Novia Sinta Ningsih D1509063

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

PENGELOLAAN DOKUMEN TRANSAKSI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS DI PERUSAHAAN DAERAH BKK WEDI

KABUPATEN KLATEN

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Disusun Oleh : Novia Sinta Ningsih

D1509063

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

commit to user

iv

MOTTO

 Kemenangan yang seindah – indahnya dan sesukar – sukarnya yang boleh direbut oleh manusia ialah menundukan diri sendiri. (Ibu Kartini )

 Apapun yang kamu bisa atau kamu bayangkan kamu bisa lakukanlah, karena dalam keberanian terdapat kejeniusan, keajaiban, dan kekuatan. (Goethe)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

v

Persembahan

Tugas Akhir ini penulis persembahkan kepada :

1. Ayah dan Ibuku Tercinta yang senantiasa memberikan semangat dan doa

2. Adik-adikku Tersayang

3. Seluruh Keluarga yang mendoakan penulis selama ini

4. Teman-teman seperjuangan MA’09 5. Sahabat-sahabatku yang selalu

memberikan dorongan untuk lebih maju

commit to user

vi

PERNYATAAN

Nama : Novia Sinta Ningsih NIM : D1509063

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul; “ PENGELOLAAN DOKUMEN TRANSAKSI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS DI

PERUSAHAAN DAERAH BKK WEDI KABUPATEN KLATEN” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka. Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, Mei 2012 Yang Membuat Pernyataan,

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Kuasa yang dapat penulis lakukan, berkat rahmat, kehendak dan perkenan-Nya, penulis tidak mungkin dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir ini, kendati dengan keadaannya yang sangat sederhana dengan judul “PENGELOLAAN DOKUMEN TRANSAKSI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS DI PERUSAHAAN

DAERAH BKK WEDI KABUPATEN KLATEN”. Karena keterbatasan

kemampuan, tugas akhir ini disusun dengan berbagai kekurangannya, sehingga guna kesempurnaannya untuk sekedar dijadikan referensi atau sumber informasi, sangat diharapkan usulan atau saran perbaikan dari berbagai pihak, dan atas budi baik tersebut. Dalam penulisan tugas akhir ini tidak lepas bantuan dari berbagai pihak, baik secara moril maupun materil, untuk itu penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Drs. Is Hadri Utomo, M.Si selaku dosen pembimbing tugas akhir yang telah bersedia dan memberikan saran, bimbingan dan pengarahan dalam penulisan Tugas Akhir ini.

2. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D. selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Bapak Drs. Sudarto, M. Si selaku Ketua Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial Ilmu Politik

4. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku penguji tugas akhir 5. Bapak Son Haji selaku pembimbing akademik

6. Hj. Sri Astuti Fajarwati, SE selaku Pimpinan PD. BKK Wedi Kabupaten Klaten beserta seluruh staf yang telah memberikan izin magang.

7. Seluruh dosen pengajar Manajemen Administrasi yang telah memberikan ilmunya kepada penulis.

commit to user

viii

8. Teristimewa terhadap kedua orang tua dan keluarga besar saya yang telah memberi dukungan moral maupun material.

9. Kawan-kawan Manajemen Administrasi tahun 2009 yang selalu menjadi penyemangat, teman berbagi, teman belajar, teman seperjuangan yang memberikan kesan yang tak terlupakan dan pelajaran berharga

10.Pihak lain yang telah banyak membantu penulis yang tidak dapat disebutkan satu persatu, terima kasih yang sebesar-besarnya saya ucapkan atas bantuan dan dukungannya selama ini.

Tiada gading yang tak retak, tiada manusia yang sempurna. Kami merasa dalam pengerjaan ini masih ada hal yang kurang berkenan maka kami meminta maaf apabila ada tulisan yang salah. Kami juga menerima saran dan kritikan yang membangun demi sempurnanya tugas akhir ini.

Akhir kata, penulis berharap semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi para pembaca dan pihak yang berkepentingan.

Surakarta, Mei 2012 Penulis

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ix

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ... i

PERSETUJUAN ... ii

PENGESAHAN... ... iii

PERNYATAAN ... iv

MOTTO ... v

PERSEMBAHAN ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR GAMBAR ... xi

DAFTAR TABEL ... xii

ABSTRAK ... xiii

ABSTRACT ... xiv

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan Pengamatan ... 3

D. Manfaat Pengamatan ... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN A. Pengertian Pengelolaan ... 5

B. Pengertian Dokumen ... 5

C. Pengertian Transaksi ... 9

D. Pengelolaan Dokumen Transaksi ... 11

E. Pengertian Kas ... 18

F. Pengertian Penerimaan Kas... 19

G. Pengertian Pengeluaran Kas ... 21

commit to user

x BAB III DESKRIPSI LEMBAGA/INSTANSI

A. Sejarah dan Dasar Hukum PD.BKK Wedi Kabupaten Klaten ... 27

B. Keadaan Kantor Pelayanan PD.BKK Wedi Kabupaten Klaten .. 28

C. Visi dan Misi PD. BKK Wedi Kabupaten Klaten ... 30

D. Struktur Organisasi dan Deskripsi Tugas ... 32

E. Jenis Produk Jasa Yang Ditawarkan PD. BKK Wedi Kabupaten Klaten ... 47

BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN A. Macam-Macam Dokumen Transaksi Penerimaan dan Pengeluaran kas... ... 49

B. Alur Dokumen Transaksi ... 50

C. Pengelolaan Dokumen Transaksi ... 53

D. Fasilitas Penyimpanan Dokumen Transaksi penerimaan dan Pengeluaran Kas ... 56

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 58

B. Saran ... 59

DAFTAR PUSTAKA ... 60

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xi

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 1.1 Bagan Organisasi PD. BKK Wedi Kabupaten Klaten ... 33 Gambar 2.1 Alur Dokumen Transaksi ... 51

commit to user

xii

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 1.1 Jumlah Transaksi ... 3

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xiii ABSTRAK

Novia Sinta Ningsih, D1509063, PENGELOLAAN DOKUMEN

TRASAKSI PENERIMAAN DAN PENGELURAN KAS DI PD BKK WEDI KABUPATEN KLATEN, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret, 2012.

Tujuan dari pengamatan ini adalah untuk mengetahui bagaimana pengelolaan dokumen transaksi penerimaan dan pengeluaran kas di PD BKK Wedi Kabupaten Klaten serta dapat mengetahui berbagai kendala yang sering terjadi dalam pelaksanaan pengelolaan dokumen transaksi agar dapat dijadikan pedoman dalam mencari pemecahan atas permasalahan dan kendala yang dihadapi dalam pengelolaan dokumen transaksi.

Jenis pengamatan yang digunakan oleh penulis adalah deskriptif kualitatif yaitu dengan menggambarkan bagaimana pengelolaan dokumen transaksi penerimaan dan pengeluaran kas di PD BKK Wedi Kabupaten Klaten yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan fakta-fakta. Sumber data berasal dari (1) Narasumber atau informan, (2) Peristiwa, aktivitas dan perilaku, (3) Sumber tertulis . Teknik pengumpulan data dalam pengamatan ini menggunakan teknik (1) wawancara, (2) observasi, (3) dokumentasi . Teknik analisis data melalui empat tahapan yaitu (1) pengumpulan data , (2) mereduksi data , (3) menyajikan data, dan (3) menarik simpulan dan verifikasi.

Berdasarkan hasil pengamatan di PD BKK Wedi Kabupaten Klaten diperoleh bahwa pengelolaan dokumen transaksi yaitu dimulai dari pencatatan, pemilahan, penyimpanan, dan pemeliharaan dokumen.

Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan oleh penulis, dapat diambil kesimpulan bahwa pengelolaan dokumen transaksi dari pencatatan dan pemilahan sudah terlaksana dengan baik, akan tetapi pada penyimpanan masih kurang maksimal karena masih terdapat beberapa dokumen yang masih tertumpuk banyak. Pemeliharaan dokumen juga perlu diperhatikan karena masih menggunakan cara sederhana. Belum adanya ruangan khusus untuk menyimpan dokumen-dokumen, hanya terdapat gudang untuk menyimpan dokumen inaktif.

commit to user

xiv ABSTRACT

Novia Sinta ningsih, D1509063, THE MANAGEMENT OF IN-CASH AND OUT-CASH TRANSACTION DOCUMENT IN PD BKK WEDI OF KLATEN REGENCY, Administration Management Study Program, Diploma III Program, Social and Political Sciences Faculty, Sebelas Maret University, 2012.

The objective of research is to find out how the management of in-cash and out-cash transaction document is in PD BKK Wedi of Klaten Regency and the obstacles frequently emerging in the implementation of in-cash and out-cash transaction document management in order to be guidance to seek the solution to the problems and obstacles faced in managing the transaction document.

The type of observation the writer used was a descriptive qualitative one by describing how the management of in-cash and out-cash transaction document was in PD BKK Wedi of Klaten Regency poured into sentences and based on the facts. The data sources derived from (1) resource or informant, (2) event, activity and behavior, and (3) written source. Techniques of collecting data used were (1) interview, (2) observation, and (3) documentation. Techiques of analyzing data encompassed four stages (1) data collection, (2) data reduction, (3) data display, and (3) conclusion drawing and verification.

Based on the result of observation on PD BKK Wedi of Klaten Regency, it could be found that the management of transaction document began from recording, sorting, storing, and maintaining document.

Based on the result of observation the writer had conducted, it could be concluded that the management or transaction document from recording to sorting had been implemented well, but the storing stage was still less maximum because there were still some document piled much. The maintenance of documents should also be considered because it still used simple method. There was no specific room for storing the document, but a warehouse for storing inactive document.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Di Negara kita telah banyak perusahaan-perusahaan swasta maupun perusahaan milik negara yang berkembang pesat. Salah satu tujuan perusahaan baik yang bergerak dalam jasa maupun industri pada umumnya untuk memperoleh laba. Karena dengan mendapatkan laba, produktivitas atau kegiatan perusahaan semakin berkembang. Perusahaan harus berpedoman pada informasi yang ada dalam laporan perusahaan yang diterima dari masing-masing bagian sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan. Setiap perusahaan ingin mendapatkan laba yang maksimal, Salah satu cara untuk mendapatkan laba yang maksimal yaitu dengan meningkatkan volume penjualan dan memperkecil biaya perusahaan. Dalam penerimaan atau pengeluaran kas tersebut harus ada pengendalian intern agar kas yang ada di perusahaan tersebut dapat dikontrol dengan baik. Banyaknya uang kas yang dipinjamkan dapat mengakibatkan terjadinya kekosongan uang kas. Maka, untuk kemajuan perusahaan perlu adanya pengelolaan dan pengawasan terhadap transaksi-transaksi yang dilakukan dalam perusahaan. Dengan adanya pengelolaan dan pengawasan dapat memperkecil resiko kesalahan seperti pencatatan rekening nasabah, pemrosesan data.

