Prosedur Pelayanan Kepada Mahasiswa Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU

(1)

TUGAS AKHIR

PROSEDUR PELAYANAN KEPADA MAHASISWA PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI USU

Oleh :

RIA IRIANY NASUTION

072103059

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

(2)

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : RIA IRIANY NASUTION

NIM : 072103059

PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PROSEDUR PELAYANAN KEPADA

MAHASISWA PADA BAGIAN KEMAHASISWAANFAKULTAS EKONOMI USU

Tanggal: …... 2010 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan

(

NIP. 19620513 199203 2 001 Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi)

Tanggal: ... 2010 D e k a n

(

NIP. 19550810 198303 1 004 Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec)

(3)

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : RIA IRIANY NASUTION

NIM : 072103059

PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PROSEDUR PELAYANAN KEPADA

MAHASISWA PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI

USU

Medan, Juni 2010

Menyetujui, Dosen Pembimbing

NIP. 19510421 197603 2 003 (LUCCY ANNA, MS)

(4)

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan kesehatan, kekuatan serta limpahan rahmat dan karunia-Nya sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi minor ini dengan baik, sebagai salah satu syarat yang harus dipenuhi untuk menyelesaikan pendidikan pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.

Dalam menyusun tugas akhir yang berjudul “PROSEDUR

PELAYANAN KEPADA MAHASISWA PADA BAGIAN

KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI USU”, penulis menyadari penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan memiliki kekurangan, baik materi maupun penyajian. Oleh karena itu, penulis akan selalu menerima saran dan kritik yang bersifat membangun.

Dengan sepenuh hati penulis menyadari bahwa tersusunnya skripsi minor ini tidak terlepas dari perhatian, bimbingan, dorongan serta bantuan dari semua pihak. Untuk itu dalam kesempatan ini izinkanlah penulis menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Kepada kedua orang tuaku, ayahanda Indra Sakti Nasution dan ibunda Kartika yang telah memberikan doa serta restunya sehingga penulis dapat menjalankan tugas akhir ini dengan baik, serta kepada kakakku Indah Karvina Nasution, kedua abangku Arief Zulkarnain Nasution dan Tigor Hamonangan yang ku sayangi terima kasih untuk semuanya.

(5)

2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini SE, MSi, selaku Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.

4. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis SE, MBA, selaku Sekretaris Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.

5. Ibu Luccy Anna MS, selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktunya untuk membimbing penulis.

6. Kepada yang spesial untukku Al Kausar Nasution, yang telah memberikan dukungan dan semangat kepada penulis sehingga memberikan kekuatan untuk bisa menyelesaikan tugas akhir ini.

7. Kepada Pak Mulyadi yang telah memberikan waktu dan ilmunya kepada penulis sehingga tugas akhir ini dapat diselesaikan.

8. Buat teman-temanku Uci (Tante), Lyonk (Mama), Tiqha (Bundut), Winda (Cik Manul), dan Yanti (Bunda) serta teman terbaikku Siti Sakinah (Tomat) terima kasih atas dukungannya dan kenangan bersama kalian semua adalah kenangan terindah.

9. Buat teman-teman magang kelompok 12, Bonar, Mirza, Devista, Lia, Indah, Liah, Fisca, yang turut memberikan dukungan dan bantuannya. 10.Kepada seluruh temen-temen jurusan kesekretariatan ‘07 yang tidak dapat

disebutkan namanya satu-persatu, terima kasih atas persahabatannya dan pada akhirnya selesai juga perjuangan kita selama 3 tahun.

Harapan penulis semoga paper ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca dan dapat menjadi masukan bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

(6)

Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih untuk semua bantuan dan dukungan selama ini, semoga Tugas Akhir ini dapat berguna dan bermanfaat bagi orang yang membaca.

