PENGELOLAAN Kas TINJAUAN PUSTAKA

commit to user 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. PENGELOLAAN

Pengelolaan berasal dari kata kelola yang mengandung arti proses, memelihara atau mengurus. Suatu proses merupakan suatu rangkaian aktifitas yang satu sama lainnya saling bersusulan. Pengelolaan adalah suatu cara sistematis untuk menjalankan suatu pekerjaan. H. B. Siswanto, 2008:23. Stoner mengatakan bahwa pengelolaan adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya- sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. T. Hani Handoko , 2003:8 Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah proses atau kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi yang telah ditentukan dengan menggunakan sumber daya yang dimiliki secara efektif, dimulai dari pencatatan dokumen transaksi, baik transaksi penerimaan kas dan pengeluaran kas, pemilahan, penyimpanan, pemeliharaan.

B. DOKUMEN

Menurut S.P Hariningsih 2006:56-59 Sebuah dokumen menyediakan bukti dari peristiwa ekonomi dan dapat digunakan untuk memulai pemrosesan transaksi. Sebagian dokumen merupakan hasil dari pemrosesan transaksi. Istilah dokumen dalam Kamus Administrasi Perkantoran Ig. Wursanto, 1995:42-43 memberikan pengertian bahwa yang dimaksud dengan dokumen atau document adalah warkat asli yang dipergunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai bahan untuk mendukung suatu keterangan. Dijelaskan lebih lanjut bahwa istilah documents dalam dunia pengusaha di luar negeri, misalnya di Amerika Serikat, dimengerti sama dengan records atau warkat. commit to user 6 Dalam perkembangan selanjutnya, istilah document berarti naskah-naskah asli yang telah didaftar secara sah menurut ketentuan-ketentuan dalam suatu peraturan. Dalam buku Pengantar Ilmu Dokumentasi Ig. Wursanto, 1995:42, yang dimaksud dokumen adalah semua bahan pustaka, baik yang berbentuk tulisan, cetakan, maupun dalam bentuk rekaman lainnya seperti pita suaracassets, video tapes, film, filmstrip, slide, microfilm, microfiche, gambar, dan foto. Pengertian yang pertama lebih menekankan dokumen dalam bentuk aslinya keaslian dokumen. Sedangkan pengertian yang kedua memberikan gambaran yang lebih luas, bahwa dokumen tidak hanya terbatas dalam bentuk aslinya saja, dan tidak terbatas pada bahan yang tertulis atau tercetak saja, tetapi termasuk dokumen dalam bentuk rekaman, gambar dan sebagainya. Kesamaan dua definisi tersebut ialah bahwa keduanya menekankan pengertian dokumen dari segi materialnya recorded material. MenurutThe Georgia Archives 2004 dalam Badri Munir Sukoco 2007:81-84, dokumen adalah informasi yang dikumpulkan dan bisa diakses serta digunakan. Adapun The International Standard Organization ISO on Records Management- ISO 15489 Dokumen adalah informasi yang diciptakan, diterima, dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis. Deserno dan Kynaston 2005, dokumen sebagai semua media yang mempunyai nilai historis atau hukum sehingga disimpan secara permanen.

