commit to user 12
pemilahan secara garis besar. Tergantung pada jumlah dokumen yang akan dipilah, pemilihan secara garis besar dilaksanakan dengan mula-
mula memilih blok. Sulistyo-Basuki,2003:180
3. Penyimpanan
Penyimpanan yaitu penempatan dokumen sesuai sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang diperlukan.
a. Sistem Penyimpanan Dokumen
Menurut Sulistyo Basuki 2003:164-167, Ada tiga sistem penyimpanan dokumen, yaitu :
1. Sistem Sentralisasi
Semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan. Unit bawahannya yang ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk
mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud.
Keuntungan menggunakan sistem sentralisasi, antara lain : a.
Mencegah duplikasi Bila setiap kertas yang bertautan dengan sebuah susunan atau
sebuah subjek tertentu masuk keberkas pusat, maka berbagai tembusan yang dibuat untuk keperluan subjek tersebut terkumpul
menjadi satu, sehingga hanya satu saja yang disimpan sedangkan kertas lain dapat dimusnahkan.
b. Layanan yang lebih baik
Sistem ini memerlukan tenaga khusus yang terlatih, sehingga diharapkan layanan yang diberikan akan lebih baik dibandingkan
dibebankan secara mandiri kepada masing-masing karyawan yang bekerja dengan dokumen.
c. Adanya keseragaman
Semua dokumen terpusat, pengelolaan dan penyimpanannya akan dilakukan secara seragam serta memudahkan pengawasan.
commit to user 13
d. Menghemat waktu
Karena hanya ada satu tempat saja untuk memberkaskan bahan serta satu tempat saja untuk menemukannya, maka pemakai akan
menghemat waktu bila mencari informasi. e.
Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor Penggunaan sistem ini akan meminimalisir jumlah keberadaan
duplikasi dokumen beserta perlengkapan penyimpanannya. f.
Jasa kepada bagian lain Sistem ini akan membebaskan bagianlain dari masalah
pemeliharaan dokumen, dan di sisi lain akan membantu mereka memusatkan perhatian pada aktivitas mereka.
g. Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu
h. Adanya keseragaman dalam penanganan pendidikan dan pelatihan
bagi manajer dokumen. i.
Pelayanan dokumen di bawah satu atap. Kerugian menggunakan sistem sentralisasi, antara lain :
a. Kesulitan fisik
Beberapa bagian letaknya jauh dari pusat pemberkasan dan ini berarti membuang waktu atau terjadi penundaan.
b. Kebocoran informasi
Karena beberapa berkas ditempatkan dipusat, akan terjadi kekhawatiran publisitas masalah penting antara berbagai bagian
yang berbeda-beda. c.
Berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan d.
Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen Karena tidak ada duplikasi, bila dokumen berada dipusat, dokumen
hilang maka dokumen itu akan hilang selama-lamanya. e.
Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan 2.
Sistem Desentralisasi Sistem ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen pada
masing-masing unit.
commit to user 14
Keuntungan menggunakan sistem desentralisasi, antara lain : a.
Dekat dengan pemakai b.
Sistem ini sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang bersangkutan.
c. Menghemat waktu dan biaya dalam pengangkutan berkas.
Kerugian menggunakan sistem desentralisasi, antara lain : a.
Pengawasan relatif sulit untuk dilakukan, karena letak dokumen yang tersebar di masing-masing bagian.
b. Karena banyak duplikasi dokumen
c. Karena proporsi pekerjaan untuk menyimpan dokumen hanya
menjadi salah satu fungsi dari tenaga administrasi, kegiatan ini akan mengakibatkan layanan yang diterima kurang memuaskan.
d. Sistem ini akan mengalami kesulitan pemberkasan berkaitan dengan
dokumen yang relevan dan berkaitan dengan dua bagian atau lebih. Namun apabila telah ditetapkan aturan main yang jelas, masalah ini
akan lebih mudah dipecahkan. e.
Dokumen yang sama tersebar di berbagai tempat. f.
Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan 3.
Sistem Kombinasi Pada sistem ini, masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri
di bawah kontrol sistem terpusat. Dokumen yang disimpan pada masing- masing bagian lazimnya adalah dokumen yang menyangkut personalia,
gaji, kredit, keuangan, dan catatan penjualan. Pada sistem kombinasi, tanggung sistem berada di pundak Manajer Dokumen atau petugas yang
secara operasional bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen sebuah organisasi. Petugas ini akan menyusun dan mengembangkan jaringan
sistem kontrol dan prosedur operasional sistem kearsipan. Sistem ini lazimnya dipakai oleh perusahaan yang memiliki dan mengoperasikan
perusahaan sekaligus anak perusahaannya. Keuntungan menggunakan sistem kombinasi, antara lain :
a. Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam
commit to user 15
b. Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta
dokumen yang hilang c.
Menekankan duplikasi dokumen d.
Memungkinkan pengadaan dokumen yang terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik.
e. Memudahkan kontrol gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi
dan pemusnahan. Kerugian menggunakan sistem kombinasi, antara lain :
a. Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak
ada b.
Karena dokumen yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang
dimaksud c.
Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi akan dibawa ke sistem kombinasi, walaupun dapat diminimalisir apabila
pengelolaannya dilakukan secara cermat dan tepat Setelah memutuskan apakah menggunakan sistem sentralisasi,
desentralisasi, atau kombinasi, tugas Manager Dokumen adalah memilih alat penyimpanannya. Ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan
dalam memilih perlengkapan penyimpanan, antara lain : 1.
Jenis dokumen yang akan disimpan Jenis dokumen yang akan disimpan perlu diperhatikan, misalnya
apakah dokumen yang akan disimpan terbuat dari kertas, kartu, bentuk mikro, dokumen ukuran besar.
2. Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan
Peralatan yang bersifat mobile agar mampu melayani berbagai lokasi dan dapat secepatnya ditemukan dan dimanfaatkan oleh pengguna. Hal
ini akan meningkatkan nilai sebuah dokumen dalam menunjang operasional organisasi.
commit to user 16
3. Kebutuhan ruangan
Kantor sebuah perusahaan atau organisasi harus menempati lokasi yang strategis guna mendapatkan citra yang bagus dimata
stakeholders-nya. Kondisi ini akan berdampak pada tingginya harga sewa ruangan kantor, dan patut dipertimbangkan dalam melakukan
pemilihan peralatan penyimpanan dokumen perusahaan atau organisasi.
4. Pertimbangan keamanan
Ini berbeda antara satu organisasi dengan organisasi lain. Beberapa dokumen dapat diakses oleh semua karyawan, misalnya dokumen
kebijakan perusahaan, sementara dokumen lain seperti data personalia maupun data keuangan perusahaan tentunya harus dibatasi pada orang
yang mempunyai otorisasi. 5.
Biaya peralatan 6.
Biayaoperasional penyimpanan Termasuk biaya personil yang bertugas menyimpan dan mengelola
dokumen, biaya alat tulis kantor yang setara, dan biaya ruang yang diperlukan untuk menyimpan peralatan.
7. Jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara teratur
Jumlah pemakai yang mengakses dokumen merupakan hal yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli peralatan.
b. Peralatan Penyimpanan Dokumen
