebut carrying cost,

yaitu biaya-biaya yang terjadi karena perusahaan memiliki persediaan yang banyak, seperti : biaya yang tertanam dalam persediaan, biaya modal (termasuk biaya kesempatan pendapatan atas dana yang tertanam dalam persediaan), sewa gudang, biaya administrasi pergudangan, gaji pegawai pergudangan, biaya asuransi, biaya pemeliharaan persediaan, biaya kerusakan/kehilangan.

Begitu juga apabila persediaan terlalu sedikit akan menimbulkan biaya

akibat kekurangan persediaan yang biasa disebut stock out cost seperti :

mahalnya harga karena membeli dalam partai kecil, terganggunya proses produksi, tidak tersedianya produk jadi untuk pelanggan.Jika tidak memiliki persediaan produk jadi terdapat 3 kemungkinan, yaitu :

1). Konsumen menangguhkan pembelian (jika kebutuhannya tidak mendesak). Hal ini akan mengakibatkan tertundanya kesempatan memperoleh keuntungan.

2). Konsumen membeli dari pesaing, dan kembali ke perusahaan (jika kebutuhan mendesak dan masih setia). Hal ini akan menimbulkan kehilangan kesempatan memperoleh keuntungan selama persediaan tidak ada.

3). Yang terparah jika pelanggan membeli dari pesaing dan terus pindah menjadi pelanggan pesaing, artinya kita kehilangan konsumen.

Selain biaya di atas dikenal juga biaya pemesanan (ordering cost)

yaitu biaya-biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan pemesanan sejak penempatan pesanan sampai tersedianya bahan/barang di gudang. Biaya-biaya tersebut antara lain : biaya telepon, biaya surat menyurat, biaya adminisrasi dan penempatan pesanan, biaya

pemilihan pemasok, biaya pengangkutan dan bongkar muat, biaya penerimaan dan pemeriksaan bahan/barang.

Pengendalian persediaan: aktivitas mempertahankan jumlah persediaan pada tingkat yang dikehendaki. Pada produk barang, pengendalian persediaan ditekankan pada pengendalian material. Pada produk jasa, pengendalian diutamakan sedikit pada material dan banyak pada jasa pasokan karena konsumsi sering kali bersamaan dengan pengadaan jasa sehingga tidak memerlukan persediaan.

Alasan – alasan persediaan harus dikelola antara lain:

1. Persediaan merupakan investasi yang membutuhkan modal besar.

2. Mempengaruhi pelayanan ke pelanggan.

3. Mempunyai pengaruh pada fungsi operasi, pemasaran, dan fungsi

keuangan.

2.5.2 Jenis Persediaan

1. Persediaan barang jadi biasanya tergantung pada permintaan pasar (independent demand inventory)

2. Persediaan barang setengah jadi dan bahan mentah ditentukan oleh

tuntutan proses produksi dan bukan pada keinginan pasar (dependent demand inventory).

proses produksi dan jalur distribusi\

2.5.3 Tujuan Persediaan

Tujuan persediaan adalah :

1. Menghilangkan pengaruh ketidakpastian (mis: safety stock)

2. Memberi waktu luang untuk pengelolaan produksi dan pembelian

3. Untuk mengantisipasi perubahan pada permintaan dan penawaran.

4. Menghilangkan/mengurangi risiko keterlambatan pengiriman bahan

5. Menyesuaikan dengan jadwal produksi

6. Menghilangkan/mengurangi resiko kenaikan harga

7. Menjaga persediaan bahan yang dihasilkan secara musiman

8. Mengantisipasi permintaan yang dapat diramalkan.

9. Mendapatkan keuntungan dari quantity discount

10.Komitmen terhadap pelanggan

Hal – hal yang perlu dipertimbangkan antara lain :

1. Struktur biaya persediaan.

a. Biaya per unit (item cost)

b. Biaya penyiapan pemesanan (ordering cost)

1. Biaya pembuatan perintah pembelian (purchasing order)

2. Biaya pengiriman pemesanan

3. Biaya transportasi

4. Biaya penerimaan (Receiving cost)

5. Jika diproduksi sendiri maka akan ada biaya penyiapan (set

up cost): surat menyurat dan biaya untuk menyiapkan perlengkapan dan peralatan.

c. Biaya pengelolaan persediaan (Carrying cost)

1. Biaya yang dinyatakan dan dihitung sebesar peluang yang

hilang apabila nilai persediaan digunakan untuk investasi (Cost of capital).

2. Biaya yang meliputi biaya gudang, asuransi, dan pajak (Cost

of storage). Biaya ini berubah sesuai dengan nilai persediaan.

d. Biaya resiko kerusakan dan kehilangan (Cost of obsolescence,

deterioration and loss).

e. Biaya akibat kehabisan persediaan (Stockout cost)

2. Penentuan berapa besar dan kapan pemesanan harus dilakukan.

2.6 Manajemen Persediaan

Manajemen persediaan merupakan hal yang sangat penting dalam operasional suatu perusahaan karena persediaan secara fisik akan berkaitan dengan investasi dalam aktiva lancar. Pengaturan persediaan ini berpengaruh terhadap semua fungsi bisnis.

Berkaitan dengan kondisi tersebut diatas , maka perlu pengaturan terhadap jumlah persediaan.Tujuan utama pengendalian persediaan adalah agar perusahaan selalu mempunyai persediaan dalam jumlah yang tepat, sehingga dibutuhkan metoda manajemen persediaan.

Metoda manajemen persediaan antara lain:

1. Metoda EOQ (Economic Order Quantity)

2. Metoda JIT (Just-In-Time)

3. Metoda HYBRID

4. Metoda ABC

2.6.1 Metode EOQ (Economic Order Quantity)

a. Kecepatan permintaan tetap dan terus menerus.

b. Waktu antara pemesanan sampai dengan pesanan datang (lead time)

c. Tidak pernah ada kejadian persediaan habis atau stock out.

d. Material dipesan dalam paket atau lot dan pesanan datang pada

waktu yang bersamaan dan tetap dalam bentuk paket.

e. Harga per unit tetap dan tidak ada pengurangan harga walaupun

pembelian dalam jumlah volume yang besar.

f. Besar carrying cost tergantung secara garis lurus dengan rata-rata

jumlah persediaan.

g. Besar ordering cost atau set up cost tetap untuk setiap lot yang

dipesan dan tidak tergantung pada jumlah item pada setiap lot.