a. Jenis-Jenis Dokumen

Ada tiga jenis dokumen menurut S.P Hariningsih 2006:56-59: 1 Dokumen Sumber Peristiwa-peristiwa ekonomi yang menimbulkan dokumen-dokumen yang diciptakan pada awal transaksi. 2 Dokumen Produk commit to user 7 Hasil transaki pemrosesan, bukan dokumen yang memicu mekanisme proses. 3 Dokumen Turnaround berbalik Dokumen produk dari sistem yang menjadi dokumen sumber dari sistem lainnya. Menurut basuki 2003 dalam Badri Munir Sukoco 2007:84, dokumen harus memenuhi syarat yang ditentukan, lengkap, cukup, bermakna, komprehensif, tepat, dan tidak melanggar hukum. Dokumen dapat dibagi menjadi beberapa kategori. Kategori yang lazim digunakan meliputi : a. Dokumen administratif yaitu meliputi dokumentasi prosedur, formulir, dan korespondensi. Contohnya : buku log menyangkut tugas pemeliharaan dan pembukuan perjalanan. b. Dokumen akuntansi yaitu meliputi laporan, formulir, dan korespondensi terkait. Contoh : tagihan, invoice, arsip dinamis rekening bank, laporan penagihan nasabah. c. Dokumen proyek yaitu meliputi korespondensi, nota, dokumentasi pengembangan produk, dan sebagainya yang berkaitan dengan proyek tertentu. d. Berkas kasus yaitu meliputi dokumen nasabah, asuransi, kontrak, dan berkas tuntutan hukum. Organisasi memerlukan manajemen dokumen karena membutuhkan akses yang efektif dan efisien terhadap data serta informasi yang ada di dalam organisasi. Seperti yang dijelaskan sebelumnya, fungsi manajemen dokumen adalah membantu pengambilan keputusan di organisasi dengan menyediakan informasi maupun data yang dibutuhkan pada waktu yang tepat, serta sebagai bukti kebijakan dan aktivitas serta menunjang litigasi. Hal ini didasari akan adanya tanggung jawab organisasi terhadap hukum, profesional, dan etis guna menciptakan dokumen tertentu serta juga disyaratkan untuk mengelolanya selama masa tertentu. Di sisi lain, organisasi perlu mengontrol volume informasi yang diciptakan dan disimpannya, mengingat penyimpanan dokumen kertas commit to user 8 memerlukan ruangan penyimpanan yang besar maupun efisiensi operasional. Kesulitan untuk menemukan informasi yang relevan akan terjadi bila informasi tersebut terkubur pada informasi yang sudah usang. Untuk itu perlu dikembangkan jadwal pemusnahan dokumen dan memisahkan dokumen yang aktif dari yang inaktif. Berdasarkan penggunaannya, dokumen dapat digolongkan sebagai berikut Deserno dan Kynaston, 2005 : a. Dokumen aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu minimal 12 kali dalam setahun. b. Dokumen inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan dokumen semi aktif. Dokumen disebut semi aktif bila hanya digunakan minimal 5 kali dalam setahun. Dokumen jangka panjang memiliki nilai bersinambungan bagi pelaksanaan operasi perusahaan dan disimpan untuk jangka waktu tertentu sesuai dengan jadwal retensi dokumen. Sedangkan menurut Sulistyo Basuki 2003:14, Dokumen adalah unit informasi terekam yang terstruktur, diterbitkan atau tidak diterbitkan, dalam bentuk kopi makas hard copy atau bentuk elektronik dan dikelola sebagai unsur diskrit dalam sistem informasi. Dokumen meliputi : 1. Segala sesuatu yang ada tulisannya 2. Segala sesuatu yang terdapat marka, angka, simbol, atau lubang yang memiliki makna bagi orang yang memiliki kualifikasi untuk menafsirkannya 3. Segala sesuatu yang dapat menghasilkan suara, citra, atau tulisan, dengan atau tanpa bantuan alat 4. Sebuah rencana, gambar, atau foto.

b. Pemanfaatan Dokumen

Sulistyo Basuki 1992:14 Pemanfaatan merupakan kriteria untuk memilih dan membedakan dokumen. Beberapa jenis dokumen dapat langsung digunakan, sementara dokumen lain memerlukan perlengkapan khusus. Keberkalaan merupakan ciri penting bagi dokumen tekstual. commit to user 9 Beberapa dokumen hanya dibuat sekali saja sedangkan dokumen yang lain diterbitkan dalam bentuk seri. Seri merupakan cara lain untuk mengelompokkan dokumen. Hanya saja dalam frekuensi ini tidak terlalu penting. Mungkin dokumen tersebut mempunyai format yang sama dan umumnya mempunyai tujuan yang sama, walaupun isinya berbeda namun biasanya temanya sama.

c. Tujuan Pengelolaan Dokumen

Bank Dunia 2005 dalam Badri Munir Sukoco 2007:82 menjelaskan bahwa tujuan pengelolaan dokumen yang terintegrasi adalah : a. Untuk menjaga dokumen maupun arsip agar dapat diakses dan digunakan sepanjang ada nilai kegunaannya. b. Untuk membuat informasi dari dokumen dan arsip, tersedia dalam format yang tepat, digunakan oleh orang yang tepat, dan dapat digunakan pada saat yang tepat.

