commit to user 53
Slip setoran pinjaman rangkap tiga, maka setelah diserahkan kepada pimpinan untuk dicek, slip tersebut diberikan kepada bagian akuntansi,
nasabah, bagian kredit. c.
Dokumen yang langsung masuk pada bagian kas, antara lain : Slip penerimaan umum, pengeluaran umum. Penerimaan umum digunakan
pada bagian kas untuk pembulatan kas yang dicatat dalam buku berita acara. Slip pengeluaran umum digunakan untuk biaya operasional kantor
seperti barang dan jasa.
C. Pengelolaan Dokumen Transaksi Penerimaan dan Pengeluaran Kas
Pada dasarnya pengelolaan dokumen transaksi, baik transaksi penerimaan dan pengeluaran kas sama. Mulai dari pencatatan sampai dengan
pemeliharaanya sama. Kegiatan pengelolaan dokumen transaksi itu sendiri meliputi : Pencatatan dokumen, Pemilahan, Penyimpanan, dan Pemeliharaan.
a. Pencatatan
Kegiatan pencatatan dalam transaksi ini untuk memperlancar kegiatan pengurusan dokumen. Dengan pencatatan akan lebih
memudahkan pegawai dalam mengelola dokumen-dokumen transaksi yang ada. Berdasarkan wawancara dengan Ibu Nana bagian Kas mengatakan
bahwa : “Setiap hari PD BKK Wedi Kabupaten Klaten menerima transaksi
yang dilakukan para nasabah, misalnya dokumen yang berhubungan dengan tabungan, dokumen tersebut harus sudah dicetakkan hasil
validasinya, setelah itu diserahkan bagian kas untuk diteliti dan dicatat dalam buku mutasi kas. Kemudian diserahkan bagian dana
untuk
dilaporkan kepada pimpinan” Wawancara 10 Februari 2012. Pencatatan juga dilakukan oleh bagian kas yakni membuat berita acara
rincian perhitungan uang kas, agar dana yang masuk dan keluar dapat dipantau dan untuk menghindari resiko kekeliruan pada kas.
Prosedur pencatatan dokumen transaksi 1.
Nasabah yang datang melakukan transaksi mengisi slip sesuai keperluan
commit to user 54
2. Setelah slip diisi lengkap semua dicek bagian kas
3. Bagian dana mencetakkan validasinya
4. Bagian kas mencatat ke dalam buku mutasi kas
b. Pemilahan
Kegiatan pemilahan dokumen adalah memilah-milah atau pemilihan dokumen transaksi sesuai dengan sistem atau prosedur yang telah
ditentukan. Berdasarkan wawancara dengan Ibu Arida bagian pembukuan mengatakan bahwa :
“Pemilahan dilakukan sesuai dengan tanggal dan bulan transaksi. Karena terkadang dokumen-dokumen transaksi yang telah diterima,
tanggalnya atau bulannya masih tercampur belum berurutan ”.
Wawancara pada 21 April 2012. Hal ini terjadi karena terkadang peminjaman slip yang digunakan
untuk mencocokan data dan pada saat pengembalian hanya ditaruh ditumpukan atas sendiri tidak dikembalikan seperti semula.
Prosedur pemilahan dokumen transaksi 1.
Dokumen-dokumen yang diterima dan dicatat dikumpulkan menjadi satu dalam stopmap
2. Dokumen yang diterima dipilah sesuai dengan tanggal dan bulan
transaksi 3.
Dan mencocokkan dengan hasil rekapan yang dibuat oleh bagian pembukuan.
4. Dokumen yang rangkap, tembusannya diberikan kepada bagian yang
terkait c.