Persediaan

Rata-rata Persediaan =

Q/2 Ukuran Lot

= Q

Waktu

Gambar 2.4 Grafik rata-rata persediaan

Hal-hal yang perlu diperhatikan sebelum menghitung EOQ:

D : Besar laju permintaan (demand rate) dalam unit per tahun.

S : Biaya setiap kali pemesanan (ordering cost) dalam rupiah per

pesanan

C : Biaya per unit dalam rupiah per unit

I : Biaya pengelolaan (carrying cost) adalah persentase terhadap nilai

perse an per tahun.

Q : Ukuran paket pesanan (lot size) dalam unit

TC : Biaya total persediaan dalam rupiah per tahun.

H : Biaya penyimpanan ( rupiah / unit / tahun )Biaya pemesanan per

tahun (Ordering cost):

OC = S (D/Q) ………..(2.1)

Biaya pengelolaan persediaan per tahun (Carrying cost)

CC = ic (Q/2) ...(2.2) Maka, total biaya persediaan:

TC = S (D/Q) + ic (Q/2) ………..(2.3)

Biaya TC=biaya total

Tahunan

Pengelolaan CQ/2 Biaya

Minimum

Biaya Pemesanan

SXD/Q

Q*=EOQ Unit

Gambar 2.5 Grafik Perhitungan EOQ

Terjadi keseimbangan antara carrying cost dan ordering cost, maka Q

Q = (2SD)/ic ……… (2.4)

……… (2.5)

2.6.2 Titik Pemesanan Ulang (Reorder Point/ROPReorder Point ialah saat atau titik dimana harus diadakan pesanan lagi sedemikian rupa sehingga kedatangan atau penerimaan barang yang dipesan itu tepat pada waktu

dimana persediaan diatas safety stock sama dengan nol. Dalam

penentuan/penetapan Reorder Point haruslah kita memperhatikan

faktor-faktor sebagai berikut :

a. penggunaan barang selama tenggang waktu mendapatkan barang

(procurement lead time), b. besarnya safety stock.

Reorder Point dapat ditetapkan dengan berbagai cara, antara lain dengan :

1) menetapkan jumlah penggunaan selama lead time dan ditambah dengan

persentase tertentu. Misalnya ditetapkan bahwa safety stock sebesar 50%

dari penggunaan selama lead time dan dtetapkan bahwa lead timenya

adalah 6 hari, sedangkan kebutuhan barang setiap harinya adalah 3 unit/hari.

ROP = (6 x 3) + 50% (6 x 3)

= 18 + 9

= 27 unit,

2) dengan menetapkan penggunaan selama lead time dan ditambah dengan

penggunaan selama periode tertentu sebagai safety stock, misalkan

kebutuhan selama 4 hari.

ROP = (6 x 3) + (4 x 3) = 18 + 12

= 30 unit

Dari contoh yang terakhir ini dapatlah dikatakan bahwa “reorder point”

-nya adalah pada jumlah 30 unit, ini berarti bahwa pesanan harus dilakukan pada waktu jumlah persediaan tinggal 30 unit.

ROP

WAKTU Lead time

Unit Pengadaan

Gambar 2.6 Grafik Lead Time 2.6.3 Kategori Biaya

Biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan sehubungan dengan penyelenggaraan persediaan di dalam suatu perusahaan terdiri dari tiga macam, yaitu biaya pemesanan, biaya penyimpanan, dan biaya tetap persediaan.

Biaya Pemesanan merupakan biaya-biaya yang terkait langsung dengan kegiatan pemesanan yang dilakukan oleh perusahaan. Hal yang diperhitungkan di dalam biaya pemesanan adalah berapa kali pemesanan dilakukan, dan berapa jumlah unit yang dipesan pada setiap kali pemesanan. Beberapa contoh dari biaya pemesanan antara lain :

1) Biaya persiapan pembelian 2) Biaya pembuatan faktur

3) Biaya ekspedisi dan administrasi

4) Biaya bongkar bahan yang diperhitungkan untuk setiap kali pembelian 5) Biaya biaya pemesanan lain yang terkait dengan frekuensi pembelian.

Biaya pemesanan ini seringkali disebut sebagai biaya persiapan pembelian, set up cost, procurement cost. Pada prinsipnya biaya pemesanan ini akan diperhitungkan atas dasar frekuensi pembelian yang dilaksanakan dalam perusahaan.

b. Biaya Penyimpanan

Biaya penyimpanan merupakan biaya yang harus ditanggung oleh perusahaan sehubungan dengan adanya bahan baku yang disimpan di dalam perusahaan. Beberapa contoh dari biaya penyimpanan antara lain :

1) Biaya simpan bahan 2) Biaya asuransi bahan

3) Biaya kerusakan bahan dalam penyimpanan 4) Biaya pemeliharaan bahan

5) Biaya pengepakan kembali

6) Biaya modal untuk investasi bahan 7) Biaya kerugian penyimpanan

8) Biaya sewa gudang per satuan unit bahan 9) Risiko tidak terpakainya bahan karena usang

10) Biaya-biaya lain yang terikat dengan jumlah bahan yang disimpan dalam perusahaan yang besangkutan.

Biaya penyimpanan semacam ini sering disebut sebagai carrying cost atau holding cost.

c. Biaya Tetap Persediaan

Biaya tetap persediaan adalah seluruh biaya yang timbul karena adanya prsediaan bahan di dalam perusahaan yang tidak terkait , baik dengan frekuensi pembelian maupun jumlah unit yang disimpan di dalam perusahaan tersebut. Beberapa contoh dari biaya tetap

persediaan antara lain :

1) Biaya sewa gudang per bulan 2) Gaji penjaga gudang per bulan 3) Biaya bongkar bahan per unit

4) Biaya biaya persediaan lainnya yang tidak terkait dengan frekuensi dan jumlah unit yang disimpan.

2.6.4 Anggapan - Anggapan Dalam EOQ

Rumusan EOQ dapat digunakan bila anggapan - anggapan ini terpenuhi. Anggapan tersebut antara lain :

a.Permintaan akan produk diketahui

b. Biaya penyimpanan per unit per tahun (H) adala konstan c. Biaya pemesanan per pesanan (S) adalah konstan

d. Waktu antara pesanan dilakukan dan barang-barang diterima (leadtime)

2.6.5 Perumusan EOQ

Model EOQ biasa digunakan untuk menentukan kuantitas pesanan persediaan yang meminimumkan biaya langsung penyimpanan persediaan dan

biaya kebalikannya (inverse cost) pemesanan persediaan.

Rumusan EOQ untuk menentukan jumlah barang yang dipesan yang biasa digunakan adalah :

= √

………

.