C. TRANSAKSI

Transaksi dalam Kamus Perbankan adalah perjanjian antara dua pihak atau lebih yang menimbulkan hak dan kewajiban. Transaksi dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia diartikan sebagai persetujuan jual beli dalam perdagangan antara dua pihak; pelunasan pemberesan pembayaran seperti dalam bank.

a. Macam-macam transaksi dalam sistem akuntansi :

a Bukti Transaksi Intern Bukti transaksi intern adalah bukti transaksi yang khusus dibuat oleh intern dan dibuat untuk intern perusahaan. Yang termasuk bukti intern adalah sebagai berikut : 1. Bukti Kas Masuk Bukti kas masuk adalah tanda bukti bahwa perusahaan telah menerima uang secara cash atau secara tunai. commit to user 10 2. Bukti Kas Keluar Bukti kas keluar adalah tanda bukti bahwa perusahaan telah mengeluarkan uang tunai, seperti pembelian dengan tunai atau pembayaran gaji, pembayaran utang atau pengeluaran-pengeluaran yang lainnya. 3. Memo Memo adalah bukti pencatatan antar bagian atau manager dengan bagian-bagian yang ada di lingkungan perusahaan. b Bukti Transaksi Ekstern Bukti transaksi ekstern adalah bukti pencatatan transaksi yang berhubungan dengan pihak di luar perusahaan. Misalnya kuitansi, faktur, nota kontan, nota debet, nota kredit dan cek. 1. Faktur Faktur adalah tanda bukti telah terjadi pembelian atau penjualan secara kredit. Biasanya faktur dibuat rangkap sesuai dengan kebutuhan. Lembaran pertama untuk pembeli, lembaran kedua untuk penjual dan lembaran ketiga untuk arsip. 2. Kuitansi Yang dimaksud dengan kuitansi adalah bukti penerimaan sejumlah uang yang ditanda tangani oleh penerima uang dan diserahkan kepada yang membayar sejumlah uang tersebut. Lembaran kuitansi terdiri dari 2 bagian, bagian sebelah kanan diberikan kepada pihak yang membayar dan bagian kiri yang tertinggal disebut soice dibaca sus sebagai arsip penerima uang. 3. Nota Nota adalah bukti atas pembelian sejumlah barang secara tunai. Biasanya nota dibuat rangkap dua, satu lembar untuk pembeli dan lembaran kedua untuk penjual. 4. Nota Debet Nota debet adalah bukti perusahaan telah mendebet perkiraan langganannya disebabkan karena berbagai hal. commit to user 11 5. Nota Kredit Nota kredit adalah bukti bahwa perusahaan telah mengkredit perkiraan langganannya yang disebabkan oleh berbagai hal. 6. C e k Cek adalah surat perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyai rekening di Bank, agar Bank membayar sejumlah uang kepada pihak yang namanya tercantum dalam cek tersebut. Pihak-pihak yang berhubungan dalam pengeluaran cek tersebut adalah: 1. Pihak penarik, yaitu pihak yang mengeluarkan dan menandatangani cek tersebut. 2. Pihak penerima, yaitu pihak yang menerima pembayaran cek tersebut. http:raiardinata.blogspot.com201111tahap-pencatatan-akuntansi- perusahaan.html di Akses pada 28 Maret 2012

D. PENGELOLAAN DOKUMEN TRANSAKSI

Dari uraian diatas, yang perlu dikaji dari pengelolaan dokumen transaksi yaitu kegiatan pengurusan warkat yang tertulis , tercetak dalam huruf, angka, gambar, sebagai bukti keterangan yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses kegiatan kantor. Pengelolaan tersebut meliputi Pencatatan, Pemilahan, Penyimpanan, Pemeliharaan.