Transaksi Penerimaan dan pengeluaran kas memiliki peranan penting dalam menjalankan aktivitas perusahaan. Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas merupakan transaksi keuangan yang menyebabkan asset perusahaan berupa kas atau setara kas bertambah dan berkurang. Dalam transaksi penerimaan dan pengeluaran kas sering terjadi kesalahan-kesalahan seperti kesalahan pencatatan, pemrosesan data, hilangnya salah satu slip atau dokumen-dokumen. Untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah ditentukan maka perlu adanya pengelolaan dokumen untuk menghindari hal-hal tersebut.

commit to user

Pengelolaan dokumen secara baik dan benar akan mampu melancarkan aktivitas di perusahaan. Dengan pengelolaan dokumen yang baik maka tujuan organisasi yang bersangkutan akan mudah tercapai. Hal ini menjadikan administrasi kearsipan sebagai salah satu bagian paling penting untuk diperhatikan pelaksanaannya di setiap organisasi atau instansi yang bersangkutan. Dokumen merupakan sumber informasi dan sebagai bahan ingatan, maka perlu didukung adanya kegiatan pengelolaan dokumen yang tertib sehingga dalam pelaksanaan tugasnya dapat mencapai tujuan perusahaan secara maksimal. Dalam prakteknya masih sering ditemukan adanya pengelolaan dokumen yang kurang tertib yang mengakibatkan kesulitan dalam menemukan kembali dokumen yang diperlukan, sehingga perlu untuk mengoptimalkan kegiatan pengelolaan dokumen. Perlu dilakukan pengelolaan dokumen dengan baik dan benar. Tujuan pengelolaan dokumen yaitu menyediakan data atau informasi bila sewaktu-waktu dokumen yang telah diarsipkan akan dibutuhkan kembali akan mudah ditemukan secara cepat dan tepat.

Perusahaan Daerah Badan Kredit Kecamatan Wedi Kabupaten Klaten (PD. BKK Wedi Kabupaten Klaten) merupakan salah satu Perusahaan daerah yang bergerak dalam bidang jasa yang sudah berkembang. Setiap harinya arus kegiatan transaksi di PD BKK Wedi Kabupaten klaten ramai, seperti transaksi setoran tabungan, pengambilan tabungan, setoran pinjaman serta transaksi penerimaan umum maupun transaksi pengeluaran umum. Petugas selalu mengolah dan memproses dokumen sesuai dengan transaski yang dilakukan. Kegiatan tersebut dimulai dari pencatatan transaksi, pemilahan, penyimpanan dan pemeliharaan .Dokumen-dokumen transaksi mempunyai peranan penting sebagai sumber informasi, pengawasan, pengendalian, pengambilan keputusan serta dapat menghindari dari berbagai masalah.

Adapun jenis dokumen dan jumlah dokumen transaksi di PD BKK Wedi Kabupaten Klaten tercatat rata-ratanya sebagai berikut :

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

3

Table 1.1 Daftar Transaksi Rata-rata Bulan Februari Tahun 2012 PD BKK Wedi Kabupaten Klaten

Transaksi Jumlah

Setoran Tabungan 300 Orang Pengambilan Tabungan 280 Orang Setoran Pinjaman 200 Orang Penerimaan Umum 19 Transaksi Pengeluaran Umum 57 Transaksi

Sumber : PD BKK Wedi Kabupaten Klaten

Berdasarkan uraian diatas penulis tertarik untuk mengamati lebih mendalam tentang pengelolaan dokumen serta mengadakan pengamatan langsung di Kantor PD. BKK Wedi Kabupaten Klaten. Dengan judul

“PENGELOLAAN DOKUMEN TRANSAKSI PENERIMAAN DAN

PENGELUARAN KAS DI PD.BKK WEDI KABUPATEN KLATEN”

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan pada latar belakang masalah tersebut, maka penulis ingin membatasi permasalahan yang ada dalam pengamatan ini yaitu :“Bagaimana pengelolaan dokumen transaksi penerimaan dan pengeluaran kas di PD.

BKK Wedi Kabupaten Klaten”

C. Tujuan Pengamatan

Dalam melaksanakan Kuliah Kerja Managemen Administrasi (KKMA) di PD. BKK Wedi Kabupaten Klaten, Selain untuk menyelesaikan Tugas Akhir (TA), Penulis juga mempunyai tujuan pengamatan. Adapun tujuan pengamatan dari dilaksanakannya Kuliah Kerja Managemen Administrasi ini adalah sebagai berikut :

commit to user

Untuk mengetahui bagaimana pengelolaan dokumen transaksi penerimaan maupun pengeluaran Kas di PD. BKK Wedi Kabupaten Klaten.

2. Tujuan Fungsional

Dapat memberikan manfaat pihak PD. BKK Wedi Kabupaten Klaten sendiri, baik sebagai masukan, pengetahuan, atau bahan pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan dokumen transaksi baik pengelolaan dokumen transaksi penerimaan maupun pengeluaran kas di PD. BKK Wedi Kabupaten Klaten, sehingga dapat membenahi kekurangan yang masih ada.

3. Tujuan Individual

Untuk memenuhi salah satu syarat dalam memperoleh sebutan Ahli Madya (A. Md) pada Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret.

D. Manfaat Pengamatan

Manfaat yang dapat diambil dari pengamatan ini adalah : 1. Bagi Mahasiswa

Dapat menambah pengalaman dan pengetahuan secara langsung tentang pengelolaan dokumen transaksi penerimaan dan pengeluaran kas di PD. BKK Wedi Kabupaten Klaten dan dapat dijadikan bekal dalam menghadapi dunia kerja.

2. Bagi Pihak Lain

Hasil pengamatan ini dapat digunakan sebagai referensi yang lebih mendalam bagi PD. BKK Wedi Kabupaten Klaten dalam melakukan pengelolaan dokumen transaksi serta menyelesaikan permasalahan yang ada.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

5 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. PENGELOLAAN

Pengelolaan berasal dari kata kelola yang mengandung arti proses, memelihara atau mengurus. Suatu proses merupakan suatu rangkaian aktifitas yang satu sama lainnya saling bersusulan. Pengelolaan adalah suatu cara sistematis untuk menjalankan suatu pekerjaan. (H. B. Siswanto, 2008:23).

Stoner mengatakan bahwa pengelolaan adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya- sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. (T. Hani Handoko, 2003:8)

Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah proses atau kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi yang telah ditentukan dengan menggunakan sumber daya yang dimiliki secara efektif, dimulai dari pencatatan dokumen transaksi, baik transaksi penerimaan kas dan pengeluaran kas, pemilahan, penyimpanan, pemeliharaan.

B. DOKUMEN

Menurut S.P Hariningsih (2006:56-59) Sebuah dokumen menyediakan bukti dari peristiwa ekonomi dan dapat digunakan untuk memulai pemrosesan transaksi. Sebagian dokumen merupakan hasil dari pemrosesan transaksi.

Istilah dokumen dalam Kamus Administrasi Perkantoran (Ig. Wursanto, 1995:42-43) memberikan pengertian bahwa yang dimaksud dengan dokumen atau document adalah warkat asli yang dipergunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai bahan untuk mendukung suatu keterangan. Dijelaskan lebih lanjut bahwa istilah documents dalam dunia pengusaha di luar negeri, misalnya di Amerika Serikat, dimengerti sama dengan records atau warkat.

commit to user

Dalam perkembangan selanjutnya, istilah document berarti naskah-naskah asli yang telah didaftar secara sah menurut ketentuan-ketentuan dalam suatu peraturan.

Dalam buku Pengantar Ilmu Dokumentasi (Ig. Wursanto, 1995:42), yang dimaksud dokumen adalah semua bahan pustaka, baik yang berbentuk tulisan, cetakan, maupun dalam bentuk rekaman lainnya seperti pita suara/cassets, video tapes, film, filmstrip, slide, microfilm, microfiche, gambar, dan foto.

Pengertian yang pertama lebih menekankan dokumen dalam bentuk aslinya (keaslian dokumen). Sedangkan pengertian yang kedua memberikan gambaran yang lebih luas, bahwa dokumen tidak hanya terbatas dalam bentuk aslinya saja, dan tidak terbatas pada bahan yang tertulis atau tercetak saja, tetapi termasuk dokumen dalam bentuk rekaman, gambar dan sebagainya. Kesamaan dua definisi tersebut ialah bahwa keduanya menekankan pengertian dokumen dari segi materialnya (recorded material).

MenurutThe Georgia Archives (2004) dalam Badri Munir Sukoco (2007:81-84), dokumen adalah informasi yang dikumpulkan dan bisa diakses serta digunakan. Adapun The International Standard Organization (ISO on Records Management- ISO 15489) Dokumen adalah informasi yang diciptakan, diterima, dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis. Deserno dan Kynaston (2005), dokumen sebagai semua media yang mempunyai nilai historis atau hukum sehingga disimpan secara permanen.

a. Jenis-Jenis Dokumen

Ada tiga jenis dokumen menurut S.P Hariningsih (2006:56-59): 1) Dokumen Sumber

Peristiwa-peristiwa ekonomi yang menimbulkan dokumen-dokumen yang diciptakan pada awal transaksi.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

7

Hasil transaki pemrosesan, bukan dokumen yang memicu mekanisme proses.

3) Dokumen Turnaround (berbalik)

Dokumen produk dari sistem yang menjadi dokumen sumber dari sistem lainnya.

Menurut basuki (2003) dalam Badri Munir Sukoco (2007:84), dokumen harus memenuhi syarat yang ditentukan, lengkap, cukup, bermakna, komprehensif, tepat, dan tidak melanggar hukum. Dokumen dapat dibagi menjadi beberapa kategori. Kategori yang lazim digunakan meliputi :

a. Dokumen administratif yaitu meliputi dokumentasi prosedur, formulir, dan korespondensi. Contohnya : buku log menyangkut tugas pemeliharaan dan pembukuan perjalanan.

b. Dokumen akuntansi yaitu meliputi laporan, formulir, dan korespondensi terkait. Contoh : tagihan, invoice, arsip dinamis rekening bank, laporan penagihan nasabah.

c. Dokumen proyek yaitu meliputi korespondensi, nota, dokumentasi pengembangan produk, dan sebagainya yang berkaitan dengan proyek tertentu.

d. Berkas kasus yaitu meliputi dokumen nasabah, asuransi, kontrak, dan berkas tuntutan hukum.

Organisasi memerlukan manajemen dokumen karena membutuhkan akses yang efektif dan efisien terhadap data serta informasi yang ada di dalam organisasi. Seperti yang dijelaskan sebelumnya, fungsi manajemen dokumen adalah membantu pengambilan keputusan di organisasi dengan menyediakan informasi maupun data yang dibutuhkan pada waktu yang tepat, serta sebagai bukti kebijakan dan aktivitas serta menunjang litigasi. Hal ini didasari akan adanya tanggung jawab organisasi terhadap hukum, profesional, dan etis guna menciptakan dokumen tertentu serta juga disyaratkan untuk mengelolanya selama masa tertentu.

Di sisi lain, organisasi perlu mengontrol volume informasi yang diciptakan dan disimpannya, mengingat penyimpanan dokumen kertas

commit to user

memerlukan ruangan penyimpanan yang besar maupun efisiensi operasional. Kesulitan untuk menemukan informasi yang relevan akan terjadi bila informasi tersebut terkubur pada informasi yang sudah usang. Untuk itu perlu dikembangkan jadwal pemusnahan dokumen dan memisahkan dokumen yang aktif dari yang inaktif.