(2.6)

Dimana:

D : penggunaan atau permintaan yang diperkirakan per periode waktu.

S : Biaya pemesanan (persiapan pesanan) per pesanan

H : Biaya penyimpanan per unit barang per tahun dikalikan dengan harga barang

Untuk menentukan Frekuensi Pemesanan dapat ditentukan dengan rumusan :

Sedangkan untuk menentukan jarak tiap pesanan dapat ditentukan dengan rumusan :

= 2

2.6.6 Kelebihan dan kekurangan metode EOQ

- Kelebihan Metode Economic Order Quantity(EOQ)

Kelebihan dari model pengadaan berdasarkan metode EOQ ini adalah dapat dilakukannya pengendalian perencanaan pengadaan barang, apabila dilakukan pencatatan, pelaporan dan sistem informasi yang memadai akan menghasilkan perencanaan yang mendekati kenyataan sehingga akan diperoleh persediaaan yang minimal dan meningkatkan ketersediaan, dapat menekan modal kerja yang disediakan, pengawasan dan monitoring persediaan dilakukan secara terus menerus untuk menghindari resiko penumpukan barang dan keterlambatan pembelian.

-Kekurangan Metode Economic Order Quantity(EOQ)

Kelemahan dari metode EOQ ini adalah dibutuhkan data dan laporan yang akurat sehingga dibutuhkan tenaga yang rajin dan teliti, metode EOQ ini sulit dilakukan apabila ada lonjakan atau penurunan permintaan barang. Metode ini juga tidak memperhitungkan perubahan harga yang dimungkinkan terjadi.

Selain itu juga metode ini tidak mempertimbangkan jika waktu antara pemesanan dilakukan sampai dengan barang diterima tidak konstan, dan barang yang dipesan tidak selalu tersedia di pasar.

2.7 Perangkat Lunak

Perangkat Lunak adalah instruksi (program komputer) yang ketika dijalankan menyediakan fungsi dan tampilan yang diinginkan, struktur data yang memberikan kesempatan program untuk memanipulasi informasi dan dokumen yang mendeskripsikan operasi dan penggunaan program

Terdapat beberapa model proses rekayasa perangkat lunak, diantaranya :

a. Model Waterfall

Model Waterfall berisi rangkaian aktivitas proses seperti spesifikasi

kebutuhan, implementasi desain perangkat lunak, uji coba dan sebagainya diuraikan dan disajikan dalam proses yang terpisah. Setelah setiap langkah didefinisikan, langkah tersebut dihentikan, dan pengembangan dilanjutkan pada langkah berikutnya.

Gambar ilustrasi dari Model Waterfall adalah sebagai berikut :

RETIREMENT RAPID

PROTOTYPE VERIFY

SPECIFICATION VERIFY

DESIGN VERIFY

TEST

INTEGRATION TEST

OPERATION MODE IMPLEMENTATION

CHANGED REQUIREMENT

VERIFY

Gambar 2.7 Model Waterfall

b. Model Spiral Boehm

Model Spiral Boehm merupakan kombinasi antara prototyping

model dan waterfall model. Setiap tahapan model ini selalu dilakukan

Gambar ilustrasi model Spiral Boehm adalah sebagai berikut :

RETIREMENT RAPID

PROTOTYPE VERIFY RISK ANALISYS

SPECIFICATION VERIFY RISK ANALISYS

DESIGN VERIFY RISK ANALISYS

VERIFY RISK ANALISYS

INTEGRATION VERIFY RISK ANALISYS

OPERATION MODE IMPLEMENTATION

CHANGE REQUIREMENT

VERIFY

Gambar 2.8 Model Spiral Boehm

c. Model Incremental

Model Incremental merupakan rekayasa perangkat lunak

pembagian, hingga menghasilkan perangkat lunak yang lengkap. Proses membangun berhenti jika produk telah mencapai fungsi yang diharapkan.

Gambar ilustrasi model Incremental adalah sebagai berikut :

FOR EACH BUILD : PERFORM DETAILED DESIGN, IMPLEMENTATION AND INTRGRATION, TEST, DELIVER TO CLIENT

OPERATIONAL MODE

RETIREMENT REQUIREMENTS

VERIFY

SPECIFICATION VERIFY

ARCHITECTURAL DESIGN VERIFY

2.8 Alat Pengembangan Sistem

Alat pengembangan sistem adalah unsur yang sangat penting dalam

melakukan langkah–langkah metodologi pengembangan sistem yang

terstruktur. Alat–alat yang digunakan umumnya berupa gambar, diagram atau

grafik serta kamus data .

2.8.1 Diagram Konteks (Context Diagram)

Diagram konteks merupakan diagram yang paling awal, yang digunakan untuk menggambarkan sistem dan lingkungan luar sistem yang saling berhubungan. Yang digambarkan dengan lingkaran tunggal yang mewakili seluruh sistem.

Gambar 2.10 Diagram Konteks

2.8.2 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram atau Diagram Alir Data merupakan diagram alir

yang dipresentasikan menggunakan lambang–lambang tertentu. Penulisan suatu

program akan menjadi lebih mudah dalam pelaksanaannya dengan adanya diagram alir data.

Keuntungan menggunakan Data Flow Diagram (DFD) adalah supaya

mempermudah pemakai (User) yang kurang menguasai bidang komputer untuk

lebih mengerti sistem yang akan dikembangkan.

2.8.3 Flow Map

Flow Map merupakan data berbentuk dokumen di dalam suatu sistem informasi yang merupakan suatu aktifitas yang saling terkait dalam hubungannya dengan kebutuhan data dan informasi dengan cara mendifinisikan hubungan antara pelaku proses, proses, dan aliran data.

2.8.4 Entity Relation Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu diagram yang

digunakan untuk menghubungkan antar elemen (relational Condition), dimana

pada tahap selanjutnya dapat diimplementasikan ke dalam bentuk tabel relasi. Beberapa macam hubungan antar relasi, antara lain :

1. Satu Ke Satu (One to One)

Bentuk relasi antara satu entitas dengan jumlah satu ke entitas dengan jumlah yang sama.

B A

Gambar 2.11 Hubungan Relasi One to One

2. Satu Ke Banyak (One to Many)

Bentuk relasi dari entitas dengan jumlah satu ke entitas lain yang berjumlah lebih dari satu (Entitas dengan banyak alternatif tujuan).

B A

3. Banyak ke Satu (Many to One)

Bentuk relasi yang mendefinisikan hubungan antara entitas yang berjumlah lebih dari satu dengan entitas yang berjumlah satu.