Penyimpanan Penyimpanan adalah penempatan dokumen sesuai dengan sistem
penyimpanan dan peralatan yang digunakan. Berdasarkan wawancara dengan Ibu Arida bagian pembukuan mengatakan bahwa :
“Dokumen-dokumen transaksi yang diterima akan disimpan pada masing-masing bagian, dan penyimpanannya diurutkan sesuai
tanggal pada saat dokumen tersebut diterima sehingga bila diperlukan kembali tinggal mencari dokumen tersebut sesuai dengan
tanggal transaksi” Wawancara 10 Februari 2012
commit to user 55
Penyimpanan dokumen transaksi yang terdapat di PD BKK Wedi Kabupaten Klaten :
Penyimpanan dokumen yang digunakan di PD BKK Wedi Kabupaten Klaten menggunakan sistem tanggal atau sering disebut sistem
kronologis. Sistem kronologis merupakan suatu sistem penyimpanan dimana penataan dokumen tersebut berdasarkan urutan tanggal pada waktu
dokumen itu dibuat atau diterima. Sistem ini hanya mengurutkan waktu saja, maka sistem penyimpanan ini sangat sederhana.
Pada penyimpanan dokumen di PD BKK Wedi Kabupaten Klaten menggunakan asas kombinasi, dimana semua dokumen transaksi disimpan
pada masing-masing bagian. prosedur penyimpanan dokumen transaksi penerimaan dan
pengeluaran kas di PD BKK Wedi Kabupaten Klaten : 1.
Dokumen transaksi yang telah dipilah berdasarkan tanggal dan bulan dilubagi dengan perforator
2. Pada saat menyimpan dokumen, perlu adanya pemeriksaan dokumen
tersebut. 3.
Disimpan dalam odner atau map snelhecter 4.
Penyimpanannya menggunakan sistem kronologis atau sistem tanggal 5.
Dokumen transaksi yang disimpan dalam odner atau map snelhecter dimasukkan dalam almari arsip
Proses pemeriksaan yang dilakukan secara garis besar untuk memastikan :
a. Seluruh transaksi telah didukung oleh dokumen dan telah diinput.
b. Dokumen transaksi dipastikan telah dibubuhi stempel dan tanda tangan.
c. Kelengkapan mengisi dokumen transaksi atau slip-slip yang digunakan.
d. Dokumen tersebut telah divalidasi.
d. Pemeliharaan
Pemeliharaan adalah kegiatan menjaga dokumen-dokumen dari segala kerusakan yang ada. Pemeliharaan dokumen harus dilaksanakan
secara maksimal, karena mengingat akan pentingnya sebuah dokumen
commit to user 56
tersebut. Pemeliharaan dokumen di PD BKK Wedi Kabupaten Klaten masih menggunakan cara tradisional adalah masih menggunakan
kemoceng untuk membersihkan debu-debu yang menempel pada tempat penyimpanan dokumen. Sehingga kegiatan pemeliharaannya masih perlu
diperhatikan, agar dokumen-dokumen yang telah disimpan tidak mudah rusak. Berdasarkan penjelasan dari Ibu Arida adalah :
“Semua dokumen transaksi yang telah disimpan,maka perlu diadakan pemeliharaan dengan baik. Di PD BKK Wedi Kabupaten
Klaten masih menggunakan cara yang tradisional. Pemeliharaannya dilakukan setiap hari dengan membersihkan tempat penyimpanan
dokumen”Wawancara 25 April 2012 Prosedur pemeliharaan dokumen transaksi
1. Semua dokumen transaksi yang telah disimpan dalam odner atau map
snelhecter diletakkan dalam almari arsip guna menghindari kerusakan. 2.
Setiap pagi dokumen map yang berisikan dokumen-dokumen tersebut dikeluarkan dari almari arsip dan dibersihkan dengan kemoceng untuk
menghilangkan debu yang menempel pada map. Di PD BKK Wedi Kabupaten Klaten ruangan untuk menyimpan
dokumen yang jumlahnya banyak, dokumen inaktif hanya ditempatkan digudang kantor. Maka penanganan pemeliharaan belum dilaksanakan
secara maksimal.
D. Fasilitas Penyimpanan Dokumen Transaksi Penerimaan dan