Berdasarkan penggunaannya, dokumen dapat digolongkan sebagai berikut (Deserno dan Kynaston, 2005) :

a. Dokumen aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu minimal 12 kali dalam setahun.

b. Dokumen inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan dokumen semi aktif. Dokumen disebut semi aktif bila hanya digunakan minimal 5 kali dalam setahun. Dokumen jangka panjang memiliki nilai bersinambungan bagi pelaksanaan operasi perusahaan dan disimpan untuk jangka waktu tertentu sesuai dengan jadwal retensi dokumen.

Sedangkan menurut Sulistyo Basuki (2003:14), Dokumen adalah unit informasi terekam yang terstruktur, diterbitkan atau tidak diterbitkan, dalam bentuk kopi makas (hard copy) atau bentuk elektronik dan dikelola sebagai unsur diskrit dalam sistem informasi. Dokumen meliputi :

1. Segala sesuatu yang ada tulisannya

2. Segala sesuatu yang terdapat marka, angka, simbol, atau lubang yang memiliki makna bagi orang yang memiliki kualifikasi untuk menafsirkannya

3. Segala sesuatu yang dapat menghasilkan suara, citra, atau tulisan, dengan atau tanpa bantuan alat

4. Sebuah rencana, gambar, atau foto.

b. Pemanfaatan Dokumen

Sulistyo Basuki (1992:14) Pemanfaatan merupakan kriteria untuk memilih dan membedakan dokumen. Beberapa jenis dokumen dapat langsung digunakan, sementara dokumen lain memerlukan perlengkapan khusus. Keberkalaan merupakan ciri penting bagi dokumen tekstual.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

9

Beberapa dokumen hanya dibuat sekali saja sedangkan dokumen yang lain diterbitkan dalam bentuk seri. Seri merupakan cara lain untuk mengelompokkan dokumen. Hanya saja dalam frekuensi ini tidak terlalu penting. Mungkin dokumen tersebut mempunyai format yang sama dan umumnya mempunyai tujuan yang sama, walaupun isinya berbeda namun biasanya temanya sama.

c. Tujuan Pengelolaan Dokumen

Bank Dunia (2005) dalam Badri Munir Sukoco (2007:82) menjelaskan bahwa tujuan pengelolaan dokumen yang terintegrasi adalah :

a. Untuk menjaga dokumen maupun arsip agar dapat diakses dan digunakan sepanjang ada nilai kegunaannya.

b. Untuk membuat informasi dari dokumen dan arsip, tersedia dalam format yang tepat, digunakan oleh orang yang tepat, dan dapat digunakan pada saat yang tepat.

C. TRANSAKSI

Transaksi dalam Kamus Perbankan adalah perjanjian antara dua pihak atau lebih yang menimbulkan hak dan kewajiban.

Transaksi dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia diartikan sebagai persetujuan jual beli (dalam perdagangan) antara dua pihak; pelunasan (pemberesan) pembayaran (seperti dalam bank).

a. Macam-macam transaksi dalam sistem akuntansi :

a) Bukti Transaksi Intern

Bukti transaksi intern adalah bukti transaksi yang khusus dibuat oleh intern dan dibuat untuk intern perusahaan. Yang termasuk bukti intern adalah sebagai berikut :

1. Bukti Kas Masuk

Bukti kas masuk adalah tanda bukti bahwa perusahaan telah menerima uang secara cash atau secara tunai.

commit to user

2. Bukti Kas Keluar

Bukti kas keluar adalah tanda bukti bahwa perusahaan telah mengeluarkan uang tunai, seperti pembelian dengan tunai atau pembayaran gaji, pembayaran utang atau pengeluaran-pengeluaran yang lainnya.

3. Memo

Memo adalah bukti pencatatan antar bagian atau manager dengan bagian-bagian yang ada di lingkungan perusahaan.

b) Bukti Transaksi Ekstern

Bukti transaksi ekstern adalah bukti pencatatan transaksi yang berhubungan dengan pihak di luar perusahaan. Misalnya kuitansi, faktur, nota kontan, nota debet, nota kredit dan cek.

1. Faktur

Faktur adalah tanda bukti telah terjadi pembelian atau penjualan secara kredit. Biasanya faktur dibuat rangkap sesuai dengan kebutuhan. Lembaran pertama untuk pembeli, lembaran kedua untuk penjual dan lembaran ketiga untuk arsip.

2. Kuitansi

Yang dimaksud dengan kuitansi adalah bukti penerimaan sejumlah uang yang ditanda tangani oleh penerima uang dan diserahkan kepada yang membayar sejumlah uang tersebut. Lembaran kuitansi terdiri dari 2 bagian, bagian sebelah kanan diberikan kepada pihak yang membayar dan bagian kiri yang tertinggal disebut soice (dibaca sus) sebagai arsip penerima uang.

3. Nota

Nota adalah bukti atas pembelian sejumlah barang secara tunai. Biasanya nota dibuat rangkap dua, satu lembar untuk pembeli dan lembaran kedua untuk penjual.

4. Nota Debet

Nota debet adalah bukti perusahaan telah mendebet perkiraan langganannya disebabkan karena berbagai hal.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

11

5. Nota Kredit

Nota kredit adalah bukti bahwa perusahaan telah mengkredit perkiraan langganannya yang disebabkan oleh berbagai hal.

6. C e k

Cek adalah surat perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyai rekening di Bank, agar Bank membayar sejumlah uang kepada pihak yang namanya tercantum dalam cek tersebut. Pihak-pihak yang berhubungan dalam pengeluaran cek tersebut adalah:

1. Pihak penarik, yaitu pihak yang mengeluarkan dan menandatangani cek tersebut.

2. Pihak penerima, yaitu pihak yang menerima pembayaran cek tersebut.

http://raiardinata.blogspot.com/2011/11/tahap-pencatatan-akuntansi-perusahaan.html (di Akses pada 28 Maret 2012)

D. PENGELOLAAN DOKUMEN TRANSAKSI

Dari uraian diatas, yang perlu dikaji dari pengelolaan dokumen transaksi yaitu kegiatan pengurusan warkat yang tertulis , tercetak dalam huruf, angka, gambar, sebagai bukti keterangan yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses kegiatan kantor. Pengelolaan tersebut meliputi Pencatatan, Pemilahan, Penyimpanan, Pemeliharaan.

1. Pencatatan

Pencatatan bertujuan menyediakan bukti bahwa dokumen telah diterima atau dibuat dalam sebuah sistem penataan arsip. Pencatatan biasanya mensyaratkan identitas, tanggal dan waktu pencatatan. Dokumen yang telah diterima dicatat sebagai bukti tertulis. Pencatatan dirancang untuk mengelola dokumen dan berkas.(Sulistyo Basuki, 2003:134)

2. Pemilahan

Pemilahan adalah pengaturan dokumen dalam tata pemberkasan menurut sistem yang digunakan. Dokumen djajarkan sesuai dengan urutan yang ditentukan. Bila sejumlah dokumen akan dipilah, mula-mula dilakukan

commit to user

pemilahan secara garis besar. Tergantung pada jumlah dokumen yang akan dipilah, pemilihan secara garis besar dilaksanakan dengan mula-mula memilih blok. (Sulistyo-Basuki,2003:180)

3. Penyimpanan

Penyimpanan yaitu penempatan dokumen sesuai sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang diperlukan.

a. Sistem Penyimpanan Dokumen

Menurut Sulistyo Basuki (2003:164-167), Ada tiga sistem penyimpanan dokumen, yaitu :

1. Sistem Sentralisasi

Semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan. Unit bawahannya yang ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud.

Keuntungan menggunakan sistem sentralisasi, antara lain : a. Mencegah duplikasi

Bila setiap kertas yang bertautan dengan sebuah susunan atau sebuah subjek tertentu masuk keberkas pusat, maka berbagai tembusan yang dibuat untuk keperluan subjek tersebut terkumpul menjadi satu, sehingga hanya satu saja yang disimpan sedangkan kertas lain dapat dimusnahkan.

b. Layanan yang lebih baik

Sistem ini memerlukan tenaga khusus yang terlatih, sehingga diharapkan layanan yang diberikan akan lebih baik dibandingkan dibebankan secara mandiri kepada masing-masing karyawan yang bekerja dengan dokumen.

c. Adanya keseragaman

Semua dokumen terpusat, pengelolaan dan penyimpanannya akan dilakukan secara seragam serta memudahkan pengawasan.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

13

d. Menghemat waktu

Karena hanya ada satu tempat saja untuk memberkaskan bahan serta satu tempat saja untuk menemukannya, maka pemakai akan menghemat waktu bila mencari informasi.

e. Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor

Penggunaan sistem ini akan meminimalisir jumlah keberadaan duplikasi dokumen beserta perlengkapan penyimpanannya.

f. Jasa kepada bagian lain

Sistem ini akan membebaskan bagianlain dari masalah pemeliharaan dokumen, dan di sisi lain akan membantu mereka memusatkan perhatian pada aktivitas mereka.

g. Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu

h. Adanya keseragaman dalam penanganan pendidikan dan pelatihan bagi manajer dokumen.

i. Pelayanan dokumen di bawah satu atap.

Kerugian menggunakan sistem sentralisasi, antara lain : a. Kesulitan fisik

Beberapa bagian letaknya jauh dari pusat pemberkasan dan ini berarti membuang waktu atau terjadi penundaan.

b. Kebocoran informasi

Karena beberapa berkas ditempatkan dipusat, akan terjadi kekhawatiran publisitas masalah penting antara berbagai bagian yang berbeda-beda.

c. Berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan d. Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen

Karena tidak ada duplikasi, bila dokumen berada dipusat, dokumen hilang maka dokumen itu akan hilang selama-lamanya.

e. Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan 2. Sistem Desentralisasi

Sistem ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen pada masing-masing unit.

commit to user

Keuntungan menggunakan sistem desentralisasi, antara lain : a. Dekat dengan pemakai

b. Sistem ini sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang bersangkutan.

c. Menghemat waktu dan biaya dalam pengangkutan berkas. Kerugian menggunakan sistem desentralisasi, antara lain :

a. Pengawasan relatif sulit untuk dilakukan, karena letak dokumen yang tersebar di masing-masing bagian.

b. Karena banyak duplikasi dokumen

c. Karena proporsi pekerjaan untuk menyimpan dokumen hanya menjadi salah satu fungsi dari tenaga administrasi, kegiatan ini akan mengakibatkan layanan yang diterima kurang memuaskan.

d. Sistem ini akan mengalami kesulitan pemberkasan berkaitan dengan dokumen yang relevan dan berkaitan dengan dua bagian atau lebih. Namun apabila telah ditetapkan aturan main yang jelas, masalah ini akan lebih mudah dipecahkan.

e. Dokumen yang sama tersebar di berbagai tempat.

f. Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan 3. Sistem Kombinasi

Pada sistem ini, masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri di bawah kontrol sistem terpusat. Dokumen yang disimpan pada masing-masing bagian lazimnya adalah dokumen yang menyangkut personalia, gaji, kredit, keuangan, dan catatan penjualan. Pada sistem kombinasi, tanggung sistem berada di pundak Manajer Dokumen atau petugas yang secara operasional bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen sebuah organisasi. Petugas ini akan menyusun dan mengembangkan jaringan sistem kontrol dan prosedur operasional sistem kearsipan. Sistem ini lazimnya dipakai oleh perusahaan yang memiliki dan mengoperasikan perusahaan sekaligus anak perusahaannya.