Medan, Juli 2010 Penulis

(7)

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah... 1

B. Permasalahan ... 4

C. Tujuan Penelitian ... 4

D. Manfaat Penelitian ... 5

E. Jadwal Penelitian Dan Sistematika Penulisan ... 5

BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 8

B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 11

C. Struktur Organisasi ... 11

D. Job Description ... 17

E. Kinerja Usaha Terkini ... 22

F. Rencana Kegiatan ... 23

BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Pelayanan ... 24

B. Kualitas Pelayanan... 26

C. Bentuk Pelayanan ... 27

D. Pelayanan Pada Bagian Kemahasiswaan ... 28

E. Prosedur Pelayanan Pengurususan Surat-Surat ... 28

F. Prosedur Pelayanan Beasiswa Untuk Mahasiswa ... 29

G. Prosedur Untuk Mendapatkan Beasiswa... 30

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan... 32

B. Saran ... 32

(8)

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan ... 5 Tabel 1.2 Jadwal Kegiatan ... 31

(9)

DAFTAR GAMBAR

(10)

BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Dalam kehidupan modern, dimana perkembangan masyarakat memasuki era global dan era informasi, sangatlah penting artinya bagaimana kita berhubungan antara orang yang satu dengan yang lainnya. Begitu juga halnya dalam konteks organisasi maupun perusahaan. Public Relation merupakan salah satu hal yang dapat mengakomodir kebutuhan untuk berhubungan dan berkomunikasi. Public Relation yang baik mutlak dimiliki semua anggota masyarakat pada umumnya dan terutama masyarakat organisasi pada khususnya guna kelancaran hubungan kerja yang baik pada organisasi tersebut. Public Relation menyangkut kepentingan setiap organisasi yang bersifat komersial maupun yang non-komersial, di sektor pemerintah (Publik) maupun maupun swasta (privat).

Berdasarkan IPRA (International Public Relation Association), Public Relation didefinisikan sebagai fungsi manajemen yang khas yang mendukung pembinaan dan pemeliharaan jalur bersama antara organisasi dengan publiknya mengenai komunikasi, pengertian, penerimaaan dan kerjasama, melibatkan manajemen dalam permasalahan dan persoalan: membantu manajemen memberikan penerangan dan tanggapan dalam hubungan dengan opini public: menetapkan dan menekankan tanggung jawab manajemen untuk melayani kepentingan umum: menopang manajemen dalam mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif, bertindak sebagai sistem peringatan yang dini dalam

(11)

membantu mendahului kecenderungan: dan menggunakan penelitian secara teknik komunikasi yang sehat dan etis sebagai sarana yang utama. Adapun fungsi dari Public Relation tersebut adalah memberikan informasi (timbal-balik, komunikasi dua arah) kepada masyarakat secara pribadi/ kelompok, memberi persuasi dalam pengertian mengubah sikap dan tingkah laku publik terhadap organisasi/ perusahaan demi keuntungan kedua belah pihak, mengintegrasikan sikap dan perbuatan organisasi dengan sikap dan perbuatan publik dan sebaliknya.

Berdasarkan defenisi dan fungsi di atas, dapat dilihat bahwa komunikasi dalam kegiatan Public Relations itu sangat penting. Komunikasi yang dimaksud ialah komunikasi dua arah dari organisasi ke publiknya, dari publik ke organisasi secara timbal balik, dengan memperhatikan opini publik sebagai efeknya. Publik yang dimaksud di dalam Public Relations adalah kelompok atau publik yang terkait dalam pelaksanaan fungsi Public Relations itu. Di dalam Public Relations dibedakan adanya dua macam publik yang menjadi sasaran, yakni Internal Public Relations dan External Public Relations. Internal Public Relation adalah seluruh jajaran personel dari organisasi dari top manajemen sampai dengan lapisan yang terbawah, vertical, horizontal maupun diagonal. External Public Relations adalah pribadi atau kelompok publik yang terkait dalam suatu kegiatan kehumasan yang merupakan pelaksanaan fungsi Public Relations.

Sesuai dengan tujuan utamanya, Public Relations akan dituntut untuk membentuk good will, toleransi, saling kerja sama, saling memercayai, saling pengertian, dan saling menghargai, serta untuk memperoleh opini publik yang baik atau menguntungkan tepat berdasarkan prinsip-prinsip hubungan yang

(12)

harmonis, baik hubungan ke dalam (internal relations) maupun hubungan keluar (external relations).