B A

Gambar 2.13 Hubungan Relasi Many to One

4. Banyak ke Banyak (Many to Many)

Bentuk relasi yang mendeskripsikan permasalahan yang komplek yaitu hubungan antara entitas yang berjumlah lebih dari satu dengan entitas dengan jumlah yang sama.

B A

Gambar 2.14 Hubungan Relasi Many to Many

2.8.5 Normalisasi

Normalisasi adalah proses memecah suatu file database yang mengandung permasalahan. Tujuan dari normalisasi adalah untuk mengurangi penyimpangan informasi dalam proses :

1. Penyimpangan penyisipan, yaitu tidak ada tempat untuk menyisipkan

informasi dalam suatu entiti sampai dibangun suatu relasi dengan entiti yang lainnya.

2. Penyimpangan penghapusan, yaitu penghapusan suatu record akan

menghilangkan semua informasi dari himpunan data dalam satu entiti.

3. Penyimpangan perubahan, yaitu perubahan terhadap suatu nilai atribut

yang harus dilakukan di beberapa tempat.

Pada proses normalisasi selalu diuji beberapa kondisi, relasi tersebut dipecahkan dalam beberapa tabel, yaitu :

1. Normal Kesatu (1NF/First Normal Form)

Suatu relasi dikatakan dalam bentuk normal pertama jika dan hanya jika

memenuhi syarat bahwa relasi tersebut memenuhi nilai-nilai atomik

(tidak ada yang berulang-ulang atau bernilai ganda)

2. Normal Kedua (2NF/Second Normal Form)

Suatu relasi berada dalam bentuk normal kedua jika dan hanya jika berada pada bentuk normal pertama dan semua atribut bukan kunci memiliki dependensi sepenuhnya terhadap kunci primer.

3. Normal Ketiga (3NF/Third Normal Form)

Relasi harus dalam bentuk normal kedua dari semua atribut tabel, kunci

harus tergantung hanya pada primary key.

4. Bentuk Normal Boyce-Codd (BCNF)

Definisi bentuk Boyce-Codd adalah suatu relasi disebut memenuhi

bentuk normal Boyce-Codd jika dan hanya jika semua penentu

(determinan) adalah kunci kandidat (atribut yang bersifat unik). BCNF merupakan bentuk normal sebagai perbaikan terhadap 3NF, tetapi tidak untuk sebaliknya karena bentuk normal ketigapun mungkin masih

mengandung anomali sehingga masih perlu dinormalisasi lebih lanjut.

2.8.6 Kamus Data

Kamus data merupakan sebuah daftar yang terorganisasi dari elemen data yang berhubungan dengan sistem, dengan definisi yang tegar dan teliti sehingga pemakai dan analisis sistem akan memiliki pemahaman yang umum

mengenai input, output, komponen penyimpanan dan bahkan kalkulasi inter

2.9 Basis Data

Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi. Data sendiri merupakan fakta mengenai objek, orang, dan lain-lain. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karakter, atau simbol) [2]. Basis data dapat didefinisikan dalam berbagai sudut pandang seperti berikut:

1. Himpunan kelompok data yang saling berhubungan yang

diorganisasikan sedemikian rupa sehingga nanti dapat dimanfaatkan dengan cepat dan mudah.

2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama

sedemikian rupa tanpa pengulangan (redundancy) yang tidak perlu,

untuk memenuhi kebutuhan.

3. Kumpulan file/table/arsip yang saling berhubungan yang disimpan

dalam media penyimpanan elektronik.

2.9.1 Tujuan Basis Data

Basis data bertujuan untuk mengatur data sehingga diperoleh kemudahan, ketepatan, dan kecepatan dalam pengambilan kembali [2]. Untuk mencapai tujuan, syarat sebuah basis data yang baik adalah sebagai berikut:

1. Tujuan adanya redundansi dan inkonsistensi data

Redudansi terjadi jika suatu informasi disimpan di beberapa tempat. Misalnya, ada data mahasiswa yang memuat NIM, nama, alamat, dan atribut lainnya, sementara punya data lain tentang data KHS mahasiswa yang isinya yang terdapat NIM, nama, mata kuliah, dan nilai.

2) Kesulitan Pengaksesan Data

Basis data memiliki fasilitas untuk melakuakan pencarian

tabelnya. Dengan fasilitas ini. Bisa secara langsung melihat data dari software DBMS-nya. Selain itu, basis data bisa dihubungkan dengan program aplikasi sehingga memudahkan pengguna dalam mengakses informasi. Misalnya program aplikasi untuk kasir yang terhubung dengan basis data. Pengguna cukup mengguna fasilitas pencarian ataupun laporan. Yang tersedia pada program aplikasi untuk mendapatkan informasi stok, laporan penjualan, dan lain-lain. Dalam basis data, informasi yang diperolah dari kumpulan data bisa berupa keseluruhan data, sebagai data, data dengan filter tertentu, data yang

terurut, ataupun data summary.

2.9.2 Manfaat Basis Data

Banyak manfaat yang dapat kira peroleh dengan menggunakan basis data [2] Manfaat/kelebihan basis data diantaranya sebagai berikut :

1) Kecepatan dan kemudahan (speed)

Dengan menggunakan basis data pengambilan informasi dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Basis data memiliki kemampuan dalam mengelompokan, mengurutkan bahkan perhitungan dengan metematika. Dengan perancangan yang benar, maka penyajian informasi akan dapat dilakukan dengan cepat dan mudah.

2) Kebersamaan pemakai

Sebuah basis data dapat digunakan oleh banyak user dan banyak aplikasi.

Untuk data-data yang diperlukan oleh banyak orang/bagian. Tidak perlu dilakukan pencatatan dimasing-masing bagian, tetapi cukup dengan satu basis data untuk dipakai bersama. Misalnya data mahasiswa dalam suatu perguruan tinggi, dibutuhkan oleh banyak bagian, diantaranya: bagian akademik, bagian keuangan, bagian kemahasiswaan, dan perpustakaan.

Tidak harus semua bagian ini memiliki catatan dan semua bagian bisa mengakses data tersebut sesuai dengan keperluannya.

3) Pemusatan kontrol data

Karena cukup dengan satu basis data untuk banyak keperluan, pengontrolan terhadap data juga cukup dilakuan di satu tempat saja. Jika ada perubahan data alamat mahasiswa misalnya, maka tidak perlu meng-update semua data dimasing-masing bagian tetapi cukup hanya disatu basis data.