Keuntungan menggunakan sistem kombinasi, antara lain : a. Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

15

b. Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta dokumen yang hilang

c. Menekankan duplikasi dokumen

d. Memungkinkan pengadaan dokumen yang terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik.

e. Memudahkan kontrol gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan.

Kerugian menggunakan sistem kombinasi, antara lain :

a. Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak ada

b. Karena dokumen yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang dimaksud

c. Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi akan dibawa ke sistem kombinasi, walaupun dapat diminimalisir apabila pengelolaannya dilakukan secara cermat dan tepat

Setelah memutuskan apakah menggunakan sistem sentralisasi, desentralisasi, atau kombinasi, tugas Manager Dokumen adalah memilih alat penyimpanannya. Ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam memilih perlengkapan penyimpanan, antara lain :

1. Jenis dokumen yang akan disimpan

Jenis dokumen yang akan disimpan perlu diperhatikan, misalnya apakah dokumen yang akan disimpan terbuat dari kertas, kartu, bentuk mikro, dokumen ukuran besar.

2. Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan

Peralatan yang bersifat mobile agar mampu melayani berbagai lokasi dan dapat secepatnya ditemukan dan dimanfaatkan oleh pengguna. Hal ini akan meningkatkan nilai sebuah dokumen dalam menunjang operasional organisasi.

commit to user 3. Kebutuhan ruangan

Kantor sebuah perusahaan atau organisasi harus menempati lokasi yang strategis guna mendapatkan citra yang bagus dimata stakeholders-nya. Kondisi ini akan berdampak pada tingginya harga sewa ruangan kantor, dan patut dipertimbangkan dalam melakukan pemilihan peralatan penyimpanan dokumen perusahaan atau organisasi.

4. Pertimbangan keamanan

Ini berbeda antara satu organisasi dengan organisasi lain. Beberapa dokumen dapat diakses oleh semua karyawan, misalnya dokumen kebijakan perusahaan, sementara dokumen lain seperti data personalia maupun data keuangan perusahaan tentunya harus dibatasi pada orang yang mempunyai otorisasi.

5. Biaya peralatan

6. Biayaoperasional penyimpanan

Termasuk biaya personil yang bertugas menyimpan dan mengelola dokumen, biaya alat tulis kantor yang setara, dan biaya ruang yang diperlukan untuk menyimpan peralatan.

7. Jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara teratur

Jumlah pemakai yang mengakses dokumen merupakan hal yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli peralatan.

b. Peralatan Penyimpanan Dokumen

Peralatan penyimpanan dapat digolongkan menjadi peralatan manual, mekanis, dan otomatis. (Badri Munir Sukoco, 2007:101-103) Perlengkapan penyimpanan dokumen secara manual terdiri dari :

a. Spindle file

Merupakan sebuah jarum besar atau menganga ke atas yang ditancapkan pada papan atau kertas tebal. Alat ini dapat dikatakan revolusioner karena dokumen kertas dapat langsung ditancapkan ke paku tersebut dan tidak memerlukan ruangan khusus. Alat ini

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

17

digunakan untuk menyimpan catatan, bon, rekening, dan dokumen kecil lainnya.

b. Vertical filling cabinet

Mulai digunakan sejak tahun 1800-an dan hingga sekarang masih digunakan. Dokumen kertas pada mulannya disimpan mendatar, dan apabila bertambah banyak akan disusun menurut abjad dan ditegakkan. Dengan bertambahnya vokume dan jumlah dokumen yang disimpan, maka jumlah laci akan bertambah yang mengakibatkan masalah penyimapanan dan pencarian makin sulit. Untuk memudahkan dan mempercepat pencarian maka penjajaran vertikal sering digunakan. Untuk kenyamanan pengguna, biasanya lemari penjajaran vertical dua laci sering digunakan menyamping meja sehingga pemakai tetap dapat duduk ketika menyimpan atau menemukan dokumen yang dimaksud.

c. Open –self file

Lemari terbuka (sama dengan rak buku), dokumen dapat diakses dari samping, begitu juga panduan dan pengenal folder.

d. Lateral files

Adalah unit penyimpanan di mana dokumen diakses dari samping secara horizontal. Lemari jenis ini relatif sama dengan lemari kedua, namun laci yang digunakan tidak terlalu lebar dan dalam.

e. Unit box lateral file

Box inimenggunakan rancangan kotak khusus yang dapat digantung pada rel yang ditempelkan pada tiang sepanjang rel. Setiap kotak mampu memuat dokumen setebal 10 cm yang tergantung agak miring untuk memeprcepat rujukan, sehingga tidak perlu mengambil folder sebelum menyimpan dan pencarian dokumen. Lazimnya lemari ini lebih tinggi dibandingkan rak terbuka.

f. Card File

Menyimpan stok kartu yang dijajarkan dalam berbagai ukuran sehingga pemakai dapat menggunakannya sebagai referensi informasi

commit to user

yang dibutuhkan (hampir mirip dengan yang digunakan pada perpustakaan), seperti catatan kegiatan (bon da tagihan).

g. Microrecord file

Merupakan laci penyimpanan vertikal yang terdiri dari kartu berukuran kecil. Kotak ini memiliki pembagi laci yagn daapt memuat mikrofile, kartu legam (aperture card), mikrofilm. Biasanya satu lemari terdiri atas 4 sampai 11 laci dan terbuat dari berbagai bahan plastik sampai logam. Berbagai jenis media yang digunakan organisasi membutuhkan peraltan yang dapat menyimpannya.

h. Forlder (map)

Ialah semacam map tetapi tida mempunyai daun penutup. Pada folder terdapat tab, yiatu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan judul file yang bersangkutan. Lipatan pada dasar folder dibuat sedemikian rupa sehingga dapat menambah daya muat naskah-naskah/dokumen.

4. Pemeliharaan

Pemeliharaan dokumen dapat dilakukan dengan menyediakan sarana dan prasarana yang memadai seperti ruangan, lemari, rak filingcabinet dan lain-lainya, ruangan tempat penyimpanan, kebersihan juga perlu diperhatikan. Pemeliharaan akan tetap efisien jika diperhatikan dengan baik. Bila pemeliharaan dilakukan dengan baik,lebih memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali dokumen tersebut. (Sulistyo Basuki, 2003:181)

E. Kas

Menurut F.X. Sudarsono, (1993:3) Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Dalam transaksi perusahaan, uang tunai tidak selalu terkait secara langsung, tetapi uang tunai menjadi dasar pengukuran dari semua transaksi yang terjadi. Kas juga merupakan aktiva yang tidak produktif dalam arti kas tidak memberikan hasil secara langsung. Oleh karena itu, saldo kas harus dijaga

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

19

jangan sampai berlebihan, sehingga mengakibatkan adanya uang tunai yang menganggur. Namun, kas juga harus dijaga jangan sampai kekurangan, agar tidak mengganggu kelancaran operasi perusahaan. Untuk menghindari masalah diatas diperlukan pengelolaan kas yang baik.

Sedangkan menurut M. Faisal Abdullah (2001:104), anggaran kas merupakan pencatatan tentang posisi kas pada waktu tertentu yang mencatat tentang penerimaan dan pengeluaran kas karena adanya rencana pembelian dan penjualan maupun transaksi lainnya. Arti penting anggaran kas bagi perusahaan agar manajer keuangan dapat mengetahui posisi kas pada waktu tertentu beserta sebab-sebab perubahan yang terjadi.

F. Penerimaan Kas

F.X. Sudarsono, (1993:5-6), dengan memperhatikan bahwa penerimaan kas diperoleh dari berbagai sumber, maka tindakan pengamanan yang perlu diperhatikan adalah :

a. Petugas yang memegang kas, perlu dipisahkan dengan petugas yang melakukan pencatatan penerimaan uang

b. Perlu dibuat ketentuan yang tegas untuk masing-masing petugas mengenai batas-batas tugas yang harus dilaksanakan

c. Untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan maka setiap ada transaksi penerimaan uang harus segera dicatat

d. Penggunaan kas register untuk kas yang langsung diterima oleh kasir.

a. Unsur-Unsur Yang Terkait Dalam Penerimaan Kas (Mulyadi,

1993:489-490)

a) Fungsi yang terkait dalam penerimaan kas 1) Fungsi penjualan

Bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas.

commit to user 2) Fungsi Kas

Dalam transaksi penerimaan kas fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli

3) Fungsi Gudang

Dalam transaksi penerimaan kas, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang, serta menyerahkan kepada fungsi pengirim. 4) Fungsi Pengirim

Fungsi ini bertanggung jawab membungkus barang dan menyerahkan barang kepada pembeli

5) Fungsi Akuntansi

Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi dan penerimaan kas.

b. Dokumen yang digunakan dalam penerimaan kas

1) Faktur penjualan

Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan

2) Pita register kas

Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas

3) Bukti Setor Bank

Dokumen yang dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke Bank.

G.Pengeluaran Kas

(F.X. Sudarsono, 1993:6) Transaksi pengeluaran kas merupakan peristiwa yang sering terjadi dan pengeluaran itu untuk bermacam-macam keperluan, maka perlu tindakan pengamanan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam tindakan pengeluaran kas adalah :

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

21

a. Untuk pembayaran-pembayaran dalam jumlah tertentu perlu menggunakan cek dan pembayaran-pembayaran tersebut harus didukung dengan bukti-bukti yang lengkap.

b. Pengeluaran-pengeluaran yang melalui kas kecil perlu diawasi dengan ketat.

c. Perlu adanya ketentuan yang tegas dalam pengesahan pembayaran. d. Perlu adanya pemeriksaan kas dalam waktu-waktu tertentu.

a. Unsur-Unsur Yang Terkait Dalam Pengeluaran Kas (Mulyadi,

1993:499-501)

a) Fungsi-fungsi yang terkait dalam penerimaan kas, sebagai berikut : 1) Fungsi Hutang.

Fungsi ini menerima dokumen-dokumen dari bagian lain yang nantinya akan digunakan sebagai dokumen pendukung bukti pengeluaran uang dan menyiapkan bukti pengeluaran uang.

2) Fungsi Kasir.

Fungsi ini menerima bukti pengeluaran uang dari bagian utang, menuliskan besarnya uang yang harus dikeluarkan dalam cek dan memintakan tanda tangan kepada pejabat yang berwenang, serta memberikan cek kepada pihak yang namanya tercantum dalam cek. 3) Fungsi Akuntansi.