Profesi seorang sekretaris di dalam suatu perusahaan merupakan salah satu profesi yang melibatkan aktivitas berinteraksi dengan banyak orang. Seorang sekretaris sering dihadapkan pada suatu keadaan dimana mereka melakukan tugas-tugas sekretaris, dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga, maupun kantor atau mengatakan sesuatu berupa informasi dan menjadi sumber informasi untuk dapat mempererat hubungan dengan seseorang, baik dilakukan dengan orang dari luar perusahaan atau dari dalam perusahaan. Pengembangan hubungan kerja yang dijalankan seorang sekretaris dalam kedudukannya sebagai seorang human relations dapat dilaksanakan melalui penerapan dan pemanfaatan aspek-aspek komunikasi secara baik dan benar. Dengan melihat permasalahan tersebut, maka peran sekretaris dalam human relations sangatlah penting, hal ini tidak saja dalam pengertian hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan, tetapi juga termasuk pada hubungan in formal atau hubungan kemanusiaan antara pimpinan dan bawahan dalam rangka menciptakan suasana kerja yang kondusif.

B. PERMASALAHAN

Berdasarkan latar belakang tersebut di atas, maka yang menjadi perumusan masalahnya adalah “Bagaimana Pengetahuan Public Relations

(13)

Seorang Sekretaris Dekan Dalam Mendukung Kegiatannya Pada Fakultas Ekonomi USU”.

C. TUJUAN PENELITIAN

Pada dasarnya setiap kegiatan yang dilaksanakan mempunyai suatu tujuan, karena tanpa adanya tujuan kegiatan yang dilakukan tidak akan mendapatkan hasil yang baik. Pencapaian tujuan yang ditetapkan merupakan titik tolak dalam melaksanakan kegiatan. Adapun penelitian ini bertujuan untuk mengetahui “Pentingnya Pengetahuan Public Relations Seorang Sekretaris Dekan Dalam Mendukung Kegiatannya Pada Fakultas Ekonomi USU”.

D. MANFAAT PENELITIAN

Manfaat merupakan kegunaan yang terdapat dari suatu kegiatan yang kita lakukan. Adapun menjadi manfaat dalam penelitian ini adalah:

1. Penelitian ini bermanfaat pada Fakultas Ekonomi USU bahwa betapa penting dan berpengaruhnya pengetahuan Public Relations terhadap sekretaris dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.

2. Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi pembaca, terkhusus untuk mengetahui bagaimana pengetahuan Public Relations dalam mendukung tugas sekretaris pada Fakultas Ekonomi USU. Dan juga Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek yang sama.

(14)

3. Bagi penulis penelitian ini bermanfaat untuk dapat menyelesaikan tugas akhirnya serta mengetahui bagaimana peranan seorang sekretaris dalam menyelesaikan tugasnya yang berkaitan dengan Public Relations.

E. JADWAL PENELITIAN DAN SISTEMATIKA PENULISAN 1. Jadwal Penelitian

Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis membuat jadwal kegiatan, gunanya agar waktu yang diperlukan dapat berbagi-bagi dengan teratur, supaya penulisan tugas akhir ini dapat diselesaikan.

Jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini :

Tabel 1.1. Jadwal Kegiatan

No Kegiatan

Minggu ke

I II III

1 Persiapan

2 Pengumpuan Data

(15)

Dalam kegiatan Pengumpulan Data, Penulis melakukan riset selama beberapa minggu mulai tanggal 27 Maret s/d 17 April 2010 di bagian sekretaris dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Sistematika Penulisan

Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Dalam bab ini, diuraikan mengenai Latar Belakang Masalah, Permasalahan, Tujuan Penelitian, Jadwal Penelitian dan Sistematika Penulisan.

BAB II : PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU

Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

(16)

BAB III : PEMBAHASAN

Pada bab ini, penulis menguraikan hasil penelitian mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan judul tugas akhir. Seperti, pengertian, peranan, tujuan dan hubungan antara pengetahuan Public Relations pada seorang sekretaris dekan dalam mendukung kegiatannya pada Fakultas Ekonomi USU.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini, penulis membuat kesimpulan dan saran yang diperoleh dari penulisan tugas akhir dan pembahasan yang dilakukan. Dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

(17)

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU

A. SEJARAH RINGKAS FAKULTAS EKONOMI USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

(18)

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu :

1. Departemen Ekonomi Pembangunan 2. Departemen Manajemen

3. Departemen Akuntansi

Sedangka n Program Diploma-III terdiri dari :

1. Jurusan Kesekretariatan 2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

(19)

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai Berikut :

1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. 2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dn internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

(20)

2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.