4) Efesiensi ruang penyimpanan (space)

Dengan pemakaian bersama, tidak perlu menyediakan tempat penyimpanan diberbagai tempat, tetapi cukup satu saja sehingga ini akan menghemat ruang penyimpanan data yang dimiliki oleh sebuah organisasi. Dengan teknik perancangan basis data yang benar, kita akan menyederhanakan penyimpanan sehingga tidak semua data harus disimpan.

5) Keakuratan (Accuracy)

Penerapan secara ketat aturan tipe data, domain data, keunikan data, hubungan antara data, dan lain-lain, dapat menekan keakuratan dalam pemasukan/penyimpanan data.

6) Ketersediaan (availability)

Dengan basis data, dapat mem-backup data, memilah-milah data mana

yang masih diperlukan dan data mana yang perlu disimpan ke tempat lain. Hal ini mengingat pertumbuhan transaksi suatu organisasi dari waktu ke waktu membutuhkan media penyimpanan yang semakin besar.

7) Keamanan (Security)

Kebanyakan DBMS dilengkapi dengan fasilitas manajemen pengguna diberikan hak akses yang berbeda-beda sesuai dengan pengguna dan

posisinya. Basis data bisa diberikan passwordnya untuk membatasi orang yang mengaksesnya.

8) Kemudahan dalam pembuatan program aplikasi baru

Pengguna basis data merupakan bagian dari perkembangan teknologi. Dengan adanya basis data pembuatan aplikasi bisa memanfaatkan kemampuan dari DBMS, sehingga pembuatan aplikasi tidak perlu

mengurusi penyimpanan data, tetapi cukup mengatur interface untuk

pengguna.

9) Pemakaian secara langsung

Basis data memiliki fasilitas untuk melihat datanya secara langsung dengan tool yang disediakan oleh DBMS. Untuk melihat data, langsung ke table ataupun menggunakan query. Biasanya yang menggunakan

fasilitas ini adalah user yang sudah ahli, atau database administrator.

10) Kebebasan data (Data Independence)

Jika sebuah program telah selesai dibuat, dan ternyata ada perubahan isi/struktur data. Maka dengan basis data, perubahan ini hanya perlu dilakukan pada level DBMS tanpa harus membongkar kembali program aplikasi.

11) User view

Basis data penyediaan pandangan yang berbeda-beda untuk tiap-tiap pengguna. Misalnya memiliki data-data dari perusahaan yang bergerak

dibidang retail. Data yang ada berupa data barang, penjualan, dan

pembelian.

2.9.3 Perangkat Lunak Database

Perangkat lunak yang menetapkan dan memelihara integritas logis antar file, disebut sistem manajemen database (DBMS). Inovasi DBMS menampilkan

perangkat lunak relasional dan sejumlah paket awal ditunjukan bagi pemakai

mainframe.

Operasi Dasar Database antara lain:

1. Pembuatan database baru (create database) yaitu menciptakan database

baru.

2. Penghapusan database (drop database) yaitu penghapusan suatu

database.

3. Pembuatan file/tabel baru ke dalam suatu database yaitu penambahan

file/tabel ke dalam database.

4. Penambahan/pengisian data baru ke sebuah file/tabel di sebuah database

(insert)

5. Pengambilan data dari sebuah file/tabel (retrieve/search) yaitu

pencarian data pada suatu file.

6. Pengubahan data dari sebuah file/tabel (update) yaitu perbaikan data

pada suatu file.

7. Penghapusan data dari sebuah file/tabel (delete).

2.10 Pengenalan Website

Website merupakan system informasi terdistribusi yang berbasis hypertext. Dokumen-dokumen yang dikelola dalam web bias beraneka jenis (pengolah kata, lembar kerja, table basis data, hypertext dan lain-lain.

2.10.1 Pengertian Website

Pengertian Website World Wide Web (biasa disingkat WWW) atau web adalah salah satu dari sekian banyak layanan yang ada di internet. Layanan ini paling banyak digunakan di internet untuk menyampaikan informasi karena sifatnya mendukung multimedia. Artinya informasi tidak hanya disampaikan

melalui teks, tapi juga gambar, video dan suara. Secara terminologi, website adalah kumpulan dari halaman-halaman situs, yang biasanya terangkum dalam sebuah domain atau subdomain, yang tempatnya berada di dalam World Wide Web (WWW) di Internet. Sebuah halaman web adalah dokumen yang ditulis dalam format HTML ( Hyper Text Markup Language ), yang hampir selalu bisa diakses melalui HTTP , yaitu protokol yang menyampaikan informasi dari server website untuk ditampilkan kepada para pemakai melalui web browser. Semua publikasi dari website-website tersebut dapat membentuk sebuah jaringan informasi yang sangat besar.

2.10.2 Sejarah Website

Sejarah Website Penemu website adalah Sir Timothy John Berners Lee pada tahun 1991. Maksud dari Tim ketika membuat website adalah untuk mempermudah tukar menukar dan memperbarui informasi kepada sesama peneliti di tempat dia bekerja. Pada tanggal 30 April 1993, CERN (tempat dimana Tim bekerja) menginformasikan bahwa WWW dapat digunakan secara gratis oleh semua orang. Sebuah website bisa berupa hasil kerja dari perorangan atau individu, atau menunjukkan kepemilikan dari sebuah organisasi, perusahaan, dan biasanya website itu menujukkan beberapa topik khusus, atau kepentingan tertentu

2.10.3 Jenis-Jenis Website

Jenis – jenis website Static Website (Website Statis) Website Statis

hanya memiliki front end , yaitu halaman-halaman situs yang bisa diakses oleh pengunjung. Biasanya web jenis ini hanya dibuat dengan kode HTML ( hypertext markup language ) dan terkadang dilengkapi dengan script javascript dan flash untuk memperindah tampilan. Konten website statis tidak dapat

diupdate karena memang tidak disediakan fasilitas pendukung semacam back end seperti pada CMS (Content Management System). Website statis biasanya berupa company profile sederhanya, brosur online, atau situs-situs yang berisi informasi sederhana yang tidak perlu dirubah. Dynamic Website (Website Dinamis) Website Dinamis biasanya memiliki front-end dan back end . Front end adalah halaman-halaman situs yang bisa diakses pengunjung, sedangkan back-end yang biasa disebut CMS ( content management system ) atau biasa juga disebut Admin Area , atau kalau di dunia blog dikenal dengan nama Dashboard , berfungsi untuk mengupdate halaman-halaman front-end . Jadi halaman back end biasanya hanya bisa diakses oleh pemilik atau pengelola situs dengan username dan password yang telah ditetapkan.

