b. Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai
Seperti yang dikemukakan di atas bahwa transaksi yang terjadi adalah dengan adanya otorisasi dari pihak yang berwenang. Formulir merupakan media untuk merekam
penggunaan wewenang tersebut. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam di dalam formulir dicatat di dalam akuntansi dengan tingkat ketelitiaan dan
keandalan yang tinggi. Untuk perancangan dokumen dan catatan yang memadai ada hal- hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain:
1 Perancangan dokumen dengan nomor urut yang tercetak. Ini dilakukan untuk
menghindari penyalahgunaan formulir oleh pihak yang berwenang, dan dapat diminta pertanggungjawabannya atas penggunaan formulir tiap lembar secara
berurutan. 2
Pencatatan transaksi dilakukan pada saat transaksi terjadi. Ini dilakukan untuk menghindari terjadinya kesalahan pencatatan karena adanya rentang waktu
pencatatan bila pencatatan dilakukan tidak bersamaan dengan transaksi. 3
Perancangan dokumen dan catatan harus memperhatikan kemudahan dalam penggunaanya.
4 Dokumen dirancang sedapat mungkin mencakup berbagai keperluan. Sebagai
contoh, dokumen faktur penjualan dirancang untuk dasar pencatatan transaksi penjualan dalam jurnal penjualan, disamping itu sebagai pemeberitahuan jumlah
komisi penjualan kepada wiraniaga, dan sebagai dasar pencatatan piutang ke dalam kartu piutang.
5 Perancangan dokumen dan catatan ditujukan kepada pengisian data secara benar.
Universitas Sumatera Utara
1 Pengecekan secara Independen
Mulyadi 2001:183 menyatakan bahwa pengecekan secara independen mencakup verifikasi terhadap:
a Pekerjaan yang dilaksanakan sebelumnya oleh individu atau departemen lain. b Penilaian semestinya terhadap jumlah yang dicatat.
Pengecekan independent dilakukan untuk menjamin bahwa tiap karyawan telah melaksanakan aktivitas pengawasan yang ditetapkan. Perusahaan tidak perlu
mengeluarkan biaya yang mahal dalam menciptakan verifikasi independen terhadap pelaksanaan masing-masing fungsi dalam melaksanakan transaksi, cukup dengan
memisahkan fungsi-fungsi vital, yaitu fungsi otorisasi transaksi, fungsi penyimpanan dan fungsi akuntansi. Hal yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan verifikasi intern adalah
independensi karyawan dalam melaksanakan verifikasi tersebut. Untuk menjamin independensi, verifikasi kinerja tidak boleh dilakukan oleh karyawan yang memiliki
kedudukan di bawah karyawan yang diverifikasi kinerjanya. Berikut ini adalah contoh pengecekan secara independen :
a Karyawan bagian penerimaan memverifikasi kesesuaian jenis, jumlah dan kualitas
barang yang diterima dari pemasok dengan data yang tercantum dalam copy order pembelian yang diterima dari bagian pembelian.
b Supervisor penjualan mengecek harga per satuan barang yang tercantum dalam faktur
penjualan yang di buat oleh karyawan dengan harga resmi yang ditetapkan oleh perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
c Kepala bagian keuangan memverifikasi jumlah yang tercantum dalam formulir cek
yang dibuat oleh karyawan bagian utang dengan dokumen yang mendukung cek tersebut.
d Kepala bagian akuntansi memverifikasi jumlah yang tercantum dalam bukti setor
bank yang diterima dari kasir dengan printout komputer yang berisi total kredit yang
diposting ke buku pembantu piutang usaha.
2 Pemisahan Fungsi yang Memadai
Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tugas dalam perusahaan untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Di dalam perusahaan manufaktur
misalnya, kegiatan pokok perusahaan dibagi menjadi dua yaitu : memproduksi dan menjual produk. Untuk melaksanakannya dibentuk departemen pemasaran, departemen
keuangan dan departemen umum. Pembagian tugas di dalam perusahaan didasarkan pada prinsip-prinsip berikut :
a Pemisahaan fungsi penyimpanan aktiva dari fungsi akuntansi.
b Pemisahan fungsi otorisasi dari fungsi penyimpanan.
c Pemisahan fungsi otorisasi dari fungsi akuntansi.
Tujuan utama melakukan pemisahan fungsi ini untuk mencegah terjadinya
kesalahan dan ketidakberesan dalam pelaksanaan tugas dan mampu melakukan koreksi secepatnya bila ditemukannya hal tersebut, sehingga menutup kemungkinan tambah
parahnya kesalahan yang dilakukan oleh personel yang ada diperusahaan. Contoh kesalahan yang dapat terjadi, bila bagian akuntansi dan bagian otorisasi dibawahi oleh
satu orang. Karyawan tersebut dapat mengotorisasi transaksi untuk kepentingan pribadi,
Universitas Sumatera Utara
kemudian dia membuat catatan akuntansi transaksi tersebut sebagai transaksi perusahaan. Hal ini akan sulit terdekteksi perusahaan karena dia yang melakukan fungsi tersebut.
Contoh pemisahan fungsi-fungsi di perusahaan yang dibentuk untuk menciptakan pengawasan atas penerimaan kas :
a Fungsi gudang, bertanggung jawab membuat catatan pengeluaran barang dan
jumlah persediaan. b Fungsi penjualan, bertanggung jawab melaksanakan penjualan kepada
pelanggan. c Fungsi kasir, bertanggung jawab menerima pembayaran dari pelanggan.
d Fungsi akuntansi, bertanggung jawab atas pengarsipan perubahan-perubahan yang terjadi pada tiap perkiraan akibat penerimaan kas.
Hal ini menciptakan pengecekan intern terhadap pelaksanaan transaksi-transaksi yang dilakukan perusahaan.
3 Pengawasan Fisik Atas Kekayaan dan Catatan
Perlindungan secara fisik terhadap kekayaan dan catatan perusahaan adalah cara yang paling baik. Contohnya adalah penggunaan brankas besi untuk menjaga uang dan
surat berharga perusahaan dari kejadian-kejadian yang merugikan dan beresiko besar. Dalam hal pengawasan terhadap dokumen dan catatan-catatan perusahaan, perusahaan
dapat melakukan backup records. Meskipun hal ini memerlukan biaya, namun benefit yang diperoleh oleh perusahaan sesuai dengan pengorbanan tersebut.
c. Review atas kinerja
Kategori