B. JENIS USAHA/ KEGIATAN

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

(21)

C. STRUKTUR ORGANISASI

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai tahu akan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan tanggung jawab akan lancar hendaknya pegawai ditempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran

(22)

tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1

_ _ _ _ _ _

Gambar 2.1 : Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi

Sumber : BukuPedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 2007-2008

Rektor dan Pembantu Rektor

Ketua dan Sekretaris Departemen Dekan dan Pembantu

Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Unit Penunjang Fakultas Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Lab/ Study bengkel Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Program Studi Intra Departemen

(23)

PIMPINAN UNIVERSITAS

Rektor : Prof. Dr.dr, Syahril Pasaribu, DTM&H, MSc (CTM), SpA(K)

Pembantu Rektor I : Prof. Dr.Ir. Sumono, MS

Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Subhilhar, MA

Pembantu Rektor III : dr. Linda T. Maas, MPH

Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ir. Sukaria Sinulingga, MEng

Pembantu Rektor V : Ir. Isman Nuriadi

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc

Pudek I : Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

Pudek II : Fahmi N. Nasution SE, MAcc, Ak

Pudek III : Ami Dilham, SE, MSi

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS

Ketua : Drs Erwin Abubakar, MBA, Ak

Sekretaris : Dra. Komariah Pandia, MSi

ANGGOTA

(24)

Prof. Moenaf Hamid Regar, MSAc

Prof. Dr. Amrin Fauzi

Prof. Dr. Arnita Zainuddin, MSi

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS

Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, MSi

Prof. Dr Azhar Maksum, MEc.Ac, Ak

Prof. Dr. Syaad Afifuddin Sembiring, MEc

Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA

Prof. Dr. lic.rer.reg Sirojuzilam, SE

Prof. Dr. Rismayani, MSi

Prof. Dr. Ramli, MS

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

Fahmi Natigor Nasution SE, MAcc, Ak

Ami Dilham, SE, MSi

(25)

DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc

Sekretaris : Dr. Irsad Lubis, SE, MsocSc

Manajemen

Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunte, SE, MSi

Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA

Akuntansi

Pl. Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak

Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak

PROGRAM DIPLOMA Keuangan

Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA

Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, MSi

Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak

Sekretaris : Iskandar Muda, SE, MSi, Ak

(26)

Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi

Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA

BAGIAN TATA USAHA

Kep. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE

Kasub. Personalia : Kamariah, SE

Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub. Perlengkapan : M.Simba Sembiring, SE, MSi

Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE

(27)

D. JOB DESCRIPTION

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :

1. Bagian Tata Usaha

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

(28)

f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.

h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.

i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub Bagian Akademik

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

(29)

f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.

c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan.

(30)

g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.

c. Melakukan urusan mutasi pegawai.

d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

(31)

g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.

h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.

c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.

d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.

e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.

(32)

j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

(33)

E. KINERJA USAHA TERKINI

Setiap Perguruan Tinggi Negeri mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan Perguruan Tinggi Negeri, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj,Dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.

(34)

F. RENCANA KEGIATAN

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : 1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.

2. Perkuliahan semester genap/ganjil.

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil. 4. Wisuda mahasiswa

(35)

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Pengertian Pelayanan

Pelayanan merupakan rangkaian kegiatan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan atas jasa yang mereka dapatkan dari suatu perusahaan (Moenir, 1992 dalam majid 2009: 34). Menurut Undang-undang nomr 8 tahun 1999 tentang Perlindungan Konsumen, Pelayanan adalah setiap layanan yang berbentuk pekerjaan atau prestasi yang disediakan bagi masyarakat untuk dimanfaatkan oleh konsumen. Menurut Sugiarto 2002 (dalam majid 2009: 34) jasa merupakan aktifitas, manfaat, atau kepuasan yang ditawarkan. Sementara pelayanan adalah suatu tindakan yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan orang lain (konsumen, pelanggan, tamu, klien, pembeli, pasien, dan lain-lain) yang tingkat pemuasnya hanya dapat dirasakan oleh yang yang melayani maupun yang dilayani. Produk yang dihasilkan oleh produsen dapat berupa barang (goods) maupun jasa (services).