Bagian akuntansi yang terkait dalam pengeluaran uang ini adalah bagian kartu persediaan dan kartu biaya serta bagian buku jurnal, buku besar dan pelaporan. Tugasnya yaitu menerima dari bagian utang lembar pertama bukti pengeluaran kas beserta bukti-bukti pendukung. Selain itu menyimpan bukti-bukti pengeluaran uang beserta bukti-bukti pendukung ke dalam suatu file yang disebut dengan file bukti pengeluaran uang yang telah dibayar. Dalam menyimpan bukti-bukti pengeluaran uang ini,sebelumnya diurutkan menurut urutan nomor urut bukti pengeluaran uang.

commit to user 4) Bagian Pengawasan Intern.

Bagian ini bertugas memverifikasi pengeluaran-pengeluaran uang ini, termasuk mengecek penanggungjawab dari pejabat-pejabat yang berwenang atas dan selama proses pengeluaran uang tersebut.

b. Dokumen yang digunakan dalam pengeluaran kas :

a) Dokumen pelengkap pengadaan dan penerimaan barang/jasa. Dokumen ini merupakan dokumen yang digunakan untuk mendukung permintaan pengeluaran kas.

b) Cek

Dari sudut sistem informasi akuntansi cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum dalam cek. c) Voucher

Dokumen ini sebagai permintaan dari yang memerlukan pengeluaran kepada fungsi akuntansi untuk membuat kas keluar.

H.METODE PENGAMATAN

1. Lokasi pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis mengambil lokasi di PD. BKK Wedi Kabupaten Klaten.

Pemilihan lokasi ini didasarkan atas pertimbangan-pertimbangan berikut ini :

a. Dalam lokasi pengamatan terdapat permasalahan yang akan dikaji dalam pengamatan ini.

b. Di lokasi ini, penulis mendapat ijin untuk melaksanakan pengamatan yang memungkinkan penulis mendapatkan data-data yang diperlukan sesuai dengan permasalahan yang diamati

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

23

2. Jenis pengamatan

Pengamatan ini dimaksudkan untuk mendiskripsikan tentang pengelolaan dokumen transaksi penerimaan dan pengeluaran kas. Maka jenis pengamatan yang digunakan adalah penelitian diskriptif kualitatif yaitu metode pengamatan yang memberikan gambaran atau melukiskan keadaan obyek pengamatan pada saat ini berdasarkan fakta-fakta yang tampak atau sebagaimana mestinya.

3. Sumber data

Menurut H.B Sutopo (2006 : 56) Sumber data merupakan bagian yang sangat penting bagi peneliti karena ketepatan memilih dan menentukan jenis sumber data akan menentukan ketepatan dan kekayaan data atau kedalaman informasi yang diperoleh.

a. Narasumber (informan)

Dalam penelitian kualitatif posisi sumber data yang berupa manusia (narasumber) sangat penting perannya sebagai individu yang memiliki informasinya. Peneliti dan narasumber di sini memiliki posisi yang sama, oleh karena itu narasumber bukan sekedar memberikan tanggapan pada yang diminta peneliti, tetapi ia bisa lebih memilih arah dan selera dalam menyajikan informasi yang ia miliki. Yang dapat dijadikan sebagai narasumber/informan dalam pengamatan ini adalah :

a) Bagian Akuntansi b) Bagian Dana c) Bagian Pemasaran b. Sumber tertulis

Sumber tertulis biasanya merupakan bahan tertulis yang bergayutan dengan suatu peristiwa atau aktivitas tertentu. Dalam pengamatan ini yang dapat digunakan sebagai sumber data adalah: a) dokumen atau bukti transaksi yang ada di instansi terkait,

mencari dokumen atau informasi tentang berbagai macam kegiatan.

commit to user

b) Sumber buku : Dengan cara mencari buku-buku yang berisi tentang masalah yang dihadapi, juga untuk mendukung kelengkapan data yang dibutuhkan yang bersifat teoritis. c. Peristiwa atau kejadian

Data atau informasi dapat dikumpulkan dari peristiwa, aktivitas, atau perilaku sebagai sumber data yang berkaitan dengan penelitiannya. Dari pengamatan pada peristiwa tersebut, peneliti dapat mengetahui proses bagaimana sesuatu terjadi secara lebih pasti karena menyaksikannya sendiri secara langsung. Penulis cenderung memilih informan yang dapat dipercaya dan dianggap mengetahui permasalahan yang sedang diamati dengan jelas dan menangkap kelengkapan data.

1. Teknik pengumpulan data

Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam peneltian ini berpedoman dari H.B Sutopo (2006 : 66) adalah :

a. Wawancara

Wawancara merupakan suatu interaksi yang di dalamnya terdapat pertukaran aturan, tanggungjawab, perasaan, kepercayaan, motif dan informasi. Dalam hal ini wawancara bersifat lentur dan terbuka serta tidak terstruktur dan ketat dalam suasana formal, bisa dilakukan berulang pada informan yang sama.

b. Observasi

Observasi merupakan suatu proses melihat, mengamati untuk menggali data dari sumber data yang berupa peristiwa, aktivitas, perilaku, tempat atau lokasi, benda, serta rekaman gambar. Dalam tulisan ini penulis melakukan pengamatan secara langsung tentang keadaan dan fenomena yang dijumpai secara sistematis di PD BKK Wedi Kabupaten Klaten

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

25

Salah satu metode pengumpulan data kualitatif dengan melihat dan menganalisis dokumen-dokumen yang dibuat oleh subjek sendiri atau oleh orang lain tentang subjek.

2. Teknik analisa data

Menurut H.B Sutopo (2006 : 115 ) Teknik analisis data yang dipakai dalam pengamatan ini adalah teknik analisis data kualitatif yaitu secara khusus kegiatannya pada dasarnya dilakukan secara induktif, interaktif dari setiap unit datanya, bersamaan dengan proses pelaksanaan pengumpulan data, dan memproses akhir.

4 tahapan dalam analisis data, yaitu : a. Pengumpulan data

Pengumpulan data dilakukan sebelum pegamatan, pada saat pengamatan, dan di akhir pengamatan.

b. Reduksi data

Proses seleksi, pemfokuskan, penyederhanaan, dan abstraksi dari semua jenis informasi yang tertulis lengkap dalam catatan lapangan.

c. Sajian data

Suatu rakitan organisasi informasi deskripsi dalam bentuk narasi lengkap yang untuk selanjutnya memungkinkan simpulan pengamatan dapat dilakukan dan disusun berdasarkan pokok-pokok yang terdapat dalam reduksi data, dan disajikan dengan menggunakan kalimat bahasa yang sistematis.

d. Penarikan kesimpulan dan verifikasi

Kesimpulan merupakan tahap terakhir, yaitu kesimpulan jawaban dari pertanyaan pengamatan yang diajukan mengungkapkan

“what” dan “how” dari pengamatan tersebut. Sedangkan verifikasi

merupakan aktivitas pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data kembali dengan cepat.

commit to user

Keempat komponen tersebut saling berhubungan dan mendukung sehingga membentu interaksi dalam proses pengumpulan data sehingga menjadi siklus penting dalam penyusunan laporan. Keseluruhan proses tersebut dilakukan sepanjang proses pengamatan dan dilakukan berulang kali sehingga analisa yang yang didapat cukup memuaskan.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

27 BAB III

DESKRIPSI PERUSAHAAN

A. Sejarah dan Dasar Hukum PD BKK WEDI

Perusahaan Daerah Badan Kredit Kecamatan ( PD BKK ) di Jawa Tengah berdiri atas dasar Surat Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah, tanggal 4 September 1969 Nomor: Dsa. 226/1969 Jo. Tanggal

8/2/4

19 Nopember 1970 Nomor: Dsa. 323/1970 dengan status pilot project. 12/19/24

Sejalan dengan perkembangan perekonomian di Jawa Tengah, ternyata keberadaan dan operasional BKK semakin dirasakan manfaatnya oleh masyarakat di pedesaan, sehingga atas kebijaksanaan Pemerintah Propinsi Jawa Tengah status BKK diperkuat melalui Perda Nomor 11 tahun 1981menjadi Badan Usaha Milik Daerah yang disahkan oleh Menteri Dalam Negeri dengan Surat Keputusan Mendagri No. 581.053.3/884 tanggal 17 Desember 1981. Kemudian diundangkan dalam lembaran daerah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Tengah No. 107 tanggal 24 Desember 1981. Dengan perkembangan BKK yang semakin meningkat maka status BUMD berubah lagi menjadi Perusahaan Daerah (PD) dengan Perda Propinsi Jawa Tengah No 19 tahun 2002.

Terbitnya Surat Keputusan Bank Indonesia Nomor: 32/52/Kep/Dir tanggal 14 Mei 1999 tentang Persyaratan dan Tata Cara Merger, Konsolidasi dan Akuisisi Bank Perkreditan Rakyat dan ketentuan dari Arsitektur Perbankan Indonesia (API) yang mewajibkan modal minimal untuk tiap-tiap BPR sebesar Rp. 2 milyard hal ini merupakan tantangan berat bagi pemilik. Sebab jumlah PD BKK di Jawa Tengah cukup banyak

Dengan banyaknya kantor PD BKK yang masing masing merupakan unir mandiri menyebabkan tingkat persaingan yang cukup berat diantara teman sendiri. Disamping wilayahnya yang saling berbatasan hal ini akan menyebabkan terbatasnya wilayah operasional. Banyaknya kantor-kantor PD BKK yang ada di Kabupaten Klaten ini juga menyebabkan tingkat pengawasan yang tidak bisa maksimal, disamping pembiayaan yang dikeluarkan juga cukup banyak dan tidak efisien.

commit to user

BKK yang ada di wilayah Kabupaten Klaten yaitu PD BKK WEDI, PD BKK DELANGGU, PD BKK POLANHARJO, PD BKK BAYAT, PD BKK JUWIRING, PD BKK WONOSARI, PD BKK TRUCUK, PD BKK JATINOM, PD BKK KARANGANOM, PD BKK CEPER, PD BKK KARANGDOWO, PD BKK CAWAS, PD BKK KARANGNONGKO, PD BKK KEMALANG, PD BKK JOGONALAN, PD BKK MANISRENGGO, PD BKK KLATEN SELATAN, PD BKK KLATEN TENGAH, PD BKK KLATEN UTARA, PD BKK GANTIWARNO, PD BKK PRAMBANAN, PD BKK KEBONARUM, PD BKK NGAWEN, PD BKK KALIKOTES, menjadi PD BKK WEDI Kabupaten Klaten, yang kemudian mendapat persetujuan Pemilik dengan Surat Keputusan Gubernur Jawa Tengah Nomor: 539/48/2009 tanggal 1 September 2009 tentang Tentang Penggabungan Ijin Usaha (Merger).