1. Pencatatan

Pencatatan bertujuan menyediakan bukti bahwa dokumen telah diterima atau dibuat dalam sebuah sistem penataan arsip. Pencatatan biasanya mensyaratkan identitas, tanggal dan waktu pencatatan. Dokumen yang telah diterima dicatat sebagai bukti tertulis. Pencatatan dirancang untuk mengelola dokumen dan berkas.Sulistyo Basuki, 2003:134

2. Pemilahan

Pemilahan adalah pengaturan dokumen dalam tata pemberkasan menurut sistem yang digunakan. Dokumen djajarkan sesuai dengan urutan yang ditentukan. Bila sejumlah dokumen akan dipilah, mula-mula dilakukan commit to user 12 pemilahan secara garis besar. Tergantung pada jumlah dokumen yang akan dipilah, pemilihan secara garis besar dilaksanakan dengan mula- mula memilih blok. Sulistyo-Basuki,2003:180

3. Penyimpanan

Penyimpanan yaitu penempatan dokumen sesuai sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang diperlukan.

a. Sistem Penyimpanan Dokumen

Menurut Sulistyo Basuki 2003:164-167, Ada tiga sistem penyimpanan dokumen, yaitu : 1. Sistem Sentralisasi Semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan. Unit bawahannya yang ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud. Keuntungan menggunakan sistem sentralisasi, antara lain : a. Mencegah duplikasi Bila setiap kertas yang bertautan dengan sebuah susunan atau sebuah subjek tertentu masuk keberkas pusat, maka berbagai tembusan yang dibuat untuk keperluan subjek tersebut terkumpul menjadi satu, sehingga hanya satu saja yang disimpan sedangkan kertas lain dapat dimusnahkan. b. Layanan yang lebih baik Sistem ini memerlukan tenaga khusus yang terlatih, sehingga diharapkan layanan yang diberikan akan lebih baik dibandingkan dibebankan secara mandiri kepada masing-masing karyawan yang bekerja dengan dokumen. c. Adanya keseragaman Semua dokumen terpusat, pengelolaan dan penyimpanannya akan dilakukan secara seragam serta memudahkan pengawasan. commit to user 13 d. Menghemat waktu Karena hanya ada satu tempat saja untuk memberkaskan bahan serta satu tempat saja untuk menemukannya, maka pemakai akan menghemat waktu bila mencari informasi. e. Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor Penggunaan sistem ini akan meminimalisir jumlah keberadaan duplikasi dokumen beserta perlengkapan penyimpanannya. f. Jasa kepada bagian lain Sistem ini akan membebaskan bagianlain dari masalah pemeliharaan dokumen, dan di sisi lain akan membantu mereka memusatkan perhatian pada aktivitas mereka. g. Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu h. Adanya keseragaman dalam penanganan pendidikan dan pelatihan bagi manajer dokumen. i. Pelayanan dokumen di bawah satu atap. Kerugian menggunakan sistem sentralisasi, antara lain : a. Kesulitan fisik Beberapa bagian letaknya jauh dari pusat pemberkasan dan ini berarti membuang waktu atau terjadi penundaan. b. Kebocoran informasi Karena beberapa berkas ditempatkan dipusat, akan terjadi kekhawatiran publisitas masalah penting antara berbagai bagian yang berbeda-beda. c. Berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan d. Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen Karena tidak ada duplikasi, bila dokumen berada dipusat, dokumen hilang maka dokumen itu akan hilang selama-lamanya. e. Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan 2. Sistem Desentralisasi Sistem ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen pada masing-masing unit. commit to user 14 Keuntungan menggunakan sistem desentralisasi, antara lain : a. Dekat dengan pemakai b. Sistem ini sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang bersangkutan. c. Menghemat waktu dan biaya dalam pengangkutan berkas. Kerugian menggunakan sistem desentralisasi, antara lain : a. Pengawasan relatif sulit untuk dilakukan, karena letak dokumen yang tersebar di masing-masing bagian. b. Karena banyak duplikasi dokumen c. Karena proporsi pekerjaan untuk menyimpan dokumen hanya menjadi salah satu fungsi dari tenaga administrasi, kegiatan ini akan mengakibatkan layanan yang diterima kurang memuaskan. d. Sistem ini akan mengalami kesulitan pemberkasan berkaitan dengan dokumen yang relevan dan berkaitan dengan dua bagian atau lebih. Namun apabila telah ditetapkan aturan main yang jelas, masalah ini akan lebih mudah dipecahkan. e. Dokumen yang sama tersebar di berbagai tempat. f. Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan 3. Sistem Kombinasi Pada sistem ini, masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri di bawah kontrol sistem terpusat. Dokumen yang disimpan pada masing- masing bagian lazimnya adalah dokumen yang menyangkut personalia, gaji, kredit, keuangan, dan catatan penjualan. Pada sistem kombinasi, tanggung sistem berada di pundak Manajer Dokumen atau petugas yang secara operasional bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen sebuah organisasi. Petugas ini akan menyusun dan mengembangkan jaringan sistem kontrol dan prosedur operasional sistem kearsipan. Sistem ini lazimnya dipakai oleh perusahaan yang memiliki dan mengoperasikan perusahaan sekaligus anak perusahaannya. Keuntungan menggunakan sistem kombinasi, antara lain : a. Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam commit to user 15 b. Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta dokumen yang hilang c. Menekankan duplikasi dokumen d. Memungkinkan pengadaan dokumen yang terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik. e. Memudahkan kontrol gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan. Kerugian menggunakan sistem kombinasi, antara lain : a. Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak ada b. Karena dokumen yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang dimaksud c. Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi akan dibawa ke sistem kombinasi, walaupun dapat diminimalisir apabila pengelolaannya dilakukan secara cermat dan tepat Setelah memutuskan apakah menggunakan sistem sentralisasi, desentralisasi, atau kombinasi, tugas Manager Dokumen adalah memilih alat penyimpanannya. Ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam memilih perlengkapan penyimpanan, antara lain : 1. Jenis dokumen yang akan disimpan Jenis dokumen yang akan disimpan perlu diperhatikan, misalnya apakah dokumen yang akan disimpan terbuat dari kertas, kartu, bentuk mikro, dokumen ukuran besar. 2. Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan Peralatan yang bersifat mobile agar mampu melayani berbagai lokasi dan dapat secepatnya ditemukan dan dimanfaatkan oleh pengguna. Hal ini akan meningkatkan nilai sebuah dokumen dalam menunjang operasional organisasi. commit to user 16 3. Kebutuhan ruangan Kantor sebuah perusahaan atau organisasi harus menempati lokasi yang strategis guna mendapatkan citra yang bagus dimata stakeholders-nya. Kondisi ini akan berdampak pada tingginya harga sewa ruangan kantor, dan patut dipertimbangkan dalam melakukan pemilihan peralatan penyimpanan dokumen perusahaan atau organisasi. 4. Pertimbangan keamanan Ini berbeda antara satu organisasi dengan organisasi lain. Beberapa dokumen dapat diakses oleh semua karyawan, misalnya dokumen kebijakan perusahaan, sementara dokumen lain seperti data personalia maupun data keuangan perusahaan tentunya harus dibatasi pada orang yang mempunyai otorisasi. 5. Biaya peralatan 6. Biayaoperasional penyimpanan Termasuk biaya personil yang bertugas menyimpan dan mengelola dokumen, biaya alat tulis kantor yang setara, dan biaya ruang yang diperlukan untuk menyimpan peralatan. 7. Jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara teratur Jumlah pemakai yang mengakses dokumen merupakan hal yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli peralatan.