2.11 Pengenalan PHP (Personal Home Page)

PHP (Personal Home Page) merupakan script untuk pemrograman web

server-side, script yang membuat dokumen HTML secara on the fly, dokumen HTML yang dihasilkan dari suatu aplikasi bukan dokumen HTML yang dibuat

dengan menggunakan teks editor atau editor HTML. Dengan menggunakan

PHP, maintanance suatu situs web menjadi lebih mudah. Proses update data

dapat dilakukan dengan menggunakan aplikasi yang dibuat dengan

menggunakan script PHP. PHP/FI merupakan nama awal dari PHP, dibuat

pertama kali oleh Rasmus Lerdoff. PHP awalnya merupakan program CGI yang dikhususkan untuk menerima input melalui form yang ditampilkan dalam

browser web. Software ini disebarkan dan dilisensikan sebagai perangkat lunak

Open Source.

Adapun keunggulan yang dimiliki oleh PHP adalah:

1. Life Cycle yang sangat singkat, sehingga PHP selalu up to date

2. Cross Platform, yakni PHP dapat dipakai di hampir semua

webserver yang ada di pasaran (terutama Apache dan Microsoft IIS) dan dijalankan pada berbagai sistem operasi (Linux, Windows, FreeBSD).

3. PHP mendukung koneksi ke banyak database baik yang gratis

maupun komersil, seperti MySQL, mSQL, Oracle, Microsoft SQL

Server, Interbase, dan banyak lagi.

4. PHP bersifat open source dan gratis. Kemudahan dalam

mendapatkan dokumentasi. di Internet, kita tidak akan sulit untuk mencari baik itu referensi, kode-kode PHP yang sudah jadi dan juga mengajukan pertanyaan pada grup-grup diskusi yang di dalamnya banyak sekali para master PHP.

2.12 Pengenalan MySQL

MySQL merupakan sebuah software yang berguna sebagai suatu

database server yang cukup terkenal. Kepopulerannya seiring dengan useran script PHP untuk web programming. Database server itu sendiri merupakan

suatu software yang bertugas untuk melayani permintaan (request) query dari

client.

MySQL sebagai suatu database server mempunyai beberapa

kemampuan, salah satunya harus menyediakan suatu sistem manajemen

database yang dapat mengatur bagaimana menyimpan, menambah, mengakses

data dan transaksi-transaksi database lainnya. MySQL cepat sekali

berkembang, karena MySQL merupakan suatu software yang Open Source.

MySQL adalah Relational Database Management System (RDBMS)

yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL (General Public

boleh dijadikan produk turunan yang bersifat komersial. MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama dalam database sejak lama, yaitu

SQL (Structured Query Language). SQL adalah sebuah konsep pengoperasian

database, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis.

Keandalan suatu sistem database (DBMS) dapat diketahui dari cara

kerja optimizer-nya dalam melakukan proses perintah-perintah SQL, yang

dibuat oleh user maupun program-program aplikasinya. Sebagai database

server, MySQL dapat dikatakan lebih unggul dibandingkan database server

lainnya dalam query data. Hal ini terbukti untuk query yang dilakukan oleh

single user, kecepatan query MySQL bisa sepuluh kali lebih cepat dari

PostgreSQL dan lima kali lebih cepat dibandingkan Interbase. MySQL

memiliki beberapa keistimewaan, antara lain :

1. Portabilitas. MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai sistem operasi seperti Windows, Linux, FreeBSD, Mac Os X Server, Solaris, Amiga, dan masih banyak lagi.

2. Open Source. MySQL didistribusikan secara open source, dibawah lisensi GPL sehingga dapat digunakan secara cuma-cuma.

3. Multiuse. MySQL dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu yang bersamaan tanpa mengalami masalah atau konflik.

4. Performance tuning. MySQL memiliki kecepatan yang menakjubkan dalam menangani query sederhana, dengan kata lain dapat memproses lebih banyak SQL per satuan waktu.

5. Jenis Kolom. MySQL memiliki tipe kolom yang sangat kompleks,

seperti signed/unsigned integer, float, double, char, text, date,

6. Perintah dan Fungsi. MySQL memiliki operator dan fungsi secara

penuh yang mendukung perintah Select dan Where dalam perintah

(query).

7. Keamanan. MySQL memiliki beberapa lapisan sekuritas seperti level

subnetmask, nama host, dan izin akses user dengan sistem perizinan yang mendetail serta sandi terenkripsi.

8. Skalabilitas dan Pembatasan. MySQL mampu menangani basis data

dalam skala besar, dengan jumlah rekaman (records) lebih dari 50 juta dan 60 ribu tabel serta 5 milyar baris. Selain itu batas indeks yang dapat ditampung mencapai 32 indeks pada tiap tabelnya.

9. Konektivitas. MySQL dapat melakukan koneksi dengan klien

menggunakan protocol TCP/IP, Unix soket (UNIX), atau Named

Pipes (NT).

10.Lokalisasi. MySQL dapat mendeteksi pesan kesalahan pada client

dengan menggunakan lebih dari dua puluh bahasa. Meskipun demikian, bahasa Indonesia belum termasuk di dalamnya.

11.Antar Muka. MySQL memiliki interface (antar muka) terhadap

berbagai aplikasi dan bahasa pemrograman dengan menggunakan

fungsi API (Application Programming Interface).

12.Klien dan Peralatan. MySQL dilengkapi dengan berbagai peralatan

(tool) yang dapat digunakan untuk administrasi basisdata, dan pada

setiap peralatan yang ada disertakan petunjuk online. Struktur tabel.

MySQL memiliki struktur tabel yang lebih fleksibel dalam menangani

ALTER TABLE, dibandingkan basisdatalainnyasemacam PostgreSQL

2.13 Pengnalan JavaScript

JavaScript pertama kali diperkenalkan oleh Netscape Inc. pada tanggal

4 Desember 1995. JavaScript ini merupakan pengembangan dari LiveScript

yang dibuat oleh seorang staf Netscape Inc. bernama Brendan Eich pada bulan

September 1995. Netscape memperkenalkan JavaScript sebagai bahasa

pemrograman yang mengijinkan halaman web menjadi lebih interaktif. Bahasa

ini awalnya hanya dapat digunakan pada aplikasi browser buatan Netscape

yaitu Netscape 2.0.