B. Keadaan Kantor Pusat Pelayanan

1. Gambaran Umum Potensi Wilayah

Kabupaten Klaten berada di dalam Propinsi Jawa Tengah. Letak Kabupaten Klaten cukup strategis karena berbatasan langsung dengan DIY ( Daerah Istimewa Yogyakarta ) yang dikenal sebagai salah satu DTW (Daerah Tujuan Wisata). Kabupaten Klaten terletak antara 7 30 Lintang Selatan sampai 7 45 Lintang Selatan dan antara 110 30 Bujur Timur sampai 110 45 Bujur Timur yang berjarak kurang lebih 113 km dari kota Semarang. Sedangkan batas-batas wilayah Kabupaten Klaten adalah:

< Sebelah Timur : Kabupaten Sukoharjo < Sebelah Barat : Kabupaten Sleman (DIY) < Sebelah Utara : Kabupaten Boyolali

< Sebelah Selatan : Kabupaten Gunung Kidul (DIY)

Secara admistratif Kabupaten Klaten terbagi menjadi 26 Kecamatan, 391 Desa dan 10 Kelurahan dengan luas wilayah keseluruhan seluas 65.556 ha (655,56 km2) atau seluas 2.104% dari luas wilayah Propinsi Jawa Tengah yang luasnya 3.254.412 ha.

Dilihat dari jumlah penduduk wilayah Kabupaten Klaten memiliki 1.304.141 jiwa, yang terbagi menjadi 637.559 laki-laki dan 666.582 perempuan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

29

Kondisi topografi wilayah Kabupaten Klaten diapit oleh gunung Merapi dan Pegunungan Seribu dengan ketinggian antara 76 – 1600 m dpl (di atas permukaan laut) yang terbagi menjadi 3 (tiga) wilayah :

a. Wilayah lereng Gunung Merapi (alam area yang miring) yang meliputi Kecamatan Karangnongko, Kemalang, Jatinom dan Tulung

b. Wilayah datar (wilayah bagian tengah) yaang meliputi wilayah Kecamatan Manisrenggo, Klaten Tengah, Kalikotes, Klaten Utara, Klaten Selatan, Ngawen, Kebonarum, Wedi, Jogonalan, Prambanan, Gantiwarno, Delanggu, Wonosari, Juwiring, Ceper, Pedan, Karangdowo, Trucuk, Cawas, Karanganom, Polanharjo. c. Wilayah berbukit/ gunung kapur (wilayah bagian selatan) yang hanya meliputi

sebagian Kecamatan Bayat, Cawas dan Gantiwarno.

Ditinjau dari ketinggiannya wilayah Kabupaten Klaten terbagi antara lain sebanyak 9,72% terletak diantara ketinggian 0 – 100 m dpl: sebanyak 77,52% terletak diantara 100 – 500 m dpl dan sebanyak 12,76% terletak 500 – 1.000 m dpl.

Wilayah Kabupaten Klaten memiliki iklim tropis dengan musim hujan dan musih kemarau silih berganti sepanjang tahun, dengan temperatur antara 28 – 30 derajad celsius dan kecepatan angin rata-rata berkisar antara 20 – 25 km/jam.

Penggunaan lahan di wilayah Kabupaten Klaten adalah sebagai berikut : < Lahan sawah seluas 33.467 ha

< Lahan Pemukiman seluas 19.938 ha < Lahan Perdagangan seluas 6.312 ha < Lahan Hutan Negara seluas 1.450 ha < Lahan Kolam/ rawa seluas 201 ha < Lahan usaha lain seluas 4.188 ha 2. Kondisi Kantor Pelayanan

PD BKK Wedi Kabupaten Klaten merupakan hasil penggabungan dari 24 PD BKK yang ada di wilayah Kabupaten Klaten berdasarkan Surat Keputusan Gubernur Jawa Tengah Nomor: 539/48/2009 tanggal 1 September 2009. Status PD BKK WEDI sebagai kantor pusat untuk sementara waktu masih menempati eks Kantor Pariwisata Pemkab Klaten yang beralamat di Jalan Pemuda nomor 230 Klaten, sedang 23 PD BKK lain di wilayah Kabupaten Klaten yang tergabung dengan PD BKK WEDI berstatus sebagai Kantor Cabang yang masing-masing berada diwilayah Kecamatan

Kantor-kantor cabang PD BKK WEDI yang tersebar di 24 kecamatan di wilayah Kabupaten Klaten dua diantaranya sudah menempati gedung milik sendiri

commit to user

Utara, satu kantor cabang menempati tanah kas desa yaitu Cabang Karanganom, sedang 19 kantor cabang yang lain masing-masing masih sewa.

3. Susunan Pengurus

Susunan Pengurus PD BKK WEDI Kabupaten Klaten ditetapkan atas dasar Surat Keputusan Gubernur Jawa Tengah Nomor: 539/53/2009 tentang Pengangkatan Direksi dan Dewan Pengawas Perusahaan Daerah Badan Kredit Kecamatan WEDI Kabupaten Klaten hasil penggabungan (merger). Surat Keputusan ini menetapkan untuk masa jabatan Dewan Pengawas selama 3 (tiga) tahun dan dapat diangkat kembali dan untuk masa jabatan Direksi selama 4 (empat) tahun dan dapat diangkat kembali.

Surat Keputusan Gubernur Jawa Tengah ini menetapkan Susunan Pengurus PD BKK WEDI Kabupaten Klaten sebagai berikut :

1. Dewan Pengawas

Ketua : H. DANANG PURWANTO, SE, M.Si (Wakil Pemilik dari Pemprop Jateng) Sekretaris : Drs. H. INDARWANTO, M.Si

(Wakil Pemilik dari Pemkab Klaten) Anggota : H EDY HARTANTA, SH,MM

(Wakil Pemilik dari Pemkab Klaten) 2. Direksi

Direktur Utama : SRI ASTUTI FAJARWATI, SE Direktur Umum : ANANG BASORI, SP

Direktur Pemasaran : WIDIYANTA, S.Sos

C. VISI DAN MISI PD. BKK Wedi Kab. Klaten

1. VISI

a. Membangun PD. BKK Kabupaten Klaten menjadi lembaga keuangan yang sehat, kuat, dan efisien dengan mendasarkan kepada Good Corporate Governance untuk menuju ke BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

31

b. Meningkatkan dan memberdayakan kualitas sumber daya manusia secara optimal pada tataran perubahan menegemen untuk mewujudkan operasional PD BKK Kabupaten Klaten yang sehat

c. Bekerja dengan mengutamakan pada Profesionalitas dengan meningkatkan kualitas pelayanan, dan menjadikan PD. BKK Kabupaten Klaten mempunyai daya saing yang tinggi

d. Bekerja pada prinsip “ Janganlah mengerjakan sesuatu hanya pada angka

100 tetapi kerjakanlah sesuatu dengan angka lebih dari 100 “ Prinsip ini memberikan motivasi agar menegemen bekerja diatas target yang diberikan oleh Pemegang Saham

e. Menciptakan dan Menjalankan Motto PD BKK Kabupaten Klaten dengan memberikan pelayanan yang mudah, cepat, dan aman dengan menciptakan produk – produk yang inovatif yang dibutuhkan di masyarakat

2. MISI

a. meningkatkan perekonomian masyarakat, meningkatkan pendapatan rakyat serta ikut menciptakan pemerataan pembangunan disegala bidang b. Sebagai lembaga keuangan milik Pemerintah Daerah yang mempunyai

fungansi memberikan kontribusi kepada pemegang saham dan sebagai salah satu sumber Pendapatan Asli Daerah (PAD)

c. Mendukung pengembengan usaha mikro, kecil dan menengah (UKMK) d. Meningkatkan nilai kekayaan pemegang saham dan kesejahteraan

pengurus serta karyawan.

D. STRUKTUR ORGANISASI DAN DISKRIPSI TUGAS PD BKK WEDI

1. Dasar Penyusunan

Struktur organisasi PD.BKK WEDIdirancang untuk mencapai tujuan dan rencana perusahaan secara fungsional demi menunjang kelancarann kegiatan usaha perusahaan. Struktur organisasi ini merupakan dasar dalam penentuan isi dan format laporan, sistematika akun (rekening) dan prosedur-prosedur dalam sistem akutansi.

Dalam penyusunan struktur organisasi PD BKK WEDI digunakan beberapa konsep :

1. Struktur organisasi disusun dengan berpedoman pada tujuan perusahaan yang akan dicapai dan strategi perusahaan yang akan ditempuh.

2. Penetapan fungsi didasarkan pada kelompok kegiatan yang mempunyai sasaran yang sama, dan adanya kesatuan komando dari atas ke bawah.

commit to user

4. Struktur organisasi disusun dengan tingkatan manajemen guna menjamin arus komunikasi secara efisien.

5. Memperhatikan faktor rentang kendali dari masing-masing jabatan agar pejabat yang bersangkutan dapat memperhatikan secara optimal pekerjaan staf yang di bawahnya.

6. Adanya sistem pengawasan intern untuk pengaman harta perusahaan.

7. Memperhatikan kepentingan pihak manajemen atas informasi dalam melaksanakan fungsinya dalam fungsi perencanaan dan fungsi pengendalian.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

33

Pemegang Saham

Dewan Pengawas

Direktur Utama

Direktur Umum Direktur Pemasaran

Kabid Umum

KPO Pimpinan Cabang

Kabid Dana Kabid Kredit

Ka.Subid Akuntansi Ka.Subid Perencanaan/IT Ka.Subid Sekretariat & sdm

Ka. Sie Pemasaran Ka. Sie Pelayanan

Dana

Kredit

Akuntansi

Kasir

Ka. Sie Pemasaran Ka. Sie Pelayanan

Dana

Kredit

Akuntansi

Kasir

Kasir Subid Kas

Subid Pengh Dana

Subid Pengw Krd

Subid AO

SKAI

commit to user

Tugas-tugas dari setiap bagian diterapkan sedemikian rupa sehingga mampu menciptakan suasana yang harmonis dalam pelaksanaan kegiatan operasi perusahaan. Pada intinya tugas-tugas setiap bagain perusaahan dapat dikelompokkan dalam :

a. Tugas dan tanggung jawab yang meliputi :

1) Kepada pejabat mana setiap pimpinan unit organisasi bertanggung jawab. 2) Hubungan supervisi, yaitu setiap pejabat atau karyawan mana yang secara

langsung disupervisi.

3) Hubungan fungsional yaitu pimpinan unit organisasi lain dalam perusahaan yang memiliki fungsi-fungsi berkaitan dengan fungsi pejabat yang bersangkutan.

b. Fungsi dan Wewenang :

Menjelaskan tugas dan tanggung jawab utama serta wewenang yang harus diemban oleh masing-masing bagian perusahaan.

II. Tugas dan Tanggung Jawab ,Fungsi dan Wewenang 1. Dewan Pengawas

a. Tugas dan Tanggung Jawab :

1) Dewan Pengawas mempunyai tugas menetapkan kebijakan umum yang digariskan oleh Pemegang Saham, melaksanakan pengawasan, pemeriksaan, dan pembinaan terhadap PD BKK WEDI . Dalam melaksanakan tugas, fungsi dan wewenangnya, Dewan Pengawas bertanggung jawab langsung kepada Pemegang Saham

2) Membuat laporan secara tertulis secara periodic secara triwulanan.

b. Fungsi :

1) Penyusunan tata cara pengawasan dan pengelolaan PD BKK WEDI

2) Pengawasan atas pengurusan PD BKK WEDI

3) Penetapan kebijaksanaan anggaran dan keuangan PD BKK WEDI 4) Pembinaan dan pengembangan PD BKK WEDI

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

35

c. Wewenang :

1) Membahas RKAP sebelum disampaikan kepada Pemegang saham atau RUPS untuk mendapat pengesahan.