Menurut Majid (2009:35)

1. Pelayanan adalah sebuah kata kerja yang bersifat aktif bukan pasif, dinamis bukan statis, proaktif bukan reaktif, tanggap dan peduli terhadap orang lain bukan cuek, mau menolong orang lain bukan diam atau menghindar.

(36)

2. Suatu tindakan nyata dan segera untuk menolong orang lain (pelanggan, mitra kerja, mitra bisnis, dan sebagainya), disertai dengan senyuman ramah dan tulus.

Dengan demikian, pelayanan yang baik dan berkualitas adalah pelayanan yang cepat, menyenangkan, tidak mengandung kesalahan, mengikuti prosedur yang telah ditetapkan pelayanan yang baik dan berkualitas akan mampu memenuhi harapan. Kegiatan pelayanan adalah kegiatan sadar yang dilakukan oleh seseorang dalam memenuhi kebutuhan orang lain dengan cara yang terbaik. Melayani adalah kesediaan seseorang untuk memberiakan kepada orang lain. Kesediaan member haruslah muncul dari sebuah kesadaran dalam diri seseorang tanpa adanya paksaan dari pihak manapun. Agar seseorang mau melakukan secara sadar dan ikhlas dalam melakukan sesuatu haruslah bermula dari cara pandang seseorang terhadap orang lain dan dirinya sendiri.

Kegiatan pelayanan dalah suatu aktifitas untuk lebih peduli pada setia orang yang membutuhkan bantuan kita. Empati dan dan peduli yang diberikan oleh petugas layanan pada orang lain, bukan bentuk merendahkan diri melainkan sikap mulia yang akan menempatkan posisi seseorang (pemberi layanan) dalam tempat yang terhormat di mata orang lain (pelanggan).

Dalam konteks demokrasi, pelayanan berarti berbuat jasa atau melakukan sesuatu yang baik bagi rakyat atau mengabdi kepada rakyat, dan rakyat bebas member saran atau kritik berkenaan dengan apa yang akan dilakukan. Dalam konteks ini, istilah public servant (pelayanan masyarakat) benar-benar terpakai.

(37)

Semua aparat Negara, mulai dari yang tertinggi sampai yang terendah, adalah public servant (pelayanan masyarakat).

3.1.1. Kualitas Pelayanan

Menurut Lovelock, 1988 (dalam Laksana: 2008:88), kualitas adalah tingkat mutu yang diharapkan, dan pengendalian keragaman dalam mencapai mutu tersebut untuk memenuhi kebutuhan konsumen.

Untuk dapat memberikan kualitas pelayanan yang baik maka perlu dibina hubungan yang erat antar perusahaan untuk itu kualitas merupakan kunci sukses bagi suatu organisasi.

Penilaian kualitas dapat dilihat dari dua sisi yaitu sisi konsumen dan sisi penyedia jasa. Kualitas merupakan totalitas dari suatu karakteristik pelayanan yang sesuai dengan persyaratan yang standar. Kualitas terdiri dari sejumlah keistimewaan produk, yang memenuhi keinginan pelanggan, dengan demikian member kepuasan atas penggunaan produk. Kualitas selalu berfokus pada pelanggan. Jasa dilakukan untuk dapat memenuhi kepuasan pelanggan. Jasa tak terpisahkan maksudnya jasa yang dihasilkan dan dikonsumsi secara bersamaan, tidak seperti barang fisik yang di produksi. Jasa bervariasi maksudnya jasa tergantung pada siapa yang menyediakan serta kapan dan dimana jasa itu dilakukan.

(38)

Faktor utama yang membedakan untuk perusahaan-perusahaan jasa adalah kualiatas layanan pelanggan. Dalam literature pemasaran layanan pelanggan seringkali dilihat sebagai bagian dari unsure bauran pemasaran “place” (tempat) dan dikaitkan dengan komponen distribusi dan logistik dari unsur tersebut. pandangan ini mengenai layanan pelanggan sebagai hasil fungsi distribusi dan logistic berupaya menjelaskan signifikasinya dalam hal cara jasa disampaikan dan sejauh mana pelanggan puas, khususnya dalam konteks reabilitas dan kecepatan penyampaian.