JavaScript dibangun dengan tujuan untuk memberikan sebuah bahasa pemrograman yang kecil (dalam hal ukuran yang dihasilkan) serta

dinamis.Sejak tahun 1996, Netscape menyerahkan pembuatan standardisasi

JavaScript pada sebuah lembaga independen European Computer Manufacturers Association (ECMA). Beberapa karakteristik JavaScript antara lain:

1. Diterjemahkan oleh klien namun tidak dikompilasi

2. Berbasis objek, memanfaatkan objek-objek standar namun tidak tidak diperbolehkan membuat kelas atau turunan (inhertiance)

3. Kode terintegrasi bahkan dapat disispkan bersama dengan kode HTML 4. Tipe data dari variable tidak dideklarasikan

5. Peningkatan secara dinamis

6. Referensi objek hanya akan diperiksa ketika dijalankan. 7. Tidak dapat menuliskan kedalam harddisk secara otomatis

2.14 Cascading Style Sheets (CSS)

Cascading Style Sheets (CSS) adalah suatu bahasa stylesheet yang

digunakan untuk mengatur tampilan suatu dokumen yang ditulis dalam bahasa

halaman web yang ditulis dengan HTML dan XHTML. Walaupun demikian, bahasanya sendiri dapat dipergunakan untuk semua jenis dokumen XML

termasuk SVG dan XUL. Spesifikasi CSS diatur oleh World Wide Web

Consortium (W3C). CSS digunakan oleh penulis maupun pembaca halaman web untuk menentukan warna, jenis huruf, tata letak, dan berbagai aspek tampilan dokumen. CSS digunakan terutama untuk memisahkan antara isi

dokumen (yang ditulis dengan HTML atau bahasa markup lainnya) dengan

presentasi dokumen (yang ditulis dengan CSS).Pemisahan ini dapat meningkatkan aksesibilitas isi, memberikan lebih banyak keleluasaan dan kontrol terhadap tampilan, dan mengurangi kompleksitas serta pengulangan pada stuktur isi.

CSS memungkinkan halaman yang sama untuk ditampilkan dengan cara yang berbeda untuk metode presentasi yang berbeda, seperti melalui layar,

cetak, suara (sewaktu dibacakan oleh browser basis-suara atau pembaca layar),

dan juga alat pembaca braille. Halaman HTML atau XML yang sama juga dapat ditampilkan secara berbeda, baik dari segi gaya tampilan atau skema warna dengan menggunakan CSS.

2.15 Macromedia Dreamweaver

Macromedia Dreamweaver adalah tools HTML editor professional,

untuk mendesain, melakukan coding, dan pengembangan dari website, web

page, dan web application. Tools ini memiliki fitur visual editing yang

memungkinkan user membuat halaman web tanpa harus menulis barisan kode

HTML. Dreamweaver membantu membangun dynamic database-backed web

applications dengan menggunakan bahasa server seperti ASP, ASP.NET, ColdFusion Markup Language(CFML), JSP dan PHP.

49

BAB 3

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis Sistem

Analisis sistem (systems analysis) dapat didefinisikan sebagai

penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan- permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan- perbaikannya.

3.1.1 Analisis Masalah

Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itu langkah pertama yang harus dilakukan pada tahap ini adalah

mengidentifikasi terlebih dahulu masalah- masalah yang terjadi (identify).

Selama ini proses pengolahan data yang ada di Dipo masih dilakukan secara manual. Artinya segala proses yang terjadi baik itu proses pembelian, proses penerimaan, proses pemakaian pengontrolan stok barang maupun

rekapitulasi untuk waktu tertentu masih dilakukan di atas kertas dan belum dalam bentuk komputerisasi. Dengan cara seperti ini, tentunya akan merepotkan bagian gudang. Dapat dibayangkan dari sekian banyak item dan jenis serta beragamnya merek sparepart, pegawai harus mengecheck satu persatu stok barang tersebut secara manual. Akibatnya muncul masalah-masalah yang dikeluhkan oleh bagian gudang.

Adapun permasalahan-permasalahan yang dikeluhkan tersebut antara lain

1. Kesulitan mengontrol stok barang

2. Kesulitan menentukan jumlah barang yang harus diorder.

3. Kesulitan menentukan waktu yang tepat kapan barang

sebaiknya diorder.

4. Seringkali barang yang dibutuhkan LOSD tidak terpenuhi karena

stok barang tidak tersedia.

5. Seringkali terjadi penumpukan stok barang yang terlalu lama

sehingga menimbulkan pembengkakan biaya penyimpanan.

6. Keamanan dan keakuratan data kurang terjamin.

3.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan

Sebelum melakukan rancangan sistem, perlu adanya analisis terhadap prosedur yang sedang berjalan, dengan tujuan untuk mengevaluasi permasalahan serta hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga diperlukan perbaikannya.

3.1.2.1 Prosedur Yang Berjalan Pada Pengadaan barang

Prosedur pengolahan data pengadaan barang adalah sebagai berikut:

1. Pengawas gudang membuat rencana pengadaan barang berdasarkan:

a. stok pada kartu barang

b. Rata-rata pemakaian per tri wulan

Kemudian rencana pengadaan barang diserahkan kepada KR OR (Kepala Ruas Organisasi dan Rencana)

2. KR OR menerima rencana pengadaan barang kemudian membuat

Purchase Order (PO) rangkap tiga kemudian di ttd dan diserahkan ke KDT (Kepala Dipo Traksi).

3. KDT menerima dan mengoreksi PO yang sudah ditandatangan oleh KR OR, Jika cocok ditandatangan, jika tidak cocok PO dikembalikan ke KR OR. PO yang sudah ditandatangan oleh KR OR dan KDT diserahkan ke bagian sarana untuk ditandatangan manager sarana.

4. Mananger Sarana menerima PO yang sudah di ttd oleh KR OR dan

KDT, kemudian mengoreksi PO jika cocok disetujui jika tidak cocok dikembalikan ke KDT. Setelah ditandatangan manager sarana, PO rangkap kesatu disimpan di sarana sebagai arsip, rangkap kedua diserahkan ke Unit Dipo lokomotif bagian gudang dan rangkap ketiga diserahkan ke supplier.