2) Meneliti semua laporan yang disusun dan disampaikan direksi. 3) Memberikan pertimbangan dan saran baik diminta atau tidak

diminta kepada Pemegang Saham atau RUPS untuk perbaikan dan pengembangan usaha PD BKK WEDI

4) Meminta keterangan kepada Direksi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan pengurusan dan pengelolaan PD BKK WEDI

5) Memberikan penilaian terhadap Laporan Pertanggungjawaban Tahunan Direksi atas pelaksanaan kegiatan operasional sebagai bahan pertimbangan penyusunan RKAP untuk tahun buku berikutnya.

6) Memberikan penilaian Laporan Pertanggungjawaban Akhir Masa Jabatan Direksi dalam forum RUPS.

7) Menunjuk seseorang atau beberapa ahli dengan persetujuan Pemegang saham untuk melaksanakan tugas tertentu antara lain tugas penelitian, audit dan tugas-tugas lain di luar tugas umum. 2. Direktur Utama

a. Bertanggung jawab kepada :

1) Secara umum : Rapat Umum Pemegang Saham 2) Secara khusus : Dewan Pengawas

b. Membawahi :

1) Secara umum :

a) Bidang Sekretariat b) Bidang Perencanaan c) Bidang Pemasaran d) Bidang Pelayanan 2) Secara khusus :

a) Direktur Administrasi Keuangan dan Umum b) Direktur Pemasaran

commit to user

koordinasi dalam pelaksanaan tugas antar Anggota Direksi dan melakukan pembinaan serta pengendalian terhadap bidang, sekretariat, seksi, cabang atau unit pelayanan berdasarkan azas keseimbangan dan keserasian.

d. Fungsi :

1) Pelaksanaan manejemen PD BKK WEDI berdasarkan kebijakan umum Pemegang Saham yang ditetapkan oleh Dewan Pengawas

2) Penetapan kebijakan untuk melaksanakan pengurusan dan pengelolaan PD BKK WEDI berdasarkan kebijaksanaan umum Pemegang Saham yang ditetapkan oleh Dewan Pengawas.

3) Penyusunan dan penyampaian RKAP dan perubahannya kepada Pemegang saham melalui Dewan Pengawas untuk mendapatkan pengesahan setelah melalui pembahasan dalam Rapat Umum Pemegang Saham.

4) Pelaksanaan RKAP dan perubahannya.

5) Penyusunan dan penyampaian Laporan Bulanan, Laporan Keuangan Tahunan dan laporan-laporan lainnya yang diperlukan dan tindasannya disampaikan kepada Dewan Pengawas dan Pemegang Saham

6) Penyusunan dan pengumuman Laporan Keuangan Publikasi dan melaporkannya kepada Pemegang saham

7) Penyusunan dan penyampaian Laporan Pertanggungjawaban Tahunan dan Laporan Pertanggungjawaban Akhir Masa Jabatan kepada Pemegang Saham atau RUPS untuk mendapat pengesahan.

e. Wewenang :

1) Mengurus dan mengelola kekayaan perusahaan ,mengangkat dan memberhentikan pegawai PD BKK WEDI berdasarkan ketentuan yang berlaku. 2) Menetapkan tata tertib PD BKK WEDI sesuai dengan peraturan perundang

undangan yang berlaku.

3) Mewakili PD BKK WEDI baik di dalam ataupun di luar pengadilan dan apabila dipandang perlu dapat menunjuk seorang kuasa atau lebih untuk mewakili PD BKK WEDI

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

37

4) Membuka kantor cabang atau pelayanan kas berdasarkan persetujuan Pemegang saham atau RUPS atas pertimbangan Dewan Pengawas dan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

5) Membeli, menjual, atau dengan cara lain mendapatkan atau melepaskan hak atas aktiva tetap dan inventaris milik PD BKK WEDI berdasarkan persetujuan Pemegang saham atau RUPS dan atas pertimbangan Dewan Pengawas serta ketentuan-ketentuan lain yang berlaku.

6) Menggadaikan aktiva tetap dan inventaris milik PD BKK WEDI berdasarkan persetujuan Pemegang saham atau RUPS atas pertimbangan Dewan Pengawas 7) Mengadakan pinjaman atau perjanjian lainnya dengan lembaga keuangan atau

perbankan serta lembaga l.ainnya atas nama PD BKK WEDI yang berlaku untuk jangka waktu lebih dari 2 (dua) tahun berdasarkan persetujuan Pemegang Saham atau RUPS atas pertimbangan Dewan Pengawas

3. Direktur Administrasi Keuangan dan Umum a. Bertanggung jawab kepada :

1) Secara umum : Dewan Pengawas 2) Secara khusus : Direktur Utama b. Membawahi :

Bidang Umum c. Tugas Pokok :

Direktur Administrasi Keuangan dan Umum mempunyai tugas menyusun perencanaan, melaksanakan koordinasi dalam bidang sekretariat dan pelayanan termasuk di dalamnya pengembangan bidang administrasi, hukum, perencanaan/ IT, akuntansi, tata laksana organisasi, rumah tangga, umum, personalia baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Serta melakukan pembinaan dan pengendalian terhadap bidang sekretariat dan bidang pelayanan.

d. Fungsi :

1) Membantu tugas-tugas Direktur Utama dalam menetapkan kebijakan perusahaan dalam bidang sekretariat dan pelayanan perusahaan.

2) Menyusun rancangan rencana kerja dan anggaran perusahaan serta perubahannya.

3) Menyusun dan menyampaikan Laporan bulanan, Laporan Keuangan Tahunan, dan laporan lainnya.

commit to user perusahaan.

2) Menetapkan tata tertib PD BKK WEDI bersama dengan Direktur Utama sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

3) Mengelola dan menetapkan kebijakan dalam bidang personalia atas persetujuan Direktur Utama.

4) Mengelola penyusunan pelaporan penyelenggaraan kegiatan bidang kesekretariatan, hukum, organisasi dan tata laksana serta hubungan masyarakat

4. Direktur Pemasaran

a. Bertanggung jawab kepada :

1) Secara umum : Dewan Pengawas 2) Secara khusus : Direktur Utama b. Membawahi :

Bidang Kredit dan Bidang Dana c. Tugas Pokok :

Direktur Pemasaran mempunyai tugas menyusun perencanaan, melaksanakan koordinasi dalam pelaksanaan tugas dalam bidang operasional dan pelayanan. Serta melakukan pembinaan, pengendalian terhadap bidang dana dan bidang kredit.

d. Fungsi :

1) Membantu tugas-tugas Direktur Utama dalam merencanakan dan melaksanakan kebijakan perusahaan dalam bidang pemasaran dana dan kredit. 2) Melakukan koordinasi kegiatan penghimpunan dan pengelolaan dana dari

masyarakat dan pelaksanan administrasi keuangan perusahaan. e. Wewenang :

1) Mengelola administrasi keuangan perkreditan dan dana

2) Menetapkan kebijakan dalam administrasi kredit dan dana serta pengendalian terhadap bidang pemasaran.

3) Melakukan pelaksanaan, pengawsan dalam penghimpunan dan pengelolaan dana perusahaan

4) Melakukan kegiatan promosi 5. Satuan Kerja Audit Internal( SKAI )

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

39

1) Secara umum : Direktur Utama 2) Secara khusus : Dewan Pengawas

b. Tugas Pokok :

1) Melakukan penilaian yang independen atas setiap kegiatan yang bertujuan untuk mendorong dipatuhinya setiap ketentuan baik yang ditetapkan oleh manajemen PD BKK WEDI maupun ketentuan yang lain.

2) Melakukan kegiatan-kegiatan agar fungsi pengawasan dengan memberikan saran-saran konstruktif dan proaktif agar sasaran organisasi dapat tercapai dengan efisien, efektif, serta profitabel.

c. Fungsi :

1) Membantu Direktur Utama untuk menjabarkan secara operasional perencanaan, pelaksanaan, dan pemantauan atas hasil audit.

2) Secara fungsional melaksanakan tugas khusus yang diberikan oleh Dewan Pengawas.

3) Membuat analisis dan penilaian di bidang keuangan, akuntansi, operasional, dan kegiatan lainnya melalui pemeriksaan dan pemantauan.

4) Memberikan saran perbaikan dan informasi yang obyektif tentang kegiatan yang

direview kepada semua tingkatan manajemen.

5) Mengidentifikasi segala kemungkinan untuk memperbaiki dan meningkatkan efisiensi penggunaan sumber daya dan dana serta meningkatkan kegiatan kegiatan yang ada di PD BKK WEDI

6) Memberikan saran dan pertimbangan tentang langkah-langkah dan atau tindakan-tindakan yang perlu diambil sesuai bidang tugasnya.

7) Sebagai konsultan atas kegiatan operasional PD.BKK maupun kebijakan yang telah dilakukan direksi.

6. Bidang Kredit

a. Bertanggung jawab kepada :

1) Secara umum : Direktur Utama 2) Secara khusus : Direktur Pemasaran b. Membawahi :

1) Sub bid Pengawasan Kredit

2) Sub bid Penyaluran (Account Officer) c. Tugas Pokok :

commit to user kolektibilitas kredit

d. Fungsi :

1) Pelaksanaan perencanaan kredit..

2) Penyelenggaraan usaha perkreditan dengan prinsip kehati-hatian..

3) Pemberian rekomendasi permohonan kredit yang diajukan calon nasabah.. 4) Pembinaan Debitur.

5) Peemberian saran dan pertimbangan mengenai langkah-langkah dan atau tindakan-tindakan yang perlu diambil di bidang tugasnya.

6.1. Sub Bid Pengawasan Kredit a. Bertanggung jawab kepada :

1) Secara umum : Direktur Pemasaran 2) Secara khusus : Bidang Kredit b. Tugas Pokok :

Sub Bidang Pengawasan Kredit mempunyai tugas melakukan koordinasi kegiatan pengawasan penyaluran kredit, penyelamatan dan penyelesaian kredit bermasalah.

c. Fungsi :

1) Pengawasan penyaluran kredit. 2) Pemeliharaan portopolio kredit.

3) Penyelesaian kredit yang telah dilakukan melalui Agunan Yang Diambil Alih (AYDA) dan hapus buku.

4) Pemberian saran dan pertimbangan mengenai langkah-langkah dan atau tindakan-tindakan yang perlu diambil di bidang tugasnya.

6.2. Sub Bid Penyaluran (Account Officer) a. Bertanggung jawab kepada :

1) Secara umum : Direktur Pemasaran 2) Secara khusus : Bidang Kredit

b.Tugas Pokok :

Sub Bidang Penyaluran (Account Officer) mempunyai tugas melakukan identifikasi dan seleksi calon nasabah

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

41

c. Fungsi :

1) Pemberian informasi kepada pejabat di atasnya dalam rangka pengambilan keputusan kredit.

2) Pemantau terhadap pembiayaan kredit.

3) Pemberi informasi terhadap kredit yang harus di Agunan Yang Diambil Alih (AYDA)

4) Pemberi saran dan pertimbangan mengenai langkah dan atau tindakan yang perlu diambil dibidang tugasnya.

