3. Sebagai salah satu sumber informasi penting.
Semua sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur yaitu : input kepada sistem, proses dari input, dan output sistem. Berikut adalah Unsur Sistem Kearsipan.
Gambar 3.1 Unsur Sistem Kearsipan Sumber: Surojo 2006:20
D. Fasilitas Kerja
Seperti yang sudah dijelaskan diatas, bahwa Fakultas Ekonomi USU
menyediakan berbagai fasilitas untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan karyawan dalam rangka meningkatkan efektifitas dan efisiensi. Fakultas Ekonomi
USU. Adapun fasilitas sarana kantor yang digunakan pada Bagian Keuangan
Fakultas Ekonomi USU, sebagai berikut : INPUT
Data, Informasi, Arsiparis, Fasilitas, Uang
PROSES KEARSIPAN Penciptaan, Pendistribusian,
Penggunaan, Pemeliharaan, Penyimpanan, dan
Penyusutan
OUTPUT Warkatarsip
TUJUAN Menjamin keselamatan
arsip dan penyediaan kembali arsip
Universitas Sumatera Utara
a. Komputer
Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk mengolah data dengan menggunkan suatu program tertentu untuk menghasilkan
informasi. Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas kantor untuk menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Komputer sangat
dibutuhkan dan berguna untuk menunjang tugas-tugas karyawan dikantor. Pada kantor Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU terdapat enam P.C.
Unit Komputer, yang digunakan untuk mengerjakan tugas-tugas kantor. Keuntungan dari penggunaan komputer antara lain :
1. Komputer dapat menyimpan banyak data, baik itu disket, CD, maupun
di Flash Disk dan dapat dilihat kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga.
2. Dengan menggunakan komputer pekerjaan dibagian keuangan dapat
diselesaikan dengan cepat dan akurat. Seperti menggunakan Microsoft Excel untuk mendata sistem Keuangan di Fakultas Ekonomi USU.
3. Komputer dapat digunakan untuk mencari informasi mengenai berita-
berita yang dibutuhkan melalui internet. 4.
Komputer juga dapat dipergunakan untuk mengirimkan informasi maupun data-data lainnya melalui penggunaan email.
Kerugian dari penggunaan komputer antara lain : 1.
Memerlukan tenaga yang benar-benar cakap dan ahli dalam menggunakan komputer.
Universitas Sumatera Utara
2. Penggunaan komputer memerlukan ketelitian dan biaya lebih untuk
merekrut tenaga kerja. 3.
Memerlukan biaya yang lebih untuk membeli, merawat dan memelihara fasilitas kantor terutama komputer.
4. Komputer tidak dapat digunakan dalam waktu yang sangat lama
karena komponen serta peralatan yang ada ketinggalan teknologinya. 5.
Komputer dapat terkena virus yang dapat menyebabkan data-data dalam komputer tersebut hilang.
b. Filling Cabinet dan lemari besi arsip
Filling Cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari atas kebawah, gunanya untuk menyimpan map-map file atau kartu-kartu yang berukuran kurang
lebih 25x35 cm. Lemari besi untuk arsip juga berguna untuk menyimpan file-file dan data Mahasiswa atau surat-surat penting bagi kantor Bagian Keuangan
Fakultas Ekonomi USU. Di kantor Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
terdapat 5 Filling Cabinet dan 5 lemari besi yang digunakan untuk menyimpan data-data file-file penting.
Universitas Sumatera Utara
E. Penilaian Kinerja
