3. Mutasi
Pegawai yang berprestasi rendah akan dimutasi ke pekerjaan yang lebih rendah jabatannya sebaliknya pegawai yang berprestasi tinggi akan di mutasi
kepekerjaan yan lebih tinggi jabatannya dari sebelumnya. Mutasi harus didasarkan pada indeks prestasi yang dapat dicapai oleh pegawai yang bersangkutan. Hal
tersebut dapat diketahui dari adanya pemberitahuan dari Biro Rektor berupa Surat Mutasi.
C. Sistem Kearsipan
Berdasarkan teori dan data serta hasil praktek kerja lapangan selama di Kantor Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dapat
diketahui bagaimana sistem kearsipan dan peralatan yang dipergunakan di Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Dimana sistem kearsipan dan peralatan pada kantor Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia seperti :
1. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.
2. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak.
3. Adanya fasilitas computer, printer dan kalkulator dalam proses
menjurnal dan menghitung penerimaan, pengeluaran dan surat pertanggungjawaban SPJ yang sangat diperlukan dalam
melaksanakan kegiatan pembukuan. 4.
Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak. 5.
Adanya daftar indeks arsip.
Universitas Sumatera Utara
6. Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan
arsip-arsip lama. 7.
Melakukan update data apabila data yang lama sudah tidak relevan lagi. Biasanya update data dilakukan apabila terjadinya masuknya data
penerimaan, pengeluaran dan SPJ baru yang biasa dilakukan setiap bulan.
Selain sistem pengarsipan dan peralatan, penulis juga dapat menganalisis kebersihan, keamanan, dan guna arsip di kantor Bagian Keuangan USU. Dimana
kebersihan dan keamanan arsip juga sangat mendukung keberhasilan pengarsipan yang dilakukan oleh arsiparis di Kantor Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara. Berikut adalah keterangan dari kebersihan, keamanan, dan guna arsip pada
kantor Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU. 1.
Kebersihan Untuk menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan arsip-arsip
yang disimpan, pegawai yang bertugas mengurusi arsip membersihkan ruangan setiap harinya, serta merapikan dan membersihkan arsip dengan kain lap dan bulu
ayam setiap seminggu sekali. Selain itu apabila ditemukan folder map yang rusak akan segera diganti.
2. Keamanan
Untuk menjaga keamanan arsip, maka kantor Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan usaha-usaha sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
a. Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun
tulisan didalam maupun diluar kantor. b.
Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada yang tidak berwewenang.
c. Tidak diperbolehkan meletakkan arsip disembarangan tempat.
d. Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor tanpa izin.
e. Menyimpan arsip yang rahasia ditempat khusus.
f. Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan.
g. Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara
terbuka. h.
Tidak membiarkan orang yang tidak berpentingan masuk keruangan penyimpanan arsip.
i. Tidak semua orang boleh meminjam arsip.
3. Guna Arsip
Pada kantor Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara arsip juga sangat berguna dalam proses memperlancar pekerjaan. Selain
bagi Dekan dan Pembantu Dekan, arsip juga berguna untuk para Kasubbag, Dosen, dan Pegawai.
Berikut Kegunaan Arsip pada Kantor Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
1. Untuk Keperluan Administrasi.
2. Untuk Keperluan Riset dan Penelitian.
Universitas Sumatera Utara
3. Sebagai salah satu sumber informasi penting.
Semua sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur yaitu : input kepada sistem, proses dari input, dan output sistem. Berikut adalah Unsur Sistem Kearsipan.
Gambar 3.1 Unsur Sistem Kearsipan Sumber: Surojo 2006:20
D. Fasilitas Kerja