7. Bidang Dana

a. Bertanggung jawab kepada :

1) Secara umum : Direktur Utama 2) Secara khusus : Direktur Pemasaran b. Membawahi :

1) Sub Bid Kas

2) Sub Bid Penghimpunan Dana c. Tugas Pokok :

Melakukan usaaha dan koordinasi pengembangan dana dan pembinaan hubungan nasabah PD BKK WEDI serta menjaga likuiditas.

d. Fungsi :

1) Penyelenggaraan usaha pengembangan dana..

2) Pelaksanaan pengelola administrasi keluar masuk dana.. 3) Pengelolaan rekening nasabah.

4) Pemberian saran dan pertimbangan mengenai langkah dan atau tindakan yang perlu diambil di bidang tugasnya.

7.1. Sub Bidang Kas

a. Bertanggung jawab kepada :

1) Secara umum : Direktur Pemasaran 2) Secara khusus : Bidang Dana

b. Tugas Pokok :

Melakukan koordinasi kegiatan-kegiatan pemasukan dan pengeluaran uang. c. Fungsi :

commit to user

4) Pemberian saran dan pertimbangan mengenai langkah-langkah dan atau tindakan-tindakan yang perlu diambil di bidang tugasnya.

7.2. Sub Bidang Penghimpunan Dana a. Bertanggung jawab kepada :

1) Secara umum : Direktur Pemasaran 2) Secara khusus : Bidang Dana

b. Tugas Pokok :

Sub Bidang Penghimpunan Dana mempunyai tugas melakukan koordinasi kegiatan-kegiatan pengerahan dana masyarakat.

c. Fungsi :

1) Pengerahan dana masyarakat.

2) Pendorong tumbuhnya kepercayaan masyarakat..

3) Pemberian saran dan pertimbangan mengenai langkah-langkah dan atau tindakan yang perlu diambil di bidang tugasnya.

8. Bidang Umum

a. Bertanggung jawab kepada :

1) Secara umum : Direktur Utama

2) Secara khusus : Direktur Umum Dan Keuangan b. Membawahi :

1) Sub Bidang Sumber Daya Manusia dan Sekretariat

2) Sub Bidang Perencanaan, Pelaporan dan Tehnologi Infgormasi 3) Sub Bidang Akuntansi

c. Tugas Pokok :

Merencanakan, mengkoordinasikan, melaksanakan dan mengevaluasi serta melaporkan penyelenggaraan kegiatan administrasi, hokum, organisasi dan tatalaksana serta hubungan masyarakat, pengelolaan personalia, dan pengelolaan perlengkapan PD BKK WEDI

d. Fungsi :

1) Perencanaan pengkoordinasian, pelaksanaan, pengevaluasian dan pelaporan penyelenggaraan kegiatan administrasi, hokum, organisasi dan tata laksana serta

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

43

hubungan masyarakat, pengelolaan personalia, pengelolaan perlengkapan PD BKK WEDI.

2) Penatausahaan urusan surat menyurat dan kearsipan. 3) Penyediaan dan pengadaan peralatan.

4) Pendataan kebutuhan pegawai, administrasi pegawai dan pendidikan pegawai. 5) Pemberian saran dan pertimbangan mengenai langkah-langkah dan atau

tindakan-tindakan yang perlu diambil sesuai bidang tugasnya.

8.1. Sub Bidang Sumber Daya Manusia dan Sekretariat a. Bertanggung jawab kepada :

1) Secara umum : Direktur Umum Dan Keuangan 2) Secara khusus : Bidang Umum

b. Tugas Pokok :

Sub Bidang Sumber Daya Manusia dan Sekretariat mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan, melaksanakan dan mengevaluasi pelaksanaan bidang administrasi, evaluasi pengelolaan kepegawaian serta melaporkan penyelenggaraan kegiatan bidang kesekretariatan, pngelolaan personalia, hokum, organisasi dan tata laksana serta hubungan masyarakat dan pengelolaan perlengkapan PD BKK WEDI serta tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasannya.

c. Fungsi :

1) Pengkoordinasian, pengawasan dan pengarahan terhadap kegiatan dan pelaksanaan tugas administrasi, hukum, organisasi dan tata laksana serta hubungan masyarakat, dan pengelolaan perlengkapan PD BKK WEDI. 2) Pelaksanaan kegiatan administrasi, urusan rumah tangga, hokum dan

hubungan masyarakat, perencanaan dan pengelolaan perlengkapan serta melaksanakan kegiatan social.

3) Penatausahaan urusan surat menyurat dan kearsipan. 4) Penyediaan dan pengadaan peralatan.

5) Pemeliharaan barang-barang inventaris milik PD BKK WEDI secara efektif dan efisien.

6) Pendataan kebutuhan pegawai, administrasi pegawai dan pendidikan pegawai.

commit to user

8.2. Sub Bidang Perencanaan, Pelaporan dan Tehnologi Informasi a. Bertanggung jawab kepada

1) Secara umum : Direktur Umum Dan Keuangan 2) Secara khusus : Bidang Umum

b. Tugas Pokok :

Melakukan koordinasi, perencanaan, evaluasi, pemasukan data elektronik serta melaporkan kebijakan yang berhubungan dengan system tehnologi informasi.

c. Fungsi :

1) Pengkoordinasian perencanaan pemasukan data ke dalam data elektronik. 2) Pelaksanaan pemasukan dan pengolahan data ke dalam data elektronik. 3) Pengevaluasian pelaksanaan dan pelaporan di bidang pengolahan data

elektronik.

4) Pemasukan laporan perbankan ke dalam data elektronik. 5) Membuat tugas-tugas yang berkaitan dengan data elektronik.

6) Pemberian saran dan pertimbangan-pertimbangan mengenai langkah-langkah dan atau tindakan-tindakan yang perlu diambil di bidang tugasnya. 8.3. Sub Bidang Akuntansi

a. Bertanggung jawab kepada :

1) Secara umum : Direktur Umum Dan Keuangan 2) Secara khusus : Bidang Umum

b. Tugas Pokok :

Melakukan pengkoordinasian kegiatan pemasukan dan pengeluaran data serta melakukan penerimaan dan pembukuan dari cabang dan bidang lain. c. Fungsi :

1) Pengkoordinasian dan pengarahan kegiatan dan pelaksanaan tugas. 2) Penelitian kebenaran laporan kas harian.

3) Penghitungan rasio likuiditas. 4) Penyusunan laporan keuangan.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

45

5) Pemberian saran dan pertimbangan mengenai langkah-langkah dan atau tindakan-tindakan yang perlu diambil di bidang tugasnya.

E. Produk PD. BKK Wedi Kab. Klaten

1. TABUNGAN TAMADES

Merupakan sarana tabungan masyarakat sebagai alternatif untuk menyimpan dana mereka secara aman dan diberikan berbagai kemudahan dan kelebihan dari setiap produk.

Tabungan TAMADES dikelompokkan menjadi 2 ( dua ) produk :

a. Tabungan Wajib Kredit yang diperuntukkan khusus bagi nasabah kredit

b. TAMADES A atau Tabungan Umum yang diperuntukan bagi nasabah/masyarakat umum

Ketentuan Umum Tamades :

a. Tamades diperuntukan bagi penabung perorangan atau Badan atau Yayasan

b. Setiap penabung memperoleh buku tabungan yang sah setelah ditanda tangani Pejabat PD. BKK dan Cap PD. BKK.

c. Setoran pertama sekurang-kurangnya Rp. 25.000,- d. Setoran berikutnya dapat dilakukan setelah kas buka.

e. Bila terdapat perbedaan saldo antara Buku Tabungan dengan catatan pembukuan di BKK maka yang dianggap sah adalah saldo yang terdapat pada pembukuan BKK.

f. Pengambilan dapat dilakukan setiap saat dengan batasan saldo minimum yang ditetapkan PD. BKK kecuali tutup rekening.

g. Biaya administrasi sebesar Rp. 1.000,- setiap bulan. h. Biaya tutup rekening ditetapkan oleh PD. BKK. i. Bunga dihitung atas saldo terendah.

j. Suku bunga ditentukan oleh PD. BKK dan dapat berubah setiap saat sesuai dengan kondisi pasar.

Apabila buku tabungan hilang penabung harus segera melaporkan kepada pihak PD. BKK dan melapor pada pihak yang berwajib.

commit to user proses cepat dan bunga ringan.

a. Jenis pinjaman yang kami tawarkan : 1) Pinjaman / Kredit Umum 2) Pinjaman / Kredit Musiman b. Suku bunga pinjaman

Suku bunga Kredit menurut system PD BKK WEDI ditetapkan sebagai berikut :

1) Bulanan 18%/Th sampai dengan 36%/Th 2) Musiman 30%/Th sampai dengan 36%/Th c. Pengelolaan Admisinistrasi Kredit

Biaya yang timbul akibat pemberian fasilitas kredit PD BKK WEDI yang dibebankan debitur diatur sebagai berikut :

1) Provisi 1% setiap realisasi kredit

2) Administrasi 1% setiap realisasi kredit

3) Cheking 0,1% setiap realisasi ( Untuk Tab. Wajib )

4) Materai sesuai ketentuan yang berlaku

5) Nota riil sesuai dengan ketentuan notaries 3. DEPOSITO BERJANGKA

Produk ini merupakan salah satu produk tabungan unggulan kami. dengan jenis jangka waktu dan tingkat suku bunga yang cukup kompetitif dan nominal minimal Rp 1.000.000,-.

a. Jenis deposito yang kami tawarkan :

1) Deposito Berjangka 01 Bulan

2) Deposito Berjangka 03 Bulan

3) Deposito Berjangka 06 Bulan 4) Deposito Berjangka 12 Bulan

b. Ketentuan Umum Tamades :

Simpanan Berjangka di PD. BKK Wedi Kab. Klaten atas nama Perorangan atau atas nama suatu Badan Hukum.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

60

DAFTAR PUSTAKA

Abdullah, M. Faisal. 2001. Dasar-Dasar Manajemen Keuangan. Malang : Universitas Muhammadiyah Malang

Basuki, Sulistyo. 1992. Teknik dan Jasa Dokumentasi. Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama

Basuki, Sulistyo. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama

Handoko, T. Hani. 2003. Manajemen. Yogyakarta : BPFE- Yogyakarta

Hariningsih, S.P. 2006.Sistem Informasi Akuntansi.Yogyakarta :Ardana Media Kamus Perbankan. 1999. Jakarta: Institut Bankir Indonesia

Mulyadi. 1993. Sistem Akuntansi. Yogyakarta : STIE YKPN Yogyakarta Siswanto, H.B. 2005. Pengantar Manajemen. Jakarta : Bumi Aksara

Sudarsono, F.X. 1993. Pengantar Akuntansi 2. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama Sukoco, M Badri. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya

: Erlangga Surabaya

Sutopo, H.B.2006. Metodologi Penelitian Kualitatif Dasar Teori dan Terapannya

Dalam Penelitian. Surakarta: Universitas Sebelas Maret.

Wursanto, Ig. 1995. Kearsipan2. Yogyakarta : Kanisius Sumber lain :

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id