3.1.2. Bentuk pelayanan

Layanan umum yang dilakukan oleh siapapun tentunya tidak terlepas dari 3 (tiga) macam, yaitu :

1. Layanan dengan lisan

Layanan dengan lisan memiliki syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh pelaku layanan, yaitu :

1. Memahami benar masalah-masalah yang termasuk dalam bidang tugasnya.

2. Mampu memberikan penjelasan apa yang perlu dengan lancer, singkat tetapi cukup jelas sehingga memuaskan bagi mereka yang ingin memperoleh kejelasan mengenai sesuatu.

(39)

2. Layanan melalui tulisan

Layanan melalui tulisan merupakan bentuk layanan yang paling menonjol dalam pelaksanaan tugas. Tidak hanya dari segi jumlah tetapidari segi perannya. Pada dasarnya layanan tulisan cukup efisien terutama bagi layanan jarak jauh karena faktor biaya.

Layanan haruslah aktif dan dinamis, karena dalam layanan dasarnya manusialah yang menjadi sasaran baik perseorangan, maupun berkelompok dalam bentuk badan atau organisasi. Pelayanan untuk masyarakat atau pelayanan umum tidak terlepas dari masalah kepentingan umum. Meskipun dalam perkembangan lebih lanjut pelayanan umum dapat juga timbul karena adanya kewajiban sebagai suatu proses penyelenggaraan kegiatan organisasi.

3.2. Pelayanan Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU

Bagian kemahasiswaan memberikan pelayanan di bidang kemahasiswaan yang mencakup pengurusan surat-surat keterangan, penyajian informasi di bidang kemahasiswaan serta pengurusan beasiswa bagi mahasiswa berprestasi ataupaun mahasiswa yang kurang mampu untuk dapat meringankan beban mahasiswa tersebut.

(40)

3.2.1. Prosedur Pelayanan Dalam Pengurusan Surat-Surat Keterangan Mahasiswa

Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU terdapat bidang kemahasiswaan, memberikan informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni, pengurusan untuk membuat surat keterangan seperti:

1. pengurusan beasiswa untuk mahasiswa berprestasi dan kurang mampu,.

2. membuat surat keterangan ijin riset, surat keterangan masih aktif kuliah, surat keterangan KTM hilang.

Prosedur pengurusan surat tersebut dimulai dari membuat surat keterangan yang di ketik sendiri oleh siswa yang bersangkutan sesuai dengan format yang diminta, cover judul (jika ingin melakukan riset keluar fakultas), dan pembayaran administrasi yang diproses di bagian keuangan. Setelah semua syarat yang diminta telah terpenuhi kemudian diproses di bagian kemahasiswaan. Sebelum surat ijin tersebut dikeluarkan Pembantu Dekan III haruslah menandatangani surat tersebut lalu surat tersebut diberikan ke bagian Sekretaris Dekan dan di berikan nomor surat,tanggal surat tersebut dikeluarkan serta stempel Fakultas. Setelah semua prosedur tersebut dilaksanakan maka akan diketik ulang di bagian kemahasiswaan dan dikembalikan kepada mahasiswa yang bersangkutan.

3.2.2. Prosedur Pelayanan Bantuan Untuk Mahasiswa

(41)

Kategori penerima beasiswa terdiri atas: mahasiswa berprestasi, mahasiswa berprestasi tapi kurang mampu, dan mahasiswa yang kurang mampu. Dengan demikian bagi mahasiswa penerima beasisswa yang berprestasi akademik tinggi, setelah lulus dapat langsung di serap oleh instansi pemberi beasiswa.

Pemberian beasiswa kepada mahasiwa di perguruan tinggi merupakan wujud dari partisipasi masyarakat, instansi, pemerintah, perusahaan-perusahaan swasta dalam ikut serta membangun bangsa khususnya dalam bidang pendidikan.

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara terdapat beberapa instansi pemerintah (BUMN) dan perusahaan swasta yang menyalurkan bantuanbeasiswa kepada USU. Mahasiswa yang mendapatkan beasiswa dari bermacam beasiswa yang disalurkan melalui biro administrasi kemasiswaan USU.