b. Peralatan Penyimpanan Dokumen

Peralatan penyimpanan dapat digolongkan menjadi peralatan manual, mekanis, dan otomatis. Badri Munir Sukoco, 2007:101-103 Perlengkapan penyimpanan dokumen secara manual terdiri dari : a. Spindle file Merupakan sebuah jarum besar atau menganga ke atas yang ditancapkan pada papan atau kertas tebal. Alat ini dapat dikatakan revolusioner karena dokumen kertas dapat langsung ditancapkan ke paku tersebut dan tidak memerlukan ruangan khusus. Alat ini commit to user 17 digunakan untuk menyimpan catatan, bon, rekening, dan dokumen kecil lainnya. b. Vertical filling cabinet Mulai digunakan sejak tahun 1800-an dan hingga sekarang masih digunakan. Dokumen kertas pada mulannya disimpan mendatar, dan apabila bertambah banyak akan disusun menurut abjad dan ditegakkan. Dengan bertambahnya vokume dan jumlah dokumen yang disimpan, maka jumlah laci akan bertambah yang mengakibatkan masalah penyimapanan dan pencarian makin sulit. Untuk memudahkan dan mempercepat pencarian maka penjajaran vertikal sering digunakan. Untuk kenyamanan pengguna, biasanya lemari penjajaran vertical dua laci sering digunakan menyamping meja sehingga pemakai tetap dapat duduk ketika menyimpan atau menemukan dokumen yang dimaksud. c. Open –self file Lemari terbuka sama dengan rak buku, dokumen dapat diakses dari samping, begitu juga panduan dan pengenal folder. d. Lateral files Adalah unit penyimpanan di mana dokumen diakses dari samping secara horizontal. Lemari jenis ini relatif sama dengan lemari kedua, namun laci yang digunakan tidak terlalu lebar dan dalam. e. Unit box lateral file Box inimenggunakan rancangan kotak khusus yang dapat digantung pada rel yang ditempelkan pada tiang sepanjang rel. Setiap kotak mampu memuat dokumen setebal 10 cm yang tergantung agak miring untuk memeprcepat rujukan, sehingga tidak perlu mengambil folder sebelum menyimpan dan pencarian dokumen. Lazimnya lemari ini lebih tinggi dibandingkan rak terbuka. f. Card File Menyimpan stok kartu yang dijajarkan dalam berbagai ukuran sehingga pemakai dapat menggunakannya sebagai referensi informasi commit to user 18 yang dibutuhkan hampir mirip dengan yang digunakan pada perpustakaan, seperti catatan kegiatan bon da tagihan. g. Microrecord file Merupakan laci penyimpanan vertikal yang terdiri dari kartu berukuran kecil. Kotak ini memiliki pembagi laci yagn daapt memuat mikrofile, kartu legam aperture card, mikrofilm. Biasanya satu lemari terdiri atas 4 sampai 11 laci dan terbuat dari berbagai bahan plastik sampai logam. Berbagai jenis media yang digunakan organisasi membutuhkan peraltan yang dapat menyimpannya. h. Forlder map Ialah semacam map tetapi tida mempunyai daun penutup. Pada folder terdapat tab, yiatu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan judul file yang bersangkutan. Lipatan pada dasar folder dibuat sedemikian rupa sehingga dapat menambah daya muat naskah- naskahdokumen.

4. Pemeliharaan

Pemeliharaan dokumen dapat dilakukan dengan menyediakan sarana dan prasarana yang memadai seperti ruangan, lemari, rak filingcabinet dan lain-lainya, ruangan tempat penyimpanan, kebersihan juga perlu diperhatikan. Pemeliharaan akan tetap efisien jika diperhatikan dengan baik. Bila pemeliharaan dilakukan dengan baik,lebih memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali dokumen tersebut. Sulistyo Basuki, 2003:181

E. Kas

Menurut F.X. Sudarsono, 1993:3 Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Dalam transaksi perusahaan, uang tunai tidak selalu terkait secara langsung, tetapi uang tunai menjadi dasar pengukuran dari semua transaksi yang terjadi. Kas juga merupakan aktiva yang tidak produktif dalam arti kas tidak memberikan hasil secara langsung. Oleh karena itu, saldo kas harus dijaga commit to user 19 jangan sampai berlebihan, sehingga mengakibatkan adanya uang tunai yang menganggur. Namun, kas juga harus dijaga jangan sampai kekurangan, agar tidak mengganggu kelancaran operasi perusahaan. Untuk menghindari masalah diatas diperlukan pengelolaan kas yang baik. Sedangkan menurut M. Faisal Abdullah 2001:104, anggaran kas merupakan pencatatan tentang posisi kas pada waktu tertentu yang mencatat tentang penerimaan dan pengeluaran kas karena adanya rencana pembelian dan penjualan maupun transaksi lainnya. Arti penting anggaran kas bagi perusahaan agar manajer keuangan dapat mengetahui posisi kas pada waktu tertentu beserta sebab-sebab perubahan yang terjadi.

F. Penerimaan Kas