5. Supplier menerima PO rangkap ketiga untuk pengadaan barang.

Maka flow map pada prosedur data pengadaan barang yang telah dijabarkan dalam proses manual adalah sebagai berikut :

FLOW MAP PENGADAAN BARANG (LAMA)

GUDANG

SUPPLIER KROR KDT MANAGER SARANA P h a se Membuat PO koreksi PO Setuju tdk 3 PO ttd KDT,

TTD KROR ttd MANAGER Setuju TTD PO ya Koreksi Po ttd KROR ya 2 PO ttd KDT,

TTD KROR ttd MANAGER tdk A1 A1 A1 Rencana Pengadaan Barang Rencana Pengadaan Barang 3 2 1

PO di ttd KROR

3 2 1

PO di ttd KROR

3 2 1

PO di ttd KROR, ttd KDT

3 2 1

PO di ttd KROR, ttd KDT

3 2 1

PO ttd KROR ttd KDT, ttd MANAGER

Gambar 3.1Flow map Pengadaan Barang

Keterangan :

PO = Purchase Order A1 = Arsip Purchase Order KDT = Kepala Dipo Traksi

:3.1.2.2 Prosedur yang berjalan pada penerimaan barang

Prosedur yang berjalan pada bagian penerimaan barang adalah sebagai berikut:

1. Supplier menyerahkan FPB (Faktur Penyerahan Barang) dua

rangkap ke bagian gudang.

2. Bagian gudang menerima FPB, kemudian mencocokan FPB dengan

PO (Purchasing Order ), alamat yang dituju, tanggal pengiriman,

jenis barang dan jumlah setelah itu mencocokan FPB dan barang. Jika cocok, FPB ditanda tangan, jika tidak FPB dikembalikan ke supplier. FPB yang telah ditandatangan dijadikan acuan untuk membuat A14 (Bentuk Penerimaan barang). Selain itu FPB dicatat

kedalam i3 (kartu barang) supaya tetap update. A14 dibuat sebanyak

dua rangkap, A14 yang telah ditandatangan pengawas gudang sebagai penerima barang kemudian diserahkan kepada KDT.

3. KDT menerima A14 yang sudah ditandatangan pengawas gudang,

kemudian A14 ditandatangan setelah itu diserahkan lagi ke bagian gudang

4. Gudang menerima A14 yang sudah ditandatangan KDT kemudian

menyerahkan rangkap kesatu ke supplier dan rangkap kedua disimpan sebagai arsif di gudang.

5. A14 yang diterima supplier digunakan untuk bukti penagihan ke

bagian keuangan .

Maka flow map pada prosedur data pengadaan barang yang telah dijabarkan dalam proses manual adalah sebagai berikut :

218

6. Informasi/laporan yang dihasilkan perangkat lunak sangat akurat

No Keterangan Responden

1 Sangat setuju 2

2 Setuju 4

3 Ragu-ragu 3

4 Tidak setuju 0

5 Sangat tidak setuju 1

Mengukur skor jawaban tersebut dengan cara: Jumlah skor untuk 2 orang menjawab SS = 2x5=10 Jumlah skor untuk 4 orang menjawab ST = 4x4=16 Jumlah skor untuk 3 orang menjawab RG = 3x3= 9 Jumlah skor untuk 0 orang menjawab TS = 0x2= 0 Jumlah skor untuk 1 orang menjawab STS = 1x1= 1 Total 36

Jumlah skor ideal untuk item no.1(skor tertinggi)=5x10=50 SS Jumlah skor ideal untuk item no.5(skor terendah)=1x10=10 STS Keterangan: Kriteria Interpretasi skor

Angka 0% - 20% STS Angka 21% - 40% TS Angka 41% - 60% RG

Jadi berdasarkan data yang diperoleh dari 10 responden , maka kecenderungan jawabannya adalah (36:50)x100%=72%. Hasil 72% ini jika kita analisis termasuk kategori SETUJU

STS TS RG ST SS

20% 40% 60% 72% 80% 100%

7. Apakah sistem informasi ini membantu dalam hal stok opname?

No Keterangan Responden

1 Sangat setuju 2

2 Setuju 3

3 Ragu-ragu 3

4 Tidak setuju 1

5 Sangat tidak setuju 1

Mengukur skor jawaban tersebut dengan cara: Jumlah skor untuk 2 orang menjawab SS = 2x5=10 Jumlah skor untuk 3 orang menjawab ST = 3x4=12 Jumlah skor untuk 3 orang menjawab CS = 3x3= 9 Jumlah skor untuk 1 orang menjawab KS = 1x2= 2 Jumlah skor untuk 1 orang menjawab TS = 1x1= 1 Total 34 Keterangan: Kriteria Interpretasi skor

Angka 0% - 20% STS Angka 21% - 40% TS

220

Angka 41% - 60% RG Angka 61% - 80% ST Angka 81% - 100% SS

Jadi berdasarkan data yang diperoleh dari 10 responden , maka kecenderungan jawabannya adalah (34:50)x100%=68%. Hasil 68% ini jika kita analisis termasuk kategori SETUJU

STS TS RG ST SS

20% 40% 60% 68% 80 100%

4.2.5 Kesimpulan Pengujian Beta

Berdasarkan skor diatas yang didapat dari pengujian beta pengguna, maka penerapan system informasi ini sudah sesuai dengan tujuan yaitu:

1. Sistem informasi ini memberikan kemudahan kepada para pengguna dalam pengontrolan stok barang.

2. Sistem informasi dengan metode EOQ ini cukup membantu dalam menentukan jumlah barang dan waktu yang tepat untuk pemesanan barang.

3. Sistem informasi ini mempermudah bagian LOSD dalam proses permintaan barang.

230

Pada bab ini akan dikemukan kesimpulan yang diperoleh dari pembahasan dari bab-bab yang sebelumnya serta saran untuk perbaikan dan pengembangan sistem lebih baik.

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan maka, dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut:

1. Sistem ini dapat digunakan untuk menetukan jumlah barang yang harus dipesan.

2. Sistem ini dapat merekomendasikan waktu yang tepat dalam pengadaan barang.

3. Sistem ini dapat memberikan informasi mengenai ketersediaan barang di gudang Dipo Lokomotif Bandung.

4. Sistem ini dapat menampilkan stok opname barang.

5.2 Saran

Perangkat lunak Sistem Informasi Inventory Suku Cadang Lokomotif Berbasis Web di PT. Kereta api (Persero) Daop 2 Bandung Unit Dipo Lokomotif Bandung masih dapat dikembangkan seiring dengan berkembangnya spesifikasi kebutuhan pengguna yang harus dipenuhi dalam mencapai hasil dan kinerja sistem yang lebih baik serta lingkup sistem yang bisa dikembangkan kearah sistem yang lebih besar.Sehingga tidak hanya Dipo Lokomotif Bandung saja, akan tetapi aplikasi ini bisa digunakan di daop2 lainnya.

231

Demikian saran yang dapat penulis sampaikan, semoga saran tersebut bisa dijadikan sebagai bahan masukkan yang dapat bermanfaat bagi penulis khususnya dan umumnya bagi masyarakat luas.