Untuk memperoleh beasiswa harus memenuhi syarat sebagai berikut:

1. Terdaftar sebagai mahasiswa USU 2. Kondisi orang tua kurang mampu

3. Tidak menerima beasiswa / tunjangan pendidikan lain 4. Belum bekerja dan belum berkeluarga

5. Aktif dalam kegiatan kemahasiswaan (ekstrakulikuler)

6. Tidak akan mengambil PKA (Penundaan Kegiatan Akademik) selama menerima beasiswa

7. Patuh pada peraturan yang ditetapkn oleh Universitas / Fakultas

8. Mempunyai No. Rekening pada PT. Bank Negara Indonesia Tbk cabang USU

(42)

3.2.3 Prosedur Untuk Mendapatkan Beasiswa

Untuk memperoleh bantuan BBM dan Beasiswa PPA tahun 2010 mahasiswa harus mengajukan permohonan diatas kertas bermaterai Rp. 6000; kepada rektor USU melalui dekan fakultas masing-masing dengan melampirkan :

1. Surat Keterangan penghasilan dari Lurah / Kepala Desa / Dinas / Instansi yang bersangkutan.

2. Fotocopy surat pembayaran SPP yang terakhir. 3. Fotocopy Surat Tanda Mahasiswa (KTM).

4. Fotocopy kartu keluarga dan pasphoto ditempelkan pada data mahasiswa.

5. Fotocopy KHS semester 1 s/d terakhir dilegalisir fakultas.

6. Fotocopy No. Rekening tabungan yang masih aktif pada PT. Bank BNI (Persero) Tbk Cabang USU Medan.

7. Surat Rekomendasi dari Dekan / Pembantu Dekan III Fakultas 8. Data Mahasiswa USU calon penerima beasiswa.

9. Surat pernyataan tidak menerima Beasiswa dari sumber Lain, diketahui oleh Pembantu Dekan III Fakultas.

Berkas permohonan dimasukkan ke dalam Map dan ditulis Nama, Jenis Kelamin, NIM, Fakultas, Departemen, No. Rekening, IP / IPK, Alamat tempat tinggal serta No. Telp/Hp.

Adapun jumlah mahasiswa yang menerima beasiswa pada tahun 2007-2010 untuk Fakultas Ekonomi yaitu :

(43)

TAHUN BBM PPA JUMLAH

2007 290 Orang 150 Orang 440 Orang

2008 551 Orang 193 Orang 744 Orang

2009 419 Orang 208 Orang 627 Orang

(44)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan dan Saran

Berdasarkan pembahasan dan pemaparan diatas, maka penulis mengambil kesimpulan bahwa pelayanan yang di berikan oleh bagian kemahasiswaan meliputi :

1. Administrasi Kemahasiswaan

2. Pelayanan Untuk Bantuan Mahasiswa

3. Pelayanan di Bidang informasi Kemahasiswaan

Pelayanan-pelayanan yang diberikan kepada mahasiswa sudah cukup baik terutama pelayanan di bidang administrasi kemahasiswaan seperti

pengurusan surat keterangan riset, surat keterangan aktif kuliah, dan surat keterangan KTM hilang. Namun masih ada sedikit kekurangan mengenai prosedur pelayanan yang diberikan kepada mahasiswa seperti kurang adanya ramah-tamah para pegawai kepada mahasiswa.

B. Saran

Penulis mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi bagian Kemasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara, yaitu :

(45)

1. Prosedur Pelayanan pada bagian Kemahasiswaan harus lebih ditigkatkankan lagi guna menjaga mutu dan kualitas pelayanan seperti adanya kemudahan dalm pengurusan kepentingan mahasiswa dengan pelayanan yang cepat seta memperoleh pelauanansecara wajar tanpa sindiran atau untaian kata lain semacam itu.

2. Diharapkan adanya tanggung jawabpegawai terhadap tugas masing-masing. 3. Bagian Kemahasiswaan harus mampu menampilkan kinerja yang

professional. Hal ini sejalan dengan tujuan menciptakan citra yag baik di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara.

(46)

DAFTAR PUSTAKA

Abdul Majid, Suharto, 2002. Customer Service Dalam Bisnis Jasa Transportasi,

Jakarta, Rajawali Press

Fajar, Laksana, 2008. Manajemen Pemasaran, Yokyakarta, Graha Ilmu

Moenir, 2006. Manajemen Pelayanan Umum Di Indonesia, Jakarta, Bina Aksara,

Payne, Adrian, 2007. Service Marketing Pemasaran Jasa, Yokyakarta, Andi Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi 2007-2008, 2007. Medan, USU Press